Maîtriser le logiciel de gestion bibliographique EndNote

Transcription

1 Maîtriser le logiciel de gestion bibliographique EndNote Daniela Ziegler Bibliothécaire informationniste Bibliothèque du CHUM Mis à jour par Martin Guillemette et Anik Dumont-Bissonnette Bibliothécaires stagiaires Mai 2015 Formation accréditée SOFEDUC Durée : 2h30 Nombre d UEC : 0,25

2 Table des matières EndNote en quelques mots Créer ou ouvrir une base de données Ajouter des références Chercher le texte intégral Gérer des références EndNote et Word Partager et transférer Fonctions avancées Questions

4 EndNote en quelques mots Créer et gérer une base personnelle de références bibliographiques Saisir manuellement des références Importer automatiquement des références à partir des catalogues, des banques de données bibliographiques, etc. Insérer des références dans un document Word des citations des notes de bas de pages une bibliographie à la fin du texte Employer des modèles de documents prédéfinis pour la publication d articles scientifiques Partager et enrichir entre collègues les collections ou les références

5 Interface de travail Menu (1)

6 Interface de travail Menu (2)

7 Interface de travail Menu (3) Mode: bibliothèque locale EndNote seulement Styles Bibliographiques Créer une nouvelle référence Recherche en ligne Exporter Ouvrir le lien URL Ouvrir le document joint Retourner au document word Recherche rapide dans la bibliothèque EndNote Mode: bibliothèque EndNote intégrale et recherche en ligne Mode: recherche en ligne bibliothèque EndNote temporaire. Copier dans la bibliothèque EndNote locale Importer Trouver texte intégral Insérer citation Format bibliographique Aide Synchronisation avec la version en ligne

8 Table des matières EndNote en quelques mots Créer ou ouvrir une banque de données Ajouter des références Chercher le texte intégral Gérer des références EndNote et Word Partager et transférer Fonctions avancées Questions

9 Créer ou ouvrir une base de données Créer une nouvelle banque de données: cliquer deux fois sur l icône EndNote dont le raccourci se trouve sur le bureau de l ordinateur ou sélectionner le menu : Démarrer > Programmes > EndNote > EndNote Program. choisir l'option Create a new EndNote library, lorsque c est première fois cliquer sur OK les fois suivantes, cliquer sur File > new. Recommandation: Afin de faciliter le transfert des références vers le document Word, évitez de créer plusieurs bases de données EndNote. Ouvrir une base EndNote: Sélectionner File > Open > Open library ou le raccourci clavier Ctrl+O.

10

11 Fonctionnalités principales (1) Sélectionner un élément cliquer sur le bouton gauche de la souris en sélectant une référence OU se déplacer en utilisant les flèches du clavier OU saisir dans la fenêtre de recherche rapide l élément à trouver Sélectionner plusieurs références cliquer sur le bouton gauche de la souris en maintenant la touche Ctrl enfoncée + CTRL Sélectionner une série de références cliquer sur le bouton gauche de la souris et viser la première et la dernière référence d une série en maintenant la touche Shift enfoncée +

12 Fonctionnalités principales (2) Supprimer une référence 1. Sélectionner la référence à supprimer 2. Choisir dans le menu References > Move References to trash OU Cliquer sur le bouton droit de la souris et choisir References > Move References to trash OU Glisser et déposer la référence sélectionnée dans la corbeille, en gardant le bouton gauche de la souris enfoncé OU Utiliser le bouton Suppr du clavier ou encore le raccourci Ctrl+D

13 Fonctionnalités principales (3) Annuler la suppression d une référence Sélectionner puis glisser et déposer les références de la corbeille à l endroit désiré OU Sélectionner puis cliquer sur le bouton droit de la souris et choisir Restore to Library. Visualiser une référence Double-cliquer sur la référence OU Sélectionner la référence ensuite appuyer sur le bouton Entrée OU Utiliser le raccourci Ctrl+E. Fermer une référence cliquer sur le «X» de la notice et non du programme, OU utiliser le raccourci clavier Ctrl+W. Fermer le programme Fermer la notice

14 Fonctionnalités principales (4) Trier Cinq critères de tri sont désignés par défaut (nom d auteur, année, titre, type de référence, et URL)

15 Fonctionnalités principales (5) Trier Pour choisir un autre critère de tri, cliquer sur l intitulé de la colonne désirée Cliquer une deuxième fois pour modifier l'ordre de tri La flèche à côté de l intitulé indique le critère de tri ainsi que l ordre de tri

16 Fonctionnalités principales (6) Trier Pour choisir les critères de tri, sélectionner le menu Tools > Sort Library

17 Table des matières EndNote en quelques mots Créer ou ouvrir une banque de données Ajouter des références Chercher le texte intégral Gérer des références EndNote et Word Partager et transférer Fonctions avancées Questions

18 Ajouter des références PubMed vers EndNote Deux façons d exporter des références depuis PubMed: 1 À l aide d un fichier de connexion qui permet de faire une recherche dans PubMed à partir d EndNote Choisir le mode Recherche en ligne ou Bibliothèque intégrale et ensuite sélectionner une banque de données dans la liste proposée ou ajouter une autre.

19 Recherche dans la banque PubMed à partir d EndNote Attention: les fonctions d interrogation d une banque de données à partir d EndNote sont des fonctions de recherche de base. Le moteur cherchera les articles contenant ces descripteurs et non pas les termes MeSH.

20 Ajouter d autres filtres de connexion Si la banque de données recherchée ne se trouve pas dans la liste proposée, il est possible de l ajouter manuellement Saisir les termes de recherche OU Chercher selon les critères préétablis

21 Ajouter d autres filtres de connexion La banque de données choisie vient de s ajouter à la liste des recherches en lignes

22 PubMed vers EndNote 2 À partir de l interface de recherche PubMed vers EndNote : 1- Faire la recherche dans PubMed, sélectionner les références pertinentes 2- Choisir Send to > File (préciser le format MEDLINE) > Create File 3 - Enregistrer le fichier format.txt sur votre poste informatique puis, importer ce fichier dans EndNote en choisissant le filtre PubMed choisir Send to > Citation manager (pour l importation directe)

23 Ovid vers EndNote À partir de l interface de recherche Ovid vers EndNote 1- faire la recherche, sélectionner les références pertinentes 2- cliquer sur Export > choisir Export to EndNote Cette base de données vous propose différents type de références et le choix d inclure ou non les URL.

24 CINAHL vers EndNote À partir de l interface de recherche CINAHL vers EndNote 1 2 Faire la recherche, sélectionner les références pertinentes et Cliquer sur Aller à: Vue des dossiers

25 CINAHL vers EndNote 3 Sélectionner les références qui vous intéressent et cliquer sur Exporter

27 Chercher le texte intégral Sélectionner les références pour lesquelles on souhaite obtenir le texte intégral et ensuite: References > Find Full Text > Find Full Text Sélectionner les références pour lesquelles on souhaite obtenir le texte intégral et ensuite: Clic droit > Find Full Text > Find Full Text

28 Chercher le texte intégral MmBo

30 Les recherches dans les collections EndNote 1 3a 2 3b 1. Passer en mode intégré 2. Choisir All References 3. Saisir les termes de recherche a. dans le champ de recherche Quick Search OU b. dans la fenêtre à onglets dans la partie supérieure de l écran

31 La gestion de doublons Choisir References >Find Duplicates

32 La gestion de doublons Choisir la référence à conserver ou Cliquer sur Skip pour conserver les deux

33 La gestion de doublons Un fichier temporaire Duplicate References sera crée au dessous du fichier All References Pour changer les champs de comparaison (Author, Year, Title et Reference type ) il faut choisir Edit > Preferences > Duplicates.

34 Insérer des fichiers joints 1. Double-cliquer sur la référence choisie 2. Placer le curseur dans le champ File Attachments 3. Cliquer sur le bouton droit de la souris et sélectionner File Attachments > Attach File > Sélectionner le fichier à télécharger. 4. Il est possible d attacher 45 fichiers maximum en divers formats PDF., DOC., PPT.)

35 Insérer des fichiers joints 1. Cliquer sur la référence choisie 2. Ouvrir l onglet References 3. Sélectionner File Attachments > Attach File > Sélectionner le fichier à télécharger. 4. Il est possible d attacher 45 fichiers maximum en divers formats PDF., DOC., PPT.)

36 Insérer des fichiers joints 5. Désélectionner la référence en cliquant sur une autre afin de mettre à jour votre banque de références 6. Le système vous demandera si vous souhaitez faire la mise à jour. Choisissez Oui. 7. Le raccourci clavier pour attacher un fichier est Ctrl+ Alt+A

37 Insérer des figures 1. Double-cliquer sur la référence choisie 2. Placer le curseur dans le champ Figure 3. Cliquer sur le bouton droit de la souris et sélectionner Figure > Attach Figure > Sélectionner le fichier à télécharger. 4. Il est possible d attacher un seul fichier dans ce champ

38 Insérer des figures 1. Cliquer sur la référence choisie 2. Ouvrir l onglet References 3. Sélectionner Figure> Attach Figure > Sélectionner le fichier à télécharger. 4. Un seul fichier peut être attaché dans ce champ.

39 Insérer des figures Le fichier du champ Figure peut être inséré dans un document Word en utilisant la barre d outils CWYW ou Insert Citation (bouton Insert citation > Find Figure). Cette fonction n est pas disponible pour le champ File Attachments.

40 Annoter les références Gérer toutes les informations concernant un document précis Conserver des extraits de texte qui peuvent être insérés dans une citation Utiliser la fonction Search pour repérer les références et faire le suivi Il est possible d annoter les champs : Abstract, Notes et Research Notes. Ces champs peuvent inclure chaque jusqu à 15 pages d informations (65k) Il est recommandé d utiliser le champ Research Notes puisque les deux autres sont déjà utilisés par la base de données qui a produit la référence

41 Annoter les références

42 Annoter les références Université du Québec propose sur son site Carrefour EndNote une fiche de lecture très utile qui peut être insérée dans le champ Research Notes afin d uniformiser les notes de lecture: Source: consulté le 28 mai 2015

43 La gestion de groupes EndNote permet de créer de groupes de références temporaires ou permanents qui peuvent être gérés automatiquement ou manuellement selon vos besoins informationnels.

44 Le Group Set Group set est l intitulé d une série d autres groupes. Lors de la création d une nouvelle base de références EndNote, un Group set nommé My Groups est créé automatiquement. Pour créer un nouveau Group set il y a deux options: 1- Cliquer sur le bouton droit de souris dans la colonne de gauche. Choisir Create Group Set. 2- Choisir l onglet Groups et ensuite Create Group Set

45 Le Group Le Group est un groupe simple dans lequel on ajoute manuellement de références. Pour créer un nouveau Group il y a deux options: 1- Cliquer sur le bouton droit de souris dans la colonne de gauche. Choisir Create Group. 2- Choisir l onglet Groups et ensuite Create Group.

46 Le Group Pour déposer une référence dans un groupe il faut: Cliquer sur le bouton droit de la souris et choisir: Add References To > Group Sélectionner la références ensuite glisser déposer dans le groupe sélectionné (en gardant le bouton gauche de la souris enfoncé)

47 Le Group Lorsqu une référence est supprimée d un groupe avec l option Cut elle restera disponible dans le fichier Unfiled. Lorsqu une référence est supprimée d un groupe avec l option Move References to Trash elle sera supprimée aussi dans All References. Les références se retrouvent dans ce cas dans la poubelle, d où, elles peuvent être restaurées au besoin.

48 Le Smart Group automatisé Le Smart Group est un groupe dont le fonctionnement automatisé est basé sur une équation de recherche dans la base de références EndNote. Il est impossible d ajuter de références manuellement Deux modalités pour créer ce type de groupe: 1. Sélectionner Group Set et cliquer sur le bouton droit de la souris ensuite choisir Create Smart Group 1a. Saisir l équation de recherche 1b. Sélectionner Create

49 Le Smart Group automatisé 2. Saisir une équation de recherche dans l interface principale Choisir Options > Convert to Smart Group Attention: Lorsqu une référence d un Smart Group est supprimée (Cut ou Move Reference to Trash) elle sera automatiquement supprimée dans All References et envoyée à la corbeille. Si un Smart Group est supprimé, les références contenues ne seront pas éliminées de All References.

50 Le groupe formé de groupes Il est possible de créer de groupes composés de groups et de smart groups Cliquer sur le bouton droit de la souris dans la colonne de gauche Choisir Create From Groups Choisir les groups et les smart groups à combiner ainsi que les opérateurs à combiner et ensuite cliquer sur Create

51 Le groupe formé de groupes Attention: Lorsqu une référence d un From Groups est supprimée (Cut ou Move Reference to Trash) elle sera automatiquement supprimée dans All References et envoyée à la Corbeille. Si un From Groups est supprimé, les références contenues ne seront pas éliminées de All References.

53 Styles bibliographiques Déterminent la façon dont les éléments bibliographiques d'un document sont organisés ou formatés Les styles APA 6th, Chicago 15th, Vancouver, MLA 6th, Author-Date, Numbered sont les plus utilisées en milieu universitaire De façon générale, les styles se regroupent dans deux types: auteur/date ou numérique (numbered). Les styles bibliographiques adaptés afin de répondre au besoin des utilisateurs francophones (UdeM):

54 Styles bibliographiques APA 6th (type auteur/date) Bibliographie : Feldman, P., Due, M. R., Ripsch, M. S., Khanna, R., & White, F. A. (2012). The persistent release of HMGB1 contributes to tactile hyperalgesia in a rodent model of neuropathic pain. J Neuroinflammation, 9(1), 180. doi: / Citation dans le texte : (Feldman, Due, Ripsch, Khanna, & White, 2012) Style Vancouver (type numérique) Bibliographie : 1. Feldman P, Due MR, Ripsch MS, Khanna R, White FA. The persistent release of HMGB1 contributes to tactile hyperalgesia in a rodent model of neuropathic pain. Journal of neuroinflammation. 2012;9(1):180. Epub 2012/07/25. Citation dans le texte: (1) UdeM: Citer selon les normes de l'apa. Citer-selon-les-normes-de-l-APA UdeM: Citer selon le style Vancouver. Citer-selon-le-style-Vancouver

55 Styles bibliographiques Pour visualiser les références en différents styles dans EndNote:

56

57 Styles bibliographiques Pour choisir un style bibliographique précis à partir de Word:

58 Word Lorsque le programme EndNote est installé la barre d'outils CWYW (Cite While You Write) est installée automatiquement dans l interface du logiciel Word Elle permet d insérer des références facilement et de produire automatiquement des bibliographies Cinq étapes faciles pour produire une bibliographie: 1. positionner le curseur dans le texte; 2. cliquer sur le bouton Go to EndNote 3. sélectionner les références souhaitées dans EndNote avec Ctrl + clic 4. retourner dans le document et cliquer sur Insert Citation > Insert Selected Citation 5. sélectionner un style dans la colonne Bibliography

59 Word Attention: Pour créer plusieurs bibliographies dans le même document, il faut: Insérer des sauts de page dans le document Word (Mise en page > Sauts de pages > Page suivante) Le style bibliographique choisi doit contenir le mot «sections» Un seul style peut être appliqué à l ensemble du document

60 Formater une référence Formater Word 2003 cliquer sur l'icône Format Bibliography de la barre d outils EndNote Word 2007 et 2010 cliquer sur le bouton Update Citations and Bibliography Déformater Cliquer sur Convert Citations and Bibliography > Convert to Unformatted Citations

61 Modifier une citation Pour modifier les éléments de la citation: Positionner le curseur dans une citation formatée et choisir Edit & Manage Citation(s) Sélectionner une des options de l onglet Edit Citation

62 Modifier une citation Attention: Il ne faut jamais modifier manuellement une citation formatée puisque toutes les modifications seront perdues à la prochaine action de mise à jour des notices. Il est indiqué d utiliser la fonction Edit and Manage Citation(s) car elle permet certaines modifications dans le texte.

63 Création d une bibliographie indépendante en Word 1. Choisir un style bibliographique en EndNote 2. Sélectionner les références Ctrl enfoncé + clic 3. Cliquer sur le bouton droit de la souris et sélectionner Copy Formatted 4. Positionner le curseur dans le text Word à l endroit souhaité et choisir Accueil > Coller ou Ctrl enfoncé + V 5. Cette bibliographie n a aucun lien actif avec EndNote.

64 Impression d une bibliographie 1. Sélectionner les références à imprimer Ctrl enfoncé + clic gauche de la souris 2. Choisir un style bibliographique 3. Cliquer sur l onglet Print Preview et ensuite sur Imprimer

65 Exporter une bibliographie 1. Sélectionner les références à exporter Ctrl enfoncé + clic gauche de la souris 2. Choisir un style bibliographique 3. Cliquer sur l onglet File > Export 4. Nommer le fichier et choisir un format (le format RTF est plus proche du format Word).

66 Créer une bibliographie thématique 1. Sélectionner dans l onglet Tools > Subject Bibliography 2. Choisir les champs en fonction desquels les références seront organisées (Ex: Keywords) 3. Cliquer sur OK > Choisir Select All > OK 4. Cette bibliographie peut être modifiée (le bouton Layout), sauvegardée ou imprimée.

67 Créer une bibliographie thématique

68 Créer une bibliographie thématique

69 Modèle de document Un modèle prédéfinit la mise en page d un document selon les normes éditoriales des revues et des éditeurs. Un modèle de document est un outil d'aide à la rédaction et à la publication.

71 Partager et transférer Le format compressé Une base de données EndNote est composée de deux fichiers: un fichier en format.enl et un fichier en format.data. Pour transmettre et partager une base de données EndNote il faut compresser son contenu dans un fichier de type.enlx. Attention: En ouvrant un fichier.enlx, la base de données EndNote précédente, portant le même nom, sera éliminée sans préavis.

72 Le format compressé Choisir File > Compressed Library (.enlx) Sélectionner des options en fonction de vos besoins informationnels

73 Fusionner deux BD EndNote Ouvrir les deux bases de données EndNote Sélectionner toutes les références d une BD (Ctrl enfoncé + A) et les transférer dans l autre BD par glisser-déposer ou cliquer sur le bouton droit de la souris et choisir Copy References To

74 EndNote Web EnNote locale Sync with EndNote Web Edit > Preferences > Sync.

75

77 Fonctions avancées Édition en lot C est une fonction très pratique pour corriger les fautes d orthographe qui se répètent à plusieurs endroits. Edit > Change text Saisir le terme à corriger Saisir le terme correct Choisir Change

78 Fonctions avancées Modification de titres de colonnes Il est possible de modifier les intitulés de colonnes dans la fenêtre principale Edit > Preferences > Display Field.

79 Fonctions avancées Modification de styles Afin de modifier la mise en page des bibliographies, des citations et des notes de bas de pages, il est important de modifier les éléments du style appliqué au document. Edit > Output Styles > Open Style Manager. * Il est fortement recommandé de conserver le style original et d enregistrer le nouveau style sous un autre nom. Pour plus d informations

81 EndNote Des questions?

82 EndNote Bibliographie Tutoriel EndNote, Université de Montréal. Bibliothèques, consulté le 5 mars 2014 Carrefour EndNote, Université du Québec, consulté le 16 août 2012 EndNote X7 Online User Guide, Thomson Reuters, consulté le 5 mars 2014