Assemblée générale d Action Saint-François. Où : À la bibliothèque Eva-Sénécal, 420 Marquette, Sherbrooke, salle 3

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1 1 Quand : 26 mars 2009 Assemblée générale d Action Saint-François Où : À la bibliothèque Eva-Sénécal, 420 Marquette, Sherbrooke, salle 3 Coût : Entrée gratuite M. Jean-Paul Raiche, qui est président du COGESAF (Conseil de gouvernance de l'eau des bassins versants de la rivière Saint-François) et vice-président du ROBVQ (regroupement des organismes de bassin versant du Québec) nous présentera une conférence intitulée : «Gouvernance et gestion intégrée de l eau» 19h00 : Conférence de Jean-Paul Raiche 19h35 : Petite pause de 10minutes 19h45 : Assemblée générale 1. Mot du président Déroulement de la soirée Proposition d ordre du jour du 26 mars Nomination à la présidence et au secrétariat d assemblée Lecture et adoption de l ordre du jour 4. Lecture et adoption du procès-verbal de l AGA du 28 mars Rapport des activités 2008 et perspectives d action pour Présentation du bilan financier 2008 et des prévisions budgétaires Élection des membres du Conseil d administration 8. Modification des règlements généraux : Retirer le point : Section 3.3 «L avis de convocation pour toute assemblée des membres doit être publié dans au moins un journal francophone et un journal anglophone diffusés sur le territoire du bassin versant de la rivière Saint-François et ce, dans un délai d au moins une semaine et, en cas d urgence, dans un délai de 48 heures.» Procès verbal de l Assemblée Générale Annuelle d Action Saint-François du 26 mars 2009

2 2 Étant présents lors de l assemblée : Sabrina Plante (M) France Bourguoin (M) Maryse Nicol (M) Nathalie Hallé (M) Robert Léo Gendron (M) Bernard Couture Luc Loignon (M) Stéphanie Valiquette (M) Robert Picard 7 membres étaient présents, il y a quorum. 1-Mot du président France Bourgouin, présidente du conseil d administration d Action Saint-François souhaite la bienvenue à tous. Elle présente les membres actuels du C.A. Elle résume l année 2008, qui a été la poursuite des projets de revégétalisation et de nettoyage et la concrétisation d une collaboration pour la section revégétalisation. Ce fut aussi une année de formation en lien avec nos projets actuels et pour nos futurs projets. 2-Nomination à la présidence et au secrétariat d assemblée 2006 France propose Luc Loignon comme président et Sabrina Plante comme secrétaire. Robert Léo Gendron appui la proposition. Les deux acceptent les rôles. Le président s informe des membres actuels du C.A. et des rôles de chacun dans l organisme. Il propose un moment de réflexion sur la signification d une assemblée générale annuelle où tous les gens présents sont membres du conseil d administration. Il serait donc intéressant de mettre plus d énergie et d effort pour attirer d autres gens membres d Action Saint-François de d autres champs d intérêt pour les futures assemblées générales annuelles. Il dicte certains règlements généraux d assemblées générales. Il souligne l importance des décisions prisent lors de l AGA. Nous sommes plus de 6 membres, nous formons donc quorum, nous pourrons donc prendre des décisions officielles. 3-Lecture et adoption du l ordre du jour Robert Léo Gendron propose l ordre du jour, Maryse Nicol appuie la proposition. L ordre du jour est accepté à l unanimité. 4-Approbation du procès-verbal du mars 2008 Luc propose de mettre les procès-verbaux des assemblées générales annuelles des années précédentes sur le site web d Action Saint-François. Les gens intéressés à avoir le procèsverbal en format papier lors des prochaines assemblées générales annuelle pourront en faire la demande en contactant l organisme. Nous pourrons éviter l impression de plusieurs feuilles de papier pour rien. Luc suggère que les points discutés reviennent année après année, nous lisons donc rapidement le procès verbal de l année Robert Léo Gendron propose l adoption du procès-verbal et France Bourgouin appui la proposition. Le procès-verbal est accepté à l unanimité. 5- Rapport des activités 2008 et perspectives d action pour 2009 Des membres du conseil d administration (Robert Léo Gendron, Maryse Nicol et Nathalie Hallé) présentent à tour de rôle les activités réalisées en 2008 et les perspectives d actions pour l année 2009.

3 3 Robert Léo présente le bilan des inventaires de cours d eau et des activités de nettoyages pour l année Il y a eu une assistante pour l année 2008 et il prévoit en avoir encore une pour la saison Nous avons eu une subvention d environnement Canada (ÉcoAction) de $ pour l année 2008 et une demande pour un montant de $ a été envoyée pour l année Nous sommes toujours en attente de réponse. Maryse Nicol présente le bilan d activité pour la revégétalisation. Elle explique que la coordonnatrice Cybelle Boucher a du cesser son travail pour cause de grossesse. C est Maryse Nicol qui l a remplacé pour le poste de coordonnatrice. Sabrina Plante a été engagée, grâce à une subvention d Emploi Québec, pour remplacer Maryse Nicol au poste d assistante coordonnatrice. Maryse Nicol poursuivra les activités de revégétalisation en tant que coordonnatrice pour l année 2009 et une nouvelle assistance coordonnatrice sera engagée grâce à la subvention salariale d Emploi Québec. Maryse souligne les projets de revégétalisation pour la municipalité de Sainte-Edwidge et pour l Association Amicale du Lac Lovering qui seront réalisés dans l année Les plans d aménagements pour le lac Lovering ont été réalisés en 2008 et approuvés par l association. Maryse ajoute qu elle supervisera le nouveau projet de caractérisation de la rivière Ascot et de tous ces affluents à l aide d un stagiaire du Cégep de Sherbrooke. Ce projet est réalisé avec la collaboration financière de la MRC de Coaticook. Un dépliant publicitaire sera réalisé en collaboration avec la fondation Lacs et Rivières du Canada pour annoncer des activités de stabilisation. Pour le recrutement, le financement et la visibilité de l organisme, France souligne que 15 personnes ont travaillés à faire de la sollicitation auprès de la population Sherbrookoise et que Marie-Josée Berteau a été engagée en tant que coordonnatrice du recrutement. Par contre, Marie-Josée ne renouvellera pas le contrat pour l année 2009, il faudra donc trouver une subvention salariale pour engager quelqu un d autre ou trouver un stagiaire pour une période de 16 semaines. De plus, nous avons reçu l appui financier de plusieurs députés de la région. Sabrina ajoute que les Caisses Desjardins nous ont aussi donné un bon appui financier. Ce sera donc à répéter pour l année Pour le journal, deux numéros ont été publiés en 2008 et il en sera de même pour l année Les envois des copies papier se poursuivront pour les membres qui le désirent. Des expositions itinérantes sont au programme pour Maryse Nicol a reçu une formation par le Club agro-environnement de l Estrie et il est prévu qu il y aura d autres formations et colloques pour Robert Léo a présenté l organisme à plusieurs reprises (Tremplin, Cégep de Sherbrooke, Centre des loisirs). L organisme poursuivra dans la voie d avoir plus de visibilité à travers les colloques. Le site internet a été mis à jour par Robert Savignac pour 2008 et sera remis à jour par Liliana Leal pour Nathalie nous parle de la vie associative d Action Saint-François. Elle souligne que Robert Léo Gendron a assuré la permanence au bureau pour l année 2008 et que la permanence sera assurée selon les mêmes conditions pour Luc Loignon propose d ajouter l assemblée générale annuelle comme point dans la section vie associative et d avoir dans la section des perspectives 2010 un point sur l augmentation de la participation à la prochaine assemblée générale annuelle. France propose l adoption du rapport d activité 2008 et Nathalie appuie la proposition. 6-Présentation du bilan financier 2008 et des prévisions budgétaires 2009 Robert Léo Gendron présente le bilan financier pour l année Il souligne l écart de près de 4000$ entre les prévisions faites en 2007 et le montant réel reçu (moins reçu que prévus). Il détaille chacun des revenus reçus en Pour les dépenses, il détaille chacune des classes de dépenses : salaires, charges sociales et CSST, intervention sur le terrain, gestion de l organisme et recrutement, activité d éducation et visibilité. Robert Léo Gendron souligne l acquisition d une nouvelle voiture, un montant avait été prévu en 2007 pour cette acquisition.

4 4 Ce sera la dernière année où nous paieront la taxe d affaire, cette taxe disparaitra l an prochain pour les gens du centre ville. Aucune location de salle n a été faite en 2008 puisque nous n avons pas fait de spectacle bénéfice cette année. Malgré le montant prévu pour l acquisition de permis de sollicitation pour l année 2008, aucun n a été acheté à cause du grand roulement de personnel, alors cela ne vaut pas la peine d acheter des nouveaux permis. Robert Léo Gendron présente le bilan financier général se terminant le 31 décembre Action Saint-François possède un actif à courts termes de ,00$ et un passif de 6 628,33$. Luc Loignon souligne que le montant de bénéfice net par rapport au montant total de l actif est important (%). Il est possible que des bailleurs de fonds considèrent ce montant de bénéfices trop élevé pour nous subventionner. Luc Loignon souligne que c est le rôle de l assemblée générale annuelle de nommer un vérificateur financier officiel. C est donc ce rapport qui doit être présenté lors de l assemblée générale annuelle. Robert Léo Gendron souligne que c est seulement la partie pour la subvention d Environnement Canada qui à été vérifier par un comptable, donc le bilan financier présenté lors de l assemblée n a pas nécessairement besoin d être vérifier officiellement par un comptable. Luc Loignon nous dit qu il peut être intéressant de faire la vérification complète de l état financier puisque ceci permet d être comparer les organismes entre eux et peut rassurer les bailleurs de fonds. Robert Léo Gendron nous dit que les bilans financiers sont suivis par un comptable agréé. Maryse propose l acceptation du dépôt du bilan financier et France Bourgouin appui la proposition. Nous passons maintenant aux prévisions budgétaires. Robert Léo les décrit une à une. France corrige que les revenus prévus pour les activités de financement ne sont pas de 300$ (pour le calendrier), mais de 0$ puisqu une autre section a été créée dans les prévisions, soit la vente de calendrier. Les revenus prévus pour 2009 seront moindre qu en Sabrina propose l adoption des prévisions budgétaires pour l année 2009 et Maryse Nicol appui. 7-Élection des membres du Conseil d administration Robert Léo Gendron propose Luc Loignon comme président d élection et Nathalie Hallé comme secrétaire d élection. France appuie la proposition et les deux acceptent leur rôle. Luc Loignon nous présente les membres en élection de l assemblée générale annuelle Maryse Nicol remplace Monique Clément et Sabrina Plante remplace Brigitte Leduc au conseil d administration. Ces deux mandats et celui de France Bourgouin se terminent cette année, donc Maryse Nicol, Sabrina Plante et France Bourgouin sont en élection. Nathalie Hallé a comblé un nouveau poste en 2008 qui n est pas à renouvelé cet année. Il y a une démission cette année, soit celle d Hubert Richard. Membres élus en 2008 pour un mandat de 2 ans (4 places disponibles) Cybelle Boucher Robert Léo Gendron Hubert Richard (démission début 2009) Nathalie Hallé Membres sortants en 2009 à élire pour deux ans (3 places disponibles) France Bourguoin Maryse Nicol Sabrina Plante Membres élus en 2008 qui ne poursuivent pas leur mandat en 2009 Nous avons 4 postes en élection pour cette année. Le remplacement d Hubert Richard sera à déterminer lors de la 1ere réunion du conseil d administration suivant l assemblée générale annuelle Les 3 membres du conseil d administration en réélection acceptent leur candidature et sont réélu par acclamation. Bernard Couture, Stéphanie Valiquette et Robert

5 5 Picard ont aussi été proposés comme candidats au conseil d administration. Seulement Stéphanie Valiquette accepte sa candidature et est élue par acclamation. 8-Varia a) Modification des règlements généraux : Retirer le point : Section 3.3 Luc Loignon affirme qu il doit y avoir un avis de motion pour la modification et non le retrait du règlement de la section 3.3. Pour la présente assemblée, nous ne pouvons pas modifier cette section étant donné l annonce du retrait complet de ce règlement. Par contre, Bernard Couture propose d organiser une assemblée générale annuelle spéciale pour la modification de la dite section. Luc Loignon précise qu il existe 2 interprétations quant à la modification des règlements pour les organismes au Québec : 1) les organismes peuvent décider les modifications aux règlements et ils seront valides jusqu à la prochaine assemblée générale annuelle. À ce moment, elle pourra être acceptée ou rejetée. 2) C est seulement aux assemblées générales annuelles que les décisions quant aux modifications des règlements peuvent être faites. Robert Léo Gendron propose de reporter les modifications des règlements généraux lors de l assemblée générale annuelle du printemps 2010 et France appuie la présentation. Cette proposition est adoptée. 9-Levée de l assemblée Robert Léo Gendron propose la levée de l assemblée et Maryse Nicol appuie la proposition. La proposition est acceptée à l unanimité. Robert Léo Gendron propose une «motion» de remerciement spéciale à Luc Loignon, président de l assemblée Sabrina Plante, secrétaire d assemblée