RemuNet. Guide utilisateur pour les Organismes de Formation * * * * *

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1 RemuNet Guide utilisateur pour les Organismes de Formation * * * * * Rédigé le : 09/12/2008 Auteur : L LISSAJOUX / AMA Service : DIREPS/SIO/SFP Vers. 5.01

2 Sommaire 1. IDENTIFICATION ACCUEIL, SOMMAIRE ET MENUS LA PAGE D ACCUEIL : LA PAGE DE SOMMAIRE : LES MENUS : Le menu «Informations» Le menu «Documents» Le menu «Glossaire» Le menu «Aide» (indisponible à cette date) LES PAGES INFORMATIONS CONSULTATION DES INFORMATIONS DE VOTRE CENTRE DE FORMATION CONSULTATION D UN CYCLE DE FORMATION Recherche par le code cycle Liste des cycles d un centre Page de détail d un cycle CONSULTATION D UNE SESSION Recherche par le code session Liste des sessions d un cycle Page de détail d une session CONSULTATION D UN DOSSIER STAGIAIRE Recherche par le code stage ou par nom - prénom - date de naissance Liste des stagiaires d une session Page de détail d un dossier stagiaire L historique des paiements RECHERCHE AGREMENTS CONSULTATION D UN TABLEAU DE BORD LES PAGES DOCUMENTS GESTION DES DOCUMENTS D ADMISSION (RS1) Présentation : Saisie du dossier (Nouvelle demande de prise en charge) Publication des informations Changement d état du dossier publié Liste des RS1 incomplets GESTION DES SUIVIS (RS9-RS6) Consulter / Modifier l état de fréquentation (Temps Plein) Consulter / Modifier l état de fréquentation (Temps Partiel) Retour d invalidation de l ASP Modification suivi exceptionnel Exemple d édition RS Gestion des départs en cours de stage (RS6) Gestion dématérialisée des états de fréquentation et sortie anticipée PLAN DU SITE PRECISIONS SUR L EXTRANET LA DECONNEXION MODIFICATION DE LA FICHE UTILISATEUR UTILISATION DE L OUTIL CALENDRIER LA NAVIGATION ACTIVE DIREPS/SIO/SFP GUIDE UTILISATEUR REMUNET Organisme de formation Page 2

3 1. IDENTIFICATION Sur cette page il suffit d entrer votre «identifiant», votre «mot de passe» et de cliquer sur «Connexion». Cette action permettra au système de vous identifier sur l Extranet. L adresse de l applicatif est Si votre identifiant et votre mot de passe sont corrects, vous accéderez à la page d accueil. DIREPS/SIO/SFP GUIDE UTILISATEUR REMUNET Organisme de formation Page 3

4 2. ACCUEIL, SOMMAIRE ET MENUS 2.1 La page d accueil : Cette page permet de choisir entre des consultations de stages à financement national ou à financement régional. Cette sélection sera conservée durant toute votre navigation sur l Extranet. Cela signifie que si vous recherchez un stage régional alors que votre choix était «Stages à financement National», ce dernier n apparaîtra pas même si vous y avez accès. Ce choix peut être modifié en revenant sur cette même page en cliquant sur le lien «Accueil» de la navigation active. DIREPS/SIO/SFP GUIDE UTILISATEUR REMUNET Organisme de formation Page 4

5 2.2 La page de sommaire : Cette page est une reprise des liens vers les fonctionnalités les plus importantes des menus «Informations» et «Documents». Le tableau ci-dessous montre les équivalences entre les liens de cette page et ceux des menus. La description de chaque lien sera décrite au chapitre 2.3. Libellé du lien de la page sommaire Instruction des dossiers Déclaration d'absences (RS9) Edition de gestion (RS1) Bilan de gestion Informations sur les centres de formation Informations sur les cycles de formation Détails des sessions de formation Fiche signalétique des stagiaires Informations sur les Agréments Tableau de bord Menu «Documents» Menu «Informations» Libellé du lien dans les menus Saisie et publication des dossiers Déclaration d'absences (RS9) Liste des RS1 incomplets Bilan qualitatif de la gestion des dossiers RS1 Centre de formation Cycle de formation Session Stagiaire Agréments Informations synthétiques (option) DIREPS/SIO/SFP GUIDE UTILISATEUR REMUNET Organisme de formation Page 5

6 2.3 Les menus : Le menu «Informations» Ce menu contient les liens vers les pages de consultation. Libellé du lien Page de destination Chapitre de description Centre de formation Page de détail de votre centre de formation 3.1 Cycle de formation Page de recherche par un code cycle 3.2 Session Page de recherche par un code session 3.3 Stagiaire Page de recherche par un code externe dossier ou nom et/ou prénom et/ou date de naissance du stagiaire. 3.4 Agréments Page de recherche par une codification propre à chaque financeur. 3.5 Tableaux de bord Page permettant de visualiser certaines éditions propres à chaque acteur 3.6 DIREPS/SIO/SFP GUIDE UTILISATEUR REMUNET Organisme de formation Page 6

7 2.3.2 Le menu «Documents» Ce menu contient les liens vers les pages permettant de renseigner les documents RS1, RS4 et RS9. Libellé du lien Page de destination Chapitre de description Instruction des dossiers Page de renseignement du RS1 4.1 Déclaration de présences (RS9) Page de renseignement du RS9 4.2 Edition de gestion (RS1) Liste des RS1 Incomplets Bilan de gestion Bilan qualitatif de la gestion des dossiers RS Le menu «Glossaire» Ce lien amène sur une page comportant un glossaire Le menu «Aide» (indisponible à cette date) Ce lien amène sur une page comportant l aide à la navigation de l Extranet. DIREPS/SIO/SFP GUIDE UTILISATEUR REMUNET Organisme de formation Page 7

8 3. LES PAGES INFORMATIONS 3.1 Consultation des informations de votre centre de formation Cette page contient : - Les coordonnées de votre centre DIREPS/SIO/SFP GUIDE UTILISATEUR REMUNET Organisme de formation Page 8

9 - La liste des cycles (financés par la Région ou par l Etat suivant le choix fait sur la page d accueil). On peut accéder au détail d un cycle en cliquant sur l image. - Les statistiques financières pour chaque cycle Le prévisionnel : montants indicatifs sous réserve d une modification des taux de rémunération, des absences éventuelles, le réalisé DIREPS/SIO/SFP GUIDE UTILISATEUR REMUNET Organisme de formation Page 9

10 3.2 Consultation d un cycle de formation Recherche par le code cycle Cette page permet de rechercher un cycle par son code. Il suffit de taper le code dans la zone prévue à cet effet et de cliquer sur rechercher. Un message d erreur s affiche si votre recherche ne correspond pas à un stage : - connu - financé par l Etat ou la Région (suivant le choix fait au préalable page d accueil) Liste des cycles d un centre Comme vu dans le chapitre il est possible de consulter la liste des cycles pour un centre de formation. DIREPS/SIO/SFP GUIDE UTILISATEUR REMUNET Organisme de formation Page 10

11 3.2.3 Page de détail d un cycle Cette page donne des informations sur le cycle de formation. DIREPS/SIO/SFP GUIDE UTILISATEUR REMUNET Organisme de formation Page 11

12 En dessous de ce détail s affichent les sessions de ce cycle. Il est possible de consulter : - les sessions en cours (par défaut) - toutes les sessions - les sessions comprises entre 2 dates - la première date doit être antérieure ou égale à la date de début des sessions recherchées - la deuxième date doit être postérieure ou égale à la date de fin des sessions recherchées Il suffit de cocher la case correspondante à votre choix et de cliquer sur rechercher. Vous obtiendrez ensuite la liste des sessions correspondantes. Il est possible d accéder au détail d une session en cliquant sur l image. En dessous de la liste des sessions, vous trouverez, pour chacune d elle, les statistiques financières : Le prévisionnel : montants indicatifs sous réserve d une modification des taux de rémunération, des absences éventuelles, le réalisé DIREPS/SIO/SFP GUIDE UTILISATEUR REMUNET Organisme de formation Page 12

13 DIREPS/SIO/SFP GUIDE UTILISATEUR REMUNET Organisme de formation Page 13

14 3.3 Consultation d une session Recherche par le code session Cette page permet de rechercher une session par son code. Il suffit de taper le code dans la zone prévue à cet effet et de cliquer sur rechercher. Un message d erreur s affiche si votre recherche ne correspond pas à un stage : - connu - financé par l Etat ou la Région (suivant le choix fait au préalable page d accueil) Liste des sessions d un cycle Comme vu dans le chapitre il est possible de consulter la liste des sessions pour un cycle. DIREPS/SIO/SFP GUIDE UTILISATEUR REMUNET Organisme de formation Page 14

15 3.3.3 Page de détail d une session Cette page donne des informations sur une session. En dessous de ces informations se trouvent la liste des stagiaires affectés à cette session. On y trouve pour chaque stagiaire : - son nom - son prénom - sa date d entrée - sa date de sortie prévue - sa date de sortie réelle - la date du dernier paiement effectué - le montant du dernier paiement effectué Il est possible d accéder au détail du dossier d un stagiaire en cliquant sur l image. DIREPS/SIO/SFP GUIDE UTILISATEUR REMUNET Organisme de formation Page 15

16 3.4 Consultation d un dossier stagiaire Recherche par le code stage ou par nom - prénom - date de naissance Cette page permet de rechercher un dossier stagiaire : par son code : Il suffit de taper le code dans la zone prévue à cet effet et de cliquer sur rechercher. DIREPS/SIO/SFP GUIDE UTILISATEUR REMUNET Organisme de formation Page 16

17 par son nom - prénom - date de naissance Vous pouvez aussi rechercher la liste des dossiers d un individu au sein de votre centre. Vous avez la possibilité d'utiliser le caractère Joker ("*") qui représente une chaîne de caractères. A noter que le prénom et la date de naissance ne sont pas obligatoires mais vous permettent d'optimiser votre requête. Il faut pour cela indiquer au moins son nom (les deux premiers caractères sont fortement recommandés si vous utilisez ensuite le caractère Joker), son prénom s il est connu (le caractère Joker fonctionne aussi), sa date de naissance si besoin et cliquer sur «Rechercher. Il vous suffira ensuite de choisir le cycle voulu, en cliquant sur l image, pour voir le détail du dossier Liste des stagiaires d une session Comme vu dans le chapitre il est possible de consulter la liste des stagiaires pour une session. DIREPS/SIO/SFP GUIDE UTILISATEUR REMUNET Organisme de formation Page 17

18 3.4.3 Page de détail d un dossier stagiaire Cette page donne des informations sur le stagiaire et sur son dossier. Elle contient aussi : - les différentes bases de rémunération ainsi que leurs dates d effet - l éligibilité FSE (Fond Social Européen) du dossier - des informations sur le total des versements et leurs répartitions (rémunération, prestations, charges sociales) - le montant et la date du dernier versement effectué et la date de futur paiement si besoin - un lien vers l historique des paiements DIREPS/SIO/SFP GUIDE UTILISATEUR REMUNET Organisme de formation Page 18

19 3.4.4 L historique des paiements Cette page a pour but de lister tous les paiements effectués pour ce dossier. On y retrouve pour chaque paiement : - la date du paiement - le montant du paiement - le détail des prestations du paiement (hébergement, rémunération, ). pour la rémunération, on retrouve : pour le temps plein les jours de présence rémunérés les jours de maintien de rémunération les jours non rémunérés pour le temps partiel les heures de présence rémunérées les heures non rémunérées DIREPS/SIO/SFP GUIDE UTILISATEUR REMUNET Organisme de formation Page 19

20 3.5 Recherche Agréments Vous avez la possibilité de rechercher un agrément ou action ayant votre propre codification (cette opération est possible si vous avez fourni cette codification à l ASP). Vous pourrez ainsi visualiser les montants prévisionnels et réalisés associés aux sessions de cet agrément. DIREPS/SIO/SFP GUIDE UTILISATEUR REMUNET Organisme de formation Page 20

21 3.6 Consultation d un tableau de bord Dans le cas où la DR de l ASP vous y autorise, vous avez la possibilité de consulter certains tableaux de bord spécifiques à votre centre. Sélectionnez le tableau de bord vous concernant et cliquez sur «lancer l édition» Cliquez sur «Afficher le PDF» et vous pourrez ensuite le visualiser et/ou l éditer DIREPS/SIO/SFP GUIDE UTILISATEUR REMUNET Organisme de formation Page 21

22 4. LES PAGES DOCUMENTS 4.1 GESTION DES DOCUMENTS D ADMISSION (RS1) Présentation : Cette fonctionnalité permet au centre de formation de saisir et d éditer le document d admission pour le transmettre au plus tôt à l ASP. Cliquer sur instruction des dossiers pour accéder à cette fonctionnalité. Si le libellé n est pas souligné, c est que vous n avez pas accès à cette fonctionnalité. DIREPS/SIO/SFP GUIDE UTILISATEUR REMUNET Organisme de formation Page 22

23 Ce bouton vous permet d éditer un imprimé vierge. La notice vous dirige sur les pièces justificatives à fournir Cliquer sur ce bouton pour avoir une information sur les différents états que peut avoir un dossier. Cliquer ici pour effectuer une nouvelle demande de prise en charge. Un dossier EN COURS est un dossier créé et enregistré par un centre de formation. Un dossier PUBLIE est un dossier envoyé électroniquement à l ASP et donc plus modifiable par vos soins. Un dossier DEPUBLIE est un dossier ayant des informations incohérentes, l ASP vous rend la main pour modification. Un dossier EN VERIFICATION est un dossier réceptionné par l ASP. Un dossier INCOMPLET est un dossier ayant des pièces manquantes. Un dossier VALIDE est un dossier ayant été instruit, des informations supplémentaires sont visualisables au niveau du dossier pour l accord ou le rejet de ce dernier. Si besoin, modulez votre recherche avec l état du dossier et la première lettre de son nom. DIREPS/SIO/SFP GUIDE UTILISATEUR REMUNET Organisme de formation Page 23

24 4.1.2 Saisie du dossier (Nouvelle demande de prise en charge) Rémunet vous positionne sur l onglet état civil du dossier d admission. Les éléments en Rouge sont obligatoires pour l enregistrement de votre saisie : Sur l onglet [Etat Civil] : Nom, Prénom, Date de naissance Sur l onglet [Réservé au Centre de formation] : - intitulé du stage, date de début et de fin de session, date d entrée et de sortie prévue du stagiaire Explication des différentes dates positionnées dans le bandeau du dossier : - «Crée-le :» Date à laquelle le dossier a été enregistré la première fois - «Publié le» Date de dernière publication de la part de l organisme de formation - «Dé-publié le» Date de dernière dé-publication de la part de l ASP - «Validé le» Date de prise de décision - «Incomplet le» Date à partir de laquelle une pièce manquante a été saisie - «Complet le» Date à partir de laquelle il n y a plus de pièce manquante - «Reçu à l ASP le» : Date de réception au sein de l ASP DIREPS/SIO/SFP GUIDE UTILISATEUR REMUNET Organisme de formation Page 24

25 Lorsque ces éléments obligatoires sont saisis et que vous cliquez sur ENREGISTRER, un numéro de dossier est affecté à ce dernier. De nouvelles fonctionnalités apparaissent : - Supprimer le dossier si cette demande de prise en charge n a plus lieu d être. - Imprimer ce document (format PDF, enregistrable sur votre disque dur si besoin) - Pièces justificatives : vous informe des éléments nécessaires en fonction des informations saisies dans le RS1. - Publier : permet d envoyer au format électronique les informations à l ASP. A ce jour, la PUBLICATION d un RS1 doit s accompagner de l envoi papier de ce document et des pièces justificatives associées. Cette icône stipule qu il faut effectuer une sélection dans un référentiel. DIREPS/SIO/SFP GUIDE UTILISATEUR REMUNET Organisme de formation Page 25

26 Sur l onglet «Etat Civil» : Veuillez saisir : L état civil, la situation familiale, le régime de protection sociale et le mode de paiement souhaité DIREPS/SIO/SFP GUIDE UTILISATEUR REMUNET Organisme de formation Page 26

27 Sur l onglet «situation du stagiaire» : Veuillez saisir : La situation du stagiaire auprès de l ANPE, de l Assedic, son activité antérieure, ainsi que toutes informations pouvant préciser la situation de cette personne. DIREPS/SIO/SFP GUIDE UTILISATEUR REMUNET Organisme de formation Page 27

28 Sur l onglet «Déclaration sur l honneur» : Veuillez apporter les informations propres à un stage précédent si besoin. Sur l onglet «Réservé au centre de formation» : Fournir l agrément (numéro de décision) délivré par votre financeur ainsi que toutes les informations spécifiques à votre session de formation. DIREPS/SIO/SFP GUIDE UTILISATEUR REMUNET Organisme de formation Page 28

29 Suite à l enregistrement de ce dossier, vous avez la possibilité d estimer les pièces justificatives nécessaires pour la prise en compte de ce dernier. DIREPS/SIO/SFP GUIDE UTILISATEUR REMUNET Organisme de formation Page 29

30 Ces informations sont mises à jour à chaque ENREGISTREMENT Publication des informations Les éléments suivants sont obligatoires pour pouvoir publier : Onglet [Etat Civil] : - Civilité - Nom de naissance - Prénom - Date et lieu de naissance - Nationalité - Adresse (code postal et commune) - Situation familiale et nombre d enfant - Le régime de protection sociale Onglet [Réservé au centre de formation] : - Type d agrément - N d agrément ou de convention - Intitulé du stage - Date d ouverture et de fin prévue du stage - Date d entrée et de sortie prévue du stagiaire - Durée totale du stage en heure. Les informations liées à la publication apparaissent DIREPS/SIO/SFP GUIDE UTILISATEUR REMUNET Organisme de formation Page 30

31 4.1.4 Changement d état du dossier publié Dès réception par l ASP du dossier, vous serez informés des grandes étapes de la vie de ce dernier. Dès la saisie par nos soins de la date de réception, vous recevrez un courriel automatique, exemple : DIREPS/SIO/SFP GUIDE UTILISATEUR REMUNET Organisme de formation Page 31

32 S il y a dépublication du dossier pour incohérence constatée, vous recevrez ce type de message : La dépublication du dossier vous rend la main pour apporter des modifications et/ou un complément d information. La partie haute de l écran vous apporte des précisions sur l état du dossier. DIREPS/SIO/SFP GUIDE UTILISATEUR REMUNET Organisme de formation Page 32

33 Si ce dossier comporte des manques au niveau des pièces justificatives, une information de ce type vous sera transmise : DIREPS/SIO/SFP GUIDE UTILISATEUR REMUNET Organisme de formation Page 33

34 Sur l applicatif, vous avez à tout moment la possibilité de visualiser les pièces manquantes associées à chaque dossier. De même, vous pouvez enregistrer un commentaire propre à une pièce ou au dossier dans son ensemble. Vous pouvez aussi éditer une fiche de liaison dans le cas d un envoi papier des pièces justificatives manquantes. DIREPS/SIO/SFP GUIDE UTILISATEUR REMUNET Organisme de formation Page 34

35 Si ce dossier est validé, une information de ce type vous sera transmise : Vous pouvez aussi visualiser les éléments de prise en charge directement sur l applicatif. DIREPS/SIO/SFP GUIDE UTILISATEUR REMUNET Organisme de formation Page 35

36 4.1.5 Liste des RS1 incomplets Par l accès au menu «Document/édition de gestion RS1», vous avez accès à l ensemble de vos dossiers ayant au moins une pièce manquante. DIREPS/SIO/SFP GUIDE UTILISATEUR REMUNET Organisme de formation Page 36

37 4.2 GESTION DES SUIVIS (RS9-RS6) Cette fonctionnalité permet au centre de formation de saisir et d éditer la fiche de suivi d une session à la fin d un mois donné pour la transmettre au plus tôt à l ASP. DIREPS/SIO/SFP GUIDE UTILISATEUR REMUNET Organisme de formation Page 37

38 Dans un premier temps, le programme recherche automatiquement les cycles qui possèdent une session active dans le but d optimiser le temps de recherche. Si cela ne convient pas à votre attente, sélectionner le «bouton radio» proposant «tous les cycles». Dans un deuxième temps, le programme recherche automatiquement les sessions actives. Si cela ne convient pas à votre attente, sélectionner le «bouton radio» proposant «toutes les sessions».cliquez sur «Sélectionner» lorsque vous avez fait votre choix de session. La phase suivante vous permet d arriver sur le dernier mois saisissable de la session. A noter qu on peut saisir les données du mois d octobre à partir du 1 er novembre. Lorsque nous sommes dans le dernier mois de la session, la saisie est accessible à partir du dernier jour de cette formation. La version disponible de l état de fréquentation permet de savoir si l ASP a déjà validé n ensemble de suivi pour ce mois de session. Les compteurs : - Nombre de stagiaires inscrits dans le mois représente l intégralité des bénéficiaires connus à cet instant et pour lesquels vous allez pouvoir saisir un suivi. DIREPS/SIO/SFP GUIDE UTILISATEUR REMUNET Organisme de formation Page 38

39 - Nombre de suivis enregistrés : permet de savoir si vous avez saisi un suivi pour l intégralité des stagiaires. - Nombre de suivis publiés : permet de savoir le nombre de suivis transmis à l ASP. - Nombre de suivis invalidés : concernent l invalidation d un enregistrement pour nonconformité; en général, vous êtes informés de ces invalidations par courriel. - Nombre de suivis validés : suivis acceptés par l ASP - Nombre d heures de formation : Ce nombre d heures de formation dans le mois peut être dans un état : enregistré, publié, validé et invalidé. - Un suivi à l état enregistré stipule qu il est en cours de saisie au sein de l organisme de formation - Un suivi à l état publié est non modifiable et a été envoyé à la DR de l ASP. - Un suivi à l état validé stipule qu il va générer un paiement par la DR de l ASP si nécessaire. - Un suivi à l état invalidé stipule qu il y a eu un rejet ASP, vous devrez apporter une mise à jour Les fonctionnalités : - «Consulter/modifier l état de fréquentation» Cette fonctionnalité permet de saisir les heures de présence en cas de temps partiel ou les périodes d absence en cas de temps plein. DIREPS/SIO/SFP GUIDE UTILISATEUR REMUNET Organisme de formation Page 39

40 - «Publier les suivis mensuels associés».cette fonctionnalité permet d envoyer électroniquement à l ASP le contenu de vos saisies pour validation. Cette manipulation est indispensable au bon déroulement des échanges entre partenaires. Lorsque vous aurez publié, vous ne pourrez pas revenir sur vos suivis. L ASP pourra vous rendre la main si une incohérence est constatée. - Gérer les départs en cours de stage(rs6) vous permet d informer au plus tôt l ASP d éventuelle sortie anticipée en cours de mois. - L édition de l état de fréquentation RS9 vous permet de vérifier la mise en forme de vos suivis avant la publication. Après publication, ce document doit être signé avant envoi à l ASP. - S il manque des stagiaires sur un état de fréquentation, éditez un RS9 vierge pour complément Consulter / Modifier l état de fréquentation (Temps Plein) Cet écran vous permet de saisir l intégralité des données nécessaires à la gestion d un état de fréquentation pour le mois donné d une session. - Vous avez la possibilité de saisir le même suivi à tous les stagiaires si c est le cas. Exemple : Sélectionner stagiaires : tous et cochez l option toujours présent. Il vous suffit ensuite de cliquer sur AJOUTER puis ENREGISTRER. DIREPS/SIO/SFP GUIDE UTILISATEUR REMUNET Organisme de formation Page 40

41 - Vous avez aussi la possibilité de saisir de une à X périodes d absence associées à un motif. Assurez-vous de la pertinence des informations pour voir si les périodes d absence ne se chevauchent pas. - Vous pouvez saisir une nouvelle date de sortie prévue (comprise entre le 1 er du mois concerné et le dernier jour de formation). - Vous pouvez aussi saisir la date de sortie réelle et le motif de sortie de chaque stagiaire D une manière générale, il faut cliquer sur AJOUTER pour affecter le suivi saisi au bon stagiaire. Il faut ensuite cliquer sur ENREGISTRER pour conserver l intégralité des données saisies. Lorsque le suivi est complet, vous devez le PUBLIER. Le suivi n est alors plus modifiable. Si vous utilisez la gestion dématerialisée du RS9, il est automatiquement envoyé à l ASP. Si vous n utilisez pas la gestion dématerialisée du RS9, vous devez l imprimer pour signature et l envoyer à l ASP Consulter / Modifier l état de fréquentation (Temps Partiel) Cet écran vous permet de saisir l intégralité des données nécessaires à la gestion d un état de fréquentation pour le mois donné d une session à temps partiel. Pensez à saisir le nombre d heure globale de formation dans le mois. DIREPS/SIO/SFP GUIDE UTILISATEUR REMUNET Organisme de formation Page 41

42 - Vous avez la possibilité de saisir le même nombre d heures de présence à tous les stagiaires si c est le cas. Exemple : Sélectionner Stagiaires : Tous et saisissez un nombre d'heure Il vous suffit ensuite de cliquer sur AJOUTER puis ENREGISTRER. - Vous pouvez saisir une nouvelle date de sortie prévue (comprise entre le 1 er du mois concerné et le dernier jour de formation). - Vous pouvez aussi saisir la date de sortie réelle et le motif de sortie de chaque stagiaire. D une manière générale, il faut cliquer sur AJOUTER pour affecter le suivi saisi au bon stagiaire. Il faut ensuite cliquer sur ENREGISTRER pour conserver l intégralité des données saisies. Lorsque le suivi est complet, vous devez le PUBLIER. Le suivi n est alors plus modifiable. Si vous utilisez la gestion dématerialisée du RS9, il est automatiquement envoyé à l ASP. Si vous n utilisez pas la gestion dématerialisée du RS9, vous devez l imprimer pour signature et l envoyer à l ASP DIREPS/SIO/SFP GUIDE UTILISATEUR REMUNET Organisme de formation Page 42

43 4.2.3 Retour d invalidation de l ASP Après la réception de l ASP d un état de fréquentation, il peut y avoir une invalidation suite à incohérence au niveau du document. L organisme de formation en sera informé par courriel et pourra accéder au suivi concerné pour modification. Suite à cela, penser à PUBLIER l état de fréquentation, à l éditer pour signature et envoi (cette édition peut ne pas être nécessaire ; cf procédure définie par le financeur) Modification suivi exceptionnel Il se peut que les organismes de formation aient besoin de modifier un suivi après que ce dernier ait été validé et payé par l ASP. Le centre de formation a 15 jours pour créer une nouvelle version du suivi à partir du moment où celui-ci a été validé. DIREPS/SIO/SFP GUIDE UTILISATEUR REMUNET Organisme de formation Page 43

44 La nouvelle version est créée Vous avez la possibilité de saisir les modifications nécessaires ; DIREPS/SIO/SFP GUIDE UTILISATEUR REMUNET Organisme de formation Page 44

45 4.2.5 Exemple d édition RS9 DIREPS/SIO/SFP GUIDE UTILISATEUR REMUNET Organisme de formation Page 45

46 4.2.6 Gestion des départs en cours de stage (RS6) Entre deux saisies possibles d état de fréquentation, vous avez la possibilité d informer rapidement l ASP en cas de sortie anticipée d un stagiaire. Pour cela, il vous suffit de choisir cette fonctionnalité. Par défaut, vous êtes situés sur la Version 1 du RS6 de cette session. Chaque fois que vous voudrez déclarer un ensemble de sorties anticipées, vous devrez créer une nouvelle version. Sélectionner un stagiaire puis un suivi, une date de sortie réelle et un motif. Pensez à cliquer sur «AJOUTER» pour associer votre saisie à ce RS6. Effectuer si besoin la même manipulation pour un autre stagiaire. Vous pouvez saisir un commentaire sur un ou plusieurs stagiaires. Pensez à «ENREGISTRER» votre travail. Une fois l intégralité des données fournies, PUBLIER l état de fréquentation, éditer le pour signature et envoi(cette édition peut ne pas être nécessaire ; cf procédure définie par le financeur). Une fois la publication réalisée, vous ne pourrez plus apporter de modification. DIREPS/SIO/SFP GUIDE UTILISATEUR REMUNET Organisme de formation Page 46

47 En cas d incohérence constatée sur un suivi, l ASP vous rend la main pour apporter les modifications nécessaires. Vous devrez supprimer la ligne concernée et créer un nouveau suivi pour ce stagiaire. Pensez à «ENREGISTRER» votre travail. Une fois l intégralité des données fournies, penser à PUBLIER l état de fréquentation, à l éditer pour signature et envoi(cette édition peut ne pas être nécessaire ; cf procédure définie par le financeur). Si quelques temps plus tard, vous devez signaler une autre sortie anticipée, créer une version 2 du document. DIREPS/SIO/SFP GUIDE UTILISATEUR REMUNET Organisme de formation Page 47

48 Voici un exemple d édition RS6. On constate que ce document a été validé car nous avons les informations de validation en bas à gauche de ce dernier. DIREPS/SIO/SFP GUIDE UTILISATEUR REMUNET Organisme de formation Page 48

49 4.2.7 Gestion dématérialisée des états de fréquentation et sortie anticipée Si votre financeur le souhaite, vous pouvez avoir une gestion dématérialisée des états de fréquentation. Cette dernière vous permet de ne plus éditer ni d envoyer les RS9 et les RS6 à l ASP. Il faut dans votre centre une personne habilitée à publier ces documents. De ce fait, la fonctionnalité de publication sera restreinte à cette dernière. Elle se devra de publier tout document afférent à cette dématérialisation. DIREPS/SIO/SFP GUIDE UTILISATEUR REMUNET Organisme de formation Page 49

50 5. PLAN DU SITE Identification Accueil Sommaire Saisie des états de fréquentation Recherche d un cycle Recherche d une session Recherche d un dossier Détail du centre Détail du cycle Détail de la session Détail du dossier Saisie des documents d admission Historique des paiements DIREPS/SIO/SFP GUIDE UTILISATEUR REMUNET Organisme de formation Page 50

51 6. PRECISIONS SUR L EXTRANET 6.1 La déconnexion En cliquant sur cette image vous serez déconnectés de l Extranet et serez redirigés sur la page d identification. DIREPS/SIO/SFP GUIDE UTILISATEUR REMUNET Organisme de formation Page 51

52 6.2 Modification de la fiche utilisateur En cliquant sur cette image vous pourrez consulter et modifier votre fiche utilisateur. Cette fiche contient les informations propres à votre compte (nom, prénom, téléphone, ). Vous pouvez modifier ces informations. Pour modifier votre mot de passe il vous suffit de : - taper votre ancien mot de passe - taper votre nouveau mot de passe - retaper votre nouveau mot de passe DIREPS/SIO/SFP GUIDE UTILISATEUR REMUNET Organisme de formation Page 52

53 6.3 Utilisation de l outil calendrier La saisie des dates peut-être simplifiée en utilisant l outil calendrier. Le calendrier apparaît lorsque l on clique sur cette image. Après avoir fait apparaître le calendrier, il suffit de cliquer sur la date voulue. 6.4 La navigation active La navigation active se trouve en haut à gauche. Elle est présente pour indiquer l endroit où vous vous trouvez dans l Extranet et permet aussi d accéder aux pages parentes. Exemple : Dans l exemple ci-dessus on se trouve au niveau de l historique des paiements. En cliquant sur le lien «stagiaire» on revient au niveau de la fiche stagiaire, en cliquant sur le lien «session» on revient au niveau du détail de la session, DIREPS/SIO/SFP GUIDE UTILISATEUR REMUNET Organisme de formation Page 53