Fiche conseil GUIDE SOCIAL DE L EMPLOYEUR. La gestion des Ressources Humaines

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1 GUIDE SOCIAL DE L EMPLOYEUR La gestion des Ressources Humaines Fiche conseil Nos fiches conseils ont pour objectif de vous aider à mieux appréhender les notions : Certifié ISO 9001 Comptables Fiscales Juridiques, Sociales, de Gestion Réf. : DEV/O/FC/035/05-10/OCA Nom du Document : Guide de l employeur relatif à la gestion des Ressources Humaines Chemin d accès : 2- DEVELOPPER\FICHES CONSEIL\SOCIAL RH\DIVERS Note d information non contractuelle. L attention du lecteur est attirée sur le fait que la législation est sujette à évolution et qui lui appartient de vérifier l état du droit applicable au jour de la lecture de la présente note. Page : 1/50

2 Présentation du guide Vous êtes Chef d'entreprise ou vous allez le devenir Vous dirigez une association Vous êtes responsable du personnel ou des ressources humaines Vous êtes donc confrontés au quotidien à de multiples questions dans le domaine du social qui ne sont pas toujours simples à traiter Comme vous le savez (ou vous allez le découvrir), la législation sociale est complexe et difficile à manier, les réponses ne sont pas toujours évidentes; elles dépendent de nombreux paramètres: la loi, les accords de branche, les accords d'entreprise, les usages, le contrat de travail, la jurisprudence, etc Par ailleurs, la gestion du personnel nécessite l'accomplissement de nombreuses formalités: Dans ce contexte, nous vous proposons un GUIDE DE L'EMPLOYEUR RELATIF A LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES. Ce guide n'a pas vocation à être exhaustif ; des milliers de pages n'y suffiraient pas. Il se veut concis sur des sujets essentiels (en tant que dirigeant, vous engagez votre responsabilité, il est donc de votre devoir de vous informer) Nous vous invitons à en prendre connaissance. Si vous souhaitez des informations, complémentaires n'hésitez pas à nous consulter. Nous vous proposons d'ailleurs de vous accompagner dans la gestion de vos ressources humaines dans le cadre des missions suivantes (cf page suivante). tant vis à vis de vos salariés, que vis à vis des administrations ou caisses sociales (Direction du travail et de l'emploi, URSSAF, ASSEDIC, Caisses de retraite et de prévoyance, etc). L'inobservation des règles, le nonaccomplissement des formalités vous expose à des sanctions civiles et pénales qui peuvent être lourdes de conséquences. 2

3 Présentation de nos missions R.H. Si vous souhaitez obtenir des informations complémentaires sur l un de nos services, n hésitez pas à nous demander une Fiche Mission vous présentant notre prestation ADMINISTRATION SOCIALE AUDIT SOCIAL Une mission de contrôle de la fiabilité de vos fiches de paie, contrats de travail, Une mission destinée à mettre en évidence les points faibles de votre organisation et à suggérer les solutions pour y remédier. Traitement de la paye : Etablissement des bulletins de paye conforme à la législation et aux spécificités de l entreprise. Déclarations sociales : Etablissement des déclarations mensuelles ou trimestrielles à l URSSAF, ASSEDIC, Caisse Retraite, Caisse de Prévoyance, Mutuelle, etc Etablissement des déclarations annuelles récapitulatives. SUIVI SOCIAL Connaissance et interprétation des textes. Un service d appel téléphonique dans le cadre d un abonnement qui vous permet d obtenir des réponses adaptées aux questions que vous vous posez en matière de législation et de jurisprudence sociale. MISSIONS COMPLEMENTAIRES SURVEILLANCE SOCIALE L embauche d un salarié : rédaction du contrat de travail (aidé ou non) Rupture du contrat de travail : démission et procédure de licenciement, Représentation du personnel : élection des délégués du personnel, Assistance au contrôle URSSAF GESTION SOCIALE CONSULTATION SOCIALE Des études spécifiques adaptées à votre entreprise : Aménagement et réduction du temps de travail Mise en place d un accord d intéressement, etc Vous établissez vous-même vos fiches de paye et vos déclarations sociales mais nous assurons une assistance technique auprès de vos services internes : Contrôle des traitements Réponses aux questions posées relatives à la législation, la réglementation et la jurisprudence 3

4 Présentation de nos missions R.H. Si vous souhaitez obtenir des informations complémentaires sur l un de nos services, n hésitez pas à nous demander une Fiche Mission vous présentant notre prestation SYSTEME DE REMUNERATION Savoir combiner les impératifs de rentabilité, de flexibilité, de qualité et de productivité avec les attentes des salariés par: L analyse de vos besoins, attentes et objectifs, La mise en place d un plan d action GERER LE DOSSIER DU SALARIE Savoir maitriser au mieux les règles encadrant la gestion des contrats de travail par: LA FORMATION PROFESSIONNELLE La mise en place d un dossier salarié L assistance d une juriste en droit social Savoir utiliser au mieux les dispositifs existants par : L analyse de vos besoins, attentes et objectifs La mise en place d un plan d action, DIALOGUE SOCIAL GESTION DES COMPETENCES Savoir optimiser la qualité des relations avec les Institutions Représentatives du Personnel par : GESTION RESSOURCES HUMAINES Savoir favoriser le développement des talents et des compétences en valorisant au mieux le potentiel de vos collaborateurs par : La préparation de vos rencontres L assistance à la rédaction des comptes rendus et procès verbaux L apport de conseils et de réponses aux questions que vous vous posez GERER LE TEMPS DE TRAVAIL La mise en place des dispositifs adaptés aux objectifs de l entreprise, La mise en place d un plan d action Savoir organiser la gestion du temps de travail, Savoir intégrer l évolution des réglementations : Par l analyse des pratiques au sein de l entreprise Par la mise en place d un plan d action, 4

5 Sommaire Pages FICHE N 1 LA CONVENTION COLLECTIVE APPLICABLE 6 FICHE N 2 L'EMBAUCHE D'UN SALARIE 7 FICHE N 3 LES COTISATIONS SOCIALES 11 FICHE N 4 REGIME DE PREVOYANCE ET DE RETRAITE (Conditions 12 à respecter pour bénéficier de l exonération des cotisations sociales) FICHE N 5 LA DUREE DU TRAVAIL 14 FICHE N 6 LES HEURES SUPPLEMENTAIRES 16 FICHE N 7 LES CONGES PAYES 21 FICHE N 8 L'ABSENCE DU SALARIE POUR MALADIE OU ACCIDENT DU TRAVAIL 31 FICHE N 9 LA RUPTURE DU CONTRAT DE TRAVAIL 34 FICHE N 10 LA FORMATION PROFESSIONNELLE 38 FICHE N 11 LE DOCUMENT UNIQUE D EVALUATION DES RISQUES PROFESSIONNELS 50 5

6 Fiche conseil 1 LA CONVENTION COLLECTIVE APPLICABLE Les sources du droit sont nombreuses. Il existe une hiérarchie entre elles. On trouve en matière sociale en ordre décroissant : les traités internationaux (Les règlements de la Communauté Européenne) la constitution, la loi, le règlement, les conventions et accords collectifs étendus, les conventions de branches et les accords professionnels ou interprofessionnels non étendus, les conventions ou accords d entreprise ou d établissement, les usages, le règlement intérieur, les contrats de travail L intervention successive de ces normes et leur combinaison tendent à assurer un statut protecteur aux salariés : une règle inférieure peut déroger à une norme supérieure dans un sens favorable au salarié mais non dans un sens défavorable. Par contre les conventions, accords et usages ne peuvent déroger aux dispositions d'ordre public contenues dans les lois et règlements. La complexité des textes entraîne de nombreux contentieux. Les décisions des juridictions (Conseils des Prud'hommes, Cours d'appel, Cour de Cassation) qui appliquent et interprètent les textes légaux, réglementaires et conventionnels constituent ce qu'il est convenu d'appeler la jurisprudence. Pour qu'une convention collective soit applicable il faut en effet que: l'activité principale de l'entreprise soit comprise dans le champ d'application professionnel de la convention (la référence au Code NAF attribué par l'insee ne constitue qu'une simple présomption) que l'entreprise soit implantée géographiquement dans le champ d'application territorial de la convention, la convention collective ait fait l'objet d'un arrêté d'extension: dans ce cas toutes les dispositions de la convention doivent être appliquées et respectées par l'employeur. A défaut d'arrêté d'extension, la convention collective n'est applicable qu'aux employeurs adhérents à l'un des syndicats patronaux signataires de ladite convention (les autres employeurs peuvent néanmoins adhérer volontairement à la convention). Exemple : un salarié entré depuis 6 mois dans votre entreprise est en arrêt maladie. La loi prévoit une condition d ancienneté d un an pour pouvoir bénéficier d une indemnisation. Donc au regard de la loi votre salarié n a droit à aucune indemnité complémentaire aux IJSS (Indemnité Journalière de Sécurité Sociale). Toutefois une convention collective est applicable au sein de votre entreprise et prévoit une indemnisation des périodes de maladie sans condition d ancienneté. Dans ce cas, la disposition de la convention collective est plus favorable au salarié que la loi. Vous devez donc verser cette indemnité. Se pose la question de savoir si une convention collective est applicable ou pas au sein de votre entreprise. Dans l affirmative, il convient de vérifier si la convention collective applicable a fait l objet d un arrêté d extension ou pas. 6

7 Fiche conseil 2 L EMBAUCHE D UN SALARIE L embauche d un salarié nécessite le respect d un certain nombre de règles dont l inobservation expose l employeur à des sanctions tant civiles que pénales. 1 Les formalités liées à l embauche A. La déclaration préalable à l embauche (DUE): Vous avez décidé d embaucher un salarié, il convient de le déclarer au plus tôt 8 jours avant l embauche (au plus tard juste avant la date effective de l embauche) auprès de l URSSAF du lieu où se situe le siège social de votre entreprise (ou de la Mutualité Sociale Agricole, MSA si vous relevez de cet organisme). Exceptionnellement, un accord ou une information préalable de l administration est nécessaire : par exemple, en cas d embauche de jeunes de moins de 16 ans, embauche d un étranger etc... Buts de la DUE : immatriculer l employeur à l URSSAF dès lors qu il s agit d une première embauche immatriculer le salarié au régime général de la sécurité sociale lorsque cette immatriculation n a pas encore été faite demande d affiliation de l entreprise à l assurance chômage lors d une première embauche, Identification du service médical interentreprises qui procédera au suivi médical du salarié (uniquement pour les salariés non agricoles) demande de visite médicale d embauche pour les salariés agricoles, la DUE permet de bénéficier de taux réduits de cotisations de sécurité sociale lutter contre le travail dissimulé Par télécopie ou courrier à l aide du formulaire cerfa n 10563*03 (il convient dans ce cas de conserver l avis de réception) ou par courrier recommandé avec AR. Une fois que la DUE a été effectuée, une partie de l accusé de réception doit être remise au salarié Si vous souhaitez que nous établissions la DUE, une fiche «Entrée d un nouveau salarié» vous sera remise afin de compléter les informations nécessaires à l élaboration de cette déclaration. Attention de bien reproduire ce qui a été déclaré à l URSSAF sur le contrat de travail. D autre part, l omission d une telle déclaration peut entraîner pour l employeur les sanctions administratives, civiles et pénales. B. Inscription du salarié sur le Registre Unique du Personnel (article L du Code du Travail) : Ce registre doit être tenu au siège où se trouve l employeur. L absence d un tel document peut permettre de qualifier une activité de travail dissimulé. Il appartient à l employeur de le tenir à jour. Les sanctions pour travail dissimulé sont lourdes. Il ne faut pas oublier d inscrire tout salarié embauché sur le registre unique du personnel, en indiquant par ordre d embauche : noms, prénoms, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, date d entrée, autorisation éventuelle d embauche de l intéressé lorsque celle-ci est requise. La transmission de cette déclaration peut se faire aujourd hui par Internet : 7

8 Fiche conseil 2 C. Dissimulation d emplois salariés : (Art L du Code du Travail) Constitue le délit de dissimulation d'emploi salarié le fait, pour tout employeur, de se soustraire intentionnellement : à la déclaration préalable à l'embauche ou à la remise du bulletin de salaire ou à l'obligation de conserver les doubles des bulletins de paie Le délit est aussi constitué en cas de mention volontaire sur le bulletin de paie d'un nombre d'heures de travail inférieur à celui réellement effectué, sauf si cette mention résulte de l'application d'une convention ou d'un accord d'annualisation du temps de travail. Les conséquences de la constatation du délit de travail dissimulé au sein d'une entreprise entraînent des sanctions civiles, pénales et administratives. Les sanctions susceptibles d être appliquées sont les suivantes : Pénales se traduisant par une amende et 3 ans d emprisonnement (article L du Code du Travail). L omission doit être volontaire pour qu il y ait travail dissimulé. Civiles : o o pénalité égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti (Art L du Code du Travail). indemnisation forfaitaire de six mois de salaire due au salarié victime d une relation de travail dissimulé, en cas de rupture de cette relation (Art L du Code du Travail). Et des sanctions complémentaires comme par exemple l exclusion temporaire (5 ans) des marchés publics (Art L du Code du Travail). Tenue du registre Unique du personnel : Comment faire? Les mentions obligatoires : Ordre NOM Prénoms Nationalité Sexe Date de naissance Emploi Qualification professionnelle ENTREE SORTIE Mentions complémentaires Autorisation Autorisation Date Date N d ordre d entrée du salarié Colonne : Nationalité Les étrangers doivent figurer sur ce registre ; il convient également de reporter le titre et le numéro d ordre du titre valant autorisation de travail si ce titre est requis et d annexer une copie de ce titre au registre. Une copie du titre doit également être tenue à la disposition de l administration sur chaque chantier où le travailleur étranger est occupé. Colonne : Entrée Faire figurer ici la date effective du commencement du travail. Colonne : sortie Faire figurer ici la date effective du départ Colonne : Mentions complémentaires obligatoires Selon le cas : - «Apprenti» ; «Contrat de qualification» ; «Contrat d adaptation» ; - «Contrat à durée déterminée» ; - «Travailleur à domicile» ; - «Travailleur à temps partiel» ; - «Travailleur temporaire» avec nom et adresse de l entreprise de travail temporaire ; - «Mis à disposition par un groupement d employeurs» avec nom et adresse du groupement. Ces mentions, lorsqu elles sont relatives à des événements postérieurs à l embauchage, doivent être portées sur le registre au moment où ceux-ci surviennent. 8

9 Fiche conseil 2 D. Emploi de travailleurs étrangers : Lorsque vous souhaitez recruter un travailleur de nationalité étrangère (résidant en France), il convient de distinguer si celui-ci est ressortissant de l Union européenne ou non. En fonction de cette distinction, vous serez tenu à certaines formalités déclaratives auprès de la préfecture. Vous êtes en effet dans l obligation de vous assurer de l authenticité du titre de séjour délivré. Le non respect de cette formalité est passible de sanctions financières (amende prévue pour les contraventions de 5 ème classe). Les parties peuvent également y insérer toutes dispositions ou clauses particulières dont elles ont convenues et notamment : clause instituant une période d essai, clause de mise à disposition d une voiture ou d un logement de fonction, clause de mobilité géographique, clause de non-concurrence, avec contrepartie financière obligatoire, clause de dédit formation clause relative aux inventions des salariés, etc 2 Le contrat de travail A. Le contrat de travail à durée indéterminée (CDI) La loi n impose pas que le contrat à durée indéterminée soit écrit. Mais le contrat écrit est néanmoins vivement recommandé car il permet de fixer les droits et obligations de chacune des parties pendant l exécution du contrat et à la rupture de celui-ci. B. Les contrats de travail particuliers La loi impose néanmoins la rédaction d un contrat de travail écrit dans de nombreux cas et notamment lorsqu'il s'agit: d un contrat à durée déterminée (CDD) d un contrat de travail à temps partiel d un contrat d apprentissage d un contrat initiative emploi (CIE) d un contrat de formation en alternance Pour les contrats de travail à durée déterminée, à temps partiel, n hésitez pas à demander nos fiches conseils. C. Les clauses du contrat Le contrat de travail permet de définir la nature du contrat, la qualification, les fonctions, la rémunération, la durée du travail ainsi que la convention collective applicable. 3 La Rémunération : Si la fixation du salaire est libre, la rémunération du salarié est néanmoins encadrée et il est nécessaire de respecter les minima légaux (SMIC) et/ou conventionnels. A. Le SMIC Principe : aucun salarié ne doit percevoir une rémunération horaire inférieure au taux du salaire minimum interprofessionnel de croissance, appelé SMIC. Sur la base de la durée légale de 35 heures hebdomadaires, applicable maintenant à toutes les entreprises quel que soit leur effectif, le SMIC mensuel est égal à 151,67 fois le SMIC horaire; s y rajoute le cas échéant le paiement des heures supplémentaires effectuées par le salarié, A défaut de respecter ce minima, l employeur est passible d une amende de 1500 appliquée autant de fois qu il y aurait de salariés rémunérés dans des conditions illégales. Cette amende peut être portée à 3000 en cas de récidive. B. Les minima conventionnels Principe et articulation avec le SMIC : les employeurs soumis à une convention collective doivent respecter les barèmes des minima conventionnels, c'est-à-dire les taux minima de salaires fixés par la convention collective et correspondant à la classification du salarié concerné dans l échelle des rémunérations de la convention. 9

10 Fiche conseil 2 Si l application du barème aboutit pour les échelons les plus modestes, comme c est parfois le cas dans certaines conventions, à une rémunération inférieure au SMIC ou à la garantie de rémunération, un complément de salaire doit être versé pour porter le salaire au niveau du SMIC. Attention si vous êtes soumis à l'application d'une convention collective, vous devez respecter les minima fixés par la convention. B. Les primes, indemnités, autres gratifications 13 ème mois, prime de vacances, prime de bilan, etc peuvent être versées indépendamment des obligations conventionnelles ou contractuelles. Mais dès lors que ce versement a un caractère général, constant, fixe, il s agit d un droit acquis, au maintien duquel les salariés peuvent en principe prétendre (sauf dénonciation de l usage) et non plus d un avantage discrétionnaire. C. La mensualisation Les salariés dont les employeurs entrent dans le champ d application de la loi du 19 janvier 1978 relative à la mensualisation et dont la base de rémunération est horaire, doivent percevoir une rémunération mensuelle indépendante du nombre de jours travaillés. La presque totalité des salariés relève aujourd hui de la loi de mensualisation. En sont toujours exclus les travailleurs à domicile, les intermittents et travailleurs temporaires. D. Principe d égalité de rémunération Il est obligatoire d assurer l égalité de rémunération entre tous les salariés de l un ou l autre sexe, pour autant que les salariés en cause soient placés dans une situation identique. Principe : «travail égal, salaire égal». Toutefois, cela n empêche pas l employeur d individualiser les rémunérations en tenant compte de la situation personnelle de chaque salarié. La disparité de rémunération doit reposer sur des critères objectifs et matériellement vérifiables (responsabilités, expérience, parcours professionnel spécifique, compétences professionnelles etc ) 4 Primes accessoires au salaire et avantages en nature A. Les primes à caractère obligatoire Les primes prévues par une convention collective ; prise en charge des titres de transport (métro, bus) à hauteur de 50% et ceci sur tout le territoire. C. Les primes sous condition D assiduité par exemple, de présence dans l entreprise à la date de versement de la prime ou situation financière de l entreprise. D. Les avantages en nature C est toute prestation fournie par l employeur au salarié lui évitant ainsi une dépense. C est un élément de salaire qui s ajoute à sa rémunération et qui est soumis à cotisations sociales (avantages en nature repas, logement, voiture, etc ) 5 Aides financières à l emploi ou exonérations de charges sociales La politique de l emploi entraîne les gouvernements successifs à proposer des dispositifs de soutien à l emploi qui se traduisent : soit par des aides forfaitaires soit par des exonérations de charges sociales Ces dispositifs évoluant en permanence, il nous est difficile d en faire une analyse exhaustive et précise. Néanmoins, si vous embauchez : un jeune sans ou avec peu de qualification professionnelle, un demandeur d emploi, une personne présentant des difficultés d insertion professionnelle, Vous devez vous interroger préalablement à l embauche sur les aides à l emploi existantes. Vous pouvez peut être bénéficier de l un de ces dispositifs. N hésitez pas à nous consulter sur ce point. 10

11 Fiche conseil 3 LES COTISATIONS SOCIALES La rémunération du salarié est soumise à des cotisations : salariales patronales 1 Cotisations salariales Le bulletin de paye doit détailler le montant de la CSG et de la CRDS ainsi que la nature et le montant de toutes les cotisations salariales, quelle que soit leur origine. Pour des raisons pratiques, la CSG est ventilée en deux lignes (CSG déductible et CSG CRDS non déductible). 2 Cotisations patronales Sont concernées : A. Les cotisations patronales de sécurité sociale Maladie, maternité, vieillesse, allocations familiales et accidents du travail, contribution logement au FNAL, versement de transport éventuellement (si entreprise > 9 salariés et si entreprise implantée dans un secteur géographique soumis à ce versement). B. Les cotisations au régime chômage (Pôle Emploi) Ce sont les cotisations versées au régime finançant les prestations versées aux demandeurs d emploi. En ce qui concerne les mandataires sociaux (dirigeants), ils sont généralement exclus du bénéfice du régime d'assurance chômage dès lors qu'ils ne sont pas bénéficiaires d'un contrat de travail. C. Les cotisations ARRCO et AGIRC Tous les salariés relevant du régime général de sécurité sociale doivent être affiliés à un régime de retraite complémentaire. Les cotisations obligatoires à la retraite complémentaire sont gérées par de multiples caisses fédérées par un organisme national, l ARRCO. Aux cotisations pour la retraite complémentaire ARRCO s ajoutent obligatoirement pour les cadres des cotisations à la retraite complémentaire des cadres, gérée par des caisses de cadres sous le contrôle d un organisme paritaire, l AGIRC. Les caisses de retraite complémentaire pour les cadres prélèvent également une contribution exceptionnelle et temporaire (CET). Les caisses AGIRC perçoivent également une cotisation obligatoire de prévoyance et la cotisation à l APEC. D. Les cotisations à un régime de prévoyance Les conventions collectives peuvent prévoir l adhésion obligatoire à un régime de prévoyance destiné à couvrir des risques tels que le décès, l invalidité, l incapacité temporaire, la rente éducation mais également le remboursement complémentaire des frais de santé. La mise en place d un contrat de prévoyance peut se faire également par accord collectif, référendaire ou par simple décision unilatérale de l employeur. La mise en place d un tel contrat en dehors d une obligation conventionnelle doit respecter un certain formalisme au plan juridique. E. Autres points Peuvent y figurer également les cotisations patronales versées aux Assédic, taxe de prévoyance, participations formation et construction, taxe d apprentissage, Il existe certaines sommes non soumises à cotisations telles que les acomptes, remboursement de frais professionnels, indemnités de rupture exonérées,... Particularités : le personnel de certaines professions bénéficient d un abattement forfaitaire sur l assiette des cotisations sociales (exemple : ouvriers du bâtiment, artistes du spectacle, etc ). Le taux de cet abattement varie selon la profession concernée. L abattement ne s applique pas pour l assiette de la CSG et de la CRDS (application de l abattement général de 3%). L abattement n est possible que : Lorsqu une convention ou un accord collectif de travail l a expressément prévu Ou lorsque le comité d entreprise ou les délégués du personnel ont donné leur accord Ou à défaut par acceptation individuelle de chaque salarié concerné soit dans son contrat de travail (ou dans un avenant au contrat) soit par un courrier recommandé avec accusé de réception adressé par l employeur à chaque salarié concerné. 11

12 Fiche conseil 4 REGIME DE PREVOYANCE ET DE RETRAITE 1 Pour bénéficier (ou continuer à bénéficier) des avantages sociaux et fiscaux vos contrats doivent respecter certaines conditions. A. Pour l ensemble des contrats : Condition nouvelle : Mise en place du régime par accord collectif, référendum, ou décision unilatérale de l employeur (avec dans ce cas une information individuelle de chaque salarié à prévoir). Garanties en complément de celles de la sécurité sociale Régime à caractère collectif et obligatoire pour l ensemble du personnel ou une catégorie objective. Taux de cotisation uniforme Participation de l employeur au financement Non substitution du régime à un élément de rémunération (sauf respect d un délai de 12 mois). B. En plus pour les contrats retraite : Sortie du contrat exclusivement en rente (le versement d un capital n est pas autorisé). Age de liquidation 60 ans ou à la liquidation de la retraite du régime obligatoire. Pas de rachat possible sauf 3 cas (Art L du Code des assurances). C. En plus pour les contrats santé : Respect du cahier des charges des contrats dits «Responsables». Non prise en charge de la participation forfaitaire de 1. Le non respect de ces conditions entraînera la perte de votre droit à exonération des cotisations de Sécurité Sociale et à déductibilité fiscale des cotisations. Vous vous exposerez donc à des redressements ayant des conséquences financières pour votre entreprise 2 Les nouvelles limites d exonération sociale et fiscale LIMITES SOCIALES LIMITES FISCALES RETRAITE SANTE PREVOYANCE Le montant le plus élevé entre : 5 % du Plafond Annuel de la Sécurité sociale PASS ( en 2007, pour 2008) 5 % de la rémunération soumise à cotisation de SS* limitée à 5 PASS, sous déduction de l abondement au Plan d Epargne Retraite Collectif (PERCO) s il existe dans l entreprise. 6 % du PASS + 1.5% rémunération soumise à cotisation de SS* avec un maximum de 12 % du PASS 8% de la rémunération brute limitée à 8 PASS, sous déduction de l abondement au Plan d Epargne Retraite Collectif (PERCO) s il existe dans l entreprise 7% du PASS + 3% de la rémunération brute avec un maximum de 3% de 8 PASS * Déduction faite de la part des contributions de l employeur au financement des prestations complémentaires de retraite et de prévoyance soumises à cotisation de Sécurité sociale. ATTENTION : Les nouvelles limites peuvent dans certains cas réduire vos droits à exonération de charges sociales et de déductibilité fiscale des cotisations. 12

13 Fiche conseil 4 3 A quelle date devez-vous appliquer ces nouvelles limites? Dates d institutions de vos régimes Santé Prévoyance Retraite à cotisations définies Dates d application des nouvelles règles sociales et fiscales Régimes institués Avant le 25 septembre 2003 Au plus tard le 31 décembre 2008, mise en conformité avec les nouvelles règles sociales. Au plus tard le 31 décembre 2008, mise en conformité avec les nouvelles règles fiscales. Régimes institués à compter du 25 septembre 2003 Jusqu au 31 décembre 2004 Au plus tard le 31 décembre 2008, mise en conformité avec les nouvelles règles sociales. Application immédiate des nouvelles règles fiscales. Régimes institués à compter Du 1 er Janvier 2005 Application des nouvelles règles sociales et fiscales au 1 er janvier

14 Fiche conseil 5 LA DUREE DU TRAVAIL 1 La durée légale du travail Depuis le 1 er janvier 2002, toutes les entreprises, quel que soit leur effectif, sont soumises à une durée légale du travail hebdomadaire de 35 heures. (Art L du Code du Travail). Cela ne veut pas dire pour autant qu il n est pas possible de travailler plus. L employeur peut effectivement solliciter l accomplissement d heures supplémentaires. Toute heure accomplie au-delà de 35 heures est une heure supplémentaire qui s impute sur le contingent et qui ouvre droit à des majorations de salaire et/ou une contrepartie obligatoire en repos. L accomplissement d heures supplémentaires dans le contingent était jusqu à août 2008 soumis à une information préalable de l Inspection du travail. Cette information préalable est supprimée. L accomplissement d heures supplémentaires audelà du contingent était jusqu à août 2008 soumis à une autorisation préalable de l Inspection du travail. Cette autorisation est supprimée. L accomplissement d heures supplémentaires est soumis à consultation préalable des institutions représentatives du personnel (délégués du personnel ou comité d entreprise). Par ailleurs, il est possible d organiser le temps de travail sur une durée hebdomadaire, plurihebdomadaire ou annuelle (modulation du temps de travail, octroi de jours de repos dits RTT en contrepartie d une durée de travail hebdomadaire supérieure à 35 heures). Toutefois, ces modalités particulières d organisation du temps de travail ne peuvent être mises en œuvre qu en application d un accord de branche ou d entreprise. Dans tous les cas, le recours à de telles modalités nécessite une étude préalable de faisabilité. A. Temps de travail effectif La durée du travail effectif est le temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l employeur et doit se conformer à ses directives, sans pouvoir vaquer librement à ses occupations personnelles (article L du Code du travail). Reste à déterminer ce qui peut être considéré comme du temps de travail effectif. B. Temps de pause, de restauration Si le salarié est pendant le temps de pause ou de restauration : A disposition de l employeur Sans pouvoir vaquer librement à ses occupations personnelles Le temps de pause et de restauration constitue du temps de travail effectif (Art L du Code du Travail). C. Temps d habillage au sein de l entreprise (Art L du Code du Travail) Lorsque le port d une tenue de travail est imposé par des dispositions législatives ou réglementaires, par des clauses conventionnelles, par le règlement intérieur ou par le contrat de travail et que l habillage et le déshabillage doivent être réalisés dans l entreprise ou sur le lieu de travail et ce temps consacré à l habillage et au déshabillage doit faire l objet de contreparties sous forme de repos ou financière, D. Temps de trajet (Art L du Code du Travail) Ce n est pas du travail effectif quand il s agit du trajet entre le domicile et le lieu de travail, E. Astreinte (Art L du Code du Travail) C est une période pendant laquelle le salarié, sans être à la disposition permanente et immédiate de l employeur, a l obligation de demeurer à son domicile ou à proximité afin d être en mesure d intervenir pour effectuer un travail au service de l entreprise. Ce n est pas du temps de travail effectif mais cela constitue néanmoins une sujétion pour le salarié qui doit faire l objet de contreparties sous forme de repos ou financière. 14

15 Fiche conseil 5 F. Heures d équivalence (Art L du Code du Travail) Existent dans les transports routiers notamment : il s agit d une durée de présence supérieure à la durée légale, rémunérées conformément aux dispositions conventionnelles et n entrent pas dans le décompte des heures supplémentaires. 2 Les durées maximales du travail A. Durée quotidienne (Art L du Code du Travail) 10 heures maximum. Des dérogations sont possibles après consultation des représentants du personnel s ils existent et de l administration et dispositions particulières des conventions collectives. B. Repos quotidien Durée minimale de 11 heures consécutives C. Durée maximale hebdomadaire (Art L du Code du Travail) 44 heures sur 12 semaines consécutives sauf dispositions conventionnelles pouvant aller jusqu à 46 heures. Des dérogations sont également possibles après décision de l inspection du travail. 3 Recours à des Conventions de Forfait A. Forfait d heures hebdomadaire ou mensuel Ce type de forfait est ouvert aux salariés, cadres ou non cadres, et l employeur peut l utiliser même en l absence d accord collectif. (Art L du Code du Travail). La mise en place d un forfait nécessite un accord individuel écrit de chaque salarié concerné. B. Forfait annuel en heures ou en jours Le recours à de tels forfaits nécessite un accord collectif (d entreprise ou à défaut de branche) fixant les modalités d organisation des forfaits (catégories de salariés concernées, durée annuelle de travail, volume maximal etc ) Une convention de forfait écrite doit être signée par chaque salarié concerné (accord individuel écrit exigé). En cas de forfait annuel en jours : entretien annuel obligatoire avec le salarié. D. Durée maximale absolue (Art L du Code du Travail) 48 heures. Des dérogations sont possibles pendant une période limitée, en cas de circonstance exceptionnelle et après autorisation de l'inspection du travail. Attention! Les apprentis mineurs ne peuvent être employés pour une durée hebdomadaire supérieure à 35 heures par semaine, ni plus de 8 heures par jour (sauf dérogation accordée à titre exceptionnel). L apprenti de moins de 18 ans ne peut donc pas effectuer d heures supplémentaires. Tout employeur qui contrevient à ces dispositions légales est passible d une amende de 750 pour chaque fraude constatée. 15

16 Fiche conseil 6 1 Le décompte : LES HEURES SUPPLEMENTAIRES Les heures supplémentaires sont les heures de travail effectif effectuées au-delà de la durée légale du travail de 35 heures par semaine ou de la durée considérée comme équivalente. Les heures supplémentaires se décomptent par semaine civile. Celle-ci débute le lundi à 00h00 et se termine le dimanche à 24h00. Mais il existe des dérogations à ce décompte notamment en cas de modulation du temps de travail, RTT sous forme de jours de repos, cadre ou itinérant non cadre soumis à un forfait annuel en heures ou forfait mensuel incluant la rémunération des heures supplémentaires. Le recours aux heures supplémentaires nécessite une consultation préalable des institutions représentatives du personnel (Comité d Entreprise ou à défaut délégué du personnel). 2 Le contingent annuel d heures supplémentaires : Le contingent d heures supplémentaires est fixé par accord collectif d entreprise ou à défaut de branche (Art L du Code du Travail). A défaut d accord collectif, c est le contingent réglementaire fixé par décret qui s applique (à ce jour 220 heures / an / salarié). Le contingent est réduit à 130 heures lorsque la durée du travail varie en application d un accord de modulation. Les seuls salariés échappant au contingent sont : Les salariés non soumis à la législation sur la durée du travail (VRP, Cadres dirigeants) Les salariés dont le contrat comporte une convention de forfait en heures ou en jours sur l année. Effectuer des heures supplémentaires au-delà du contingent et dans la limite des durées maximales de travail autorisées ouvre droit à une contrepartie obligatoire en repos (ex repos compensateur obligatoire) et nécessite une nouvelle consultation des institutions représentatives du personnel. 3 Majorations pour heures supplémentaires : Majoration pour heures supplémentaires (à défaut de dispositions conventionnelles) pour toute entreprise quel que soit son effectif : Heures concernées De 35 à 43 heures Plus de 43 heures Taux légal de majoration Taux fixé par convention ou accord collectif avec un plancher de 10% A défaut d accord collectif : 25% Taux fixé par convention ou accord collectif avec un plancher de 10% A défaut d accord collectif : 50% A noter! Le taux de majoration de 25% est applicable à défaut de fixation d un autre taux par la convention collective (avec toutefois dans ce cas un plancher de 10%). Seules peuvent donner lieu à rémunération les heures supplémentaires accomplies avec l accord au moins implicite de l employeur. 4 Régime fiscal et social des heures supplémentaires (loi TEPA): A COMPTER DU 1er octobre 2007 : La loi du 21 août 2007 sur le travail, l emploi et le pouvoir d achat a instauré, à compter du 1 er octobre 2007, un régime social et fiscal de faveur en cas d accomplissement des heures supplémentaires. A. Quelles sont les heures concernées par le régime de faveur prévu par la loi TEPA? Salariés à temps complet les heures effectuées au-delà de la durée légale du travail (35 heures par semaine) ou d une durée équivalente dans certains secteurs d activités lorsque la durée du travail est organisée sous forme de cycle, les heures effectuées au-delà de la durée moyenne de 35 heures calculée sur la durée du cycle 16

17 Fiche conseil 6 etc en cas de modulation du temps de travail, les heures accomplies au-delà de la limite maximale hebdomadaire fixée par la convention ou l accord de modulation ainsi que, à l exclusion de ces dernières, les heures effectuées au-delà de heures / an. convention de forfait : pour les forfaits annuels en heures sont visés les heures effectuées audelà de 1607 heures par an ; pour les forfaits annuels en jours, cela s applique à la majoration de salaire versée en contrepartie de la renonciation à des jours de repos (au-delà du plafond de 218 jours) En avril 2008, un avenant au contrat de travail est signé, portant l horaire contractuel à 120 heures. o o Les conditions légales sont respectées, la réduction de cotisations salariales accordée à raison des heures complémentaires effectuées au cours des mois de janvier, février et mars 2008 n est pas remise en cause. A compter du 1er avril 2008, ces mêmes heures ayant été intégrées à l horaire contractuel de travail, elles ne sont plus des heures complémentaires, et n ouvrent dès lors plus droit à la réduction de cotisations salariales. Salariés à temps partiel Entrent dans le champ de cette réforme les heures complémentaires effectuées par les salariés à temps partiel. Ces heures ouvrent droit à l exonération et à la réduction de cotisations salariales mais non à la déduction forfaitaire des cotisations patronales. Accords de modulation et réduction du temps de travail : ces mesures sont subordonnées à ce que l entreprise ne révise pas à la baisse, postérieurement au 20 juin 2007, la limite haute de modulation etc C. Quel est le nouveau régime fiscal des heures supplémentaires? B. Quelles sont les conditions d application des exonérations? Respect de la réglementation de la durée du travail : information des représentants du personnel (CE, DP), information des salariés Non-substitution à des éléments de rémunération : respect du principe de nonsubstitution des heures supplémentaires, complémentaires et temps assimilés à un élément de rémunération (ex : prime) Exécution «régulière» d heures complémentaires par les salariés à temps partiel : l exonération d impôt sur le revenu et, par suite, la réduction de cotisations salariales, ne sont pas applicables aux heures complémentaires accomplies de manière régulière, sauf si elles ont été entièrement intégrées à l horaire contractuel de travail pendant une durée minimale de 6 mois. Exemple : l horaire contractuel d un salarié en CDI est de 25 heures par semaine. L horaire effectif de travail au cours des mois de janvier, février et mars 2008 est de 28 heures par semaine, soit un dépassement de plus de 2 heures hebdomadaires sur plus de 12 semaines consécutives. Les rémunérations versées aux salariés au titre des heures supplémentaires ou complémentaires de travail effectuées à compter du 1 er octobre seront exonérées d impôt sur le revenu. Montants limites de l exonération Cette exonération d impôt sur le revenu s applique tant à la rémunération horaire normale de l heure supplémentaires/complémentaire qu à son éventuelle majoration. Attention! La majoration salariale est retenue dans la limite des taux prévus par la convention collective, l accord professionnel. A défaut de convention collective, la prise en compte de la majoration salariale sera plafonnée : à 25% pour les 8 premières heures supplémentaires et à 50% pour les suivantes à 25% pour les heures complémentaires effectuées par les salariés à temps partiel audelà du dixième de la durée contractuelle à 25% de la rémunération horaire pour les heures effectuées au-delà de 1607 heures (convention de forfait annuel en heures). à 25% de la rémunération journalière due en contrepartie du renoncement à des jours de repos (convention de forfait annuel en jours). 17

18 Fiche conseil 6 Conséquences sur le revenu fiscal et la prime pour l emploi (PPE) Le montant des revenus exonérés au titre des heures supplémentaires/complémentaires : figurera sur la déclaration annuelle de revenus du contribuable sera intégré dans le revenu fiscal de référence pris en compte pour l établissement du montant des taxes foncières et de la taxe d habitation sera pris en compte dans l appréciation des limites de revenus conditionnant le bénéfice de la prime pour l emploi. D. Quel est le nouveau régime social des heures supplémentaires? Réduction de cotisations salariales Toute heure de travail supplémentaire ou complémentaire, lorsque sa rémunération entre dans le champ de la mesure fiscale, ouvre droit à une réduction proportionnelle de cotisations de sécurité sociale. Cotisations salariales concernées : cotisation salariale d assurance maladie, maternité, invalidité, décès (0,75%) cotisation salariale d assurance vieillesse (6,65% sous le Plafond de Sécurité Sociale et 0,10% sur totalité du salaire). 1 ère étape : Calcul du taux de réduction : Le taux de réduction applicable à la rémunération des heures supplémentaires ou complémentaires correspond au taux résultant du rapport entre la somme des cotisations et contributions rendues obligatoires par la loi et mises à la charge du salarié et la rémunération perçue le même mois. Le taux maximum de réduction est fixé par décret à 21,5%, équivalant à 2,27 au niveau du SMIC (8,71 depuis le 1 er juillet 2008) majoré de 25%. Ce taux maximal de 21,5% correspond en fait au total des taux de l ensemble des cotisations et contributions d origine légale ou conventionnelle rendues obligatoires par la loi, soit en plus des cotisations précitées : la cotisation salariale au régime de retraite complémentaire (3% pour les non-cadres, 3,13% pour les cadres) la cotisation salariale d assurance chômage (2,40%) la cotisation AGFF (0,80%) la CSG et CRDS (respectivement 7,50% et 0,50% de 97% de la rémunération, soit un taux effectif cumulé de 7,76%) Soit un total de 21,46% pour les non-cadres et de 21,59% pour les cadres. 2 ème étape : Calcul de la réduction Le montant de la réduction ne peut excéder le montant des cotisations salariales de Sécurité sociale (maladie-maternité, invalidité, décès, vieillesse) dues sur l ensemble de la rémunération du salarié. Cette réduction est appliquée au moment du règlement des heures supplémentaires ou complémentaires. Exemple : Un salarié non-cadre rémunéré sur la base de par mois pour 151,67 heures effectuant 8 heures supplémentaires majorées de 25% : Rémunération des heures supplémentaires : 14,51 x 125% x 8 heures = 145,10 Brut soumis à cotisations : ,10 = 2.345,10 Cotisations salariales dues sur le brut = 503,26 Rapport «cotisations/salaire brut» : 503,26 / 2.345,10 = 0,2146 Le taux applicable en l espèce est de 21,46 %. Ce taux est bien inférieur à 21,50%. Réduction de cotisations salariales : 145,10 x 21,46% = 31,14 Limite des cotisations salariales de sécurité sociale due sur l ensemble de la rémunération : 2.345,10 x 7,50% = 175,88 (les 31,14 de réduction peuvent donc être intégralement déduits). A noter! Pour bénéficier de la réduction proportionnelle de cotisations salariales, l employeur devra mettre à disposition du service des impôts compétent et des inspecteurs du recouvrement un document permettant le contrôle des heures supplémentaires et complémentaires effectuées. 18

19 Fiche conseil 6 Déduction forfaitaire de cotisations patronales Toute heure supplémentaires et exception faite des heures complémentaires, ouvre droit à une déduction forfaitaire de cotisations patronales. Le montant de la déduction forfaitaire patronale est fixé par décret : 1. 1,50 par heure dans les entreprises de 20 salariés au plus (jusqu au 31 décembre 2008) 2. 0,50 par heure pour les entreprises de plus de 20 salariés* Exemple : A la fin du mois, un salarié a effectué 2 heures 30 minutes supplémentaires dans une entreprise de moins de 20 salariés : son employeur bénéficie de 3,75 de déduction forfaitaire (2,50 x 1,50 ). Cette déduction forfaitaire s imputera sur les sommes dues par l employeur aux URSSAF ou aux caisses de MSA pour chaque salarié concerné au titre de l ensemble de sa rémunération. *Effectif apprécié au 31 Mars 2005 Principe de cumul de la déduction forfaitaire avec d autres «exonérations de cotisations patronales de sécurité sociale» : réduction Fillon exonérations en ZRU, ZRR et ZFU exonération dans les bassins d emploi à redynamiser et dans les jeunes entreprises innovantes réduction forfaitaire liée à l avantage en nature repas dans le secteur HCR exonération liée au contrat de professionnalisation Aménagement de la réduction Fillon : La loi modifie la formule de calcul de l allègement de cotisations sociales, dit réduction Fillon, afin que le recours aux heures supplémentaires n ait pas pour effet de réduire l allègement. Formule de calcul au 1 er octobre 2007 : Pour ce calcul, il n est plus fait référence au salaire horaire du salarié mais à sa rémunération mensuelle, hors heures supplémentaires ou complémentaires, et à la valeur du SMIC pour 151,67 heures mensuelles sur la base de la durée légale de travail de 35 heures par semaine. Disparaît ainsi la notion d heure rémunérée qui servait précédemment à la détermination du salaire horaire. Ce nouveau mode de calcul a pour conséquence de modifier le montant de la réduction lorsqu une heure ne correspondant pas à du travail effectif est rémunérée (temps de pause, d habillage ou d astreinte ) ou qu une compensation financière est accordée en contrepartie d un repos non pris (indemnité de repos compensateur ). En effet ; ces rémunérations conduisent à majorer la rémunération mensuelle du salarié et il est logique qu il en soit tenu compte dans le calcul de l allègement général sur les bas salaires. En revanche, contrairement à la situation antérieure, l accomplissement par un salarié d heures supplémentaires ou complémentaires n entraîne plus de diminution du montant de la réduction. Du fait de l exclusion du surcroît de rémunération afférent à ces heures de la rémunération mensuelle prise en compte pour le calcul du coefficient, le taux d exonération de la réduction générale est désormais identique que le salarié travaille à temps plein ou à temps partiel et qu il accomplisse ou non des heures supplémentaires ou complémentaires. Exemple : Un salarié est rémunéré 13 de l heure pour un horaire de 35 heures hebdomadaires (salaire brut mensuel : 1.971,67 ) dans une entreprise de plus de 19 salariés. Au cours du mois d octobre 2007, son employeur lui verse en plus de son salaire brut : 130 au titre de la rémunération se rapportant à 8 heures supplémentaires payées à 125% 78 au titre de 4 heures supplémentaires payées à 150% La rémunération totale brute est de 1.971, = 2.179,67 pour un nombre d heures total de 163,67. 19

20 Fiche conseil 6 AVANT LE 1 ER OCTOBRE 2007 APRES LE 1 ER OCTOBRE 2007 Coefficient : 0.26* / 0.6 x [(1.6 x 8.44 x / ) 1] = Réduction Fillon : x = Coefficient : 0.26 / 0.6 [(1.6 x / ) 1] = Réduction Fillon : x = * 0,281 pour les entreprises de 1 à 19 salariés / Effectif apprécié au 31 décembre 2006 pour l année 2007 (tous établissements confondus, en fonction de la moyenne, au cours de l année civile, des effectifs déterminés chaque mois). Nous restons bien évidemment à votre disposition pour toute étude quant à l application de ce dispositif au sein de votre entreprise et pour vérifier, si vous le souhaitez, la conformité de votre organisation du travail avec la réglementation en vigueur. 5 Contrepartie obligatoire en repos Le système de repos compensateur légal en vigueur a été abrogé par la loi démocratie sociale du 20/08/2008 (loi ). La loi prévoit désormais une contrepartie obligatoire en repos uniquement pour les heures supplémentaires effectuées au-delà du contingent annuel d heures supplémentaires. 6 Repos compensateur de remplacement L employeur peut souhaiter substituer au paiement des heures supplémentaires l octroi d un repos compensateur de remplacement. Le recours à ce dispositif nécessite : Un accord d entreprise ou à défaut de branche Dans les entreprises sans délégué syndical et non assujetties à la négociation annuelle des salaires, l employeur peut mettre en place le repos compensateur sans accord collectif sous réserve de non opposition des institutions représentatives du personnel (Comité d Entreprise ou délégués du personnel). Si vous souhaitez des informations plus complètes ou si vous envisagez une nouvelle organisation du temps de travail au sein de votre entreprise, n hésitez pas à nous consulter. La contrepartie obligatoire en repos est de : 50% par heure supplémentaire accomplie audelà du contingent dans les entreprises à 20 salariés 100% par heure supplémentaire accomplie audelà du contingent dans les entreprises >à 20 salariés 20