ONE Mail Direct Mobilité

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1 ONE Mail Direct Mobilité Guide de l utilisateur Version: 1.0 Document ID: 3292 Document Owner: Équipe de produit ONE Mail

2 Avis de droit d auteur 2014 cybersanté Ontario Tous droits réservés Toute reproduction de ce document, en tout ou en partie, sous toute forme, y compris la photocopie et la transmission électronique vers un autre ordinateur, sans le consentement écrit préalable de cybersanté Ontario est interdite. Les informations contenues dans ce document sont la propriété exclusive de cybersanté Ontario. Elles ne peuvent pas être utilisées ou divulguées sans une autorisation expresse par écrit de cybersanté Ontario. Marques de commerce Les noms des autres produits mentionnés dans ce document peuvent être des marques de commerce ou des marques déposées détenues par leur société propriétaire respective et sont reconnus comme telles par les présentes. Guide ONE Mail/ONE Mail Direct Mobility/v1.0/NUMÉRO DE DOC. 3292F ii

3 Contrôle du document La version électronique de ce document est considérée comme la seule version valide. Historique approuvé PERSONNES QUI ONT APPROUVÉ TITRE/SERVICE DATE DE L APPROBATION cybersanté Ontario ONE Mail / cybersanté Ontario Août 2013 Historique de révision N o DE LA VERSION DATE RÉSUMÉ DES CHANGEMENTS CHANGÉ PAR Publication initiale Équipe de produit ONE Mail Numéro de document 3292 Cote de sécurité du document Moyenne Guide de mobilité ONE Mail/ONE Mail Direct/v1.0/DOC ID 3292F 3

4 1.0 Table des matières 1.0 Table des matières iv 2.0 Renseignements sur le guide But/Objectif Confidentialité/Sécurité Public Modalités d utilisation Soutien Description du service ONE Mail Mobility En quoi consiste Microsoft Exchange ActiveSync Configuration rapide Configuration rapide de Microsoft Exchange ActiveSync Configuration d Exchange ActiveSync - iphone MC, ipad MC, ipod Prérequis : Configurer Exchange : Configurer le courriel, le nom de la personne et les calendriers : Vérification : Configuration Exchange ActiveSync - Appareils Android Configurer Exchange : Vérification : Configurer le calendrier : Réglages de sécurité Résumé ONE Mail Direct - Microsoft Exchange ActiveSync Mot de passe requis : Longueur minimale du mot de passe : Complexité du mot de passe : Fermeture après un certain temps : Réinitialiser l appareil : Politique concernant la sécurité Dépannage Résultats de test réussis Appareil perdu «Demande de réinitialisation» Conseils 14 Guide de mobilité ONE Mail/ONE Mail Direct/v1.0/DOC ID 3292F 4

5 2.0 Renseignements sur le guide 2.1 But/Objectif Les renseignements suivants sont un guide pour les utilisateurs de ONE Mail Direct pour les aider à intégrer leur appareil mobile dans Microsoft Exchange ActiveSync. Les instructions ci-dessous concernent les appareils ios (iphone) et Android, bien que les paramètres expliqués peuvent être les mêmes pour d autres types d appareils. Ce document n a pas pour but de remplacer les détails des annexes. Si jamais un point ne correspond pas à l annexe des services ONE Mail Direct, l annexe des services ONE Mail Direct est considérée correcte. 2.2 Confidentialité/Sécurité Tout utilisateur qui décide d intégrer un appareil mobile doit s assurer qu il comprend toutes les déclarations concernant la confidentialité, la sécurité et les clauses juridiques de l annexe des services ONE Mail Direct et les politiques de leurs organismes concernant l utilisation d ActiveSync. 2.3 Public Le public comprend tous les utilisateurs de ONE Mail Direct qui veulent intégrer leur appareil mobile avec Microsoft Exchange ActiveSync pour leur compte ONE Mail Direct. 2.4 Modalités d utilisation Tout utilisateur qui décide d intégrer un appareil mobile doit s assurer qu il comprend toutes les déclarations concernant la confidentialité, la sécurité et les clauses juridiques de l annexe des services ONE Mail Direct et les politiques de leurs organismes concernant l utilisation d ActiveSync. 2.5 Soutien cybersanté Ontario soutient le service ONE Mail comme expliqué dans l annexe des services ONE Mail Direct. cybersanté Ontario ne soutient pas l appareil mobile et ne règle pas les problèmes de connectivité. Pour avoir du soutien sur l appareil, communiquer avec le fournisseur de l appareil ou le fournisseur du réseau. Guide de mobilité ONE Mail/ONE Mail Direct/v1.0/DOC ID

6 3.0 Description du service ONE Mail Mobility 3.1 En quoi consiste Microsoft Exchange ActiveSync Microsoft Exchange ActiveSync est un protocole de connexion qui permet aux utilisateurs d accéder à leur boîte de courriel ONE Mail Direct en utilisant des appareils mobiles qui acceptent cette technologie. La fonctionnalité permet aux utilisateurs d envoyer et de recevoir des messages, de vérifier leur calendrier, etc., en utilisant leur appareil mobile. Guide de mobilité ONE Mail/ONE Mail Direct/v1.0/DOC ID

7 4.0 Configuration rapide Voici un résumé des procédures de configuration de Microsoft Exchange ActiveSync sur la plupart des appareils mobiles. 4.1 Configuration rapide de Microsoft Exchange ActiveSync Si l utilisateur connaît bien son type d appareil mobile, voici les détails techniques pour la plupart des modèles d appareil mobile. Nom du serveur Microsoft Exchange ActiveSync=mail.on .on.ca Domaine=laisser vide Adresse de courriel= (Exemple Identification de l utilisateur=indiquer l identification de l utilisateur. (Exemple Mot de passe=entrer le mot de passe ONE-ID Si on demande d accepter les réglages de sécurité, il faut accepter les réglages pour continuer. Consulter le manuel du fabricant de l appareil pour voir les fonctions offertes avec cet appareil en particulier. Guide de mobilité ONE Mail/ONE Mail Direct/v1.0/DOC ID

8 5.0 Configuration d Exchange ActiveSync - iphone MC, ipad MC, ipod 5.1 Prérequis : L appareil doit être de type 3G, 3Gs et fonctionner sur ios Note : On recommande d arrêter la fonction sans fil sur l appareil avant de commencer. 5.2 Configurer Exchange : Dans la configuration du client, cliquer sur le lien ActiveSync. Ceci ouvre une fenêtre de Configuration ActiveSync. Il faut utiliser ces renseignements pour configurer le compte. Sur l iphone, taper sur l icône Réglage. Guide de mobilité ONE Mail/ONE Mail Direct/v1.0/DOC ID

9 5.3 Configurer le courriel, le nom et les calendriers Appuyer sur Courriel, Contacts, Calendriers, et choisir Ajouter le compte puis Microsoft Exchange. L écran de configuration d Exchange va s ouvrir. Indiquer les renseignements suivants : Courriel Entrer l adresse de courriel au complet (p. ex., en utilisant toutes des minuscules. Serveur Indiquer le nom du serveur (mail.on .on.ca) Domaine Laisser vide. Nom d utilisateur Entrer le nom d utilisateur (p. ex., dans la fenêtre de Configuration d ActiveSync. Note : Le nom de l utilisateur est différent de l adresse de courriel. Mot de passe Entrer le mot de passe correspondant au nom de l utilisateur. Description Entrer un nom descriptif pour le compte (p. ex., compte ONE Mail). Seulement l utilisateur peut voir cette description. Guide de mobilité ONE Mail/ONE Mail Direct/v1.0/DOC ID

10 5.4 Vérification : Appuyer sur le bouton Suivant et l appareil va essayer de vérifier le compte. L appareil va continuer de vérifier le compte. Une fois qu il l a trouvé, appuyer sur le champ Serveur et entrer l adresse du serveur à partir de la fenêtre Configuration d ActiveSync. Appuyer sur le bouton Suivant et l appareil va essayer de créer une connexion sécurisée (SSL) avec le serveur Exchange. S il n arrive pas à le faire, il va essayer une connexion non sécurisée. S il demande de confirmer, appuyer oui pour continuer. Appuyer sur les boutons ON/OFF pour choisir le type d information à synchroniser avec Exchange et appuyer sur le bouton Fait. Note : Afin que les contacts se synchronisent à partir de l appareil vers le serveur, il faudra changer le compte par défaut pour «Compte ONE Mail» plutôt que «Sur mon IPhone». Réglages > Courriel, Contacts, Calendriers > Choisir le compte Exchange > Défiler jusqu aux contacts > Compte par défaut> Changer pour compte ONE Mail. Guide de mobilité ONE Mail/ONE Mail Direct/v1.0/DOC ID

11 Note : Quand on envoie un courriel, il faut appuyer dans le champ À partir de pour choisir les adresses associées avec le compte Exchange. Guide de mobilité ONE Mail/ONE Mail Direct/v1.0/DOC ID

12 6.0 Configuration d Exchange ActiveSync - Appareils Android 6.1 Configurer Exchange : Sur cet appareil, aller sur les réglages > «comptes et synchronisation» - ajouter un compte Exchange ActiveSync. On demandera les renseignements suivants. adresse de courriel=entrer l adresse de courriel ici, (par exemple nom du domaine=laisser vide nom du serveur=mail.on .on.ca nom de l utilisateur= Mot de passe=******** (Entrer le mot de passe ONE-ID) S assurer de cocher la connexion SSL Guide de mobilité ONE Mail/ONE Mail Direct/v1.0/DOC ID

13 6.2 Vérification : Avant de procéder à la première synchronisation, il faut accepter les politiques de sécurité activées par le système ONE Mail. 6.3 Configurer le calendrier : On peut régler la mise à jour du calendrier avec précision (période occupée, début et fin, fréquence) Guide de mobilité ONE Mail/ONE Mail Direct/v1.0/DOC ID

14 7.0 Réglages de sécurité 7.1 Résumé ONE Mail Direct - Microsoft Exchange ActiveSync Mot de passe requis : Si l information n est pas déjà tapée, il faut garder le mot de passe local sur l appareil afin de respecter les politiques de sécurité assignées par le service ONE Mail Direct sur Microsoft Exchange ActiveSync Longueur minimale du mot de passe : Tous les appareils intégrés doivent avoir des mots de passe d au moins quatre caractères de long Complexité du mot de passe : Il n y a pas de restriction en ce qui concerne la complexité du mot de passe Fermeture après un certain temps : Tous les appareils intégrés sont configurés pour sortir du système s il n y a pas d activité après 15 minutes Réinitialiser l appareil : Dans le but de s assurer qu on n ait pas un accès non autorisé aux données sur l appareil mobile, la politique mise en place est d utiliser la commande Réinitialiser l appareil, si le mot de passe local est entré incorrectement. Les utilisateurs auront dix essais pour entrer le bon mot de passe. S il faut plus de dix essais pour y arriver, l instruction Réinitialiser l appareil se met en marche automatiquement et TOUTES LES DONNÉES seront effacées. Une «demande de réinitialisation» peut aussi être mise en place pour les appareils perdus, voir section Politique concernant la sécurité : Toutes les restrictions de configuration de sécurité sont faites à toutes les 24 heures. Guide de mobilité ONE Mail/ONE Mail Direct/v1.0/DOC ID

15 8.0 Dépannage Suivre les trois étapes ci-dessous pour aider à identifier et à régler les problèmes d accès. Si on n arrive pas à régler le problème, communiquer avec le soutien technique de votre organisme. ÉTAPE 1 : Accéder au compte ONE Mail par l intermédiaire d un appareil non mobile. (Un ordinateur de bureau ou un ordinateur portatif raccordé au réseau par un câble.) Si on arrive à accéder, passer à l ÉTAPE 2 Si on n arrive pas à accéder, communiquer avec le soutien technique de votre organisme pour qu il communique avec le soutien technique de cybersanté Ontario. ÉTAPE 2 : Vérifier la connectivité Internet sur l appareil mobile. On peut le faire d une des façons suivantes : o Aller sur un site Web (autre que cybersanté Ontario). o Communiquer avec le fournisseur Internet pour vérifier la connectivité du système. o Faire un «test de vitesse» (on le trouve en ligne dans «test de vitesse») Si la connectivité Internet fonctionne, passer à l ÉTAPE 3 Si la connectivité Internet ne fonctionne toujours pas, communiquer avec le fournisseur Internet (ISP) pour avoir de l aide. ÉTAPE 3 : Pour vérifier que le service ActiveSync est disponible (nécessaire pour accéder à des appareils mobiles par l intermédiaire de ONE Mail). Faire le test «Connectivité Microsoft Exchange» à https://www.testexchangeconnectivity.com. On donne un exemple d un test réussi ci-dessous. Si le test Microsoft Exchange ActiveSync ne fonctionne pas correctement, vérifier la configuration de l appareil mobile et s assurer qu il a été réglé en suivant les directives de ce guide de l utilisateur. Une fois que l appareil a été configuré correctement, répéter cette étape pour assurer la connectivité. Si le Microsoft Exchange ActiveSync fonctionne correctement, communiquer avec le soutien technique de votre organisme pour qu il communique avec le soutien technique de cybersanté Ontario. Guide de mobilité ONE Mail/ONE Mail Direct/v1.0/DOC ID

16 8.1 Résultats d un test réussi Microsoft"' Analyse de connectivité à distance Essai de connectivité réussi Détails S ExRCA essaye Exchange ActiveSync. Exchange ActiveSync a été vérifié avec succès. Étapes du test SEssai de vérification de l hôte mail.on .on.ca dans DNS. L hôte a été vérifié avec succès. Autres détails SEn train de tester le port TCP 443 sur l hôte mail.on .on. ca pour s assurer qu il est ouvert et fonctionne. Le port fonctionne correctement. SEn train de vérifier que le certificat SSL est valide. Le certificat a passé tous les tests de validation. Étapes du test S En train de vérifier la configuration ITS pour l authentification du certificat du client. L authentification du certificat du client n a pas été détectée. Autres détails SEn train de tester les méthodes d authentification HTTP pour URL https://mail.on .on.ca/microsoft- Server-ActiveSync/. Les méthodes d authentification HTTP sont correctes. Autres détails SUne séance ActiveSync est en cours avec le serveur. Vérifications de la séance Exchange ActiveSync réussies. Étapes du test Guide de mobilité ONE Mail/ONE Mail Direct/v1.0/DOC ID

17 9.0 Appareil perdu 9.1 «Demande de réinitialisation» Si jamais on perd l appareil mobile, communiquer avec le soutien technique de cybersanté Ontario pour faire effacer les données sur l appareil. On peut rejoindre le soutien technique au numéro suivant : Numéro de téléphone principal Courriel Heures d ouverture (HNE) /7 (anglais/français) Guide de mobilité ONE Mail/ONE Mail Direct/v1.0/DOC ID

18 10.0 Conseils Ces conseils n ont que pour seul but de protéger les renseignements personnels dans un lieu de travail mobile. Consulter le manuel de l utilisateur de l appareil mobile pour avoir plus de détails, connaître les politiques de l organisme et les règlements du gouvernement en matière de confidentialité. 1. Apprendre comment utiliser l appareil mobile et comment mettre en fonction ou ajouter les outils de confidentialité et de sécurité. 2. Mettre en fonction les réglages de sécurité sur le téléphone. 3. Aviser immédiatement que le téléphone est perdu ou a été volé (chaque téléphone a un numéro IMEI d identité internationale d équipement mobile unique). La plupart des téléphones vont afficher leur numéro IMEI (si on appuie sur *#06#). Si le téléphone est perdu ou volé, on peut demander au fournisseur du réseau de bloquer le numéro d identité pour éviter que d autres personnes utilisent le téléphone. 4. Fermer le GPS et Bluetooth quand on ne s en sert pas. 5. Vérifier régulièrement les nouvelles versions du logiciel. 6. Ne pas sauvegarder les mots de passe ou numéros d utilisateur dans les contacts du téléphone. 7. Limiter les renseignements personnels sauvegardés sur les appareils mobiles pour garder seulement les renseignements nécessaires. 8. S assurer que les appareils mobiles soient protégés avec des mots de passe difficiles à deviner. Ne jamais utiliser les mots de passe fournis par le fabricant. 9. Utiliser une fonction de verrouillage automatique qui exige l utilisation d un mot de passe pour accéder aux renseignements sur l appareil mobile. 10. Penser à utiliser une technologie de cryptage récente pour donner un niveau de protection supérieur aux renseignements personnels sur les appareils mobiles. Sans le cryptage, les renseignements personnels sont vulnérables aux accès non autorisés. Le cryptage consiste à utiliser un algorithme pour transformer l information en texte qui est impossible à lire sans avoir la «clé» pour lire le code. 11. Installer et utiliser des logiciels antivirus; anti espion et pare-feu sur l appareil mobile et garder ces programmes à jour. Les attaques contre les appareils mobiles (pourriel, virus, espion et vols) sont en hausse. Par exemple, télécharger un programme infecté pourrait infecter l appareil mobile. 12. Faire attention quand on utilise des réseaux sans fil. Ne pas envoyer de données personnelles dans les réseaux sans fil publics (à des cafés, par exemple) à moins que l on ait ajouté le protocole de sécurité VPN (réseau privé virtuel). Les réseaux sans fil publics peuvent être sécuritaires ou non et il y a un risque que les autres puissent consulter les données envoyées sur ces réseaux. 13. Ne jamais laisser un appareil mobile sans surveillance dans un endroit public ou un véhicule. 14. S assurer d effacer les données sauvegardées sur un appareil mobile dont on n a plus besoin. Guide de mobilité ONE Mail/ONE Mail Direct/v1.0/DOC ID

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