ROSETTA STONE Guide du Reponsable de formation

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1 ROSETTA STONE Guide du Responsable de formation ROSETTA STONE Copyright 2014 Tous droits réservés Page 1

2 Table des matières Les objectifs du Portail de suivi... 3 Accéder au Portail... 3 L organisation du portail de suivi... 4 Services et informations de suivi... 5 Avancement des formations... 6 Suivi des apprenants... 7 Temps de travail... 8 Détail du travail... 9 Note globale : principes Note globale : fonctionnement, exemple du temps de travail Note globale : fonctionnement, exemple du taux d achèvement Résultats aux tests L export des données Conversion des données au format Excel Annexe 1: Export de données synthétiques Annexe 2: Export de données détaillées Annexe 3: Calcul des taux de recours à la solution et de réponses fausses Annexe 4: Export des sessions de travail Annexe 5 : Export du programme de formation des apprenants Page 2 2

3 Les objectifs du Portail de suivi Faciliter la gestion des projets formation Suivre les progrès des apprenants Calculer la note globale des apprenants Fournir des indicateurs statistiques et des fonctionnalités d export des données Aider les responsables de formation à prendre des décisions Accéder au Portail Pour accéder aux informations, connectez-vous sur le portail et identifiez-vous grâce à votre login et votre mot de passe Vos identifiants personnels vous ont été communiqués par Page 3 3

4 L organisation du portail de suivi Pour simplifier la navigation, le portail est organisé par onglets : Avancement des formations, Suivi des apprenants, Temps de travail, Détail du travail, Résultats aux tests. Des liens rapides sur la page d accueil ou dans les menus à gauche vous donnent accès à des données préalablement filtrées. Liens rapides Page 4 4

5 Services et informations de suivi Le portail est conçu pour obtenir rapidement des informations détaillées sur : les projets de formation en cours ou terminés, les taux de connexion au cours d une période donnée, les temps passés dans ROSETTA STONE, les leçons ou ateliers travaillés, les résultats obtenus aux tests de langue, Rafraîchissement des données toutes les 2 heures, la page d accueil affiche la date et l heure du dernier rafraîchissement. Possibilité de tri par groupe et / ou par langue d apprentissage. Export des données dans Microsoft Excel pour des présentations personnalisées. Page 5 5

6 Avancement des formations L onglet Avancement des formations indique le statut du projet de formation pour chaque apprenant. Toutes les formations comprend les formations en cours et les formations achevées. Formations en cours signifie que l apprenant est enregistré, sa licence est active, son projet de formation est en cours. Formations achevées signifie que la licence de l apprenant a été désactivée, en conséquence le projet de formation est terminé. Le menu Formations en cours regroupe 3 catégories d apprenants : Les apprenants ayant démarré ont choisi leur programme de formation et commencé à travailler les leçons qui le constituent. Les apprenants ayant choisi leur programme de formation ont défini les objectifs du programme de formation. Les apprenants n ayant pas démarré n ont pas encore défini les objectifs de leur programme de formation. Page 6 6

7 Suivi des apprenants L onglet Suivi des apprenants permet de vérifier si les apprenants se sont connectés au cours d une période spécifique que vous définissez. Utilisez les calendriers pour sélectionner les dates de la période qui vous intéresse. Pas travaillé signifie que l apprenant ne s est pas connecté au cours de la période que vous avez définie. Travaillé signifie que l apprenant s est connecté pendant cette période. Se connecter ne veut pas nécessairement dire que l élève a travaillé dans son programme de formation ou dans les ateliers. Il a pu se connecter pour consulter ses résultats aux tests, le lexique, la conjugaison, etc. Dans Suivi des apprenants le temps de connexion est considéré comme du temps de travail. Les temps de connexion de tous les élèves sont pris en compte, même ceux dont la formation pourrait être terminée pendant la période définie. Ils apparaîtront comme n ayant pas travaillé. Un peut être envoyé à l apprenant depuis cette page pour l encourager à travailler par exemple. Page 7 7

8 Temps de travail L onglet Temps de travail affiche le temps que les apprenants passent sur le site ROSETTA STONE. Le calcul du temps de travail comprend le temps passé dans le programme de formation, les ressources ainsi que les temps de navigation. Le calcul exclut le temps passé dans les tests. Apprenants en formation comprend les apprenants actifs qui ont défini les objectifs de leur formation et commencé à travailler dans le programme de formation ou consulté les ressources. Tous les apprenants regroupe les apprenants en formation, les apprenants actifs qui ont défini les objectifs de leur formation mais qui n ont pas commencé à travailler, enfin, les apprenants dont la formation est terminé et dont la licence est désactivée. Les moyennes sont calculées sur la base de la durée des projets de formation. Page 8 8

9 Détail du travail Les données présentées sont en temps réel. L onglet Détail du travail affiche le titre de la dernière leçon ou du dernier atelier travaillé. L onglet se subdivise en trois menus : Note globale, Leçons et Ateliers. Le menu Leçons permet de voir quelle est la dernière leçon choisie par l apprenant la dernière fois qu il est connecté ainsi que le catalogue dans lequel se trouve la leçon. Il suffit de passer la souris sur le titre du catalogue pour faire apparaître dans un fil d Ariane la localisation exacte de la leçon dans l arborescence des catalogues. La colonne Fait indique le pourcentage d activités faites dans la leçon. La colonne Réussi donne le pourcentage de réponses correctes par rapport à ce qui a été fait dans la leçon. Cliquer sur le nom de l apprenant permet d accéder au Suivi de ses leçons. La page Suivi des leçons indique en haut de l écran la part d activités faites et de réponses correctes sur la totalité du programme de formation que l apprenant s est assigné. Page 9 9

10 Note globale : principes Le portail de suivi est conçu pour enregistrer les données qui concernent l activité des apprenants sur la plateforme TELL ME MORE. On distingue 9 indicateurs : le temps passé dans le programme de formation ou les ateliers, le pourcentage du travail effectué par rapport aux objectifs d apprentissage de l apprenant, le pourcentage de réponses correctes, les résultats aux tests initial, de progression et de progression finale. Le menu Note globale permet : o o o de choisir un ou plusieurs indicateurs, de déterminer des seuils de réussite d indiquer l importance de chaque indicateur par rapport aux autres Coefficient de pondération Le portail de suivi calcule alors automatiquement une note chiffrée globale Cette note globale doit ensuite être exportée. La conversion des indicateurs en une note globale n est pas obligatoire. Chaque responsable de formation détermine son échelle de notation. Elle ne s applique qu aux apprenants dont il a la charge. Les 3 premiers indicateurs permettent le calcul d une note en fonction d une plage de temps donnée. Indicateurs proposés par défaut Echelle de réussite Page 10 10

11 Note globale : fonctionnement, exemple du temps de travail L écran se divise en deux parties : à gauche une vue synthétique de tous les critères possibles, à droite la boîte de paramétrage des échelles de réussite. Pour commencer le paramétrage, cliquez sur le bouton Etape 1 : lorsque c est possible, définissez la plage de temps sur laquelle doit s effectuer le calcul de la note. Etape 2 : indiquez le nombre d heures de travail nécessaire et le nombre de points maximum que l étudiant obtiendra s il atteint cet objectif. Par défaut, le temps de travail inclut le temps passé à travailler dans les leçons du Programme de formation, les classes virtuelles, le temps de navigation et le temps passé dans la Bibliothèque. Si vous ne souhaitez prendre en compte que le temps passé dans le Programme de formation, décochez les cases Bibliothèque, Classes virtuelles et/ou Autres. Page 11 11

12 Note globale : fonctionnement, exemple du taux d achèvement L écran se divise en deux parties : à gauche une vue synthétique de tous les critères possibles, à droite la boîte de paramétrage des échelles de réussite. Pour commencer le paramétrage, cliquez sur le bouton 2 1 Paramétrage de l échelle de réussite Etape 1 : lorsque c est possible, définissez la plage de temps sur laquelle doit s effectuer le calcul de la note. Liste des indicateurs possibles 3 Etapes 2 et 3 : Sélectionnez un indicateur et définissez une échelle de réussite. Dans notre exemple, il est demandé à l apprenant d achever au moins 5% du programme de travail qu il s est assigné pour obtenir au moins un point. 5% est le seuil minimal de réussite. En-dessous de ce seuil minimal TELL ME MORE n effectue aucun calcul. Le responsable de formation estime que 20% du programme achevé est un objectif réaliste. Le contenu standard TELL ME MORE représente quelques 700 heures. Il arrive que les apprenants s assignent des objectifs qu ils n auront pas le temps d atteindre. Il leur sera attribué 40 points s ils achèvent 20% des objectifs initialement assignés. Ce seuil comptera pour 40 points au maximum dans la note finale. La définition d un seuil minimal et maximal vaut pour tous les indicateurs proposés Page 12 12

13 L étape 4 ne concerne que le taux d achèvement du programme de formation. Les objectifs que les apprenants s assignent au début de leur apprentissage se traduisent par des variations significatives dans la durée estimée des projets de formation. Certains élèves s affectent l équivalent d une dizaine d heures de cours quand d autres plus enthousiastes vont jusqu à 500 heures. L étape 4 permet d exécuter un algorithme pour déterminer les groupes qui ont des parcours d une durée équivalente. Les groupes extrêmes sont éliminés du calcul. Les seuils de réussite définis par le responsable de formation s applique à l échantillon le plus représentatif. Dans notre exemple, 20% du programme achevé se calcule sur une base de 32 heures. Si vous souhaitez lisser les parcours, cochez et reportez le chiffre 32 dans la case correspondante. Etape 5 : enregistrer, puis paramétrer l indicateur suivant. Cliquez sur pour visualiser les notes. Résultats aux tests L onglet Résultats aux tests donne accès aux scores que les apprenants ont obtenus lors des tests. Page 13 13

14 L export des données Dans la page d accueil, sélectionnez le groupe administratif ou pédagogique et/ou la langue d apprentissage. Sélectionnez les données que vous voulez exporter dans le menu déroulant Export. TELL ME MORE génère 4 fichiers d export différents : L export des données synthétiques contient les statistiques générales de la page d accueil en fonction du groupe administratif ou pédagogique et / ou de la langue d apprentissage que vous avez sélectionnés. L export des données détaillées présente les mêmes statistiques élève par élève. L export des sessions de travail comprend les informations présentées sous l onglet Temps de travail. Notez que cet export peut prendre du temps et varier en fonction du nombre d apprenants. L export du programme de formation des apprenants regroupe toutes les informations concernant le programme de formation de chaque apprenant, ce qu il s est assigné, ce qu il a déjà fait, les leçons qu il n a pas encore étudiées, etc. Par défaut, les fichiers d exports sont générés en html. Page 14 14

15 Conversion des données au format Excel Il est possible d exporter les données vers un fichier Excel afin de retravailler et de personnaliser la présentation des données de suivi si vous le souhaitez. Cliquez sur le bouton Télécharger, puis sur Enregistrer, dans le champ Nom du fichier, remplacez l extension.html par.xls, puis enregistrez. Vous pouvez ouvrir le fichier sous Excel, supprimer des colonnes ou des rangées, faire des calculs, construire votre propre tableau de suivi. Page 15 15

16 Annexe 1: Export de données synthétiques L export des données synthétiques comprend les informations suivantes : Groupe Administratif/Groupe pédagogique Langue d apprentissage Nombre d apprenants (inscrits dans la langue d apprentissage ou le groupe administratif ou pédagogique) Date de début de formation Date de fin de formation Date et heure de génération des données Avancement des formations Pourcentage des formations en cours Pourcentage des formations achevées Apprenants en cours de formation Pourcentage des apprenants ayant démarré (selon le nombre d inscrits actifs dans le groupe administratif ou pédagogique ou la langue d apprentissage qui a été sélectionné) Pourcentage des apprenants ayant choisi leur programme de formation (selon le nombre d inscrits actifs dans le groupe administratif ou pédagogique ou la langue d apprentissage qui a été sélectionné) Pourcentage des apprenants n ayant pas démarré (selon le nombre d inscrits actifs dans le groupe administratif ou pédagogique ou la langue d apprentissage qui a été sélectionné) Suivi des apprenants Pourcentage des apprenants ayant travaillé (selon le nombre d inscrits actifs dans le groupe administratif ou pédagogique ou la langue d apprentissage qui a été sélectionné) Pourcentage des apprenants n ayant pas travaillé (selon le nombre d inscrits actifs dans le groupe administratif ou pédagogique ou la langue d apprentissage qui a été sélectionné) Page 16 16

17 Temps de travail ROSETTA STONE Guide du Reponsable de formation Temps de travail moyen par apprenant travaillé (selon le nombre d inscrits actifs dans le groupe administratif ou pédagogique ou la langue d apprentissage qui a été sélectionné ; cette moyenne concerne les apprenants dont la formation est en cours) Temps de travail moyen par semaine (selon le nombre d inscrits actifs dans le groupe administratif ou pédagogique ou la langue d apprentissage qui a été sélectionné ; cette moyenne concerne les apprenants dont la formation est en cours) Temps d utilisation de TELL ME MORE (selon le nombre d inscrits actifs dans le groupe administratif ou pédagogique ou la langue d apprentissage qui a été sélectionné ; ce temps de travail concerne les apprenants dont la formation est en cours) Moyenne par apprenant (selon le nombre total d inscrits dans le groupe administratif ou pédagogique ou la langue d apprentissage qui a été sélectionné ; cette moyenne inclut les apprenants inactifs, c est-à-dire ceux qui ont terminé leur formation) Moyenne par semaine (selon le nombre total d inscrits dans le groupe administratif ou pédagogique ou la langue d apprentissage qui a été sélectionné ; cette moyenne inclut les apprenants inactifs, c est-à-dire ceux qui ont terminé leur formation) Temps de travail total (selon le nombre total d inscrits dans le groupe administratif ou pédagogique ou la langue d apprentissage qui a été sélectionné ; ce temps de travail inclut les apprenants inactifs, c est-à-dire ceux qui ont terminé leur formation) Services Accompagnement linguistique Classes virtuelles Support 24/7 Page 17 17

18 Annexe 2: Export de données détaillées L export de données détaillées contient les informations suivantes : Groupe administratif/groupe pédagogique Langue d apprentissage sélectionnée Nombre d apprenants inscrits dans le groupe administratif ou pédagogique et / ou dans la langue d apprentissage sélectionnée Date et heure de génération des données Informations générales Prénom Nom Date de début de formation Date de fin de formation Offre(s) Etat Avancement de la formation (valeurs possibles : En cours / Achevée) Avancement du travail (valeurs possibles : Pas démarré (signifie que l apprenant n a pas encore défini les objectifs de sa formation) / Leçons choisies (signifie que l apprenant a défini les objectifs de sa formation mais qu il n a pas commencé à travailler dans son programme de formation ou dans ses ateliers) / En cours d apprentissage (signifie que l apprenant a commencé à travailler dans son programme de formation ou dans ses ateliers) Date de choix du programme (date à laquelle l apprenant a défini les objectifs de sa formation) Première session de travail (date à laquelle l apprenant a commence à travailler dans son programme de formation ou dans ses ateliers, si l apprenant n a pas commence, aucune donnée n est affichée). Détail du travail Page 18 18

19 Date de la dernière session de travail (dans le programme de formation ou dans les ateliers) Dernière leçon / dernier atelier travaillé (e) (indique le titre de la dernière leçon ou du dernier atelier travaillé (e) Fait (indique le pourcentage d activités terminées dans la leçon ou l atelier) Réussi (indique le pourcentage de réponses correctes) Temps de travail ROSETTA STONE Guide du Reponsable de formation Programme de formation (indique le temps que l apprenant a passé dans le programme de formation ; ce temps n inclut ni le temps passé dans les ateliers ou dans les autres ressources de la bibliothèque, ni les tests, ni le temps de navigation) Ateliers (indique le temps que l apprenant a passé dans les ateliers ; ce temps n inclut ni le temps passé dans le programme de formation ou dans les autres ressources de la bibliothèque, ni les tests, ni le temps de navigation) Temps de travail total (ce temps inclut le temps passé dans le programme de formation, les ateliers, les ressources de la bibliothèque, le temps de navigation ; il n inclut pas le temps passé dans les tests) Temps de travail moyen par semaine (cette moyenne est le rapport entre le temps total de travail de l apprenant et le nombre de semaines écoulée depuis la première session de travail). Programme de formation Fait (indique le pourcentage d activités terminées sur l ensemble du programme de formation de l apprenant) Réussi (indique le pourcentage de réponses correctes sur l ensemble du programme de formation de l apprenant) Taux de réponses fausses (pour plus de détail voir page suivante, annexe 3 Calcul des taux de recours à la solution et de réponses fausses) Taux de recours à la solution (pour plus de détail voir page suivante, annexe 3 Calcul des taux de recours à la solution et de réponses fausses) Durée estimée (du programme de formation de l apprenant) Résultats aux tests Test de niveau initial Niveau choisi (c est le niveau déclaré par l apprenant lorsqu il a cette possibilité) Temps de travail entre le test de niveau initial et le test final de progression Test final de progression Test de connaissances 1 Score Test de connaissances 1 Jeu de questions Test de connaissances 2 Score Test de connaissances 2 Jeu de questions Services Page 19 19

20 Accompagnement linguistique (oui/non) Nombre total de message Date du dernier message Classes virtuelles (oui/non) Temps total passé dans les classes virtuelles Support 24/7 (oui/non) ROSETTA STONE Guide du Reponsable de formation Page 20 20

21 Annexe 3: Calcul des taux de recours à la solution et de réponses fausses ROSETTA STONE Guide du Reponsable de formation Objectif du taux de recours à la solution : identifier les apprenants qui demandent systématiquement la solution à un exercice. Le taux de recours à la solution est le rapport entre le nombre de fois où l apprenant a demandé la solutionsuite à une réponse fausse et le nombre total de fois où il a soumis sa réponse : Dans ce calcul, seules les demandes de la solution suite à une réponse fausse sont retenues. Exemple : Un apprenant soumet sa réponse5 fois :3 fois en cliquant soit sur «Soumettre»2 fois en cliquant sur «Solution» : - dans l exercice n 1, il soumet une première réponse en cliquant sur «Soumettre» tandis que sa réponse est correcte ; - dans l exercice n 2, il soumet une première réponse en cliquant sur «Soumettre» tandis que sa réponse est fausse ; - dans l exercice n 2, il soumet une deuxième réponse en cliquant sur «Solution» tandis que sa réponse est correcte ; - dans l exercice n 3, il soumet une première réponse en cliquant sur «Soumettre» tandis que sa réponse est fausse ; - dans l exercice n 3, il soumet une deuxième réponse en cliquant sur «Solution» tandis que sa réponse est fausse. Sur un total de 5 tentatives, TELL ME MORE considère que l étudiant n a demandé la solution qu une fois suite à une réponse fausse, donc : Nous pouvons estimer que, dans ce cas, l utilisateur recourt à la solution de façon modérée et pertinente. Un taux de recours à la solution supérieur à 80 % peut être considéré comme excessif car ce taux indique que l utilisateur demande très fréquemment la solution (4 fois sur 5). Page 21 21

22 Objectif du taux de réponses fausses : identifier les apprenants qui contrôlent toutes les réponses proposées dans le but de trouver la bonne. Le taux de réponses fausses est le rapport entre le nombre de fois où l apprenant a donné une mauvaise réponse et le nombre total de fois où il a soumis sa réponse : A noter : demander la solution n est pas considéré comme une tentative de réponse. Exemple : Au cours d un exercice, un apprenant donne 6 mauvaises réponses sur 10 tentatives. Un taux de réponses fausses supérieur à 80 % peut être considéré comme excessif. Page 22 22

23 Annexe 4: Export des sessions de travail L export des sessions de travail contient : Date et heure de génération des données Nombre d apprenants inscrits dans le groupe administratif ou pédagogique et / ou la langue d apprentissage sélectionnée Langue d apprentissage sélectionnée Groupe administrative/groupe pédagogique Pour chaque élève, le fichier d export indique : Prénom Nom Les dates successives de connexion Les durées d utilisation de ROSETTA STONE (le temps d utilisation comprend les temps passés dans le programme de formation, dans les ateliers, dans les autres ressources de la bibliothèque, le temps passé dans les tests et le temps de navigation) Temps d utilisation par jour est la somme de toutes les connexions d un apprenant dans la même journée Temps d utilisation par mois est la somme de toutes les connexions par jour d un apprenant au cours d un même mois Temps d utilisation total est la somme de toutes les connexions mensuelles d un apprenant Les données sont triées par mois, puis par élève. Page 23 23

24 Annexe 5 : Export du programme de formation des apprenants L export du programme de formation des apprenants comprend les données suivantes : Groupe Administratif/Groupe pédagogique Langue d apprentissage sélectionnée Nombre d apprenants inscrits dans le groupe administratif ou pédagogique et / ou dans la langue d apprentissage sélectionnée Date et heure de génération des données. A noter : dans ce cas seulement les données sont en temps réel. Pour chaque apprenant le fichier d export indique : Prénom Nom Nom d utilisateur Groupe administratif Langue d apprentissage Catalogue : le contenu TELL ME MORE est ordonné en arborescence par catalogue. La colonne Catalogue indique pour chaque apprenant les différents éléments du contenu qu il s est assigné. Exemple Catalogue 1 Catalogue 1>Sous-catalogue 1 Catalogue 1 >Sous-catalogue 1>Sous-sous-catalogue 1 L apprenant construit son programme de formation en sélectionnant différents éléments des catalogues qui lui sont proposés Pourcentage du contenu que l apprenant s est affecté par rapport au contenu disponible dans le catalogue ou le sous-catalogue Fait : Pourcentage d activités que l apprenant a terminé dans le catalogue ou le sous-catalogue de son programme de formation Réussi : Pourcentage de réponses correctes Temps passé : temps passé dans le programme de formation ou dans les ateliers Page 24 24

25 [Sous-catalogue] ou leçon Temps passé Fait Réussi : indique le détail de l avancement de l apprenant dans son programme de formation ou les ateliers ainsi que le temps qu il y a passé. Page 25 25

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