LE GUIDE D ELABORATION DE LA FICHE D ACTIVITES DANS LE CADRE D UN ENTRETIEN PROFESSIONNEL

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1 Pôle Ressources Humaines Service Formation des Personnels Gestion des compétences Anne-Sophie LECLERCQ LE GUIDE D ELABORATION DE LA FICHE D ACTIVITES DANS LE CADRE D UN ENTRETIEN PROFESSIONNEL Mai Juin 2011 Dernière mise à jour : 6 mai

2 QU EST CE QUE LA FICHE D ACTIVITES? La fiche d activités décrit le poste de travail tel qu il est occupé par l agent, elle décrit donc les activités réalisées et les compétences mobilisées. La fiche d activités est réalisée lors d un entretien professionnel. A QUOI SERT-ELLE? La fiche d activités est : Un outil de communication qui permet un échange formalisé entre chaque personnel et son N+1 et qui engage la réflexion sur les parcours professionnels. Un outil de clarification des missions des services et des postes de travail, des activités exercées, des compétences mobilisées ainsi que des responsabilités de chacun et du mode d organisation nécessaire pour mener à bien ces missions. Un outil utile dans le cadre des pratiques de recrutement et de promotion des personnels. Un outil qui permet de réaliser un état des lieux des postes de travail à l Université (cartographie des emplois et des compétences disponibles). A QUI S ADRESSE-T-ELLE? La fiche d activités concerne les personnels BIATOSS titulaires ainsi que les contractuels ayant une ancienneté de plus de 12 mois au moment de la campagne des fiches d activités. Les N+1 ont accès à l ensemble des agents BIATOSS de leur structure, qu ils soient titulaires ou non titulaires, en poste au moment de la connexion ; ils peuvent ainsi sélectionner les personnels concernés par la démarche d entretien. COMMENT EST-ELLE REALISEE? Elle est réalisée par chaque personnel BIATOSS avec son responsable direct (N+1) au cours d un entretien d une durée de 1 heure environ. La fiche d activités a été informatisée par le CRI à partir de l application HARPEGE et de l outil REFERENS afin de permettre une exploitation cohérente des données. Elle est accessible à partir du navigateur «internet explorer» à l adresse suivante : L OUTIL REFERENS REFERENS : référentiel national des emplois des personnels Ingénieurs, Techniciens de recherche et de formation des établissements d enseignement supérieur. Répertoire des emplois type décrivant les activités et les compétences nécessaires pour chaque emploi type (260 emplois type identifiés). 2

3 Le référentiel a fait l objet d une actualisation de l ensemble des BAP. Les BAP H et I ont fusionné pour faire place à la BAP J. Des emplois ont été créés, ont fusionné ou ont été supprimés. Les intitulés de certains emplois type ont été modifiés. Les emplois types sont répertoriés par : - BAP - Familles professionnelles - Corps Emploi type : défini par un ensemble d activités et de compétences suffisamment proches pour être étudiées et traitées globalement. Chaque emploi type correspond à un corps (IGR IGE ASI TECH ADT). BAP : Branche d activité professionnelle Niveau d agrégation répondant à une logique de gestion statutaire des emplois. La BAP représente un espace professionnel autour d un regroupement de plusieurs disciplines (scientifiques, technologiques, techniques, de gestion). La BAP regroupe plusieurs familles professionnelles. Il existe 8 BAP BAP A : Sciences du vivant BAP B : Sciences chimiques et sciences des matériaux BAP C : Sciences de l ingénieur et instrumentation scientifique BAP D : Sciences humaines et sociales BAP E : Informatique, statistique et calcul scientifique BAP F : Information, Documentation, Culture, Communication, Edition, TICE BAP G : Patrimoine, logistique, prévention et restauration BAP J : Gestion et pilotage Famille professionnelle : regroupement de l ensemble des emplois types entre lesquels existe une proximité de compétences professionnelles. Elle détermine une zone naturelle de mobilité et d évolution de carrière. Le recours à l outil REFERENS permet un mode unifié de description des postes de travail et évite un travail parfois fastidieux d écriture. LE TRAVAIL PREALABLE A SA MISE A JOUR OU A SON ELABORATION Chaque personnel et chaque responsable direct peuvent repérer en amont de l entretien professionnel, dans REFERENS, la ou les fiches emplois types reprenant des éléments adaptés au poste de travail occupé. 1/ COMMENT METTRE A JOUR SA FICHE D ACTIVITES? A partir de l adresse Rubrique «Identification du personnel» 1 er cas : authentification par votre compte de messagerie Enregistrer l identifiant et le mot de passe comme pour l accès à votre messagerie 3

4 Ce mot de passe vous permettra de consulter et de modifier votre fiche en vous identifiant à la condition expresse d avoir enregistré la fiche même incomplète (au moins une activité et une compétence) (bouton «ENREGISTRER» situé en bas de la fiche). La fiche est modifiable tant qu elle n est pas validée par le N+2. Informations extraites d HARPEGE (Partie pré remplie) Les personnels ITRF ont depuis 2003 un emploi type de référence dans une BAP identifiée Les personnels de l AENES et des bibliothèques, les contractuels ont un emploi type de rattachement suite à un travail d identification par la DPRH. Nom usuel Nom patronymique Prénom Date affectation Corps et grade Matricule (n de dossier HARPEGE) Titulaire affectation Dernier niveau Diplôme(s) BAP Emploi type Famille professionnelle Fonction SILLAND Rubrique «Environnement et contexte de travail» (Texte libre) Le texte contenu dans cette rubrique est celui qui a été saisi lors de la dernière mise à jour de votre fiche d activités et peut être actualisé Identification du service de rattachement et localisation géographique Mission(s) principale(s) du service Définir la mission principale du service dans lequel la personne exerce ses fonctions. La mission se décrit en termes de finalités : à quoi et à qui sert le service Intitulé courant du poste de travail Nom couramment utilisé pour désigner le poste. Mission(s) principale(s) du poste Définir si possible en une seule phrase la mission principale du poste occupé par la personne. Finalité du poste exprimée en terme de service rendu à une collectivité professionnelle. A quoi sert ce poste? (prestations, services) A qui sert le poste? (destinataire) Quelle contribution spécifique apporte-t-il au fonctionnement du service? 4

5 La phrase comprend : - un verbe d impact (assurer, garantir, contribuer, participer ) - un domaine d activité sur lequel le poste exerce une responsabilité totale ou partielle La mission est différente des activités qui permettent de la réaliser. Place du poste dans l organisation du service Décrire les relations fonctionnelles avec le responsable direct, les collaborateurs, les collègues. Préciser la fonction et le corps (les informations ne sont pas nominatives). Le service est composé de M X est placé sous la responsabilité de Il est membre d une équipe composée de Il encadre Données quantifiées sur l activité Indiquer 2 ou 3 nombres significatifs permettant d illustrer l activité. Encadrement» (Partie formatée) Si vous encadrez du personnel, indiquer le nombre de personnes encadrées et préciser le nombre de personnes encadrées de catégorie A. Contraintes particulières» (Texte libre) Indiquer, quand elles existent, les contraintes particulières liées au poste de travail : Horaires/travail posté/astreintes/permanences/déplacements Matériel utilisé» (Texte libre) Préciser si les activités nécessitent la maîtrise de matériels, de technologies ou de logiciels spécifiques au poste de travail. Rubrique «Activités principales» (de 1 à 10) (Partie formatée) Informations extraites de la dernière version de REFERENS Sélectionner au sein de REFERENS dans l emploi type de rattachement ou dans d autres emplois types 10 activités maximum contribuant directement à la réalisation de la mission du poste. Il s agit des activités exercées de manière permanente et qui constituent «le noyau dur» du contenu du poste. 5

6 Rubrique «Compétences mobilisées» (de 1 à 10) (Partie formatée) Informations extraites de la dernière version de REFERENS On entend par «compétences mobilisées» l ensemble des compétences mobilisées pour réaliser les activités principales. Sélectionner au sein de REFERENS dans l emploi type de rattachement ou dans d autres emplois types 10 compétences maximum. Rubrique «Connaissances langues étrangères» (Partie formatée) Dans cette rubrique, il s agira d indiquer le niveau de maîtrise d une langue étrangère Anglais maîtrisé (lu-écrit-parlé) Allemand maîtrisé (lu-écrit-parlé) Espagnol maîtrisé (lu-écrit-parlé) Maîtrise d une autre langue 2/ COMMENT ELABORER UNE FICHE D ACTIVITES? La démarche est la même que celle explicitée pour mettre à jour sa fiche d activités. Il faut renseigner en plus la rubrique «Environnement et contexte de travail» (Texte libre) 3/ COMMENT EST VALIDEE LA FICHE D ACTIVITES? La fiche d activités est éditée et co-signée par chaque personnel et par son responsable direct (N+1). Elle est transmise au responsable du service ou au Directeur de la composante (N+2). Le N+2 validera avec un mot de passe qui lui a été communiqué en 2010 par le service gestion des BIATOSS. Rubrique «Identification du personnel» 2 er cas : Pour valider les fiches d activités (accès réservé aux Directeurs de composante et Chefs de service Le N+2 (Responsable de l agent) doit cliquer sur la boîte à cocher pour valider la fiche d activités. Une fois validée par le «N+2», la fiche d activités sera consultable à tout moment mais ne pourra plus faire l objet localement de modifications. La mise à jour de la fiche d activités sera réalisée lors du prochain entretien professionnel. QUI EST DESTINATAIRE DE LA FICHE D ACTIVITES? L agent, le «N+1», le «N+2», le pôle RH 6

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