Action Étapes Trucs. Cliquez sur une ligne libre et inscrivez le numéro de produit

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3 Action Étapes Trucs Créer une facture Cliquez sur facturation Double cliquez sur facture La clé pour ouvrir la facture est d y inscrire le numéro de client, que ce soit pour faire une recherche dans le catalogue, obtenir un prix, etc. Les informations indiquées en bleu et en gras doivent être complétées car elles sont obligatoires Ajouter des produits dans la facture Cliquez sur une ligne libre et inscrivez le numéro de produit Appuyez sur entrée de votre clavier, si un seul code de ligne est valide pour ce produit, le code de ligne et produit seront affichés Si le produit est disponible dans plusieurs codes de ligne, un tableau sera alors affiché et vous pourrez choisir le bon produit Supprimer une ligne dans une facture Sélectionnez la ligne de la facture en cliquant sur cette dernière une fois. Le triangle noir sera à gauche de ligne à supprimer Appuyez la clé CTRL et Suppr de votre clavier; la ligne sera alors effacée Ajouter un commentaire à une facture Appuyez sur la barre d espacement de votre clavier. JMS vous offre une ligne pour y inscrire vos remarques. Ou Cliquez bouton droit de la souris et sélectionnez remarques Page 3

4 Action Étapes Trucs Si la facture semble gelée et que vous ne pouvez plus cliquez nulle part Deux solutions possibles: Cliquez sur le bouton ESC de votre clavier ou appuyer les clés Alt + Tab de votre clavier jusqu à ce que JMS soit affiché, peut être un message est caché en arrière de la fenêtre Si vous créez une ligne dans la facture, le système attend que vous la complétiez avant de passer à autre chose. Si vous avez absolument besoin de passer à un autre écran, le bouton ESC est votre solution, vous pouvez ajouter votre ligne à un autre moment Imprimez une soumission Créez la facture Pour envoyer la soumission par courriel à un client : Cliquez sur, ceci imprimera la soumission et la conservera également Double cliquez sur outils factures Sélectionnez le type de factures soumissions dans le menu déroulant Sélectionnez vos filtres et cliquez sur lister Cliquez sur l imprimante (bas de l écran à gauche) et sur la flèche du menu déroulant Sélectionnez imprimer la facture et cliquez sur créer formulaire Un autre écran et un autre écran sera affiché. Cliquez sur pour envoyer la soumission par courriel. Il faut cependant, que vous soyez situé dans la même bâtisse que le serveur (client serveur) et non en session à distance Page 4

5 Action Étapes Trucs Soumission Créer une soumission : Pour récupérer une soumission : Créez la facture Cliquez sur : soumissions pour tous les clients Appuyez sur et cliquez sur Cliquez sur : soumissions pour le client courant (le compte client qui est affiché dans le champ #2 de la facture) Prenez note que le numéro de la soumission est un numéro temporaire et que si la soumission est sauvegardée à nouveau, il est possible que le numéro change à nouveau. Supprimer une soumission Accédez à la soumission via la facture Sélectionnez la soumission à supprimer Cliquez sur (bas de l écran à gauche) Créditer un produit, créer un retour pour un produit défectueux ou bien un core Cliquez à droite et les options suivantes seront affichées: Un autre écran sera affiché Crédit ou Défect. Vous pourrez ainsi cocher la case à gauche de l écran qui correspond au produit. Vous pouvez cliquer plus d un crédit. Si le produit n est pas trouvé, et que vous savez que le client a acheté le produit à votre magasin, cliquez sur. Le système vous permettra de créer le crédit manuellement. Vous pourrez inscrire le code de ligne et le numéro de produit dans les champs suivants : s agit d un retour ou bien d un produit défectueux. et ensuite choisir s il Page 5

6 Action Étapes Trucs Compte Client Pour porter une facture au compte : Lorsque le client avec un compte paie comptant, vous devez retirer le crochet dans Cliquez sur la case. Ainsi, la facture ne sera pas portée au compte du client. Si le client désire payer la facture immédiatement, cliquez sur Sélectionnez le type de paiement et inscrire le montant reçu. Note: selon les processus locaux, il est possible que les employés au comptoir ne traitent pas les paiements dans JMS car la personne responsable de la comptabilité s en occupe. Page 6

7 Facture Numéro et nom des champs Information à inscrire ou à sélectionner (les champs en bleu et en gras sont obligatoires à compléter) INFORMATION DU CLIENT Trucs 1 Magasin Sera toujours 1 si un seul magasin Lorsque plus d un magasin, le numéro pourra être bien sûr différent 2 Numéro de client Si le numéro de client est connu, il peut être inscrit directement dans le champ. Si le numéro de client est inconnu, il est possible de chercher via le champ #4 nom du client. 3 Numéro de téléphone (F2 est la clé qui permet de rechercher dans JMS) Une fois que le numéro de client est inscrit, le numéro de téléphone est affiché car il provient de la fiche client. L adresse complète est affichée également. Pour chercher par le numéro de téléphone, vous pouvez inscrire le numéro de téléphone partiel, en commençant par le code régional toujours. Lorsque le curseur est encore dans ce champ, cliquez sur F2 pour enclencher la recherche 4 Nom (F2 indique qu une recherche est possible sur ce champ) Inscrire les 3 à 4 premières lettres du nom du client and cliquez sur F2. JMS affichera tous les clients dont le nom contient ces lettres. Ce champ vous permettra d afficher les clients actifs dans JMS Pour un client comptant il est possible d inscrire le nom du client et le numéro de téléphone pour la facture courante sans changer les informations de la fiche client. Ainsi, les soumissions seront trouvées plus facilement. Lorsque la soumission sera réinsérée à l écran de la facture, JMS présentera un écran avec les deux entêtes de factures; celle identifiant le profil de la fiche client et celle avec le nom du client que vous avez inscrit. Vous pourrez sélectionner l entête avec le nom du client pour la facture courante. Comp Représente le numéro de la compagnie Sera toujours 1 si un seul magasin car une compagnie 5 Adresse Une fois que le numéro du client est inscrit, les informations Pour les clients comptant il est possible d inscrire telles que l adresse seront affichées provenant de la fiche client. l adresse du client pour la facture courante. Facture Le numéro de facture est séquentiel et est inscrit automatiquement par JMS À noter que ce numéro change à chaque fois pour les soumissions car un numéro temporaire est attribué tant que la facture officielle n est pas émise (imprimée). Le numéro officiel d une facture est attribué lors de l impression de celle-ci Page 7

8 Facture Numéro et nom des champs Information à inscrire ou à sélectionner (les champs en bleu et en gras sont obligatoires à compléter) INFORMATION FACTURE Trucs 6 Ville, province, province, pays Lorsque le numéro de client est inscrit, ces informations sont alors affichées automatiquement provenant de la fiche du client 7 Code postal Extrêmement important ce champ permet à JMS de sélectionner les taxes appropriées en se basant sur la première lettre du code postal Télécopieur Ce champ est en grisé lorsque la fiche client ne contient pas cette information. Statut Le statut standard est toujours indiqué Ce champ affichera un statut différent pour les factures en provenance de DAVE lorsque des produits sont en rupture de stock Référence Obligatoire à inscrire lorsque le client a un statut facgture ouverte dans sa fiche client. Lorsque c est le cas, ce champ sera de couleur bleue et sera en gras P.O. # Pourrait être obligatoire si la fiche du client est paramétrée comme tel Rep. # Le représentant affiché est celui indiqué dans la fiche du client Taxes (TPS) Les taxes sont applicables selon les paramètres de la fiche du client 8 Chargé Cette case sera cochée lorsque le client a un compte client Toujours enlever le crochet si le client paie sa facture comptant Code de livraison Ces codes peuvent être ajoutés dans JMS et ainsi associés aux clients. Il est possible de changer le code de livraison pour la facture courante Commis Taxes (TVP) Ce code reflète celui de l utilisateur qui a ouvert la session de JMS Les taxes sont applicables selon les paramètres de la fiche du client Une seule session de JMS ouverte avec le même code d utilisateur est permise. Donc si vous avez deux sessions JMS ouvertes, ceci peut causer des problèmes si deux utilisateurs se servent du même code d utilisateur. Il est crucial de changer le code d utilisateur lorsque vous travaillez à un autre ordinateur Page 8

9 Les icônes de la facture Icônes Le nom des icônes et les Détails Trucs raccourcis Codes barres (si enfoncé, le code barres est activé) L utilisation du lecteur avec fil permet d inscrire le code barres et JMS affiche les informations du produit Imprimer la soumission Permet d imprimer une soumission Lorsque cet icône est utilisé, la soumission est automatiquement sauvegardée Transfert F12 Peut être utilisé lorsque plusieurs magasins pour une même compagnie Consignation clients CTRL + F7 Les factures sont sauvegardées en consignation lorsque cet icône est utilisé Un formulaire est imprimé pour que le client puisse signer pour les items en consignation Gabarit CTRL + T Il est possible de créer des factures récurrentes en Cette option sera en grisé si vous n avez pas accès à cette option utilisant un gabarit Soumission rapide F10 Permet de voir toutes les soumissions pour différents clients Factures en soumission CTRL + F10 Affiche les soumissions pour un même client (le numéro de client doit être inscrit) Factures en BO (rupture de stock) CTRL + F9 Afficher toutes les factures avec au moins un produit en rupture de stock pour le client qui a été inscrit dans la facture courante Panier Est une fonctionnalité copier, coller à certains écrans Au menu principal, ici il est vide, ne contient pas de produit, contient des produits. Il est essentiel de le vider après utilisation Catalogue F8 Pour accéder au catalogue Le catalogue base les informations affichées sur les informations de JMS pour le client courant Liste$/Afficher produits CTRL+F8 Cet icône donne accès à un écran pour la recherche de produits selon différents critères À cet écran, le champ clé alternative 1 vous permettra de rechercher un produit sans inscrire le trait d union (dash). Retours banque de cores Utilisé lors de retours de cores de plus de 100 cores La fiche du client doit être paramétrée en conséquence Sources des prix CTRL + F11 Permet de comprendre comment JMS a calculé le prix affiché pour le client courant Page 9

10 Les icônes de la facture Icônes Le nom des icônes et les Détails Trucs raccourcis Balance CC Détails F9 Si le droit est activé, vous pouvez consulter le solde dû pour un client Paiement CC (général) Permet de créer un paiement dans le compte du client Si une personne est responsable de la comptabilité, il est possible que ce droit ne soit pas activé pour les gens travaillant au comptoir Commandes clients (CTRL + F5) Permet d accéder aux commandes clients pour les ajouter à la facture (tout comme les soumissions) Les factures sont créées avec le type comptoir par défaut Attention, présentement, lorsque la commande client est ramenée dans la facture, les quantités sont à 0. Il faut que l utilisateur les inscrive à nouveau En cliquant sur le bouton suivant, trois options sont offertes : 1. : Sauvegarder une facture en soumission 2. : Sauvegarder une facture en commande client. Ainsi les produits pourront être réservés pour ces commandes et ne seront pas disponibles pour la vente 3. : Sauvegarder une facture en facture ouverte (lorsque la fiche du client est paramétrée en ce sens) Les clients identifiés facture ouverte n obtiennent pas la facture officielle immédiatement mais à un moment choisi. Lors de l achat, une liste de cueillette est imprimée pour préparer la commande et l inventaire est ajusté immédiatement Page 10