MANUEL UTILISATEUR DE REDACTION D UNE

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1 MANUEL UTILISATEUR DE REDACTION D UNE DEMANDE DE TRAVAUX AU SERVICE DE MECANIQUE NBRE PAGES : 12 RESUME DU DOCUMENT DATE D EMISSION : 22/09/2010 Le présent «Manuel utilisateur de rédaction d une demande de travaux au service de mécanique» s adresse à toute personne de l IPNL désireuse de faire réaliser un ensemble de pièces mécaniques au service de mécanique de l IPNL dans le cadre d expériences et projets de physique du laboratoire. REDACTEUR(S) VERIFICATION VALIDATION T. Dupasquier xxx xxx LISTE DE DIFFUSION IPNL HISTORIQUE DES MODIFICATIONS VERSION ACTUELLE : V1 Indice Description de la Modification Date 08/09/ / 12

2 1 PRESENTATION Objectifs Formaliser une demande de réalisation de pièces ou ensemble mécanique à l atelier de fabrication ou à la chaudronnerie du service de mécanique de l IPNL. Assurer un suivi des demandes. Interactivité entre les demandeurs et le service de mécanique. Archivage et traçabilité des demandes. Gestion globale par une visualisation et planification des demandes. Aide à la facturation. Présentation Cette demande de travaux se présente sous la forme d un espace web réservé aux personnels de l IPNL. Accéder à la fiche de demande de travaux La fiche de demande de travaux est accessible depuis l intranet du laboratoire comme suit : 2 Version V1

3 2 DESCRIPTION DE «L ESPACE DEMANDEUR» 2.1 Accueil Identifiez-vous en entrant les premières lettres de votre adresse mail IPNL dans le champ «votre ». Une saisie semi automatique vous aidera dans le remplissage de ce champ. L adresse mail est du type : [initiale prénom].[nom]@ipnl.in2p3.fr 3 Version V1

4 Saisissez votre mot de passe pour cette application. Si vous n avez pas encore créé de compte utilisateur, cliquez sur «créer un compte», ou en cas de perte, sur «Mot de passe oublié» et rendez vous aux paragraphes correspondants. 2.2 Créer son compte client Pour utiliser le service il vous faut créer un compte en entrant votre adresse mail IPNL. Une saisie semi automatique vous aidera à remplir ce champ. Les noms et prénoms seront automatiquement remplis grâce à votre adresse mail IPNL. Saisissez une première fois le mot de passe choisi, puis confirmez-le. Enregistrez-vous. 2.3 Mot de passe perdu 4 Version V1

5 En cas de perte, saisissez votre adresse mail IPNL dans le champ prévu et «envoyez». Un mot de passe aléatoire sera généré et envoyé sur votre messagerie IPNL. Vous pourrez le changer ultérieurement, une fois entré dans l espace client. 2.4 Espace client Un message de bienvenue s affiche à la connexion dans l espace client. Le menu de gauche vous permet d accéder à certaines fonctionnalités détaillées dans les paragraphes suivants. 5 Version V1

6 2.5 Nouvelle demande Une demande de travaux contient certains éléments distincts : Des champs obligatoires* détaillants le groupe ou service demandeurs, les coordonnées du compte à facturer, et une liste de diffusion interne au groupe ou service. (* entrainera un refus d envoi tant que le champ ne sera pas rempli). Une liste de diffusion élargie. Une liste de choix pour donner quelques indications au service mécanique qui traitera la demande. Une zone de texte pour les commentaires. Un champ «ajouter ou supprimer une pièce jointe» qui permet de lier à votre demande un fichier de type plan, documentation, procédure, cahier des charges, notice technique, photo, croquis 6 Version V1

7 «Terminer» envoie votre demande. Un vous sera envoyé pour confirmer que votre demande a bien été envoyée au service mécanique et aux autres destinataires. 2.6 Ajouter une pièce jointe 7 Version V1

8 2.7 Demandes en cours Cette fonctionnalité permet de suivre l intégralité de vos demandes en cours. «Afficher» édite une demande. «A noter» ouvre une zone de discussion entre le demandeur et le service mécanique. Les messages sont sauvegardés en temps réel et ne peuvent ni être édités, ni effacés. Ils sont liés à la demande. 2.8 Détails d une demande 8 Version V1

9 Depuis cette fenêtre il vous sera possible de modifier, compléter votre demande. 2.9 Afficher une demande en PDF «Afficher en PDF» génère un document pdf de demande de travaux éditée, il est donc possible d en faire une impression papier depuis Acrobate ou FoxitReader. 9 Version V1

10 10 Version V1

11 2.10 Remarques associées à la demande Zone de discussion Demandes archivées 11 Version V1

12 Toute demande de travaux validée et déclarée conforme par le demandeur verra son statut basculer en «Archivée». Il ne sera plus possible de la modifier, mais seulement de la consulter, ainsi que les pièces jointes et la discussion. Cette fonctionnalité assure l archivage et la traçabilité des réalisations effectuées pour le compte du demandeur Détails Vous pouvez modifier votre mot de passe ici. 12 Version V1

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