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1 record ON THE VOLUME 8 ISSUE 2 SPRING 2009 Non-Clinical Practice Update Mise à jour sur la pratique non clinique Coming to a Computer Near You: Professional Boundaries Defining the Lines Significant Changes are Coming to the Regulated Health Professions Act Mandatory Reports Professional Boundaries Setting the Limits

2 SPRING 2009 ON THE record VOLUME 8 ISSUE 2 Publications Account: On the Record is printed on recycled paper using vegetable-based inks. ON THE RECORD IS PUBLISHED THREE TIMES PER YEAR BY THE COLLEGE OF OCCUPATIONAL THERAPISTS OF ONTARIO Contents Promoting Competent Practice Applying principles of competent practice Non-clinical Practice Update... 3 Mise à jour sur la pratique non clinique... 6 Coming to a Computer Near You: Professional Boundaries Defining the Lines Significant Changes are Coming to the Regulated Health Professions Act Mandatory Reports Reminder RHPA Amendments Checklist Professional Boundaries Setting the Limits Just The Facts Competency-related statistics and evaluation Psychotherapy and Occupational Therapy: Our Research Project at COTO You Asked College News Council Highlights Welcome & Farewell to Council Members Education Sessions Communications Notice to Registrants Staffing Update Volunteers Karen Giallelis and Brenda Dorey, OT Reg. (Ont) participate in the filming of the E-learning module for professional boundaries. Letters to the Editor To express your views on editorial content or any College matter, please contact the Editor by mail, phone or Jeff Payette Communications Coordinator College of Occupational Therapists of Ontario 20 Bay Street, Suite 900 P.O. Box 78 Toronto, Ontario M5J 2N8 Phone: ext 222 Toll Free: Fax: Council Officers and Chairs Carol Mieras President Lesya Dyk Vice President Upali Obeyeskere Member at Large Finance Sharon Kular Member at Large Education Bonny Jung Chair, Registration Committee Sylvia Boddener Chair, Complaints Committee Hazel Bowles Chair, Discipline Committee Lila Cyr Chair, Fitness to Practise Committee Marie Eason Klatt Chair, Quality Assurance Committee Karen Tiapale Chair, Patient Relations Committee College Staff Laura Ertel Investigations & Resolutions Associate Extension 234, Karen Giallelis Quality Programs Associate Extension 239, Anita Jacobson Practice Resource Consultant Extension 240, Layla Janvrin Executive Assistant, Registrar Extension 232, Lisa Anne LaBillois Finance and Operations Associate Extension 221, Elinor Larney Deputy Registrar Extension 233, Andrea Lowes Manager, Investigations & Resolutions Extension 223, Pam Marler Registration Coordinator Extension 229, Jeff Payette Communications Coordinator Extension 222, Sue Price Registrant Services Associate Extension 224, Marion Rantin Executive Assistant, Deputy Registrar Extension 228, Jewelle Smith-Johnson Director of Operations & Communications Extension 226, Leanne Worsfold Manager, Quality Programs Extension 227, Barbara Worth Registrar Extension 225, 2

3 PROMOTING COMPETENT PRACTICE Non-Clinical Practice Update Elinor Larney and Leanne Worsfold I don t see any clients, am I still an OT? This is a common question heard at the College of Occupational Therapists of Ontario. Approximately one year ago, the College last communicated about a project being undertaken to understand and plan changes to systems for Registrants in a non-clinical role, while they are engaged in Registration, Quality Assurance and Investigations and Resolutions processes. Throughout this project, the College received a substantial amount of valuable information from OTs across the province, which led to the recommendations described herein. During the information gathering process and analysis of the data collected, several important conclusions were reached. First, OTs whose practice is of a non-clinical nature are an important part of the body of Registrants; they are often the leaders who are influential within the profession. Secondly, OTs, though they may not have clinical clients, are still practising occupational therapy. Thirdly, OTs with a non-clinical nature of practice wish to be part of the College and see themselves as OTs. Finally, while recognizing the importance of maintaining competencies and accountability to the public, the current tools used by the College for quality assurance, complaints and registration purposes do not always have appropriate relevance to OTs with a non-clinical nature of practice. This information, along with all the other information collected, has been studied and debated and has resulted in a set of recommendations and an operational model that were approved by Council in January As part of the approved model, several definitions were developed to assist in transforming the model into an operational system. These definitions do not define what an OT is, but rather assists OTs in determining the nature of her/his practice for annual renewal or when reporting a change in employment. A clinical OT is a registered OT who uses OT knowledge and skills to provide direct service to clients/patients. A non-clinical OT is a registered OT who uses OT knowledge and skill but does not provide direct service to clients; who is accountable to the public through the College. A non-practising OT is currently registered with the College, but self-determines (subject to College review where unreasonable) that she/he is not using OT knowledge and skills. The Registrant could be employed in a non-ot role, or on a leave of absence from employment. An OT continues to be eligible for registration if she/he has the requisite practice currency (recent practice hours). An inactive Registrant is a former Registrant of the College who has voluntarily withdrawn their certificate of 3

4 PROMOTING COMPETENT PRACTICE registration and who is not entitled to practice until she/he has re-applied for registration and the registration process is successfully completed. An OT with a mixed nature of practice has primarily a non-clinical nature of practice but provides direct service to clients as well. Client: The College has defined a client as an individual (or group of individuals) or the client s authorized representative, whose occupational performance issue(s) has resulted in a request for occupational therapy services. Council has approved a list of recommendations that will be implemented over the next several years. 1. Identification of the Nature of Practice for all OTs A registrant will declare on annual renewal, the nature of her/his practice as: clinical; non-clinical; mixed-clinical and non-clinical; or not practising. It is also an expectation that an OT will notify the College within 30 days of when the nature of her/his practice changes. 2. Non-Practising Tool A tool will guide both the Registrant and the College in determining if a Registrant is non-practising versus applying OT knowledge and skill in a non-clinical nature of practice. 3. Essential Competencies The essential competencies will be reviewed and revised to describe non-clinical behaviours. The existing essential competencies will require validation for nonclinical roles. 4. a) Quality Assurance Processes Depending upon the nature of practice, quality assurance activities will be organized for the individual to fit her/his practice. Clinical, non-clinical and mixed groups will be required to participate in: Competency Enhancement (PREP, Self-Assessment, Professional Development Plan); Competency Review and Evaluation (Multi-Source feedback and Peer Review, if necessary); and Competency Improvement, if needed (directed remediation). 4. b) OTs not Practising and Quality Assurance Requirements As it is with current processes, non-practising OTs will continue to only be subject to Competency Enhancement (self-assessment, professional development plans and PREP modules; non-practising OTs are still registered, but not currently working within the scope of practice). 5. Quality Assurance Tools The Quality Assurance tools for non-clinical and mixed groups will be modified based on the relevant essential competencies and performance indicators for those in a non-clinical role. 6. The Complaints Process for OTs who have a Non-Clinical Nature of Practice The Inquiries, Complaints and Reports (ICR) program will investigate all complaints and reports directed to them about any Registrant of the College. The ICR Committee will determine if the complaint is relevant to OT practice based on the essential competencies and the relevant performance indicators. 7. Practice Mobility from Non-Clinical Practice to Clinical or Mixed Practice Mobility from a non-clinical practice to a clinical or mixed practice will identify a need for a review by the Quality Assurance Committee. The QA Committee will determine, based on the OT s previous practice and the competencies and performance indicators employed in that setting, 4

5 PROMOTING COMPETENT PRACTICE which requirements will be needed and in what time frame this will occur. An OT whose nature of practice has been non-clinical and wishes to return to clinical practice, but who has accumulated 750 hours of direct service to clients in the preceding three years, will not be subject to a QA Competency Review and Evaluation, for practice mobility purposes. She/he will be required to participate in QA if randomly selected. The number of hours required to maintain practice currency will soon become some hours in 3 years if the proposed registration regulation is passed; the College may wish to take on this model and suggest a QA review if returning to a clinical nature of practice after a 3 year time frame. 8. Re-entry to Practice OTs who require a re-entry program will have customized requirements based on the essential competencies and performance indicators relevant to the nature of practice they will assume once registered. As may be evident, the recommendations for changes to processes at the College are quite extensive. These changes will not and cannot be implemented overnight. The first and perhaps most complicated change will be the review and revision of the Essential Competencies of Occupational Therapy Practice in Canada, 2nd Edition (June 2003) to better reflect the variety of non-clinical roles that occupational therapists can take. This is the foundational work that will be built upon to implement the rest of the changes and the operational model. This work is scheduled to be accomplished during the 2009/10 year as well. Also in the 2009/10 fiscal year, the College will develop a tool that will assist OTs to determine if, in fact, they are using OT knowledge and skills to perform their current role. This will assist the OT in determining her/his nature of practice which, in future years, will be required to declare. These key projects will be undertaken in the next year, with subsequent implementation of the model to follow in stages. One of the primary concerns for quality practice is for those OTs who have been in a non-clinical nature of practice for a significant period of time and choose to return to a clinical practice (this relates to Practice Mobility, item 7). There was broad agreement at the focus groups that all OTs acquire a core body of knowledge during training that stays with the OT and is transferable from position to position. There was also strong sentiment that technical skills associated with specific areas of practice do get rusty and require updating for the OT to remain effective. For those OTs who decide to return to practice of a clinical nature after a significant time away, a review by the Quality Assurance Committee will be completed to determine any risk to the public and if any Quality Assurance activities must be undertaken. This part of the model will be implemented in subsequent years. Over the next year, Registrant involvement and feedback will be required for validation of changes to the essential competencies. The College is enthusiastic about the work that will take place over the next few years and is confident that this work will support Registrants in varied OT practice to provide competent, credible services to the public. 5

6 PROMOTING COMPETENT PRACTICE Mise à jour sur la pratique non clinique Elinor Larney et Leanne Worsfold «Est-ce que je suis un ergothérapeute si je ne vois aucun client?» L Ordre des ergothérapeutes de l Ontario reçoit souvent cette question. Il y a environ un an, l Ordre a présenté un projet mis en œuvre pour mieux comprendre et planifier les changements apportés aux systèmes pour les membres inscrits qui ont un rôle non clinique et participent aux processus d inscription, d assurance de la qualité et d enquêtes et règlements. Dans le cadre du projet, l Ordre a recueilli un grand nombre de données importantes auprès d ergothérapeutes à l échelle la province. Les recommandations décrites dans le présent article proviennent de cette consultation. Pendant le processus de collecte et d analyse des données, nous en sommes arrivés à plusieurs conclusions. Premièrement, les ergothérapeutes dont la pratique est de nature non clinique forment une part importante de l ensemble des membres inscrits. Ce sont souvent les chefs de file qui ont une influence sur la profession. Deuxièmement, les ergothérapeutes qui ne rencontrent pas de clients dans des situations cliniques pratiquent tout de même la profession d ergothérapeute. Troisièmement, les ergothérapeutes qui ont une pratique de nature non clinique désirent faire partie de l Ordre et se considèrent des ergothérapeutes. Finalement, bien que l Ordre reconnaisse l importance de maintenir la compétence des membres et leur obligation de rendre compte au public, les outils qu il utilise présentement pour les processus d assurance de la qualité, des plaintes et de l inscription ne sont pas toujours pertinents pour les ergothérapeutes qui ont une pratique de nature non clinique. Ces renseignements ainsi que les données recueillies auprès des membres ont été étudiés et discutés, et ont entraîné la formulation d un ensemble de recommandations et d un modèle opérationnel qui ont été approuvés par le Conseil en janvier Dans le cadre du modèle approuvé, plusieurs définitions ont été élaborées pour aider à transformer le modèle en un système opérationnel. Ces définitions ne visent pas à définir le rôle de l ergothérapeute mais plutôt à aider celui-ci à déterminer la nature de sa pratique pour faciliter le renouvellement annuel de son inscription ou pour signaler des changements dans la situation d emploi. Un ergothérapeute clinicien est un ergothérapeute inscrit qui se sert de ses connaissances et aptitudes en ergothérapie pour fournir des services directs à des clients/patients. Un ergothérapeute non clinicien est un ergothérapeute inscrit qui se sert de ses connaissances et aptitudes en ergothérapie sans fournir des services directs à des clients/patients. Il doit rendre compte de ses actions au public par l entremise de l Ordre. Un ergothérapeute non praticien est un ergothérapeute présentement inscrit auprès de l Ordre mais qui détermine de 6

7 PROMOTING COMPETENT PRACTICE lui-même (sujet à un examen de l Ordre lorsque ceci est jugé non raisonnable) qu il n utilise pas ses connaissances et aptitudes en ergothérapie. Ce membre inscrit pourrait avoir un poste dans le cadre duquel il ne joue pas un rôle d ergothérapeute ou il pourrait être en congé autorisé. L ergothérapeute continue d être admissible à l inscription s il satisfait aux exigences concernant les heures d exercice obligatoires. Un membre inactif est un ancien membre de l Ordre qui a volontairement renoncé à son certificat d inscription et qui n est pas autorisé à exercer la profession d ergothérapeute jusqu à ce qu il présente une nouvelle demande d inscription et devienne de nouveau un membre inscrit auprès de l Ordre. Un ergothérapeute avec une pratique de nature mixte a principalement une pratique de nature non clinique mais fournit également des services directs à des clients/patients. Client/patient : L Ordre définit un client/patient comme une personne (ou un groupe de personnes), ou le représentant autorisé du client/patient, dont les troubles de rendement occupationnel ont entraîné une demande de services en ergothérapie. Le Conseil a approuvé une liste de recommandations qui seront mises en œuvre au cours des prochaines années. 1. Identification de la nature de la pratique de tous les ergothérapeutes Les membres doivent déclarer, lors du renouvellement annuel de leur inscription, la nature de leur pratique selon les catégories suivantes : clinique non clinique mixte clinique et non clinique non praticien. On s attend également à ce que les ergothérapeutes avisent l Ordre d un changement dans la nature de leur pratique, dans les 30 jours qui suivent ce changement. 2. Outil pour identifier les ergothérapeutes non praticiens Un outil guidera les membres et l Ordre pour les aider à déterminer si un ergothérapeute est non praticien ou s il utilise ses connaissances et aptitudes en ergothérapie dans le cadre d une pratique non clinique. 3. Compétences essentielles Les compétences essentielles seront examinées et révisées pour décrire les comportements non cliniques. Les compétences essentielles actuelles exigeront une validation pour les rôles non cliniques. 4. a) Processus d assurance de la qualité Selon la nature de la pratique, les activités d assurance de la qualité seront organisées pour ces groupes afin de tenir compte de leur type de pratique. 7

8 PROMOTING COMPETENT PRACTICE Les groupes d ergothérapeutes cliniques, non cliniques et de nature mixte devront participer aux activités suivantes : Rehaussement de la compétence (PÉRP, auto-évaluation, plan de perfectionnement professionnel) Examen et évaluation de la compétence (évaluation multi-source et examen par les pairs, au besoin) Amélioration de la compétence, au besoin (remédiation dirigée) 4. b) Ergothérapeutes non praticiens et exigences en matière d assurance de la qualité Conformément aux processus actuels, les ergothérapeutes non praticiens seront seulement requis de satisfaire aux exigences de rehaussement de la compétence (auto-évaluation, plan de perfectionnement professionnel et modules PÉRP). Les ergothérapeutes non praticiens sont toujours des membres inscrits mais ils ne travaillent pas présentement dans leur champ d application. 5. Outils d assurance de la qualité Les outils d assurance de la qualité pour les groupes d ergothérapeutes non cliniciens ou ayant une pratique de nature mixte seront modifiés en tenant compte des compétences essentielles et des indicateurs du rendement pertinents pour les ergothérapeutes qui n ont pas un rôle clinique. 6. Processus de plainte pour les ergothérapeutes qui ont une pratique non clinique Le comité des enquêtes, des plaintes et des rapports examinera toutes les plaintes et les rapports qui leur seront envoyés au sujet de tout membre inscrit auprès de l Ordre. Ce comité déterminera si la plainte est justifiée pour la pratique d ergothérapie en tenant compte des compétences essentielles et des indicateurs du rendement pertinents. 7. Mobilité de la pratique pour passer d une pratique non clinique à une pratique clinique ou de nature mixte La mobilité de la pratique pour passer d une pratique non clinique à une pratique clinique ou de nature mixte identifiera le besoin d un examen par le comité d assurance de la qualité. Ce comité déterminera, selon le type de pratique antérieure de l ergothérapeute ainsi que les compétences essentielles et les indicateurs du rendement utilisés dans ce milieu de travail, les exigences requises et l échéancier pour ce faire. Un ergothérapeute qui a une pratique non clinique et désire retourner à une pratique clinique, et qui a accumulé 750 heures de services directs fournis à des clients/patients au cours des trois dernières années, n aura pas à faire l objet d un examen et d une évaluation de sa compétence dans le cadre du processus d assurance de la qualité afin de changer son type de pratique. Il devra toutefois participer au processus d assurance de la qualité s il est choisi au hasard. Le nombre d heures d exercice requis pour satisfaire aux exigences d inscription deviendra bientôt un nombre d heures réparti sur 3 ans si le règlement sur l inscription proposé est adopté et l Ordre peut décider de prendre ce modèle et de suggérer un examen du comité de l assurance de la qualité si un ergothérapeute retourne à une pratique clinique après une période de 3 ans. 8. Réintégration Les ergothérapeutes qui veulent recommencer à exercer leur profession devront satisfaire des exigences spéciales qui dépendent des compétences essentielles et des indicateurs du rendement pertinents à la nature du type de pratique visé. Les recommandations concernant les changements à apporter aux processus de l Ordre sont de toute évidence assez élaborées. Nous ne voulons et ne pouvons pas réaliser ces changements dans un délai très court. Le changement le plus important et le plus complexe sera l examen et la révision du document intitulé 8

9 PROMOTING COMPETENT PRACTICE Les compétences essentielles à la pratique pour les ergothérapeutes au Canada, 2e édition (juin 2003) afin de mieux refléter la vaste gamme de rôles non cliniques joués par les ergothérapeutes. Il s agit d une tâche fondamentale sur laquelle se basera la mise en œuvre de tous les autres changements et le modèle opérationnel. Cette tâche devrait être réalisée au cours de l exercice Au cours de l exercice , l Ordre élaborera également un outil pour aider les ergothérapeutes à déterminer s ils utilisent ou non les connaissances et aptitudes en ergothérapie pour jouer leur rôle actuel. Ceci les aidera à identifier la nature de leur pratique qu ils seront requis de déclarer dans les années futures. Ces projets clés seront entrepris au cours de la prochaine année et le modèle sera ensuite mis en œuvre en différentes étapes. Un des points principaux qui préoccupent le comité d assurance de la qualité concerne les ergothérapeutes qui ont eu une pratique non clinique sur une période de temps considérable et qui décident de retourner à une pratique clinique (voir le point 7 sur la mobilité de la pratique). Les groupes de discussion étaient tous d accord sur le fait que les ergothérapeutes obtiennent tous un ensemble de connaissances de base au cours de leur formation et que ces connaissances sont maintenues et transférées d un poste à l autre. Les groupes de discussion croyaient également que les compétences techniques associées à des domaines particuliers de la pratique peuvent devenir un peu rouillées et doivent être mises à jour pour que les ergothérapeutes restent efficaces. Les ergothérapeutes qui décident de retourner à une pratique clinique après une période de temps prolongée devront donc faire l objet d un examen par le comité d assurance de la qualité pour déterminer si leur compétence pose un risque pour le public et si des activités d assurance de la qualité doivent être réalisées. Cette partie du modèle sera mise en œuvre dans les prochaines années. Au cours de l année qui vient, nous demanderons aux membres de participer et d émettre leurs commentaires pour valider les changements apportés aux compétences essentielles. L Ordre a bien hâte d entreprendre ces tâches au cours des prochaines années et croit fermement que ceci aidera les membres à fournir des services compétents et fiables au public dans le cadre des divers types de pratique. 9

10 PROMOTING COMPETENT PRACTICE Coming to a Computer Near You: Professional Boundaries Defining the Lines Leanne Worsfold, Manager, Quality Programs How do I manage boundary issues in a way that I will not offend my clients? Can I accept gifts from a client? What are the rules around dating past clients? Is it acceptable and or legal to manage a client s money? Is it okay to talk to a client on Facebook? The Patient Relations and the Quality Assurance Committees embarked on a new and innovative project to support Registrants in continued learning about professional boundaries. The College thanks and recognizes the OT staff at the Toronto Rehabilitation Institute who were of tremendous assistance in ensuring this project was successful. Professional boundaries have been recognized by the College as one of the key principles of occupational therapy practice in Ontario. The principles are well supported in legislation (Regulated Health Professions Act (1991), regulations (Professional Misconduct Regulations, O. Reg. 95/07) and in the College s Standards (Standards for Professional Boundaries and Standards for the Prevention of Sexual Abuse). Managing professional boundaries is not a simple task; boundaries are not always clearly defined. To support OTs in identifying the boundaries and to provide direction managing common boundary issues, the College is developing a Professional Boundaries program scheduled for release in late fall or early The program, titled Professional Boundaries Defining the Lines will be completed by all OTs in Ontario as part of their Competency Enhancement activities. The program involves an online learning module with interactive quizzes and video clips, and a stand-alone DVD and workbook. This interactive program will be the 2010 Prescribed Regulatory Education Program (PREP) Module. The OT staff at the Toronto Rehabilitation Institute, College Committee members and staff volunteered to participate in the video production for the Defining the Lines program. The two full days of the filming included Academy Award - winning performances by OTs, who were faced with a boundary issue and determined the appropriate path to take to manage the boundary. Scenarios focused on gift-giving, financial boundaries, social relationships, networking and dating. The video participants were a fantastic group to work with and provided the exact element needed to add to the authenticity of the video. Debbie Hebert, OT Reg. (Ont.), Corporate Professional Leader and Clinical Educator (Occupational Therapy) at the Toronto Rehabilitation Institute, explains that participating in the script 10

11 PROMOTING COMPETENT PRACTICE development and volunteering, as well as having staff to participate in the video production was, a fun and informative way in which to both contribute to, and connect OTs with the work of the College. She states, Thinking about scenarios and how to enact them demonstrated how challenging it is to maintain boundaries. Subtle changes in communication can make the difference between professionally friendly verses a professionally inappropriate relationship. When reading the scenarios during the script development stage, Debbie found herself reflecting personally on how she and her colleagues did not really consider some of the issues surrounding boundaries in the early years of their practice. For instance, she explained that it was not uncommon to know of clinicians (not just OTs!) who dated and/or married clients. We would definitely view this differently today. The video adds a component of the program that cannot be captured in written form. OTs watching the video will be able to identify the various boundary issues displayed and view how easy it is to move down a slippery slope into a boundary crossing or violation. Several different elements including contrasting situations (from acceptable social engagement with a client to sharing personal information that may be considered a boundary crossing or violation) are easily pictured on video. The interaction between the OT and the client includes the dialogue and non-visual gestures needed to add to the real life situations. The closing of each scenario features the OT role models demonstrating how to regain control of a situation and seek support to re-establish boundaries. Rachel Gervais, OT Reg. (Ont), chair of the College s Quality Assurance Sub-Committee explains that, "The video and E-learning module provides a new and innovative way to learn. The dynamic video is anchored in real life, which adds to the authenticity to of the program." Each scenario will be embedded as video clips in an online learning module available for all OTs to complete on the College website. A hard copy of the learning module and DVD copy of the video will also be available. Kathryn Decker, MSc, OT Reg. (Ont), a participant in the video states, I think its great for COTO to try different ways to communicate with Registrants. This project will provide Registrants with a different way of reflecting on clinical practice. Photos: Volunteers participating in scenes for the E- learning module for professional boundaries. Previous page: Jeff Payette, Marion Rantin and OT student Sujeetha Kulasingam. This page, top to bottom: Kathryn Decker, OT Reg. (Ont) and Greg Noak, OT Reg. (Ont); Amanda Elliot, OT Reg. (Ont) and James McDonald, OT Reg. (Ont); Sue Price and Rhona Anderson, OT Reg. (Ont) and Council Vice-President, Lesya Dyk, OT Reg. (Ont.) and Amanda Elliot, OT Reg. (Ont). 11

12 PROMOTING COMPETENT PRACTICE Significant Changes are Coming to the Regulated Health Professions Act Mandatory Reports Richard Steinecke You can judge your age by the amount of pain you feel when you come in contact with a new idea. - Pearl S. Buck The Regulated Health Professions Act, 1991 (RHPA), the legislation that governs Ontario s health regulatory Colleges is about to change significantly. These changes, which come into effect on June 4, 2009, will impact almost every area of the College s operations. Although many of these changes relate to College processes, a significant number of the revisions will have a direct impact on Registrants. Mandatory Reports Current Requirements Registrants must report certain information to the College. Under the current RHPA, Registrants and facility operators are required to advise the Registrar of the appropriate College when they have reasonable grounds to believe that a Registrant has sexually abused a client. For example, if a client reports to a Registrant during the course of an assessment or treatment that their former practitioner touched them sexually or made a pass at the client, the Registrant must report this information to the Registrar of the College of the other practitioner. The report must be in writing and contain the pertinent details. However, the name of the client cannot be revealed unless the client agrees in writing to this disclosure. Similarly, employers, partners or associates are required to advise the appropriate College Registrar when they terminate the employment or association with a health professional for reasons of professional misconduct, incompetence or incapacity. For example, if a Registrant terminates the partnership with a colleague because the colleague has stolen something from a client, the Registrant must report the colleague s behaviour to his or her partner s Registrar. Again the report must be in writing. In this case, so long as the conduct did not involve sexual abuse, the reporting Registrant can and probably should include the name of the affected client in the report even without the client s consent. Mandatory Reports New Requirements The existing mandatory reporting requirements will remain in place. However, as of June 4, 2009, the reporting obligations for Registrants and facility operators are significantly expanded. Registrants Registrants of all health regulatory Colleges will be required to advise their own College, in writing, if they have been found guilty of an offence. An offence is a finding by a court (administrative tribunal findings do not count) of a breach of something labelled as an offence in a statute. Typically an offence is punishable by a fine or jail; however, the report must be made even if the court imposes a conditional or an absolute discharge. 12

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