Smartphone 4.1. Guide accompagnateur d installation de Messagerie vocale

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1 Smartphone 4.1 Guide accompagnateur d installation de Messagerie vocale

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5 Contenus Préface 7 À propos du lot de documentation 7 Conventions du document 8 Conventions typographiques 8 Comment obtenir de l aide pendant votre travail 9 Liste des abréviations 11 Installation du système de messagerie vocale 13 Etape 1. Préparation de l Environment 14 Etape 2. Installation de l ordinateur serveur 15 Etape 3. Installation et initialisation de SPS 15 Etape 4. Initialisation du service Messagerie vocale 16 Etape 5. Création des boîtes de réception 17 5

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7 Préface Bienvenue sur Smartphone 4.1, logiciel de télphonie informatique ultramoderne et multi-usages. Ce programme intègre à présent des outils faciles à utiliser permettant de créer des applications vocales interactives personnalisées et d accomplir les solutions du bureau: Standard automatique, Messagerie unifiée ou Messagerie vocale pourvues de la messagerie par fax. Messagerie unifiée constitue une étape révolutionnaire dans le monde des systèmes de messagerie. Le système de messagerie unifiée inclut la fonctionnalité de messagerie vocale et de messagerie par fax et les intègre au système de messagerie Microsoft Exchange Server. Les utilisateurs vont pouvoir consulter leurs fax, écouter leurs messages vocaux et lire leurs messages électroniques dans une seule boîte aux lettres. À propos du lot de documentation Le lot de documentation pour Smartphone 4.1 est une collection complète d informations et d instructions destinées à toute personne ayant à faire avec le système de messagerie à chaque niveau d utilisation. Le lot contient les documents suivants: Nouveautés de Smartphone 4.1. Ce document met l accent sur certaines caractéristiques de Smartphone 4.1, qui ont été enrichies ou ajoutées depuis la sortie de la version 3.5. Smartphone 4.1. Manuel de l utilisateur. Destiné aux utilisateur des systèmes de messagerie unifiée ou messagerie vocale construits avec Smartphone. Il s agit d un guide complet conçu pour faciliter la compréhension des concepts élémentaires de la messagerie unifiée ou vocale et l installation du logiciel Smartphone Client sur un PC d utilisateur. Smartphone 4.1. Pense-bête. Il s agit d une petite carte de référence rapide expliquant les fonctionnalités élémentaires de la messagerie vocale pouvant être imprimée et distribuée aux utilisateur. Smartphone 4.1. Guides accompagnateurs d installation de Messagerie unifiée et messagerie vocale. Procédure générale d installation et de mise en route des solutions de messagerie unifiée et vocale dans le bureau du client. Smartphone 4.1. Mise en route. A l intention de la personne qui va installer Smartphone Server et les systèmes MU ou de messagerie vocale. Inclut la description étape par étape du processus d installation. Smartphone 4.1. Guide de configuration du PBX Pour les spécialistes de PBX qui vont préparer le système de téléphonie pour l intégration de Smartphone. Contient les informations techniques sur les modifications qui doivent être effectuées dans la configuration du PBX en vue d assurer toutes les fonctionnalités de Smartphone et des solutions de messagerie vocale et messagerie unifiée. Smartphone 4.1. Manuel de l administrateur. Destiné à l administrateur du système de messagerie unifiée ou vocale construit avec Smartphone. Inclut toutes les informations que l administrateur système doit connaître pour maintenir le système. 7

8 Smartphone 4.0 Conventions du document Toute la documentation technique de Smartphone est disponible en format Adobe Acrobat (PDF) sur le CD-ROM de Smartphone. Tous les documents incluent une table des matières au début du fichier, des signets PDF, un index de mots clé à la fin du fichier et un index de recherche PDF. Pour utiliser l index de recherche PDF: 1. assurez-vous que vous avez installé la version de Adobe Acrobat Reader avec la fonction de recherche qui est livrée avec Smartphone. 2. dans Acrobat Reader, sélectionnez l élément du menu [Edition Recherche dans plusieurs documents Index...]. Le dialogue Sélectionner un index apparaît. 3. cliquez sur Ajouter... et allez à <lettre du lecteur de CD-ROM>:\Server\Docs\French\Index.pdx. 4. cliquez sur OK. L index du serveur est à présent connecté. Utilisez [Edition Recherche dans plusieurs documents Recherche...] pour parcourir instantanément toute la documentation de Smartphone Server. Conventions typographiques Tous les documents du NOVAVOX AG sont régis par les conventions suivantes: 1. Les options sélectionnées à partir du menu et/ou des sous-menus apparaissent entre doubles crochets ( [ ] ) avec une barre verticale ( ) entre les différents niveaux du menu. Par exemple: [ Réglages Lignes téléphoniques ] indique l ouverture du dialogue en cliquant sur Réglages dans le menu principal, puis en sélectionnant Lignes téléphoniques dans le sous-menu. 2. Le nom des fenêtres, des dialogues, des onglets et des champs apparaissent entre guillemets. 3. Le nom des boutons apparaît en gras. Par exemple: OK. 8

9 Comment obtenir de l aide pendant votre travail Aide active Info-bulles L aide active réfère à la capacité de Smartphone Server d afficher de brèves explications concernant un élément d interface de programme (un élément du menu par exemple) par simple clique de la souris sur l élément en question. On appelle ce type d aide actif car Smartphone Server surveille activement la position du pointeur de la souris. Ces courtes explications sont affichées dans la barre d état de Smartphone Server. Les info-bulles sont les appellations courtes des icônes dans la fenêtre du programme. Elles peuvent vous aider à comprendre ce qu il se passe si vous appuyez sur une icône en particulier dans la barre d outils de Smartphone Server. Aide en ligne Smartphone Server supporte les fonctionnalités totales de l aide de Windows XP/2000/2003. Pour accéder à l aide simplement: Pressez la touche F1 à tout moment pour l aide générale de Smartphone Server. Pressez les touches Maj + F1 à tout moment pour l aide en contexte concernant le champs affiché. Sélectionnez [Aide Contenu] à partir de la barre de menu et cherchez par: Table des matières avec les livres et les rubriques à sélectionner. Index des rubriques. Un mot. Sélectionnez [Aide Glossaire] à partir de la barre de menu pour accéder au glossaire des termes utilisés dans Smartphone Server. Cliquez sur le bouton Aide dans n importe quel dialogue. Cliquez sur le bouton Qu est ce que c est? à l aide du bouton gauche de la souris. Puis cliquez sur l élément du dialogue qui vous semble mériter une explication. Une fenêtre automatique contenant les explications recherchées s affiche. Lorsque vous vous trouvez dans une fenêtre d aide en ligne, cliquez simplement sur les motsclé surlignés pour obtenir une explication plus détaillée de la rubrique en question. Fichier Lisez-moi Vous trouverez les informations de dernière minute sur Smartphone dans le fichier readme.txt. 9

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11 Chapitre 1: Liste des abréviations Table 1: Abréviations Voici quelles sont les abréviations qui sont utilisées dans ce document : DTMF IAM IVR PABX PSTN SPC SPS Numérotation multifréquence, terme utilisé pour décrire un signal à fréquences vocales constitué d deux signaux distincts d amplitude égale mais de fréquence différente. Indicateur d attente de message, l utilisateur est averti de l arrivée d un nouveau message par un symbole ou bien un témoin lumineux sur son téléphone. Réponse vocale interactive, fournit des directives ou des options de menu (généralement sous forme de messages vocaux) qui permettent au demandeur de demander des informations (généralement en appuyant sur les touches de son téléphone ou/et en énonçant des commandes). Le système SVI fournit les informations nécessaires au demandeur sous forme de réponses vocales. Autocommutateur téléphonique privé réalisant de nombreuses fonctions de commutation généralement fournies par les seules compagnies de téléphone. Réseau téléphonique public qui comprend toutes les compagnies de téléphone publiques. Les lignes fournies par les autocommutateurs publics sont accessibles aux acheteurs d une certaine zone géographique. Smartphone Client, application basée sur le logiciel s exécutant sur l ordinateur de l utilisateur. Le logiciel Smartphone Client fournit la connexion à l ordinateur Smartphone Server étant responsable des messages vocaux et fax. Il affiche les messages dans le format approprié par l intermédiaire de l application de courrier électronique installée (en général Microsoft Exchange Client ou Outlook). Smartphone Server, application basée sur le logiciel responsable des messages vocaux et fax. Elle s exécute sur l ordinateur contenant les cartes de téléphonie qui sont en liaison directe avec le réseau téléphonique public et le réseau interne. 11

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13 Chapitre 2: Installation du système de messagerie vocale Les types de système pouvant être installés avec Smartphone dépendant des options de licence. Si vous souscrivez l option Messagerie vocale, voici les types généraux que vous pouvez installer: Le tableau suivant présente les différentes configurations possibles suivant les options que vous avez installées.le tableau suivant présente les différentes configurations possibles suivant les options que vous avez installées. Table 2: Unified Messaging resources Ressources Signalisation Obligato ires? Oui Avantages Connexion réseau Microsoft Exchange Server Non Non Exigée pour le serveur de fax et la notification par Exigé pour la notification par Matériel de fax Non Messagerie par fax Licence du serveur Smart-4- Fax Licence de notification par e- mail Modem GSM et licence de notification par SMS Non Non Non Serveur de fax Notification par Notification par messages courts a. Bien que nous recommandions d utiliser Microsoft Exchange Server pour la notification par , vous pouvez utiliser tout autre serveur de messagerie. L option Exchange Server présume que la connexion au réseau est inclue. La première colonne du tableau ci-dessus contient des symboles que vous trouverez à différentes étapes de ce document. Les étapes marquées par l'un de ces symboles sont optionnelles. Réalisez-la seulement si vous voulez avoir la configuration incluant cette option. Le diagramme suivant affiche la configuration typique du système de télécommunications pour le système de messagerie unifiée ; les éléments optionnels sont visibles : 13

14 Smartphone 4.0 PSTN PBX Ordinateur SPS MS Exchange Server Serveur de fichiers du contrôleur de domaine Internet Courrier par fax uniquement PC d'utilisateur PC d'utilisateur PC d'utilisateur Téléphone Téléphone Téléphone Télécopieur La procédure d installation du système Messagerie vocale consiste en 5 étapes principales: 1. préparation de l environnement technique 2. installation du matériel de serveur 3. installation de Smartphone Server 4. initialisation du service Messagerie vocale 5. enregistrement des utilisateurs de boîte de réception Il est important de suivre les étapes dans l ordre afin d assurer le bon fonctionnement de votre système. Dans ce document vous trouverez un aperçu général des procédures et références nécessaires aux documents qui vous fourniront de plus amples informations. Etape 1. Préparation de l Environment Documents nécessaires pour cette étape: Smartphone 4.1. Manuel de configuration du PBX (PBXGuide.pdf) Smartphone 4.1. Mise en route (GettingStarted.pdf) Une certaine configuration de l environnement du bureau de télécommunications est nécessaire pour initialiser le système Messagerie vocale/ivr. Pour obtenir les informations sur les exigences du sysèmes consultez le chapitre Exigences du système du manuel Mise en route. Préparation du réseau téléphonique L administrateur système et le spécialiste de PBX doivent connecter le système Messagerie vocale au réseau téléphonique. 1. Installez et configurez le PBX. Ceci doit être fait par le spécialiste de PBX. Pour obtenir les informations sur la configuration du PBX consultez le document Guide de configuration du PBX. 2. Réservez quelques lignes (selon l utilisation recherchée) pour la connexion de l ordinateur SPS. Il est recommandé que le nombre d utilisateurs ne dépasse pas 8 fois le nombre de lignes SPS. Pour obtenir plus d informations consultez le sous-chapitre Connecter SPS au réseau téléphonique du chapitre Connecter les composants de Messagerie vocale dans le manuel Mise en route. 3. Octroyez à chaque utilisateur une ligne de téléphone PBX. 4. Connectez votre télécopieur de bureau au PBX. 14

15 Installation du système de messagerie vocale Préparation du système de messagerie Microsoft Exchange Préparez votre réseau local (LAN) afin de rendre possible la prise en charge de la messagerie électronique. Le support du courrier électronique (Microsoft Exchange) est nécessaire pour la notification des messages par courrier électronique et pour d autres options de Smartphone. Ce travail doit être accompli par l administrateur réseau. Pour plus d informations à propos de Exchange consultez le sous-chapitre Préparer l environnement réseau et l ordinateur serveur du chapitre Connecter les composants de Messagerie vocale dans le manuel Mise en route. Une fois que vous avez préparé l environnement, vous êtes prêts à installer Smartphone. Le PBX et le LAN, correctement préparés, offrent les services nécessaires à Smartphone. Etape 2. Installation de l ordinateur serveur Document nécessaire pour cette étape: Smartphone 4.1. Mise en route (GettingStarted.pdf) Vous devez définir le serveur qui prendra les appels téléphoniques et fax des utilisateurs. Pour le serveur, votre PC doit fonctionner sous Windows (consultez les Exigences du système pour connaître les configurations par le matériel et par le logiciel exacts). Vous aurez également besoin des cartes de téléphonie Dialogic. Connectez votre ordinateur SPS au LAN en utilisant n importe quel type de carte réseau. Pour plus d informations sur les exigences du système consultez le chapitre des Exigences du système dans le manuel Mise en route. Installation des cartes PCI Dialogic (VFX et autre) Réalisez cette étape pour les cartes Dialogic avec l interface de bus PCI. Pour plus d informations sur la façon d installer les cartes PCI Dialogic consultez le chapitre Installation des cartes PCI dans le manuel Mise en route. Installation des cartes Analog SW ISA Dialogic (VFX et autre) Réalisez cette étape pour les cartes Dialogic avec l interface de bus ISA. Pour plus d informations sur la façon d installer les cartes Analog SW ISA Dialogic consultez le chapitre Installation des cartes Analog SW ISA dans le manuel Mise en route. Installation des cartes Analog HW ISA Dialogic (VFX et autre) Réalisez cette étape pour les cartes Dialogic avec l interface de bus ISA. Pour plus d informations sur la façon d installer les cartes Analog HW ISA Dialogic consultez le chapitre Installation des cartes Analog HW ISA dans le manuel Mise en route. Maintenant que les cartes ont été installées, vous êtes prêt à installer le logiciel sur l ordinateur SPS. Votre matériel est prêt. La communication a été établie (si nécessaire). MAPI ainsi que le système d exploitation sont correctement configurés. Etape 3. Installation et initialisation de SPS Document requis pour la réalisation de cette étape: Smartphone 4.1. Mise en route (GettingStarted.pdf) 15

16 Smartphone 4.0 Installation de SPS une fois l ordinateur serveur préparé, vous pouvez installer le logiciel Smartphone Server. Installez le logiciel SPS. Initialisation de SPS Pour plus d informations consultez la chapitre Installation de Smartphone Server dans le manuel Mise en route. Configurez les paramètres de sorte que SPS puisse fonctionner et adaptez-le à votre environnement. Pour plus d informations consultez le chapitre Installation de Smartphone Server dans le manuel Mise en route. Initialisation du démarrage automatique Vous pouvez avoir besoin de stabiliser votre serveur de façon à prévenir les erreurs système dues, entre autres, à la perte en ligne. Pour plus d informations consultez les chapitres Initialisation du démarrage automatique et Initialiser le redémarrage régulier dans le manuel Mise en route. Une fois SPS installé et initialisé, il est en état de fonctionner mais n est pas encore prêt à servir les utilisateurs. Etape 4. Initialisation du service Messagerie vocale Documents requis pour la réalisation de cette étape: Smartphone 4.1. Manuel de l administrateur (AdminGuide.pdf) Smartphone 4.1. Mise en route (GettingStarted.pdf) Maintenant vous devez configurer SPS afin d activer les fonctions du service Messagerie vocale. Les options de Messagerie vocale sont définies dans les dialogues accessibles depuis le menu Messagerie vocale dans SPS et Mailbox Administrator. Pour plus d informations concernant les paramètres de Messagerie vocale consultez les chapitres Vue d ensemble de SPS et Vue d ensemble de Mailbox Administrator du Manuel de l administrateur. Configuration du standard automatique Ensuite, l administrateur devra configurer le standard automatique. Le standard automatique permet aux demandeurs externes de trouver puis de se connecter au poste téléphonique de leur choix sans l assistance d une standardiste. Il existe différentes façons de configurer le standard automatique, selon les besoins de votre organisation. Pour en savoir plus à ce sujet veuillez consulter le chapitre Description du standard automatique pour les administrateurs du Manuel de l administrateur. Initialisation de Mailbox Administrator Mailbox Administrator sert à gérer la base de données d utilisateur de Messagerie vocale. Pour plus d informations consultez le sous-chapitre Initialisation de Mailbox Administrator du chapitre Initialisation des services dans le manuel Mise en route. 16

17 Installation du système de messagerie vocale Démarrage de la VAP de Messagerie vocale Démarrez l application vocale exécutant le système de messagerie vocale afin de commencer à utiliser Messagerie vocale. Pour plus d informations consultez le sous-chapitre Démarrer les applications vocales de Messagerie vocale/messagerie unifiée du chapitre Initialisation de Messagerie vocale/messagerie vocale dans le manuel Mise en route. Une fois que la VAP Messagerie vocale est démarrée, le système Messagerie vocale est en état de fonctionner dans votre bureau et vous pouvez commencer à servir vos clients. Etape 5. Création des boîtes de réception Documents requis pour la réalisation de cette étape: Smartphone 4.1. Manuel de l utilisateur (UserGuide.pdf) Désormais, le système Messagerie vocale fonctionne. Les utilisateurs peuvent s enregistrer et utiliser le service Messagerie vocale. Enregistrement des utilisateurs de Messagerie vocale Les utilisateurs peuvent s enregistrer sur le système Messagerie vocale de plusieurs manières. Cela est expliqué en détails dans la documentation. Pour plus d informations consultez le chapitre Se faire enregistrer en tant qu Utilisateur de Manuel de l utilisateur. 17

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19 Smartphone 4.1. Guide accompagnateur d installation de Messagerie vocale. Nom de fichier : RoadmapVM.pdf Edition : Date : Copyright par NOVAVOX AG Tous droits réservés.

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21 Caractères spéciaux Selon la licence que vous avez ainsi que votre matériel et logiciel, certaines caractéristiques de Smartphone sont activées. La description de ces caractéristiques dans la documentation de Smartphone est marquée de symboles spéciaux présentés dans le tableau ci-dessous. Vous pouvez ignorer les sections concernant les caractéristiques qui ne sont pas disponibles pour vous. Table 1: Symboles de caractéristiques spéciales Caractéristique Signalisation Connexion réseau Microsoft Exchange Server Notification par SMS Notification par message électronique Messagerie par fax Exigence Le PBX et Smartphone Server doivent être correctement configurés Le LAN et Smartphone Server doivent être correctement configurés Microsoft Exchange Server est installé et disponible Le modem GSM est installé Microsoft Exchange Server est installé Le périphérique de fax est installé Serveur Smart-4- Fax Le périphérique de fax est installé

22 Smartphone 4.1 NOVAVOX AG WWW: Copyright 2005 NOVAVOX AG Tous droits réservés.