Pégase 3 DADS-U : Déclaration des apprentis

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1 Pégase 3 DADS-U : Déclaration des apprentis Dernière révision le 20/11/

2 Sommaire Définition...3 Paramétrage dans Pégase Entreprises artisanales ou de 10 salariés au plus... 3 Code statut professionnel...3 Code statut catégoriel...4 Code risque et taux d accident du travail...4 Code régime de base obligatoire...6 Code Contrat de travail...6 Bases spécifiques exonérations de cotisations URSSAF...7 Entreprises non artisanales ou de 11 salariés et plus... 9 Code statut professionnel...9 Code statut catégoriel...10 Code risque Accident du Travail...10 Code régime de base obligatoire...10 Code Contrat de travail...11 Bases spécifiques exonérations de cotisations URSSAF...12 Base Brute Fiscale...13 Caisses de retraite...15 Pégase 3 Déclaration des apprentis dans la DADS-U 2/15

3 Définition La déclaration des apprentis pour la DADS-U répond à quelques règles précises faisant l objet d un paramétrage particulier dans Pégase 3. Les cotisations sociales d origine légale et conventionnelle imposées par la loi, dues au titre des salaires versés aux apprentis, sont calculées de façon forfaitaire, sur la base du salaire légal des apprentis. Les cotisations de retraite complémentaire sont calculées sur les rémunérations minimales fixées par décret au pourcentage du SMIC, après déduction faite d une fraction égale à 11% du SMIC. Les entreprises doivent mentionner les apprentis sur les déclarations nominatives annuelles en précisant le montant forfaitaire des rémunérations soumises à cotisations. Une mention particulière doit préciser le statut d «apprenti» des intéressés afin de justifier l absence de cotisations salariales et patronales, directement versées par l entreprise. Du fait que l Etat n envoie pas au régime de retraite complémentaire ARRCO d état récapitulatif annuel nominatif incluant la dénomination et l état civil de l apprenti, et le montant de la base forfaitaire à déclarer, l employeur doit le faire. Paramétrage dans Pégase 3 Il convient de scinder en deux parties la gestion des apprentis des entreprises artisanales ou de 10 salariés au plus et les autres. Entreprises artisanales ou de 10 salariés au plus [S41.G ] Code statut professionnel Dans la DADS-U, le statut professionnel est obligatoire ; il se renseigne dans le menu Fichier Tables diverses Libellés divers onglet Emploi. Il faut faire concorder l emploi de la fiche Salarié et le statut professionnel présent dans la liste déroulante. Cette dernière n affiche que les codes autorisés par le cahier des charges DADS-U. Pégase 3 Déclaration des apprentis dans la DADS-U 3/15

4 Pour les apprentis, il convient de renseigner le statut que le salarié aurait eu s il n avait pas été apprenti. [S41.G ] Code statut catégoriel Dans la DADS-U, le statut catégoriel est obligatoire ; il se renseigne dans le menu Fichier Tables diverses Libellés divers onglet Catégorie. Ce code s entend au sens régime de retraite complémentaire (AGIRC, ARRCO). Il faut faire concorder la zone Catégorie de la fiche Salarié et le statut catégoriel présent dans la liste déroulante. Cette dernière n affiche que les codes autorisés par le cahier des charges DADS-U. Pour les apprentis, sélectionner le statut «04 Non cadre». Code risque et taux d accident du travail [S41.G ] et [S41.G ] Pour les apprentis dans les entreprises de moins de 11 salariés, le taux AT et le code risque sont ceux renseignés dans la fiche établissement (taux commun à l ensemble des salariés de l établissement). Préciser dans la fiche du salarié apprenti le taux auquel il est rattaché, comme pour un salarié de droit commun. En revanche, si l entreprise n a pas encore reçu sa notification de taux AT ou si l entreprise ne compte que des apprentis dans son personnel, le code risque déclaré dans le fichier DADS-U doit être «99» et le taux AT doit être «99999». Ce dispositif est géré automatiquement dans Pégase 3 à partir du moment où l on ne renseigne qu un taux AT avec une section à «99» : 1. dans le menu Gestion Société onglet Etablissement page Paramétrages, renseigner un seul taux en ne précisant que le seul code section à «99» comme dans l exemple suivant : Pégase 3 Déclaration des apprentis dans la DADS-U 4/15

5 2. dans le menu Gestion Salarié page salaire zone Options il faut attribuer à l apprenti le seul code AT disponible. A partir du moment où le taux AT n est renseigné qu avec le seul code section à «99», Pégase 3 déclare dans le fichier DADS-U, un taux AT à «99999» et un code risque à «99». Il est inutile de préciser ces valeur dans la fiche établissement. Pégase 3 Déclaration des apprentis dans la DADS-U 5/15

6 [S41.G ] Code régime de base obligatoire Les apprentis des entreprises de moins de 11 salariés relèvent du régime de base obligatoire (code 200 Régime général) concernant tous les risques. Vérifier le code régime de base obligatoire dans le menu Gestion Complément salarié onglet Régime obligatoire : Remarque : cette zone est renseignée par défaut en fonction de l affiliation de l apprenti précisée dans la fiche salarié. Exemple : Urssaf = code 200, MSA = code 300, ENIM = code 136. [S41.G ] Code Contrat de travail Dans le menu Gestion Compléments salariés page DADS-U onglet Emploi, le code contrat de travail pour les apprentis des entreprises de moins de 11 salariés doit être «04 Contrat d apprentissage entreprises artisanales ou de 10 salariés au plus (loi du 3 janvier 1979)». Pégase 3 Déclaration des apprentis dans la DADS-U 6/15

7 [S41.G01.06] Bases spécifiques exonérations de cotisations URSSAF Les cotisations sociales pour ce type d apprentis sont intégralement prises en charge par l Etat jusqu au terme du contrat d apprentissage. Ainsi, aucune cotisation ne parait sur le bulletin de paie. Cependant, le protocole DADS-U impose la déclaration de trois sous-rubriques : [S41.G ] : code type exonération : 01 - Apprentis (loi de 1979) [S41.G ] : base brute d exonération [S41.G ] : base plafonnée d exonération Si vous avez déjà mis en place, et ce depuis le 1 er janvier, une rubrique en gestion du bulletin affichant en base, l assiette forfaitaire spécifique des apprentis, vérifier que : - dans la page Identité de cette rubrique, au niveau de la base, vous ayez bien utilisé la constante système APPRENTICOTIS_ comme dans l exemple suivant : Pégase 3 Déclaration des apprentis dans la DADS-U 7/15

8 - et que dans la page Options de cette rubrique, au niveau de l onglet DADS- U, vous ayez bien précisé le code exonération de cotisations Urssaf «01 Apprentis (loi de 1979)». Le seul fait de préciser le code exonération dans cette rubrique, permet de déclarer automatiquement l assiette annuelle apprenti dans les éléments S41.G à S41.G dans le fichier DADS-U. Attention : Il est inutile de faire figurer cette rubrique dans le profil des apprentis, sur l onglet Paramètres TDS. Pégase 3 Déclaration des apprentis dans la DADS-U 8/15

9 Remarque : cette rubrique peut éventuellement ne pas apparaître physiquement sur le bulletin papier. Il peut s agir soit d une rubrique de cotisation prévoyance, soit d une rubrique de calcul de la base exonérée des apprentis en vue de la DADS-U (en général, rubrique 5410). Si vous n aviez aucune rubrique calculant la base forfaitaire des apprentis dans la gestion du bulletin, nous vous invitons à consulter la notice : «Pégase 3 Apprentis Moins de 10 et déclaration DADS-U» afin d effectuer une régularisation. Entreprises non artisanales ou de 11 salariés et plus [S41.G ] Code statut professionnel Dans la DADS-U, le statut professionnel est obligatoire ; il se renseigne dans le menu Fichier Tables diverses Libellés divers onglet Emploi. Il faut faire concorder l emploi de la fiche Salarié et le statut professionnel présent dans la liste déroulante. Cette dernière n affiche que les codes autorisés par le cahier des charges DADS-U. Pour les apprentis, il convient de renseigner le statut que le salarié aurait eu s il n avait pas été apprenti. Pégase 3 Déclaration des apprentis dans la DADS-U 9/15

10 [S41.G ] Code statut catégoriel Dans la DADS-U, le statut catégoriel est obligatoire ; il se renseigne dans le menu Fichier Tables diverses Libellés divers onglet Catégorie. Ce code s entend au sens régime de retraite complémentaire (AGIRC, ARRCO). Il faut faire concorder la zone Catégorie de la fiche Salarié et le statut catégoriel présent dans la liste déroulante. Cette dernière n affiche que les codes autorisés par le cahier des charges DADS-U. Pour les apprentis, sélectionner le statut «04 Non cadre». [S41.G ] Code risque Accident du Travail Les apprentis de sociétés de 11 salariés et plus relèvent du régime général pour la cotisation aux accidents du travail. Ils bénéficient du taux AT de l établissement dans lequel ils travaillent au même titre que les autres salariés de droit commun. [S41.G ] Code régime de base obligatoire Les apprentis des entreprises de 11 salariés et plus relèvent du régime de base obligatoire (code 200 Régime général) concernant tous les risques. Vérifier le code régime de base obligatoire dans le menu Gestion Complément salarié onglet Régime obligatoire : Pégase 3 Déclaration des apprentis dans la DADS-U 10/15

11 Remarque : cette zone est renseignée par défaut en fonction de l affiliation de l apprenti précisée dans la fiche salarié. Exemple : Urssaf = code 200, MSA = code 300, ENIM = code 136. [S41.G ] Code Contrat de travail Dans le menu Gestion Compléments salariés page DADS-U onglet Emploi, le code contrat de travail pour les apprentis des entreprises de 11 salariés et plus doit être «05 contrat d apprentissage entreprises non artisanales ou de 10 salariés au plus (loi du 3 janvier 1979)». Pégase 3 Déclaration des apprentis dans la DADS-U 11/15

12 [S41.G01.06] Bases spécifiques exonérations de cotisations URSSAF Pour chacune des rubriques de cotisation apprenti (Fnal, contribution solidarité autonomie, versement transport, ) indiquer le code exonération de cotisation Urssaf spécifique «02 - Apprentis (Loi de 1988)» dans le menu Gestion Rubriques page Options onglet DADS-U comme pour cette rubrique de FNAL : Par ailleurs, pour alimenter les bases brute et plafonnées soumises à exonération, les codes de certaines de ces rubriques doivent être reportés dans le profil des salariés apprentis : Renseigner ces rubriques dans le profil des apprentis, onglet Paramètres TDS. Rappel : ne renseigner qu une seule rubrique (la rubrique 5400 de FNAL totalité par exemple) dans la zone «Rubrique de Sécurité Sociale totalité» pour alimenter l élément S41.G Et renseigner également une seule rubrique (la rubrique 5406 de FNAL plafonné par exemple) dans la zone «Rubriques de Sécurité Sociale plafonnée Cas particulier» pour alimenter l élément S41.G Pégase 3 Déclaration des apprentis dans la DADS-U 12/15

13 [S41.G ] Base Brute Fiscale Rappel : pour les apprentis des sociétés de 11 salariés et plus, une base brute fiscale spécifique doit être déclarée dans le fichier DADS-U. Pour ce faire, elle doit être présente dans le profil du salarié et dans les bulletins. Remarque : dans la maquette cette rubrique est livrée sous le numéro 4010 Base Brute Fiscale Apprenti Rappel de la définition de la base brute fiscale telle qu elle est fournie dans le guide de l utilisateur pour la déclaration des salaires : «Il s agit du total des rémunérations brutes versées au sens de la taxe sur les salaires, c'est-à-dire au total des rémunérations brutes versées en espèces et des avantages en nature du 1 er janvier au 31 décembre - y compris les allocations forfaitaires des frais des dirigeants de sociétés ; - y compris la fraction de la part patronale des cotisations à des régimes de retraite et de prévoyance complémentaire considérée comme un avantage pour le salarié (réintégration sociale) ; - y compris les indemnités ou remboursements imposables (pour congés de naissance, complémentaires aux indemnités journalières de Sécurité Sociale en cas d accident du travail ou de maternité. Déduire de cette somme les indemnités exonérées de la taxe sur les salaires, comme les indemnités intempéries, les chèques vacances pour la fraction n excédant pas le SMIC mensuel, le salaire des apprentis : en totalité pour les Pégase 3 Déclaration des apprentis dans la DADS-U 13/15

14 entreprises employant au plus 10 salariés, pour une fraction égale à 11 % du SMIC pour les autres.» En résumé, pour les apprentis des sociétés de 11 salariés et plus, la base brute fiscale correspond à la rémunération brute perçue sur l année déduction faite d une fraction égale à 11 % du SMIC. Pour effectuer ce calcul dans Pégase 3, on insère en permanence une rubrique qui n intervient pas dans le calcul du bulletin, mais qui, présente dans la gestion du bulletin, permet de calculer la base ainsi définie. En général, il s agit de la rubrique Code rubrique : 4010 (par exemple) Formule : COT10 Libellé : Base Brute Fiscale Apprenti Base : =BASECOTISSTD_-(BUL_NBHEURES_*SMICHORAIRE_*11.00%) Profil Reporter ensuite cette rubrique de base brute fiscale dans le menu Fichier Profils Salariés onglet Paramètres TDS : Pégase 3 Déclaration des apprentis dans la DADS-U 14/15

15 Bulletins Pour obtenir un montant correct dans le fichier DADS-U, il est impératif d avoir pu disposer de cette rubrique 4010 pendant l année complète, du 1 er janvier au 31 décembre, dans la gestion des bulletins des apprentis des sociétés de 11 salariés et plus. Dans le cas contraire, procéder à une régularisation manuelle. Caisses de retraite Pour affilier les apprentis aux caisses de retraite, le paramétrage est identique au paramétrage des salariés de droit commun de l entreprise (cf. notice Pégase 3 - DADS-U - Mise en place). Pégase 3 Déclaration des apprentis dans la DADS-U 15/15

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