Etre Néo-responsable. Version 4

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1 Etre Néo-responsable Version 4

2 Néo-Soft est engagé depuis ses débuts dans une démarche RSE, Entreprise Responsable. Une labellisation RSE LUCIE est en cours de mise en place. Qu est-ce que la RSE? Dans RSE, il y a le mot «responsable» très à la mode. Ce concept correspond à l'intégration dans l activité de l'entreprise des préoccupations sociales, environnementales et économiques ainsi que de leurs interactions avec les différentes parties prenantes (salariés, clients, fournisseurs). Pour beaucoup d entreprises, la difficulté, c est le pilier social, pour Néo-Soft ce n est pas le cas, puisque la démarche fait partie du modèle. Nous avons un modèle social très avancé pour notre domaine. Nos différences : o Zéro Mobilité, pour maintenir l'équilibre vie personnelle / vie professionnelle, o Suppression de la Période d Essai employeur, o Pas de clause de non-concurrence, de dédit de formation, de non débauche, o Un Compte Epargne Temps, qui permet de stocker des congés non pris d une année sur l autre, o Des accords d entreprise gagnant-gagnant, une mutuelle santé et prévoyance de haut niveau Cela dit : o Nous y sommes habitués, et parfois, en interne, ce modèle fait figure de standard, de «normalité». Or, ce n est pas le cas, c est mieux que «normal». o Puisque toutes les SSII racontent les mêmes choses, il est parfois bien difficile de faire valoir ce modèle à l embauche. La seule différence, c est que, chez Néo-Soft, c est juste vrai! Une certification a le mérite de le faire officialiser par un organisme externe. Page 2 sur 24

3 Après, forcément, le modèle a des conséquences sur d autres dimensions, notamment: o La transparence, o Le respect, o L écoute, o Les budgets formation, o La progression de carrière. Ce projet nécessite un engagement commun de la part de l ensemble des parties prenantes et a pour but d obtenir une amélioration de la satisfaction à la fois des clients, des collaborateurs et de l entreprise. Laurent FLORENTIN PDG Page 3 sur 24

4 DEFINITION DE LA RSE 5 LES AXES DE DEVELOPPEMENT DURABLE POUR NEO-SOFT 6 LA DIMENSION HUMAINE.. 8 LA DIMENSION CLIENTS LA DIMENSION FOURNISSEURS. 18 LA DIMENSION ENVIRONNEMENT.. 20 ANCRAGE TERRITORIAL 23 CONCLUSION 24 Page 4 sur 24

5 Le développement durable se veut un processus de développement qui concilie l'écologique, l'économique et le social et établit un cercle vertueux entre ces trois pôles. C'est un développement, économiquement efficace, socialement équitable et écologiquement soutenable. Il est respectueux des ressources naturelles et des écosystèmes, support de vie sur Terre, qui garantit l'efficacité économique, sans perdre de vue les finalités sociales du développement que sont la lutte contre la pauvreté, contre les inégalités, contre l'exclusion et la recherche de l'équité. Tous les secteurs d'activité sont concernés par le développement durable. Cette notion de développement durable est d ailleurs de plus en plus souvent intégrée à la notion globale de Responsabilité Sociétale, qui est la contribution des entreprises aux enjeux du développement durable. Au sens de la norme ISO 26000, la Responsabilité Sociétale d une Entreprise c'est la responsabilité que cette entreprise a vis-à-vis des impacts de ses décisions et activités sur la société et l'environnement, se traduisant par un comportement éthique et transparent qui : contribue au développement durable y compris à la santé des personnes et au bien-être de la société, prend en compte les attentes des parties prenantes, respecte les lois en vigueur et est compatible avec les normes internationales, est intégré dans l ensemble de l organisation et mis en œuvre dans ses relations. Page 5 sur 24

6 Depuis sa création, Néo-Soft a mis en place un système d assurance qualité. Ce système a été certifié par AFNOR. Il repose sur une approche originale dans l esprit de la démarche «Qualité Totale», basée sur la triple satisfaction (Client, Personnel, Entreprise), plutôt que sur la seule maîtrise des processus. Optimisation du système selon ces 3 axes : S assurer la confiance de nos CLIENTS en répondant au mieux à leurs demandes à la fois explicites et implicites grâce à un service marqué par la réactivité, le professionnalisme et la mesure de la satisfaction. Favoriser l initiative, l implication des personnes et le développement des talents de l ensemble du PERSONNEL, tant technique, qu administratif & commercial, en particulier par le suivi réactif, une réelle volonté de capitaliser les acquis, et une recherche permanente de sources d amélioration et de progrès. Assurer la pérennité de l ENTREPRISE par une gestion responsable et dynamique. Le groupe Néo-Soft est certifié ISO 9001 depuis octobre Sur la volonté de sa Direction, Néo-Soft intègre désormais les notions de Développement Durable via ces 3 axes d améliorations recherchées en se basant sur la norme ISO «Responsabilité sociétale». L'ISO présente des lignes directrices pour tout type d'organisation cherchant à assumer la responsabilité des impacts de ses décisions et activités. Pour Néo-Soft, le principe de développement durable s intègre au principe de base de recherche d amélioration du Système de Management de la Qualité. Page 6 sur 24

7 C est dans ce contexte que Néo-Soft a décidé de s engager dans une démarche de labellisation LUCIE. LUCIE est un label qui permet d évaluer, compléter, structurer, promouvoir et valoriser les actions et engagements RSE des entreprises. Les 7 engagements Lucie sont : respecter les intérêts des clients et des consommateurs, préserver l environnement, valoriser le capital humain, agir avec loyauté et responsabilité sur les marchés, respecter les droits fondamentaux de la personne, conjuguer les intérêts de l entreprise et l intérêt général, assurer la transparence du système de décision et de contrôle. Au travers de sa stratégie de développement durable, Néo-Soft met tout en œuvre pour limiter les risques qui pourraient impacter la pérennité de ses activités. De plus, plusieurs actions sont définies pour satisfaire au mieux nos collaborateurs, nos clients et nos actionnaires : un suivi régulier et de proximité, une reconnaissance des capacités humaines et pas uniquement techniques, une convivialité et de la transparence dans les échanges, des échanges techniques et humains entre les collaborateurs, des formations régulières, et enfin une stabilité géographique. Page 7 sur 24

8 TRANSPARENCE Etre Néo-responsable, c est être transparent tout au long de la phase de recrutement : en formalisant les besoins et en ciblant les profils à travers un document formel transmis à l entité sourcing du groupe, en expliquant au candidat le déroulement du processus de recrutement dès le premier contact avec celui-ci, en présentant des contrats simples, clairs et individualisés, en proposant un kit d accueil aux nouveaux embauchés pour une meilleure connaissance de la documentation interne (livret d accueil) et de la documentation légale relative à l entreprise (Néo-Soft pratique). EGALITE DES CHANCES Etre Néo-responsable, c est respecter l égalité professionnelle : en veillant à la non discrimination par une sensibilisation de nos collaborateurs et en particulier des équipes des ressources humaines,, Page 8 sur 24

9 en signant des chartes d engagement comme la charte de la «Diversité», «A compétence égale» et «Tremplin Jeunes Apec», en accompagnant des jeunes dans leur formation via des propositions de stages et de contrats de professionnalisation. OBJECTIVITE Etre Néo-responsable, c est faire preuve d objectivité dans le recrutement des candidats : en formant toutes les personnes prenant part au processus de recrutement, en s appuyant sur des grilles d évaluation identiques pour tous les candidats pour ne pas laisser de place à l interprétation et à la subjectivité : Savoir faire : Compétences Savoir être : Comportements, Valeurs Pouvoir faire : Potentiel Page 9 sur 24

10 EQUILIBRE VIE PROFESSIONNELLE VIE PERSONNELLE Etre Néo-responsable, c est veiller à l articulation entre vie professionnelle et vie privée des collaborateurs: en garantissant la non-mobilité dans nos contrats de travail, en supprimant la période d essai employeur, en mettant en place un compte épargne temps pour permettre aux salariés de stocker leurs congés non pris, en limitant les nuits hors domicile et déplacements longs et en mettant en place un système de compensation, en répondant le plus favorablement possible aux demandes de congés sans solde pour convenance personnelle (tour du monde, travaux personnels...), en laissant de la souplesse aux collaborateurs dans l organisation du temps de travail (flexibilité des horaires, ), en réfléchissant à la mise en place d un plan spécifique pour le télétravail sur 2013, en prenant en charge l intégralité d une mutuelle complémentaire familiale et attractive, en proposant un fonds d extrême urgence pour aider les collaborateurs en très grande difficulté. VALORISATION DU SAVOIR-FAIRE Etre Néo-responsable, c est valoriser le savoir-faire des collaborateurs : en assurant une lisibilité des métiers avec la mise en place d une cartographie des métiers, filières, pôles d'excellence ainsi que des fiches de fonctions détaillées, en réalisant des entretiens de parcours professionnel biannuels et en assurant le suivi des actions qui y sont décidées, en développant leurs compétences par le biais du plan de carrière pour favoriser leur évolution, Page 10 sur 24

11 en consacrant un budget formation plus important que l obligation légale, en disposant d un processus de formation clair et formalisé. LES FILIERES AU SEIN DE NEO-SOFT DIALOGUE SOCIAL Etre Néo-responsable, c est promouvoir le dialogue social : en mettant en place plusieurs moments d échanges avec les collaborateurs pour leur assurer un suivi régulier (réunion d avancement, bilan de fin de mission...), en descendant l information régulièrement au cours des réunions d agence, Page 11 sur 24

12 en recueillant les avis ou suggestions des collaborateurs via des outils comme l enquête de motivation et engagement du personnel, des questionnaires ou encore des brainstormings, en mettant régulièrement en place des démarches participatives avec les collaborateurs via des groupes de travail : réflexions sur le plan de carrière, le projet RSE, en signant des accords d entreprise avec nos délégués syndicaux (compte épargne temps, aménagement du temps de travail, compensation des temps de déplacement,...), en organisant des réunions régulières avec nos institutions représentatives du personnel (CE, DP, CCE, CHSCT) et en les sollicitant sur la mise en œuvre de nouveaux processus internes. DIGNITE, DROIT DE LA PERSONNE ET EGALITE PROFESSIONNELLE Etre Néo-responsable, c est prévenir toute forme de discrimination, promouvoir l égalité des chances et s assurer du respect de la législation en matière de droit du travail : en communiquant auprès de l ensemble des salariés la législation en matière de harcèlement sexuel et moral par le biais du règlement intérieur et par voie d affichage, en mettant en place des accords d entreprise destinés à favoriser l intégration de minorité sur le marché du travail comme par exemple le plan senior, en s assurant de l égalité de traitement entre les hommes et les femmes en matière de recrutement et en matière d évolution professionnelle, en suivant les astreintes ou horaires exceptionnels pour veiller au respect des horaires et des durées légales, en s assurant de la régularité des documents d entrées des collaborateurs pour éviter tout travail illégal, en expliquant les procédures disciplinaires dans le règlement intérieur remis à chaque nouvel arrivant. Page 12 sur 24

13 CONDITIONS DE TRAVAIL Etre Néo-responsable, c est s assurer des bonnes conditions de travail de nos collaborateurs : en investissant dans du matériel permettant d améliorer l ergonomie des postes de travail (marchepied, clavier, souris ergonomique...), en signant des plans de préventions avec nos clients, en formant des collaborateurs aux gestes de premiers secours, en formant des collaborateurs à la sécurité incendie et à la manipulation des extincteurs, en mettant en place un document unique regroupant tous les risques inhérents à nos métiers, en assurant un suivi régulier des visites médicales. Dès 2006, Néo-Soft signait la charte de la diversité et était lauréat du trophée Jules Verne sur le thème de la non discrimination En 2012, Néo-Soft a signé la charte «A compétence égale»! Participation au Salon Jobekia (salon des travailleurs handicapés) Plus de 95% des salariés en CDI. Book carrière présentant notre démarche RH distribué à l ensemble des collaborateurs. 15% de femmes et 85% d hommes au sein de Néo-Soft Services au-dessus de la moyenne nationale des SSII. 3% de la masse salariale sont consacrés au budget formation contre 1.6% au niveau légal. Mutuelle santé gratuite chez Néo-Soft. Moyenne d âge : 33 ans. Enquêtes du personnel : 65% des collaborateurs considèrent que Néo-Soft est une SSII mieux que les autres. Page 13 sur 24

14 RESPECT DES CONTRAINTES LEGALES Etre Néo-responsable, c est respecter les contraintes légales, organisationnelles et éthiques du client : en évitant tout délit de marchandage, en prenant toutes les dispositions pour que les prestations effectuées ne puissent jamais être considérées comme un prêt illicite de main d œuvre, en vérifiant systématiquement la situation administrative du collaborateur qui fournit la prestation, en s interdisant la sous-traitance en cascade, en faisant valider les congés par Néo-Soft et jamais par le client, en respectant le fait que toute demande de déplacement doit être validée par Néo-Soft et aucunement par le client, en respectant le lien de subordination contractuelle, c est à dire que Néo-Soft soit le seul donneur d ordre (hors contenu technique), en veillant à ce que Néo-Soft soit le seul acteur à pouvoir sanctionner le collaborateur en cas de mauvaises exécutions, en privilégiant une communication de dossiers de compétences (CVs) anonymes, en systématisant la signature d un ordre de mission auprès des salariés avant tout démarrage de projet / mission, en présentant l'organisation et les règles de bonne conduite du client aux salariés Néo-Soft intervenant sur les sites clients, en nommant un "responsable de site", contact privilégié au sein de nos équipes sur place pour les sites clients chez qui de nombreux salariés Néo-Soft Interviennent, Page 14 sur 24

15 en formant chaque nouveau salarié sur ces aspects de contraintes légales. STABILITE DES EQUIPES Etre Néo-responsable, c est garantir la pérennité des projets clients par une stabilité des équipes : en supprimant la période d essai employeur, en privilégiant des CDI (par apposition aux CDD, intérimaires, soustraitant), en ne faisant appel qu à des sous-traitants locaux, en s imposant l intervention des collaborateurs Néo-Soft dans le bassin d emploi de l agence à laquelle ils sont définitivement rattachés (absence de clause de mobilité), en réalisant des actions régulières de fidélisation à travers un suivi régulier, une disponibilité,, en communiquant de façon proactive auprès des clients, en effectuant des enquêtes de satisfaction client annuelles. TARIF EQUITABLE Etre Néo-responsable, c est pratiquer un tarif équitable, prévisible et conforme au marché : en s interdisant de vendre en-dessous de certains seuils de marge projet, en contrôlant toutes les propositions commerciales par une validation de la direction, Page 15 sur 24

16 en ayant pour référence une grille salariale d embauche conforme au marché, en limitant l impact des remises et des gratuités, en domiciliant notre siège social en France, en respectant les grilles tarifaires clients, en jouant la transparence sur les marges projets vis à vis des clients qui le souhaitent. SECURITE ET CONFIDENTIALITE Etre Néo-responsable, c est assurer la confidentialité et la sécurité des données client : en respectant la charte client (confidentialité, règlement intérieur, propriété des documents, ), en interdisant la copie de données pour usage externe, en sensibilisant le personnel sur les sources de fuites d informations, en cédant systématiquement les droits sur les livrables, en s engageant à ne pas réutiliser des travaux propriété d un client pour d autres clients (sauf avec accord préalable du client dans le cadre de notre programme de contribution à l'opensource), en s engageant à ne pas exploiter pour quelques raisons que ce soit, les informations et ou les connaissances pour son propre usage, en respectant scrupuleusement les clauses du contrat de travail : «secret professionnel et discrétion» et «propriété industrielle», en promulguant les bonnes pratiques à adopter. Page 16 sur 24

17 FIABILITE DES INFORMATIONS SUR LE SERVICE Etre Néo-responsable, c est fournir les informations exactes et claires sur les propositions d offres de services : en garantissant l exactitude des informations présentes dans les dossiers de compétences, en demandant aux managers commerciaux de rédiger le dossier de compétences avec les collaborateurs techniques, en respectant le processus qualité de validation des propositions, en communiquant sur la situation contractuelle des salariés concernés, en proposant un interlocuteur unique au sein d une organisation commerciale connue favorisant des échanges transparents. 95% des nouveaux embauchés suivent une formation aux processus Néo-soft avec une partie sur le respect des contraintes légales et sécurité/confidentialité client. Moins de 3 % de sous-traitant sur la population totale de Néo-Soft. Plus de 85% des notes des enquêtes de satisfaction ont une note 15/20. Aucune marge projet inférieure à 25 % (Objectif) Page 17 sur 24

18 EVALUATION RSE Etre Néo-responsable, c est travailler dans le respect d une démarche RSE : en évaluant nos fournisseurs sur des critères RSE, en travaillant en confiance et sur la durée avec nos fournisseurs, en favorisant un ancrage territorial, INDEPENDANTS Etre Néo-responsable, c est garantir l égalité de traitement entre nos collaborateurs et nos indépendants : en partageant les valeurs et l éthique de Néo-Soft, en les rémunérant dans les mêmes délais, en ayant le même niveau d exigence, en garantissant la même qualité de suivi de prestation client. Page 18 sur 24

19 BONNES PRATIQUES Etre Néo-responsable, c est appliquer et promouvoir les bonnes pratiques telles que : élargir les critères de choix au-delà de l aspect financier, venir en aide à nos fournisseurs, être à leurs côtés s ils rencontrent des difficultés, participer à l insertion des handicapés dans le monde du travail en faisant appel à des fournisseurs ESAT, rechercher les solutions internes pour des missions de courte durée afin de ne pas précariser nos indépendants, privilégier le développement des PME, accueillir et héberger des créateurs d entreprise. 80% de nos fournisseurs sont des partenaires depuis la création de Néo-Soft Délai moyen de paiement fournisseurs 30 jours (contre 56 jours au 1 er janvier 2010 en France) Actif auprès de l Association «Les Petits Bureaux» qui aide les jeunes créateurs d entreprise. Page 19 sur 24

20 GREEN IT Etre Néo-responsable, c est limiter notre impact environnemental informatique : en achetant du matériel avec des labels économies d énergie «Energy star», en programmant une mise en veille automatique des écrans, en programmant une extinction automatique des ordinateurs de toute la structure tous les soirs, en mettant en place une virtualisation de nos serveurs, en optimisant la température de nos salles serveurs à 22 C, en ayant majoritairement des ordinateurs portables, qui consomment 50 à 80% d énergie en moins qu un poste fixe, dans notre parc informatique, en programmant par défaut nos imprimantes en mode recto-verso et noir et blanc, en ayant un parc informatique d une durée de vie supérieure à 4 ans (hors défaillance technique), en utilisant des appareils multifonctions (imprimante / scanner / photocopieur) reliés au serveur pour une imprimante collective, en recyclant auprès de fournisseurs spécialisés ou en utilisant des pièces d ordinateurs pour en réparer d autres, en utilisant des socles techniques réutilisables. Ces socles nous permettent de nous affranchir des étapes de configuration et installations des différents logiciels et/ou outils de développement (Eclipse, plugins Eclipse, Maven, SVN, ). Page 20 sur 24

21 ECONOMIE DENERGIE Etre Néo-responsable, c est limiter nos consommations d énergie en : en éteignant les lumières en partant tous les soirs, en sensibilisant les collaborateurs à l optimisation des températures de chauffage et/ou de climatisation des locaux, en instaurant quelques bonnes pratiques au niveau de l utilisation du matériel informatique (cf Green IT), en limitant notre parc de véhicules et en ayant une politique de nonmobilité de nos collaborateurs en mission (cf Mobilité), en mettant en place un suivi de nos consommations en termes d électricité et de carburants, en construisant un des 1ers bâtiments rennais BBC «Bâtiment Basse Consommation d Energie» (RT «Règlement Thermique» 2012). Un bâtiment BBC permet une économie d énergie de 50% sur le chauffage/climatisation et éclairage grâce à un système de ventilation double flux, un éclairage basse luminance sur détection de présence et une façade extérieure isolée en totalité. Page 21 sur 24

22 BONNES PRATIQUES Etre Néo-responsable, c est avoir les bons réflexes vis-à-vis de l environnement : en incitant à l utilisation de tasses et verres réutilisables plutôt que de gobelets plastiques jetables, en sensibilisant nos collaborateurs aux bonnes pratiques en termes de gestes pour l environnement via des affiches sur les «Bonnes pratiques RSE», en mettant en place le tri sélectif dans chacune de nos agences, en développant des outils internes pour dématérialiser les formulaires papiers, en utilisant des fontaines à eau reliées directement au circuit d eau plutôt que d utiliser des bonbonnes d eau lorsque cela est possible, en demandant à nos sociétés de nettoyage d utiliser des produits écologiques, en commandant des produits sanitaires avec des «écolabels». NON MOBILITE Etre Néo-responsable, c est limiter l impact des déplacements domiciletravail : en garantissant contractuellement une non-mobilité, en planifiant la mise en place d un plan spécifique pour le télétravail sur 2013, en signant une convention avec Nantes métropole et la TAN (Transports de l Agglomération Nantaise) pour la mise en place d un plan de mobilité d entreprise afin de favoriser l utilisation des transports en commun par nos collaborateurs et ainsi de diminuer notre impact carbone. Page 22 sur 24

23 70% de notre parc informatique est composé d ordinateurs portables, moins consommateurs d énergie qu un poste fixe. Pas de mobilité = empreinte carbone limitée NANTES, site pilote pour la mise en place d un PDE, Plan de Déplacement Entreprise! ANCRAGE TERRITORIAL Etre Néo-responsable, c est favoriser l ancrage territorial : en travaillant avec des fournisseurs locaux, en ne faisant appel qu à des sous-traitants locaux, en sponsorisant des équipes sportives et événements locaux (Hand-ball Cesson, Nantes sur roulettes, Rock n solex de l INSA Rennes, Cluedo géant de l INSA Toulouse avec l association «les Enfoiros», ), en recrutant essentiellement des ingénieurs à proximité de nos sites via des partenariats avec les écoles, en animant des conférences auprès des écoles locales, en développant nos réseaux d entreprises et nos relations avec les institutions publiques locales : mairies, agglomérations, conseils régionaux. Page 23 sur 24

24 CONCLUSION Au travers de cette charte, Néo-soft présente l ensemble de ces actions mises en place en termes de RSE «Responsabilité Sociétale des Entreprises». Cependant, la responsabilité d une entreprise est un facteur clé de son fonctionnement et dans cette logique, doit être une source d amélioration continue. Néo-soft a pour cela défini des groupes de travail de réflexion sur différents aspects RSE de l entreprise. Ces groupes sont composés de collaborateurs issus de services et fonctions différents, permettant d avoir une vision globale et diverse de l entreprise. Grâce à ces groupes, de nombreuses idées d amélioration sont ressorties et devraient permettre à Néo-Soft de définir un plan d actions et donc de faire évoluer régulièrement cette charte RSE. Page 24 sur 24