Comment utiliser les Transactions manuelles

Transcription

1 Comment utiliser les Transactions manuelles Les Transactions manuelles sont utiles pour facturer des transactions qui n ont aucun déboursé associé. Ces transactions peuvent avoir ou pas de coûtant, mais doivent dans la plupart des cas, avoir un vendant.

2 Transactions manuelles À vérifier avant de créer les transactions manuelles. L étape suivante doit être créée avant de créer les transactions manuelles: Dépenses (Tables de référence > Feuilles /Dépenses > Dépenses) 2

3 Transactions manuelles 3 options vous sont offertes quand vous créez des transactions manuelles : Créer les transactions manuelles dans le module Projet (Administration > Projet): Cette option sera utilisée pour entrer les transactions avant de procéder à la facturation. Créer les transactions manuelles dans le module Facturation (Facturation > Projet de facturation) : Cette option sera utilisée pour inclure une transaction dans le processus de Facturation. Créer une automatisation des transactions manuelles dans le module Projet (Administration > Projet > onglet Facturation) ou le module Facturation (Facturation > Projet de facturation) : Cette option sera utilisée pour inclure une transaction automatique dans le processus de Facturation. 3

4 Créer les Dépenses Tout ce qui n est pas une activité à laquelle vous pouvez entrer du temps est considéré, dans Abak, comme une dépense. La table Dépenses doit alors contenir une liste de toutes les dépenses qui peuvent être utilisées dans les comptes de dépenses des employés, les factures fournisseurs et tous les items qui peuvent être utilisés dans le facturation comme le solde d ouverture des TEC, pré facturable, notes de crédit, profits/pertes, vente d équipement usagé, etc. Pour créer les dépenses, allez sous Administration > Tables de référence > Feuille/Dépense > Dépense et cliquez sur l icône Nouvel Enregistrement. Complétez la fenêtre Détail d une dépense. 4

5 Créer la transaction manuelle dans le module Projet 1. Assurez-vous d avoir accès à Ajouter ou supprimer les transactions manuelles dans le module Projet. Allez sous Administration > Sécurité. 2. Sélectionnez Transactions Contrat 3. Cocher les cases Visible et Accès pour Ajouter et Supprimer une transaction manuelle. 4. Cliquez sur Appliquer. 5

6 Créer la transaction manuelle dans le module Projet 1. Cliquez sur Administration. 2. Cliquez sur Projet. 3. Sélectionnez le Projet dans lequel la transaction manuelle doit être créée. 4. Cliquez sur l icone Afficher les Transactions. 5. De la fenêtre Transactions Projet, cliquez sur l icone Ajouter les transactions manuelles. 6

7 Créer la transaction manuelle dans le module Projet 6. Entrez la date. 7. Sélectionnez la Dépense sous type de déboursé. 8. Sélectionnez un département si applicable. 9. Entrez le coûtant s il y en a un. 10. Entrez le montant vendant que vous désirez attribuer à cette entrée. Cette case ne doit pas être cochée. 11.Cliquez sur Ok. 7

8 Créer la transaction manuelle dans le module Facturation 1. Cliquez sur Facturation > Projet de facturation. 2. Sélectionnez le Projet de facturation dans lequel la transaction manuelle devrait être créée ou en créez un nouveau. 3. De l onglet Transactions, cliquez sur Ajouter. 4. La fenêtre Sélection d un projet apparaîtra. Sélectionnez le projet dans lequel la transaction manuelle devra être rattachée. 5. Cliquez sur Ok. 8

9 Créez la transaction manuelle dans le module Facturation 6. Entrez la date. 7. Sélectionnez la Dépense sous type de déboursé. 8. Sélectionnez un département si applicable. 9. Entrez le coûtant s il y en a un. 10. Entrez le montant vendant que vous désirez attribuer à cette entrée. Cette case ne devrait pas être cochée. 11.Cliquez sur Ok. 9

10 Créez la transaction manuelle dans le module Facturation La transaction manuelle que nous venons de créer est automatiquement transférée dans la section À Facturer. Vous pouvez maintenant procéder au processus de Facturation. 10

11 Retirer les transactions manuelles du Projet de facturation (optionel) Si vous ne désirez pas facturer la transaction, voici que que vous pouvez faire: Retirez la transaction manuelle de la section à Facturer en cliquant sur le bouton Retirer du Projet. Votre transaction manuelle sera alors transférée à la section Travaux en cours. Voir la diapositive suivante. 11

12 Retirer les transactions manuelles du Projet de facturation (optionel) Cliquez sur Ok. De la fenêtre Projet de facturation, vous pouvez supprimer le projet de facturation. La transaction manuelle est gardée en mémoire dans les Travaux en cours. Le solde peut être facturé plus tard. 12

13 Facturer seulement une partie de la transaction manuelle Plus tard, si vous avez besoin de facturer seulement une partie de la transaction manuelle comme $700 par exemple, vous pouvez: -Créer une transaction manuelle du montant à facturer ($700), l ajouter au projet et la facturer. -Avant de facturer le $700, dupliquez la transaction manuelle et modifiez le montant pour $-700. Laissez cette transaction dans les Travaux en cours avec la transaction initiale de $1000. Le solde est maintenant de $300. Voir la diapositive suivante 13

14 Facturer seulement une partie de la transaction manuelle Finalement, pour facturer le montant final de $300, vous transférez simplement les transactions (1000$ et -700$) de la section Travaux en cours à la section à Facturer et procédez à la Facturation. Voir la diapositive suivante 14

15 Facturer seulement une partie de la transaction manuelle 15

16 Créer une automatisation des transactions manuelles dans le module Projet 1. Cliquez sur Administration. 2. Cliquez sur Projet. 3. Sélectionnez le Projet dans lequel la transaction manuelle devrait être créée. 4. Cliquez sur l onglet Facturation. 5. De la section Majoration/Réduction, cochez la case Automatisation des transactions manuelles 16

17 Créer une automatisation des transactions manuelles dans le module Projet Cette option créera une entrée manuelle automatique sur toutes les factures créées dans ce Projet Entrez un pourcentage pour les Honoraires et/ou Dépenses. 2. Spécifiez sur quel Type de déboursé l entrée doit être appliquée. 3. Entrez le Type de déboursé pour l entrée à créer. 4. Spécifiez une phase si le Projet est orienté par phase. 5. Sélectionnez un format de date pour l entrée à être créée. Cette configuration créera une entrée de 2 % du total de la facture créée sur ce Projet pour des frais d administration. 17

18 Créer une automatisation des transactions manuelles dans le module Projet Créez une facture sous Projet de facturation. Sélectionnez le Projet et en cliquant sur Appliquer, cette fenêtre ouvrira et l entrée automatique sera créée selon vos critères. Nous avons ici une facture de 1224$ où vous pouvez voir 500$ pour billets d avion et 700$ pour les Feuilles de temps. Total de 1,200$ avant l entrée pour les frais d administration. Abak calcule une entrée d administration de 14$ (2% sur Feuilles de temps) et une de 10$ (2% sur Dépenses). Tout ceci fera un total de 1224$ pour cette facture. 18

19 Créer une automatisation des transactions manuelles dans le module Facturation 1. Cliquez sur Facturation > Projet de facturation. 2. Sélectionnez le Projet de facturation auquel la transaction manuelle doit être créée ou en créez un nouveau. 3. À l onglet Transactions, cliquez sur Ajouter. 4. La fenêtre Sélection de Projet apparaîtra. Sélectionnez le Projet dans lequel la transaction manuelle doit être rattachée. 5. Complétez la section Majoration/Réduction. 6. Cliquez sur Ok. 19

20 Créer une automatisation des transactions manuelles dans le module Facturation Entrez la date. Sélectionnez la dépense pour le type de débousé. Sélectionnez un département si applicable. Entrez le coûtant s il y en a un. Entrez le montant vendant que vous désirez attribuer à cette entrée. Cette case ne doit pas être cochée. Cliquez sur Ok. 20