NOTIFICATION OF AN A GRADE VACANCY NATO INTERNATIONAL STAFF OPEN TO NATIONALS OF NATO MEMBER STATES ONLY

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1 NOTIFICATION OF AN A GRADE VACANCY NATO INTERNATIONAL STAFF OPEN TO NATIONALS OF NATO MEMBER STATES ONLY LOCATION: NATO Headquarters, Brussels, Belgium DIVISION: EXECUTIVE MANAGEMENT HQ SUPPORT AND TRANSFORMATION INFRASTRUCTURE AND FACILITIES MANAGEMENT FRONT OFFICE TITLE: Project Manager GRADE: A3* * Pending budgetary approval of the post creation SECURITY CLEARANCE: NS VACANCY N : SUMMARY The role of Infrastructure and Facilities Management (IFM) is to support NATO s political and decision-making processes by managing and maintaining the NATO Headquarters site. IFM provides the International Staff (IS), International Military Staff (IMS), national Delegations, Partners, independent bodies and all others accommodated at NATO Headquarters, with facility management services. IFM is responsible for the overall management, supervision and technical and financial control of all in-sourced and outsourced facility, maintenance, transportation and logistics services, major and minor investment projects and asset and inventory management in support of NATO Headquarters functions. Under the supervision of the Head, Infrastructures and Facilities Management, the incumbent is responsible for the management and coordination of facility management and large-scale projects. He/she is responsible for the establishment, management and update of the IFM short and long-term operations and project-planning based on established operational and strategic initiatives, budget and resource limitations and other organisational considerations. He/she is also responsible for the management of a portfolio of projects, ensuring all project time, cost and functionality parameters remain within established and approved limits. He/she leads the evaluation of projects and post-implementation in support of Organizational quality assurance and process improvement goals. He/she assists in the development of service project and budget forecasts. -1-

2 2. QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE ESSENTIAL The incumbent must: possess a university degree, with a specialisation in architecture or an equivalent relevant degree at a master level; have at least 10 years of experience in managing construction and/or facility management related projects or programmes, of which at least 3 years is in a facility management environment; have a good knowledge of Host Nation Belgium s regulations and legislation in the domains of: Building, Fire and workplace regulations and general Building standardisation; possess knowledge of building and facility management related software packages; in particular AutoCAD, Facility Management Information System (FMIS) and other specialised engineering and architectural software; have at least 2 years of managerial responsibilities in a client support organisation; be able to direct and oversee a project team composed of a wide variety of entities (both internal and external); possess a project management certification, preferably Prince 2 Practitioner or Project Management Professional (PMP); demonstrate the capacity to draft technical specifications for calls for bids and bid evaluation in the domain of building construction, modification and renovation; have experience in all aspects of contract management and have a demonstrated capability to manage and monitor the performance of external service providers; demonstrate a thorough understanding of the NATO HQ international environment and related business processes and demonstrate the capability to work effectively within this environment; have excellent interpersonal, negotiation and communication skills; be competent with off-the-shelf analytical tools and software (e.g. MS Excel, Word, Outlook, PowerPoint and Project); possess the following minimum levels of NATO s official languages (English/French): V ( Advanced ) in one; III ( Intermediate ) in the other; have the flexibility to work unsocial hours in response to crises and urgent requirements. 3. MAIN ACCOUNTABILITIES Expertise Development Identify and document the links between the projects scopes and wider Organizational objectives. Provide accurate estimates of the necessary resources and establish potential sourcing and budgetary strategies. Help manage the issue resolution process and take corrective action as necessary. Help develop a coherent vision and strategy for the modification and improvement of the operations and maintenance of the facilities. Lead the definition and update of projects governance models, project management processes and best practices, standards, methodologies, templates and monitoring & reporting tools, in -2-

3 accordance with Prince 2 methodology. Coordinate project quality assurance and lessons learned with the Head Business Support Services. Project Management Assure overall project coordination in the facilities management environment and for the project management of large sale projects. Establish the annual overall IFM project management plan based on prioritisation guidance from the Head, IFM, as well as internal and external resources. Implement projects into a larger programme or portfolio from which they are transferred to the appropriate service or project manager: Categorise the initiative in a broader context, based on an analysis of the financial, risk, benefits and business needs of the project. Ensure the overall project planning of projects is well balanced and based on an analysis of operational and strategic objectives, interdependencies, timelines and available resources or consultations with the Sections managers and project stakeholders. Recommend priorities and requirements for additional external resources. Act as the overall IFM project manager who clarifies projects scopes and definitions and validates them together with the other Sections managers. Identify the risks associated with delivering projects and plan for contingencies throughout the life of the projects. Ensure that the deliverables of the projects have met the appropriate levels of quality, deadlines and budget, in accordance with the programme plan and governance arrangements. Act as a project manager for large scale projects or programmes. Information Management Establish and maintain clear lines and methods of reporting and control, as well as effective communication flows across stakeholders. People Management Assign roles and responsibilities for stakeholders and team members. Stakeholder Management Identify key stakeholders, their interests and expectations. Establish roles and responsibilities of all those involved in a given project. Collaborate closely with the projects owners in order to monitor and oversee projects on an ongoing basis up to a project s sequence level. Knowledge Management Evaluate the feasibility of project plans and ensure the specific tasks are achievable and measurable. Escalate issues and draft reports whenever necessary. Lead the postimplementation review by evaluating project results, including client satisfaction, benefits, review of the business case, etc. at the levels of the project, the Section, the Service and the Organization. Use these reviews for supporting the Head of Section in establishing forecasts for future projects budgets and planning. Perform any other related duty as assigned. 4. INTERRELATIONSHIPS The incumbent collaborates closely with the Business Support Section Head. He/she coordinates regularly with the Heads of other Sections: Space Management, Building -3-

4 Maintenance, and Technical Services. He/she assigns responsibilities for stakeholders and team members. Direct reports: N/a Indirect reports: N/a. 5. COMPETENCIES The incumbent must demonstrate: Achievement: Works to meet standards; Analytical Thinking: Sees multiple relationships; Clarity and Accuracy: Checks own work; Conceptual Thinking: Applies learned concepts; Customer Service Orientation: Takes personal responsibility for correcting problems; Empathy: Is open to others perspectives; Impact and Influence: Takes multiple actions to persuade; Initiative: Is decisive in a time-sensitive situation; Teamwork: Solicits inputs and encourages others. 6. CONTRACT Contract to be offered to the successful applicant (if non-seconded): Definite duration contract of three years; possibility of renewal for up to three years, during which the incumbent may apply for conversion to an indefinite duration contract. Contract clause applicable: In accordance with the contract policy, this is a post in which turnover is desirable for political reasons in order to be able to accommodate the Organisation's need to carry out its tasks as mandated by the Nations in a changing environment, for example by maintaining the flexibility necessary to shape the Organisation's skills profile, and to ensure appropriate international diversity. The maximum period of service foreseen in this post is 6 years. The successful applicant will be offered a 3-year definite duration contract, which may be renewed for a further 3- year period. However, according to the procedure described in the contract policy the incumbent may apply for conversion to an indefinite contract during the period of renewal and no later than one year before the end of contract. If the successful applicant is seconded from the national administration of one of NATO s member States, a 3-year definite duration contract will be offered, which may be renewed for a further period of up to 3 years subject also to the agreement of the national authority concerned. The maximum period of service in the post as a seconded staff member is six years. Serving staff will be offered a contract in accordance with the NATO Civilian Personnel Regulations. -4-

5 7. HOW TO APPLY: Applications must be submitted using one of the following links, as applicable: For NATO civilian staff members only: please apply via the internal recruitment portal (for more information, please contact your local Civilian HR Manager); For all other applications: ADDITIONAL INFORMATION: Due to the broad interest in NATO and the large number of potential candidates, telephone or enquiries cannot be dealt with. Appointment will be subject to receipt of a security clearance (provided by the national Authorities of the selected candidate) and approval of the candidate s medical file by the NATO Medical Adviser. Applicants who are not successful in this competition may be offered an appointment to another post of a similar nature, albeit at the same or a lower grade, provided they meet the necessary requirements. Please note that we can only accept applications from nationals of NATO member countries. NATO as an employer values diverse backgrounds and perspectives and is committed to recruiting and retaining a diverse and talented workforce. NATO welcomes applications of nationals from all Member States and strongly encourages women to apply. Please note that the International Staff at NATO Headquarters in Brussels, Belgium is a non-smoking environment. -5-

6 NOTIFICATION DE LA VACANCE D'UN POSTE DE GRADE «A» SECRÉTARIAT INTERNATIONAL DE L'OTAN POSTE OUVERT AUX SEUL(E)S RESSORTISSANT(E)S DES ÉTATS MEMBRES DE L'OTAN LIEU D'AFFECTATION : Siège de l'otan (Bruxelles Belgique) DIVISION : GESTION EXÉCUTIVE SOUTIEN ET TRANSFORMATION DU SIÈGE GESTION DES INFRASTRUCTURES ET DES INSTALLATIONS ÉQUIPE DE DIRECTION INTITULÉ : Gestionnaire de projets GRADE : A3* * Sous réserve de l approbation par les autorités budgétaires de la création de ce poste. HABILITATION DE SECURITE : NS POSTE VACANT N : RÉSUMÉ Le Service Gestion des infrastructures et des installations (IFM) a pour mission de soutenir les processus politiques et de prise de décisions de l OTAN en assurant la gestion et la maintenance du site du Siège. L IFM fournit des prestations multiservices/multitechniques (facility management) au Secrétariat international (SI), à l État-major militaire international (EMI), aux délégations des pays membres et des pays partenaires, aux organismes indépendants, ainsi qu à toutes les autres entités implantées au siège de l OTAN. L IFM est chargé d assurer la gestion globale, la supervision et le contrôle technique et financier de l ensemble des services internes et externalisés d'aménagement, de maintenance, de transport et de logistique, ainsi que des petits et grands projets d investissement. Il est également responsable de la gestion des actifs et des stocks nécessaires au soutien des différentes fonctions du Siège. Sous la supervision du/de la chef de l IFM, le/la titulaire est chargé(e) de gérer et de coordonner les prestations multiservices/multitechniques et les projets de grande ampleur. Il/Elle est chargé(e) d établir, de gérer et de tenir à jour la planification des interventions et des projets à court et à long terme de l IFM en fonction des initiatives opérationnelles et stratégiques prévues, dans la limite du budget et des ressources disponibles et compte tenu des autres impératifs d ordre organisationnel. Il/Elle est également chargé(e) de gérer un portefeuille de projets et de veiller au respect du calendrier, des coûts et des paramètres de fonctionnalité fixés pour chacun des projets. -6-

7 Il/Elle est responsable de l évaluation des projets en cours et après exécution aux fins de l assurance qualité et de l amélioration des processus au sein de l Organisation. Il/Elle apporte son concours à l établissement de prévisions s agissant des projets et du budget du service. 2. QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE ACQUIS ESSENTIELS Le/La titulaire du poste doit : avoir un diplôme universitaire en architecture ou un diplôme de niveau master dans une discipline pertinente ; avoir au moins dix ans d expérience de la gestion de projets ou programmes relatifs à la construction et/ou au facility management, dont au moins trois ans dans un environnement de facility management ; avoir une bonne connaissance de la réglementation et de la législation de la Belgique (pays hôte) dans les domaines suivants : construction, normes incendie, protection sur le lieu de travail, et normes générales applicables dans la construction ; avoir une connaissance des progiciels de gestion de bâtiments et de facility management, en particulier AutoCAD, FMIS (Facility Management Information System) et d autres logiciels spécialisés utilisés en ingénierie et en architecture ; avoir au moins deux ans d expérience des fonctions de gestion au sein d'une structure de soutien clients ; être capable de diriger et de superviser une équipe de projet composée d entités très diverses (tant internes qu externes) ; posséder une certification en gestion de projet, de préférence Prince 2 Practitioner ou PMP (Project Management Professional) ; avoir la capacité avérée de rédiger des spécifications techniques en vue d appels d offres et d évaluer des offres dans le domaine de la construction, de la modification et de la rénovation de bâtiments ; avoir de l expérience dans tout ce qui concerne la gestion de contrats et avoir la capacité avérée de gérer et de contrôler les performances de prestataires extérieurs ; justifier d une connaissance approfondie de l environnement international du siège de l OTAN et de ses processus métiers, et se montrer capable de travailler efficacement dans cet environnement ; avoir d excellentes aptitudes aux relations interpersonnelles, à la négociation et à la communication ; savoir se servir des outils d analyse et des logiciels standard (p. ex. MS Excel, Word, Outlook, PowerPoint et Project) ; avoir au minimum le niveau de compétence V («avancé») dans l une des deux langues officielles de l OTAN (anglais/français), et le niveau III («intermédiaire») dans l autre ; être disposé(e) à travailler en dehors des heures normales de service en cas de crise ou d urgence. -7-

8 3. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES Développement de l expertise Met en évidence et consigne les liens entre le périmètre des projets et les objectifs généraux de l Organisation. Fournit des estimations précises des ressources nécessaires et établit des stratégies possibles en matière de sourcing et de budget. Contribue à la gestion du processus de résolution des problèmes et aux éventuelles mesures correctives. Contribue à l application d une vision et d une stratégie cohérentes afin de faire évoluer et de perfectionner le fonctionnement et la maintenance des installations. Assume un rôle directeur dans la définition et la tenue à jour des modèles de gouvernance et des processus de gestion des projets, des bonnes pratiques, des normes, des méthodes, des modèles et des outils de contrôle et de compte rendu, conformément à la méthode Prince 2. Coordonne l assurance qualité et les enseignements tirés des projets avec le/la chef (soutien des activités). Gestion de projet Assure la coordination générale des projets menés dans l'environnement facility management, et la gestion de projets de grande ampleur. Établit chaque année le plan de gestion global des projets de l IFM sur la base des priorités définies par le/la chef de l IFM, et compte tenu des ressources internes et externes. Fait exécuter les projets dans le cadre d un programme ou d un portefeuille général, à partir duquel ces projets sont confiés au service ou au chef de projet compétent : détermine la catégorie générale de l initiative, sur la base d une analyse du risque financier, des bénéfices et des besoins métiers du projet. Veille à ce que la planification générale des projets concilie tous les impératifs et soit fondée soit sur l analyse des objectifs opérationnels et stratégiques, des interdépendances, des délais à respecter et des ressources disponibles, soit sur le résultat de la consultation des chefs de section et des parties prenantes aux projets. Formule des recommandations sur les priorités et les besoins s agissant du recours à des ressources externes supplémentaires. Assume le rôle de principal chef de projet de l IFM et, à ce titre, précise le périmètre et les contours des projets et les valide en concertation avec les chefs de section. Détermine les risques associés à l exécution des projets et gère les imprévus sur toute la durée des projets. Veille à ce que les produits des projets soient du niveau de qualité adéquat et soient fournis à temps, dans les limites budgétaires et conformément au plan et aux modalités de gouvernance du programme. Assume la fonction de gestionnaire des projets ou programmes de grande ampleur. Gestion de l information Établit et maintient des lignes hiérarchiques et des méthodes claires pour le compte rendu et le contrôle, et s assure de l efficacité de la communication entre les parties prenantes. Gestion des personnes Répartit les rôles et les responsabilités entre les parties prenantes et entre les membres des équipes. Gestion des parties prenantes Identifie les principales parties prenantes et cerne leurs intérêts et leurs attentes. Détermine, pour chaque projet, les rôles et les responsabilités de tous ceux qui sont amenés à y prendre part. Collabore étroitement avec les commanditaires des projets afin de contrôler et de superviser chacun des projets au niveau des séquences de celui-ci. -8-

9 Gestion des connaissances Évalue la faisabilité des projets prévus et s assure que les tâches à prévoir sont réalisables et que leur degré d'exécution est mesurable. Signale les problèmes à la direction et en rend compte par écrit si nécessaire. Est responsable de l évaluation des projets après exécution et, à ce titre, évalue les résultats satisfaction des clients, bénéfices, respect du business case, etc. à l échelle du projet, de la section, du service et de l Organisation. Utilise les résultats de ces évaluations pour aider le/la chef de section à établir des prévisions s agissant de la planification de projets ultérieurs et des budgets correspondants. S acquitte de toute autre tâche en rapport avec ses fonctions qui pourrait lui être confiée. 4. STRUCTURE ET LIAISONS Le/La titulaire du poste collabore étroitement avec le/la chef (soutien des activités). Il/Elle se met régulièrement en rapport avec les chefs des Sections Aménagement des espaces, Gestion des bâtiments et Services techniques. Il/Elle répartit les responsabilités entre les parties prenantes et les membres des équipes. Nombre de subordonné(e)s direct(e)s : sans objet. Nombre de subordonné(e)s indirect(e)s : sans objet. 5. COMPÉTENCES Le/La titulaire du poste doit faire preuve des compétences suivantes : Recherche de l excellence : travaille dans le respect des normes. Réflexion analytique : discerne les relations multiples. Clarté et précision : vérifie son travail. Réflexion conceptuelle : applique les concepts acquis. Souci du service au client : s engage personnellement à résoudre les problèmes. Empathie : est ouvert(e) aux points de vue des autres. Persuasion et influence : prend différentes mesures à des fins de persuasion. Initiative : fait preuve de décision dans les situations où il faut agir sans attendre. Travail en équipe : sollicite des contributions et encourage les autres. 6. CONTRAT Contrat proposé (hors détachement) : contrat d'une durée déterminée de trois ans, renouvelable pour une période de trois ans maximum, au cours de laquelle le/la titulaire pourra demander qu'il soit transformé en contrat de durée indéterminée. Clause contractuelle applicable : Conformément à la politique des contrats, il s'agit d'un poste auquel il est souhaitable, pour des raisons politiques, d'assurer une rotation de manière à pouvoir répondre au besoin qu'a -9-

10 l'organisation d'exécuter les tâches qui lui sont confiées par les pays dans un environnement en constante évolution, notamment en préservant la souplesse nécessaire à l'adaptation de son profil de compétences, et de veiller au degré de diversité approprié à son caractère international. La durée de service maximale prévue à ce poste est de six ans. La personne retenue se verra offrir un contrat d'une durée déterminée de trois ans, qui pourra être reconduit pour une période de trois ans. Toutefois, conformément à la procédure décrite dans la politique des contrats, elle pourra demander, au plus tard un an avant l'expiration de la deuxième période, que son contrat soit transformé en contrat de durée indéterminée. Si la personne retenue est détachée de l'administration d'un État membre de l'otan, elle se verra offrir un contrat d'une durée déterminée de trois ans, qui, sous réserve de l'accord des autorités nationales concernées, pourra être reconduit pour une période de trois ans maximum. À ce poste, la durée de service d'un agent détaché n'excède pas six ans. Les agents en fonction se verront offrir un contrat conforme aux dispositions du Règlement du personnel civil de l'otan. 7. COMMENT POSTULER Les candidatures doivent être soumises via l'un des liens suivants : Pour les membres du personnel civil de l OTAN seulement : veuillez postuler via le portail interne de recrutement (pour plus d informations, veuillez contacter votre Responsable Ressources humaines civil) ; Pour tous les autres candidats : INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES En raison du vif intérêt suscité par l'otan et du nombre élevé de candidatures potentielles, il ne pourra pas être donné suite aux demandes de renseignements adressées par téléphone ou par courrier électronique. La nomination se fera sous réserve de la délivrance d'une habilitation de sécurité par les autorités du pays dont le/la candidat(e) retenu(e) est ressortissant(e) et de l'approbation de son dossier médical par le/la médecin-conseil de l'otan. Les candidat(e)s qui ne seront pas retenu(e)s pour ce poste pourront se voir offrir un poste analogue, au même grade ou à un grade inférieur, pour autant qu'ils/elles remplissent les conditions requises. On notera que seules les candidatures de ressortissant(e)s de pays de l OTAN pourront être acceptées. En tant qu employeur, l OTAN attache un grand prix à la diversité des parcours et des expériences, et elle est déterminée à recruter et à fidéliser des personnes talentueuses issues d horizons divers. L Organisation reçoit les candidatures de ressortissants de tous les pays membres, et encourage fortement les femmes à postuler. Veuillez noter que le Secrétariat international de l'otan est un environnement sans tabac. -10-

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