Utilisation des sites d UE

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1 Sylvie Tessier - Cellule TICE de l'ujf La Cellule TICE de l UJF Utilisation des sites d UE sur Alfresco Une arborescence de sites par les enseignants pour les étudiants 1 Utilisation de l outil 2 Possibilité pour l enseignement 1 Suite à la présentation que vous avez eue en formation, voici le document d'accompagnement. Il est construit sur le même plan et vous donne quelques précisions techniques en plus. La présentation est volontairement aérée pour que vous puissiez l'annoter. Ce document est complété par une 2 partie : possibilités pour l'enseignement : Compléter les pratiques actuelles de chacun pour enrichir les échanges avec les étudiants. Pour : améliorer ce document avoir du support sur l'utilisation d Alfresco utiliser les fonctionnalités avancées d'alfresco Contacter la Cellule TICE Mars 2014 Cellule TICE UJF 1/13

2 1 Accéder à l'espace collaboratif Alfresco Par le site de l UJF : En bas, dans les accès rapides : Espaces collaboratifs Par le portail : Dans le bloc espace collaboratif et à l'accueil Par l URL directe : Authentification : utiliser votre login long «login_ujf» 2 - Deux types d espaces Le tableau de bord personnel : Un tableau d'affichage privé, sans stockage de données, mais où il est possible de ramener des informations existant ailleurs. Ce tableau affiche uniquement des raccourcis et des indicateurs. Il vous permet d avoir une vue d ensemble de vos activités dans les différents sites collaboratifs auxquels vous participez. Les sites collaboratifs : Un site internet où il est possible de partager avec d'autres, en les invitant, des documents et informations, avec les fonctionnalités de base pour travailler ensemble. Site public : visible par la communauté universitaire Grenoble-Savoie. Les sites d UE sont par défaut dans ce mode Site privé : seuls les membres ont accès au site 3 - Trouver un site d UE L arborescence de sites pédagogiques utilisée par les étudiants pour accéder aux ressources pédagogiques : Composante > Mention > Formation > UE À partir du site : https://espaces-collaboratifsproduction.grenet.fr/share/page/site/ujfsitespedagogiques/dashboard Il existe aussi un lien sur les sites de composantes. Par la recherche de site avec le code Apogée Bandeau blanc en haut Sites puis Rechercher un site Indiquer le code Apogée : Mars 2014 Cellule TICE UJF 2/13

3 Exemple Phy123 : UE de Physique 1 année 2 semestre 4 - Présentation d un site d UE Voici un site d'ue tel qu'il a été créé automatiquement. À la création sont aussi ajoutés dans l'espace documentaire 4 dossiers : Cours, TP, TD, Annales. Les groupes des administrateurs de l'établissement et des responsables de filière de la composante sont aussi ajoutés dès la création, ainsi que l'enseignant responsable de l'ue s'il est connu à la création. Cela peut faire une vingtaine de personnes. Nom du site Renseignement Liens du site sur l'ue Texte d'accueil Qui gère le site Mars 2014 Cellule TICE UJF 3/13

4 5 - Création d un site Bandeau blanc, en haut du tableau de bord, Sites : Créer un site Nom : S affiche dans le bandeau vert Nom de l URL : aucun caractère spéciaux, même pas le _, -, que des caractères alphanumériques Description : facultatif Type : 1 seule possibilité : «Site de collaboration» Visibilité : public ou privé Puis cliquer sur OK Dans le menu Plus (bandeau noir du site), l item Modifier les détails du site permet de revenir sur les informations : Titre du site Privé / public 6 - URL d un site institutionnel Tous les sites institutionnels UJF doivent commencer par : UJF Site de composante UJFcomposanteSigleComposante. Ex : UJFcomposanteAPS ou UJFcomposantePhITEM Site de VET : UJFfiliereCodeApogeeFiliere. Ex : UJFfilierePM2PGEI ou UJFfiliereBM1BMC Site d UE : UJFueCodeApogeeUE. Mars 2014 Cellule TICE UJF 4/13

5 Ex : UJFueBBIO410 ou UJFueAAPS5305 Pour un site lié à une UE : Commencer par UJFueCodeApogeeUE puis site. Ex : UJFueAAAPS111Groupe1TD ou UJFueAAAPS111Enseignants Pour un site de projet : commencer par UJFSigleComposante suivi du nom du projet Ex : UJFAPSJournéePortesOuvertes UJFPhitemProcéduresFinancieres 7 - Le site à sa création 8 - Configurer un site les outils Les outils disponibles dans le bandeau vert sont : Wiki : Edition en ligne de pages web Blog : Proposition d'un texte à commenter Espace documentaire : Stockage/Affichage/Gestion de documents Calendrier : Simple affichage d un calendrier Liens : Liste de liens Discussion : échanges en ligne (forum) Listes de données : inadapté pour nous Membres : gestion des accès Mars 2014 Cellule TICE UJF 5/13

6 Dans le menu Plus : Personnaliser le site Possibilité de choisir les outils qui seront accessibles dans le site : - Cacher un outil en cliquant sur la croix sous l'outil - Ajouter page permet de ré-afficher les outils précédemment cachés. Par défaut tous les outils sont affichés. 9 - Configurer un site le tableau de bord La modification du tableau de bord est accessible dans Personnaliser le tableau de bord Elle concerne : La disposition : nombre de colonnes uniquement Le contenu du tableau de bord : les dashlets Une dashlet? C est une application qui permet d afficher des informations sur le tableau de bord d un site Share (terme Alfresco) ou personnel. Remarques : Ne pas confondre tableau de bord personnel et tableau de bord d un site ; Il est toujours possible de revenir à l accueil en cliquant sur «Tableau de bord». Mars 2014 Cellule TICE UJF 6/13

7 10 - Les dashlets possibles dans un site Remarque : Les dashlets disponibles pour le tableau de bord personnel sont un peu différents : possibilité d afficher «Mes sites», leurs activités à découvrir. L accueil du site donne la possibilité pour l utilisateur d accéder au contenu du site plus rapidement, plus facilement : ce qui est important dans le site doit être accessible dès l'accueil du site. Calendrier du site Simple affichage Pas de synchro poss. Profil du site Affichage des titres, gestionnaires et visibilité du site Prévisualis ation d images Affichage en vignette de toutes les images du site Flux RSS Informations résumées en provenance d un autre site Liens du site Flux d actualités Alfresco Membres du site Activités du site Pas de possibilité de répartir les liens dans plusieurs dashlets Pour être au courant des nouveautés Alfresco Contenu du site Listes de données du site Liste de tous les membres avec leur Wiki rôle Pas les groupes Les dernières actions faites sur les sites par Vue web vous ou d autres membres Pour suivre les modifications apportées au site X Permet l affichage d une page wiki à préciser. On peut en mettre plusieurs. Affichage d une page d un site web 11 - Gestion des membres L outil Membres pour : Les personnes : pour voir la liste des membres et Mars 2014 Cellule TICE UJF 7/13

8 leurs droits et pour «Ajouter des membres» Les groupes : consulter la cellule TICE. Accès : Membres (à droite) Personnes (à gauche) Remarque : la recherche sans mettre de chaîne de caractères affiche la liste de toutes les personnes inscrites au site. Puis bouton Ajouter des personnes (à droite) Recherche avec le nom de famille (ou une partie) dans la colonne de droite. Le résultat est classé par ordre alphabétique de prénom!! «Ajouter la personne», et dans la colonne de droite «Sélectionner un rôle» Enfin cliquer «Ajouter» sous la colonne de droite. Remarque : Seul un gestionnaire peut modifier les membres Gestion des groupes Les groupes inscrits d office à la création du site : GROUP_ujf_UJF-Appli_Share-Role_AdmFonct = Ce sont les gestionnaires fonctionnels de l établissement. GROUP_ujf_UJF-Appli_Share-UFR_APS- Role_AdmFonct = Ce sont les gestionnaires fonctionnels de l UJF APS. Inscrire un groupe d étudiants : Pour laisser les étudiants intervenir sur un site, il est préférable de rendre le site privé et d inscrire l ensemble des étudiants concernés au site. Deux possibilités : le groupe correspondant à l UE ou celui de la VET : - le groupe de VET (Version d'étape = inscription administrative) correspond à une année d'une formation. - le groupe d'ue aux étudiants inscrits à une UE (inscription pédagogique). Lorsque dans une formation tous les étudiants suivent les mêmes UE (ou presque), il est plus simple d'utiliser le groupe correspondant à la VET, les inscriptions administratives étant faites avant les inscriptions Mars 2014 Cellule TICE UJF 8/13

9 pédagogiques. Au DLST, où les UE sont communes à plusieurs parcours de formation, il est indispensable d'utiliser le groupe de l'ue. Pour connaître le code Apogée d'un groupe d'étudiant, il faut vous adresser à la scolarité dont dépend la formation. Tous les groupes Agalan ne sont pas exportés par défaut vers Alfresco, vous devez passer par la cellule TICE pour cela et il peut y avoir un délai de 48h Les rôles : 5 niveaux d accès à un site Lecteur anonyme d'un site public : aucune interaction. Lecteur connu (inscrit au site) : possibilité d avoir sur son tableau de bord personnel un retour d information sur l activité du site (très utilisé par les étudiants). Les 2 niveaux contributeur et collaborateur peuvent : intervenir dans les discussions et sur les blogs, créer une page wiki et déposer des documents ; mais le contributeur ne peut pas modifier les pages des autres ou modifier les interventions des autres. C'est donc le bon rôle pour les étudiants qu'on veut faire participer à un site. Le gestionnaire a tous les droits sur un site, c'est le bon rôle pour les enseignants d une UE. Remarque : Il est possible d ajuster les droits sur un seul dossier. 14 Outils Liens Permet de stocker des liens vers des sites internet ou d autres sites sur Alfresco Cet outil un peu simple ne permet pas d organiser les liens (en groupe, ). Calendrier Ce calendrier permet simplement de noter des Mars 2014 Cellule TICE UJF 9/13

10 événements et de les afficher dans le site, mais il n y a pas de synchronisation possible avec d autres calendriers Listes de données Ce sont des modèles de tableau prêts à remplir, peu adaptés à l université. Discussion Un sujet de discussion est proposé, et chaque personne, ayant au moins un rôle de contributeur, peut intervenir dans la discussion. Blog Un texte est proposé et chaque personne, ayant au moins un rôle de contributeur, peut le commenter. Espace documentaire C est l outil le plus sophistiqué d Alfresco-Share et il est bien renseigné dans la documentation complète. À noter principalement : La possibilité de créer une arborescence de dossier : bouton Nouveau dossier (sous le bandeau vert), Les documents se posent sur le site par glisserdéposer (plusieurs fichiers peuvent être glissés en même temps). Attention : vous ne pouvez pas déposer de dossier par «glisser-déposer». Pour cela, utilisez le Webdav (explication dans le chapitre spécifique). Espace documentaire Alfresco Mes documents 1) Sélectionnez plusieurs fichiers depuis votre ordinateur (ex ici : 2 fichiers sélectionnés) 2) Glissez-les dans votre Espace documentaire 3) Confirmez le dépôt Mars 2014 Cellule TICE UJF 10/13

11 Sur les 12 actions possibles sur un document, on en note 7 : Télécharger, Visualiser dans le navigateur, Editer les propriétés, Supprimer le document : utilisation simple, Mettre à jour : charger une nouvelle version de ce document pour remplacer une ancienne version, Editer hors ligne : téléchargement du document, le document est verrouillé tant que l édition n est pas finie ou annulée, Et Gérer les permissions : permet de modifier les droits sur le contenu d un dossier. Utile sur un site où les étudiants ont des droits pour limiter sur un dossier leurs droits en fixant le droit des contributeurs (niveau de droit recommandé pour les étudiants) à lecteur. Wiki Une page wiki est une page web modifiable directement dans le navigateur afin de faciliter les échanges entre les membres du site. La ou les pages wiki doivent être affichées à l'accueil du site, ou accessible de l'accueil par un lien dans une page wiki. Pour faire un lien d'une page wiki vers une autre page wiki : [[nom de la page]] : si la page existe déjà : lien vers cette page, si la page n existe pas : création de la page. Remarque Ces pages sont destinées aux informations volatiles, remises à jour au fil de l'eau. 15 Installer un flux RSS Flux RSS : Les sites d information offrent la possibilité de ramener la liste des derniers articles parus sur un autre site sous forme d une liste de titres. Chaque titre est un lien vers l article en question. Logo du flux RSS : Application : exemple avec la revue Pour la science : - sur le site Alfresco-Share : Ajouter une dashlet flux RSS au dashboard, - sur le site de la revue : chercher le logo des flux RSS. À partir de là, choisir un flux. Sur la page du flux Mars 2014 Cellule TICE UJF 11/13

12 copier l url, dans la barre d url du navigateur. - sur le site Alfresco-Share : cliquer sur «Configurer» du flux RSS, coller l url, choisir le nombre d éléments et cliquer sur OK. 16 Connexion en webdav Ce type de connexion vous permet de gérer l'espace documentaire d'un site Alfresco-Share comme un dossier sur le bureau de votre ordinateur et donc de déposer plusieurs documents en une seule manipulation. Mode d'emploi sur MAC : Sur Alfresco : se connecter au site aller dans l'espace documentaire dans les menus de gauche, se positionner sur «Lien Webdav» et copier l'adresse par le menu contextuel (ne pas cliquer) Repasser sous le Finder: dans le menu «Aller», choisir «Se connecter au serveur» coller l'adresse précédemment copiée une authentification est demandée, utiliser le login long (_ujf) et le mot de passe Agalan. Le contenu de l'espace documentaire est accessible par ouverture du disque apparu sur le bureau. Ne pas oublier de faire glisser l icône du disque connecté sur la corbeille pour se déconnecter quand on a fini. Mode d'emploi sur PC sous XP : Sur Alfresco : se connecter au site aller dans l'espace documentaire dans les menus de gauche, se positionner sur «Lien Webdav» et copier l'adresse du lien par un clic droit (ne pas cliquer) Repasser sous Windows, dans le dossier «Poste de travail» dans le menu «Outils», choisir «Connecter un lecteur réseau» dans la fenêtre, ignorer les zones de saisie, mais cliquer sur la petite phrase bleue : «Ouvrir une session de stockage en ligne ou se connecter à un serveur réseau» continuer en choisissant «Suivant» et de nouveau «suivant» coller l'adresse précédemment copiée dans la zone de saisie «Adresse réseau ou Internet» et choisir «suivant» authentifiez-vous avec votre login long (_ujf) et mot de passe Agalan puis choisir «Suivant» et enfin «Terminer». Mars 2014 Cellule TICE UJF 12/13

13 Quelquefois il est nécessaire de s'authentifier une fois de plus mais pas toujours. Se déconnecter en fermant la fenêtre du dossier. Pour retrouver un dossier sur votre poste : - ouvrir «Poste de travail» - dans les blocs de menus à gauche : cliquer sur «Favoris réseaux» : vous y verrez l icône réseau (dossier jaune avec une boule verte et un pied) «espaces-collaboratifs-webdav -documentlibrary»). - cliquer sur l icône pour l ouvrir - clic droit sur le dossier pour «Créer un raccourci» sur votre bureau. Votre dossier «Espace documentaire» d Alfresco-Share pourra être complété et organisé directement. Mars 2014 Cellule TICE UJF 13/13

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