BEC LA POLITIQUE DE RESPONSABILITÉ SOCIALE DE L ENTREPRISE. Belgium Engine Center LES PRATIQUES COMMERCIALES LES PERSONNES LE DÉVELOPPEMENT DURABLE

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1 LES PRATIQUES COMMERCIALES LES PERSONNES LA POLITIQUE DE RESPONSABILITÉ SOCIALE DE L ENTREPRISE LE DÉVELOPPEMENT DURABLE L INNOVATION LA GOUVERNANCE BEC Belgium Engine Center

2 INTRODUCTION VOUS AVEZ DIT «CORPORATE SOCIAL RESPONSIBILITY?» La Corporate Social Responsibility (CSR) est connue en français sous le nom de responsabilité sociale ou sociétale des entreprises. Il s agit d un processus dans lequel les entreprises intègrent les préoccupations sociales, environnementales, éthiques et économiques dans leurs activités et dans leurs interactions avec leurs parties prenantes. Cette politique s applique à tous les membres de notre entreprise, tous niveaux hiérarchiques confondus : directeurs, managers, employés, ouvriers Elle est le pilier de réflexion qui sert de guide et aide à comprendre les obligations éthiques et légales dans la gestion quotidienne des activités de l entreprise. UNE ENTREPRISE RESPONSABLE ET CITOYENNE Notre société BEC, ainsi que notre maison-mère AIM Norway, sont toutes deux réputées pour leur honnêteté et leur intégrité, tant dans leurs pratiques de management que dans leurs transactions commerciales. BEC cherche à être une entreprise responsable et citoyenne dans chacune de ses opérations. Il est donc primordial, pour l entreprise et pour chacun de nous, de préserver cette réputation et de privilégier les relations de confiance avec les personnes et les entreprises avec lesquelles nous travaillons. CONFORMITÉ ET PROACTIVITÉ La CSR Policy intègre deux notions essentielles : la conformité et la proactivité. 33La conformité fait référence à notre engagement en matière de légalité, de transparence, d intégrité, de respect des législations en vigueur, d éthique commerciale, de protection des personnes, de protection de l environnement 33La proactivité fait référence aux initiatives destinées à promouvoir les droits humains, la formation, le bénévolat, la préservation de l environnement ou le soutien de programmes éducatifs. Cette politique s applique à cinq principaux domaines : les pratiques commerciales, les personnes, le développement durable, l innovation et la bonne Gouvernance. Nous vous encourageons à prendre connaissance de ce document de synthèse, afin de mieux comprendre comment, à votre niveau, vous pouvez tous contribuer à ce processus de responsabilité sociale. Ove Haukåssveen CEO AIM Norway Président Belgium Engine Center Hugo Vanbockryck General Manager Belgium Engine Center BEC - LA POLITIQUE DE RESPONSABILITE SOCIALE DE L ENTREPRISE

3 L INNOVATION POUR ATTEINDRE LES OBJECTIFS ET RÉPONDRE AUX ATTENTES DE CETTE POLITIQUE DE RESPONSABILITÉ SOCIALE DE L ENTREPRISE (CSR POLICY), NOUS DEVONS ENCOURAGER UN ÉTAT D ESPRIT NOVATEUR ET FAVORISER UNE CULTURE QUI RECONNAÎT ET RÉCOMPENSE LES IDÉES NOUVELLES ET INNOVANTES. Nos inventions, idées, logiciels, brevets ou toutes autres formes de propriété intellectuelle conçus par nos employés appartiennent à BEC et ne peuvent être reproduits, modifiés ou utilisés à des fins différentes de celles prévues par notre organisation. 3

4 LES PRATIQUES COMMERCIALES NOS PRATIQUES COMMERCIALES NE PEUVENT ÊTRE DURABLES QUE SI ELLES SONT EXÉCUTÉES AVEC HONNÊTETÉ, CONFIANCE, OUVERTURE D ESPRIT ET RESPECT MUTUEL. NOUS NOUS ENGAGEONS À RESPECTER LES NORMES LES PLUS STRICTES EN MATIÈRE D INTÉGRITÉ VIS-À-VIS DE NOS CLIENTS 33Privilégier la transparence. 33Respecter la confidentialité et la protection des données. 33Fournir un service à haute valeur-ajoutée. VIS-À-VIS DE LA CONCURRENCE 33Respecter les législations en vigueur dans les pays dans lesquels nous exerçons notre activité. 33Refuser de prendre part à toute activité de nature à restreindre la libre concurrence et prendre toutes les mesures nécessaires permettant de traiter les cas de non-conformité. BEC - LA POLITIQUE DE RESPONSABILITE SOCIALE DE L ENTREPRISE

5 VIS-À-VIS DE NOS FOURNISSEURS 33Etablir des relations étroites basées sur la confiance, la compréhension et le respect mutuel. 33Privilégier des critères objectifs comme la qualité, la fiabilité, les prix compétitifs et la performance. 33Améliorer, dans la mesure du possible, la qualité, les performances environnementales et la durabilité des biens et services fournis. VIS-À-VIS DE NOS ACTIONNAIRES 33Fournir des informations fiables et régulières sur l entreprise. VIS-À-VIS DE NOS PARTENAIRES COMMERCIAUX 33Assurer un contrôle continu et exiger qu ils respectent des principes commerciaux cohérents aux nôtres. CORRUPTION ET CADEAUX D ENTREPRISE En tant qu entreprise d envergure internationale, BEC doit se conformer au «UK Bribery Act», la loi anti-corruption de Cette législation est considérée comme la plus sévère au monde en matière de lutte contre la corruption au sein des entreprises. Concrètement, il s agit entre autres de : 33Respecter la confidentialité des informations ; 33Ne pas profiter de notre poste au sein de BEC pour bénéficier d avantages personnels ; 33Refuser de se soumettre à des pratiques de subornation, une infraction sanctionnée pénalement ; 33Ne pas avoir d intérêts financiers ayant un impact négatif sur l exercice de nos responsabilités ; 33Ne pas tolérer ou faciliter toute forme de blanchiment d argent ; 33 La politique de BEC en matière de cadeaux d entreprise va également dans ce sens. Il est essentiel d éviter de donner l impression qu un traitement de faveur pourrait être octroyé en échange de cadeaux d entreprise ou de toute forme de corruption ou de pot-de-vin. Une règle importante en la matière consiste à n accepter que les offres modestes (maximum absolu 150 ), non fréquentes et générales ayant pour but réel de faciliter la réalisation d objectifs commerciaux. La réciprocité, dans la mesure du possible, est également primordiale. Mais les budgets alloués aux «divertissements» des clients doivent être raisonnables, liés aux discussions commerciales et cohérents avec la position de votre interlocuteur. En cas de doute, il convient de consulter son supérieur hiérarchique, la direction des ressources humaines ou le département des affaires juridiques. 5

6 LES PERSONNES LA RESPONSABILITÉ SOCIALE FAIT RÉFÉRENCE AUX ACTIVITÉS DE BEC SUSCEPTIBLES D AVOIR UN IMPACT SUR LES INDIVIDUS, MAIS ÉGALEMENT SUR SON ENVIRONNEMENT NATUREL. NOS ACTIONS DOIVENT ÊTRE COHÉRENTES AVEC LES INTÉRÊTS DE NOTRE SOCIÉTÉ ACTUELLE ET DU DÉVELOPPEMENT DURABLE. ELLES DOIVENT S APPUYER SUR DES COMPORTEMENTS ÉTHIQUES ET ÊTRE CONFORMES AUX LÉGISLATIONS EN VIGUEUR. LA SÉCURITÉ ET LE BIEN-ÊTRE DES TRAVAILLEURS Offrir un environnement de travail sain et sûr est l un des principes de base lorsqu il s agit de veiller au bien-être du personnel. Il s agit donc de : 33Supprimer toute condition de travail considérée comme dangereuse ; BEC - LA POLITIQUE DE RESPONSABILITE SOCIALE DE L ENTREPRISE

7 33Elaborer des programmes de promotion et mettre en place une organisation adéquate à des fins de sécurité et de bien-être au travail ; 33Informer et former le personnel à la sécurité ; 33Définir des objectifs de performance sécurité ; 33Réaliser des audits et des évaluations périodiques de ces performances ; 33Interdire formellement la consommation de boissons alcoolisées, de stimulants ou de produits stupéfiants au sein des locaux de l entreprise. LA DIVERSITÉ ET L ÉGALITÉ DES CHANCES Chaque personne doit être traitée avec dignité et respect. Que ce soit nos employés, nos clients ou nos sous-traitants toute personne en contact avec notre entreprise doit être considérée de façon égale et équitable. Aucune forme de discrimination (race, sexe, âge, origine sociale, religion, affiliation syndicale ) ne peut être tolérée. Il en va de même pour les pratiques de recrutement. Conformément à la législation de 2008 sur l anti-discrimination et l accessibilité, toutes les mesures raisonnables seront prises pour que nos bâtiments et locaux soient accessibles aux employés, clients ou visiteurs handicapés. Toute personne jugeant qu elle a des raisons de se plaindre en termes d intimidation, de harcèlement ou de discrimination a le droit de donner suite à cette plainte, dans le cadre de nos procédures de règlements des griefs (cfr la brochure consacrée à la prévention des risques psycho-sociaux). LES DROITS DE L HOMME BEC, tout comme sa maison-mère AIM Norway, adhère aux principes édictés dans la Déclaration Universelle des droits de l homme et dans la déclaration sur les principes fondamentaux de l Organisation Internationale du travail : 33Traiter les employés de façon juste et honnête ; 33Respecter une juste rémunération reflétant les conditions du marché ; 33Veiller à ce que les heures de travail soient conformes aux recommandations du secteur ; 33Ne pas employer illégalement des enfants et ne pas recourir au travail forcé ; 33Respecter les droits des salariés à se faire représenter par une délégation syndicale et négocier en toute bonne foi avec les représentants du personnel dans un intérêt mutuel. LA COMMUNAUTÉ BEC met tout en œuvre pour se positionner comme une entreprise citoyenne et pour remplir ses responsabilités vis-à-vis des «communautés» (clients, voisins, employés potentiels, vecteurs d activités ) dans lesquelles elle travaille. Cette politique vis-à-vis de la communauté inclut entre autres : 33Une aide financière et des actions de sponsoring dédiées à des causes culturelles, pédagogiques, environnementales ; 33La mobilisation de nos employés dans des actions et services de bénévolat ; 33Des opportunités d offres d emploi via l application de nos politiques anti-discrimination. 7

8 LE DÉVELOPPEMENT DURABLE LE RESPECT D UN ÉQUILIBRE ENTRE LES PRIORITÉS ÉCONOMIQUES, LE PROGRÈS SOCIAL ET LA PROTECTION DE L ENVIRONNEMENT PERMET À BEC DE GARANTIR UNE DÉMARCHE CONSTRUCTIVE DE DÉVELOPPEMENT DURABLE. BEC - LA POLITIQUE DE RESPONSABILITE SOCIALE DE L ENTREPRISE

9 Afin de minimiser les impacts négatifs de nos opérations sur notre environnement naturel, nous prenons toute une série de mesures concrètes : 33L utilisation efficace des sources d énergie et l évaluation régulière des possibilités d utilisation des énergies renouvelables ; 33Une utilisation conforme et une gestion raisonnable de l eau ; 33Un traitement approprié de nos eaux usées industrielles ; 33Une minimisation de la génération de déchets par la réduction des emballages, l encouragement au recyclage et au tri intelligent. POLITIQUE ENVIRONNEMENTALE Notre politique environnementale consiste à tout mettre en œuvre pour améliorer constamment nos performances environnementales. Nous nous sommes engagés à : 33Mettre en place et maintenir une structure interne destinée à résoudre les problématiques environnementales ; 33Respecter, voire dépasser les exigences légales en la matière ; 33Définir des objectifs environnementaux et des pistes d amélioration ; 33Former et sensibiliser notre personnel. POLITIQUE EN MATIÈRE DE CHANGEMENT CLIMATIQUE Nos principaux engagements en matière de changement climatique permettant de réduire nos émissions de gaz à effet de serre sont les suivants : 33L évaluation et la signalisation de l impact de notre activité sur l évolution du changement climatique ; 33La promotion de l augmentation de l efficacité et du rendement énergétique dans le cadre de nos activités ; 33Le soutien de la recherche dans le développement de nouveaux types de carburants. 9

10 LA GOUVERNANCE BEC EST FERMEMENT ATTACHÉ AU RESPECT DE NORMES STRICTES EN MATIÈRE D ÉTHIQUE, D INTÉGRITÉ ET DE CONFORMITÉ VIS-À-VIS DES LOIS ET RÉGLEMENTATIONS EN VIGUEUR. TOUS NOS EMPLOYÉS DOIVENT ADHÉRER À CES NORMES LORSQU ILS AGISSENT POUR OU AU NOM DE LA SOCIÉTÉ. BEC - LA POLITIQUE DE RESPONSABILITE SOCIALE DE L ENTREPRISE

11 Dans le cadre de leurs fonctions, nos employés doivent agir en toute impartialité et responsabilité et consulter, en cas de doute quant à l applicabilité d une disposition légale, leur supérieur hiérarchique, la direction des ressources humaines ou le département des affaires juridiques. CONFORMITÉ, SUPERVISION ET REPORTING La conformité vis-à-vis de cette politique de responsabilité sociale fera l objet d un contrôle et d un examen continus de la part du Conseil d Administration de notre maison-mère AIM Norway. Les principes définis dans cette politique doivent être communiqués à tous les employés du Groupe afin qu ils soient conformément appliqués. Les employés qui suspecteraient une violation de cette politique doivent le signaler à leur responsable hiérarchique ou à la Direction. AIM Norway ne tiendra pas rigueur de toute éventuelle perte d activité liée au respect des principes définis dans la présente politique. GOUVERNANCE D ENTREPRISE Cette politique permet également d encourager la gouvernance responsable et de créer de la valeur-ajoutée aux activités de notre entreprise. Il est dès lors essentiel d intégrer les éléments-clés de cette politique de responsabilité sociale dans nos structures de gestion, ainsi que dans les processus de direction et de contrôle de l entreprise. DÉNONCIATION DES MAUVAISES PRATIQUES Toute violation ou toute suspicion de violation de ce code éthique doit impérativement être signalée à notre Direction Générale. Le CEO d AIM Norway est la personne qui incarne les valeurs qui figurent dans notre politique de responsabilité sociale. Ce dernier est à l écoute de toute question ou soupçon et garantit la totale confidentialité de la discussion. Toute mesure de représailles prise à l encontre d un employé ayant signalé de bonne foi une mauvaise pratique ou ayant rempli un dossier de plainte sera considérée comme une offense. OBJECTIFS CLÉS Dans le cadre de cette politique de responsabilité sociale, les objectifs suivants ont été déterminées par notre société-mère : 33L orientation clients ; 33Des produits et services de qualité ; 33Des pratiques commerciales rigoureuses ; 33Des pratiques justes en matière d emploi ; 33Une gestion responsable du business ; 33Une implication sociale ; 33La définition d indicateurs mesurables (KPI) et la publication de données concrètes sur notre empreinte carbone et hydrique. 11

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