REUNION DE BUREAU LUNDI 12 JUILLET 2017

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1 REUNION DE BUREAU LUNDI 12 JUILLET 2017 Présents : Evelyne HADOT Christian BROZYNA Jean-Claude SAULE Jean-Noël SAUZIER Présidente/secrétaire Vice-Président Trésorier Responsable des festivités Séance ouverte à 14 h Modification du bureau. Lors de notre Assemblée Générale du 12 juin 2017 Jean-Claude SAULE a été élu pour intégrer le bureau (élection à l unanimité des membres présents ou représentés) en remplacement de Joelle CHARPENTIER, qui ne souhaitait pas se représenter à l issue de son mandat de 3 ans. Il a été décidé de modifier les fonctions des membres du bureau : Jean-Claude SAULE Jean-Noël SAUZIER Evelyne HADOT trésorier responsable des animations outre les fonctions de présidente assurera le secrétariat Evelyne se charge de déclarer ces modifications à la Préfecture. Un rendez-vous est pris auprès du Crédit Agricole de Thourotte pour entériner les nouvelles fonctions de Jean-Claude. 2 -Participation aux forums des Associations Nous participerons au forum de Choisy-Au-Bac le 2 septembre 2017 (complexe sportif André Mahé) de 10 h à 17 h. Nous participerons également au forum de Compiègne le samedi 16 septembre 2017 ; nous assurerons une prestation d une quinzaine de minutes (danses en couple et danses en ligne). Jean-Claude propose de participer également au forum de Thourotte. Evelyne se charge de contacter la mairie pour avoir des informations. Il faut prévoir un planning d entraînement (avec Chantal) et une liste d inscription (pour les forums). Le bureau préconise des musiques jeunes.

2 3 Occupation de la salle pour la prochaine saison. Nous avons demandé à occuper la salle les lundis et mercredis comme d habitude mais aussi le mardi pour l utiliser ponctuellement en fonction des besoins (mise à niveau de danseurs débutants, révision de danses en ligne, préparation des démos..). Un mardi par mois il est envisageable de faire un entraînement de révision pour les couples. 4 - Occupation de la salle pendant les vacances d été : 18 h h 30 Nous avons l autorisation d utiliser la mezzanine du gymnase des Linières les mercredi 19 juillet, mercredi 02 août, mercredi 16 août et lundi 28 août de 18 h 30 à 20 h 30. Par contre, comme c est la période de vacances, il n y aura pas de ménage de fait par la mairie pendant certaines semaines. Nous devrons donc assurer le nettoyage de la salle, des vestiaires et des toilettes, si besoin. 5 Cours de Rock Evelyne a fait une mise au point avec Romain compte tenu des résultats du sondage réalisé en fin de saison dernière. En conséquence, Romain nous fournira un calendrier avec des séquences de 7 semaines (période entre 2 vacances scolaires) ; chaque séquence se composera de 2 chorégraphies. Ce calendrier sera affiché et transmis aux adhérents dès le début de la saison 2017/2018. Les musiques seront moins rapides. Rock inter : un trimestre sera consacré à la pratique de rock en pas marchés. 6 Cours de salsa : Si nous avons beaucoup de danseurs débutants l année prochaine nous avons envisagé la solution suivante : 18 h h 30 rock débutant 19 h h 20 salsa débutant ouvert à TOUS LES DANSEURS ET DANSEUSES (50 min) 20 h h 40 salsa intermédiaire (20 minutes) 20 h h 45 pause de 5 min 20 h h 45 rock intermédiaire Horaires mis en place jusqu aux vacances de noël en attendant que les débutants soient au niveau des intermédiaires. Dès janvier nous reviendrons aux horaires habituels. Il faudra payer Romain 10 minutes de plus pendant ce premier trimestre.

3 Evelyne propose de contacter les adhérents pour avoir une idée des réinscriptions pour la prochaine saison. 7 Calendrier de la prochaine saison : Reprise des cours Lundi 11 septembre 2017 (danse de salon) Mercredi 13 septembre (rock et salsa) Pot d accueil avec le beaujolais lundi 13 novembre 2017 (danse de salon) Mercredi 15 novembre 2017 (rock/salsa) Repas de Noël Lundi 18 décembre (Il faudra réserver 12 tables + 4 tables pour le buffet et 24 bancs. Galette des rois Lundi 8 janvier (danse de salon) Mercredi 10 janvier (rock et salsa) Fête de notre association Dimanche 15 avril Penser à réserver la salle polyvalente(evelyne) Deux hypothèses sont envisagées : - comme l année dernière : stage gratuit auberge espagnole - ou bal (payant pour les extérieurs) avec des consommations payantes si nous souhaitons une rentrée d argent. Repas au restaurant Les Thermes Repas dansant 35 euros par personne Vendredi soir 16 mars ou vendredi 23 mars AG pot de fin d année Lundi 18 juin Pour tout le monde ; nous règlerons 1 h 30 à Mathieu pour sa présence. Dernier cours Mercredi 20 juin 8 -Modification des tarifs? Aucune modification des tarifs n est envisagée mais il faudra être attentif au nombre d adhérents pour la saison prochaine. Si l effectif n est pas suffisant il faudra envisager d organiser des bals (demander l autorisation à la mairie). Lors des inscriptions en septembre il faudra veiller à accorder les tarifs couples au vrais couples (mariés ou non) et non aux couples de danse.

4 9 -Banderole publicitaire Jean-Noël propose de faire réaliser une banderole publicitaire. Le bureau donne un accord de principe (budget : 170 euros) ; Jean-Noël est chargé de faire réaliser un devis Budget prévisionnel Jean-Claude le mettra à jour compte tenu des dernières dépenses qui ont été réalisées (achat d une nouvelle sono achat des logiciels Word et Excel pour un total de 368 euros chez Boulanger. 11 Publicité Il va falloir lancer une vaste campagne de publicité pour recruter de nouveaux danseurs : - Affiches envoyées aux adhérents - Flyers distribués la dernière semaine d août et la première semaine de septembre 12 - Stages payants prévus : Bachata Samba Rumba 13 - Reprise des cours Lundi 11 septembre (danses de salon)

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6 et mercredi 13 septembre (rock et salsa) 14 - Questions diverses a Lindy : proposer des stages d une heure pour 10 euros. Essayer de mettre en place un cours débutant en plus du cours inter. b - Rappeler à Mathieu et Romain de reformer les couples pour la dernière danse c Acheter un grand balai pour nettoyer la salle : budget : 30 euros.. Fin de la réunion : 16 h 30