PROCEDURE POUR LE CALCUL DE LA DADS U

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1 PROCEDURE POUR LE CALCUL DE LA DADS U SOMMAIRE 1. Généralités Etablir la DADSU Avant calcul du fichier DADSU Calcul préparation de la DADSU Après calcul de la DADSU Contrôles des données Saisie complémentaire Transfert du fichier DADSU Pré-contrôle de votre fichier DADSU : DADSU-CTL Nouveautés DADSU Salaire brut assurance chômage et/ou AGS Montant contribution supplémentaire Taxe apprentissage Sommes exonérées Nouveauté Edition Fichier DADSU Cas Particuliers et rappels divers Organismes Changement de code DADSU Paramétrage des organismes / Affiliations Stagiaires Gestion des bulletins de rappel Anomalies sur la présence de montants négatifs Salarié avec plusieurs contrats Base brute et base plafonnée exceptionnelle Comment ne pas déclarer un salarié sur le fichier DADSU? ANNEXE A ALFA-PERSONNEL_DADSU_2010_Evolutions.doc Page 1 sur 18

2 0. Généralités Vous venez de recevoir et de mettre à jour la version 7.80 de votre progiciel de Paie. Cette nouvelle version vous permet d établir votre fichier DADSU 2010 selon la dernière norme en vigueur : V08R10. Vous pouvez la consulter sur le site de Net-entreprise (netentreprises.fr). Vous devez installer cette version AVANT de lancer le calcul de votre DADSU. Si ce n est pas le cas, vous devez faire une remise à zéro de votre fichier et relancer un calcul afin que soit intégré le nouveau format de la norme Ce document vous présente les nouveautés et les principaux points à revoir pour réaliser votre fichier de Si vous effectuez la DADSU pour la première fois avec le progiciel de paie, vous pouvez vous reporter à la documentation complète pour la mise en œuvre de votre fichier DADSU intitulée ALFA-PERSONNEL_DADSU_Procedure_complete.pdf. N.B. : Ces deux documents sont présents sur le répertoire ALFA-PERSONNEL de votre support de mise à jour. NOUVEAU : Pour l édition ou la consultation de toutes les données de votre fichier DADSU, nous mettons à votre disposition un nouvel outil à télécharger sur notre serveur, à l adresse ci-dessous : Attention, pour en bénéficier, vous devez disposer de la version 2007 d EXCEL. Pour les salariés relevant de la MSA, vous devez effectuer une DADS à partir de l ancienne norme. Dans le menu Périodique choisissez Déclaration annuelle des salaires (DADS-1). Nous vous rappelons que net-entreprises met à votre disposition un outil de pré-contrôle pour tester la validité de vos données, il s agit du DADSU-CTL. Nous vous recommandons de l utiliser avant d envoyer votre fichier, il vous permettra de corriger les anomalies bloquantes et de gagner du temps sur le traitement de votre fichier (Voir paragraphe 1.5 de cette documentation). Nous vous rappelons qu un guide de l utilisateur est également à votre disposition sur le site n hésitez pas à vous référer à ce site pour toute information complémentaire. NB : dans ce document, nous ne sommes pas en mesure de traiter les problèmes liés directement au site de net-entreprises (problèmes de connexions, d inscriptions, de transferts etc ). Pour toute information à ce sujet, vous pouvez les contacter directement soit par téléphone au , soit par télécopie au ALFA-PERSONNEL_DADSU_2010_Evolutions.doc Page 2 sur 18

3 1 Etablir la DADSU 2010 Dans ce chapitre nous vous rappelons les étapes à respecter pour l élaboration de votre fichier DADSU Avant calcul du fichier DADSU Vous devez avant tout vous assurer que la version 7.80 de Paie est bien installée. Le numéro de version s inscrit dans le menu général de la paie, au bas de votre écran. Fichier Salarié : Vérifiez les informations portées sur les nouveaux salariés : o Numéro de sécurité sociale : Si vous ne connaissez pas le n de sécurité sociale de votre salarié, indiquer un 7 (pour le sexe masculin) ou un 8 (pour le sexe féminin) sur le premier caractère suivi des informations connues (année de naissance, mois de naissance, département de naissance, ). Au moment du calcul, il sera automatiquement traduit en format DADSU. o Emploi : cette zone est obligatoire pour la DADSU. o Horaire de référence : obligatoire pour tous les salariés dont la rémunération repose sur un nombre d heures. IMPORTANT Périodes d activités DADSU : Les assistantes maternelles qui n ont pas d horaire de référence, doivent être identifiées par un code caractéristique activité à 05 Domicile. Les vacataires ou les formateurs occasionnels qui n ont pas d horaire de référence, doivent être identifiés par un code caractéristique activité à 07 Vacataire ou 08 Occasionnel. Si ces codes caractéristiques ne sont pas respectés pour les salariés n ayant pas d horaire de référence, leur calcul sera bloqué. Définition des SIRET (menu Paramètres/Paramétrage DADSU) : Faire ENTREE sur l année 2010 pour une reprise automatique des données de l année Apportez les modifications si nécessaire. Paramétrage plan de paie (menu Paramètres/Paramétrage DADSU) : Faire ENTREE sur l année 2010 pour une reprise automatique des données de l année Mettre à jour si nécessaire les rubriques de paie en tenant compte des nouvelles informations paramétrables avec la version 7.80 (voir paragraphe 2.1.1) ALFA-PERSONNEL_DADSU_2010_Evolutions.doc Page 3 sur 18

4 RAPPEL : Heures supplémentaires et Heures complémentaires TEPA (4 ème page) Si vous n avez versé que des heures supplémentaires ou complémentaires TEPA, il n est pas nécessaire de renseigner les postes de calcul correspondant dans le paramétrage. Le logiciel remontera automatiquement les postes ayant la mention SUP ou CPL au moment du calcul de la DADSU. Par contre, si vous êtes concernés par les autres types d heures ou de jours TEPA tels que les jours excédant forfait, jours RTT ou heures de repos compensateur, et que vous utilisé des postes particuliers répondant aux mêmes caractéristiques que les heures supplémentaires ou complémentaires (donnant lieu à la réduction de charges salariales) alors, vous devez indiquer tous les postes concernés par les réductions TEPA, y compris les postes d heures supplémentaires ou complémentaires. IMPORTANT Fichier Organismes (menu Paramètres/Paramétrage DADSU): Vérifier la conformité des codes DADSU fournis par vos caisses de retraite et de prévoyance ainsi que les codes de rattachement ou référence contrat à attribuer à vos salariés. Vérifier la validité des différents codes du fichier DADSU Afin de contrôler la conformité des différentes codifications présentes dans votre fichier DADSU avec la version V08R10, nous vous recommandons de lancer l utilitaire mis à votre disposition dans le menu Périodiques / Module DADSU / contrôle des codes. Cet utilitaire liste pour chaque salarié les codes qui ne sont plus fonctionnels pour l année en IMPORTANT Informations Périodes d activités (menu Périodiques/Module DADSU) Pour tous les salariés sortis ayant eu un bulletin de rappel après leur départ, vérifier que la période d activité correspondant au rappel est bien créée avec les codes motifs début 095 et code motif fin 096 (somme versée après le départ du salarié) Exemple : Salarié sorti le 30/04/2010 ayant eu un bulletin de rappel de la valeur de point en octobre 2010 Période 1 : 01/01/2010 au 30/04/2010 Période 2 : 01/10/2010 au 31/10/2010 Code début : 095 code fin 096 Pour le rappel Informations périodes d absences (menu Périodiques/Module DADSU) RAPPEL : Pour les salariés AGIRCC ARCCO seuls les codes 04 à 14, 38 et 63 sont autorisés. Si aucun code ne correspond à la situation de votre salarié, ne pas saisir l absence ou la supprimer. ALFA-PERSONNEL_DADSU_2010_Evolutions.doc Page 4 sur 18

5 1.2 Calcul préparation de la DADSU 2010 Menu Périodiques / Module DADSU / Calcul Préparation de la DADSU Pour démarrer la DADSU de 2010, il n est pas nécessaire de remettre à zéro l année Indiquer simplement la nouvelle année de déclaration 2010 et la date du dernier vendredi de l année correspondant. Lorsque vous lancez pour la première fois le calcul des données, ou lorsque le calcul est lancé après une remise à zéro totale du fichier, un état d anomalies est imprimé. Il fait état de trois niveaux de blocage différents : 1- Anomalie bloquante : précédée du signe!, aucun fichier n est généré, il faut corriger et relancer le calcul. 2- Anomalie bloquante pour le salarié : précédée du signe?, le fichier est généré, mais le salarié mentionné sur l état n est pas calculé. 3- Anomalie non bloquante : le problème est signalé pour le salarié, mais celui ci n a pas empêché son calcul, il est fortement conseillé de le corriger car, une anomalie non bloquante en calcul peut devenir bloquante au moment du transfert du fichier DADSU. Si des anomalies bloquantes ont été détectées, vous devez corriger les anomalies et relancer le calcul du fichier ou des salariés concernés. 1.3 Après calcul de la DADSU Contrôles des données Contrôler les données calculées en vous aidant des différentes éditions mises à votre disposition Saisie complémentaire Pour les salariés concernés, saisir les différentes informations qui ne sont pas reprises automatiquement par le calcul (sommes isolées si le paramétrage n a pas été mis en place, montant des exonérations patronales, bases exceptionnelles, etc ) par le menu Modification S41 périodes d activités. Une fois cette saisie complémentaire effectuée, ne pas relancer de calcul pour ces salariés, vous perdriez les informations saisies manuellement. ALFA-PERSONNEL_DADSU_2010_Evolutions.doc Page 5 sur 18

6 1.4 Transfert du fichier DADSU Une fois toutes les étapes précédentes effectuées, vous pouvez lancer le transfert de votre fichier à l emplacement souhaité. Rappel : Si vous souhaitez transférer votre fichier DADSU sur disquette, vous devez enlever la valeur par défaut X:\MEMDOS\PAIE et la remplacer par A: (ne rien ajouter après). Un état d anomalies peut s éditer : Si les anomalies sont non bloquantes, le fichier a été transféré. Si des anomalies bloquantes ont été détectées, c est à dire si des anomalies précédées du signe? apparaissent, alors, aucun fichier n a été généré. Vous devez corriger l anomalie et relancer le transfert. ALFA-PERSONNEL_DADSU_2010_Evolutions.doc Page 6 sur 18

7 1.5 Pré-contrôle de votre fichier DADSU : DADSU-CTL Un outil de pré-contrôle des données (DADSU-CTL) est mis à disposition des entreprises sur le site Net-entreprises. Vous pouvez le télécharger à l adresse suivante : Il devient aujourd hui indispensable d utiliser cet outil pour vérifier la validité de votre fichier avant de l envoyer sur le site de net-entreprises. Il effectue tous les contrôles décrits dans le cahier technique et vous assure ainsi de la validité de votre fichier. Après avoir procédé à son installation (double clique sur le fichier téléchargé), lancez le raccourci DADSU-CTL-V08R10 créé sur votre bureau, puis ouvrez votre fichier DADS-U précédemment généré. Permet de récupérer et d ouvrir le fichier DADSU 2010 Dès que le fichier est ouvert, l outil DADSU-CTL fait un contrôle et affiche dans le cadre Synthèse le nombre d anomalies bloquantes ainsi que le nombre d avertissements détectés sur votre fichier : Exemple : Exemple d une anomalie bloquante que vous pouvez rencontrer : Exemple : en 2009, le code organisme G026 avait changé, le fichier a été calculé avec l ancien code. Il faut alors aller dans le fichier organisme et utiliser la touche F2ChgCod, indiquer le nouveau code G061 et confirmer la mise à jour du fichier DADSU (voir paragraphe 2.2.2). Refaire ensuite un transfert, et relancer l outil de pré-contrôle du fichier. L opération doit être répétée jusqu à ce que TOUTES LES ANOMALIES BLOQUANTES SOIENT CORRIGEES. ALFA-PERSONNEL_DADSU_2010_Evolutions.doc Page 7 sur 18

8 Lorsque toutes les anomalies bloquantes sont corrigées, le message suivant s affiche : Répondre Oui pour insérer un certificat de contrôle dans votre fichier. Vous pouvez alors envoyer ce fichier par le site de net-entreprises, il sera traité plus rapidement. ATTENTION Pour tout problème lié au fonctionnement ou à l installation de l outil DADSU-CTL, merci de contacter directement le site de net-entreprises. ALFA-PERSONNEL_DADSU_2010_Evolutions.doc Page 8 sur 18

9 2 Nouveautés DADSU Salaire brut assurance chômage et/ou AGS Cette nouvelle structure (Structure S41.G ) a été ajoutée suite au regroupement de la collecte des cotisations URSSAF et Pôle emploi sur l organisme URSSAF. Cette rubrique est à renseigner pour tous les établissements, qu ils aient ou non pratiqué ce regroupement. Menu Paramètres / Paramétrage DADSU / Paramétrage plan de paie écran 1 Assurance Chômage : Indiquer le ou les postes de calcul salarial (commençant par 4,5 ou 6) correspondant à la cotisation assurance chômage pour tous les salariés concernés. Rappel : si vous avez plusieurs plans de paie communs, cette information doit être saisie sur chacun d eux. ALFA-PERSONNEL_DADSU_2010_Evolutions.doc Page 9 sur 18

10 2.2 Montant contribution supplémentaire Taxe apprentissage La contribution supplémentaire à l apprentissage a été instituée par la loi relative à l orientation et à la formation professionnelle tout au long de la vie. Cette information est destinée à la Direction Générale de Finances Publiques (DGFIP). Menu Paramètres / Paramétrage DADSU / Définition des SIRET 2.3 Sommes exonérées Bonus Exceptionnel des salariés des DOM : Bonus concernant les DOM en application de la loi 27 /05/2009. Cette information est à saisir manuellement pour chaque salarié concerné, après calcul du fichier DADSU. Menu Périodique / Module DADSU /Modification S41 période d activité Ecran 4 Autres sommes : Nouveau Code type montant : 05 Bonus except.outre Mer ALFA-PERSONNEL_DADSU_2010_Evolutions.doc Page 10 sur 18

11 3 Nouveauté Edition Fichier DADSU Cette année, nous mettons à votre disposition un utilitaire qui vous permet d éditer toutes les informations de votre fichier DADSU au format EXCEL. Attention, vous devez disposer de la version EXCEL 2007 au minimum pour profiter de cette nouvelle possibilité. Vous devez dans un premier temps faire le transfert de votre fichier DADSU 2010, c est le fichier obtenu qui servira de base à l édition ou la consultation des données. Vous pouvez télécharger l utilitaire en saisissant l adresse ci-dessous dans votre navigateur Internet (Attention, il ne faut pas mettre de www dans l adresse). 4 Cas Particuliers et rappels divers 4.1 Organismes Changement de code DADSU Chaque année, les codes DADSU de vos organismes de retraite ou de prévoyance sont mis à jour, certains peuvent être supprimés et recodés sous un autre numéro. Parfois, ces changements ne sont pas connus au moment de l élaboration du fichier DADSU et les modifications doivent être alors apportées après calcul du fichier. Procédure à suivre : Menu Paramètres / Paramètres DADSU / Organismes Sur la fiche Organisme concernée : Utiliser la touche de fonction F2ChgCod, le programme va vérifier si un calcul de DADSU a déjà été effectué, si c est le cas, il vous propose une mise à jour automatique du fichier avec le nouveau code. ALFA-PERSONNEL_DADSU_2010_Evolutions.doc Page 11 sur 18

12 Exemple : L organisme de prévoyance P0925 IPRICAS est remplacé par P0953 IONIS Appeler la fiche organisme actuelle P0925 IPRICAS Appuyer sur la touche F2Chg Cod Indiquer le nouveau code : P0953 Si un calcul a déjà été lancé, le message suivant apparait : Si vous souhaitez mettre à jour automatiquement tous les salariés du fichier DADSU déjà calculé, faire F2 Maj DADSU. Rappeler ensuite la nouvelle fiche Organisme pour modifier le libellé. Attention : veiller à ne pas supprimer l intitulé DADSU obligatoire en début de libellé. Il est alors inutile de relancer un calcul de votre fichier. ALFA-PERSONNEL_DADSU_2010_Evolutions.doc Page 12 sur 18

13 4.1.2 Paramétrage des organismes / Affiliations Si vous rencontrez des difficultés dans le paramétrage des numéros d affiliations (code rattachement pour les caisses de retraite ou référence contrat pour les caisses de prévoyance) n hésitez pas à vous reporter au chapitre et de la documentation intitulée ALFA-PERSONNEL_DADSU_Procédure_complète présente sur votre CD de mise à jour. Vous retrouverez un descriptif complet du paramétrage à mettre en place. 4.2 Stagiaires Si vous avez saisi des bulletins pour les stagiaires sur 2010, nous attirons votre attention sur certains points de paramétrage à respecter. Fichier Salarié et Informations Périodes d activité DADSU (Module DADSU) Code statut professionnel doit être égal à 09,10 ou 11 (Codes spécifiques pour les stagiaires) Paramétrage plan de paie (Paramètres/Paramétrage DADSU): S ils dépassent le plafond d exonération, indiquer les postes de cotisations Sécurité sociale spécifiques utilisés, sinon, ne rien indiquer. Indiquer sur la dernière page le poste de calcul ayant servi à saisir la gratification du stage (postes du Brut ou poste du divers). ALFA-PERSONNEL_DADSU_2010_Evolutions.doc Page 13 sur 18

14 4.3 Gestion des bulletins de rappel Un bulletin de rappel effectué en dehors des périodes de présence du salarié (salarié sorti en cours d année ou sur l année précédente), doit respecter les informations suivantes : Code motif Début : 095 (Somme isolée) Date début : premier jour du mois sur lequel est effectué le rappel Code motif Fin : 096 (Somme isolée) Date fin : dernier jour du mois sur lequel est effectué le rappel Les autres informations doivent correspondre à l activité pour laquelle est effectué le rappel. Il est notamment obligatoire de remplir l horaire de référence correspondant au contrat initial du salarié. 4.4 Anomalies sur la présence de montants négatifs Au moment du transfert du fichier DADSU, le message d anomalie suivant peut apparaître : SIREN xxxxxxxxx Salarié xxxxxx Somme des montants fiscaux négative pour l établissement dont le NIC est xxxx (origine taxe sur salaire ou périodes d activité) Pour une ou pour l ensemble des périodes d activité d un salarié Il ne peut y avoir de sommes fiscales négatives sur le fichier DADSU Vous devez mettre à zéro toutes les rubriques fiscales qui ont un montant négatif : Modifications S41 (Taxe sur les salaires) Mettre à zéro tous les montants négatifs Modifications S41 (Périodes d activités) Mettre à zéro les montants négatifs de la partie IMPOTS Une fois les modifications apportées, relancer directement le transfert du fichier SANS repasser par le calcul (vos modification seraient annulées). ALFA-PERSONNEL_DADSU_2010_Evolutions.doc Page 14 sur 18

15 4.5 Salarié avec plusieurs contrats. Salariés avec plusieurs contrats sur le même mois Si un salarié possède plusieurs contrats sur le même mois, la seule méthode reconnue par le programme de calcul de la DADSU est l utilisation des bulletins intermédiaires. Si vous n avez pas utilisé cette option et que vous n avez saisi qu un bulletin mensuel pour l ensemble des contrats du mois, vous ne pourrez pas décomposer les périodes dans le module Informations / période activité. Le calcul obéit à des correspondances entre les périodes et les bulletins historiques, si vous découpez une période mensuelle en plusieurs périodes, cette règle n est plus respectée et une anomalie apparaît. Vous n avez d autre choix que de laisser la période mensuelle. Salariés avec plusieurs contrats CDD Soit un salarié CDD avec les périodes d activités suivantes : Cette situation génère une anomalie bloquante en calcul de la DADSU : Explication :? Pas de bulletin pour la période 03/06 30/06 La première période (01/01 au 01/06) se terminant sur le même mois que la période suivante (03/06 au 30/06), et n ayant qu un seul bulletin pour le mois de juin, le programme ne peut pas attribuer et répartir les montants d un seul bulletin sur deux périodes d activités différentes. Pour corriger cette anomalie, il faut modifier la première période en la clôturant sur un mois différent. Soit : Ainsi, le bulletin du mois de juin sera attribué à une seule période. ALFA-PERSONNEL_DADSU_2010_Evolutions.doc Page 15 sur 18

16 4.6 Base brute et base plafonnée exceptionnelle (Structures S41.G01.02) Nous vous rappelons que ces bases sont à indiquer manuellement en modification S41 (périodes d activité) pour les cotisations retraite se calculant sur une base différente de la base sécurité sociale. Veuillez consulter le cahier des charges V08R10, pages 102 et 103 pour choisir le code type correspondant, il indiquera si le montant saisi doit : Remplacer la base sécurité sociale (=) S ajouter à la base sécurité sociale (+) Ou se retrancher de la base sécurité sociale (-) 4.7 Comment ne pas déclarer un salarié sur le fichier DADSU? Si, pour une raison particulière, vous ne souhaitez pas faire apparaître un salarié sur votre fichier DADSU, vous devez indiquer sur sa fiche salarié un code régime D (pour Divers). Le fichier DADSU ne prend en compte que les salariés en régime S (Sécurité Sociale), il ne sera donc pas pris en compte au moment du calcul. NB : Si vous avez déjà calculé votre fichier, vous devez supprimer le salarié du fichier DADSU avant de faire la modification. ALFA-PERSONNEL_DADSU_2010_Evolutions.doc Page 16 sur 18

17 ANNEXE A IRC et IP : codes DADSU Les informations ci dessous sont disponibles dans la notice d utilisation de l outil de contrôle DADSU-CTL. Ces informations étant régulièrement mises à jour, n hésitez pas à vous y référer pour consulter les dernières modifications. Choisir : Modifications des Organismes de retraite complémentaire : ALFA-PERSONNEL_DADSU_2010_Evolutions.doc Page 17 sur 18

18 Modifications des Organismes de prévoyance : ALFA-PERSONNEL_DADSU_2010_Evolutions.doc Page 18 sur 18