La gestion des achats avec Oracle E-Business Suite R12

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1 La gestion des achats avec Oracle E-Business Suite R12 Christian Meyer Consultant AVV Mob:

2 Agenda Le cycle «Procure-to-Pay» Les achats La facturation et la comptabilisation Conclusion

3 Le cycle Procure-to-Pay : une solution complète de bout en bout Reporting Analyses des dépenses Performance du processus Performance des fournisseurs Réquisitions Catalogue / hors Catalogue Décision Négocier Sourcing RFx Collaboration fournisseurs Portail fournisseurs Fax XML / EDI Projets Acheter PO Réceptions Rappro. factures Paiements Services Finance / projet Contrôle budgétaire, factures à recevoir, provisions, factures inter-compagnies

4 pour tous types d organisations Req Source Achats Factures Req Source Achats Factures Org. 1 Org. 2 Org. 3 Décentralisé Org. 1 Org. 2 Org. 3 Négociations centralisée Req Source Achats Factures Org. 1 Org. 2 Org. 3 CSP et factures inter-compagnies

5 pour tous types de besoins Processus adaptés selon les types d achats

6 pour tous les participants aux processus

7 Agenda Le cycle «Procure-to-Pay» Les achats La facturation et la comptabilisation Conclusion

8 Achats Requisitions en libre-service Commandes d achats Sourcing Gestion des contrats d achats Collaboration fournisseurs Analyses achats & dépenses

9 La solution Oracle Advanced Procurement

10 Les achats en libre service Achats en ligne, intuitifs, sécurisés et contrôlés Ce dont j ai besoin Si je ne trouve pas Comment valider? Quel est le statut? Fournitures Hard-Software Moteur de recherche Smartforms Workflow flexible Justifications & pièces jointes Suivi Modifier, annuler Services Sur projet Hors catalogue Comptabilisation automatique Réceptions en libre service

11 Expérience utilisateur «Webshopping» Recherches simplifiées, «smartforms», «punchouts» : Amélioration du taux d adoption & et de la couverture des achats Comptabilisation automatisée Anticipation de la charge des comptables en toute transparence Accords négociés, workflows, contrôle budgétaire Amélioration du contrôle des dépenses

12 Approbations raccourcir le cycle des achats Approbations parallèles Notifier simultanément des approbateurs d une DA Réduire le temps d approbation Utiliser les hiérarchies Définir des structures d approbation stables même en cas de changements d individus ou d organisations Minimiser la maintenance des workflows Visualisation des étapes Informer les acteurs des commandes et des décisions sans réponses nécessaires Maintenir l implication et la visibilité pour les acteurs

13 Achats Buyer Work Center Transformer les réquisitions Affecter Grouper Requalifier POs ou RFX Gérer les commandes d achats Biens Services prix fixes Services sur taux CSP ou décentralisés Accords Catalogues Termes Automatisés Globaux/Locaux Fournisseurs Entrepôt unique Données partagées sur les blocages

14

15 Services prix fixes Définir les éléments de règlement Suivre les confirmations d ordres de travaux par workflow Gérer les avances & retenus à partir de la commande

16 Sourcing Collaborative Sourcing Négociations simplifiées Modèles, Renégociations contractuelles, Articles réutilisables, attributs de notation des fournisseurs Fournisseurs Acheteurs Collaboration interne ret externe Equipe Sourcing, Enchères Online/offline, Portail Fournisseurs R&D Planificateurs Supply Chain Aide à l adjudication Analyses graphique, outils de comparaison, analyses des gains, analyse des notations, collaboration sociale pour les décisions

17 Le pupitre Sourcing Gérer toutes les négociations en cours Piloter l activité en temps réel Visualiser ce qui requiert votre action

18 Analyser les offres des fournisseurs

19 Gestion des contrats Gérer les contrats accélérer l élaboration des contrats appliques vos règles contractuelles et légales Administrer les termes des contrats Collaborer en ligne Suivre les jalons & livrables Classer & chercher Piloter & documenter Simplifier la renégociation Ver. 2.x

20 Collaboration fournisseurs Sécurisé, simple, temps réel Négotiations Contractualisation Commandes accords Catalogues Workflow profiles fournisseurs Votre entreprise Vos fournisseurs ASN Livrables Ordres de travaux Confirmations Feuilles de travail Factures règlements Performance Certifications Qualifications

21 Analyses achats & dépenses Modèle de données fourni, KPIs, Rapports, Pupitres Multi-Sources Intégration native à ebs Créez vos rapports en quelques clics Sécurité intégrée Dashboards Mass Reporting Ad Hoc Reporting MS Office Plug In Alerts Mobility Analyseur des dépenses Performance fournisseurs Performance achats & Sourcing Dépenses employés

22 Exemple : Procurement performance

23

24 Agenda Le cycle «Procure-to-Pay» Les achats La facturation et la comptabilisation Conclusion

25 Intégration Accounts Payable Rapprochement factures Fournisseurs factures Niveaux de rapprochement 2-way : facture = commande 3-way : facture = commande = réception 4-way : facture = commande = réception = contrôlé Quantité commandée Quantité reçue Quantité inspectée Tolérances sur : quantités reçues, délais Blocages automatiques Approbations Piste d audit complète

26 Intégration finance : contrôle budgétaire Par Unité Opérationnelle Engagement automatique de la demande d achat ou la commande Contrôle des dépenses : Posteriori - reporting Temps réel vérification des fonds Vérification des fonds : Utilise les budgets GL Disponible = Budget imputé - engagé Temps réel Contrôles en synthèse ou détaillés Alertes ou rejets avec tolérances

27 Reporting contrôle budgétaire General Ledger

28 Agenda Le cycle «Procure-to-Pay» Les achats La facturation et la comptabilisation Conclusion

29 Questions et réponses

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