Démarches administratives pour la mise en œuvre du service Iconito-Plus

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1 Démarches administratives pour la mise en œuvre du service Iconito-Plus Ce document décrit les démarches administratives pour la mise en œuvre du service Iconito-Plus. Il s agit en particulier d une déclaration simplifiée à effectuer auprès de la CNIL pour la mise en œuvre d un téléservice qui gère des données nominatives. Le contenu de ce document est susceptible d évoluer en fonction notamment des évolutions de l application ou de la législation applicable. Version 1.5 octobre 2016 «Démarches administratives à réaliser par l école pour la mise en œuvre du service Iconito-Plus» est mis à disposition par le CRDP de l académie de Limoges dans le cadre du service Coréprim selon les termes de la licence Creative Commons Attribution - Pas d Utilisation Commerciale - Partage dans les Mêmes Conditions 3.0 France. Vous pouvez dupliquer et diffuser librement ce document, sous réserve de ne pas l utiliser à des fins commerciales. En cas de réalisation d un document dérivé, ou d utilisation de tout ou partie de ce document dans un autre document, le document dérivé doit être placé sous une licence garantissant les mêmes droits et l origine des mentions issues du présent document citées. Les autorisations au-delà du champ de cette licence peuvent être obtenues auprès du CRDP de l académie de Limoges.

2 Version PRESENTATION DU SERVICE ICONITO-PLUS Iconito-Plus est un ensemble de services numériques à destination des écoles, associant l ENT Iconito École Numérique et le service de gestion des accès aux ressources Coréprim. Iconito-Plus, Iconito École Numérique et Coréprim sont des marques déposées. Le code qui assure le fonctionnement des applications est placé sous licence libre. Iconito-Plus permet aux usagers (élèves et enseignants en particulier) d accéder à un compte utilisateur personnel, qui est attribué sur la base des listes officielles de l école. Chaque utilisateur se voir attribuer un compte utilisateur et un mot de passe. L accès au compte utilisateur permet d accéder à un ensemble de services détaillés dans les Conditions générales d utilisation 1 dans des conditions décrites par le Contrat de services 2. Coréprim offre un ensemble de services d accès aux ressources éditoriales en ligne. Il présente en particulier des fonctionnalités permettant de contracter des abonnements sur des ressources, d en affecter les droits d usage aux enseignants et aux élèves, de générer autant que nécessaire des menus d accès pour les classes. Chaque utilisateur se voir attribuer par le directeur de l école ou le(s) superviseur(s) désignés des droits d usage sur des ressources éditoriales en ligne, qui restent exploitées sur les sites de leurs éditeurs/diffuseurs. Coréprim permet l accès aux ressources, selon les droits attribués dans l école et les abonnements contractés, sur la base de transmission aux éditeurs de jetons anonymes, garantissant la protection des identités des usagers. Les usages des ressources supposent un engagement à respecter les conditions des licences d utilisation des titres, telles que définies dans la charte de mise à disposition des ressources de Coréprim 3 et les Conditions générales. 2 POURQUOI DECLARER ICONITO-PLUS AUPRES DE LA CNIL? Le service Iconito-Plus a fait l objet d une déclaration préalable à la CNIL, conformément à l arrêt CNIL (déclaration simplifiée) sous le n v 0 en date du 6 novembre Toutefois, cette déclaration effectuée par le CRDP de l académie de Limoges ne saurait satisfaire aux règles applicables par les écoles, qui exploitent le service dans le cadre de l organisation administrative des structures de l enseignement du premier degré. Iconito-Plus est un téléservice à caractère administratif (article 27 II 4 de la loi n modifiée). En effet, le service est accessible sur Internet, il est proposé par une instance administrative et repose sur l utilisation d identifiants personnels. Le service Iconito-Plus entrant dans la catégorie des espaces numériques de travail (ENT), la déclaration s appuie sur un arrêt spécifique (RU 003) autorisant une déclaration simplifiée. Chaque école qui se dote de cet outil doit de ce fait remplir également une déclaration simplifiée de conformité à l acte règlementaire unique RU-003, qui régit les ENT et dont le contenu est disponible sur le site de la CNIL. En effet, Iconito-Plus s appuie sur un annuaire des données des utilisateurs de l école et sur des traitements sur ces données, qui sont régis par les lois et règlements applicables en matière d informatique et libertés. 1 Conditions générales 2 Contrat de services : 3 Charte de mise à disposition des ressources Coréprim : «Démarches administratives à réaliser par l école pour la mise en œuvre du service Iconito-Plus» est mis à disposition par le CRDP de l académie de Limoges dans le cadre du service Coréprim selon les termes de la licence Creative Commons Attribution - Pas d Utilisation Commerciale - Partage dans les Mêmes Conditions 3.0 France. Page 2

3 Déclaration CNIL 3 COMMENT FAIRE LA DECLARATION CNIL? Attention! Il est indispensable, avant de déclarer le service en ligne, de disposer du code SIRET de l école. Ce code, attribué par l INSEE à toutes les entreprises et services publics, est composé du SIREN de la commune et d un suffixe désignant l école ( SIRET = [SIREN commune] [suffixe]. Pour connaître le SIRET de l école, deux possibilités (Mise à jour : septembre 2014) ; Demander au service éducation de la commune Se connecter - Saisissez le nom de votre école en haut à droit dans la barre de Recherche. - Cliquez sur votre établissement - Le numéro SIRET de votre école apparait (en 2 e ligne) dans le paragraphe «Informations administratives». La demande d avis s effectue en ligne, sur le site de la CNIL. Réalisation de la déclaration simplifiée Les différentes étapes de la saisie, sont rappelées dans un pavé situé sur la gauche, avec des icônes précisant l état de la saisie. La saisie peut être réalisée en plusieurs fois en conservant le numéro de formulaire, si vous cliquez sur le bouton «enregistrer» à la fin de chaque étape. Figure 0 Le suivi de la déclaration Cliquer sur «étape suivante» après avoir rempli chaque étape. Octobre 2016 page 3

4 Version 1.5 Étape 1 - sur le site CNIL : cnil.fr, cliquer sur «Déclarer un fichier» de l espace «Professionnels» en haut à droite. Figure 1 - L'accès aux déclarations des professionnels sur le site CNIL «Démarches administratives à réaliser par l école pour la mise en œuvre du service Iconito-Plus» est mis à disposition par le CRDP de l académie de Limoges dans le cadre du service Coréprim selon les termes de la licence Creative Commons Attribution - Pas d Utilisation Commerciale - Partage dans les Mêmes Conditions 3.0 France. Page 4

5 Déclaration CNIL Étape 2 - Choisir Vos démarches auprès de la CNIL -> «Effectuer une démarche» Figure 2 Vos démarches auprès de la CNIL Octobre 2016 page 5

6 Version 1.5 Etape 3 - Puis choisir «Déclarer un fichier» «Démarches administratives à réaliser par l école pour la mise en œuvre du service Iconito-Plus» est mis à disposition par le CRDP de l académie de Limoges dans le cadre du service Coréprim selon les termes de la licence Creative Commons Attribution - Pas d Utilisation Commerciale - Partage dans les Mêmes Conditions 3.0 France. Page 6

7 Déclaration CNIL Etape 4 - Choisir «Déclarations Normales, autorisations, demande d avis» -> Accéder aux formulaires Octobre 2016 page 7

8 Version 1.5 Etape 5 cliquer sur le lien rose «procédure simplifiée» dans la première ligne «Démarches administratives à réaliser par l école pour la mise en œuvre du service Iconito-Plus» est mis à disposition par le CRDP de l académie de Limoges dans le cadre du service Coréprim selon les termes de la licence Creative Commons Attribution - Pas d Utilisation Commerciale - Partage dans les Mêmes Conditions 3.0 France. Page 8

9 Déclaration CNIL Étape 6 - Déclarant : école Figure 3 Déclarant : école Pour connaître le numéro SIREN+NIC (= SIRET) de l école -> Se connecter sur -Saisissez le nom de votre école en haut à droit dans la barre de Recherche -Cliquez sur votre établissement -Le numéro SIRET de votre école apparait (en 2 e ligne) dans le paragraphe «Informations administratives». Code NAF/APE pour les écoles : 85020z (enseignement primaire) Octobre 2016 page 9

10 Version 1.5 Étape 7 - Finalité Figure 4 La sélection de la déclaration relative aux ENT Choisir «Accès Réglementaire Unique» (RU) puis dans la liste déroulante (fichier 1) choisir «RU-3- Espaces numériques de travail» «Démarches administratives à réaliser par l école pour la mise en œuvre du service Iconito-Plus» est mis à disposition par le CRDP de l académie de Limoges dans le cadre du service Coréprim selon les termes de la licence Creative Commons Attribution - Pas d Utilisation Commerciale - Partage dans les Mêmes Conditions 3.0 France. Page 10 Figure 4 - La sélection de la déclaration relative aux ENT

11 Déclaration CNIL Étape 8 - Personne à contacter, responsable, envoi du formulaire (directeur école) Figure 5 - Identification du contact Figure 6 - Identification du responsable La fin du traitement consiste à renseigner les éléments pour le contact, à identifier le responsable (directeur d école) qui peut signer la déclaration et à envoyer le formulaire. 4 DECISION, PUBLICATION Après envoi du formulaire, la personne désignée en contact reçoit un récépissé de déclaration par message électronique, avec en PJ le formulaire complété en format pdf. Sauf avis contraire dûment notifié, s agissant d une déclaration simplifiée pour un traitement faisant l objet d une règle universelle, l avis est réputé positif dès réception du récépissé. Le directeur d école informera le Conseil d école de cette déclaration, et adressera copie aux autorités administratives compétentes. Le Conseil d école pourra décider des modalités de prise en compte de Octobre 2016 page 11

12 Version 1.5 l usage d Iconito-Plus dans le règlement intérieur, notamment en lui annexant les conditions d utilisation. Vous pouvez ensuite faire suivre ce récépissé à isabelle.souveton@reseau-canope.fr dès réception. «Démarches administratives à réaliser par l école pour la mise en œuvre du service Iconito-Plus» est mis à disposition par le CRDP de l académie de Limoges dans le cadre du service Coréprim selon les termes de la licence Creative Commons Attribution - Pas d Utilisation Commerciale - Partage dans les Mêmes Conditions 3.0 France. Page 12