SOMMAIRE LEXIQUE INTRODUCTION. Comment gérer l'interface administrateur de votre site internet. 1- Le contenu Menu Pages Bandeau actualités Liens

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1 Comment gérer l'interface administrateur de votre site internet SOMMAIRE LEXIQUE INTRODUCTION 1- Le contenu Menu Pages Bandeau actualités Liens 2 - Insertion multi-médias Photos Diaporamas Vidéos 3 - Fonction Agenda 4 - Fonction Groupes 5 Outil CRM 6 Aide en ligne

2 Petit lexique pour vous familiariser avec le jargon du web... Back office : partie d'administration du site à laquelle vous accédez pour sa mise à jour. Balise title : Csv - format.csv : Coma Separated Value / champs séparés par des virgules Il s'agit d'un enregistrement d'un fichier de type tableur en format texte. Chaque ligne du texte correspond à une ligne du tableau et les virgules correspondent aux séparations entre deux colonnes. Les portions de texte séparées par des virgules correspondent ainsi aux contenus des cellules d'un tableau initial (source Wikipédia). Ergonomie : L'ensemble des actions visant à permettre à l'internaute d'utiliser un site internet avec un maximum de plaisir et d'efficacité. Rendre un site web ergonomique consiste à le rendre parfaitement adapté au contexte d'utilisation, en terme d'efficacité et de confort d'utilisation. Un site web est qualifié d'ergonomique quand il propose un mode de navigation aisé et intuitif permettant à ses visiteurs une prise en main rapide de ses fonctionnalités. Front office : partie du site visible par l'internaute. Héberger : action de stocker sur serveurs et mettre à disposition des internautes des sites web conçus et gérés par des tiers. Outil CRM : Customer Relationship Management / Gestion de la relation client (GRC) Ensemble des dispositifs ou opérations marketing dont le but est d'optimiser la qualité de la relation client, le fidéliser et le conserver. Le CRM regroupe à la fois des techniques d analyse des données clients, des opérations marketing et des opérations de support. L'outil CRM Montagne Net permet de constituer un fichier client puis de l'utiliser le suivi et des envois en masse. E-marketing : Représente toute action permettant d'améliorer la visibilité d'un site en utilisant internet comme canal de prospection (source Wikipédia), grâce notamment aux envois en masse comme : ing : envoi en nombre d'un message d'information ou de promotion dans une démarche de conquête de nouveaux contacts. Newsletter : envoi en nombre périodique, d'une lettre d'information dans une démarche de fidélisation d'un fichier de contacts. Upload / télécharger : action de copier un fichier qui se trouve sur votre ordinateur, dans la bibliothèque associée à votre backoffice, hébergée sur notre serveur. Url : Uniform ressource Locator ou localisateur uniforme de ressource. Chaîne de caractères utilisée pour adresser les ressources du world wide web. Désigne plus simplement l'adresse à laquelle est accessible la page d'un site (chaque page ayant une url qui lui est propre).

3 HTML : Hypertext Markup Language Format de données conçu pour représenter les pages web. C'est un langage de balisage qui permet d'écrire de l'hypertexte, d'où son nom. Html permet également de structurer sémantiquement et de mettre en forme le contenu des pages, d'inclure des ressources multimédias dont les images, des formulaires de saisie et des éléments programmables. Serveur : ordinateur connecté à internet qui héberge (ou stocke) des données et fichiers, et qui gère les requêtes provenant des internautes.

4 INTRODUCTION La solution 3WH développée par Montagne Net vous permet, entre autre, d'administrer aisément le contenu de votre site internet. L'interface d'administration s'appuie sur l'ergonomie habituelle d'un PC, sans fonctionnalités superflues mais proposant les fonctionnalités nécessaires pour une gestion rapide et intuitive du contenu. Deux parties sont à distinguer dans votre site, le front office* qui est la partie «visible», vue et parcourue par l'internaute, et le back office*, la face cachée du site sur laquelle vous intervenez pour mettre à jour, améliorer, compléter, agrémenter le contenu que vous souhaitez offrir aux internautes. L'interface Montagne Net vous permet donc en quelques clics, de travailler en autonomie sur le back-office. Ce dernier est hébergé sur un serveur* qui le rend accessible depuis n'importe quel poste, via internet. Aussi, une bibliothèque est associée à votre back office. Dans cette bibliothèque, qui vous est propre, vous pouvez stocker des photos, des visuels, des documents divers qui viendront agrémenter votre site. Connexion Commencez par vous connecter à l'interface d'administration grâce au lien qui vous a été fourni. Pour ceci, connectez vous sur internet via Firefox. Insérez votre identifiant puis votre mot de passe, Cliquez sur la clé qui se trouve juste en dessous de ces deux cellules. Vous êtes dans la matrice de votre site, que l'on nomme communément le back office. Dans le bandeau nommé Zone ADMINISTATION, une série de pictogrammes vous indique les différents menus dont vous disposez. Entrons dans le vif du sujet...

5 1- Pour travailler le contenu a) Le menu Pictogramme «Menu hauts menus gauches» Il vous permet d'entrer dans la gestion du contenu de votre site internet. Notez bien : Dans un site, il y a des menus et des pages. Sachez qu'un menu peut exister sans page, et qu'une page peut exister sans être forcément associée à un menu. La logique veut que l'un et l'autre soient liés, pour offrir à l'internaute ce qu'il attend de votre site. Mais pour des questions de modularité et de facilités d'assemblage, l'un et l'autre sont gérables de façon autonome dans cet outil. Ainsi, vous pouvez travailler une page sans la faire apparaître immédiatement dans un menu, ou créer une page qui ne soit pas forcément accessible via le menu, mais via un lien inséré dans un autre contenu par exemple. La fenêtre d'accès aux menus vous propose «les menus hauts» et les «menus gauches». En effet, selon l'ergonomie* de votre site, vous pouvez avoir une barre de menu placée sur le haut de page, ou sur la gauche, voire les deux. Cliquez sur le menu choisi, vous accédez à cette page :

6 Il faut distinguer au moins 3 niveaux de contenu. Un menu est composé : d'un thème, qui est le titre de votre menu d'une ou plusieurs rubriques, pour développer le thème sur une ou plusieurs pages qui lui sont liées d'un ou plusieurs sujets. Ces différentes strates peuvent être également désignées menu/sous menu1/sous menu2/etc. Sur la gauche de votre écran, s'inscrit donc le menu et les fonctionnalités utiles pour le gérer. A côté du nom des thèmes, s'affichent : L'œil : permet de masquer ce thème sur le front office Le crayon : qui permet de modifier le nom du thème La croix : pour déplacer votre thème (pour changer la hiérarchie de votre menu) Les flèches vers le haut ou le bas : pour développer la présentation de la zone à l'écran (flèche vers le bas) ou la réduire (flèche vers le haut). Les anneaux : pour modifier l'url* de destination de votre menu L'anneau «cassé» : pour supprimer le lien sur l'url La croix rouge : pour supprimer le menu en question. b) La page Sur le côté droit de l'écran, apparaît la liste des pages : Au dessus de cette liste, une cellule vous permet de créer une nouvelle page en lui donnant un nom (attention, pas d'accent descriptif cohérent du contenu de la page concernée), puis en cliquant sur le picto Lorsque les pages apparaissent en «grisé» cela signifie qu'elle ne sont pas liées à un menu et par conséquent qu'elles ne sont pas visibles côté front office via un menu. LIER UNE PAGE A UN MENU Pour lier une page à un menu, il suffit de positionner votre curseur sur la page et de la faire glisser jusqu'au titre du thème/menu, lorsque celui-ci est surligné en rouge, le lien est créé, vous pouvez relâcher votre curseur. Plusieurs options à cocher sont disponibles pour l'administration de chacune des pages : Épinglée : cela signifie que cette page peut être présentée succinctement sur la page d'accueil, avec un lien pour y accéder directement. A condition qu'une zone prévue à cet effet soit graphiquement présente côté front office (sur demande). Blog : donne la possibilité à l'internaute de laisser un commentaire sur le site. Cette fonctionnalité

7 peut être insérée sur chaque page du site, en bas de page par défaut. Partage : pour partager la page via mails et réseaux sociaux. Planète : pour modifier la balise title* (utile au actions de référencement). Clé : pour attribuer la page sélectionnée à un groupe spécifique (fonctionnalité chapitre 4) avec accès codé. Le pot de peinture : pour éventuellement changer le design de la page, à condition que plusieurs designs aient été prévus au moment de la création graphique du site. Croix rouge : pour la suppression de la page. ATTENTION SUPPRESSIONS Notez bien : en lien à la distinction que nous avons marquée plus haut entre les pages et les menus, que la suppression d'une page ne génère pas automatiquement la suppression de sa présentation dans le menu. Pour éviter qu'un message d' erreur n'apparaisse sur le front office lorsqu'un internaute clique sur la rubrique, il faut «casser» le lien qui existait entre les deux, dans la partie «Menu» «Thème». ENTREZ DANS LA PAGE Pour accéder à une page, cliquez sur le nom qui est souligné. Avec cette icône, vous pouvez revenir à la page précédente (gestion menus) Celle-ci vous permet de pré-visualiser vos modifications sur le front office («aperçu avant impression»)

8 Plusieurs zones apparaissent à l'écran : La première est celle du TITRE, sous laquelle une zone d'introduction (ou chapeau) est associée. La typo utilisée dans chaque zone Titre est pré-déterminée selon la charte de votre site afin d'assurer la cohérence graphique côté front office. Ensuite, des zones de CHAPITRES, chacune comportant également des zones titres. Puis des zones paragraphe qui sont présentées en deux colonnes de format identique. En positionnant votre curseur et cliquant sur la ligne rouge qui les souligne, vous pouvez modifier leur taille à votre guise. (pas de glisser-déposer). Vous retrouver les pictogrammes qui représentent les fonctionnalités suivantes : L'œil : qui permet de masquer ce thème sur le front office La croix rouge : pour supprimer la zone en question. La croix : pour déplacer votre zone dans la page Les flèches vers le haut ou vers le bas : pour développer la présentation de la zone à l'écran (flèche vers le bas) ou la réduire (flèche vers le haut). Pour entrer dans ces zones, TITRES / CHAPITRES / PARAGRAPHES, il suffit de double cliquer dessus. Une page nommée «modification de cellule de la page + son nom», apparaît alors à l'écran, dans laquelle vous pouvez taper directement votre texte. Dans cette fenêtre, la majeure partie des fonctionnalités présentes sont identiques à celles d'un

9 traitement de texte basique. Quelques pictogrammes supplémentaires permettent d'insérer des liens, des photos, des vidéos... (fonctionnalités développées dans le chapitre 2). c) Le bandeau «actualités» Cette fonction permet la gestion et la mise à jour du bandeau actualités déroulant, visible sur chaque page du site en front office. Ce bandeau permet d'afficher des informations courtes, ponctuelles (dates événements, promotions, nouveautés...) La zone texte, identique à celle des pages «classiques» apparaît à l'écran, vous pouvez directement taper votre texte, sans oublier de valider pour confirmer son apparition côté front office. d) L'insertion de liens Dans votre contenu, nous vous conseillons d'insérer des liens internes ou externes à votre site. Ceci pour étoffer l'information et optimiser le référencement de votre site. Pour ce faire, sélectionnez le terme ou le groupe de mots sur lequel vous souhaitez insérer votre lien, puis cliquez sur l'icône «planète et anneaux», sur la barre d'outils de l'éditeur. S'ouvre alors une fenêtre nommée «Propriétés du lien», dans laquelle vous allez copier l'adresse url de la page à laquelle vous souhaitez lier votre lien. Dans l'onglet «destination», renseignez l'endroit où vous souhaitez voir apparaître la page liée, en général sur une nouvelle fenêtre (pour ne pas fermer votre site). 2- Insertions multi-médias Photos, diaporamas, vidéos. Pour augmenter l'attractivité de votre site internet, vous avez tout intérêt à insérer des photos et des vidéos qui viendront illustrer vos propos. a) Insérer des photos Pour illustrer vos contenus textes, ouvrez la zone de modification de la cellule de contenu voulue, placez votre curseur à l'endroit où vous souhaitez voir apparaître votre visuel et cliquez sur l'icône «insérer/modifier une image» (picto), s'ouvre alors une nouvelle fenêtre nommée «propriété de l'image». En cliquant sur le bouton «parcourir le serveur», vous aurez accès à votre bibliothèque. Au cas où le visuel que vous souhaitez ne soit pas sur le serveur, vous pouvez, de cette même fenêtre, parcourir votre propre ordinateur pour aller le chercher, le sélectionner et le télécharger dans votre bibliothèque. Une fois sélectionnée, vérifiez que la photo ne soit pas trop «lourde» (ce qui rendrait son affichage trop long côté front office). Si nécessaire, vous pouvez la redimensionner directement sur le serveur avant de l'insérer sur la page.

10 Cliquez sur «edit», puis «constraint» (pour garantir l'homothétie), allez chercher le curseur en bas à droite de la photo pour le faire glisser et redimensionner la photo comme vous le souhaitez. Ceci fait, renommer votre photo, validez et fermez cette fenêtre (sans accent, sans espace). Sélectionner la photo modifiée dans votre bibliothèque. La photo sélectionnée apparaît alors dans la fenêtre «propriétés de l'image». Là sont réglables la hauteur, la largeur, l'espacement de la photo par rapport au texte, les marges ou bordures. Pour donner la possibilité à l'internaute d'ouvrir et agrandir la photo à l'écran, il faut la lier à son emplacement sur le serveur et choisir la destination de la fenêtre (lightbox) dans laquelle elle s'affichera. Dans le menu «propriété de l'image», cliquer sur l'onglet «lien» et renseigner les champs indiqués. La créa b) Créer et insérer un diaporama Pictogramme «gestion des diaporamas» Pour créer votre diaporama, lui donner un nom. Plusieurs diaporamas peuvent être créés et sauvegardés sur le serveur. Sur la droite, le bouton «parcourir» vous permet d'accéder à votre bibliothèque pour aller sélectionner les photos qui composeront votre diaporama. Une fois la photo sélectionnée, vous pouvez insérer un commentaire qui apparaîtra sous la photo lors de son défilement. Les photos sélectionnées s'affichent les unes en dessous des autres dans la fenêtre, vous pouvez là encore, modifier le commentaire, la position de la photo dans le diaporama ou la supprimer. Notez que le

11 redimensionnement de chaque photo se fait automatiquement. L'insertion Votre diaporama est prêt à être inséré sur une page. Pour ce faire, rendez vous sur la gestion des menus pour sélectionner la page de destination du diaporama. Une fois la fenêtre «modification de cellule de la page» ouverte, placez votre curseur à l'endroit où vous souhaitez voir s'afficher le diaporama puis cliquer sur l'icône «ajouter un diaporama». Dans la fenêtre qui s'affiche alors, choisissez votre diaporama, insérez-le en mode manuel ou automatique (ce dernier garantissant l'affichage uniforme des photos). Pour l'affichage manuel, il est nécessaire de renseigner le nombre de pixels souhaité pour l'affichage (pour information, la majeure partie des sites font 1000 pixels de largeur. Ceci pour mieux évaluer la taille à définir pour votre diaporama en fonction de cette donnée. c) Insérer une vidéo Pour télécharger une vidéo sur votre cliquez sur le picto «upload* vidéo» bibliothèque, accédez à la zone ADMINISTRATION, puis Sur votre page, cliquez sur l'icône «insérer/modifier l'animation flash». Vous accédez à votre bibliothèque. Pour récupérer la vidéo préalablement téléchargée, dans le répertoire «vidéos». Sélectionnez la version.fsv de la vidéo souhaitée. Nous retenons votre attention sur le fait qu'une vidéo, pour des raisons d'affichage et de visualisation, ne doit pas dépasser 10 à 15 méga maximum et ne doit excéder plus d'1 min à 1 min Fonction Agenda Dans le menu Zone ADMINISTATION, cette fonction est représentée par Notez au préalable, que cette fonction doit être rendue accessible à l'affichage sur le front office

12 par l'intégration d'une zone graphique spécifiquement dédiée (sur demande). Pour insérer un événement, renseigner son titre, puis l'adresse url de la page sur laquelle l'évènement est développé. Une date de début pour la présentation chronologique des événements, et insérez éventuellement un visuel. Une fois enregistrés, vous pouvez les modifier ou les supprimer. 4- Gestion des Groupes / Utilisateurs Pour accéder à cette fonctionnalité, cliquez sur puis Gestion des groupes Cette fonctionnalité permet de créer un groupe, c'est à dire d'identifier une ou plusieurs personnes à qui une page sera spécifiquement dédiée et dont l'accès ne pourra se faire qu'à l'aide d'un code. Cliquer sur ajouter un nouveau groupe, une fenêtre «informations sur le groupe» s'affiche. Libellé : nom du groupe Description : détail sur le groupe si nécessaire A cocher : Groupe public, groupe authentifié ou groupe super administrateur : Groupe public : la page sera visible à tout internaute Authentifié : accès par code uniquement Super administrateur : les utilisateurs peuvent intervenir et modifier le contenu du site. Une fois le groupe créé et identifié, ajouter les utilisateurs du groupe en renseignant leur identifiant et leur adresse mail. Enfin, revenir dans la gestion des pages et cocher la fonction groupe sur la page dédiée.

13 5- Outil CRM* Cette fonction permet de gérer votre fichier client et de l'utiliser pour effectuer des envois en masse de type ing* ou newsletters* dans le but de promouvoir votre activité. a) Gestion des fichiers Vous pouvez procéder à ces envois sur la base de deux sources différentes : - soit le fichier qui se créé d'après les formulaires renseignés par les internautes sur votre site (dans le cas de demande de disponibilité par exemple), - soit en téléchargeant sur le serveur un fichier provenant d'une autre source. «télécharger le fichier CSV» Attention, pour cette opération, le fichier que vous souhaitez importer sur le serveur doit être sous format.csv* et obligatoirement nommé «mailmasse.csv». Sans quoi le serveur ne pourrait le reconnaître et donc le prendre en compte. Votre fichier peut être complété avec un fichier de contacts importé. Aussi vous pouvez exporter le fichier créé dans la base sur votre ordinateur en cliquant sur l'icône «flèche verte» Pour le fichier client présent dans la base, une fonction de tri permet de cibler vos actions, selon le type de contacts - prospects ou clients, ou encore suivant leur code postal si votre opération doit être localisée à un département. Les contacts présents dans la liste clients/prospects de votre base sont organisés par fiche.

14 Apparaissent sur la fiche, les renseignement qui ont été apporté par l'internaute, sa demande et la date à laquelle elle a été faite. La fiche peut être : supprimée, modifiée. L'icône «enveloppe» permet de visualiser le message client. Lorsque réponse lui est faite, vous pouvez copier votre message dans cette fenêtre afin de constituer l'historique de vos échanges, pour plus d'efficacité et de précision dans votre relation avec ce client. b) Création du mail groupé Vous accédez à l'interface traitement de texte qui vous permet de taper votre texte, d'insérer des visuels et ce de la même manière que sur le contenu de votre site internet, côté backoffice. Il faut savoir qu'à la réception d'un envoi en masse, selon le système utilisé par vos destinataires, l'affichage peut être différent de celui que vous avez à l'écran lors de votre préparation. Quelques règles de base pour optimiser la réception de votre envoi : Préférez taper votre texte au format HTML. Pour un contenu cadré et régulier, nous vous préconisons la création d'un tableau dans lequel vous viendrez insérer vos différentes informations. Aussi, pour une meilleure présentation, nous pouvons proposer un modèle de newsletter reprenant le bandeau de votre site, et quelques éléments graphiques garantissant son adéquation avec votre site.

15 Une fois votre mailing créé, vous pouvez procéder à son envoi. Pour ceci, sur la page, il faut déterminer : la cible cochez fichier de masse ou fichier newsletter joindre un document si vous le souhaitez Avant d'envoyer le mailing à votre fichier complet, vous pouvez faire des essais d'envois en renseignant dans le champ prévu à cet effet, une ou plusieurs adresses mail. Si aucune adresse n'est spécifiée dans ce champ nommé «pour essai», la newsletter sera expédiée à la totalité du fichier. Statistiques c) Suivi du mail groupé La fonctionnalité vous permet d'avoir un retour statistique sur votre envoi : Le diagramme présente le nombre total d'envoi, le nombre d'ouverture de la newsletter et le nombre de clics générés sur votre site à partir de la news. Notez bien qu'il faut pour cela que des liens sur le site soient insérés dans le corps de votre newsletter. Vous pouvez ainsi constater l'efficacité de votre action marketing. Gestion des NPAI (N'habite pas à l'adresse indiquée) L'icône vous ouvre une fenêtre dans laquelle s'affiche les retours dû à une adresse incorrecte ou une messagerie pleine par exemple. Les adresses rejetées, dites «hard bounce» ( s qui ne sont pas arrivés à destination pour motif de refus permanent), peuvent être supprimée de votre base client. Les soft bounces ( s qui ne sont pas arrivés à destination pour refus temporaire uniquement), sont eux relancés lors des 5 jours qui suivent l'envoi, car le rejet provient du fait que la messagerie du destinataire soit pleine, d'un mauvais fonctionnement du serveur. 6- Aide en ligne Sur le site la rubrique «Aide en ligne» présente des tutoriels vidéos qui aident les utilisateurs de l'outil de CRM dans la réalisation des tâches suivantes : insertion d'image gestion de contenu création de lien

16 création d'un tableau ajouter, supprimer, déplacer un menu utilisation de l'éditeur HTML N'hésitez pas à vous connecter pour visualiser l'enchaînement des actions nécessaires à chacune de ces fonctions.

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