TERMES DE REFERENCE Mission n 14INI120

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1 TERMES DE REFERENCE Mission n 14INI120 I. Informations générales Intitulé de la mission Composante Thématique(s) Bénéficiaire(s) Pays Subventions FM concernées TGO-809-G08-H TGO-910-G11-M TGO-T12-G12-T Analyse organisationnelle des structures du Ministère de la Santé et élaboration d un plan de renforcement de capacités RSS/Tranverse Capacités de gestion Ministère de la Santé / Unité de Gestion des Programmes du FM Togo Montant de la Période de la subvention subvention 46,177,793 1 er déc au 30 juin ,621,781 1 er jan 2011 au 31 déc ,689 1 er jan 2013 au 31 déc Note de performance A2 B2 A2 Date de la note de performance Sep 2013 Durée totale des jours prévus 78 H/j Contact FEI Personne référente Coordonnées ROLLAND Anne-Gaëlle Annegaelle.rolland@diplomatie.gouv.fr II. Justification de la mission Le Ministère de la Santé a commencé en 2009 sa première expérience comme bénéficiaire principal des subventions du Fonds mondial. Afin d assurer une mise en œuvre efficace de ces subventions, le Ministère a créé une Unité de Gestion des Projets du FM (UGP MS) dédiée à leur gestion. L UGP MS a été, au cours des deux premières années, appuyée par la GIZ qui a mis à disposition deuxexperts techniques internationaux pour la gestion financière, le suivi évaluation et l approvisionnement des produits médicaux. A ce jour, le Ministère de la Santé gère trois subventions pour les trois composantes de la maladie (sida, tuberculose, paludisme), avec comme bénéficiaires secondaires les trois programmes Termes de références 14INI120 1

2 nationaux ainsi que la centrale d achat nationale (CAMEG-TOGO) et comme sous-sous bénéficiaires les directions régionales de la santé (DRS). Après plus de 4 ans de gestion des subventions, en l absence d évaluations récentes et complètes (des évaluations menées en 2008 n avaient concerné que le Ministère, le PNLS, le PNLP et la CAMEG- Togo) et devant la conditionnalité du Fonds mondial de disposer d un plan de renforcement de capacités avant la signature de la phase 2 du projet paludisme round 9, le Ministère de la santé souhaite qu une analyse organisationnelle précise et complète de toutes ces structures impliquées dans la mise en œuvre des subventions du Fonds mondial soit faite. Au-delà de la réponse à une conditionnalité du Fonds mondial sur la subvention Paludisme, le Ministère de la Santé souhaite disposer d un état des lieux et des besoins complets de ces structures, pour permettre la mise en adéquation des capacités de ses structures avec les exigences relatives à la mise en œuvre des subventions en cours et aussi se positionner pour le nouveau modèle de financement. Ces plans de développement des capacités des structures publiques mettant en œuvre les subventions du Fonds mondial permettront également au Togo de mieux appréhender ses besoins en termes de Renforcement des Systèmes de Santé en amont des soumissions des autres notes conceptuelles (Paludisme, TB-VIH). III. Objectifs et résultats poursuivis 1) Objectif général de la mission Renforcer les capacités des structures publiques togolaises intervenant dans la mise en œuvre des subventions du Fonds mondial. 2) Objectifs spécifiques - Evaluer les capacités du Bénéficiaire principal, des bénéficiaires secondaires et des sousbénéficiaires des subventions du Fonds mondial en termes de gouvernance (capacités institutionnelles, programmation, suivi-évaluation, relations entre les différents acteurs), de gestion des approvisionnements et des stocks de produits de santé et des produits non médicaux (procédures, achat, stockage, distribution, gestion de l information logistique) et en terme de gestion financière et comptable. - Identifier les interactions entre les différentes structures en charge de la mise en œuvre des subventions du Fonds mondial (volet public) au Togo - Elaborer un plan de renforcement de capacités complet pour toutes ces entités 3) Résultats à atteindre - Les capacités institutionnelles et organisationnelles du Bénéficiaire Principal et plus spécifiquement des structures intervenant dans la mise en œuvre des subventions du FM sont évaluées - Les capacités des structures directement impliquées dans les subventions du FM (UGP MS, PNLS, PNLP, PNLT, CAMEG Togo et les 6 directions régionales de la Santé) sont évaluées, notamment sur les aspects organisationnels, programmatiques, M&E, gestion financière, gestion des risques et approvisionnements/achats - Les capacités d approvisionnement, de stockage et distribution des produits médicaux (CAMEG, dépôts régionaux pharmaceutiques) sont analysées d un point de vue institutionnel - Les contrats de prestations entre les différentes structures (contenu et aspect juridique) ainsi que leur mise en œuvre sont analysés Termes de références 14INI120 2

3 - Des recommandations sont faites à partir des faiblesses relevées - Des plans de renforcements de capacité distincts et budgétisés sont élaborés pour chacune des structures impliquées dans : o la mise en œuvre des subventions VIH o la mise en œuvre des subventions Paludisme o la mise en œuvre des subventions Tuberculose o la gestion des approvisionnements et des stocks de médicaments IV. Description de la mission 1) Activités prévues Dans le cadre de leur mission, les consultants auront à conduire les activités suivantes : PHASE 1 EVALUATION DES CAPACITES L UGP MS, ainsi que l ensemble des structures concernées par l évaluation, mettront à disposition des experts l historique des évaluations passées (y compris hors Fonds mondial), ainsi que toutes les informations relatives aux activités de renforcement de capacités mises en place ces 4 dernières années. Les experts proposeront, à partir des questionnaires génériques de revue et d évaluation des bénéficiaires des subventions du Fonds mondial, un outil d évaluation spécifique pour chaque type d entité concernée. Cet outil devra prendre en compte les volets institutionnel, organisationnel, programmatique, suivi & évaluation, approvisionnement et achat, stockage et distribution, comptables et financiers, gestion des risques. Ces questionnaires devront être validés avec les structures impliquées avant leur déploiement. Modalités de l évaluation : - Entretiens individuels avec les autorités du PR et différents démembrements impliqués dans la gestion des subventions - Entretiens individuels avec les membres des équipes des structures de gestion des subventions financées par le Fonds mondial au niveau central et périphérique - Entretiens collectifs avec les acteurs concernés - Visite des structures du niveau central, DRS, dépôts régionaux pharmaceutiques, DPS, formations sanitaires et sites de prise en charge - Entretiens complémentaires avec des partenaires de ces différentes structures (CCM, LFA, Fonds mondial, Partenaires techniques et Financiers au Togo, etc.) Les experts élaboreront le bilan de l évaluation sur la base de l analyse de ces questionnaires. PHASE 2 BILAN DE L EVALUATION Les résultats de cette évaluation seront partagés lors d un atelier regroupant les responsables du BP, les responsables des structures concernées, le CCM et les Partenaires techniques et financiers. L organisation de cet atelier sera assurée par l UGP MS. La participation du Fonds mondial pourra être envisagée et discutée avec l équipe pays en fonction du calendrier de la mission. Cet atelier devra notamment permettre la validation des résultats de l évaluation ainsi qu une priorisation concertée des actions à mener. Termes de références 14INI120 3

4 PHASE 3 ELABORATION DES PLANS DE RENFORCEMENTS DE CAPACITES A partir de l évaluation des capacités et des conclusions de l atelier de partage sur les résultats de celle-ci, les experts devront élaborer les plans de renforcement de capacités nécessaires. Dans la mesure du possible, ces plans devront être : - Spécifiques par structure, et indiquer la composante concernée par volet de renforcement (sida, paludisme, tuberculose) - Détaillés - Priorisés - Planifiés sur 3 ans (prenant en compte le calendrier du Nouveau Modèle de Financement au Togo) - Budgétisés 2) Livrables attendus - Etat des lieux des capacités de tous les bénéficiaires publics de subventions du Fonds mondial (identifiant les points forts et les points faibles de chaque structure) - Formulation de recommandations précises et d actions à mener basés sur ces états des lieux et - Plans de renforcement de capacités des différents acteurs 3) Coordination Une coordination devra être assurée avec le Fonds mondial. Les experts devront également prendre attache avec le CCM, l OMS, l ONUSIDA, le PNUD, l UNFPA, et l AFD pour prendre en considération les appuis déjà planifiés et/ou en cours. V. Lieu, Durée et Modalités d exécution 1) Période de mise en œuvre : Juin-Juillet ) Date de démarrage : 16/06/2014 3) Date de fin : 31/07/2014 4) Durée effective : 78 jours prestés La durée effective des prestations (jours ouvrables) de chaque expert est de 39 jours prestés chacun, à réaliser au Togo (ou éventuellement à distance pour les activités de préparation et rédaction : 11 jours maximum). 5) Planning/calendrier : Le calendrier prévisionnel d exécution des missions se présente comme suit: Termes de références 14INI120 4

5 Description des activités Lieu Période Durée (H/J) Expert 1 : PHASE 1 EVALUATION DES CAPACITES Durée (H/J) Expert 2 : Prise de connaissance de la documentation, des évaluations et activités de Renforcement de Capacités passées Elaboration des questionnaires et autres outils nécessaires à l évaluation Entretiens individuels avec les membres des équipes des structures de gestion des subventions financés par le Fonds mondial au niveau central et périphérique (et entretiens collectifs avec les acteurs concernés) Visite des structures du niveau central, DRS, dépôts régionaux pharmaceutiques, DPS, formations sanitaires et sites de prise en charge Analyse des résultats des entretiens, visites et élaboration du bilan Lomé ou à distance 16/06/ /06/2014 Lomé 19/06/ /06/2014 Lomé et 23/06/2014 régions 26/06/2014 Lomé et régions Lomé ou à distance 27/06/ /07/ /07/ /07/ Total H/J Phase PHASE 2 BILAN DE L EVALUATION Présentation du bilan Lomé 14/07/ Prise en compte des retours Lomé 15/07/ Echanges et priorisation avec les Lomé 16/07/ directions des structures concernées et le Fonds mondial : identification des plans de renforcement de capacités distincts nécessaires 18/07/2014 Total H/J Phase PHASE 3 ELABORATION DES PLANS DE RENFORCEMENTS DE CAPACITES Elaboration des plans de renforcement Lomé 21/07/ de capacités 26/04/2014 Présentation des drafts aux directions Lomé 28/07/ des structures concernées 29/07/2014 Budgétisation et finalisation des plans Lomé 30/07/ /07/2014 Total H/J Phase Total Termes de références 14INI120 5

6 Les experts se rendront au Service de Coopération et d'action Culturelle (SCAC) de l'ambassade de France en début et en fin de mission pour une réunion d'échanges avec le Conseiller de Coopération et d Action Culturelle et le Conseiller Régional de Coopération en Santé. VI. Expertise et profil demandés 1) Nombre d experts : 2 2) Profils Poste : Expert international en renforcement organisationnel A. Qualifications et compétences : - Titulaire d un diplôme universitaire (2nd cycle) dans les domaines suivants : Sciences sociales, humaines, politiques et économiques - Spécialisation / Compétence dans le domaine du développement organisationnels - Excellentes qualités /capacités : de travail en équipe et relationnel d analyse de synthèse et de rédaction de communication de prise de décision et d initiative - Excellente maitrise du français (écrit / oral) B. Expérience professionnelle générale - Expérience professionnelle d au moins 10 ans en gestion et évaluation des projets de développement de préférence en Afrique sub-saharienne - Bonnes connaissances des programmes de lutte contre le sida, le paludisme et la tuberculose - Expérience confirmée d au moins 5 ans dans le cadre de financements du Fonds mondial - Compétences dans le champ du développement organisationnel (ressources humaines, approche qualité de l organisation, stratégie, suivi-évaluation, gestion administrative et financière, etc.) - Bonnes connaissances des réalités et des enjeux de la gestion publique des programmes de santé C. Expérience professionnelle spécifique - Compétences avérées en renforcement de capacités / formation - Expérience similaire à la mission indispensable - Expérience professionnelle dans le pays souhaitable Poste : Expert togolais en renforcement organisationnel A. Qualifications et compétences : - Titulaire d un diplôme universitaire (2nd cycle) dans les domaines suivants : Sciences sociales, humaines, politiques et économiques - Spécialisation / Compétence dans le(s) secteur(s) VIH/TB/Paludisme/ Renforcement des systèmes de santé (RSS) Termes de références 14INI120 6

7 Développement organisationnel - Excellentes qualités /capacités : de travail en équipe et relationnel d analyse de synthèse et de rédaction de communication de prise de décision et d initiative - Excellente maitrise du français (écrit / oral) B. Expérience professionnelle générale - Expérience professionnelle dans le secteur administratif, financier ou comptable d au moins 5 ans - Expérience confirmée d au moins 3 ans dans le cadre de financements du Fonds mondial - Compétences dans le champ du développement organisationnel (ressources humaines, approche qualité de l organisation, stratégie, suivi-évaluation, gestion administrative et financière, etc.) C. Expérience professionnelle spécifique - Compétences avérées en renforcement de capacités / formation - Expérience similaire à la mission indispensable VII. Compte-rendu de missions Un compte rendu devra être remis par mail à l issue de la mission dans un délai de 10 jours après le retour. Ce compte-rendu, rédigé en français, devra pouvoir être diffusable auprès de l ensemble des partenaires concernés par la mission. VIII. Suivi-évaluation Dans l intérêt du bénéficiaire et de FEI, les indicateurs ci-dessous permettront d évaluer pendant et après la mission les résultats de la mission d expertise, afin de pouvoir à terme mesurer l atteinte des objectifs propres à la mission ainsi que l évolution de la performance des programmes financés par le Fonds mondial. Indicateurs de performance Livrables Effets immédiats Effets intermédiaires Rapport d analyse organisationnelle Plans de renforcement des capacités par structure Les besoins en matière de renforcements de capacités sont connus par structure Les stratégies de renforcement de capacités par structure et le budget sont disponibles Les demandes soumises au Fonds mondial s appuient sur les recommandations faites pour les activités de RSS Les plans de renforcement des capacités relatifs à la subvention TGO-910-G11-M permettent de débloquer le budget destiné au RC Sources de vérification Rapport Notes conceptuelles Plan Fonds mondial / UGP Termes de références 14INI120 7

8 IX. Informations pratiques Les experts seront basés à l UGP MS à Lomé et travailleront avec toutes les entités (PR, BS, SB) jusqu au niveau périphérique (formations sanitaires). L UGP MS mettra à disposition un bureau avec une connexion internet haut débit et toute la documentation nécessaire. Les experts auront également un véhicule avec chauffeur pour leurs besoins en déplacement à Lomé et en dehors de Lomé. Le planning de la mission des experts sera validé avec l UGP MS qui assurera les prises de rendezvous et la planification des visites terrain. L UGP MS assurera l organisation de l atelier de validation final ainsi que l organisation des déplacements en région nécessaires à la réalisation de la mission. Une restitution auprès du Ministère de la Santé sera effectuée à l issue de chaque phase de la mission. Termes de références 14INI120 8