Guide utilisateur. Le présent document vise à faciliter la prise en main de la solution NumSync.

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1 Guide utilisateur Le présent document vise à faciliter la prise en main de la solution NumSync. Juillet 2017

2 Table des matières Premiers pas 1. Création du compte et authentification 2. Vue d ensemble de l interface 3. Fonctionnalités MyNumSync Fichiers 4. Créer des dossiers dans votre espace en ligne 5. Mettre des fichiers dans votre espace en ligne 6. Gérer vos fichiers et vos dossiers 7. Créer des liens publics pour vos fichiers et dossiers 8. Créer des partages pour vos dossiers 9. Créer des liens WebDAV pour vos dossiers 10. Retrouver vos données supprimées et vos anciennes versions de fichiers Partages 11. Consulter vos partages 12. Modifier vos partages et vos liens publics 13. Consulter et modifier vos liens WebDAV Contacts 14. Onglet «Contacts» Evénements 15. Consulter les événements Compte 16. Consulter et modifier votre compte Plug in Messagerie 17. Plugin Outlook et/ou Thunderbird Agent de synchronisation 18. Installation de l agent de synchronisation 19. Créer et gérer les synchronisations 20. L agent de synchronisation 21. Menu d actions des dossiers sur l ordinateur 22. Menu d actions des dossiers cloud 23. Consulter le statut des synchronisations 24. Vérifier ou modifier la politique de partage 2

3 1. Création du compte et authentification Suivez les liens si vous n avez pas encore de compte NumSync, ou si vous avez perdu votre mot de passe Connectez-vous au site Web NumSync en vous iden t Accédez à la FAQ de la Si vous n avez pas encore de compte NumSync, cliquez sur «Créer un nouveau compte» et suivez les instructions. Remplissez toutes les informa d iden a Créez le compte, et suivez la procédure de valida envoyée par . 3

4 2. Vue d ensemble : Une interface web simple et intuitive Une fois authentifié, vous accédez au site Web de la solution NumSync et entrez dans votre espace en ligne. Cet espace va vous permettre de stocker des fichiers et des dossiers, d y accéder et de les partager avec d autres personnes. Mon stockage Contrôlez en permanence la capacité de votre espace de stockage Nouveau dossier Créez rapidement des nouveaux dossiers de sauvegarde Menu principal Accédez à la liste complète et détaillée de vos dossiers et s partagés Retrouvez facilement les versions antérieures ainsi que les versions supprimées de vos s sauvegardés Mode recherche Trouvez facilement vos fichiers ou dossiers par nom Tous vos dossiers sauvegardés et/ou synchronisés sont accessibles directement sur la page d accueil de l interface web. Les érentes icônes vous perme ent de érencier rapidement la nature des érents dossiers. Vous trouverez également à cet endroit le dossier de synchronisa MyNumSync créé automa t lors de la créa du compte. 3. Fonctionnalités MyNumSync Pour simplifier encore plus l utilisation de notre solution NumSync, nous avons décidé d ajouter un dossier de synchronisation généré par défaut puis automatiquement ajouté dans le répertoire de la plateforme web de la solution. Vous pouvez ainsi regrouper toutes vos synchronisations dans un seul et même dossier. 4 Icône MyNumSync Si vous utilisez l agent de synchronisation NumSync, ce dossier sera automatiquement synchronisé sur tous vos périphériques et accessible directement via l agent et via votre explorateur Windows dans le module Favoris. Vous n aurez plus qu à faire glisser et à déposer vos fichiers directement dans ce dossier pour les synchroniser.

5 4. Créer des dossiers dans votre espace en ligne Cliquez ici pour créer un dossier Tapez le nom de votre dossier. 5. Mettre des fichiers dans votre espace en ligne Cliquez ici pour ouvrir la fenêtre «Charger les fichiers» 1 Cliquez ici pour 2 sélectionner les fichiers à charger Le chargement des fichiers se fait automatiquement une fois que vous les avez sélectionnés. Une barre de progression vous indique les chargements en cours. A noter que la fenêtre doit rester ouverte le temps du chargement de tous les fichiers sélectionnés, sans quoi les chargements en cours seront supprimés. 5

6 6. Gérer vos fichiers et vos dossiers Vous pouvez faire un certain nombre d actions sur chaque dossier ou fichier. Ces actions dépendent du type et du nombre d éléments sélectionnés : Ouvrir. Télécharger et envoyer par . Partager et créer un lien public. Renommer, supprimer, copier et déplacer. Voir les versions, un aperçu et les informations. Cliquez sur une ligne, pour ouvrir le menu des Vous pouvez également cliquer directement sur le nom d un pour le télécharger Cliquez sur les cases à cocher pour plusieurs éléments 6

7 7. Data Room : partage avec l externe. Créer des liens publics pour échanger vos fichiers et dossiers z un élément et cliquez sur l «Partager par lien public» Vous pouvez ajouter si vous le souhaitez un mot de passe pour protéger le lien public Cliquez ici pour envoyer le lien public directement d un autre client de messagerie Vous pouvez choisir la suppression du contenu une fois le lien public expiré Vous pouvez la durée de validité du lien Pour un lien public à usage unique cochez ce e case Entrez les s des personnes à qui vous souhaitez envoyer le lien public Ajouter un message pour vos des taires Validez pour envoyer le lien public Vous pourrez modifier, supprimer un lien ou changer sa validité à tout moment en allant sur l onglet «Partages» (cf. chapitre 12).

8 NB : si vous avez choisi l option «notification d ouverture de lien public» dans votre onglet «compte», sur l interface web, vous recevrez l adresse mail de la personne qui aura ouvert le lien public. Cette fonctionnalité n est possible que si vous réalisez l envoi du lien via l interface web. Sinon, vous recevrez l IP du destinataire. Partage de dossier en lien public : Vous pouvez aussi opter pour le partage de dossier en lien public. De cette manière, 2 nouvelles cases apparaissent au moment de la saisie des options : «autoriser le rajout de fichiers» «être informé du rajout de fichier Ainsi, vous pouvez échanger autant de fichiers avec votre interlocuteur externe qui n a pas de compte Numsync, et vous pouvez être informé de chaque modification intervenue dans le lien. NB : Si ce dossier en partage lien public est synchronisé, lorsque votre interlocuteur rajoute des fichiers à distance dans le lien, ces fichiers iront automatiquement s installer dans votre dossier en local. Idem, vous pouvez travailler en local pour mettre à jour le dossier partagé, le lien public se met à jour automatiquement. IMPORTANT : Vous pouvez effectuer des partages de lien public ou vers des utilisateurs Numsync via votre bureau directement, ou via votre agent de synchronisation. CF article 20, page 17. 7

9 8. Créer des partages en interne de vos dossiers z un dossier et cliquez sur l «Partager avec teur(s)» z ici le type de partage du dossier Entrez les s des personnes avec qui vous souhaitez partager le dossier Ajouter un message pour le des taire du partage Vous pourrez modifier, supprimer un partage ou ajouter des membres à tout moment en allant sur l onglet «Partages» (cf. chapitre 12). 8

10 9. Créer des liens WebDAV pour vos dossiers z un dossier et cliquez sur l «Créer un lien WebDAV» Cliquez ici pour valider la créa du lien WebDAV Cliquez ici pour annuler la créa du lien WebDAV Vous pourrez supprimer un lien WebDAV à tout moment en allant sur l onglet «Partages» (cf. chapitre 13). 9

11 10. Editez vos fichiers en ligne La fonctionnalité «Edition en ligne», optionnelle sur les plateformes NumSync, vous permet de travailler à plusieurs sur un même document en même temps. Le document est converti en.nv Vous pouvez ensuite le convertir en fichier office et ainsi le synchroniser (ou pas) sur votre poste. Plus de renseignements, veuillez consultez le guide user «edition en ligne» spécifique.

12 11. Retrouver vos données supprimées et vos anciennes versions de fichiers Liste des s supprimés et des anciennes versions de s Cochez la case pour a la liste des s supprimés Le bandeau rouge vous indique que vous naviguez dans la des s supprimés 12. Consulter vos Partages Retrouvez ici les s et dossiers que vous partagez Liste complète de vos partages Cliquez sur «Accéder» pour ouvrir vos dossiers partagés Cliquez sur «Partages» Retrouvez ici les s et dossiers que l on vous partage Supprimez directement vos partages expirés

13 12. vos partages et vos liens publics Onglet Partages Cliquez sur «Mes partages» Cliquez sur le bouton «Op du partage que vous souhaitez Une a apparaît pour con l ajout d un nouveau membre Ajoutez un membre au partage z ici le type de partage, ou supprimez un membre du partage Cliquez sur «Mes liens Cliquez sur «Op Une a apparaît pour con que le lien a bien été mis à jour Ajoutez un mot de passe à tout moment Cliquez ici pour valider les a et me e à jour le lien 13. Consulter vos liens WebDAV z la date de validité du lien Vous pouvez autoriser le des taire du lien à ajouter de s dans le dossier Cliquez sur «Mes liens WebDAV» Liste complète de vos liens WebDAV Cliquez ici pour supprimer le lien WebDAV 11

14 14. Onglet «Contacts» La page «Contacts», vous permet de créer une base de données d adresse s. Toutes les adresses s des personnes avec qui vous partagez des fichiers se retrouvent automatiquement dans cette base de données. Créez ou importez de nouveaux contacts Supprimez ou exportez vos contacts Accédez à la page «Contacts» Retrouvez ici la liste complète de vos contacts Vous pouvez également alimenter cette base de données en créant ou en important manuellement de nouveaux contacts ou charger un fichier de type VCF. Votre administrateur peut aussi vous créer un groupe de travail afin de vous faciliter les partages. Cliquez sur «Nouveau contact» Remplissez le formulaire Enregistrez pour ajouter le contact à la liste

15 15. Consulter les événements Cliquez sur «Evènements» z le dossier pour lequel vous souhaitez consulter les évènements 16. Consulter et modifier votre compte Cliquez sur «Compte» z ici vos informa personnelles N oubliez pas d enregistrer vos a z la langue, le fuseau horaire, les a 13

16 Les chiers lourds envoyés via votre client de messagerie habituel sont automa quement uploadés et regroupés dans un dossier «Mails» sur la plateforme NumSync 17. Plugin Outlook L installation du plugin au client de messagerie Outlook ou Thunderbird permet la gestion des paramètres de la solution en un clic. Une fois installé, un onglet NumSync est accessible via la fenêtre de vos nouveaux messages. Vos fichiers sont convertis en lien publics. (non compatible avec Outlook 2016) z vos s à envoyer sur votre poste ou directement sur le cloud La NumSync est accessible simplement via un nouvel onglet Gérez les op des liens publics directement sur outlook 14

17 18. Installation de l agent de synchronisation Pour synchroniser votre espace en ligne, vous devez installer le logiciel NumSync. Une fois le logiciel téléchargé, installez-le sur votre ordinateur. Cliquez sur «Compte» Cliquez ici pour télécharger l agent de synchronisa Choisissez la version du logiciel compa A la fin de la procédure d installation, la fenêtre suivante vous guidera pour configurer le logiciel en seulement 3 étapes. Etape 1 : Sélection du périphérique Etape 2 : Authentification Etape 3 : Mode simple ou mode avancé z ici vos informa personnelles z ici vos informa personnelles 15

18 Entrez votre iden t et votre mot de passe Cochez la case pour accéder au mode avancé et ouvrir l agent de synchronisa on à la n de la con gura on Choisissez le répertoire pour l installa du dossier MyNumSync 16 Lors de l étape 3, vous avez la possibilité de lancer l agent de synchronisation à la fin de la configuration du logiciel en cochant la case mode avancé. En mode simple, vous pouvez gérer toutes vos synchronisations dans votre dossier MyNumSync accessible avec un simple clic sur l icône dans votre barre des tâches. En mode avancé, l agent de synchronisation vous permet de créer d autres dossiers de synchronisations ailleurs sur votre poste de travail en plus du dossier MyNumSync.

19 19. Créer et gérer les synchronisations Accédez au dossier MyNumSync en cliquant simplement sur l icône dans la barre des tâches. Votre dossier MyNumSync s ouvre automatiquement et vous permet de gérer toutes vos synchronisations. Pour synchroniser un nouveau fichier ou un nouveau dossier, sélectionnez les éléments et faites les glisser dans le dossier de synchronisation MyNumSync. Retrouvez le dossier MyNumSync dans les favoris de votre explorateur Windows Accédez au dossier MyNumSync via la barre des tâches Vous pouvez également synchroniser ou partager un fichier ou un dossier depuis n importe quel emplacement sur votre ordinateur. Pour cela, sélectionnez en clic droit l élément et ouvrez le sous-menu NumSync. 17

20 L agent de synchronisation est accessible via la barre des tâches en clic droit sur l icône et en sélectionnant le mode avancé (clic droit). En mode avancé vous pouvez gérer très facilement, depuis l interface de l agent, vos synchronisations et en créer de nouvelles : du cloud vers le PC (cadre bleu), du pc vers le cloud (cadre blanc). Les dossiers synchronisés autres que ceux présents dans le dossier MyNumSync ainsi que tous les partages reçus sont également accessible via l explorateur Windows. Ces autres synchros et autres partages sont regroupés en «racourcis». Vos dossiers restent là où vous avez décidez qu ils soit dans votre file-system, vous maintenez donc votre arborescence bureau habituel

21 20. L agent de synchronisation Dossier de synchronisa principal MyNumSync Accédez au menu des autres dossiers synchronisés Menu principal Accédez à l interface web de la Liste de tous les autres dossiers synchronisés sur votre ordinateur Indica sur le sens de synchronisa de chaque dossier Liste de l ensemble de vos dossiers synchronisés dans le cloud Cliquez ici pour un dossier de votre ordinateur à synchroniser dans le cloud Cliquez ici pour un dossier de votre espace cloud à synchroniser sur votre ordinateur 19

22 21. Menu action des dossiers sur l ordinateur Cliquez sur le menu d Choisissez «ouvrir» pour accéder au dossier sur votre ordinateur Supprimez la synchronisa Changez le sens de la synchronisa 22. Menu action des dossiers cloud Cliquez sur le menu d Partagez votre dossier avec un teur Partagez votre dossier par lien public Supprimez la synchronisa Renommez votre dossier cloud à n importe quel moment 20

23 23. Consulter le statut des synchronisations Cliquez sur és» Statut des dossiers z le type d és que vous souhaitez consulter Informa concernant le ou le dossier Ouvrir le dossier présent sur votre ordinateur 24. Vérifier ou la de partage Cliquez sur «Préférences» Accédez aux de partage z la à appliquer en cas de partage reçu Appliquez les a 21

24 25. Warning!!!!! Il est important de noter ces 3 précautions d emplois : Le «rename/moove» o Si un dossier «toto» devient «tata», le logiciel supprime toto immédiatement et tata se crée dans le cloud avec une rapidité liée au nombre de fichiers et votre bande passante. o Lorsque vous décidez de changer les noms de dossiers ou bouger un dossier, de façon importante, sur de lourds dossiers, nous vous conseillons de : 1.vérifier votre synchro jusqu à ce qu elle soit complète, 2. stopper la synchro, 3.modifier les noms/bouger votre dossier et 4.reprendre ensuite la synchro o Les personnes en partage doivent être averties et les modifications de fichiers ne doivent pas se faire tant que le nouveau dossier «tata» n est pas complet Le collage d un dossier lourd dans un dossier synchro o Nous conseillons de stopper la synchro, coller le dossier, puis reprendre la synchro une fois la barre de progression finie par Windows o Pensez à toujours faire un copier-coller et jamais un couper-coller, notamment d un disque dur qui peut perdre sa connexion Les caractères spéciaux OS o Si un de vos membres de partage travaille sur Mac et nome un fichier avec des caractères spéciaux non autorisés sous windows, le fichier ne pourra pas se synchroniser avec votre poste.

25 Solution sécurisée de stockage, partage et synchronisation de fichiers Pour plus d informations, n hésitez pas à nous contacter Tél. : commercial@numvision.fr