PARTIE 1 : La gestion administrative courante du personnel. PARTIE 2 : La gestion administrative des ressources humaines

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1 Sommaire GESTION ADMINISTRATIVE DES RELATIONS AVEC LE PERSONNEL Bac Pro Gestion Administration Préparation à la certification intermédiaire PARTIE 1 : La gestion administrative courante du personnel 5 Situation professionnelle 1 : La tenue et le suivi des dossiers des salariés 11 Situation professionnelle 2 : La gestion administrative des temps de travail 15 Situation professionnelle 3 : La préparation des déplacements du personnel 21 Situation professionnelle 4 : La transmission des informations à destination du personnel 25 Activité de synthèse 29 Passeport professionnel : Grille d analyse pour le passeport professionnel PARTIE 2 : La gestion administrative des ressources humaines 33 Situation professionnelle 5 : La participation au recrutement des salariés 39 Situation professionnelle 6 : La participation à la mise en œuvre d un programme d accueil 45 Situation professionnelle 7 : Le suivi administratif des carrières 49 Situation professionnelle 8 : La préparation et le suivi de la formation du personnel 53 Activité de synthèse 57 Passeport professionnel : Grille d analyse pour le passeport professionnel 59 Le Progiciel de Gestion Intégré PARTIE 3 : La gestion administrative des rémunérations et des budgets de personnel 63 Situation professionnelle 9 : La préparation des bulletins de salaire 75 Situation professionnelle 10 : La préparation des déclarations sociales 81 Situation professionnelle 11 : La participation à la préparation et au suivi budgétaire 85 Activité de synthèse 89 Passeport professionnel : Grille d analyse pour le passeport professionnel FICHES RESSOURCE 91 Fiche Ressource 1 : L arrêt de travail pour accident du travail 93 Fiche Ressource 2 : L intéressement 95 Fiche Ressource 3 : L entretien individuel Auteurs : Jean ALDON - Michelle MOQUIN

2 Crédits photographiques P. 3 Fotolia endostock P. 3 Fotolia Jaroslaw Grudzinsk P. 4 Fotolia Jason Stit P. 18 Fotolia Robert Wilson P. 18 Fotolia ulises P. 18 Fotolia Anatoliy Meshkov P. 19 Fotolia Brian Jackson P. 22 Fotolia DWP P. 22 Fotolia pandore P. 22 Fotolia lunamarina P. 22 Fotolia lunamarina P. 22 Fotolia Sveta P. 22 Fotolia Albachiaraa P. 22 Ch_Alexandr. P. 25 Fotolia ioannis kounadeas P. 25 Patricia Hofmeester P. 31 Fotolia Andrey Kiselev p. 31 Fotolia vsurkov P. 43 Fotolia ioannis kounadeas P. 43 Fotolia ANK P. 43 Fotolia lapie P. 61 Fotolia Andres Rodriguez P. 61 Fotolia Irina MANSIEUX P. 85 Fotolia martini P. 93 Fotolia ril

3 La gestion administrative courante du personnel situations professionnelles : 1 : La tenue et le suivi des dossiers des salariés 2 : La gestion administrative des temps de travail 3 : La préparation des déplacements du personnel 4 : La transmission d informations à destination du personnel DVD BOOK ON LINE Contexte professionnel Nom : DVD BOOK ON LINE Adresse : 3 rue Jean-Paul Sartre REIMS Tél : XX - Fax : XX Site internet : SARL au capital de e RC : REIMS B TVA intracommunautaire : FR Organigramme Direction commerciale Jean EROUET Direction générale Ismael COSLIN DRH Karl DELPRE Direction financière Leïla REDINOT Direction technique Jacques PETRIX DVD Book On Line (DBOL) est une société spécialisée depuis 1984 dans la location et la vente de DVD. Elle travaille principalement avec les comités d entreprises et les collectivités locales. Elle respecte en tout point la législation en vigueur. Elle est référencée auprès de l Association de Lutte contre la Piraterie Audiovisuelle (ALPA). Ses plus gros fournisseurs sont CVE et DVDboutik. Vous travaillez au service DRH, sous la responsabilité de votre responsable hiérarchique, Karl DELPRE. 3

4 Analyse de la situation Qui est Jacques PETRIX et qui est son supérieur hiérarchique? Quels sont les partenaires internes de l entreprise? Quels sont les partenaires externes de l entreprise? Dans quelle entreprise travaillez-vous (dénomination, forme juridique, adresse)? Quelle est son activité? Dans quel service êtes-vous affecté(e) et quel est votre poste de travail? Présentation de l environnement numérique et des équipements du poste de travail (avec quels outils travaillezvous)? 4

5 Situation professionnelle 1 La tenue et le suivi des dossiers des salariés Compétences Actualiser des dossiers de personnel dans le respect de la législation du travail Savoirs associés Savoirs de gestion et savoirs technologiques La gestion opérationnelle du suivi de dossiers : - la gestion électronique des données - les modes de classement et l archivage Savoirs juridiques et économiques - La législation du travail adaptée au secteur, branche, statut, métier - Les règles et procédures de confidentialité Certification intermédiaire 03 - Mise à jour et rangement des dossiers 04 - Enregistrement et sauvegarde de documents, de dossiers numériques Résultats attendus Les dossiers individuels des salariés sont classés, actualisés et complets, sécurisés et archivés. Connaissances La gestion des dossiers salariés Tous les dossiers des salariés sont tenus à jour en fonction des changements importants qui peuvent intervenir dans leur vie professionnelle ou personnelle : changement de poste dans la société, changement d adresse, changement de nom pour cause de mariage ou de divorce, départ à la retraite, licenciement, etc. Le rôle de l employeur L employeur est responsable de la gestion du dossier du personnel. Il décide sous quelle forme et combien de temps les documents concernant le salarié doivent rester dans son dossier et par qui le dossier sera géré. Les documents conservés dans le dossier de personnel ne doivent ni être prescrits ni prendre la forme d un certificat déloyal pour l employé. La protection des données Il est interdit, pour des raisons de protection de la personnalité, d utiliser le dossier complet comme «dossier» interne «de référence». Le droit de regard Fondamentalement, l employé a le droit de voir l ensemble des informations enregistrées/stockées dans son dossier personnel. Exceptions : les notes personnelles de l employeur et les documents de planification de carrière. Situation professionnelle 1 La tenue et le suivi des dossiers des salariés 5

6 Activité 1 Mettre à jour les fiches salariés Au début du mois, vous avez l habitude de remettre à jour les fiches salariés pour le service des Ressources Humaines. Monsieur Karl DELPRE a déposé sur votre bureau quatre fiches de salariés à réactualiser ou à créer. À partir des annexes 1, 2 et 3, préparez les quatre fiches de salariés. Annexe 1 Mme Joceline ANGOT Célibataire Matricule : rue des Grands Augustins REIMS Tél. : XX Portable : XX j.angot@numericable.fr Née le : 10 août 1987 à St Dizier (52) N SS : Emploi : agent de formation Type d emploi : CDI Mutuelle : AXA Accident du travail applicable : salarié M. Marc BOSDEWEIX Marié Matricule : rue Dallier REIMS Tél. : XX Portable : XX marc.bosdeweix@fidchampagne.fr Née le : 3 mars 1974 à Meaux (77) N SS : Emploi : technicien Type d emploi : CDI Mutuelle : MATMUT Accident du travail applicable : salarié M. Omar BENKATIB Marié Divorcé Matricule : rue St Faron 1 place Lamartine SOISSONS REIMS Tél. : XX Tél. : XX Portable : XX o.benkatib@sfr.fr Née le : 25 octobre 1979 à Paris (75) N SS : Emploi : commercial Type d emploi : CDI Mutuelle : HCR SANTÉ Accident du travail applicable : salarié Mlle Alice SAKICH Célibataire Matricule : av. Reims SOISSONS Tél. : XX Portable : XX alice.sakich@gmail.fr Née le : 6 décembre 1980 à Verdun (55) N SS : Emploi : agent de recrutement Type d emploi : CDD Mutuelle : GAN Accident du travail applicable : salarié 6 Situation professionnelle 1 La tenue et le suivi des dossiers des salariés

7 Annexe 2 Fiche salarié Fiche salarié Situation professionnelle 1 La tenue et le suivi des dossiers des salariés 7

8 Annexe 3 Fiche salarié Fiche salarié 8 Situation professionnelle 1 La tenue et le suivi des dossiers des salariés

9 Activité 2 Monsieur Karl DELPRE vous demande ensuite de procéder au classement d un certain nombre de fichiers qui se trouvent actuellement sur le bureau de son ordinateur. À partir de l annexe 4, identifiez chaque fichier par son icône, puis classez-le dans le répertoire approprié. Annexe 4 Candidature M. FOX Salaires année N Contrat CDD Formation PC Noël enfants personnel Contrat bail Format de fichier Powerpoint Nom du fichier Fotolia mipan Formation année en cours Document PDF Document WORD Dossiers du personnel Fichier compressé ZIP Feuille de calcul EXCEL Journées festives Images BITMAP Modèle de contrat Situation professionnelle 1 La tenue et le suivi des dossiers des salariés 9

10 10

11 Situation professionnelle 2 La gestion administrative des temps de travail Compétences Décompter et planifier le temps de travail Savoirs associés Savoirs de gestion et savoirs technologiques La sécurité et la confidentialité des informations relatives au personnel Savoirs juridiques et économiques La législation de la durée du travail en matière de diversité des statuts et des contrats Certification intermédiaire Pas d activité BEP MSA Résultats attendus Les temps de présence et d absence sont décomptés. Les documents de fin de contrat sont préparés et transmis, le dossier est clôturé. Connaissances La gestion des absences Le service du personnel est chargé de contrôler les absences des salariés et de vérifier leur durée et leur motif. Le salarié victime d un accident du travail (autre qu un accident de trajet) ou d une maladie professionnelle bénéficie d une protection spéciale pendant la période d arrêt de travail et à l issue de celui-ci. Lorsque le médecin du travail déclare le salarié inapte à reprendre l emploi qu il occupait précédemment, son employeur doit lui proposer un autre emploi, approprié à ses capacités et aussi comparable que possible à l ancien, au besoin par la mise en œuvre de mesures telles que mutations, transformations de postes de travail ou aménagement du temps de travail. Si cela s avère impossible, il doit informer le salarié, par écrit, des motifs qui s opposent à son reclassement. En cas de licenciement, l employeur est alors tenu de verser une indemnité spéciale. Les documents de fin de contrat À la rupture du contrat de travail, quelle qu en soit l origine (licenciement, démission ), l employeur remet obligatoirement au salarié : un certificat de travail qui atteste, notamment, de l emploi occupé par le salarié dans l entreprise ; un reçu pour solde de tout compte ; une attestation pour Pôle Emploi indispensable pour faire valoir éventuellement les droits à l allocation chômage. Situation professionnelle 2 La gestion administrative des temps de travail 11

12 Activité 1 Fiche Ressource «L arrêt de travail pour accident du travail» Madame Fatima ZIANE a eu un accident du travail dans l entreprise et elle est arrêtée pour 15 jours au mois de mars. Son contrat à durée déterminée de trois mois vient à échéance à la fin du mois d avril et devait être renouvelé une fois. Elle souhaite savoir si cet arrêt ne va pas remettre en question le renouvellement de son contrat. À partir de l annexe 1, examinez les textes en vigueur et la lettre de Madame ZIANE, puis répondez aux questions qui vous sont posées. Annexe 1 Mme Fatima ZIANE 10 rue Porte Murée REIMS Objet : CDD DVD BOOK ON LINE Service DRH 3 rue Jean-Paul Sartre REIMS Reims, le 10 mars N Monsieur, Je suis en congé maladie à la suite d un accident du travail survenu dans l entreprise. Le médecin m a prescrit un arrêt de 15 jours. Je suis bien consciente que mon arrêt pénalise le bon fonctionnement du service et comme mon contrat de travail se termine à la fin du mois d avril, je souhaiterais savoir si vous êtes toujours favorable au renouvellement de mon CDD comme il est stipulé sur le contrat que j ai signé. Je vous prie d agréer, Monsieur, mes salutations respectueuses. Mme Fatima ZIANE L employeur a-t-il le droit de refuser le renouvellement du contrat de travail à durée déterminée (justifiez votre réponse)? À quel titre pourra-t-il refuser le renouvellement? Si l employeur décide d interrompre définitivement le contrat de travail de Mme ZIANE, quelles seront ses obligations? Situation professionnelle 2 La gestion administrative des temps de travail

13 Activité 2 Nous sommes le 18 novembre N et vous venez de recevoir la lettre de démission (datée d il y a trois jours) d un salarié de l entreprise. À partir de l annexe 2, établissez le certificat de travail qui sera à remettre à l employé. Annexe 2 DVD BOOK ON LINE 3 rue Jean-Paul Sartre REIMS Tél XX Fax : XX CERTIFICAT DE TRAVAIL Je soussigné Directeur du Service du Personnel, certifie que demeurant a été employé(e) dans notre entreprise en qualité de du au Fait à, le Signature FICHE SALARIE Nom : M. MROUCHE Prénom : Aurélien Nationalité : française Nbre d enfants : 1 Adresse : 59 rue Lamarck REIMS Tél. : XX Date d entrée dans la société : 01/06/N-1 Salaire : 2 100,00 euros brut par mois Qualification : monteur Coefficient hiérarchique : 267 (classe 2) Situation professionnelle 2 La gestion administrative des temps de travail 13

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