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1 D.S.A. Dossier-Suivi/Agenda Gestion des s et des Sites Web TOUS DROITS RÉSERVÉS MICRONOMIE INC. MICRONOMIE INC. 1

2 TABLE DES MATIERES 1 Gestion des s et sites Web Sommaire s , Gestion (Ajout, Corrige, Enlève) , Envoyer , Groupe (Sujet) de lettre cible de formulaire Modification du document principal «E. » Sauvegarder un message (Fusion/Formulaire) Exporter les adresses du DSA vers le carnet d adresse de Outlook et Outlook Express Attacher un fichier à un à partir de MS Word Sites WEB (Internet) Gestion Erreur! Signet non défini. Utiliser l adresse WEB Support 21 MICRONOMIE INC. 2

3 1 Gestion des s et sites Web 1.1 Sommaire Cette procédure décrit la façon que le logiciel DSA (Dossier-Suivi/Agenda) gère les adresses d s et de sites Web des dossiers. Le DSA est intégré avec MS Office, Word et Outlook (ou Outlook Express). À partir du DSA, vous pouvez envoyer un ou plusieurs s qui seront fusionnés dans Word et envoyés par Outlook. Si requis, via les Formulaires, vos documents seront conservés dans le DSA (Écran 7-Documents). N oubliez pas que Micronomie vous offre de la «Formation sur mesure en entreprise» et du «Développement sur mesure». Les fonctions ci-décrites font partie de DSA en version Gestion des s Ajout, Corrige, Enlève des Sujets «. » Pour inscrire une adresse Cliquez sur le bouton 6-SUJET ou faire Alt+6. Ajoutez un sujet qui commence par un point (.) suivi du mot et de deux points (:), un espace suivi de l'adresse du dossier. Voir ci-dessous. Sauvez ce sujet. Les clients qui sont abonnés au «Programme de Support Annuel» peuvent téléchargés la plus récente version du DSA sur notre site Internet : DSAW1.ZIP Révision du DSA DSAW2.ZIP Révision de l Aide MICRONOMIE INC. 3

4 1.2.2 Envoyer des s Pour envoyer un Trouvez le Dossier dans le DSA (Alt+O). Le DSA copie l adresse dans la mémoire de Windows (CTRL+C) : ex. Dans votre logiciel de courriel, faites CTRL+V (coller) dans le champs «A :». Ou Appuyez sur Alt+M (ou Autres, , Web) et la liste des s et Sites Webs s affiche. Choisissez le désiré et appuyez sur ENTER. Le DSA copie l adresse dans la mémoire de Windows (CTRL+C). Dans votre logiciel de courriel, faites CTRL+V (coller) dans le champs «A :». MICRONOMIE INC. 4

5 1.2.3 Ajout, Corrige, Enlève des sujets «. groupe :» Vous pouvez ajouter des Sujets «. groupe :». Par exemple :. groupe: dsa prospects Pour copier les s de ces groupes dans Outlook (ou votre logiciel de courriel) exécutez les commandes suivantes: DU DSA Touches Alt+O groupe: dsa prospects Alt+X S ENTER Alt+M ENTER Exécute Trouver Sujet à trouver Index Sujet Sélection du premier trouvé sur le Groupe Le DSA copie alors les s de ce groupe dans la mémoire de Windows (comme un Ctrl+C) DU LOGICIEL OUTLOOK (ou autre) Touches Nouveau Ctrl+V Exécute Crée un nouveau Colle (les adresses qui viennent du DSA) MICRONOMIE INC. 5

6 de lettre cible Méthode rapide Choisissez un dossier qui a une adresse dans l écran 6-Sujet Cliquez sur le bouton F11 ou appuyez sur la touche F11 Entrez le Titre fusionné : il deviendra le sujet Cliquez sur OK, le document s ouvre dans Word Entrez votre texte Cliquez sur Fusionner Cliquez encore sur fusionner Méthode détaillée Choisissez un dossier qui a une adresse dans l écran Sujet. Pour entrer une adresse dans le DSA voyez «2.1 Gestion». Cliquez sur le bouton F11 ou appuyez sur la touche F11 et la fenêtre Fusion Document Cible s'ouvre. MICRONOMIE INC. 6

7 Observez que le «Titre Principal» est inscrit comme avec la fonction date du jour Vous pouvez choisir ce document par défaut ou tout autre document que vous avez créé. Entrez un «Titre Fusionné» : ce titre apparaîtra dans le champ SUJET du et à la première ligne du suivi si vous générez un suivi. Il ne faut pas changer la «Source de Données». Vous pouvez changer le «Critère de Sélection» et envoyez un à plusieurs dossiers. La «Direction Messagerie» a automatiquement été sélectionnée. Vous pouvez changer l' «ordre d'impression». Pour générer un suivi, cliquez sur le bouton «Générer Suivi» ou cochez la case devant le bouton «Générer Suivi». Cliquez sur OK pour revenir à la fenêtre Fusion Document Cible Cliquez sur OK et le document de fusion s'ouvre dans Word: MICRONOMIE INC. 7

8 Composez le texte de votre message Puis cliquez sur «Fusionner» dans la barre d'outils de Word pour ouvrir la fenêtre de Publipostage: «Messagerie électronique» à déjà été choisi dans «Fusionner vers». Seulement si vous désirez acheminer le document en temps que pièce jointe (fichier Word) au lieu d'un message , cliquez sur le bouton «Configurer» pour obtenir la fenêtre Configuration de la fusion. MICRONOMIE INC. 8

9 Cochez la case «Envoyer le document en tant que pièce jointe», ensuite sur OK pour revenir à la fenêtre de Publipostage: Cliquez sur le bouton Fusionner et si l'ordinateur est branché sur l'internet, le message sera acheminé immédiatement. Si non il sera acheminé la prochaine fois que Outlook ou Outlook Express sera ouvert. Le message sera conservé dans le dossier «Éléments envoyés» du logiciel de messagerie. Dans le cas de Formulaire, le document sera conservé dans la fenêtre «7-Document» du DSA. MICRONOMIE INC. 9

10 de formulaire Méthode rapide Choisissez un dossier qui a une adresse dans l écran 6-Sujet Cliquez sur le bouton F12 ou appuyez sur la touche F12 Entrez le Titre du document fusionné : il deviendra le sujet Cliquez sur OK, un nouveau document s ouvre dans Word Entrez votre texte Cliquez sur Fusionner Cliquez encore sur fusionner Le document sera sauvé dans l écran 7-Document du DSA Méthode détaillée Choisissez un dossier qui a une adresse dans l écran Sujet. Pour entrer une adresse dans le DSA voyez «2.1 Gestion». Cliquez sur le bouton F12 ou appuyez sur la touche F12 et la fenêtre Fusion Document Formulaire s'ouvre. Observez que le «Titre du Formulaire» est inscrit comme avec la date du jour. Vous pouvez choisir ce document par défaut ou tout autre que vous avez créé. MICRONOMIE INC. 10

11 Entrez un «Titre du Document» : ce titre apparaîtra dans le champ «SUJET» du et à la première ligne du suivi, si vous générez un suivi. Le DSA propose un nom pour le fichier d'exportation. La direction «Messagerie» a automatiquement été sélectionnée. Pour générer un suivi, cliquez sur le bouton «Générer Suivi» ou cochez la case devant le bouton «Générer Suivi». Ajoutez d autres informations sur nécessaire aux lignes suivantes du suivi. Cliquez sur OK pour revenir à la fenêtre Fusion Document Formulaire. Cliquez sur OK et le document de fusion s'ouvre dans Word: MICRONOMIE INC. 11

12 Composez le texte de votre message. Puis cliquez sur «Fusionner» dans la barre d'outils de Word pour ouvrir la fenêtre de Publipostage: «Messagerie électronique» à déjà été choisi dans «Fusionner vers». Seulement si vous désirez acheminer le document en temps que pièce jointe (fichier Word) au lieu d'un message , cliquer sur le bouton Configurer pour obtenir la fenêtre Configuration de la fusion. MICRONOMIE INC. 12

13 Cochez la case «Envoyer le document en tant que pièce jointe», ensuite sur OK pour revenir à la fenêtre de Publipostage: Cliquez sur le bouton «Fusionner» et si l'ordinateur est branché sur l'internet, le message sera acheminé immédiatement. Si non il sera acheminé la prochaine fois que Outlook ou Outlook Express sera ouvert. Cliquez sur Sauve dans Word pour conserver le fichier sur disque dur. Voir Sauvegarder un message pour le sauvegarder dans le DSA. Le message sera aussi conservé dans le dossier «Éléments envoyés» du logiciel de messagerie. Retournez au DSA. MICRONOMIE INC. 13

14 1.2.6 Modification du document principal «E. » Le document principal qui sert à envoyer des messages électronique est dsaw\lettre\ .doc. Pour le modifier, cliquez sur le bouton Trouve pour faire apparaître la fenêtre de recherche Cliquez dans la case Documents et choisir «Cible (principal)». Double cliquez sur le fichier LETTRE\ .DOC pour l'ouvrir dans Word. MICRONOMIE INC. 14

15 Apportez les modifications requises puis sauvegardez le document. Le même document est aussi dans le document Formulaire (Trouve, Documents, Formulaire). MICRONOMIE INC. 15

16 1.2.7 Sauvegarder un message (Fusion/Formulaire) Une fois le document acheminé et sauvé par Word et revenu dans le DSA on voit le message suivant: Appuyez sur ENTER ou cliquez sur le DSA pour faire disparaître ce message. La fenêtre Document apparaît. Le titre du document et le nom du fichier y sont ajoutés. MICRONOMIE INC. 16

17 1.2.8 Exporter les adresses du DSA vers le carnet d adresse de Outlook et Outlook Express Trouvez le Dossier dans le DSA. Appuyez sur Alt+M et la liste des s et Sites Webs s affiche. Choisissez le désiré et appuyez sur ENTER. Le DSA copie l adresse dans la mémoire de Windows (CTRL+C). Dans votre logiciel Outlook ou Outlook Express, faire CTRL+V pour coller l'adresse dans le champs «A». Surlignez l'adresse dans le champs «A». Cliquez sur le bouton de droite et choisir «Ajouter au Carnet d adresses» dans Outlook ou «Ajouter aux Contacts» dans Outlook Express. NOTE: Avec la méthode de groupe vous pouvez choisir plusieurs adresses à la fois qui seront collées dans le champs «A». Pour toutes les insérer, il suffit de les choisir une à une. MICRONOMIE INC. 17

18 1.2.9 Attacher un fichier à un à partir de MS Word Dans le DSA Cliquez sur l'icône ou ou appuyez sur la touche F11 ( , Cible) ou appuyez sur la touche F12 ( , Formulaire). Cliquez sur OK. Dans Word 2000, vous êtes dans un Document de Fusion, Cliquez sur l icône «Message Électronique». Écrivez votre texte. Cliquez sur l icône «Insérer un fichier» : choisissez le fichier à fusionner puis pesez sur Insérer. Cliquez sur Fusionner. Cliquez sur Configurer. Cochez «Envoyer le document en temps que pièce jointe». Cliquez sur OK. Cliquez sur Fusionner et le message se placera dans votre boîte d'envoie. Résultats Si vous ouvrez le message vous ne verrez que l'entête et un document joint. Cliquez sur le document joint et vous verrez votre message. Cliquez sur le nom du document joint pour le voir. MICRONOMIE INC. 18

19 1.3 Gestion des sites WEB (Internet) Ajout, Corrige, Enlève des sujets «.web :» Pour inscrire l'adresse d'un site WEB: Cliquez sur le bouton 6-SUJET ou faire Alt+6. Ajoutez un sujet qui commence par un point (.) suivit du mot WEB et de deux points (:), un espace suivi de l'adresse du site WEB du dossier. Voir ci-dessous. Sauvez ce sujet. MICRONOMIE INC. 19

20 1.3.2 Utiliser l adresse WEB Pour utiliser une adresse WEB. Trouvez le Dossier dans le DSA. Appuyez sur Alt+M ou Autres, /Web, et la liste des s et Sites Web s affiche. Choisissez l'adresse du site WEB désirée et appuyez sur ENTER. Le DSA lance MS Internet Explorer (ou votre navigateur) et ouvre le site Web. MICRONOMIE INC. 20

21 1.4 Support Pour plus d information, veuillez consulter : MICRONOMIE INC., TÉLÉPHONE (514) FAX : (514) WEB : MICRONOMIE INC. 21

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