e.magnus e.grc - Elections Gestion de la Relation Citoyen

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1 e.magnus e.grc - Elections Gestion de la Relation Citoyen Export du fichier électoral pour la Préfecture et des tableaux rectificatifs 1 - Les Listes électorales doivent être transmises au format XML. Pour générer votre fichier dans votre logiciel, les étapes sont : Le «Code Canton» et «Code Circonscription» doivent être renseignés avant de lancer l export informations à demander à la Préfecture Développer le menu «Dématérialisation» en cliquant sur le bouton Voir autre fiche : «Modifier le code canton» Dans le menu «Préfecture», cliquer sur l option «Export des listes électorales» Sélectionner le type de liste électorale souhaitée (exemple: Principale) Cliquer sur le bouton «Parcourir» Renommer le nom du Fichier selon les règles de nommage des fichiers : Les fichiers doivent respecter un système précis de nommage contenant les informations suivantes : Code insee_le ou TR_P ou CE ou CM 1 / 6

2 Règles de nommage des fichiers : Code Insee LE ou TR P ou CE ou CM LE - Liste Electorale TR - Tableau Récapitulatif P - Principale CE Complémentaire Européenne CM - Complémentaire Municipales Exemple de nommage pour une collectivité qui aurait le code Insee égal à et qui souhaiterait déposer sa liste électorale principale 50999_LE_P.xml Modifier si besoin le répertoire vers lequel sera généré le fichier. ATTENTION : Noter le répertoire (emplacement précis) dans lequel sera enregistré votre fichier. Sur le site il vous faudra retrouver ce fichier à l emplacement choisi. Cliquez sur le bouton «Exporter» Eventuellement, répéter l opération pour les listes complémentaires. Cliquer sur le bouton «Site de dépôt» qui vous dirigera vers le site du Ministère. 2 - Les tableaux rectificatifs Concernant les tableaux récapitulatifs, les règles de nommage s appliquent aussi, actuellement il est conseillé de les déposer au format PDF, les formats CSV, Excel ou Calc sont aussi acceptés. Comme exemple, cela nous donnerait donc pour le tableau récapitulatif de la liste complémentaire européenne ceci 50999_TR_CE.pdf Pour générer votre fichier dans votre logiciel, les étapes sont : Développer le menu «Elections» en cliquant sur le bouton 2 / 6

3 Dans le menu «Elections», Après avoir sélectionné, soit «Tableau rectificatif par Bureau», soit «Tableau rectificatif général», Cliquer sur l option «Edition - Tableau rectificatif, additif, rectifications et modifications» Sélectionner le type de tableau rectificatif à la Liste générale (principale ou complémentaires) ainsi que la Révision (première ou deuxième) Cliquer sur l aperçu avant impression Cliquer sur le bouton «PDF» puis dans Adobe Reader, Choisir «Fichier» et «Enregistrer sous» Nommer le fichier en respectant les règles de nommage. Voir plus haut ATTENTION : Noter le répertoire (emplacement précis) dans lequel sera enregistré votre fichier. Sur le site il vous faudra retrouver ce fichier à l emplacement choisi. 3 Le dépôt des fichiers sur e.listelec 3 / 6

4 3 - A - Dépôt des Listes Electorales Après l authentification sur le site, le dépôt se fait en 3 étapes : 1 - Ecran «DEPOT DE LA LISTE ELECTORALE» Sélection du type de liste et transmission du fichier via le bouton «choisissez un fichier» 2 - Ecran «DEPOT SIGNATURES DES MEMBRES DE LA COMMISSION ADMINISTRATIVE» Transmission du fichier via le bouton «choisissez un fichier» Il s agit du scan de la dernière page de la liste ou du tableau ayant été signé par les membres de la commission administrative. ATTENTION Si vous ne déposez pas la page des signatures et que vous cliquez sur "Suivant", vous accèderez à l'étape suivante "Valider le dépôt". Vous penserez donc que votre liste a été déposée correctement alors qu'en fait elle sera rejetée. 4 / 6

5 3 - Ecran «VALIDATION» Cliquer sur «Valider le dépôt» après contrôle du récapitulatif Le lendemain du dépôt, retourner sur le site pour vous assurer que le dépôt a bien été validé. Glisser le curseur sur "historique liste électorale", puis cliquer sur "RECHERCHER". Une fenêtre apparaît. Si le dépôt est réussi, le statut indiquera "liste correcte". La procédure de contrôle des dépôts des tableaux rectificatifs est identique. 3 - B - Dépôt des Tableaux Rectificatifs Après l authentification sur le site, cliquer sur «Tableau» puis «Dépôt tableau», sélectionner le type de tableau. 5 / 6

6 2 méthodes de dépôt sont possibles : 1) Vous avez imprimé le tableau puis fait signer celui-ci par la commission administrative Faire un scan du tableau (qui contiendra donc les signatures) Puis le transmettre au format PDF en respectant le nommage (ex : 50999_TR_P.pdf) Dans ce cas vous ferez un dépôt unique. 2) Vous avez généré votre tableau depuis votre logiciel (en PDF ou en export CSV) Transmettre le fichier généré en respectant le nommage (ex : 50999_TR_P.pdf) Puis transmettre le scan des signatures de la commission administrative au format PDF (ex : signatures_50999_tr_p.pdf) Dans ce cas vous ferez 2 dépôts successifs (le premier étant le tableau, et le second les signatures de la commission administrative). 6 / 6