GUIDE D'UTILISATION NFX

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1 GS-SI-51-IN01-IM01 C Indice Date Statut Evolutions A 15/04/11 BpA GUIDE D'UTILISATION NFX Documentation d aide aux utilisateurs de la plate forme NFX Référence primaire A Ind. Bloc d'index / / / / Affaire Produit Mnémo Dossier Nature Résumé d'auteur : Guide d'utilisation des services de la plate-forme d'échange sécurisé NFX du groupe Nexter. Original : Papier X Source informatique : Oui X Non Classification : Validation Nom Sigle Date Visa JP PLAZE SG/DSI Page 1/22

2 Sommaire 1. ETAT DES MISES A JOUR DOCUMENTS DE REFERENCE SYNTHESE DU DOCUMENT PRECISIONS SUR LA PLATEFORME NFX Modalités d attribution d un accès NFX Connexion a la plateforme NFX Quotas Mode opératoire de la plateforme NFX Envoyer des fichiers Tickets d'envoi - Recevoir des fichiers de la part des destinataires invités Créer un ticket d envoi Utiliser un ticket d envoi Télécharger des fichiers Télécharger des fichiers depuis votre boîte de réception NFX Télécharger un fichier en utilisant un ticket de téléchargement Télécharger un fichier chiffré Supprimer un fichier ou un ticket d'envoi Supprimer un fichier de la boîte de réception personnelle NFX Supprimer un fichier envoyé aux destinataires Supprimer un fichier posté grâce à un ticket d envoi (destinataires invités) Supprimer un ticket d envoi en cours de validité Visualiser les détails d un fichier...16 Choix des préférences Editer vos préférences de comptes personnelles Régler les préférences d échange de fichiers ZONE D'ECHANGE RECOMMANDATIONS Aide contextuelle Certificats à valider Pré-requis...22 Page 2/22

3 1. ETAT DES MISES A JOUR Révisions et Date Statut Commentaires séquences /03/2011 Ebauche Première version du document /03/2011 Relecture Corrections 2. DOCUMENTS DE REFERENCE Référence Indice Titre GS-SI-51-IN01-IM01 A Plan type d'un manuel d exploitation GS-SI-51-IN01 C Guide de rédaction d un manuel d exploitation Documents utilisés : Référence Indice Titre Guide Utilisateur sasha sanofi-avantis OT-CNS-USER-GUIDE- 3.1-fre.pdf 3.0 Guide de l'utilisateur sanofi-avantis 3.1 Guide de l'utilisateur Editeur 3. SYNTHESE DU DOCUMENT Les fichiers numériques sont déposés dans une zone de stockage définie au préalable par l administrateur NEXTER sur la plateforme NFX. Simultanément, une notification invite les utilisateurs à venir les télécharger dans cette zone via un lien (http://www ) mentionné dans le mail. Les documents reçus peuvent être lus ou téléchargés par les correspondants mentionnés lors de l'envoi. Les utilisateurs de la plateforme NFX sont soit des utilisateurs enregistrés, soit des invités : Les utilisateurs enregistrés disposent d un compte de connexion et d'un espace d'envoi propre. Les utilisateurs invités sont des utilisateurs occasionnels ne disposant pas de compte. Ils peuvent télécharger des fichiers et également déposer des fichiers s'ils reçoivent un ticket d'envoi de la part d'un utilisateur enregistré. Ce document décrit les procédures d'utilisation de la plate forme NFX sur un poste type Windows XP avec le navigateur IE6. Page 3/22

4 4. PRECISIONS SUR LA PLATEFORME NFX 4.1 MODALITES D ATTRIBUTION D UN ACCES NFX Les accès de la solution à la plateforme NFX sont conditionnés par une acceptation du formulaire du Catalogue de Services signé par le responsable du salarié. Cet accès permet de disposer d'un compte d'accès pour entrer sur la plate forme NFX du groupe Nexter. Chaque utilisateur s engage à respecter les conditions d utilisation disponibles sur NFX. Pour des raisons de sécurité, l accès à NFX peut être suspendu sans délais. 4.2 CONNEXION A LA PLATEFORME NFX Connectez-vous sur une plate-forme NFX avec votre compte NEXTER. et votre mot de passe Windows habituel. 4.3 QUOTAS Lors de l'abonnement d'un utilisateur à NFX, un quota initial de 50 Mo lui est alloué automatiquement. Ce quota doit permettre à l'utilisateur d'héberger les données qu'il doit émettre ou recevoir (via les tickets d'envoi fournis à ses correspondants extérieurs) sur une durée de 90 jours maximum. L'utilisateur est invité à gérer son quota et donc à : ménager des fichiers résidants et inutiles (déjà consommés). minimiser au strict nécessaire la durée de rétention (25 jours par défaut, mais réductible à 1) minimiser le quota alloué (sur son propre quota) aux extérieurs. détruire les tickets dès qu ils ne sont plus utiles. Page 4/22

5 4.4 MODE OPERATOIRE DE LA PLATEFORME NFX Envoyer des fichiers Vous pouvez partager un (des) fichier(s) avec un ou plusieurs destinataires. Cliquez sur le menu de gauche sur la page d'accueil «nouvel envoi» : 1) Entrez la (les) adresse(s) du ou des destinataires dans le champ . Pour entrer plusieurs adresses, séparez-les par des virgules. 2) Choisissez la méthode de transfert et via le bouton parcourir, sélectionner le (les) fichier(s) à envoyer. L onglet «fichier unique» ne requiert pas l utilisation de module additionnel installé sur votre navigateur. Page 5/22

6 L onglet «un ou plusieurs fichiers» permet d'envoyer simultanément plusieurs fichiers ou répertoires. Son utilisation, qui nécessite un plug-in Sun Java version 1.4 ou supérieure, est également recommandée pour l'envoi d'un fichier unique très volumineux. Cette méthode de transmission "un ou plusieurs fichiers" est très fiable car les fichiers ou les répertoires envoyés sont découpés en blocs. Si l'envoi d'un bloc échoue, une nouvelle tentative est automatiquement effectuée. La taille de chaque bloc est calculée de façon dynamique, en fonction de la bande passante disponible. a) Partager des fichiers en utilisant le mode «fichier unique» Dans l interface «nouvel envoi», choisissez l onglet «fichier unique». Un nouvel écran apparaît. Remplissez les champs suivants puis cliquez sur Envoyer : Pour chiffrer le fichier que vous êtes sur le point d'échanger, choisissez Chiffrer le fichier, puis entrez votre mot de passe de chiffrement dans les champs Mot de passe et Confirmation. Ce mot de passe doit contenir entre 6 et 16 caractères. Ne sont autorisés que les lettres sans accent, les chiffres et les symboles +=?!:.,;*$. Pour des raisons de sécurité, le mot de passe de chiffrement ne sera pas transmis par NFX. Il doit être communiquer à vos interlocuteurs par téléphone, SMS, ou , etc. b) Partager des fichiers en utilisant le mode «un ou plusieurs fichiers» Dans l interface «nouvel envoi», cliquez sur l onglet «un ou plusieurs fichiers». Si l écran ci-dessous n apparaît pas, assurez-vous que le module Sun Java version 1.4 ou supérieure est bien installé sur votre poste. Pour plus d information, contacter votre administrateur système. Une fenêtre intermédiaire d'avertissement est présentée à la première utilisation de cette interface multi fichiers, pour accepter la signature de l'applet : faire confiance et exécuter. Page 6/22

7 Cliquez sur «Sélectionner».. Dans la nouvelle interface présentée, sélectionner les fichiers ou répertoires que vous désirez partager puis cliquez sur Ouvrir. A partir de deux fichiers proposés en envoi, une compression des fichiers est automatiquement appliquée (génération d'un ZIP). Pour sélectionner plusieurs fichiers ou répertoires, maintenez la touche Maj ou Ctrl enfoncée en cliquant dessus. Remplissez les champs. Page 7/22

8 Pour chiffrer le fichier que vous êtes sur le point d'échanger, choisissez "Chiffrer les fichiers", puis entrez votre mot de passe de chiffrement dans les champs Mot de passe et Confirmation. Ce mot de passe doit contenir entre 6 et 16 caractères. Ne sont autorisés que les lettres sans accent, les chiffres et les symboles +=?!:.,;*$. Le mot de passe de chiffrement est connu uniquement par l'utilisateur qui le renseigne, il ne pourra donc pas être récupéré s'il est égaré. Pour des raisons de sécurité, le mot de passe de chiffrement ne sera pas transmis par NFX. Il doit être communiquer à vos interlocuteurs par téléphone, SMS, , etc. Pour compresser tous les fichiers ou répertoires dans un fichier unique que les destinataires peuvent télécharger en une seule opération, choisissez Créer une archive ZIP, puis entrez le nom voulu pour cette archive dans le champ Nom de l'archive. A noter, la plateforme NFX impose un ZIP à partir du second fichier. 3) Le fichier sera alors déposé sur la plateforme NFX sur laquelle vous êtes connecté Si le destinataire est un utilisateur ayant un compte NFX (utilisateur enregistré), il sera notifié par que vous avez partagé un fichier avec lui et recevra le fichier directement dans sa boite de réception personnelle de la plateforme NFX. Si l utilisateur est un destinataire invité, il recevra un contenant un jeton (lien) de téléchargement et pourra télécharger le(s) fichier(s) via cette URL. Les fichiers sont déposés dans NFX même en cas d'échec de l'envoi des s de notification. Toutefois, si l'envoi d'un contenant un ticket de téléchargement échoue, toute la transaction est annulée et le dépôt des fichiers dans NFX doit être tenté à nouveau. Page 8/22

9 4.4.2 Tickets d'envoi - Recevoir des fichiers de la part des destinataires invités. Les destinataires externes, qui ne possèdent pas de compte NFX, peuvent utiliser NFX pour partager des fichiers seulement si vous (utilisateur enregistré dans NFX) leur avez envoyé des tickets d envoi. Chaque ticket d envoi est unique et permet au destinataire, qui devient un invité, de déposer un ou plusieurs fichiers dans votre boîte de réception personnelle NFX Créer un ticket d envoi 1) Choisissez le menu «tickets d envoi» dans le menu de gauche sur la page d'accueil. 2) Cliquez sur «Créer un ticket». 3) Remplissez les champs suivants puis cliquez sur «Créer». Les destinataires externes recevront un contenant un lien cliquable leur permettant de déposer des fichiers dans votre boite de réception personnelle. Si besoin, vous pouvez empêcher un destinataire de partager des fichiers avant que la durée de vie du jeton arrive à expiration ou que le maximum de téléchargement du jeton soit atteint en supprimant le jeton Utiliser un ticket d envoi Vous ne devez pas être authentifié pour suivre la procédure suivante (utilisateur invité). 1) Ouvrir l contenant le lien associé au ticket d envoi qui vous a été expédié par un utilisateur enregistré sur la plateforme NFX. 2) Cliquer sur le lien dans le corps de l , ou coller celui-ci dans votre navigateur Internet Explorer : https://nfx.nexter-group.fr/modules/exchanger/cns/ticket/uploadbyticketpo.po?ticket=mmnis4026gi%3dxxslang=fr_fr. 3) Choisissez la langue de l interface en cliquant sur le drapeau français. 4) Cliquez sur «Envoi de fichier(s)». 5) Choisissez la méthode de transfert et sélectionner le (les) fichier(s) à envoyer (Cf 4). Page 9/22

10 4.4.3 Télécharger des fichiers - Mode enregistré : les utilisateurs enregistrés sur la plateforme NFX peuvent télécharger des fichiers à partir de leur boîte de réception personnelle NFX. - Mode invité : d autre part, si vous avez reçu un ticket de téléchargement, vous pouvez télécharger des fichiers à partir de la plateforme NFX sans authentification. Les tickets de téléchargement restent valides tant que le fichier associé est disponible sur la plateforme Télécharger des fichiers depuis votre boîte de réception NFX 1) Cliquez sur «fichiers reçus» dans le menu de gauche sur la page d'accueil 2) Dans la fenêtre qui apparaît, pour voir les détails d un fichier avant de le télécharger, cliquer sur le nom du fichier ou la ligne du tableau puis choisissez «Télécharger». ou Pour télécharger un fichier directement cliquez sur l icône à droite Vous ne pouvez pas télécharger un fichier chiffré sans choisir au préalable le système d exploitation de la machine sur laquelle le fichier sera téléchargé. Ce choix s effectue dans la vue détaillée du fichier. Si le fichier est chiffré, il peut maintenant être déchiffré. Page 10/22

11 Télécharger un fichier en utilisant un ticket de téléchargement Vous ne devez pas être authentifié pour suivre la procédure suivante. 1) Cliquez sur le lien du ticket de téléchargement dans l envoyé par un utilisateur enregistré dans la plateforme NFX. L interface NFX apparaît dans le navigateur. 2) Choisissez la langue de l interface en cliquant sur le drapeau approprié : français / anglais. Assurez vous que vous téléchargez le fichier avant la date indiquée dans le menu «Disponible jusqu au :». 3) Choisissez «Télécharger», puis enregistrez le fichier sur votre disque local. Si le fichier est chiffré, il peut maintenant être déchiffré. Page 11/22

12 Télécharger un fichier chiffré NFX est une plateforme sécurisée d échange de fichier qui permet aux utilisateurs de chiffrer les fichiers qu ils partagent. Quand vous téléchargez un fichier qui a été chiffré, vous devez vous procurer le mot de passe utilisé pour le chiffrer afin de le déchiffrer. Pour des raisons de sécurité, le mot de passe de chiffrement ne sera pas transmis par NFX. Il doit être communiquer à vos interlocuteurs par téléphone, SMS, , etc 1) Ouvrir le détail du fichier chiffré que vous souhaitez télécharger. 2) Dans le champ «Votre système d exploitation», choisissez le système d exploitation sur lequel vous allez télécharger le fichier. Puis, télécharger le sur votre ordinateur. 3) Exemple Sous Windows 1) Double-cliquez sur l icone du fichier téléchargé. Une nouvelle fenêtre apparaît. 2) Entrez le mot de passe de chiffrement du fichier puis cliquez sur OK. Page 12/22

13 4.4.4 Supprimer un fichier ou un ticket d'envoi Les utilisateurs enregistrés sur la plateforme NFX peuvent supprimer tout fichier qu'ils ont envoyé. Arès sa suppression, le fichier n'est plus disponible dans NFX. Les utilisateurs NFX enregistrés auxquels vous avez envoyé le fichier ne peuvent plus le visualiser ni le recevoir à partir de leurs boîtes personnelles. Si vous avez envoyé le fichier à un invité, il ne peut plus accéder à NFX à l'aide de l'adresse URL reçue par e- mail (le lien ne fonctionne plus). Tant que leur ticket d envoi est toujours valide, les invités peuvent supprimer les fichiers qu ils ont envoyés à l attention d un utilisateur enregistré dans NFX. Dès qu'il est supprimé, un fichier n est plus disponible dans la boite de réception personnelle de l utilisateur NFX, il ne peut plus être vu ni téléchargé. Les utilisateurs enregistrés sur NFX peuvent supprimer les tickets d envoi qu ils ont expédiés à leurs destinataires externes avant leur date d expiration ou avant que le nombre maximum d envoi soit atteint Supprimer un fichier de la boîte de réception personnelle NFX 1) Choisissez «fichiers reçus» dans le menu de gauche sur la page d'accueil, puis sélectionnez l onglet «ma boite de réception». Une nouvelle fenêtre apparaît. 2) Cliquez sur le fichier à supprimer, puis sur «Supprimer» Supprimer un fichier envoyé aux destinataires 1) Cliquez sur «fichiers envoyés» dans le menu de gauche. Une nouvelle fenêtre apparaît. Page 13/22

14 2) Cliquer sur le fichier que vous souhaitez supprimer puis sur «Supprimer». Les utilisateurs (les utilisateurs enregistrés sur NFX et/ou invités) qui ont été informés par de l'envoi d'un fichier sont également prévenus par de sa suppression Supprimer un fichier posté grâce à un ticket d envoi (destinataires invités) Mode opératoire destiné à un invité, Vous ne devez pas être authentifié pour suivre la procédure suivante. 1) Ouvrez l contenant le ticket d envoi envoyé par un utilisateur NFX. 2) Cliquez sur le lien dans le corps du message, ou coller le dans le navigateur Internet Explorer. La fenêtre NFX apparaît. 3) Choisissez la langue de l interface en cliquant sur le drapeau français. 4) Cliquez sur le fichier que vous souhaitez retirer puis sur le bouton «Supprimer». Les mêmes utilisateurs (les utilisateurs enregistrés sur NFX et/ou les destinataires invités) que ceux qui ont été informés par de la mise à disposition du fichier seront avertis de sa suppression. Page 14/22

15 Supprimer un ticket d envoi en cours de validité 1) Cliquez sur «tickets d envoi» dans le menu de gauche sur la page d'accueil. Une nouvelle interface apparaît. 2) Cochez la case qui correspond au ticket que vous voulez supprimer. 3) Cliquez sur «Supprimer les ticket», puis répondez «Oui» dans la boite de dialogue suivante. 4) Le destinataire externe ne pourra plus poster de fichiers sur NFX en utilisant ce ticket. Tous les fichiers précédemment postés grâce à ce ticket par le destinataire seront toujours disponibles (jusqu à ce qu ils expirent). Page 15/22

16 4.4.5 Visualiser les détails d un fichier 1) Choisissez «fichiers reçus» ou «fichiers envoyés» dans le menu de gauche sur la page d'accueil. 2) Pour voir les détails, cliquez sur le nom du fichier ou sur la ligne du tableau correspondant dans la nouvelle fenêtre présentée. Le détail du fichier apparaît en dessous de la ligne. Page 16/22

17 4.4.6 Choix des préférences Les utilisateurs enregistrés sur NFX peuvent éditer leurs préférences telles que leur profil, la langue de leur interface NFX ou leur système d exploitation Editer vos préférences de comptes personnelles 1) Choisissez «mon profil» dans le menu de gauche sur la page d'accueil. 2) Sélectionnez l onglet «Détails de mon compte». 3) Modifiez les champs que vous désirez puis cliquez sur «Enregistrer». Le paramètre de langue permet à l utilisateur de modifier la langue de son interface NFX. Pour qu il soit pris en compte, l utilisateur doit se déconnecter de NFX Régler les préférences d échange de fichiers 1) Choisissez «préférences» dans le menu de gauche sur la page d'accueil. 2) Sélectionnez l onglet «Mes échanges». 3) Modifiez les champs que vous désirez puis cliquez sur «Enregistrer». Page 17/22

18 5. ZONE D'ECHANGE Comme leur nom l'indique, les zones d'échange servent à échanger des fichiers par exemple pour un travail en collaboration. Les membres d'un groupe peuvent échanger des fichiers entre eux, dès que des zones d'échange ont été activées pour leur groupe sur demande motivée adresser à l'administrateur. Seuls les membres du groupe pouvant accéder à une zone d'échange peuvent y déposer/retirer des données, ce qui garantit la confidentialité des données échangées entre les différents membres faisant partie du même groupe. Les utilisateurs ne faisant pas partie d'un groupe n'ont pas d'accès et aucune visibilité sur la zone d'échange associée à ce groupe. Une fois constituée la zone d'échange, ouverte aux seuls membres du groupe définit, peut être utilisée pour échanger des fichiers. Cette zone se comporte comme la zone personnelle d'un utilisateur et permet de déposer des fichiers, de proposer des tickets d'envoi ou télécharger des fichiers Cf. 4.4, 4.5, 4.6. Le quota des zones d'échange est consommé dans le quota des utilisateurs. L accès à des zones d échange est réglementé aux seuls usages validés par l OCSSI* *OCSSI - Officier Central de Sécurité des Systèmes d'information 6. RECOMMANDATIONS 6.1 AIDE CONTEXTUELLE Pour obtenir de l'aide, faites glisser la souris sur les icônes 6.2 CERTIFICATS A VALIDER La procédure décrite dans ce document s'adresse aux utilisateurs NFX enregistrés et invités. Sachez que les invités accèdent à NFX à l'aide de tickets. Dans ce cas, aucun nom d'utilisateur/mot de passe n'est requis, un lien sécurisé vers nfx.nextergroup.fr est proposé. Pour les utilisateurs enregistrés et invités, connectez-vous à l'adresse URL de NFX à l'aide d'un navigateur web et en cas de message d'avertissement, vérifiez l'adresse URL à laquelle vous vous connectez (nfx.nexter-group.fr) et assurez-vous que son certificat correspond à une des captures suivantes (suivant les navigateurs et la langue utilisée) : Page 18/22

19 Choisir "Toujours faire confiance au contenu provenant de cet éditeur" Choisir : "Poursuivre avec ce site Web (non recommandé)". Page 19/22

20 Choisir "Exécuter". Choisir : Je comprends les risques Page 20/22

21 Choisir : "I understand the Risks". Choisir : confirmer cette exception de façon permanente. Page 21/22

22 6.3 PRE-REQUIS La plate forme NFX accepte les navigateurs web suivants : Internet Explorer 6, 7 ou supérieur Java 1.4 pour l'envoi multi-fichiers Mozilla Firefox 1.x, 2.x ou 3.x ou supérieur Un plug-in Sun Java version 1.4 ou supérieure est requis pour l'envoi simultané de plusieurs fichiers. Ce produit est facultatif si le multi fichier n'est pas utilisé. Page 22/22

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