RÉPUBLIQUE FRANÇAISE

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1 RÉPUBLIQUE FRANÇAISE COMMISSION INTERMINISTÉRIELLE DE COORDINATION DES CONTRÔLES PORTANT SUR LES FONDS STRUCTURELS EUROPÉENS MINISTÈRE DE L'INTÉRIEUR, DE L OUTRE-MER ET DES COLLECTIVITES TERRITORIALES INSPECTION GÉNÉRALE DE L'ADMINISTRATION N RAPPORT d audit du système de gestion et de contrôle du programme d initiative communautaire URBAN II Bastia - FEVRIER 2008

2 RÉPUBLIQUE FRANÇAISE COMMISSION INTERMINISTÉRIELLE DE COORDINATION DES CONTRÔLES PORTANT SUR LES FONDS STRUCTURELS EUROPÉENS MINISTÈRE DE L INTÉRIEUR, DE L OUTRE-MER ET DES COLLECTIVITES TERRITORIALES INSPECTION GÉNÉRALE DE L ADMINISTRATION N RAPPORT d audit du système de gestion et de contrôle du programme d initiative communautaire URBAN II Bastia établi par : Alain LARANGE, inspecteur général de l administration Jean-Pierre BATTESTI, inspecteur de l'administration - FEVRIER

3 SOMMAIRE INTRODUCTION...2 I. ORGANISATION DU SYSTEME DE GESTION ET DE CONTROLE ET RESULTATS OBTENUS ORGANISATION GENERALE ET OUTILS LES DONNEES DU PROGRAMME Avancement du programme Avancement et résultats des contrôles par sondage CONCLUSIONS DES PRECEDENTES MISSIONS D AUDIT DEROULEMENT DE LA MISSION...4 II. AUDIT DU SYSTEME DE GESTION ET DE CONTROLE VERIFICATION DE LA PISTE D'AUDIT Instruction Programmation Engagement Contrôle du service fait (CSF) au titre de l'article 4 du règlement 438/ Contrôle qualité de la gestion et dispositif d'alerte Conclusions sur la vérification de la piste d'audit VALIDITE DES CONTROLES DES DEPENSES PAR SONDAGE AU TITRE DE L ARTICLE 10 DU REGLEMENT 438/ Représentativité de l'échantillon contrôlé Réalisation des contrôles par sondage Suites données aux contrôles par sondage Conclusions sur la procédure de contrôles par sondage FIABILITE DES CHIFFRES CERTIFIES A LA COMMISSION Utilisation de l'application PRESAGE Contrôles qualité certification Conclusion sur la fiabilité des chiffres certifiés à la Commission européenne OBSERVATIONS SUR LES DOSSIERS EXAMINES PAR LA MISSION...14 III. CONCLUSION GENERALE...15 ANNEXES REPONSES DE L AUTORITE DE GESTION SUR LES DOSSIERS EXAMINES PAR LA MISSION ET ANNEXES (LES REPONSES AUX OBSERVATIONS GENERALES SONT INTEGREES AU CORPS DU RAPPORT) Rapport définitif IGA FEDER URBAN II BASTIA février

4 PROGRAMME AUDITE Dates, base juridique et objet de l'audit FEDER programme URBAN II Bastia Introduction Dates : 12 au 14 décembre Base juridique : chapitre V du règlement (CE) n 438/2001 de la Commission européenne du 2 mars 2001, article 60 de la loi de finances rectificative pour 2002 du 30 décembre 2002 et article 4 du décret n du 26 avril 2002 modifié instituant une commission interministérielle de coordination des contrôles portant sur les opérations cofinancées par les fonds structurels européens (CICC-FS). Objet de l'audit : examen du système de gestion et de contrôle du programme européen URBAN II Bastia, cofinancé par le FEDER, dont l autorité de gestion est la commune de Bastia. Évaluation de la conformité du système mis en place par l autorité de gestion à la réglementation communautaire, singulièrement aux règlements (CE) n 1260/1999 du Conseil du 21 juin 1999 et n 438/2001 précité, et aux orientations nationales, en particulier à la circulaire du Premier ministre du 15 juillet 2002 relative à l amélioration du dispositif de gestion, de suivi et de contrôle des programmes cofinancés par les fonds structurels. I. Organisation du système de gestion et de contrôle et résultats obtenus 1.1. Organisation générale et outils Autorité de gestion Commune de Bastia. Organisation de l'autorité La direction du développement économique et des affaires européennes (DDEAE), de gestion placée sous la responsabilité fonctionnelle du directeur général adjoint des services de la mairie de Bastia, est chargée de la gestion du programme URBAN II. Ce service est composé d un directeur, d un attaché, d un rédacteur et d une secrétaire à mi-temps («cellule URBAN»). Autorité de paiement Cf. annexe 2 : organigramme de l autorité de gestion. L autorité de paiement est la caisse des dépôts et consignations (CDC). La convention qui lie la CDC et la commune de Bastia a été signée le 30 octobre 2001 et complétée par une piste d audit élaborée le 30 juillet La CDC effectue le paiement des subventions FEDER et la certification des dépenses à la Commission européenne. ; elle assure les tâches suivantes : - contrôler l exhaustivité du paiement ; - vérifier la régularité de l ordre de paiement signé par l autorité de gestion et sa conformité à la convention de financement ; - s assurer de la qualité des certificats de contrôle du service fait ; - vérifier que les cofinancements sont conformes aux règles communautaires. Guide de procédures Organisation de la programmation Un agent de l antenne territoriale de Bastia assure le contrôle des CSF et les paiements inférieurs à , l un de ses collègues de la délégation régionale Provence-Alpes-Côte d Azur effectue les contrôles certification sur dossiers ; les paiements d un montant supérieur à sont visés par la directrice régionale de la Caisse pour la Corse. Cf. annexe 3 : organigramme de l autorité de paiement. Conformément aux demandes de la précédente mission de la CICC-FS, un guide des procédures a été élaboré. La DDEAE assure la réception des dossiers, vérifie leur conformité, contrôle l éligibilité des projets au regard du complément de programmation et des Rapport définitif IGA FEDER URBAN II BASTIA février

5 Ordonnancement Organisme ayant effectué les contrôles par sondage règlements européens et nationaux, et analyse les projets sur le plan économique et financier. La décision d attribution des subventions est prise après examen des dossiers par un «groupe de sélection», composé par des représentants de la DDEAE, des services de la Ville concernés, du secrétariat général aux affaires de Corse (SGAC), de la préfecture de Haute-Corse, de la DDE et de la DDTEFP. Après chaque réunion, les fiches PRESAGE complétées sont envoyées à chaque participant. Le maire de Bastia est ordonnateur pour les crédits FEDER. Par une convention entre l État et la commune de Bastia datée du 1 er août 2003, les contrôles par sondages ont été confiés à l unité contrôle du département Europe du SGAC, le choix des opérations devant être arrêté «en liaison avec l autorité de gestion» Les données du programme Avancement du programme Dépenses totales éligibles prévues (dernière maquette du 7 novembre 2006) (1) ,00 FEDER prévu (dernière maquette du 7 novembre 2006) (2) ,00 Dépenses totales programmées au 20 novembre 2007 (3) ,00 FEDER programmé au 20 novembre 2007 (4) ,00 Dépenses totales éligibles justifiées au 20 novembre 2007 (5) ,00 FEDER justifié au 20 novembre 2007 (6) ,00 Taux de programmation DTE (7 = 3 / 1) 134,25 % Taux de programmation FEDER (8 = 4 / 2) 100,21 % Taux de réalisation DTE / programmation (9 = 5 / 3) 59,91 % Taux de réalisation FEDER / programmation (10 = 6 / 4) 67,09 % Montant dégagement d office (2006) Avancement et résultats des contrôles par sondage Dépenses totales éligibles déclarées ayant fait l objet d un contrôle par sondage au 20/11/07 (11) ,28 Pourcentage des dépenses totales éligibles déclarées dans le cadre du programme couvert par les contrôles (12 = 11/5) 4,94 % Montant des dépenses éligibles affectées par des erreurs ou des irrégularités (13) 0 Taux de dépenses irrégulières (14 = 13 / 11) 0 % Nombre d erreurs / d irrégularités détectées 0 Nombre d erreurs / d irrégularités supérieures à (FEDER) détectées à la suite de la phase contradictoire ( pour les irrégularités signalées après le 1 er janvier 2006) 0 Montant total du FEDER inéligible, recouvré ou à recouvrer : 0 Dont par ordre de reversement par réfaction sur solde Montant total du FEDER effectivement recouvré au 10 septembre Cf. annexe 4 : état d avancement du programme et des contrôles par sondage, fourni par la cellule URBAN Rapport définitif IGA FEDER URBAN II BASTIA février

6 1.3. Conclusions des précédentes missions d audit Dates de la dernière mission Du 20 au 22 septembre de la CICC-FS Date du précédent rapport de Rapport définitif après procédure contradictoire de janvier la CICC-FS Principales conclusions de ce A l issue de la mission, la CICC-FS avait conclu à un fonctionnement correct rapport du système de gestion et de contrôle du programme. Elle avait, cependant, formulé les recommandations suivantes : Avis de la CICC-FS sur les mesures prises pour répondre à ses demandes Suivi de ce rapport (date de la mission de suivi, principales conclusions, mesures prises) Audits réalisés par d autres organismes nationaux ou communautaires (dates et principales conclusions) Le cas échéant, mesures prises pour répondre aux demandes des auditeurs - réaliser un guide de procédures ; - utiliser PRESAGE pour procéder aux appels de fonds ; - élaborer un rapport ou une grille d'instruction type comportant, notamment, d'une part une analyse explicite de l éligibilité du projet au regard du DOCUP et des règlements européens et, d'autre part, une étude de la faisabilité technique et financière de l opération ; - compléter les annexes techniques et financières des actes attributifs de subvention (y compris pour les dossiers à maîtrise d'ouvrage de la commune de Bastia) ; - élaborer un modèle de rapport de contrôle du service fait complet et conclusif et l'utiliser systématiquement ; - ne pas exclure des contrôles par sondage les opérations dont le montant est peu élevé ; - mettre en œuvre des contrôles qualité certification. Il avait été répondu de façon satisfaisante, dans le cadre de la procédure contradictoire, à la plupart des demandes de la CICC-FS. Deux points ont été réglés ultérieurement : l utilisation de PRESAGE pour les appels de fonds et la mise en œuvre des contrôles qualité certification (notes d analyse des 24 juin et 6 septembre 2005) Déroulement de la mission Entretiens réalisés La mission a eu des entretiens avec : - le maire de Bastia, «président de l autorité de gestion», responsable du programme URBAN II ; - le directeur et les agents de la direction du développement économique et des affaires européennes (DDEAE) de la commune de Bastia, chargée de la gestion du programme ; - la directrice des services financiers et deux agents de la direction générale des services techniques de la commune de Bastia ; - la responsable de l antenne de Bastia de la caisse des dépôts et consignations, autorité de paiement pour le programme ; - les deux auditeurs chargés des contrôles par sondage au sein du secrétariat Rapport définitif IGA FEDER URBAN II BASTIA février

7 général aux affaires corses (SGAC) et qui assurent ces contrôles pour URBAN II (entretien téléphonique). Nombre de dossiers examinés par la mission (1) Cf. annexe 1, fiches d examen des dossiers examinés par la mission 9 Nombre total de dossiers programmés à la date de l'audit (2) 204 Taux d'examen des dossiers programmés (3 = 1 / 2) 4,41 % Nombre de dossiers examinés par la mission ayant fait l'objet d'un contrôle par sondage terminé (4) 4 Nombre total de dossiers ayant fait l'objet d'un contrôle par sondage terminé à la date de l'audit (5) 9 Taux d'examen des dossiers ayant fait l objet d un contrôle par sondage (6 = 4 / 5) 44,44 % Montant des dépenses totales programmées des dossiers examinés par la mission (7) ,05 Montant des dépenses totales programmées (8) ,00 Taux d examen des dépenses programmées (9 = 7 / 8) 9,20 % Rapport définitif IGA FEDER URBAN II BASTIA février

8 II. Audit du système de gestion et de contrôle 2.1. Vérification de la piste d'audit Instruction Constat de la mission Demandes de la mission Réponses AG/AP Conclusions IGA Présence d un rapport d'instruction comportant les avis justifiés des services dans les dossiers ou dans PRESAGE Chaque dossier comporte une fiche d instruction, conforme au modèle établi à la suite de la précédente mission de la CICC-FS. Examen suffisant des projets au regard du DOCUP et du complément de programmation (éligibilité) Programmation Présence dans les dossiers d une trace des décisions de programmation Le cas échéant, modification de la maquette pour tenir compte de l'avancement du programme La dernière modification de la maquette date du 7 novembre Suivi des taux de financement FEDER par rapport aux taux moyens par mesure inscrits dans le Programme Opérationnel Cependant, au moment du passage de la mission, on relevait un taux supérieur au taux de la maquette pour les mesures 2.1 (+7,35 points), 2.2 (+0,18) et 2.4 (+6,69), cf. annexe 4. Suivi des taux de consommation par axe et par mesure Oui, le suivi est assuré au fil de l eau Engagement Continuer à veiller à cet équilibre pour éviter, lors de la clôture du programme, tout dépassement des taux moyens par mesure inscrits dans la maquette (dans ce cas, en effet, les engagements pris à l égard des maîtres d ouvrage ne pourraient être couverts par des versements de la Commission européenne et l autorité de gestion devrait en supporter la charge). L autorité de gestion veillera à cet équilibre, qui ne sera toutefois pas atteint, et supportera donc la charge pour respecter les engagements pris envers les maîtres d ouvrage. Dont acte. Présence dans les dossiers des actes attributifs de subvention comportant l'inscription explicite de la participation européenne et des obligations qui en résultent La convention-type est de bonne qualité et est bien Dans les prochaines conventions, porter la L article 10 des conventions La réponse est utilisée. durée de conservation des pièces au mentionne bien la date du 31décembre satisfaisante. Rapport définitif IGA FEDER URBAN II BASTIA janvier

9 31/12/2013 pour prendre en compte la modification, apportée par la Commission, de la date limite de transmission des dossiers de clôture des programmes. Présence et caractère suffisamment précis des annexes techniques et financières des actes attributifs de subvention Des annexes techniques et financières figurent désormais dans les dossiers. Toutefois, les tableaux par poste de dépenses ne sont pas toujours suffisamment précis (cf. annexe 1, opérations n 3075 et 7209). La première de ces opérations est antérieure au précédent audit de la CICC- FS ; pour la seconde, un contrôle de service fait approfondi a été réalisé mais ses conclusions sont, en partie, insuffisamment formalisées. Veiller à ce que les tableaux par poste de dépenses figurant dans les annexes techniques et financières soient suffisamment précis. Répondre aux observations sur la fiche concernant ce dossier (annexe 1). Présence des intentions ou décisions de cofinancements dans les dossiers Contrôle du service fait (CSF) au titre de l'article 4 du règlement 438/2001 Présence d un document de CSF au dossier Le CSF est très bonne qualité. Un tableau de suivi par poste de dépenses et un récapitulatif des dépenses écartées accompagne chaque certificat. Présence de toutes les pièces de dépenses dans les dossiers Caractère suffisamment probant des pièces de dépenses présentes aux dossiers Suivi du paiement effectif des cofinancements publics nationaux et présence des pièces correspondantes dans les dossiers Détermination précise du montant des dépenses éligibles réalisées Cependant, pour l opération n 6088, le montant cumulé des dépenses totales retenues dans le CSF est inférieur à celui figurant dans PRESAGE. Répondre aux observations sur la fiche concernant ce dossier (annexe 1). L autorité de gestion détaillera bien les postes de dépenses dans l annexe de la convention comme elle le fait dans le certificat de contrôle de service fait. Voir fiche observations par dossier. Voir fiche observations par dossier. La réponse est satisfaisante. Rapport définitif IGA FEDER URBAN II BASTIA janvier

10 Vérification, lors du contrôle, du montant des dépenses réalisées, de leur éligibilité au sens de la convention ou de l arrêté attributif de subvention et de leurs annexes techniques et financières ; le cas échéant, précision sur les motifs pour lesquels des dépenses ont été écartées, de même que sur le montant de ces dépenses Depuis le début de la programmation, 7 opérations ont fait l objet d un ordre de reversement suite au contrôle de service fait (en raison de surfinancements constatés lors du CSF de solde) et une irrégularité a été signalée, à ce titre, à l OLAF (pour un FEDER irrégulier de 7 854,37 ). Caractère suffisant du dispositif de visites sur place dans le cadre du contrôle du service fait Présence d une trace écrite des visites sur place dans les dossiers Un compte rendu de visite figure dans les dossiers. Caractère complet et conclusif des rapports de contrôle de service fait Les CSF sont de bonne qualité Contrôle qualité de la gestion et dispositif d'alerte Caractère suffisant et clairement formalisé du dispositif de contrôle qualité de l'autorité de gestion Il n y a pas de contrôle qualité gestion formalisé des dossiers. Le contrôle prend la forme de réunions mensuelles avec les services techniques de la commune et le cabinet en charge de l OPAH qui ont pour mission le suivi technique et financier des opérations programmées. Compte tenu de la taille du programme et de la qualité des dossiers gérés par la cellule URBAN, la mission considère que ce dispositif est satisfaisant. Dispositif d'alerte Oui, mais le suivi des opérations dormantes ou posant des problèmes de remontée des factures doit être amélioré ; dans deux des dossiers examinés par la mission et dont le maître d ouvrage est la commune de Bastia (cf. annexe 1, opérations n 5955 et 7231), certaines factures présentées à l appui de la demande de solde ont été acquittées postérieurement à la date, fixée par l acte attributif, de fin Répondre aux observations sur les fiches concernant ces dossiers (annexe 1). A l avenir : - fixer des délais de réalisation et de paiement plus conformes aux capacités des maîtres d ouvrage à produire les justificatifs de dépenses ; Voir fiche observations par dossier Nous avons bien noté la nécessité d établir des avenants en cas de dépassement des délais de réalisation des opérations. La réponse est satisfaisante. Rapport définitif IGA FEDER URBAN II BASTIA janvier

11 des travaux ou prestations et de fin des paiements (respectivement 11 et 6 mois plus tard). - assurer un suivi des opérations en fonction de la date de fin des paiements prévue par les actes attributifs de subvention ; - si ces délais semblent ne pas pouvoir être respectés, prendre systématiquement un avenant à l acte attributif de subvention. La mission rappelle qu aucun paiement ne pourra être pris en compte s il est effectué (date d encaissement par les fournisseurs) postérieurement au 31 décembre Caractère adéquat des suites données si les contrôles qualité gestion ont conclu à l'inéligibilité de certaines opérations ou de certaines dépenses Caractère adéquat des mesures correctives prises si les contrôles qualité gestion ont conclu à des erreurs ou des failles systémiques Conclusions sur la vérification de la piste d'audit La piste d audit est bien organisée, le pilotage du programme et le CSF sont performants. Les points qui demandent des améliorations (souvent à la marge) sont peu nombreux : - maintenir la vigilance pour assurer, par mesure, l équilibre des taux de financement FEDER par rapport aux taux moyens de la maquette ; - accroître la durée de conservation des pièces dans les conventions à venir (31/12/2013) et améliorer la précision des annexes techniques et financières ; - fixer des délais de réalisation et de paiement des opérations plus conformes à la capacité des maîtres d ouvrage à produire les pièces de dépenses ; améliorer le suivi des opérations en fonction de la date de fin des paiements prévue par les actes attributifs de subvention, afin de pouvoir, le cas échéant, passer les avenants nécessaires Validité des contrôles des dépenses par sondage au titre de l article 10 du règlement 438/ Représentativité de l'échantillon contrôlé Caractère approprié des contrôles en ce qui concerne la couverture par année de programmation par mesure Au moment du passage de la mission, aucun contrôle Compte tenu de l éclatement du programme Quatre mesures n ont encore jamais La réponse est Rapport définitif IGA FEDER URBAN II BASTIA janvier

12 n avait été effectué sur les mesures 1.4 (une seule opération réalisée), 2.4 (une seule opération, récente), 2.6 (une seule opération pour laquelle aucun paiement n a encore été effectué), 3.3 (une seule opération, non encore soldée), représentant chacune des montants de dépenses faibles (inférieurs à ) et sur la mesure 4.2 ; toutefois cette dernière rassemble, avec la 4.1, les opérations d assistance technique, qui ont déjà fait l objet d un contrôle. Par ailleurs, lors du passage de la mission, un contrôle était en cours sur la mesure 1.1, rassemblant le plus grand nombre d opérations et pour laquelle le taux de contrôle était faible (1,25 %, selon le tableau statistique A1 remis à la mission). en 15 mesures (dont certaines sans paiement au moment du passage de la mission), il peut être admis que certaines d entre elles ne soient pas couvertes par des contrôles. Il faudra néanmoins veiller, in fine, à : - assurer, une couverture suffisante des mesures les plus importantes (et, en toute hypothèse, couvrir chacun des axes du programme) ; - justifier les choix opérés en ce qui concerne les mesures qui ne seraient pas couvertes par des contrôles (très faible volume financier, mesure proche par le type d opérations et de maîtres d ouvrage d une autre mesure du même axe qui a fait l objet de contrôles, etc.). Ces éléments devront être expliqués dans le dossier de clôture. été contrôlées par l unité contrôle. Cependant deux d entre elles ne comportaient aucune opération réalisée à plus de 90 % au moment de l établissement du planning (il s agit de la mesure 2.4 et de la 3.3). Par ailleurs, sur les deux mesures restantes, des opérations étaient susceptibles d être contrôlées, mais étaient portées par un maître d ouvrage déjà contrôlé (la chambre des métiers pour la 1.4) ou portaient sur des domaines déjà contrôlés (assistance technique pour la 4.2). Enfin, pour l année 2008, les contrôles porteront sur une mesure jamais contrôlée (3.3) et sur la mesure représentant le plus gros volume (1.3). par type de maître d'ouvrage par taille d opération Ce critère est désormais respecté, conformément à la demande de la précédente mission. par zone géographique Prise en compte de facteurs de risque pertinents La méthode d échantillonnage est satisfaisante. Contrôle des principaux organismes impliqués dans la mise en œuvre du programme (délégations de gestion et bénéficiaires importants) Répartition des contrôles sur toute la durée du programme satisfaisante. Rapport définitif IGA FEDER URBAN II BASTIA janvier

13 Réalisation des contrôles par sondage Caractère suffisamment indépendant (par rapport aux services de mise en œuvre) des services qui effectuent les contrôles, pour éviter tout conflit d intérêt Les contrôles sont effectués par des agents de l unité contrôles du SGAC (préfecture de Région), qui réalise également les contrôles par sondage sur les opérations FEDER du programme objectif I et du programme INTERREG III A Italie-France les îles (partie française). La séparation fonctionnelle est donc bien assurée. Pourcentage des dépenses des dossiers contrôlés égal ou supérieur à 5 % des dépenses totales éligibles enregistrées Au moment du passage de la mission, neuf opérations avaient été contrôlées pour un montant de dépenses totales de ,28. Le taux de contrôle était donc de 4,94 %. Un contrôle était en cours. L état statistique A1 émanant de PRESAGE (suivi des contrôles par mesure) fait apparaître un taux de contrôle inexact de 5,66 %. En effet, le montant des dépenses totales éligibles qui y figure est de ,25, correspondant aux dépenses totales au 30 mai 2007, date de l avantdernier appel de fonds, et non de ,72, dépenses totales au 25 octobre 2007, date de la clôture des comptes précédant le dernier appel de fonds. Cet écart s explique par l absence d archivage dans PRESAGE des données du dernier appel de fonds. Veiller à porter rapidement et à maintenir le taux de contrôle à au moins 5 %. Dans ce but, la réalisation d au moins deux contrôles en 2008 semble indispensable, d autant que les dépenses totales réalisées in fine seront très vraisemblablement très supérieures au montant de dépenses totales figurant dans la maquette (cf. annexe 4). Vérifier, lors du prochain appel de fonds, que l état A1 de PRESAGE prend bien en compte le montant total des dépenses éligibles à la date de la clôture des comptes et, en liaison avec l animateur PRESAGE du SGAC, que les données de l appel de fonds sont bien archivées. Afin d atteindre l objectif de 5 % dès le 1 er semestre 2008, nous proposons de contrôler une opération sur la mesure 1.3 pour un montant important. Par ailleurs et afin de maintenir le taux de contrôle une opération sera aussi contrôlée au 2 ème semestre L unité contrôle restera vigilante au maintien de ce taux. La réponse est satisfaisante. Pourcentage calculé sur la base des dépenses ayant fait l'objet de contrôles sur le terrain jusqu'au niveau du bénéficiaire ultime Pourcentage calculé, pour chaque opération, sur la base du contrôle de l'intégralité des dépenses ou d'une approche par sondage conforme aux normes d'audit reconnues Qualité des différentes étapes des contrôles (notamment la phase contradictoire et la transmission des rapports aux acteurs concernés) Les réponses de la cellule URBAN aux observations des contrôleurs sont précises et détaillées. Elles sont consignées Rapport définitif IGA FEDER URBAN II BASTIA janvier

14 dans le rapport destiné à l autorité de gestion. Prise en compte, par les contrôleurs, des recommandations concernant l'activité de contrôle formulées lors des audits (Commission européenne, Cour des comptes européenne, CICC-FS) Examen de la piste d'audit dans le cadre des rapports de contrôle Qualité suffisante et caractère conclusif des rapports de contrôle Les rapports de contrôle sont normalisés, de qualité très satisfaisante et conclusifs Suites données aux contrôles par sondage Mise en œuvre des recommandations des contrôles Aucune irrégularité n a été relevée. Correction des erreurs et irrégularités identifiées par déduction effectuée sur la déclaration de dépenses à la Commission européenne Mesures adéquates prises pour corriger les faiblesses et pour mettre en évidence et corriger les dépenses non conformes, quand des dysfonctionnements matériels dans les systèmes de gestion et de contrôles susceptibles d'avoir des répercussions sur la régularité des dépenses ont été mis en lumière Signalement à l OLAF des irrégularités portant sur un montant de subvention supérieur à ( pour les signalements effectués à partir du 1 er janvier 2006) Évaluation par les contrôles de la nature des erreurs identifiées de manière à déterminer s'il s'agissait d'erreurs systémiques Mesures nécessaires prises, lorsque des erreurs ou irrégularités présentaient un caractère systémique, pour identifier les autres cas, pour apporter les corrections nécessaires et prendre les mesures nécessaires en vue du recouvrement Lorsque les contrôles ont révélé un taux d'erreurs supérieur à 2 % de l'ensemble des dépenses contrôlées, analyse de la nature de ces erreurs et examen de la possibilité d'effectuer d'autres contrôles visant à mieux déterminer et à mieux quantifier l'ampleur des problèmes Conclusions sur la procédure de contrôles par sondage Le dispositif de contrôles par sondage fonctionne de manière satisfaisante ; les rapports de contrôle sont de très bonne qualité. Toutefois, il conviendra : - de continuer à assurer, en 2008, une couverture satisfaisante des mesures ; Rapport définitif IGA FEDER URBAN II BASTIA janvier

15 - de porter rapidement le taux de contrôle aux 5 % réglementaires et d assurer, compte tenu du volume important de dépenses programmées, le maintien de ce niveau en 2008 ; pour ce faire, au moins deux contrôles en 2008 semblent nécessaires Fiabilité des chiffres certifiés à la Commission Utilisation de l'application PRESAGE Mise à jour régulière de PRESAGE Oui, l outil est bien utilisé par l autorité de gestion. Caractère correct de la saisie des montants de DTE figurant dans les certificats de contrôle du service fait Saisie dans PRESAGE des corrections nécessaires à la suite des contrôles Suivi correct des recouvrements Caractère complet et précis des informations saisies dans PRESAGE Utilisation de PRESAGE pour les appels de fonds PRESAGE est bien utilisé pour les appels de fonds. Toutefois, les données du dernier appel de fonds n ont pas été archivées dans l application (voir plus haut). En outre, l envoi des données PRESAGE à la Commission européenne après clôture des comptes n a pu être effectué de manière numérisée lors des deux derniers appels de fonds, en raison, semble-t-il, d une défaillance technique Contrôles qualité certification Veiller à archiver systématiquement les données de tous les appels de fonds dans PRESAGE. Utiliser toutes les fonctionnalités de l application lors des appels de fonds. Le cas échéant, il appartient à l animateur PRESAGE du SGAC de se rapprocher du CNASEA afin de résoudre les difficultés techniques rencontrées. Transmission régulière et exhaustive à l'autorité de paiement déléguée des certificats de contrôle du service fait Pour chaque paiement, la CDC reçoit un CSF, un ordre de paiement, un tableau récapitulatif des pièces par poste de dépenses et une copie de ces pièces. L appel de fonds de décembre reprend également l appel de fonds précédent sur lequel il y avait eu un problème. L enregistrement est bien effectué dans PRESAGE au 31 décembre Toutefois il convient de préciser que malgré l incohérence apparue, la copie de la base de données avait été effectuée. La réponse est satisfaisante. Rapport définitif IGA FEDER URBAN II BASTIA janvier

16 Mise en œuvre par l'autorité de paiement de contrôles qualité certification (contrôles de cohérence CSF/PRESAGE ; contrôles des pièces de dépenses sur un échantillon suffisant de dossiers) L autorité de paiement opère des contrôles de cohérence (CSF / PRESAGE) systématiques, sur les CSF reçus. Par ailleurs, au titre de sa fonction de payeur, elle opère des contrôles, avant paiement, allant jusqu aux pièces de dépenses. La direction régionale de Marseille de la CDC a effectué 4 contrôles de dossiers depuis le début de la programmation (pour un montant total de ). Caractère suffisant et clairement formalisé de ce dispositif de contrôle qualité Caractère adéquat des suites données si les contrôles qualité certification ont conclu à l'inéligibilité de certaines opérations ou de certaines dépenses Caractère adéquat des mesures correctives prises si les contrôles qualité certification ont conclu à des erreurs ou des failles systémiques Caractère probant de l'examen des dossiers auquel la mission a procédé a partir de l'appel de fonds du 26 octobre 2007 quant à la fiabilité des données certifiées à la Commission européenne Conclusion sur la fiabilité des chiffres certifiés à la Commission européenne L autorité de paiement fonctionne selon les exigences d indépendance requises. Les suggestions d amélioration de la mission concernent l utilisation de toutes les fonctionnalités de PRESAGE, notamment pour l archivage des données des appels de fonds (un problème ponctuel ayant été rencontré lors du dernier appel de fonds)... Par ailleurs, tout en constatant que ce cas de figure ne s est pas présenté, la mission confirme qu une dépense sur laquelle les incertitudes (CSF non reçu, y compris pour un acompte, interrogations sur l éligibilité ou le paiement effectif au bon créancier) n auraient pu être levées, devra être exclue par l autorité de paiement des dépenses certifiées à la Commission européenne Observations sur les dossiers examinés par la mission Les fiches d'analyse des dossiers figurent en annexe 1. Répondre aux demandes de la mission, dossier par dossier. Voir fiches observations par dossier. Les réponses apportées sont satisfaisantes Rapport définitif IGA FEDER URBAN II BASTIA janvier

17 Conclusion du rapport avant procédure contradictoire III. Conclusion générale Conclusion du rapport après procédure contradictoire La piste d audit est bien organisée, le pilotage du programme est performant. Le suivi réalisé par la cellule URBAN est d une grande rigueur. Les points qui demandent des améliorations - souvent à la marge - sont donc peu nombreux : - maintenir la vigilance pour assurer, par mesure, l équilibre des taux de financement FEDER par rapport aux taux moyens de la maquette ; - accroître la durée de conservation des pièces dans les conventions à venir (31/12/2013) et améliorer la précision des annexes techniques et financières ; - fixer des délais de réalisation et de paiement des opérations plus conformes à la capacité des maîtres d ouvrage à produire les pièces de dépenses ; améliorer le suivi des opérations en fonction de la date de fin des paiements prévue par les actes attributifs de subvention afin de pouvoir, le cas échéant, passer les avenants nécessaires. Le dispositif de contrôles par sondage fonctionne de manière satisfaisante ; les rapports de contrôle sont de très bonne qualité. Toutefois, il conviendra : - de continuer à assurer, en 2008, une couverture de toutes les mesures, en fonction de la réalisation des dépenses ; - de porter rapidement le taux de contrôle aux 5 % réglementaires et d assurer, compte tenu du volume important de dépenses programmées, le maintien de ce niveau en 2008 ; pour ce faire, au moins deux contrôles en 2008 semblent indispensables. Quant à l autorité de paiement, elle fonctionne selon les exigences d indépendance requises. Les suggestions d amélioration de la mission concernent une amélioration de l utilisation de toutes les fonctionnalités de PRESAGE. La mise en œuvre de ces recommandations permettra de renforcer encore la fiabilité, déjà tout à fait satisfaisante, du système de gestion et de contrôle du programme. La programmation étant quasiment terminée, la mission rappelle que la mobilisation des services doit se poursuivre jusqu'à la clôture du programme au 31 décembre 2008 afin que le dossier de clôture qui devra être adressé à la CICC-FS avant le 1 er octobre 2009 avant transmission à la Commission européenne, avant le 31 mars 2010, n'appelle pas de réserve. Les réponses apportées par l autorité de gestion sont satisfaisantes. La mission considère donc que, compte tenu des travaux d audit réalisés lors de la mission de décembre 2007 et des réponses apportées par l autorité de gestion, elle a une assurance raisonnable que le système de gestion et de contrôle fonctionne de manière efficace et que, par conséquent, les dépenses certifiées à la Commission dans le cadre des appels de fonds sont correctes. Le présent rapport définitif après procédure contradictoire est adressé à la Commission européenne. Rapport définitif IGA FEDER URBAN II BASTIA janvier