DISPOSITIF DECISIONNEL ET PILOTAGE STRATEGIQUE ET OPERATIONNEL DU PROGRAMME

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1 Programme A2P/DIRO «Dynamiser les sociétés civiles d Afrique francophone via le développement des associations Caritas» DISPOSITIF DECISIONNEL ET PILOTAGE STRATEGIQUE ET OPERATIONNEL DU PROGRAMME Le programme d Accompagnement de Proximité Personnalisé / Développement Institutionnel et Renforcement Organisationnel (A2P/DIRO) vise à renforcer les capacités des Caritas de 11 pays d Afrique subsaharienne engagées dans la lutte contre la pauvreté. Caritas Africa, instance de coordination des 45 Caritas d Afrique subsaharienne, a confié la gestion de ce programme au Secours Catholique-Caritas France. Au sein du Secours Catholique-Caritas France, le pilotage opérationnel et la coordination de l ensemble du programme incombent à la Chargée du programme. Le pilotage stratégique se fera en lien avec le Responsable du Pôle Partenariats Afrique & Océan Indien. Pour mener à bien sa mission, outre les acteurs du Secours Catholique-Caritas France et les consultants experts en A2P/DIRO dont les rôles respectifs au regard du programme sont précisés en annexe, la Chargée du programme s appuie sur : 1. une équipe de coordination basée à Paris, avec une antenne à Lomé 2. une cellule de suivi opérationnel. Le Comité de veille stratégique, ainsi que les rencontres biennales des différentes parties prenantes, garantissent la cohérence d ensemble du programme et l implication de tous les acteurs. 1 L équipe de coordination Sous la responsabilité fonctionnelle de la Chargée du programme, l équipe de coordination est composée de : - A Paris : une Assistante administrative et financière, une Chargée de projets cofinancements, une équipe bénévole et stagiaire. Page 1

2 - A Lomé : un consultant ayant la double fonction de Responsable de l annexe de la coordination avec un Responsable administratif et financier placé sous son autorité directe, et de consultant expert en A2P/DIRO, accompagnateur de 4 Caritas. - A Yaoundé : un consultant expert en A2P/DIRO, accompagnateur de 7 Caritas. Pour garantir une bonne cohérence de la gestion opérationnelle du programme, toutes les communications internes doivent être adressées prioritairement à la Chargée de programme. En cas de requête directe, elle doit être mise en copie pour information. L équipe de coordination a pour mission de : - Assurer la gestion opérationnelle et financière globale et par pays (chronogrammes, programmations opérationnelles et budgétaires par pays et pour le Secours Catholique-Caritas France, rencontres pluri-acteurs, rapports consolidés narratifs et financiers par pays et global, rapports de mission ) ; - Assurer la gestion du programme au sein du logiciel interne de gestion des projets internationaux - Tobflow (avec notamment la rédaction des contrats de projet) ; - Développer la communication interne et externe sur le programme (Info news, site Web, autres supports ) ; - Veiller au suivi/évaluation des actions réalisées (tableau de suivi, fiches programmations pays ) ; - Réactualiser les outils nécessaires au pilotage ou à la réalisation du programme (référentiel méthodologique ) ; - Superviser les activités de capitalisation ; - Superviser les évaluations et audits (élaboration et validation des termes de référence de l évaluation ; validation des termes de référence des audits élaborés par le département finances ; choix des consultants techniques et évaluateurs externes) ; - Centraliser les informations et assurer la conformité de son déroulement avec les exigences de l ensemble des bailleurs et partenaires financiers. La Chargée du programme Elle est responsable de la gestion opérationnelle et financière globale du programme et pour les 11 Caritas. Elle supervise et valide toutes les programmations d activités et de dépenses sur le programme, et contrôle leur bonne exécution. Elle convoque les réunions de l équipe de coordination, de la cellule de suivi opérationnel et toutes les réunions en interne du Secours Catholique (réunions de concertation trimestrielles avec les départements d appui, rencontres-bilans annuels du Secours Catholique ). Elle collabore étroitement : - avec la Direction des ressources humaines (PAE) pour tous les projets de contrats de prestations de services ; - avec les Départements d appui technique Cofinancements et Finances DAPI-Europe. Elle sollicite leur expertise dans le cadre des procédures internes du Secours Catholique-Caritas France et en conformité avec les exigences des bailleurs de fonds. Page 2

3 Il est prévu avec les Responsables des départements d appui une réunion de concertation trimestrielle relevant de leur domaine de compétences ; elle peut faire également appel à eux chaque fois que cela est nécessaire. Les relations avec les bailleurs de fonds, et plus particulièrement l AFD, relèvent et sont assurées par la Responsable du Département Cofinancements, en lien étroit avec la Chargée du Programme. Le Responsable de l annexe à Lomé Il est chargé de la gestion globale de l annexe à Lomé et notamment de la caisse du Secours Catholique, de l encadrement du Responsable administratif et financier, de la logistique gérée depuis l annexe, de l analyse et de la consolidation des rapports narratifs et financiers des Caritas du programme. Il est l interlocuteur privilégié des Caritas sur tous les aspects de reporting semestriel et annuel. La Chargée de projets cofinancements Elle est chargée de l élaboration des rapports narratifs et financiers semestriels et annuels auprès des bailleurs de fonds (consolidation des rapports France et Afrique, vérifications, analyses critiques et enrichissements théoriques). Elle est chargée de vérifier la cohérence et le respect du budget du programme au regard des exigences des bailleurs de fonds (validation du budget N+1 ; vérification de l affectation des dépenses sur les lignes budgétaires) et de la commande des audits auprès du département Finances. Elle est chargée de préparer le renouvellement de la convention programme (programmation sur les aspects méthodologiques, recherche documentaire approfondie, formation, rédaction de la «concept note» et du dossier de projet complet). Le Responsable administratif et financier et l Assistante Administrative et financière La gestion administrative, budgétaire, financière et comptable du programme (préparation des programmations budgétaires, des contractualisations avec les Caritas et des envois de fonds ; affectation des dépenses, suivi de la réalisation du budget, rapports financiers consolidés semestriels et annuels par pays, pour le Secours Catholique et global, centralisation et contrôle des pièces comptables, suivi/formation des RAF et DAF des Caritas ) est assurée par l Assistante administrative et financière et le Responsable administratif et financier. Les consultants experts en A2P/DIRO Les deux consultants experts en A2P/DIRO assurent l accompagnement de proximité personnalisé des 11 Caritas. Sur la base des fiches d accompagnement stratégique, ils interviennent principalement auprès des Evêques et Présidents, des Secrétaires Exécutifs et des Référents DIRO avec comme mission de les accompagner dans la mise en œuvre du programme. Ils participent plus particulièrement à la définition et l actualisation des plans stratégiques, l élaboration des plans d action, les programmations annuelles des activités du programme par pays, ainsi que toute action nécessitant un accompagnement spécifique relevant de leurs domaines de compétences (organisation, gestion des ressources humaines, gouvernance, élaboration d un modèle économique, les dynamiques de changements, l analyse des risques, le plaidoyer). Ils appuient, conseillent et forment les principaux acteurs des Caritas concernées. Ils articulent et coordonnent leurs interventions avec celles de la Chargée du programme A2P/DIRO et des Chargés de projet partenariats. Ils réfèrent régulièrement de leurs activités auprès des personnes concernées par leurs actions. Ils engagent le Secours Catholique-Caritas France dans la limite de leur périmètre d intervention défini par la Chargée du programme. Page 3

4 2 Le Responsable du Pôle partenariats Afrique &Océan Indien En lien avec la Chargée du programme, il assure le pilotage stratégique et décisionnel. Il est chargé du dialogue politique et institutionnel auprès des Caritas qu il exerce conjointement avec la Chargée du programme et les Chargés de projets Partenariats dans le cadre de l exercice de leurs fonctions, ainsi que les consultants experts en A2P/DIRO tel que défini dans leur périmètre d intervention. En cas de défaillance d un des partenaires dans la réalisation de ses engagements contractuels vis-à-vis du programme il peut, après consultation de la Coordination et du Comité de veille stratégique, décider, avec l accord de l AFD, la suspension du processus avec le pays concerné et une réaffectation des moyens sur les autres partenaires, si le besoin en est exprimé. 3 La Cellule de suivi opérationnel En appui à la Coordination, la cellule de suivi opérationnel est une instance de concertation qui contribue à la mise en œuvre et au suivi opérationnel du programme auprès des Caritas impliquées. Elle veille également à la cohérence des activités du programme avec les autres engagements du Secours Catholique, ainsi que ceux de leurs différents partenaires techniques et financiers. La cellule de suivi opérationnel est composée : - de la Chargée du programme, - des 5 Chargés de projets partenariats concernés par le programme, - de la Chargée de projets cofinancements, - de l Assistante administrative et financière de la coordination. Son secrétariat est assuré par l équipe bénévole et stagiaire. Les Chargés de projets partenariats sont responsables du dialogue politique et institutionnel auprès des Caritas qu ils exercent dans le cadre de leurs fonctions, en lien avec le Responsable du Pôle Partenariats Afrique/Océan Indien, la Chargée du programme et les consultants experts en A2P/DIRO. Ils sont directement associés à la mise en œuvre opérationnelle du programme (programmation, budget et stratégie d accompagnement par pays, élaboration des TDR des missions des consultants, processus de capitalisation, bilans ). Le Responsable administratif et financier et les Consultants experts en A2P/DIRO sont associés aux réunions de la cellule de suivi opérationnel en fonction de l ordre du jour. La cellule de suivi opérationnel peut inviter le Responsable du Pôle Partenariats Afrique & Océan Indien, les Responsables des départements cofinancements et finances DAPI-Europe, le Directeur de l Action et du Plaidoyer Internationaux, ainsi que toute autre personne ressource, chaque fois qu il en estime la nécessité et pour des points précis de l ordre du jour. Dirigée et animée par la Chargée du programme, elle se réunit à sa demande une fois tous les deux mois (une fois par mois au cours du 1 er trimestre 2014). Page 4

5 Ses missions sont de : - Elaborer la stratégie opérationnelle du programme (fiches stratégies d accompagnement et de suivi des partenaires, analyse des risques) ; - Contribuer à la mise en œuvre du programme (chronogrammes, programmations opérationnelles et budgétaires par pays, rapports consolidés narratifs et financiers par pays et global) ; - Appuyer la planification des missions pays (termes de référence en cohérence avec les fiches stratégies d accompagnement, rapports de mission, suivi des recommandations) ; - Coordonner les activités du programme en lien avec les autres projets (notamment les appuis institutionnels) soutenus par le Secours Catholique-Caritas France et les autres partenaires techniques et financiers dans les pays concernés ; - Contribuer à concevoir ou réviser les outils nécessaires au pilotage ou la réalisation du programme (référentiel méthodologique ) ; - Contribuer à la stratégie de communication interne et externe relative à la mise en œuvre du programme, aux résultats obtenus, aux enseignements à en tirer ; La cellule de suivi opérationnel est tenue informée des avancées du programme (réalisations ; activités de capitalisation ; évaluations et audits ). 4 - Le Comité de Veille Stratégique Le Comité de Veille Stratégique est une instance de consultation, de réflexion et de propositions sur la cohérence d ensemble du programme. Il veille au respect de ses orientations stratégiques. Représentant les intérêts des différentes parties au programme, il est composé de : Trois membres élus intuitu personae pour la durée du programme par les 11 Caritas nationales concernées : - Mgr Paul Ouedraogo, Président de l OCADES-Caritas Burkina, - Abbé Ambroise Tine, Secrétaire Général de Caritas Sénégal, - Dr Bruno Nyenge Miteyo, Secrétaire Exécutif de Caritas Congo ASBL.. Six membres de droit ou leurs représentants : - le Secrétaire Exécutif de Caritas Africa, - le Responsable du Développement Institutionnel de Caritas Internationalis, - le Secrétaire Général du Secours Catholique-Caritas France, - le Directeur de l Action et du Plaidoyer Internationaux du Secours Catholique-Caritas France, - le Responsable du Pôle Partenariats Afrique & Océan Indien du Secours Catholique-Caritas France, - la Chargée du programme au Secours Catholique-Caritas France. Présidé par Mgr Paul Ouedraogo et animé par le Responsable du Pôle Partenariats Afrique & Océan Indien, il se réunit une fois par an en France ou en Afrique. Les consultants experts en A2P/DIRO, ainsi que d autres experts ou personnes ressources, peuvent être invités à ses réunions selon les besoins. Ses missions sont de : - Appuyer et conseiller les acteurs du programme en tant qu instance de consultation, de réflexion et de propositions ; Page 5

6 - Assurer une mission d information et de communication, notamment auprès des Présidents et des Secrétaires Généraux des 11 Caritas nationales et des Conférences épiscopales de chaque pays. - Effectuer un travail de médiation et de facilitation en tant que garant du respect des valeurs éthiques du programme ; - Veiller à la bonne mise en œuvre et à la cohérence globale du programme, sur la base de ses orientations stratégiques ; - Examiner les rapports opérationnels et financiers annuels ainsi que les audits financiers annuels ; - Veiller à la prise en compte des recommandations des évaluations et des audits de ce programme. Il est consulté par la coordination sur l intégration ou la sortie éventuelle du programme d une Caritas nationale qui ne respecterait pas ses engagements contractuels et sur la réaffectation des moyens sur d autres partenaires. Il est également consulté sur la stratégie de renouvellement ou de sortie de la convention programme avec l Agence française de développement (AFD). L animation et le secrétariat sont assurés par l équipe de coordination. 5 - Les rencontres biennales Les rencontres biennales sont des temps d échanges, de concertation et d apport d expertises, où sont discutés et analysés les bilans annuels et les propositions prospectives. Elles réunissent en France une fois tous les deux ans l ensemble des acteurs impliqués dans le programme : - les Présidents et Secrétaires Généraux des 11 Caritas nationales, - le Secrétaire Exécutif de Caritas Africa, - le Responsable du Développement Institutionnel et/ou les autres représentants de Caritas Internationalis, - le Secrétaire Général du Secours Catholique-Caritas France, - le Directeur de l Action et du Plaidoyer Internationaux du Secours Catholique-Caritas France, - le Responsable du Pôle Partenariats Afrique & Océan Indien du Secours Catholique-Caritas France, - la Chargée du programme et l équipe de coordination, - les Chargés de projets partenariats et les bénévoles chargés de pays du pôle Partenariats Afrique, - la Responsable du département Cofinancements, - la Responsable du département Finances DAPI-Europe, - un Représentant du/des bailleur(s) de fonds. Des personnes extérieures peuvent être invitées. L animation et le secrétariat sont assurés par l équipe de coordination. Page 6

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