Cours complémentaire Winware/SelectLine Compta Cours Winware / SelectLine Compta

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1 Curs Winware / SelectLine Cmpta 20 ctbre 2008 M. Rhrer Page 1

2 Table des matières SelectLine Cmpta 1. Cnfiguratins de base... 3 Dnnées de la sciété... 3 Cmptes... 4 Plan cmptable... 5 Cmptes autmatiques... 5 Banques... 6 Clés de TVA Ecritures dans le prgramme Cmpta... 7 Ecritures simples... 7 Libellés... 7 Ecritures autmatiques (mdèles)... 7 Ecritures multiples... 8 Ecritures péridiques... 8 Numértatins autmatiques... 9 Devises... 9 Menu Fnctins Ouverture d une nuvelle péride Bilan d uverture (1 ère fis) Créatin d une nuvelle péride Astuces Paiement des factures Gestin des PO dans Entreprise Gestin des PO dans Cmpta Exprtatin des dnnées dans la Cmpta Erreurs de saisie u de cmpensatin Préparer dcument TVA Aperçus Aperçu des cmptes Vérificatin des sldes Vérificatin des budgets Explitatins Liste d écritures Extrait de cmpte Cmpte de résultat PP Bilan Clôture Mise à jur des dnnées Ordres de paiements + fichiers DTA Cnfiguratin des dnnées bancaires du furnisseur Créatin des factures furnisseurs avec cdage BVR Créer un rdre de paiement Créatin d un fichier DTA Imprter le fichier DTA dans Ebanking ctbre 2008 M. Rhrer Page 2

3 1. Cnfiguratins de base Dnnées de la sciété Après avir créé la sciété dans Entreprise puis Cmpta il faut cnfigurer les dnnées de la sciété dans les 2 prgrammes en allant sus Sciété / Dnnées de la sciété. En tut premier lieu il faut créer le lien entre les prgrammes Entreprise et Cmpta. Dans Entreprise il faut le cnfigurer dans «Exprt cmpta» sus «Cnnexin cmpta» Une fis que les cmptes nt été créés dans la cmpta, les champs sus «Exprt cmpta» peuvent être cmplétés. 20 ctbre 2008 M. Rhrer Page 3

4 Cmptes Cnseil : pur gagner du temps il vaut mieux utiliser les cmptes prpsés dans le mdèle Affectatin : «Aucun» «Bilan actif» «Bilan passif» «Résultat» Le cmpte n est pas visible mais peut être tut de même utilisé pur la cmptabilisatin. Cette affectatin ne devrait pas être utilisée. Pur les cmptes de l actif. Pur les cmptes du passif. Pur tus les cmptes de charges et de prduits. Type : «Cpte de liquidité» Pur tus les cmptes ayant une des fnctins de paiements cmme la caisse, la banque, la pste, les WIR, etc. «Débiteur» Pur tus les cmptes cncernant les débiteurs. «Créancier» «Taxe valeur ajutée» «Impôts préalables» «Exnéré» Type exnéré Pur tus les cmptes cncernant les créanciers. Pur tus les cmptes tuchant le chiffre d affaires, respectivement les cmptes de charges et de prduits. Pur tus les cmptes d achats respectivement de charges, investissements. Pur tus les cmptes n étant pas sumis à la TVA cmme les salaires, les assurances sciales, certaines hypthèques. Les cmptes qui ne snt pas sumis à la TVA divent être paramétrés cmme exnérés. Autres : «Cde de taxe» Saisie de la clé de taxe crrespndante. «Blc écritures dès» Le cmpte peut être blqué à la saisie d écritures à partir d une certaine date pur éviter les erreurs de manipulatin u de saisie. «Blquer cde de taxe» Le cde TVA saisi dans le champ «Cde de taxe» ne peut plus être mdifié lrs de cmptabilisatins. Dans les autres menus de l arbrescence, d autres infrmatins peuvent être saisies cmme les sldes, les budgets, la devise et les centres de cûts. Vus truvez les infrmatins cncernant le paramétrage de ces champs dans l aide en ligne en pressant la tuche «F1». 20 ctbre 2008 M. Rhrer Page 4

5 Plan cmptable raccurci pur vérificatin : F7 ne pas ublier d ajuter u supprimer les cmptes attentin! si p. ex. n chisi dans le plan cmptable la surce PME, il faudra - lrs des impressins du bilan, PP, rati, etc. - chisir à chaque fis le mdèle PME Cmptes autmatiques Le prgramme utilise ces cmptes à l uverture du bilan et pur la cmptabilisatin d escmptes spéciaux. Les cmptes utilisés divent tujurs exister en tant que cmptes. Les deux cmptes d escmpte snt abslument indispensables à la cmptabilisatin des escmptes autmatiques. Les cmptes d uverture snt nécessaires lrs des changements d année. Si vus utilisez un autre plan cmptable avec des autres cmptes, vus devez saisir dans cette fenêtre les cmptes crrespndants à vtre cmptabilité. Les cmptes autmatiques divent êtres crrects et exister dans vtre plan cmptable. Sinn la bnne tenue de la cmptabilité n est pas garantie. 20 ctbre 2008 M. Rhrer Page 5

6 Banques Créer les banques de référence sus Fichiers de base / Inf. Générale / Banque de référence. Les banques de référence snt liées aux banques/pste du plan cmptable. La fnctin EBanking n est pas dispnible pur l instant Clés de TVA Fichiers de base / Inf. Générales / Clé de TVA Légende : «Cde de taxe» Numér cntinu de la clé de taxe. «Désignatin» Désignatin de la clé de taxe. «Calcul» Base de calcul. «Type de taxe» Impôt sur le chiffre d affaire u impôt préalable. 20 ctbre 2008 M. Rhrer Page 6

7 Mdificatin du taux de la TVA Si la Cnfédératin décide d une hausse du taux TVA, le prgramme vus permet de mdifier simplement ce taux. 2. Ecritures dans le prgramme Cmpta Ecritures simples Pur la cmptabilisatin d écritures Libellés Fichier de base / Inf. Générales / Libellé Les libellés vus permettent de créer des textes qui vus faciliternt vtre travail de cmptabilisatin. Ces libellés prennent vraiment un sens lrs d écritures répétitives, cmme par exemple les factures mensuelles de téléphne. Ecritures autmatiques (mdèles) Ces écritures mdèles vus permettent de gagner du temps pur les écritures péridiques qui entrent / srtent des mêmes cmptes et nt la même désignatin. P. ex. régulièrement vus srtez de l argent de vtre caisse pur le verser sur vtre CCP. 20 ctbre 2008 M. Rhrer Page 7

8 Ecritures multiples Par écritures multiples, n entend la saisie d écritures simples qui nt un cmpte cmmun. Le ttal de l écriture est d abrd cmptabilisé dans le cmpte principal. Le slde à ventiler est affiché en ruge u en bleu ( déduits du ttal. Débit u crédit). Tus les mntants des cntreparties snt Sitôt que vus avez enregistré le paiement principal, le slde est affiché en haut à drite, vus permettant d avir un eil sur le mntant restant à cmptabiliser. Avec la cmptabilisatin de la dernière cntrepartie, l écriture est enregistrée dans le jurnal. La mentin «Ecriture OK!» s affiche d abrd. Ecritures péridiques Les écritures péridiques servent à cmptabiliser d une part les écritures qui reviennent régulièrement et d autre part des dnnées exprtées d autres prgrammes ; ceci vus évite de saisir les écritures chaque fis. Vus puvez établir une écriture péridique et la traiter simplement à chaque utilisatin. 20 ctbre 2008 M. Rhrer Page 8

9 Légende : Affiche tutes les écritures de l imprtatin Imprtatins d autres prgrammes Vérifie l exactitude de l imprtatin Cmptabilise l étape (imprtatin) en curs Le «#2» dans le texte est autmatiquement remplacé par le mis en curs dans l écriture. Vus truverez d autres jkers de substitutin en appelant l aide (F1). Vus puvez vérifier l écriture dans le menu «Cmptabiliser Saisie d écritures» et vus remarquerez que les caractères «#2» nt été remplacés par le mis en curs. Vus puvez cmptabiliser l écriture péridique à tut mment. L avantage est que vus puvez saisir par avance tutes les écritures qui divent être cmptabilisées à une certaine date. Numértatins autmatiques Le prgramme Cmptabilité vus permet de saisir des écritures en utilisant des plages de numérs différentes. Cette fnctin ffre plus de clarté, nus permettant de savir de quel genre d écritures il s agit. Devises A partir de la ligne Or de Cmptablité, vus avez la pssibilité de gérer les mnnaies étrangères. La fenêtre «Devises» vus permet d intrduire les curs de change. Le prgramme calcule tujurs d après le dernier curs saisi. Presque tutes les mnnaies snt déjà saisies avec leur cde ISO. Vus n avez plus qu à intrduire le curs actuel à utiliser dans la cmptabilité. Faites également attentin aux 20 ctbre 2008 M. Rhrer Page 9

10 cmptes utilisés pur les différences de change. Si vus désirez travailler avec le curs du jur, vus devez le saisir. Menu Fnctins Le menu des fnctins ffre plusieurs paramétrages imprtants : suppressin d écritures, exturnes, créatin d écritures, sauvegarde, lecture, définitin de l affichage des écritures, filtres, etc. La «recalculatin» est le pint le plus imprtant de ce menu. Il est cnseillé de d utiliser cette fnctin de temps à autre. Seln le nmbre d écritures que vus avez saisies et les perfrmances de vtre PC, il se peut que les sldes ne sient pas enregistrés justes. Vus puvez utiliser cette fnctin aussi suvent que vus le vulez si vus n êtes pas sûr que les sldes nt été crrectement enregistrés. Nus vus cnseillns de ccher les cases «Recalculer les sldes» et «Vérifier les sldes TVA, les cmptes et les mntants» et enfin de valider vtre chix en cliquant sur le butn «OK». Il faut éviter de Tester et crriger les PO à mins d une grsse catastrphe. Avant d effectuer cette tâche nus cnseillns de faire une sauvegarde des dnnées de la sciété. 20 ctbre 2008 M. Rhrer Page 10

11 3. Ouverture d une nuvelle péride Bilan d uverture (1 ère fis) a. A la première uverture (p. ex. après changement de prgramme) il faut créer les écriture. Aller dans Cmptabiliser / Bilan d uverture puis «Cmptabiliser» Créatin d une nuvelle péride Menu Sciété / changement d exercice Le prgramme Cmptabilité permet de créer rapidement et simplement une nuvelle péride cmptable, même à l avance. Les sldes de l année en curs peuvent être transférés et mis à jur dans la nuvelle année à tut mment. Ce chapitre vus apprend cmment uvrir une nuvelle année cmptable et à qui vus devez particulièrement faire attentin. Avant de créer une nuvelle péride cmptable, il est nécessaire de sauvegarder vs dnnées et d effectuer tutes les rérganisatins. Une fis la sauvegarde effectuée et les divers prblèmes de dnnées levés, vus puvez créer une nuvelle péride. Avec le changement d année, vus générez une nuvelle péride cmptable. En plus, vus puvez chisir de reprendre les cmptes, les sldes, u les budgets. Même si les sldes de l année en curs ne snt pas définitifs, vus devez les transférer, ce qui vus garantit une cmptabilité sans faille et la pssibilité de cmptabiliser aussi bien dans l ancienne année que dans la nuvelle. Le changement d exercice peut être répété autant de fis que vus le désirez. Lrs du changement d année, les pints suivants snt repris : Les cmptes Les pstes uverts Les rappels crrespndant aux pstes uverts Les sldes des cmptes débiteurs, créanciers, du bilan u autres Les sldes des centres de cûts Les budgets des cmptes et des centres de cûts. 20 ctbre 2008 M. Rhrer Page 11

12 La fenêtre qui s uvre vus prpse autmatiquement le nuvel exercice cmptable seln les dnnées de l exercice en curs. Si l année est déjà créée le prgramme va vus prpser «Répéter le changement d année pur la sciété xxx en janvier xx». Actualisatin des cmptes Reprendre les cmptes de l année précédente. Uniquement les cmptes utilisés Actualiser les cmptes avec (vus ne devriez jamais utiliser cette ptin qui cmplète vtre plan cmptable d après le plan cmptable PME). Reprise des sldes Vus définissez dans ce blc : Pur quels cmptes reprendre les sldes Le numér et la date des écritures du bilan d uverture. Calcul des cûts Budget Sélectinnez cette ptin si vus vulez reprendre les sldes des centres de cûts. Cchez cette case pur reprendre les budgets dans le nuvel exercice. Vus avez également la pssibilité d appliquer un cefficient d augmentatin pur le nuvel exercice. Dnnées pur la nuvelle année Vus puvez, si nécessaire, prlnger (mais pas écurter) la durée du nuvel exercice. Le nmbre de pérides de buclement peut être également augmenté, jusqu à un maximum de ctbre 2008 M. Rhrer Page 12

13 Astuces Quelques exemples d écritures à ne pas ublier au 1 er janvier Bilan d uverture à Bénéfice / perte (si c est un bénéfice) PT à cmpte xx Cmpte xx à AT Si le message suivant apparaît à l affichage du PP Cela veut dire que le bilan d uverture n est pas équilibré. Dans ce cas référez-vus aux explicatins dnnées au chapitre Vérificatin des sldes. 4. Paiement des factures Gestin des PO dans Entreprise Factures clients manuellement depuis la facture (le mins cnseillé) par la caisse depuis les PO par fichier BVR (.v11) -> Dcuments / Pstes uverts / Lire BVR i. si les PO snt gérés dans la cmpta le lien se truve sus Cmptabiliser / Pstes uverts / Lire disquette ii. uvrir le fichier, sélectinner la banque u la pste iii. vérifier que tut est lié (si pas lié à un PO l écriture est ruge) iv. payer tut v. imprimer le prtcle puis fermer vi. si un fichier a été imprté à duble n peut supprimer les écritures avec Ctrl + DEL u alrs il faut supprimer le fichier DTADEBY.DB 20 ctbre 2008 M. Rhrer Page 13

14 Factures furnisseurs Manuel par les PO Ordre de paiement (bligatire pur envyer les dnnées par fichier DTA) dcuments / liste de prpsitin / Paiements -> créer un rdre de paiement la prcédure est détaillée au chapitre Ordres de paiements + fichiers DTA Gestin des PO dans Cmpta Si la gestin des factures se fait dans la cmpta avec OPOS, le prcédé est identique au chapitre précédent, mais il faut d abrd exprter les factures, cf pint suivant. Les dcuments se truvent dans d autres répertires. Exprtatin des dnnées dans la Cmpta Vus puvez visualiser et même imprimer les dnnées qui snt exprtées. Si certains dcuments n nt pas été imprimés u si les cdes TVA snt faux le prgramme va vus indiquer lesquels avec la raisn. 20 ctbre 2008 M. Rhrer Page 14

15 Erreurs de saisie u de cmpensatin Dans Entreprise i. aller dans PO réglé : cliquer sur reprendre (F3) ii. dans PO uvert : supprimer l écriture puis la refaire iii. Attentin lrsqu une écriture est exprtée en cmpta, si n la reprend et n l efface dans Entreprise elle ne sera pas supprimée en cmpta! Dans cmpta i. crriger l écriture directement dans le jurnal 5. Préparer dcument TVA La 1 ère fis il faut cnfigurer le frmulaire par Menu Optins / préparer frmulaire TVA Astuce : si le frmulaire refuse de s uvrir il faut ajuter la nuvelle année cmptable dans le fichier MWST.DAT Aperçu / impressin du frmulaire -> Menu Explitatins / décmpte TVA Lrsque le frmulaire est prêt à être rempli et envyé à la TVA il faut abslument blquer la péride! -> Menu cmptabiliser / buclement de péride 20 ctbre 2008 M. Rhrer Page 15

16 6. Aperçus Aperçu des cmptes Hrmis les impressins, Winware Cmptabilité ffre la pssibilité de visualiser les cmptes sans devir les imprimer. Menu cmptabiliser / affichage / extrait de cmpte En cliquant sur le butn avec les tris pints, vus puvez sélectinnez chaque cmpte de vtre cmptabilité. Une liste des écritures cmptabilisées dans le cmpte crrespndant est affichée, de même que le slde du cmpte.. Vérificatin des sldes Pur avir un cup d eil sur les résultats, Winware Cmptabilité vus permet d afficher les sldes par mis u par péride cmptable. Menu cmptabiliser / vérifier les sldes Pur que la cmptabilité sit crrecte, le champ «Cmpte sans affectatin» dit être à 0. En cas de différence rechercher dans les différentes pérides ù se truve le prblème. 20 ctbre 2008 M. Rhrer Page 16

17 Vérificatin des budgets Si vus avez affaire à des budgets dans vtre cmptabilité, vus puvez vérifier et cmparer les chiffres à atteindre. Menu cmptabiliser / tester les budgets Les valeurs snt autmatiquement recalculées et affichées dans cette fenêtre. Cmme nus n avns saisi aucun budget, ntre exemple n affiche aucune valeur. La case «Exécutin au démarrage du prgramme» est une fnctin intéressante. A chaque démarrage du prgramme, Le prgramme Cmptabilité affiche cette fenêtre avec les chiffres mis à jur. 7. Explitatins Ce chapitre vus mntre les impressins imprtantes que Winware Cmptabilité met à dispsitin. Bien sûr, tutes les listes exigées légalement snt intégrées au prgramme. Liste d écritures Une liste d écritures est un jurnal de tutes les écritures d une péride chisie. Cette impressin sert à un archivage cmplet de vtre cmptabilité qui purrait être réclamée par une révisin. Menu Explitatins / liste d écritures 20 ctbre 2008 M. Rhrer Page 17

18 Extrait de cmpte Les extraits de cmpte fnt également partie des listes incnturnables qui fnt partie de chaque cmptabilité. Menu Explitatins / extrait de cmpte Cmpte de résultat PP Menu Explitatins / cmpte de résultat Bilan Menu Explitatins / bilan 20 ctbre 2008 M. Rhrer Page 18

19 8. Clôture Ci-après vus truverez quelques astuces pur la clôture de vs cmptes et gagner du temps avec la fiduciaire. 1. Les cmptes TVA «Impôts préal. Materiel + prestatins» (1170 dans le mdèle) et «Impôts préal. charges d'expli.+investis» (1171 dans le mdèle) divent être à 0. Vus devez transférer les sldes dans le cmpte «TVA due» (2200 dans le mdèle). Le cde TVA dit être vide. 2. En cas d écritures d amrtissement, il faut également faire attentin à ce que le cde TVA sit vide. 3. Les cmptes débiteur + créancier divent cntenir le même mntant que si n imprime l état des pstes uverts au > Menu Explitatins / PO / PO débiteurs créanciers. a. reprendre de mis en mis pur rechercher la bulle -> cmptabiliser / vérifier les sldes. b. lancer une recalculatin dans le jurnal (F7). 4. Pur saisir les écritures de clôture avec la fiduciaire chisir la péride «Clôture 1» et nmmer par exemple tutes les écritures «cl». 5. Si vus débuclez le mis de décembre n ubliez pas de le bucler rapidement. 6. Vérifiez entre le PP et le Bilan que le résultat est identique. 7. Après clôture avec la fiduciaire il faut abslument Valider les écritures. -> Menu cmptabiliser / valider les écritures. Cette prcédure est bligatire mais n ubliez pas que vus ne purrez plus revenir en arrière! 20 ctbre 2008 M. Rhrer Page 19

20 9. Mise à jur des dnnées Menu Fichiers de base actualisatin des dnnées. Nus vus décnseillns de prcéder vus-même à cette prcédure. Ou alrs faites une cpie de vtre répertire cmplet mandant «Mxx» et travaillez sur la cpie. Ce menu vus permet de cpier des dnnées de n imprte quelle sciété dans celle en curs. Cette fnctin dit être utilisée avec précautin! Faites tujurs une sauvegarde de la sciété et du prgramme avant de faire la mise à jur. Vus indiquez d abrd de quelle sciété vus désirez reprendre des dnnées, ensuite vus chisissez entre les différentes pssibilités suivantes : Nuv. Dnnées - Insérer Cpie du plan cmptable (*.kpl). Les plans cmptables existants sernt renmmés en *.bak. Mise à jur du fichier de paramétrage du décmpte TVA (z.b. MWST2000.DAT). Mise à jur des clés de taxe. Mise à jur des dnnées de base des cmptes. Tus les cmptes manquants snt ajutés. Si la désignatin des cmptes est la même que celle de l année précédente mais différente de celle de la sciété mdèle, le prgramme cnsidère que vus n avez pas mdifié la descriptin vus-même et la mdifie d apèrs celle des cmptes de la sciété mdèle. Dnnées dispnibles - Actualiser Cpie du plan cmptable (*.kpl). Les plans cmptables existants sernt renmmés en *.bak. Cpie du fichier pur le paramétrage du décmpte TVA. Cpie des clés de taxe. Mise à jur des dnnées de base des cmptes. Mise à jur des cmptes existants, créatin des cmptes manquants, suppressin des cmptes inutilisés. Ces cmptes ne divent être utilisés ni dans l année précédente ni dans l années en curs et n nt plus aucune utilité (p.ex. débiteurs, créanciers, reprt, avance). Cpie des textes des rappels (Mahn.ini). 20 ctbre 2008 M. Rhrer Page 20

21 Dnnées dispnibles - Remplacer Cpie du plan cmptable (*.kpl). Les plans cmptables existants sernt renmmés en *.bak. Cpie du fichier pur le paramétrage du décmpte TVA. Cpie des clés de taxe. Mise à jur des dnnées de base des cmptes. Mise à jur des cmptes existants, créatin des cmptes manquants, suppressin des cmptes inutilisés. Ces cmptes ne divent être utilisés ni dans l année précédente ni dans l années en curs et n nt plus aucune utilité (p.ex. débiteurs, créanciers, reprt, avance). Cpie des textes des rappels (Mahn.ini). N utilisez cette fnctin que si vus cnnaissez exactement ses effets. Les dnnées «crrmpues» peuvent être encre plus crrmpues en utilisant cette fnctin. Nus ne saurins trp vus recmmander de prendre cntact avec le supprt pur éviter tus messages d erreurs et tus malentendus. 20 ctbre 2008 M. Rhrer Page 21

22 10. Ordres de paiements + fichiers DTA Cnfiguratin des dnnées bancaires du furnisseur Ceci est la 1 ère étape à effectuer avant de puvir établir des rdres de paiements, faites-la au fur et à mesure que vus intrduisez vs factures furnisseurs. La tâche est lngue au départ, mais vus gagnerez ensuite du temps. Prenez sus les yeux vtre facture furnisseur et sn BVR Ouvrez la base «Furnisseur» et allez sus «Paiement». Cnfigurez les champs «Cnditins de paiement», «Crd. Bancaires» et «Types de paiements». Prfitez de cmpléter également le n TVA sus «Optins». Vici un exemple d un furnisseur ayant un BVR range et un cmpte à La Pste Sus cnditins de paiement : ntez le délai indiqué sur la facture. Si le délai n existe pas dans vtre liste, créez-le. Laissez Paiement si vus ne faites que des paiements à ce furnisseur. Saisissez les crdnnées bancaires de vtre furnisseur que vus truvez sur le BVR. Dans cet exemple le furnisseur a un CCP auprès de Pstfinance. Indiquez sus «Paiement» le type de bulletin de versement. Ne vus suciez pas de la zne «Encaissement». Sus «Banque de réf.» indiquez la banque que vus allez utiliser pur payer les factures de ce furnisseur. Même si vus gérez vtre stck avec les entrées de marchandise liées aux factures furnisseurs, définissez un article par défaut (avec bn n de cmpte cmptabilité et cde TVA). (Vérifiez que vtre article est crrectement cnfiguré sus «Achat», sit avec un cde TVA sus «Taxe» et le cmpte marchandise achat sus «Cmpte de charge»!) Sus N d adhérent saisissez le n de «Cmpte pstal» indiqué à la fin de la ligne de cdage BVR. Dans ntre exemple le cde BVR est le suivant : > > Dnc le n d adhérent est ctbre 2008 M. Rhrer Page 22

23 6 Cliquez sur la case «Frmat n de référence» et définissez les znes de cdage BVR. Dans ntre exemple > > le n de dcument se truve de 17 à 26 et le n de client chez le furnisseur de 11 à 15. Le furnisseur n a pas fait apparaître la date de la facture dans le cdage BVR dnc nus mettns 0 sus «Date de dcument». 7 Si vtre furnisseur a plusieurs cmptes bancaires, cliquez ici pur les définir. Lrsque vus scannez vtre BVR, le bn cmpte sera autmatiquement pris en cnsidératin. Vus puvez aussi le définir en allant (dans la facture furnisseur) sus «Optins» puis ->. Par défaut le 1 er cmpte s appelle tujurs 0. Vici un exemple d un furnisseur ayant un BVR range et un cmpte à la banque 3 Les 2 infrmatins les plus imprtantes snt la «Banque» et «Titulaire du cmpte». L IBAN ne peut être intrduit que si le furnisseur le fait paraître dans sa facture. L IBAN ne sert à rien lrs de versements par BVR, par cntre il est bligatire avec des BV rses. Vici un exemple d un furnisseur ayant un BV rse et un cmpte à La Pste 20 ctbre 2008 M. Rhrer Page 23

24 Créatin des factures furnisseurs avec cdage BVR 2 méthdes snt pssibles, sit : Scanner la ligne de cdage BVR du bas Créer la facture puis scanner la ligne de cdage BVR du haut Scanner la ligne de cdage BVR du bas Menu Dcuments -> Pstes uverts -> Lire BVR - Si vus avez crrectement cnfiguré vtre «styl» en lui indiquant que vus utilisez Winware/Selectline, vus puvez scanner directement vtre ligne de cdage. Sinn, cliquez d abrd sur «Saisir ligne de cdage manuellement». - Vérifiez les dnnées, si elles snt incrrectes crrigez-les. N ubliez pas d éventuellement aussi crriger dans le furnisseur. - Si le n de facture et la date ne snt pas indiqués dans le BVR, n ubliez pas de les crriger - Cliquez sur OK - Vus puvez lire autant de BVR que vus désirez puis cliquez sur l éclair «Editer Psitin». A ce mment vs factures sernt générées. Si vus liez vs factures furnisseurs avec les entrées de marchandise u si vus vulez faire paraître chaque article séparément, vus devez ensuite - Ouvrir la facture - Supprimer la ligne créée avec l article par défaut - Créer le lien avec vtre entrée de marchandises avec ALT+F11 u saisir à la main vs articles et prix - Vérifier le ttal 20 ctbre 2008 M. Rhrer Page 24

25 Créer la facture puis scanner la ligne de cdage BVR du haut - Créez une nuvelle facture furnisseur - Saisissez la date, le furnisseur, le n de facture, etc. - Liez avec vtre entrée de marchandises u saisissez à la main vs articles et prix La suite est utile si vus avez déjà créé des factures furnisseurs sans passer par la lecture du cdage BVR. - Allez sus «Optins» puis Crd. Bancaires -> pur vérifier la banque du furnisseur (si plusieurs). - Allez sus «Texte» puis dans «N de réf.» et scannez le cde BVR (celui qui se truve encadré sus «Referenz-Nr./N de référence/n di riferiment»!) Créer un rdre de paiement 2 pssibilités snt ffertes : i. Générer une liste des factures échues Dcuments / Liste de prpsitin / Paiements (si gestin PO dans entreprise) Cmptabiliser / Pstes uverts / Prpsitin de paiement (si gestin PO dans cmpta) Dans le menu paramètres qui s affiche, définissez vs suhaits, puis cliquez sur OK Si vus désirez vir paraître tutes les factures (même nn échues) nus vus cnseillns de mettre 999 Jur(s) cmme ci-dessus. Vus puvez aussi laisser à 0 Jur(s) mais indiquer une date ultérieure du style Attentin : si vus avez ublié de définir la «Banque de réf.» dans le furnisseur (cf pint n 4 plus haut) le prgramme ne vus dira rien du tut et en plus la facture ne s affichera pas dans la liste! 20 ctbre 2008 M. Rhrer Page 25

26 Si vus restez sur le mt «Paiements», vus verrez à drite la ttalité des factures échues pur tutes les banques. Si vus cliquez sur CCP (dans l exemple ci-dessus) vus verrez à drite tutes les factures ù vus avez défini vtre CCP cmme «Banque de réf.». Si vus cliquez sur un nm de furnisseur à gauche, vus vyez à drite que la facture sélectinnée. Vus puvez rajuter u supprimer des factures avec les. Dans cette fenêtre vus ne puvez pas vir le mntant ttal à payer. Vus puvez le vir en cliquant sur l imprimante, puis «Paiement» et en affichant à l écran la «Prpsitin de paiement». Pur générer l rdre de paiement cliquez sur passer au pint ci-après. puis Paiements et cnfirmez, puis ii. générer un rdre de paiement vide et y insérer les paiements manuellement Dcuments / Pstes uverts / Ordre de paiements (si gestin PO dans Entreprise) Cmptabiliser / Pstes uverts / Mdule de paiement (si gestin PO dans cmpta) «Date paie.» indiquez la date du jur ù sernt débités les paiements de vtre cmpte bancaire u pstal «Banque de réf.» indique le cmpte duquel sera débité le mntant (pste, banque, etc.) «Texte» texte libre «Mde paiement» ne peut être changé «Type de transfert» méthde de transfert chisie -> laisser Aucun pur DTA «Statut» Nn cmptabilisé u cmptabilisé «A payer» mntant ttal de l rdre de paiement «Regr. De PO» un PO par paiement u un PO grupé pur chaque furnisseur Vus puvez encre rajuter u supprimer des factures avec les. Avec l icône «Mdifier» u duble-clic sur la ligne (bleu clair) vus puvez mdifier les infrmatins du paiement u crriger p. ex. le n de BVR. 20 ctbre 2008 M. Rhrer Page 26

27 Avec l icône «Fnctins» vus uvrez la fenêtre de cnfiguratin des mtifs. Vus puvez uvrir cette fenêtre également depuis Sciété / Optin sciété. Le mtif 1 équivaut à la descriptin qui apparaît dans le Jurnal. Finalement vus puvez «Cmptabiliser» vtre rdre de paiement. Si tus vs paiements snt en CHF vus n avez que la date à vérifier (date du débit à la Pste u Banque). Sinn vus devez cnfigurer les dnnées de «Curs de change». 20 ctbre 2008 M. Rhrer Page 27

28 Créatin d un fichier DTA Depuis vtre mdule Ordre de paiement (cf chapitre précédent), cliquez sur «Fnctins / OPAE Dans la fenêtre ci-après définissez : - la date à laquelle la banque dit débiter les paiements - le répertire dans lequel le fichier (qui s appelle «DTALSV») dit s enregistrer - l ID de l expéditeur (défini l extensin dans ce cas cela fera DTALSV.MR) Cliquez sur OK. Si tut est en rdre la fenêtre suivante s affiche, cliquez sur OK. 20 ctbre 2008 M. Rhrer Page 28

29 Imprter le fichier DTA dans Ebanking Cnnectez-vus dans Ebanking (dans l exemple ci-après les cpies d écran cncernent la BCBE) puis allez dans le répertire des Fichiers de paiement et cliquez sur transfert DTA, Cliquez sur parcurir et sélectinnez vtre fichier DTALSV.xx, puis cliquez sur «Transférer le fichier». Si vtre dcument DTA est crrect, vus btiendrez le message : S il y a des erreurs dans vtre fichier vus btiendrez un message de la banque. Dans l exemple ci-dessus nus avns mal cnfiguré ntre «Cmpte bancaire» sus «Banque de réf. Interne». Nus l avns saisi au lieu de (il ne dit pas y avir d espaces u de pints). Après imprtatin, tus vs paiements snt visibles dans la zne des «Paiements en curs». Lrs de vs premiers essais, nus vus cnseillns de tujurs vérifier les dnnées dans cette zne. Cela vaut également la peine pur vs paiements en devises étrangères. 20 ctbre 2008 M. Rhrer Page 29

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