ACCUEIL DE L'EMPLOYÉ OCCASIONNEL CADRE OU CGRH LORS DE SON ENTRÉE EN FONCTION

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1 ACCUEIL DE L'EMPLOYÉ OCCASIONNEL CADRE OU CGRH LORS DE SON ENTRÉE EN FONCTION

2 Ce document a été préparé dans le but de fournir des renseignements généraux concernant l'application des conditions de travail en matière de rémunération et d avantages sociaux. Il ne remplace ni n ajoute en aucun cas des renseignements aux conditions contenues dans les conventions collectives et les conditions de travail. Les formulaires et les documents cités en référence sont disponibles auprès de la Direction générale des services de rémunération du Centre de services partagés du Québec (CSPQ). Pour tout renseignement supplémentaire en lien avec les sujets présentés dans ce document, nous vous demandons de vous adresser au technicien en rémunération identifié pour votre ministère ou organisme. Cependant, toutes les questions relatives à l assiduité doivent être adressées au supérieur immédiat ou au responsable de l assiduité de votre secteur. Si celui-ci est dans l impossibilité de répondre à vos questions, vous pouvez communiquer avec le personnel de la Direction des ressources humaines de votre ministère ou organisme ou avec la Direction générale des services de rémunération du CSPQ. NOTE : Le masculin inclut le féminin lorsque cela s applique. DIRECTION GÉNÉRALE DES SERVICES DE RÉMUNÉRATION Centre de services partagés du Québec 1020, route de l Église, 5 e étage Québec (Québec) G1V 3V9 Téléphone : Avril

3 TABLE DES MATIÈRES 1. IDENTIFICATION DE LA CLIENTÈLE... 5 A.Employé saisonnier (cadre seulement)... 5 B.Employé occasionnel (sans droit de rappel d'un an et plus)... 5 C.Employé occasionnel (sans droit de rappel moins d'un an) TRAITEMENT ET DÉDUCTIONS À LA SOURCE... 5 A.Période de paie... 5 B.Virement automatique du salaire... 5 C.Versement de la paie... 5 D.Identification et classement... 6 E.Renseignements sur les gains et sur les retenues IMPÔTS... 6 A.Déclaration aux fins de retenue à la source (Québec) TP B.Déclaration de crédit d'impôt personnel (Canada) TD C.Allégements fiscaux ACOMPTE SUR TRAITEMENT CHÈQUE PERDU, DÉTRUIT OU VOLÉ PROLONGATION (INCIDENCES SUR LA PAIE) DROIT D ASSOCIATION FIN D'EMPLOI... 8 A.Relevé d'emploi... 8 B.Règlement monétaire ASSURANCES... 8 A.Admissibilité... 8 B.Inscription... 9 C.Déductions à la suite de l'adhésion... 9 D.Déductions à la suite du retour au travail (employé saisonnier... 9 E.Les régimes... 9 F.Demande du droit d'exemption... 9 G.Continuation de la protection durant un congé sans traitement ou à la suite d une mise à pied temporaire... 9 H.Modification du contrat d'assurance

4 10. RÉGIME DE RETRAITE A.Assujettissement au régime de retraite B.Demande de rachat de service occasionnel C.Transfert de régime de retraite D.Service reconnu pour l'attribution des vacances E.Demande de remboursement F.Demande de rente de retraite

5 1. IDENTIFICATION DE LA CLIENTÈLE A. Employé saisonnier (cadre seulement) Employé qui a rempli les conditions pour l'acquisition d'un droit de rappel et qui occupe, chaque année, un même emploi pour une durée minimale de 3 mois consécutifs (Réf. conditions de travail). B. Employé occasionnel (sans droit de rappel d'un an et plus) Employé engagé sur un projet spécifique d'un an et plus (Réf. : conditions de travail). C. Employé occasionnel (sans droit de rappel moins d'un an) Employé engagé pour un surcroît temporaire de travail d'une durée maximale de 6 mois, ou sur un projet spécifique pour une période de moins d'un an (Réf. : conditions de travail). 2. TRAITEMENT ET DÉDUCTIONS À LA SOURCE A. Période de paie Une période de paie couvre 14 jours civils. Elle débute le jeudi matin pour se terminer le mercredi soir, selon un calendrier déjà établi. B. Virement automatique du salaire Tout employé occasionnel peut faire déposer sa paie directement à son institution financière. Il doit remplir le formulaire «Adhésion au virement automatique du salaire», le faire remplir par l institution financière, joindre un chèque préidentifié et le retourner à la Direction générale des services rémunération du CSPQ. Ce chèque doit porter la mention «Annulé». Lors d une modification, l employé doit remplir à nouveau un formulaire et attendre qu au moins une paie ait été déposée dans son nouveau compte avant d annuler son compte antérieur. C. Versement de la paie Le premier versement de la paie est habituellement émis lorsque l'employé, à la suite de son entrée en fonction, a travaillé une période de paie complète. Le virement automatique du salaire est effectué dans la nuit du mercredi au jeudi, à toutes les deux semaines. Le site Mon espace ( permet la consultation électronique du bulletin de paie (état de dépôt) dès le lundi de la semaine du versement de la paie. 5

6 Par la suite, un chèque ou un état de dépôt est émis à la fin de chaque période de paie, jusqu'au départ de l'employé. Lorsque la date de fin d'emploi ne coïncide pas avec une date de remise de paie et que l employé a déjà quitté l emploi, le chèque lui est alors posté à la maison. D. Identification et classement En se référant à son contrat d'engagement et aux documents qu'il a remplis lors de son entrée en fonction, l'employé doit vérifier l'exactitude des renseignements apparaissant sur son chèque ou son état de dépôt, soit : nom; prénom; adresse résidentielle; classification (corps d'emploi, classe, échelon, s'il y a lieu); traitement; déductions d'impôts fédéral et provincial. E. Renseignements sur les gains et sur les retenues Sur le bulletin de paie, tous les gains comportent une écriture débutant par le code A (ex. : A010, A015, A030). Les retenues sont des ajustements identifiés par le code A au crédit (-) ou des récupérations de sommes versées en trop identifiées par le code B. Les coupures de traitement pour des absences non rémunérées sont généralement effectuées sur une paie subséquente. 3. IMPÔTS A. Déclaration aux fins de retenue à la source (Québec) TP B. Déclaration de crédit d'impôt personnel (Canada) TD-1 L'employé n'est pas tenu de remplir ces formulaires s'il n'a que le montant de base à déclarer. Il peut, à l'aide de ces mêmes formulaires, augmenter le montant d'impôt provincial ou fédéral qui sera retenu sur sa paie (ex. : montant pour personne à charge, montant transféré d un conjoint à l autre, etc.). C. Allégements fiscaux L'employé qui désire un allégement fiscal supplémentaire (ex. : pension alimentaire, frais de placements, etc.), doit en faire la demande aux instances suivantes : Au provincial certains allégements peuvent être demandés directement à l aide du formulaire TP (Déclaration pour la retenue d impôt). 6

7 Pour les autres allégements non inscrits sur le formulaire provincial et tous les allégements au fédéral, l employé doit en faire la demande auprès de Revenu Québec ou de l Agence du revenu du Canada et fournir les pièces justificatives. Ces derniers émettront une lettre que l'employé devra remettre à la Direction générale des services de rémunération du CSPQ. 4. ACOMPTE SUR TRAITEMENT Un acompte sur traitement, calculé en fonction du salaire régulier, peut être versé à l'employé qui en fait la demande à son supérieur immédiat, et ce, pour les motifs suivants : le nouvel employé, après une première période complète de travail, n'a reçu aucun versement de traitement; l'employé, au cours de son engagement, certifie n'avoir jamais reçu son chèque de traitement régulier. 5. CHÈQUE PERDU, DÉTRUIT OU VOLÉ L'employé dont le chèque a été perdu, détruit ou volé peut en demander le remplacement en remplissant et en retournant le formulaire «Déclaration solennelle, engagement et demande de remplacement» à la Direction générale des services de rémunération du CSPQ. Un chèque de remplacement sera émis et remis à l'employé environ un mois après la demande. L'employé qui a reçu son chèque et l'a perdu par la suite n'a pas droit à l'acompte sur traitement. 6. PROLONGATION (INCIDENCES SUR LA PAIE) La date de votre départ peut être retardée à une date ultérieure. Si la date de prolongation est connue à la Direction générale des services de rémunération du CSPQ au moins 10 jours ouvrables avant la date initiale de fin d'engagement, il n'y aura pas d'interruption de votre paie. Par contre, si les renseignements parviennent à la Direction générale des services de rémunération du CSPQ après ce délai, il y aura une fin d'engagement connue au système de paie et le chèque que vous recevrez ne couvrira que les jours prévus avant la prolongation. Les journées travaillées postérieurement au contrat initial seront rémunérées à la période de paie suivante. 7

8 7. DROIT D ASSOCIATION À moins du refus écrit de sa part, l'employé adhère à l'association des cadres du gouvernement du Québec ou à l 'Association des conseillères et conseillers en gestion des ressources humaines un mois après sa nomination. 8. FIN D'EMPLOI La Direction générale des services de rémunération du CSPQ procède au règlement du dossier à la suite du départ de l'employé. Ce règlement comprend : A. Relevé d'emploi Le relevé d'emploi est établi en fonction de la rémunération assurable par période de paie, tout en se conformant à la Loi sur l'assurance-emploi. Le relevé d emploi est émis de façon électronique à Service Canada et permet à l employeur de transmettre ce relevé au maximum cinq jours suivant la fin de la période de paie pendant laquelle il y a eu la fin d emploi (règlement 19 de la Loi sur l assurance-emploi). Ainsi, l employé peut visualiser son relevé d emploi sur le site de Service Canada. Pour y avoir accès, il doit être inscrit à «Mon dossier Service Canada» à l adresse suivante : B. Règlement monétaire L'employé recevra par courrier, dans les 60 jours suivant son départ, un chèque totalisant toutes les sommes qui pourraient lui être dues par l'employeur. S'il y a lieu, les sommes dues par l'employé seront récupérées par la Direction générale des services de rémunération du CSPQ lors de ce règlement monétaire. 9. ASSURANCES (S'applique à l'employé occasionnel sans droit de rappel engagé pour un an et plus.) L employé saisonnier (cadre) n a plus droit aux assurances depuis le 1 er janvier Par contre, il reçoit une majoration de traitement de 6 %. A. Admissibilité L'employé est admissible aux assurances après un mois de service. En vertu de la Loi sur l assurance médicaments du Québec, le régime général d assurance médicaments est obligatoire pour tous les employés ainsi que leur conjoint et leurs enfants, à moins que ceux-ci ne soient déjà couverts par un autre régime privé d assurance collective. 8

9 B. Inscription L'employé doit remplir et transmettre le formulaire «Demande d'adhésion et de changement» à la Direction générale des services de rémunération du CSPQ dans les 30 jours du délai applicable ci-dessus. Des preuves d'assurabilité pourront être exigées pour certaines protections. Notes : L employé qui n aura pas rempli et transmis la demande d adhésion sera inconnu chez l assureur et se verra refuser toute réclamation même si des déductions sont effectuées sur sa paie. L'employé doit également effectuer les démarches requises pour se désengager du régime d'assurancemédicaments de la RAMQ à la date d'admissibilité du régime privé d assurance collective. L'employé qui quitte son emploi doit également effectuer les démarches requises pour se réengager au régime général d'assurance médicaments de la RAMQ s il n a pas accès à un régime privé d assurance collective par l entremise d un nouvel emploi ou par l intermédiaire d un conjoint. C. Déductions à la suite de l'adhésion Les déductions pour les régimes obligatoires débutent à la première période de paie complète qui suit le mois de délai d'admissibilité. D. Déductions à la suite du retour au travail (employé saisonnier) Les déductions reprennent sur la première période de paie qui suit la date de retour au travail. E. Les régimes Consulter la brochure «Régimes d assurance collective» de l assureur qui est disponible à la Direction générale des services de rémunération du CSPQ. F. Demande du droit d'exemption L'employé peut être exempté du régime d'assurance maladie de base obligatoire s'il prouve que lui et ses personnes à charge sont assurés en vertu d'un régime privé d'assurance collective comportant une protection similaire. Il devra remplir le formulaire «Demande d adhésion et de changement», y joindre les pièces justificatives et expédier le tout à la Direction générale des services de rémunération du CSPQ. G. Continuation de la protection durant un congé sans traitement ou à la suite d une mise à pied temporaire L'employé doit continuer sa protection, soit seulement le régime d'assurance maladie de base ou tous les régimes, en remplissant le formulaire «Avis de cessation de déductions à la source pour assurance des groupes M3-M4-M5 et YZ» et en le transmettant à la Direction générale des services de rémunération du CSPQ dans les 30 jours du début du congé. 9

10 H. Modification du contrat d'assurance Le contrat d'assurance peut être modifié en tout temps. Il suffit de remplir et de transmettre le formulaire «Demande d'adhésion et de changement» à la Direction générale des services de rémunération du CSPQ. Cependant, l'assureur peut exiger en tout temps des preuves d'assurabilité. 10. RÉGIME DE RETRAITE A. Assujettissement au régime de retraite Tous les employés saisonniers et occasionnels de la fonction publique doivent obligatoirement cotiser au Régime de retraite des employés du gouvernement du Québec (RREGOP). B. Demande de rachat de service occasionnel Il vous est possible de racheter une période de service effectuée : à titre occasionnel, dans les secteurs des Affaires sociales, de l'éducation et de la Fonction publique, et ce, pour les périodes comprises entre le 30 juin 1973 et le 1 er janvier 1988; à titre de stagiaire; avant l âge de 18 ans. Si vous désirez vous prévaloir de l un de ces types de rachat, vous devez remplir et retourner le formulaire «Demande de rachat de service» à la Direction générale des services de rémunération du CSPQ. À la suite de votre demande, la Commission administrative des régimes de retraite et d'assurances (CARRA) vous transmettra une proposition de rachat précisant le coût et les modalités de paiement. C. Transfert de régime de retraite Il existe des ententes, conclues entre la CARRA et des organismes extérieurs, qui permettent aux employés de transférer, d'un régime de retraite à un autre, les années de service et les cotisations déjà accumulées. Pour de plus amples renseignements, vous pouvez vous adresser au service à la clientèle de la CARRA dont les coordonnées sont disponibles sur leur site : D. Service reconnu pour l'attribution des vacances Des années de service additionnelles peuvent être reconnues pour l'attribution des vacances provenant d'emplois exercés préalablement à l'entrée dans la fonction publique : dans un autre réseau (Éducation, Enseignement supérieur et Science, Santé et Services sociaux); 10

11 au gouvernement fédéral, dans une université ou dans tout autre organisme avec lequel il existe une entente de transfert avec la CARRA. Pour faire reconnaître son service additionnel, l'employé doit présenter son «État de participation au régime de retraite» à la Direction générale des services de rémunération du CSPQ. E. Demande de remboursement (Ne s'applique qu'à l'employé qui n'est pas admissible à une rente immédiate et qui a moins de deux années de service créditées.) Les cotisations versées au RREGOP ne peuvent être remboursées qu'après un délai minimal d'attente de 210 jours, et ce, après toute rupture du lien d'emploi. Cela signifie que toute personne qui participe à nouveau au régime à l'intérieur du délai de 210 jours, chez le même employeur ou un employeur différent, n'aura pas droit au remboursement de ses cotisations avant un nouveau délai de 210 jours. Pour ce faire, vous devez utiliser le formulaire «Demande de remboursement» disponible à la Direction générale des services de rémunération du CSPQ. F. Demande de rente de retraite (S'applique à l'employé qui répond aux critères établis par la CARRA en fonction de son âge et de ses années de service.) Le participant au RREGOP qui cesse de participer après avoir atteint l'âge de 55 ans, sans être autrement admissible à une rente de retraite immédiate, a droit à une rente différée indexée payable à 65 ans. Toutefois, il peut choisir de recevoir immédiatement une rente avec réduction. Il doit cependant en faire la demande au plus tard dans les 180 jours de la date à laquelle il a cessé d'être visé; autrement, il est réputé avoir opté pour une rente différée indexée payable à 65 ans. Pour tout renseignement additionnel, nous vous demandons de communiquer avec la Direction générale des services de rémunération du CSPQ. 11