Rapport sur la mutualisation

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1 Commission mixte 7 Juin 2011 Rapport sur la mutualisation Ville de Nantes/Nantes Métropole Thèmes Contexte : cadre national - cadre conventionnel Commission mixte Chronologie de la mutualisation Evolution des postes mutualisés 3 types de coûts - 3 types de gain Conclusion - Prochaines étapes 1

2 Contexte En anticipant largement sur la tendance nationale Nantes métropole et la Ville de Nantes se sont engagées dans une démarche de mutualisation dès Cadre national Un dispositif conventionnel fondé sur les lois n du 12 juillet 1999 n 276 du 27 février 2002 n du 13 août 2004 fortifié par la loi du 16 décembre 2010 Obligations du Président de la Communauté Urbaine établir un rapport sur la mutualisation des services entre la communauté et ses communes membres mettre en œuvre un projet de schéma de mutualisation dispositions à appliquer dès

3 Finalités de la mutualisation Développer la convergence des politiques publiques et des pratiques professionnelles Développer l esprit communautaire dans le respect des identités communales Renforcer les synergies entre les communes et Nantes Métropole Optimiser les moyens et ressources 4 Instances à plusieurs niveaux Une instance politique Commission mixte Des instances de pilotage intra direction Groupes de concertation Comités de suivi des mutualisations avec les OS Dialogue social de proximité, évolutions organisationnelles Instance paritaire CTP 5

4 Contexte local : cadre conventionnel Processus de mutualisation entre Nantes Métropole et la Ville de Nantes Une convention entrée en vigueur le 1 er juillet 2008 réactualisée par avenant Cette convention permet de : Conforter les relations entre la Ville de Nantes et Nantes Métropole initiées dès 2001 Garantir la lisibilité du dispositif de mutualisation vis-à-vis des autres communes de la communauté urbaine 6 Commission mixte Composition : 3 élus communautaires désignés par le Président 3 élus municipaux désignés par le Maire Rôle : se prononcer sur la répartition des charges directes et indirectes retenir ce document comme base du rapport à soumettre aux 2 organes délibérants Réunion : à minima 1 fois par an 7

5 une démarche progressive (1) 2008/2009 Certaines fonctions de pilotage mutualisées = une convergence des politiques publiques 2009 : 82 postes (hors DSI et DSL) au total Mise en place d une Direction Générale commune NM et VdN DG des services DG Organisation Ressources Humaines DG Gestion et Finances DG Cohérence Territoriale 8 une démarche progressive (2) 2010 Certaines fonctions d expertise et de production mutualisées = une gestion cohérente des ressources 2010 : 168 postes (hors DSI et DSL) au total Mise en place du Centre de Services Partagés et mutualisation du service Formation = un appui aux 2 Directions RH, un achat groupé de la formation Secrétariat général commun Une partie de la DG Solidarités 9

6 une démarche progressive (3) 2010 Certaines fonctions d expertise et de production en partie mutualisées (suite) Direction du Bâti : bâtiments en délégation, entretien du patrimoine, gestion de l énergie Direction de l Immobilier : transactions, gestion des actifs, fiscalité 10 une démarche progressive qui 2011 Poursuite de la mutualisation des fonctions d expertise, de production et de certaines fonctions de pilotage = une harmonisation des procédures, une poursuite de la convergence des politiques publiques et de pratiques professionnelles 1er semestre 2011 : 259 postes (hors DSI ET DSL) au total Direction de la commande publique Direction juridique Direction Contrôle interne DG Développement Urbain 11

7 .. se consolide dernier semestre 2011 Poursuite de la mutualisation des fonctions de production Totalité du Bâti Gestion administrative du personnel (CSP RH) Fonctions Protocole 12 Evolution des postes mutualisés Postes mutualisés (avec DSI et DSL) au 1 er juillet 173 dont 29 hors DSI/DSL 226 dont 82 hors DSI/DSL 312 dont 168 hors DSI/DSL 407 dont 259 hors DSI/DSL Un gain financier direct (hors DSI et DSL) Gain financier annuel après mutualisation Nantes Métropole Ville de Nantes au 31/12/ (5 postes) Répartition du gain 56,1% 43,9% 13

8 Coûts liés à la mise à disposition des agents Fondements Système de remboursement de frais par refacturation de charges Logique de remboursement sur la base de données réelles source : compte administratif Prise en compte de clés pertinentes en fonction du type de coût 3 types de coûts liés aux agents ou services mutualisés : 1. coûts salariaux des agents mutualisés 2. coûts directs (non salariaux) 3. coûts indirects (non salariaux) Coûts salariaux Modalités de calcul et de répartition rappel du cadre conventionnel les agents mutualisés sont tous employés par Nantes Métropole Assiette retenue Les coûts salariaux annuels directs des agents mutualisés figurant sur les bulletins de salaire. Clés de répartition adaptées à chaque DGA concernée exemples : Pour la Direction Générale des Services : 50 % chacune Pour la Direction Générale Organisation et Ressources Humaines : au prorata du nombre d agents permanents de chaque structure au 31/12/N 15

9 Coûts salariaux (hors DSI et DSL) Année Coûts salariaux des agents mutualisés (total) Ville de Nantes en (Quote-part) en % % % % Nantes Métropole en (Quote-part) en % % % % Coûts non salariaux directs Modalités de calcul et de répartition Assiette retenue : les coûts directs réels sont identifiés chaque année dans chacune des 2 structures exemples : Subvention COS (1% de la masse salariale) Etudes/Conseils portant sur des thématiques mutualisées (ex. accompagnement DG mutualisation) Clés de répartition adaptées à chaque type de coût direct exemples : Etudes mutualisées Actions de communication interne au cas par cas, réparties selon une des clés utilisées pour les coûts salariaux 17

10 Coûts non salariaux directs (suite) Année Coûts non salariaux directs (total) Ville de Nantes en (Quote-part) en % % % % Nantes Métropole en (Quote-part) en % % % % Coûts non salariaux indirects Modalités de calcul et de répartition Différents forfaits par Equivalent Temps Plein calculés pour tenir compte des situations géographiques des agents : sur la base des données réelles du Compte administratif (ex. informatique, téléphonie, formation) pour les coûts hors bâtiment sur la base de données représentatives de l ensemble des bâtiments NM et Ville pour tous les coûts liés à l occupation des bâtiments. Forfaits actualisés tous les ans selon 2 indices pertinents (prix consommation et coût de la construction) principe de simplicité de mise à jour ànoter : les coûts indirects ont été identifiés dans chacune des 2 structures. 19

11 Coûts non salariaux indirects (suite) Année Coûts non salariaux indirects (total) Ville de Nantes en (Quote-part) en % % % % Nantes Métropole en (Quote-part) en % % % % 20 Bilan de la mutualisation Une plus-value indéniable et reconnue dans la coordination Ville-NM améliorant la synergie d ensemble Une coopération renforcée des politiques publiques au service de l agglomération Culture (VdN) /Attractivité (NM) = un rayonnement culturel à l International (stratégie commune dans les réseaux, sur le pôle d enseignement supérieur spectacle vivant et sur le quartier de la création) Déplacements /Aménagement urbain (NM)/stationnement VdN) = une politique d aménagement et règlementaire unifiée SEVE / l Espace public = une convergence au niveau du pilotage 21

12 Bilan de la mutualisation Une gestion cohérente et unifiée des services Une optimisation des moyens entre les deux collectivités Avantages en matière de commande publique : - Harmonisation et simplifications des procédures en matière de marchés et de Groupement de commandes - Réduction du temps passé à la rédaction des cahiers des charges et des procédures - Volume plus important = négociation plus avantageuse Plan de mobilité des agents (déplacements): - Traitement du remboursement des titres de transport simplifié et harmonisé 22 Bilan de la mutualisation Des économies d échelle et un gain de productivité à qualité de service inchangée Gain financier estimé à la DSI : 0.8M /an Gain financier sur les autres directions : 5 postes = Gain financier sur la mutualisation de marché : exemples : - marché annonces insertion ( baisse de 8% ) - Mutualisation des achats de véhicules (4 à 6% moins cher qu une centrale d achat) 23

13 Bilan de la mutualisation Parallèlement une harmonisation des RH Régime Indemnitaire - Harmonisation des montants de RI grade entre les deux collectivités Carrière - Harmonisation des critères de déroulement de carrière des cadres A Gestion du temps -Harmonisation des régimes 24 Validation de la commission la commission mixte valide la répartition des frais liés à la mise à disposition des services entre la Ville de Nantes et Nantes Métropole pour la commission mixte retient ce document comme base du rapport à soumettre aux deux organes délibérants pour les séances du 20 juin et du 1 er juillet

14 Prochaines étapes Conseils communautaire et municipal 20 juin et 1 er juillet 2011 Rapport de la Commission mixte joint en annexe à la délibération Prochaine réunion de la Commission mixte 1 er semestre