Plateforme unique de gestion de l impression, de la numérisation et des appareils

Transcription

1 Plateforme unique de gestion de l impression, de la numérisation et des appareils

2 Une plateforme unique pour gérer toutes les tâches d impression et de numérisation. L intégration d uniflow à vos processus documentaires vous permettra d améliorer concrètement le contrôle et l efficacité de vos appareils multifonctions. Ouvert, modulaire et configurable, ce puissant logiciel peut être adapté aux besoins de chaque organisation : grandes entreprises, petits bureaux, établissements d enseignement, gouvernements locaux et ateliers d imprimerie. Plateforme unique et intégrée de gestion de l impression, de la numérisation et des appareils Solution souple et personnalisable en fonction de la taille et du type d organisation Architecture modulaire permettant de déployer uniflow à l échelle de l organisation Plateforme unique par excellence pour gérer l infrastructure d impression et de numérisation des bureaux et des ateliers d imprimerie en entreprise Plateforme indépendante s intégrant facilement aux parcs d appareils mixtes Qu est-ce qu uniflow? uniflow est une plateforme logicielle de gestion de l impression, de la numérisation et des appareils, conçue pour permettre aux organisations de profiter au mieux de leurs appareils multifonctions. Grâce à sa structure modulaire et à sa compatibilité multimarque, uniflow peut être adapté aux besoins précis de l organisation. De plus, l intégration parfaite aux appareils de Canon, les applets intégrés pour les différentes marques d appareil et le poste Release Station créent un environnement à pilote universel où les tâches d impression suivent l utilisateur d un appareil à l autre, peu importe la marque et le modèle

3 - 3 -

4 Impression sécurisée des documents confidentiels l expérience de l utilisateur final. Tout le monde doit, un jour ou l autre, imprimer des documents confidentiels. Comme les utilisateurs sont réticents à accomplir cette tâche sur un appareil réseauté, les entreprises ont pris l habitude de se tourner vers les imprimantes locales. Mais grâce à la fonction d impression sécurisée d uniflow, les utilisateurs peuvent maintenant envoyer leurs documents confidentiels à une imprimante réseau à partir de leur ordinateur ou de leur appareil mobile et ne lancer la tâche qu une fois devant l appareil. Envoi à partir de n importe où L utilisateur peut envoyer sa tâche d impression de n importe où, qu il travaille dans les locaux de l entreprise ou ailleurs, et ainsi augmenter sa productivité. Les tâches envoyées d un ordinateur de bureau, d un ordinateur portatif, d un serveur hébergé, d un téléphone mobile ou d une tablette sont enregistrées dans une file d impression sécurisée individuelle

5 File d impression sécurisée individuelle Toutes les tâches d impression sont enregistrées dans une file d attente sécurisée jusqu à ce que l utilisateur lance la tâche désirée sur l imprimante de son choix, même si celle-ci se trouve sur un autre étage ou dans un autre immeuble. Il n a qu à sélectionner la tâche dans l écran de l appareil multifonction, ou encore dans l applet uniflow de son téléphone intelligent ou de sa tablette. Il peut même modifier les options d impression de la tâche avant de la lancer. Pilote universel d uniflow : un seul pilote pour tous les appareils Puisque l utilisateur peut lancer sa tâche d impression sur n importe quel appareil réseauté, peu importe la marque ou le modèle, le pilote universel d uniflow garantit une impression adéquate à tout coup. En effet, cette mesure permet non seulement de réduire la frustration des utilisateurs par rapport au processus d impression, mais aussi d économiser sur les frais de réimpression. Plusieurs méthodes d authentification sur l appareil Pour lancer une tâche d impression, l utilisateur peut s authentifier à l imprimante de son choix à l aide de sa carte de proximité ou de sa carte à puce. Les utilisateurs occasionnels, quant à eux, ont la possibilité d entrer un code de tâche sur l appareil pour imprimer leurs documents

6 Impression à partir d un téléphone intelligent ou d une tablette l expérience de l utilisateur final. Les utilisateurs ont des besoins d impression qui vont bien au-delà du simple «Fichier >Imprimer» à partir d un ordinateur. Les progrès technologiques leur permettent aujourd hui de travailler ailleurs qu à leur bureau, mais les technologies d impression n ont pas évolué au même rythme. C est donc uniflow qui propulse l impression dans l ère mobile. Envoi facile à partir d un téléphone intelligent ou d une tablette Peu importe où ils se trouvent, les utilisateurs peuvent se servir de leur téléphone intelligent ou de leur tablette pour envoyer des tâches d impression par courriel, à partir d un navigateur Web ou au moyen d un pilote d imprimante. Qu ils soient à leur bureau, dans une salle de réunion ou dans une autre ville, ils peuvent quand même imprimer leurs documents de façon sécurisée et contrôlée. Application uniflow pour ipadmd/iphonemd Application uniflow pour AndroidMC Application uniflow pour Windows PhoneMD Android est une marque de commerce de Google Inc. ipad et iphone sont des marques de commerce d Apple Inc. enregistrées aux États-Unis et dans d autres pays. Windows Phone est une marque déposée de Microsoft Corporation aux États-Unis et dans d autres pays. -6-

7 Données d authentification multiples Les utilisateurs peuvent s authentifier au moyen de différents noms d utilisateur et courriels personnels ou professionnels. De cette façon, les tâches d impression sont toujours portées au bon compte et au bon budget, et chaque utilisateur n apparaît qu une seule fois dans les rapports, peu importe la méthode utilisée pour envoyer ses tâches. Impression pour utilisateurs occasionnels L administrateur peut ajouter de nouveaux utilisateurs automatiquement, et donc autoriser un utilisateur inconnu ou un invité à envoyer des tâches à l imprimante. Sinon, l utilisateur recevra un code par courriel lui permettant de lancer la tâche. File d attente sécurisée (mobile) Toutes les tâches, qu elles soient envoyées à partir d un ordinateur connecté au réseau ou d un appareil mobile dans un autre immeuble, s affichent sous forme de miniatures dans la même file d attente sécurisée. L utilisateur peut alors ajouter des options de finition, comme l impression recto verso ou l agrafage, avant de lancer la tâche. Grâce à son téléphone intelligent, il peut même lancer des tâches à partir du navigateur ou de l application native, sans avoir à passer par le logiciel intégré à l appareil multifonction. Prise en charge de Google Cloud Print MC uniflow permet aux utilisateurs et aux invités d envoyer leurs tâches d impression par Google Cloud Print. Ainsi, les utilisateurs d appareils Google Chromebook MC peuvent imprimer en toute sécurité et faire le suivi de leurs tâches au même titre que les utilisateurs de Windows ou de Mac. Les tâches peuvent aussi être envoyées à Google Cloud Print par un navigateur Web. Il est donc possible d utiliser le navigateur Google Chrome MC pour imprimer à partir d un ordinateur, d un appareil Android, d un téléphone Windows ou d un appareil iphone/ipad. Google et le logo Google sont des marques déposées de Google Inc. utilisées avec permission

8 Saisie et numérisation sécurisées des documents l expérience de l utilisateur final. uniflow permet de distribuer des documents en toute sécurité dans l organisation en vue d accroître la productivité et de respecter les exigences de conformité. Les utilisateurs ont accès à des processus de numérisation adaptés à leur rôle. Ils peuvent donc numériser leurs documents directement dans le processus ou le système dorsal de gestion des documents approprié. Expérience d impression et de numérisation uniforme Comme pour les tâches d impression, les utilisateurs doivent s authentifier sur l appareil imagerunner ADVANCE de Canon à l aide de leur carte de proximité et ne voient que les processus de numérisation pertinents. L administrateur peut décider quels processus sont offerts à chaque service et lesquels sont accessibles à tous. Ces processus de numérisation «suivent» l utilisateur d un appareil à l autre. Traitement des données numérisées L utilisation de documents papier et de l information qui s y trouve fait partie des tâches quotidiennes de tout utilisateur. Il est possible d extraire cette information des documents numérisés grâce à la reconnaissance optique des caractères (ROC) par zone ou à la reconnaissance des codes à barres en vue d alimenter les données d indexation ou de les convertir dans un format particulier, comme Microsoft Word. Documents envoyés au bon endroit uniflow permet aux utilisateurs de numériser des documents directement vers leur courriel, un dossier réseau, un système de gestion des documents, comme Therefore MC ou Microsoft SharePoint MD, ou Google Drive MC sous forme de fichiers image hautement compressés. De plus, il est possible de numériser des documents vers des destinations infonuagiques comme Box, Dropbox, Evernote MD et Microsoft OneDrive MC, ainsi que vers des systèmes de gestion des documents d entreprise comme WorkSite, FileNet MD, OpenText et Alfresco

9 Dossier actif Téléphone intelligent Appareil multifonction avec authentification par carte d identité ROC par zone (137 langues) Reconnaissance des codes à barres Microsoft Word (DOCX/OOXML) Traitement des formulaires Compression élevée PDF, PDF/A et PDF crypté Google Drive MC Microsoft SharePoint MD Therefore MC Dossier/serveur FTP SGD/système de GCE Microsoft Exchange MD / courriel Google et le logo Google sont des marques déposées de Google Inc. utilisées avec permission

10 Suivi des coûts et des économies la perspective du directeur des finances. Grâce à uniflow, le service des finances peut suivre et analyser les coûts d impression, de copie, de télécopie et de numérisation de l entreprise. Il est donc possible de facturer ces coûts internes à l utilisateur ou au service approprié et de faire un suivi des opérations. Rapports graphiques Le service des finances peut surveiller l utilisation des appareils dans l ensemble de l organisation et produire des rapports par utilisateur, appareil, groupe ou code de coûts multiniveau. Les rapports de base contiennent toute l information requise, comme l appareil le plus utilisé et l utilisateur qui dépense le plus. Les rapports d économies montrent toutes les économies réelles et potentielles réalisées au cours d une période donnée. Contrôle des économies Le suivi des coûts n est que la première étape de l analyse des coûts. Toutes les économies liées à l installation d uniflow sont consignées, ce qui permet au service des finances de mesurer le véritable rendement du capital investi. Par exemple, il est possible d économiser en acheminant une tâche vers une imprimante plus économique ou en supprimant une tâche qui n a pas été imprimée

11 Acheminement des tâches vers l imprimante la plus économique Les imprimantes laser à proximité des utilisateurs sont pratiques mais coûteuses. uniflow peut être configuré de façon à autoriser les petits tirages sur les imprimantes laser, mais à demander un réacheminement vers les appareils multifonctions de Canon plus économiques ou vers la file d attente sécurisée au-delà d un certain nombre de pages. Les tâches très volumineuses peuvent même être acheminées automatiquement à l atelier d imprimerie. Protection de l environnement L impression recto verso et la suppression des tâches non imprimées permettent non seulement d économiser du papier (et donc, de l argent), mais aussi de protéger l environnement. uniflow peut fournir les données nécessaires à la mise en place d une stratégie d impression écoresponsable qui permettra de sauver de précieux arbres et d améliorer la performance environnementale de l organisation. Gestion du parc d appareils (services de gestion de l impression) L ensemble du parc d appareils de l organisation peut être géré par uniflow, ce qui multiplie les possibilités de rapports. Les relevés de compteur et l historique de l état de tous les appareils, peu importe la marque, peuvent être consultés et consignés dans un rapport

12 Sécurité totale des documents et des appareils la perspective de l administrateur des TI. uniflow, c est le chaînon manquant dans la chaîne de sécurité des documents et des appareils, donnant un contrôle total sur le parc d appareils multifonctions. Contrôle de l impression Les données fournies par uniflow permettent à l administrateur des TI de définir des politiques d impression sur le réseau. Par exemple, il peut obliger les utilisateurs à imprimer les courriels en noir et blanc, les empêcher d imprimer de gros tirages sur les petites imprimantes laser ou leur demander d imprimer en mode recto verso au-delà d un certain nombre de pages. Résilience du réseau uniflow est conçu pour limiter l interruption des activités en cas de problèmes de réseau. Les appareils d impression et de numérisation peuvent être connectés à des serveurs d impression externes indépendants du serveur principal. Les serveurs peuvent aussi être regroupés pour offrir une couche de résilience supplémentaire. De plus, l appareil multifonction peut mémoriser les données de connexion des utilisateurs pour qu ils puissent continuer à utiliser certaines fonctions, comme la copie, quand le réseau est en panne. Contrôle de l accès aux appareils multifonctions Comme il s intègre parfaitement aux appareils multifonctions de Canon, uniflow peut empêcher l utilisation non autorisée des appareils. Si l accès est autorisé, toutes les opérations sont enregistrées et consignées dans un rapport. Chaque utilisateur peut avoir accès à des fonctions différentes de l appareil selon son rôle. Par exemple, certains utilisateurs ne peuvent copier qu en noir et blanc, tandis que d autres ont accès à la couleur

13 Sécurité totale des documents L impression sécurisée permet d éviter que des documents potentiellement confidentiels soient laissés à la vue de tous dans le plateau de sortie. Et s il ne fallait pas imprimer ce document? Intégration aux systèmes administratifs L accès à l appareil est contrôlé par carte de proximité, carte intelligente, carte magnétique, empreinte digitale, NIP ou nom d utilisateur et mot de passe. uniflow peut être intégré à l annuaire existant de l entreprise ou «apprendre par lui-même» quelle carte appartient à qui : une corvée de moins pour le service des TI. Flux de documents personnalisés Chaque utilisateur et chaque service utilisent des fonctions différentes lorsqu ils impriment ou numérisent des documents. uniflow est doté d un éditeur graphique de flux de documents qui permet à l administrateur de décider exactement ce qui se produit à chaque étape du processus d impression ou de numérisation. Ces flux de documents peuvent être différents pour chaque imprimante, selon les besoins du service, et les flux de documents personnels peuvent suivre les utilisateurs d un appareil à l autre

14 uniflow La solution idéale, peu importe les besoins. Contrôle et réduction des coûts d impression et de copie Grâce au système intégré de production de rapports, il est possible de suivre et d analyser l utilisation des fonctions d impression, de copie, de télécopie et de numérisation, pour ensuite facturer les coûts adéquatement à l interne et bien évaluer l utilisation des ressources. Sécurité accrue des documents En sécurisant l accès aux appareils, uniflow permet d éviter que des documents confidentiels ne tombent pas entre de mauvaises mains. Augmentation de la productivité des employés La productivité des employés sera grandement améliorée par l accès à l impression mobile ainsi que par la possibilité d imprimer leurs documents là où ils en ont besoin. Protection de l environnement uniflow pour PME peut fournir les données nécessaires à la mise en place d une stratégie d impression écoresponsable qui permettra de sauver de précieux arbres et d améliorer la performance environnementale de l organisation NT-ware GmbH, 2014