CHRONOLOGIE DU CHANGEMENT DE LA GOUVERNANCE À L AIIC

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1 CHRONOLOGIE DU CHANGEMENT DE LA GOUVERNANCE À L AIIC Le texte qui suit présente un compte rendu factuel des événements liés aux changements de la gouvernance de l AIIC imposés par la nouvelle Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif. DU 30 SEPTEMBRE AU 2 OCTOBRE 2012 Séance de réflexion annuelle du conseil d administration de l AIIC : Pour préparer l AIIC à satisfaire à l obligation de se conformer aux exigences de la nouvelle Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (Loi sur les OBNL) au plus tard en octobre 2014, la séance de réflexion a porté principalement sur les enjeux de la gouvernance. La séance a inclus une présentation détaillée sur les conclusions tirées à la suite d un sondage mené auprès des membres du conseil d administration et des conseillers au sujet de l efficacité de l environnement du Conseil actuel dans l ensemble. Tous ont convenu que le statu quo n était pas une option dans l élaboration de nouveaux modèles de gouvernance. La discussion générative a dégagé d autres points saillants, dont les suivants : changements du milieu des associations que nous connaissons; pertinence de l AIIC pour ses membres; viabilité financière continue et à long terme; rôle essentiel de promotion dans la réalisation par l AIIC de ses objectifs et de sa mission. Participants : membres du conseil d administration de l AIIC seulement LES 27 ET 28 NOVEMBRE 2012 Réunion du conseil d administration de l AIIC : Au cours de la réunion, une séance des membres de la direction (conseil, conseillers et membres de la haute direction de l AIIC) a porté sur la situation financière de l AIIC. Prière de consulter l annexe A jointe Note d information qui a été communiquée et transmise pour distribution aux conseils des organismes membres. Participants : membres du conseil d administration de l AIIC, conseillers des organismes membres et membres de la haute direction LE 31 JANVIER 2013 Présentation de l AIIC au conseil d administration de l AIIAO : La présentation visait à faciliter le dialogue entre l AIIC et l AIIAO et à assurer un suivi au sujet des renseignements financiers fournis en novembre 2012 (voir l annexe A). À la suite de l exposé de Barb Mildon, présidente, et d Anne Sutherland Boal, chef des Opérations, on a posé une question sur la situation financière de l organisme. Dans la réponse, on a répété l information découlant de la séance que les membres de la direction de l AIIC ont tenue en novembre 2012, en insistant sur la viabilité financière actuelle et future de l AIIC. On a affirmé clairement que les augmentations des cotisations ne serviraient pas à atténuer le

2 manque à gagner prévu. Même si les options relatives au nouveau modèle de gouvernance n étaient pas encore élaborées, on a posé une question sur l adhésion à titre personnel de toute infirmière qui n est pas membre de l AIIAO. La réponse a porté notamment sur l obligation de l AIIC de protéger ses organismes membres et sur le fait que l adhésion à l AIIC constitue un avantage clé qui rend encore plus attrayante l adhésion à l AIIAO. Participants : membres du conseil d administration de l AIIAO, observateurs et membres du personnel LES 2 ET 3 FÉVRIER 2013 Séance de réflexion extraordinaire du Conseil de l AIIC : Le Conseil a poursuivi sa discussion générative sur les obligations imposées par la Loi sur les OBNL qui inclut des changements de l environnement politique et du contexte des associations, ainsi qu une consultation et des commentaires au sujet d un calendrier qui précédera l AGA de l AIIC en juin. Tous ces facteurs ont joué sur la rédaction d un nouveau modèle de gouvernance. Participants : membres du conseil d administration de l AIIC seulement LES 5 ET 6 MARS 2013 Réunion du conseil d administration de l AIIC : Le Conseil et les conseillers de l AIIC ont étudié un document de travail sur la gouvernance qui tenait compte des commentaires découlant de la séance de réflexion du Conseil en février. Les participants se sont penchés sur les avantages offerts et les défis posés par deux modèles de gouvernance. D autres commentaires ont porté sur ces modèles, et des discussions ont abordé la proposition de valeur et les mécanismes de participation décrits dans la version mise à jour du document de travail sur la gouvernance. Les dirigeants ont demandé à être invités à l AGA des organismes membres et aux réunions de leur conseil pour tenir des consultations générales sur les modèles de gouvernance. Participants : membres du conseil d administration de l AIIC, conseillers des organismes membres et membres de la haute direction LES 16 ET 17 MARS 2013 Réunion des dirigeants de l AIIC : Les dirigeants ont étudié les commentaires des participants à la suite de la discussion générative que le Conseil de l AIIC a tenue les 5 et 6 mars et ils ont précisé et peaufiné davantage deux modèles de gouvernance recommandés à soumettre au conseil d administration de l AIIC au cours d une séance à huis clos à venir. Participants : présidente, présidente désignée, DG et CO LE 4 AVRIL 2013 Téléconférence à huis clos du conseil d administration de l AIIC : Le conseil d administration a adopté la motion suivante QUE le Conseil approuve les catégories de membres et la structure du vote à l assemblée annuelle et les deux modèles de gouvernance sur la structure du Conseil décrits à l annexe A et qu ils soient soumis au conseil ou au conseil d administration des organismes membres pour commentaires et présentation aux membres d une décision en juin Participants : membres du conseil d administration de l AIIC seulement

3 LE 11 AVRIL 2013 Présentation de l AIIC au conseil d administration de l AIIAO : Les consultations nationales sur la gouvernance ont commencé avec l AIIAO. La présidente, la présidente désignée et la chef des Opérations de l AIIC ont présenté un exposé détaillé sur le cheminement de la gouvernance de l AIIC et ont échangé ouvertement au sujet des deux modèles de gouvernance recommandés. Participants : membres du conseil d administration de l AIIAO, observateurs et membres du personnel *Le 13 avril 2013 L AIIAO a informé tous les dirigeants de l AIIC au sujet de la motion sur l adhésion volontaire présentée au conseil d administration. LE 15 AVRIL 2013 Téléconférence du conseil d administration de l AIIC : La réunion visait à tenir les conseillers, les cadres supérieurs, les DG et les membres du conseil d administration des organismes membres au courant de la motion présentée au Conseil le 4 avril, à tenir une discussion et à planifier la consultation des organismes membres. Les deux modèles de gouvernance recommandés ont été diffusés et ont fait l objet de discussions. Participants : membres du conseil d administration de l AIIC, conseillers des organismes membres et membres de la haute direction

4 ANNEXE A Note d information : Réponse aux demandes de renseignements des organismes membres au sujet de la viabilité financière de l AIIC Suivi de la discussion tenue au cours de la séance de la direction du conseil d administration de l AIIC le 28 novembre 2012 Aperçu et résumé Cette note d information décrit les risques financiers auxquels fait face l AIIC et les stratégies d atténuation en cours. Son contenu appuie les messages clés suivants : 1. Il est tenu compte de la viabilité soutenue de l AIIC dans le cadre de stratégies d atténuation déjà appliquées et qui se poursuivront en 2013 et 2014 avant la perte réelle de revenus découlant de l EAIC, qui se produira en Basés sur des principes déterminés, les réductions ou les changements des programmes et des services viseront à maintenir la conformité à l obligation d équilibrer le budget. 3. L AIIC ne demandera pas d augmentation des cotisations des organismes membres pour remplacer la perte de revenus tirés de l EAIC. 4. L AIIC est là pour rester. Au cas peu probable où il faudrait dissoudre l AIIC, les organismes membres n ont toutefois pas de responsabilité et ne peuvent être poursuivis à cause des obligations de l AIIC, comme un manque à gagner au niveau des pensions. 5. Comme l indique l article 7.1 des statuts : Si l AIIC est dissoute, tous les actifs restants après le paiement des créances sont distribués aux organismes membres conformément aux politiques du Conseil. INTRODUCTION Au cours des derniers mois, les demandes de renseignements ont porté sur la planification financière et la viabilité de l organisme compte tenu de la perte de revenus tirés de l EAIC à compter de 2015 et de la possibilité que des organismes membres se retirent de l AIIC. Ces demandes de renseignements comprennent notamment des lettres écrites de deux organismes membres. La présente note d information est conforme aux Processus de gouvernance (PG) de l AIIC et aux Paramètres attendus de la direction (PAD), de même qu à la pratique de longue date de l AIIC en ce qui concerne la communication respectueuse et transparente. Elle porte sur les questions précises suivantes que des membres ont posées à l AIIC : Décrire les risques financiers précis auxquels l AIIC fera face au cours des cinq prochaines années. Faire connaître les stratégies d atténuation des risques que l AIIC suivra au cas où un organisme membre ou plus donnerait un avis de départ à l AIIC.

5 Décrire les stratégies globales d atténuation des risques financiers suivies par l AIIC et ses plans de réduction des coûts et de gestion des dépenses au cours des cinq à dix prochaines années. Il importe de signaler que l AIIC ne prévoit pas de changement important de son revenu en 2013 ou 2014 et qu elle n a défini aucun risque imminent au cours de ces deux exercices. La planification financière sur trois ans constitue en outre la pratique établie à l AIIC. Risques financiers à venir Perte du revenu net tiré de l EAIC (à compter de 2015) Basé sur le budget de 2013, le revenu net titré de l EAIC s établit à 3,2 M$. Ce chiffre passe à 3,6 M$ lorsque l on tient compte du revenu net tiré des ventes de l examen et du Guide de préparation à l EAIC. Le montant de 3,6 M$ représente 18 % du budget consolidé de 20 M$ de l AIIC. Revenu tiré des cotisations En 2013, les cotisations continueront de représenter 40,2 % du revenu de l AIIC et les salaires et avantages sociaux, 51,7 % du total des dépenses. L AIIC a signé, avec le CRNBC, un protocole d entente (PE) qui prévoit le maintien des cotisations jusqu au 30 août Le PE contient une disposition sur le renouvellement de l entente pour des périodes subséquentes de cinq ans. Les discussions avec l Ordre des infirmières et des infirmiers du Manitoba (OIIM) en sont à leurs premiers pas. Elles se déroulent toutefois dans un climat de collaboration et de bonne volonté et devraient aboutir à un mécanisme qui permet le maintien financier. On s attend en outre à ce que toute modification de la relation entre le Manitoba et l AIIC soit entièrement en vigueur après une période de transition d un à trois ans. Exposition du passif non capitalisé des régimes de pension Si l on suppose qu un manque à gagner au régime de retraite de l AIIC produit une créance dont l AIIC est responsable, les conseillers juridiques sont d avis que ni les organismes provinciaux et territoriaux membres de l AIIC ni aucun membre du conseil d administration en particulier ne seront responsables de cette créance. La refonte des pensions approuvée par le Conseil en mars 2012 sera mise en œuvre le 1 er janvier 2013 de façon à réduire les cotisations pour service courant de l employeur. Stratégies d atténuation Exigences relatives au budget équilibré Le conseil d administration embauche la directrice générale (DG) pour gérer les affaires opérationnelles de l organisme. La conception et la gestion de la structure organisationnelle sont de nature opérationnelle et relèvent donc de la compétence de la DG. Le Comité des finances et de la vérification du conseil d administration surveille les résultats financiers de l organisme et les Paramètres attendus de la direction guident la gestion opérationnelle assurée par la DG. Ces paramètres comprennent le PAD-3 sur la planification financière qui prévoit que la DG veille à ce que le budget proposé ne comporte pas de déficit dépassant 2 % du budget de fonctionnement. De plus, le PAD-3 sur la situation financière oblige la DG à s assurer que les dépenses et les engagements n entraînent pas un déficit qui dépasse 2 % du revenu annuel. Conformément à

6 cette obligation, on a lancé des stratégies d atténuation dans le contexte des processus de planification du budget de Ces stratégies comprenaient notamment les suivantes : Chaque poste de dépenses du budget de 2013 a été analysé de façon à déterminer des possibilités de réduire les dépenses et d en réaffecter afin de permettre d affecter des fonds à de nouvelles priorités. La DG a analysé les vacances existantes et à venir au niveau du personnel pour déterminer s il faudrait laisser le poste vacant ou le doter pour une période déterminée. Cette stratégie sera maintenue dans le cas de tous les postes vacants et aidera à réduire toute obligation à venir en cas de cessations d emploi. Les réductions de programmes et d effectifs commenceront en 2013 et se poursuivront en 2014 et Atténuation liée au retrait possible d autres organismes En ce qui concerne les modifications possibles de la relation entre l AIIC et tout autre organisme membre, le préavis d au moins un an prévu dans les statuts pour le retrait donnerait à l AIIC le temps de mettre en œuvre toute mesure nécessaire pour équilibrer le budget. Après 2013 Afin de continuer de satisfaire à l obligation de présenter un budget équilibré en 2014 et par la suite, la DG a mis sur pied un groupe de travail interne qu elle a chargé d élaborer plusieurs scénarios sur le budget équilibré. Les scénarios sont basés sur les principes suivants : 1. Veiller à ce que l AIIC demeure pertinente pour les infirmières et infirmiers du Canada. 2. Minimiser l effet sur les services aux membres. 3. Aucune augmentation des cotisations au-delà d indexations possibles sur le coût de la vie ou pour de nouveaux programmes. 4. Reconnaître les obligations liées aux cessations d emploi. 5. Chercher avant tout à déterminer les programmes qui ne sont pas viables financièrement et trouver une solution. 6. Minimiser l effet sur Stratégies en évaluation inc. (filiale à but lucratif de l AIIC). Le premier scénario portant sur un budget équilibré en 2015 a été présenté aux dirigeants de l AIIC au début de novembre. Le scénario démontrait que même s il faudra réduire des programmes et comprimer les effectifs, il est possible d équilibrer le budget. Au cours des prochains mois, on étudiera d autres possibilités et créera d autres scénarios. Ces scénarios seront présentés au Comité des finances et de la vérification en avril et mai 2013 et au Conseil en juin 2013.