Guide pour les gestionnaires des centres de distribution

Transcription

1 Guide pour les gestionnaires des centres de distribution

2 Table des matières Guide pour les gestionnaires des centres de distribution TeammateTime Introduction à TeammateTime... 4 Site Manager... 4 Core... 5 MyTmT (pour les coéquipiers salariés)... 5 Comment démarrer... 6 Ouvrir une session sur les sites Core et Site Manager... 7 Modifier la langue pour les sites Site Manager et Core... 8 Fermeture de session sur les sites Core et Site Manager... 9 Étapes de configuration unique Exigences de planification d horaire : quarts de travail fixes Entrer les exigences de planification (quarts de travail fixes) Modification des exigences de planification (quarts de travail fixes) Planification des horaires des coéquipiers Demandes de congé Modifier l horaire sur le site Site Manager Survol de la page Éditeur d horaires Consulter les détails du graphique Modifier les détails des quarts de travail Ajuster les heures des quarts de travail Échanger des quarts de travail Indiquer les annulations et les absences non motivées Ajouter un quart Messages d avertissement Afficher un horaire Planification sur le site Core Naviguer dans la fonction Planning sur le site Core Utiliser la fonction Planning sur le site Core Autorisation du gestionnaire pour l horloge pointeuse Eagle des centres de distribution Tâches liées à la ponctualité et à l assiduité Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 2

3 Modifier une carte de pointage Accéder à la page de modification des cartes de pointage Accéder à la page de modification des cartes de pointage à partir du bouton Pointages non appariés Accéder à la page de modification des cartes de pointage à partir du bouton Aperçu journalier Accéder à la page de modification des cartes de pointage à partir du bouton Sommaire de la carte de pointage Utiliser la page de modification des cartes de pointage Alertes Demandes d approbation en attente Pointages non appariés Exceptions de pointage Absences non motivées/retards et exceptions s appliquant aux mineurs Heures supplémentaires imminentes Fermer la période de paie Revoir les autorisations de modifications de pointage Voir le statut des autorisations de modifications de carte de pointage Modifier les options de recherche pour voir les autres autorisations de modifications de carte de pointage Fermer la période de paie Ajustements de paie Créer un nouvel ajustement de paie pour les heures non travaillées Consulter ou modifier un ajustement de paie pour des heures non travaillées Exceptions extraordinaires sur la paie (seulement dans les provinces où les pauses sont obligatoires) Demander une paie anticipée Rapports Rapport : planning hebdomadaire Rapport des heures planifiées par rapport aux heures réelles Rapport de synthèse des paiements Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 3

4 Introduction à TeammateTime TeammateTime (TmT) est un outil puissant qui vous permet de gérer les horaires ainsi que la ponctualité et l assiduité. Ce guide donne aux gestionnaires des directives étape par étape. Vos coéquipiers salariés utiliseront TeammateTime pour consulter leur carte de pointage et leurs horaires, demander des congés, accepter ou refuser les changements aux heures de pointage et bien plus encore. Ils doivent consulter les Conseils rapides pour les coéquipiers TeammateTime, accessibles à partir du lien TeammateTime Information Center sur CARQUEST Link. TeammateTime est composé des sites Web intégrés suivants : Site Manager (site de gestion) Core (site principal) MyTmT (site pour les coéquipiers) Site Manager Les gestionnaires pourront effectuer la majorité des tâches sur le site Site Manager. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 4

5 Core Pour effectuer certaines tâches, vous devez accéder à un autre site Web, le site Core. Important : Vous devrez ouvrir une session séparée sur les sites Core et Site Manager. Ils utilisent des liens différents, mais les authentifiants demeurent les mêmes. MyTmT (pour les coéquipiers salariés) En plus de pointer leur carte de pointage, les coéquipiers peuvent effectuer d autres tâches liées à la ponctualité et l assiduité sur le site MyTmT. Après avoir ouvert une session sur le site MyTmT, les coéquipiers peuvent consulter et imprimer leurs horaires et leur carte de pointage, demander des congés, demander des changements d horaire et plus. Note : Les gestionnaires exemptés ne peuvent pas ouvrir une session sur le site MyTmT. Seuls les coéquipiers salariés peuvent accéder à MyTmT. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 5

6 Comment démarrer Guide pour les gestionnaires des centres de distribution TeammateTime Les gestionnaires ont accès à deux interfaces de TeammateTime : la version complète appelée Core et une version plus simplifiée appelée Site Manager. La plupart des tâches peuvent être effectuées sur le site Site Manager, mais certaines peuvent seulement être accomplies sur le site Core. Important : Vous devrez ouvrir une session séparée sur les sites Core et Site Manager. Ils utilisent des liens différents, mais les authentifiants demeurent les mêmes. Vous pouvez ouvrir une session dans les deux applications en même temps. Dans cette section, vous découvrirez comment : Ouvrir une session sur les sites Core et Site Manager Modifier la langue pour les sites Core et Site Manager Fermer une session sur les sites Core et Site Manager Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 6

7 Ouvrir une session sur les sites Core et Site Manager 1. Lancez CARQUEST Link et cliquez sur l un des liens suivants : Lien Core : Lien Site Manager : 2. Dans le champ Member ID, inscrivez votre numéro d employé, en ajoutant le préfixe «u» pour les États Unis ou «can» pour le Canada (exemple : «u12345» ou «can12345»). 3. Dans le champ Password, inscrivez votre mot de passe. Lors de votre première ouverture de session, votre mot de passe sera votre numéro d employé en lettres minuscules (exemple : «u12345» ou «can12345»). 4. Cliquez sur le bouton Login. Important : Lors de votre première ouverture de session, vous devrez réinitialiser votre mot de passe. Votre mot de passe ne peut pas contenir plus de 11 caractères ou uniquement des MAJUSCULES. 5. Dans le champ Mot de passe actuel, inscrivez votre mot de passe actuel (votre numéro d employé). 6. Dans le champ Nouveau mot de passe, inscrivez un nouveau mot de passe de votre choix. 7. Dans le champ Confirmer mot de passe, inscrivez encore une fois votre nouveau mot de passe. 8. Cliquez sur le bouton Soumettre. Votre mot de passe a été réinitialisé. Note : Vos mots de passe pour les sites Core et Site Manager sont toujours les mêmes. Si vous réinitialisez votre mot de passe pour un site, le système réinitialisera automatiquement le mot de passe de l autre site pour qu il corresponde. Note : Si vous oubliez votre mot de passe, communiquez avec le service Voix du coéquipier au N utilisez pas le lien Forgot your ID or password? sur l écran d ouverture de session du site Core. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 7

8 Modifier la langue pour les sites Site Manager et Core Par défaut, les interfaces des sites Site Manager et Core affichent tout le texte à l écran en anglais. Vous pouvez changer la langue d affichage au français ou à l espagnol. Ainsi, la majorité du texte des sites Site Manager et Core sera dans la langue désirée. Note : Certains éléments seront toujours affichés en anglais. Important : Cette tâche est accomplie sur le site Core et modifie les interfaces de Core et Site Manager. Pour modifier la langue des sites Core et Site Manager : 1. Ouvrez une session sur le site Core. 2. Cliquez sur l icône Edit My Profile dans le coin supérieur droit. 3. Cliquez sur l onglet User Preferences. 4. Cliquez sur la flèche de déroulement du champ Language et sélectionnez la langue de votre choix. 5. Cliquez sur le bouton Save & Close dans le coin supérieur droit. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 8

9 Fermeture de session sur les sites Core et Site Manager Lorsque vous n avez plus besoin de TeammateTime, il est important de fermer la session. Pour fermer une session sur le site Core : 1. Cliquez sur le gros X bleu dans le coin droit de la fenêtre (voir l image ci dessous). Ne cliquez pas sur le X dans le coin supérieur droit de la fenêtre. Même si la fenêtre est fermée, votre session pourrait demeurer ouverte. Pour fermer une session sur le site Site Manager : 1. Cliquez sur le lien Déconnexion dans le coin supérieur droit de la fenêtre. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 9

10 Étapes de configuration unique Avant que vous et vos coéquipiers utilisiez TeammateTime, vous devez configurer certains éléments. Ces configurations ne doivent être effectuées qu une seule fois pour chaque coéquipier, existant ou nouveau. Avant de pouvoir utiliser TeammateTime, vous devez effectuer la configuration suivante : Inscrire les exigences de planification (quarts de travail fixes) pour tous les coéquipiers. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 10

11 Exigences de planification d horaire : quarts de travail fixes Sur le site Site Manager, vous devez entrer les exigences de planification d horaire de tous les coéquipiers. Vous devez entrer des quarts de travail fixes pour tous les coéquipiers, en indiquant les heures de début et de fin du quart pour tous les jours de la semaine. Pour les rotations d horaire, vous pouvez entrer des quarts de travail fixes pour plus d une semaine. N oubliez pas d entrer les exigences des nouveaux coéquipiers. Le système créera des horaires semaine après semaine selon les données des quarts de travail fixes entrées. Important : Les gestionnaires des centres de distribution devront seulement compléter la section Quarts de travail fixes de la page Exigences de planification. N effectuez aucun changement du côté Disponibilité générale de la page. Laissez les paramètres par défaut pour cette section (les cases Toute la journée sont sélectionnées pour tous les jours de la semaine et les champs des heures sont vides). Important : Assurez vous d entrer en même temps toutes les exigences de planification d horaire (quarts de travail fixes), y compris les rotations d horaire, avant de cliquer sur le bouton Soumettre. Cette étape est importante puisque les exigences de planification sauvegardées ne peuvent pas être modifiées. Vous pouvez seulement créer de nouvelles exigences pour la même période qui remplaceront les anciennes exigences. Entrer les exigences de planification (quarts de travail fixes) 1. Ouvrez une session sur le site Site Manager. 2. Cliquez sur l onglet Employee. 3. Cliquez sur la flèche de déroulement et cliquez sur le nom du coéquipier. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 11

12 4. Cliquez sur le bouton Exigences de planification. 5. Cliquez sur le bouton Ajouter les exigences de planification (coin supérieur gauche). 6. Dans le champ Date de début, entrez la date à laquelle les exigences de planification doivent entrer en vigueur. Important : Dans le cas de rotations, assurez vous que la date de début correspond au début de la semaine Si vous voulez que les exigences de planification se terminent à une date particulière, entrez la dans le champ Date de fin. Il n est pas obligatoire d inscrire une date dans le champ Date de fin. (Si vous n inscrivez pas de date de fin, les exigences de planification seront continues.) 8. Sous Quarts de travail fixes à la droite, entrez les heures de quart de travail fixes pour chaque jour. Cliquez sur la flèche de déroulement du champ Poste et sur le poste du coéquipier pour la journée. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 12

13 Important : Vous pouvez ajouter des semaines aux exigences de planification pour créer une rotation d horaire. Vous devez les ajouter avant de sauvegarder les exigences. Après la sauvegarde, vous ne pourrez ajouter des semaines additionnelles qu en créant de nouvelles exigences de planification pour la même période. 9. Pour ajouter une semaine ou plus pour les rotations d horaire, cliquez sur le bouton (+) à côté de la dernière semaine affichée et entrez ensuite le quart de travail fixe pour chaque semaine additionnelle. Important : Pour les rotations, la date de début de la semaine 1 doit correspondre à la semaine 1 prévue pour la rotation de façon à ce que le système sache à quel moment planifier ces quarts de travail. N oubliez pas que par défaut la date de début est la date actuelle et vous devrez la changer pour qu elle corresponde à la première semaine prévue de la rotation. 10. Une fois les quarts de travail fixes entrés, cliquez sur le bouton Soumettre (coin inférieur droit). Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 13

14 Modification des exigences de planification (quarts de travail fixes) Une fois les exigences de planification (quarts de travail fixes) créées, elles ne peuvent pas être modifiées. Elles peuvent seulement être remplacées. De nouvelles exigences avec une période qui chevauche celle des exigences actuelles modifieront ou effaceront les exigences existantes afin qu elles ne se chevauchent pas. Exemple : 1. Vous créez des exigences de planification pour Jane Doe avec une date de début de 11/11/2011 et aucune date de fin. 2. Plus tard, vous créez de nouvelles exigences de planification pour Jane avec une date de début de 11/25/2011 et aucune date de fin. 3. Lors de la sauvegarde des nouvelles exigences, un avertissement s affiche pour vous laisser savoir que les dates chevauchent celles des exigences existantes. Vous décidez de sauvegarder les nouvelles exigences de planification. 4. Ainsi, à compter du 11/25/2011, les nouvelles exigences entreront en vigueur et remplaceront les anciennes exigences. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 14

15 Planification des horaires des coéquipiers Cette section vous indiquera comment planifier les horaires des coéquipiers et faire les processus suivants : Consulter et imprimer un horaire Modifier un horaire, y compris ajuster les heures et ajouter des quarts de travail Gérer les demandes de congé Important : Les dimanches soirs, un horaire est automatiquement créé pour la semaine suivant la semaine à venir. Par exemple, le dimanche 4 mars, un horaire est automatiquement créé pour la semaine qui commence le 17 mars (18 mars au Canada). Pour les centres de distribution, les horaires sont créés à partir des horaires fixes entrés pour les coéquipiers. Les lundis, révisez l horaire de la semaine à venir. Apportez les changements nécessaires avant jeudi et affichez ensuite l horaire sur MyTmT pour qu il soit accessible à tous les coéquipiers. Notes à propos des repas : Le système planifiera automatiquement les périodes de repas après la troisième heure et avant la cinquième. Les périodes de repas durent par défaut une heure. Les gestionnaires peuvent modifier l horaire pour ajuster les périodes de repas et de pause. Les périodes de repas ne peuvent pas durer moins de trente minutes. Sans l autorisation du gestionnaire, l application Clock ne permettra pas à un coéquipier de pointer moins de trente minutes après le début de la période de repas. Une exception sera créée si la période de repas ne commence pas avant la cinquième heure. Une période de repas n est pas accordée pour les quarts de travail de moins de cinq heures. Le système n exige pas que les coéquipiers pointent au début de la période de repas prévue. Par exemple, si la période de repas d un coéquipier est prévue pour 11 h 30, mais que ce dernier ne peut pas y aller avant 13 h, le pointage de début de période de repas à 13 h ne sera pas rejeté. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 15

16 Demandes de congé Sur le site Site Manager, vous pouvez consulter les demandes de congé, autoriser ou refuser les demandes de congé et ajouter des demandes de congé pour vos coéquipiers. Vous devez autoriser ou refuser les demandes de congé avant le dimanche soir. (Vous n aurez donc pas besoin de modifier l horaire après qu il ait été automatiquement créé.) Accéder aux demandes de congé en attente Sur le site Site Manager, vous pouvez accéder de deux façons aux demandes de congé. Vous pouvez consulter les demandes de tous les coéquipiers dans l onglet Home ou celle d un coéquipier en particulier dans l onglet Employee. Pour consulter les demandes de congé de tous les coéquipiers : 1. Sur le site Site Manager, cliquez sur l onglet Home. 2. Vérifiez le bouton Toutes les demandes de congé sous le menu Plan d action quotidien. Si des demandes de congé n ont pas encore été autorisées ou refusées, le nombre de demandes s affichera en rouge. Si aucune demande n est en attente, un crochet vert s affichera. Note : Vous pouvez également consulter les demandes de congé de la semaine suivante à partir du bouton Réviser les congés sous le menu Créer un horaire ultérieur. 3. Cliquez sur le bouton Toutes les demandes de congé. La liste de demandes de congé s affiche dans une grille. Note : Pour imprimer la liste de demandes de congé, cliquez sur le bouton d impression (coin supérieur droit). Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 16

17 Pour consulter les demandes de congé d un coéquipier : 1. Sur le site Site Manager, cliquez sur l onglet Employee. 2. Cliquez sur la flèche de déroulement du champ Sélectionner un employé... et sélectionnez le nom du coéquipier. 3. Vérifiez le bouton Congé à venir. Le bouton affiche le nombre total de demandes de congé à venir pour ce coéquipier (peu importe qu elles soient autorisées ou non). 4. Cliquez sur le bouton Congé à venir. La liste de demandes de congé s affiche dans une grille. Note : Pour imprimer la liste de demandes de congé, cliquez sur le bouton d impression (coin supérieur droit). Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 17

18 Autoriser, refuser ou annuler les demandes de congé Pour autoriser, refuser ou annuler une demande de congé : 1. Accédez aux demandes de congé à partir de l onglet Home ou Employee (voir la section Accéder aux demandes de congé en attente ci dessus). 2. Dans la grille, cliquez sur la demande de congé que vous voulez autoriser, refuser ou annuler. 3. Laissez le champ Nouveau commentaire vide. Important : Avisez les coéquipiers qu ils doivent laisser le champ de commentaires vide dans leur demande de congé. (Nous ne voulons pas que les coéquipiers divulguent des problèmes personnels, des problèmes de santé ou d autres renseignements personnels.) 4. Effectuez l une des étapes suivantes : Cliquez sur le bouton Approuver pour autoriser la demande de congé. Cliquez sur le bouton Refuser pour refuser la demande de congé. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 18

19 Cliquez sur le bouton Annuler la demande pour annuler la demande de congé. Cliquez sur le bouton Annuler (coin inférieur droit) pour quitter l écran sans sauvegarder les changements. Consulter les renseignements additionnels sur les congés Lorsque vous évaluez une demande de congé, vous pouvez également consulter des renseignements additionnels en cliquant sur les onglets à la droite de l écran. Onglet Attributions de paie Accumulations Demandes de pairs Historique de l employé Description Affiche tous les ajustements de rémunération qui seront créés avec la demande de congé. S il s agit d un congé rémunéré (exemple : congé de maladie, vacances ou congé pour fonctions judiciaires), l ajustement de rémunération sera créé lorsque la demande sera approuvée. S il s agit d un congé non rémunéré, aucun ajustement ne sera créé. Affiche les congés utilisés et disponibles. Affiche les demandes de congé d autres coéquipiers qui chevauchent les dates de la demande de congé actuelle. Seules les demandes des coéquipiers qui peuvent occuper le même poste seront affichées. Affiche les autres demandes de congé que le coéquipier a soumises au cours de la dernière année. Créer une nouvelle demande de congé Pour créer une nouvelle demande de congé : 1. Sur le site Site Manager, cliquez sur l onglet Home. 2. Cliquez sur le bouton Toutes les demandes de congé sous le menu Plan d action quotidien. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 19

20 3. Cliquez sur le bouton Ajouter un congé. 4. Cliquez sur la flèche de déroulement du champ Sélectionner un employé et sélectionnez le nom du coéquipier. 5. Effectuez l une des étapes suivantes : Pour demander un jour de congé complet, sélectionnez l option Toute la journée. Pour demander un jour de congé partiel, sélectionnez l option Journée partielle. 6. Dans le champ De, entrez la date (et l heure pour un jour partiel) du début du congé demandé. 7. Dans le champ Au, entrez la date (et l heure pour un jour partiel) de la fin du congé demandé. 8. Cliquez sur la flèche de déroulement du champ Type et sélectionnez la raison de la demande de congé (exemple : congé de maladie, vacances ou congé non rémunéré). 9. In Dans le champ Nouveau commentaire, ajoutez tout commentaire nécessaire. 10. Effectuez l une des étapes suivantes : Cliquez sur le bouton Approuver (coin inférieur droit) pour autoriser la demande de congé. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 20

21 Cliquez sur le bouton Annuler (coin inférieur gauche) pour quitter l écran sans sauvegarder les changements. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 21

22 Modifier l horaire sur le site Site Manager Sur le site Site Manager, vous pouvez utiliser le bouton Modifier la semaine en cours sous le menu Plan d action quotidien pour modifier l horaire de la semaine. Chaque semaine, vous devriez utiliser le bouton Modifier l horaire sous le menu Créer un horaire ultérieur pour réviser l horaire de la semaine suivante et de la semaine subséquente, apporter les modifications nécessaires et afficher l horaire sur MyTmT pour que tous les coéquipiers y aient accès. Glossaire : Quart de travail = une période de temps précise prévue pour le travail Horaire = Une combinaison de quarts de travail Important : Les dimanches soirs, un horaire est automatiquement créé pour la semaine suivant la semaine à venir. Par exemple, le dimanche 4 mars, un horaire est automatiquement créé pour la semaine qui commence le 17 mars (18 mars au Canada). Pour les centres de distribution, les horaires sont créés à partir des horaires fixes entrés pour les coéquipiers. Les lundis, révisez l horaire de la semaine à venir. Apportez les changements nécessaires avant jeudi et affichez l horaire sur MyTmT pour qu il soit accessible à tous les coéquipiers. Survol de la page Éditeur d horaires Pour accéder à la page Éditeur d horaires 1. Sur le site Site Manager, cliquez sur le bouton Modifier la semaine en cours sous le menu Plan d action quotidien ou sur le bouton Modifier l horaire sous le menu Créer un horaire ultérieur. L horaire sélectionné s affiche dans une grille. (La fonction Modifier la semaine en cours affiche l horaire de la semaine en cours. La fonction Modifier l horaire affiche l horaire de la semaine suivante.) Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 22

23 Pour changer de semaine : Pour afficher l horaire d une autre semaine, modifiez la date dans le champ de date. Pour ce faire, vous pouvez entrer une nouvelle date, cliquer sur les flèches qui pointent vers la gauche et la droite ou cliquer sur l icône de calendrier et choisir une date. Pour afficher un horaire quotidien : 1. Pour afficher un horaire quotidien, cliquez sur l un des jours de la semaine (coin supérieur droit). Pour afficher un horaire hebdomadaire : Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 23

24 1. Pour afficher un horaire hebdomadaire, cliquez sur le bouton Semaine (coin supérieur droit). Boutons de la barre d outils de l Éditeur d horaires Le tableau suivant décrit les boutons de la barre d outils de l Éditeur d horaires. Enregistrer les modifications : Les changements que vous effectuez dans l Éditeur d horaires ne sont pas sauvegardés sauf si vous cliquez sur le bouton d enregistrement des modifications. Vous devriez enregistrer fréquemment pour vous assurer de ne pas perdre vos modifications. De plus, lorsque vous quittez la page Éditeur d horaires, un message s affiche vous demandant de sauvegarder vos modifications. Imprimer l horaire : Cliquez sur ce bouton pour imprimer l horaire qui s affiche à l écran (quotidien ou hebdomadaire). Note : Lors de l impression et de l affichage d une copie papier de l horaire dans votre emplacement, il est préférable d imprimer le Rapport : planning hebdomadaire sur le site Core. Annuler : Cliquez sur ce bouton pour annuler vos dernières actions, à partir de la dernière action effectuée jusqu à la dernière sauvegarde. Restaurer : Si vous annulez une action et changez ensuite d avis, cliquez sur ce bouton pour rétablir le dernier changement. Basculer les guides de placement : Par défaut, le code de couleur s affiche sur l horaire pour vous indiquer quel coéquipier est libre. Gris pâle : la disponibilité générale du coéquipier Gris foncé : le coéquipier a demandé un congé pour cette période Rouge : le coéquipier est d âge mineur et cette période est à une heure où les mineurs ne peuvent pas travailler. Cliquez sur le bouton Basculer les guides de placement pour afficher ou non le code de couleur. Basculer les détails sur le quart de travail : Lors de l affichage d un horaire quotidien, les barres de quart de travail présentent une boîte bleu pâle lorsqu il y a des changements de poste ou une période de repas. Vous pouvez faire survoler votre curseur sur une boîte bleu pâle pour voir le changement de poste. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 24

25 Si vous faites survoler votre curseur sur une boîte bleu pâle et qu elle devient verte, il s agit d une période de repas. Cliquez sur le bouton Basculer les détails sur le quart de travail pour afficher ou masquer les détails. Ajouter un quart : Cliquez sur ce bouton pour ajouter un nouveau quart de travail. Changer l ordre de tri : Cliquez sur ce bouton pour modifier l ordre d affichage de la liste d employés. Par défaut, les quarts sont affichés selon l heure de début. Configurer les filtres : Ce bouton vous permet de filtrer la liste afin de voir les quarts de travail pour un service ou un groupe de travail en particulier. Consulter les détails du graphique Vous trouverez au bas de la page Éditeur d horaires une section qui peut être agrandie pour afficher les détails du graphique. 1. Cliquez sur le bouton d agrandissement dans le coin inférieur droit de la page pour afficher les détails du graphique. 2. Faites survoler votre curseur sur le graphique pour afficher plus de détails. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 25

26 3. Cliquez sur le bouton de réduction ( ) dans le coin inférieur droit de la page pour masquer les détails du graphique. Modifier les détails des quarts de travail 1. Double cliquez sur le quart que vous voulez modifier. Les détails du quart s affichent dans une fenêtre. 2. Cliquez sur le lien Modifier les détails. Les détails du quart de travail s affichent. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 26

27 3. Pour modifier les heures du quart, inscrivez les nouvelles heures dans le champ Shift. Important : Si vous prolongez la durée du quart de sorte qu une nouvelle période de repas ou de pause est nécessaire, vous n avez pas besoin de l ajouter. Lorsque vous cliquerez sur le bouton Terminer et sur le bouton Enregistrer, la période de repas ou de pause sera automatiquement ajoutée selon les règles de planification d horaire. 4. Pour changer l heure de la période de repas, inscrivez l heure de début dans le champ Repas. 5. Pour libérer le quart, cliquez sur le bouton Laisser le quart de travail non pourvu. 6. Pour ajouter un rôle dans un quart, cliquez sur la flèche de déroulement du champ Ajouter et sélectionnez Rôle. Inscrivez les heures de début (start) et de fin (end) (exemple : 14 h à 15 h), sélectionnez le rôle et cliquez ensuite sur le bouton Appliquer. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 27

28 Lorsque vous aurez terminé de modifier le quart, cliquez sur le bouton Terminer. Ajuster les heures des quarts de travail En plus de modifier les heures de début et de fin du quart dans la fenêtre Shift, vous pouvez également modifier les heures dans la grille de deux façons : Cliquez sur le quart et déplacez le quart en entier vers la gauche ou la droite aux heures de début et de fin désirées. Cliquez sur le début ou la fin du quart et glissez vers la gauche ou la droite pour prolonger ou raccourcir le quart. Échanger des quarts de travail Vous pouvez retirer un quart de travail à un coéquipier et l assigner à un autre coéquipier. L exemple ci dessous montre comment retirer le quart de travail de 10 h à 17 h d Ochall et l assigner à Werdin. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 28

29 1. Si nécessaire, cliquez sur le bouton Semaine dans l Éditeur d horaires pour afficher l horaire hebdomadaire. 2. Dans la grille d horaire, cliquez sur le quart de travail à échanger. 3. Appuyez sur Ctrl + X sur votre clavier. (Une ligne pointillée s affiche autour de l horaire.) 4. Dans la grille, cliquez dans la cellule correspondant à la journée et au coéquipier à qui vous voulez donner le quart de travail. 5. Appuyez sur Ctrl + V sur votre clavier. Indiquer les annulations et les absences non motivées 1. Cliquez sur le nom du coéquipier dans l Éditeur d horaires. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 29

30 Le profil du coéquipier s affiche sous l onglet Employee. 2. Cliquez sur le bouton Relevé de carte de pointage. 3. Cliquez sur le quart de travail désiré. 4. Cliquez sur le bouton A annulé ou Ne s est pas présenté au travail, selon le cas. 5. Dans la fenêtre, sélectionnez la raison de l annulation dans la liste déroulante Motif de vérification. 6. Cliquez sur le bouton OK. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 30

31 Important : Si vous sélectionnez Sick comme raison de l annulation du quart, vous devrez entrer les heures dans la section Ajustements de paie pour que le coéquipier soit rémunéré pour son congé de maladie. Ajouter un quart 1. Cliquez sur le bouton d ajout d un quart de travail. La fenêtre Ajouter un quart de travail s affiche. 2. Sélectionnez la date, l heure et le poste pour le quart de travail que vous voulez ajouter et cliquez sur le bouton Rechercher des employés. Les coéquipiers qui occupent ce poste et qui ne travaillent pas à cette date et à cette période sont affichés ainsi que leur poste principal, le nombre d heures de travail prévues pour la semaine et les renseignements sur le magasin d origine. 3. Cliquez sur l icône (+) à côté du nom du coéquipier à qui vous désirez attribuer le quart de travail. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 31

32 Messages d avertissement Faites survoler votre curseur sur les icônes d avertissement afin de lire le message. Afficher un horaire Chaque semaine, vous devriez utiliser le bouton Modifier l horaire sous le menu Créer un horaire ultérieur pour consulter l horaire des deux semaines suivantes et y apporter les changements nécessaires. Lorsque l horaire est modifié et final, vous afficherez l horaire sur MyTmT pour qu il soit accessible à tous les coéquipiers. Pour afficher un horaire : 1. Cliquez sur le bouton Modifier l horaire sous le menu Créer un horaire ultérieur. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 32

33 L horaire de la semaine suivante s affiche. 2. Modifiez la date pour afficher l horaire de la semaine suivante. 3. Apportez les changements nécessaires. 4. Enregistrez vos modifications. 5. Cliquez sur le bouton Afficher les horaires. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 33

34 Planification sur le site Core La fonction Planning vous permet de consulter et modifier l horaire pour certains jours. Lorsque vous accédez à la fonction Planning pour la première fois, les options vous fournissent des filtres afin de préciser ce que vous voulez voir dans l horaire. La plupart des filtres ont déjà été configurés pour vous de façon à ce que vous puissiez accéder rapidement aux renseignements les plus recherchés. Les seuls filtres que vous devez modifier comprennent : La date Le groupe de métier (centres de distribution) Les critères de tri des coéquipiers Ce document vous présente la procédure pour modifier les filtres nécessaires et vous fournit ensuite des renseignements sur tous les filtres de la fonction Planning. 1. Cliquez sur l icône Schedule Editor dans les raccourcis du tableau de bord. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 34

35 Les options de la fonction Planning s affichent. Note : Les champs en rouge doivent obligatoirement contenir une valeur. 2. Cliquez sur l icône de calendrier dans le champ Date et sélectionnez la date pour laquelle vous voulez modifier l horaire. Les lundis matins, vous pouvez consulter l horaire de la semaine suivant la semaine à venir. 3. Si vous voulez voir un groupe en particulier (par exemple un département, un métier ou un coéquipier), cliquez sur la flèche de déroulement du champ Sélectionner par et sélectionnez l option désirée. Vous laisserez habituellement l option par défaut qui est Groupe de métier. Note : Le graphique de l horaire s affiche dans la fonction Planning seulement si vous laissez l option par défaut pour le champ Groupe de métier. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 35

36 4. Le champ Groupe de métier s affiche lorsque l option Groupe de métier est sélectionnée dans le champ Sélectionner par. Cliquez sur le bouton «parcourir» du champ Groupe de métier. 5. Cliquez sur l option Distribution Centers. 6. Cliquez sur la flèche de déroulement du champ Trier les employés par. 7. Cliquez sur l option Nom du métier. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 36

37 8. Cliquez sur le bouton Voir Résultats dans le coin supérieur droit de l écran. Une page contenant les résultats de votre recherche s affiche. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 37

38 Une brève description des autres champs de la fonction Planning est fournie ci dessous. Le champ Unité Commerciale affiche par défaut votre emplacement. Vous n avez pas à modifier ce champ. Le champ Labor Role affiche par défaut l option Afficher tout, qui est l option privilégiée pour CARQUEST. Vous pouvez modifier ce champ pour voir l horaire pour un ou plusieurs métiers à la fois. Seuls les coéquipiers qui peuvent exercer les métiers sélectionnés s afficheront. Le champ Inclure Personnel Cadre affiche par défaut l option Afficher tout et n a pas besoin d être modifié. Le champ Inclure les attributs des employés personnalisés affiche par défaut l option Afficher tout. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs attributs que vous désirez voir dans l horaire. Si vous voulez indiquer la durée de tout nouveau quart de travail ajouté dans la fonction Planning, inscrivez la durée du quart (en heures) dans le champ durée de quart de travail par défaut. Par défaut, les quarts de travail ajoutés à l horaire auront une durée de 8 heures sauf si une autre durée est inscrite dans ce champ. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 38

39 Les champs de la section Options sont sélectionnés par défaut et vous n avez pas à les modifier. Voici une brève description de chacun de ces champs. Montrer les pages horaires non pourvues : Affiche les quarts de travail créés automatiquement qui n ont pas encore été assignés à un coéquipier. Afficher les employés non planifiés : Affiche les coéquipiers qui n ont pas été ajoutés à l horaire pendant le processus de création automatique des horaires. Inclure des employés empruntés non planifiés : Pour les magasins seulement (affiche les coéquipiers qui peuvent être empruntés, mais ne sont pas à l horaire dans l emplacement d origine ou d emprunt). Montrer les plages horaires dispo. : Affiche la disponibilité du coéquipier lors de la consultation de l horaire. Montrer les identifiants employés : Affiche tous les attributs personnalisés qui sont définis et assignés à des coéquipiers. Montrer tous les plannings pour tous les employés : Affiche tous les horaires pour tous les coéquipiers dans les emplacements d origine et les emplacements d emprunt. Lorsque vous avez sélectionné ou vérifié tous les paramètres de la fonction Planning, cliquez sur le bouton Voir Résultats dans le coin supérieur droit de l écran pour voir l horaire. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 39

40 Naviguer dans la fonction Planning sur le site Core La section supérieure de la fonction Planning vous permet de consulter et modifier des jours précis dans l horaire. A B C D E F G L unité commerciale et la période de l horaire selon les options sélectionnées. Le nom du coéquipier. Les coéquipiers sont triés selon le métier. Le nombre d heures prévues pour la période sélectionnée. Les coéquipiers avec un attribut sont indiqués par une lettre entre parenthèses avant leur nom : (k) pour détenteur de clé, (m) pour mineur et (b) pour coéquipier emprunté. Chaque jour de la semaine est divisé en quatre parties. Cliquez sur la barre de défilement horizontal pour voir les autres jours de la semaine. Cliquez sur la barre de défilement vertical pour voir les autres coéquipiers et les Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 40

41 quarts de travail non pourvus. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 41

42 La disponibilité du coéquipier est indiquée dans la fonction Planning à l aide des boîtes de couleur, également appelées guides de placement. Les guides de placement s affichent dans l espace de travail de l horaire pour vous indiquer à quel moment un coéquipier est libre et ils sont conçus pour vous aider à assigner des quarts de travail appropriés aux coéquipiers. Blue indique un quart de travail à l horaire. Les périodes de repas sont représentées par une boîte verte dans le quart de travail prévu. Pour garantir que le quart de travail est conforme aux normes du travail, vous ne pouvez pas modifier la durée ou les heures des périodes de repas. Les métiers sont indiqués par une barre jaune au dessus du quart de travail. Un métier s affiche au dessus du quart lorsque le coéquipier occupera un poste qui n est pas son poste principal. Les métiers doivent être limités à la durée du quart. Noir indique une demande de congé autorisée. La durée du congé est indiquée par la longueur de la ligne colorée. Un jour de congé complet couvre la période de minuit à minuit, un jour de congé partiel devrait seulement couvrir la période de congé demandée, par exemple de 9 h à 13 h. Gris foncé indique une demande de congé qui est en attente d approbation. Gris indique qu un coéquipier n est pas disponible pour travailler. Gris pâle indique qu un coéquipier est disponible pour travailler. Rouge indique un coéquipier d âge mineur et à quel moment il ne peut pas travailler en raison des normes du travail. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 42

43 La section supérieure contient également un lien qui vous donnera accès à des renseignements sur des champs ou des valeurs dans la fonction Planning. Le graphique de réponse à la demande de main d œuvre est principalement utilisé par les magasins. Il s affiche dans la section inférieure de l espace de travail et indique dans quelle mesure l horaire répond à la demande de main d œuvre. Bleu indique que le nombre d heures à l horaire répond à la demande. Rouge indique que le nombre d heures à l horaire dépasse la demande. Jaune indique que le nombre d heures à l horaire ne répond pas à la demande. Par défaut, le graphique affiche la réponse à la demande de main d œuvre pour tous les métiers dans le magasin. Vous pouvez cliquer sur le bouton pour sous le graphique pour changer les métiers affichés, ce qui vous permettra d évaluer dans quelle mesure certains métiers répondent à la demande de main d œuvre. Les boutons Zoom avant, Zoom arrière et Zoom sur semaine dans le coin inférieur droit de l écran vous permettent de modifier le niveau de détail des informations à l écran. Par exemple, vous pouvez utiliser le bouton Zoom avant pour diviser les heures en tranches de 15 minutes. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 43

44 Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 44

45 Utiliser la fonction Planning sur le site Core La fonction Planning sur le site Core vous permet d ajuster l horaire des coéquipiers. Les lundis matins, vous pouvez consulter les horaires pour les deux semaines à venir et facilement modifier les quarts, comme par exemple ajouter une période de repas ou ajuster les heures du quart. Vous pouvez également prendre connaissance des heures de disponibilité des coéquipiers, y compris les dates et les heures auxquelles les coéquipiers ne peuvent pas travailler pour différentes raisons, par exemple une demande de congé. Vous pouvez également afficher les détails d un quart de travail, y compris le nom, le service et le métier principal d un coéquipier, les heures de début et de fin du quart, les heures nettes et brutes du quart de travail et si le quart de travail a été créé manuellement ou automatiquement. Pour voir les détails du quart de travail : 1. Cliquez sur le quart de travail. 2. Cliquez à droite sur le quart de travail. 3. Cliquez sur Propriétés dans la liste pour voir les détails. Les détails du quart de travail s affichent. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 45

46 Il y a plusieurs façons de modifier les heures de début et de fin d un quart de travail dans la fonction Planning sur le site Core. Pour modifier les heures de début et de fin d un quart de travail : 1. Cliquez sur le quart de travail. Note : Lorsque vous cliquez sur un quart de travail, une bordure blanche s affiche autour de celui ci. La durée du quart est mise en évidence en jaune dans la barre des heures. 2. Les champs Commencer et Fin dans le coin supérieur gauche deviennent actifs lorsque vous cliquez sur un quart de travail. Vous pouvez utiliser ces champs pour modifier les heures de début et de fin du quart. Une autre façon de modifier les heures du quart travail est de simplement glisser le quart en entier vers la gauche ou la droite. Le quart de travail peut également être modifié en survolant le début ou la fin du quart et, à l aide des flèches blanches, en glissant les heures de début ou de fin pour prolonger ou raccourcir le quart. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 46

47 De nombreux changements, par exemple réassigner un quart de travail, peuvent être effectués en cliquant à droite sur le quart pour afficher une liste des options de modification. Grâce à la liste des options de modification, la fonction Planning vous permet d effectuer les opérations suivantes. Pour réassigner un quart de travail : 1. Cliquez à droite sur le quart de travail à modifier. 2. Cliquez sur l option Changer employé. 3. Sélectionnez le coéquipier désiré. Pour ajouter une activité, par exemple une réunion : 1. Cliquez à droite sur le quart de travail. 2. Sélectionnez l option Ajouter. 3. Cliquez sur l option Activité. 4. Dans la fenêtre qui s affiche, cliquez sur la flèche de déroulement du champ Raison. 5. Sélectionnez la raison de l activité. 6. Dans le champ Description, inscrivez tous les renseignements additionnels nécessaires. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 47

48 7. Cliquez sur le bouton Enregistrer Et Fermer. Pour échanger un quart de travail par un autre quart : 1. Cliquez à droite sur le premier quart à échanger. 2. Sélectionnez l option Noter la période pour échange. 3. Cliquez à droite sur le quart de travail avec lequel vous voulez l échanger. 4. Sélectionnez l option Swap Shift With. 5. Cliquez sur le nom du premier coéquipier. Si un coéquipier est malade ou si vous avez annulé le quart de travail : 1. Cliquez à droite sur le quart de travail. 2. Sélectionnez l option Annulation. Si un coéquipier ne se présente pas pour son quart de travail : 1. Cliquez à droite sur le quart de travail. 2. Sélectionnez l option Absence. Vous ne devriez jamais effacer un quart de travail. Les quarts de travail sont créés automatiquement selon les règles de configuration qui correspondent le mieux à la demande, à la disponibilité et aux métiers pour votre emplacement. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 48

49 En plus d utiliser le menu de la liste déroulante, vous pouvez utiliser d autres outils pour modifier les renseignements dans la fonction Planning. Pour afficher les dates et les heures où un coéquipier ne peut pas travailler : 1. Cliquez à droite sur une partie sans quart de travail dans la rangée du coéquipier. 2. Sélectionnez Disponibilité. Des quarts de travail non pourvus seront parfois créés. Un quart de travail non pourvu est créé si aucun coéquipier n est disponible pour le quart de travail nécessaire pour répondre à la demande de main d œuvre. Le quart de travail non pourvu peut être attribué à un coéquipier ou effacé. Pour assigner un quart de travail non pourvu : 1. Cliquez à droite sur le quart de travail non pourvu. 2. Cliquez sur l option Attribuer employé. 3. Sélectionnez le coéquipier à qui vous voulez assigner le quart de travail non pourvu. Pour ajouter un quart de travail dans l horaire : 1. Cliquez dans la zone à la droite du nom du coéquipier sous le jour de la semaine. 2. Cliquez à droite et sélectionnez l option Ajouter une période. 3. Sélectionnez le métier du coéquipier. Note : La durée par défaut du quart de travail est de 8 heures. Vous pouvez modifier le quart de travail au besoin. Vous n avez pas à ajouter de périodes de repas. Lorsque vous enregistrez le quart de travail, les périodes de repas seront automatiquement ajoutées. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 49

50 Cliquez sur le bouton Enregistrer ou Enregistrer Et Fermer après avoir effectué les modifications ci dessus pour enregistrer vos modifications dans l horaire. Si les modifications effectuées contreviennent aux règles de travail et de disponibilité, un message d avertissement s affiche lorsque vous cliquez sur le bouton Enregistrer Et Fermer. Fermez le message d avertissement et vérifiez l erreur dans la fonction Planning. Un triangle jaune apparaîtra dans le quart de travail problématique. Cliquez sur le quart de travail et ensuite cliquez à droite sur celui ci. Sélectionnez l option Propriétés pour connaître la raison de l erreur. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 50

51 Autorisation du gestionnaire pour l horloge pointeuse Eagle des centres de distribution Parfois, l horloge pointeuse peut rejeter les pointages d un coéquipier. Par exemple, si le coéquipier n a pas de quart de travail prévu à l horaire pour la journée, l horloge rejette son pointage. Les gestionnaires peuvent forcer l horloge pointeuse à accepter le pointage et également ajuster l heure de pointage si nécessaire. Pour forcer le pointage : 1. Appuyez sur le bouton Menu. 2. Inscrivez le numéro de badge du gestionnaire et appuyez sur le bouton ENTER pour continuer. 3. Inscrivez le mot de passe du gestionnaire et appuyez sur ENTER pour continuer. Le mot de passe du gestionnaire est composé des quatre premiers chiffres du numéro d employé du gestionnaire. Pour les numéros d employé plus courts, ajoutez des zéros à la fin. Par exemple : Numéro d employé du gestionnaire Mot de passe forçage de l horloge pointeuse u1234 ou can u12 ou can L horloge affiche les options suivantes : 1) MANAGER OVERRIDE (autorisation du gestionnaire), 2) EMPLOYEE MENU (menu des coéquipiers), 3) CLOCK SETUP (configuration de l horloge), 4) FINGER ENROLLMENT (enregistrement des empreintes) et 5) ENROLLMENTS UPLOAD (téléchargement des enregistrements). 4. Appuyez sur 1 pour une autorisation du gestionnaire. 5. Inscrivez le numéro de badge du coéquipier et appuyez sur ENTER pour continuer. L horloge vous demandera de sélectionner le type de pointage. 6. Appuyez sur les boutons PUNCH IN (pointage d entrée), PUNCH OUT (pointage de sortie), START MEAL (début du repas), END MEAL (fin du repas), START BREAK (début de la Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 51

52 pause) ou END BREAK (fin de la pause). Il s agit des types de pointage pour lesquels les coéquipiers doivent obtenir l autorisation du gestionnaire. 7. Appuyez sur ENTER. L horloge affiche le message «Enter time» (inscrivez l heure). Inscrivez l heure ou appuyez sur ENTER pour utiliser l heure actuelle. 8. Inscrivez l heure et appuyez sur ENTER lorsque la bonne heure est inscrite. 9. Appuyez sur 1 pour l avant midi ou 2 pour l après midi. 10. Appuyez sur ENTER. L horloge affiche le numéro de badge, l heure actuelle ou l heure inscrite et le message. 11. Appuyez sur ENTER pour accepter le pointage. Le message PUNCH ACCEPTED (pointage accepté) s affiche sauf si l heure inscrite précède le dernier pointage réussi. Si une heure incorrecte est inscrite, le message suivant s affiche : «TIME CANNOT BE PRIOR TO LAST KNOWN PUNCH» (l heure ne peut pas précéder le dernier pointage réussi). Les gestionnaires ne peuvent pas autoriser un pointage pour une heure à venir ou entrer un pointage pour un pointage qui aurait dû être effectué il y a plus de 24 heures. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 52

53 Tâches liées à la ponctualité et à l assiduité Lorsque vous ouvrez une session sur le site Site Manager, le menu Plan d action quotidien s affiche automatiquement sous l onglet Home. En tant que gestionnaire, vous devriez consulter quotidiennement le menu Plan d action quotidien. Un crochet vert signifie que vous n avez pas besoin de vérifier cet élément. Par exemple, un crochet vert à côté d Alertes signifie qu il n y a aucune nouvelle alerte du système. Un chiffre rouge sur un bouton signifie que vous devez cliquer sur le bouton pour lire des renseignements ou faire une action. Par exemple, un 5 rouge sur le bouton Pointages non appariés signifie que 5 pointages sont manquants. Vous devez cliquer sur le bouton et corriger la situation. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 53

54 Modifier une carte de pointage Sur le site Site Manager, la page de modification des cartes de pointage vous permet d ajouter ou d ajuster les pointages d un quart de travail dans une période de paie courante et corriger les pointages non appariés. Note : Par exemple, un coéquipier crée un pointage non apparié s il pointe au début, mais oublie de pointer à la fin de son quart de travail, de sa période de repas ou de sa pause. Accéder à la page de modification des cartes de pointage Vous pouvez accéder à la page de modification des cartes de pointage de trois façons : À partir du bouton Pointages non appariés À partir du bouton Aperçu journalier À partir du bouton Sommaire de la carte de pointage Accéder à la page de modification des cartes de pointage à partir du bouton Pointages non appariés Note : Si un coéquipier pointe au début, mais oublie de pointer à la fin de son quart de travail, de sa période de repas ou de sa pause, vous pouvez ajuster sa carte de pointage avant de fermer la semaine de paie. Le système reconnaît ces pointages comme des pointages non appariés. Pour accéder à la page de modification des cartes de pointage à partir du bouton Pointages non appariés : 1. Sur le site Site Manager, cliquez sur l onglet Home. 2. Cliquez sur le bouton Pointages non appariés, qui est situé sous le menu Plan d action quotidien. Au besoin, cliquez sur Plan d action quotidien pour agrandir la section. Note : S il n y a aucun pointage non apparié, un crochet vert s affichera sur le bouton Pointages non appariés. S il y a des pointages non appariés, le nombre de pointages s affichera en rouge. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 54

55 3. Cliquez n importe où dans la ligne du pointage non apparié que vous voulez modifier. La page de modification des cartes de pointage s affiche pour le coéquipier et la date sélectionnés. Accéder à la page de modification des cartes de pointage à partir du bouton Aperçu journalier Note : Le nombre de coéquipiers qui ont pointé et sont au travail est affiché sous le bouton Aperçu journalier. Ce nombre ne comprend pas les coéquipiers qui sont en période de repas ou de pause. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 55

56 Pour accéder à la page de modification des cartes de pointage à partir du bouton Aperçu journalier : 1. Cliquez sur l onglet Home. 2. Cliquez sur le bouton Aperçu journalier, qui est situé sous le menu Plan d action quotidien. La page Aperçu journalier s affiche et présente les détails de pointage pour la journée. 3. Cliquez sur l icône de calendrier et choisissez la date de la carte de pointage que vous voulez modifier. 4. Cliquez sur le nom du coéquipier. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 56

57 La page de modification des cartes de pointage s affiche pour le coéquipier et la date sélectionnés. Accéder à la page de modification des cartes de pointage à partir du bouton Sommaire de la carte de pointage Note : La page Sommaire de la carte de pointage affiche le nombre d heures prévues à l horaire, les heures nettes, les ajustements, le total des heures, les coûts et les exceptions pour chaque coéquipier ainsi qu un total pour tous les coéquipiers de la division. Vous pouvez également utiliser cette page pour connaître rapidement le total cumulatif des heures de la semaine pour votre emplacement. Pour accéder à la page de modification des cartes de pointage à partir du bouton Sommaire de la carte de pointage : 1. Sur le site Site Manager, cliquez sur l onglet Home. 2. Cliquez sur le bouton Sommaire de la carte de pointage, qui est situé sous le menu Plan d action quotidien. Au besoin, cliquez sur Plan d action quotidien pour agrandir le menu. La page Sommaire de la carte de pointage s affiche. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 57

58 3. Cliquez sur l icône de calendrier et choisissez la date de la carte de pointage à modifier. 4. Cliquez sur le nom du coéquipier. 5. Cliquez sur le quart de travail à modifier. La page de modification des cartes de pointage s affiche pour le coéquipier et la date sélectionnés. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 58

59 Utiliser la page de modification des cartes de pointage 1. Accédez à la page de modification des cartes de pointage à l aide d une des méthodes décrites précédemment. 2. Effectuez les modifications suivantes, au besoin. Effectuer un pointage manquant Entrez les pointages manquants dans les champs applicables. Par exemple, si le coéquipier oublie de pointer à la fin de son quart, entrez l heure dans le champ Pointage départ. Note : Le pointage de départ d un coéquipier peut ne pas s afficher s il a oublié de pointer à la fin de sa pause. Cliquez sur l onglet Pointages bruts pour afficher l heure à laquelle le coéquipier a pointé. Pour ajouter un pointage de fin de quart, cliquez sur le pointage brut et glissez le dans le champ Pointage départ à la gauche de la page. Ajouter une période de repas Cliquez sur le bouton Ajouter un repas, entrez l heure de début et de fin de la période de repas et cliquez sur le bouton Add. Ajouter une pause Cliquez sur le bouton Ajouter une pause, entrez l heure de début et de fin de la pause et cliquez sur le bouton Add. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 59

60 Ajouter un poste Cliquez sur le bouton Ajouter un poste, sélectionnez un poste dans la liste déroulante, entrez l heure de début et cliquez sur le bouton Add. Effacer une période de repas, une pause ou un quart de travail Indiquer une absence non motivée pour un quart de travail Indiquer une annulation pour un quart de travail Cliquez sur l icône de suppression à côté de la donnée. Cliquez sur le bouton Ne s est pas présenté au travail dans le coin inférieur droit. Note : Une absence non motivée est lorsqu un coéquipier ne se présente pas à un quart de travail prévu. Une absence non motivée peut être créée automatiquement si le coéquipier ne pointe pas avant une limite de temps configurée dans le système. Cliquez sur le bouton A annulé dans le coin inférieur droit. Note : Les annulations sont généralement utilisées lorsqu un coéquipier est malade ou si le gestionnaire efface le quart de travail. Les quarts de travail annulés sont affichés sur la page Exceptions de pointage. 3. Une fois les modifications de la carte de pointage terminées, cliquez sur le bouton Soumettre (coin inférieur droit). Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 60

61 4. Dans la fenêtre qui apparaît, sélectionnez une raison dans la liste déroulante du champ Motif de vérification et cliquez sur le bouton OK. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 61

62 Alertes Les alertes sont des messages qui sont automatiquement créés par le système. Sur le site Site Manager, le bouton Alertes affichera le nombre d alertes en rouge. S il n y a aucune alerte, un crochet vert s affichera. Pour consulter les alertes : 1. Sur le site Site Manager, cliquez sur l onglet Home. 2. Cliquez sur le bouton Alertes sous le menu Plan d action quotidien. Les alertes s affichent. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 62

63 Pour effacer les alertes : 1. Pour effacer une alerte, sélectionnez la case à côté de cette dernière et cliquez sur le bouton Supprimer. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 63

64 Demandes d approbation en attente Lorsque les coéquipiers veulent échanger des quarts de travail, ils doivent vous envoyer une demande d approbation. Une demande d approbation en attente est un avis électronique que vous pouvez accepter ou refuser. Si vous acceptez une demande d échange de quart de travail, l horaire sera mis à jour selon les quarts échangés. Pour consulter la liste des demandes en attente : Chaque jour, vous devriez répondre à toutes les demandes d approbation en attente. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 64

65 1. Sur le site Site Manager, cliquez sur le bouton En attente d approbation. 2. Cliquez sur le nom du coéquipier pour consulter la demande d approbation en attente. Note : Si vous avez plusieurs demandes en attente, vous pouvez cliquer sur la flèche de triage pour trier les éléments en ordre croissant ou décroissant. 3. Considérez la demande du coéquipier. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 65

66 4. Cliquez sur le bouton Approuver pour accepter la demande. ou 5. Cliquez sur le bouton Refuser pour refuser la demande. 6. Vérifiez le bouton En attente d approbation pour vous assurer que vous avez répondu à toutes les demandes. Un crochet vert devrait s afficher sur le bouton En attente d approbation. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 66

67 Pointages non appariés Si les coéquipiers oublient de pointer à la fin d un quart de travail, d une période de repas ou d une pause, vous devez corriger leur carte de pointage sur le site Site Manager avant de fermer la semaine de paie. Le système reconnaît ces types de pointage comme des pointages non appariés. Important : Lorsque vous passez en revue les pointages non appariés, assurez vous de consulter les tentatives de pointage sous l onglet Pointages bruts. Vous pourriez constater que le coéquipier a tenté de pointer, mais que le système a rejeté le pointage puisqu il était trop tôt ou trop tard. Le système a averti le coéquipier avec un message tel que «Il est trop tôt pour arriver» ou «Il est trop tard pour partir». Lorsque le coéquipier reçoit ce message, il doit avertir le gestionnaire et demander une autorisation de pointer. Avisez vos coéquipiers que lorsque les messages de pointage trop tôt ou trop tard s affichent, leur pointage a été rejeté. Ils doivent immédiatement demander à leur gestionnaire une autorisation afin de pouvoir pointer. Soulignez aux coéquipiers l importance de pointer le plus près possible de l heure prévue de pointage et mentionnez que vous vérifierez s ils respectent cette politique. Pour consulter et modifier les pointages non appariés : La page Pointages non appariés affiche une liste des pointages non appariés pour la période de paie courante. 1. Sur le site Site Manager, cliquez sur l onglet Home. 2. Cliquez sur le bouton Pointages non appariés, qui est situé sous le menu Plan d action quotidien. Au besoin, cliquez sur Plan d action quotidien pour agrandir le menu. Note : S il n y a aucun pointage non apparié, un crochet vert s affichera à côté du bouton Pointages non appariés. S il y en a, le nombre de pointages non appariés s affichera en rouge. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 67

68 3. Cliquez n importe où dans la ligne du pointage non apparié que vous désirez modifier. La page de modification des cartes de pointage s affiche pour le coéquipier et la date sélectionnés. 4. Entrez les renseignements manquants dans les champs applicables. Par exemple, si un coéquipier a oublié de pointer à la fin de son quart, entrez l heure dans le champ Pointage départ. Note : Le pointage de fin de quart d un coéquipier ne s affichera peut être pas s il a oublié de pointer à la fin de sa pause. Cliquez sur l onglet Pointages bruts pour afficher l heure à laquelle le coéquipier a pointé. Pour ajouter le pointage de fin de quart, cliquez sur le pointage brut de fin de quart et glissez le dans le champ vide Pointage départ à la gauche de la page. 5. Une fois les changements terminés pour cette carte de pointage, cliquez sur le bouton Soumettre (coin inférieur droit). Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 68

69 6. Dans la fenêtre qui s affiche, sélectionnez une raison dans la liste déroulante Motif de vérification et cliquez sur le bouton OK. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 69

70 Exceptions de pointage Une exception est un problème particulier qui survient pour un quart de travail en particulier et qui est enregistré et suivi afin d améliorer la ponctualité et l exactitude du pointage d un coéquipier. L exactitude est mesurée selon l écart entre l heure de pointage réelle et l heure de pointage prévue. Si le coéquipier pointe systématiquement quelques minutes trop tôt ou trop tard, il est important que le gestionnaire le sache afin qu il puisse prendre les mesures nécessaires pour réduire les coûts. La ponctualité est mesurée selon la fréquence des quarts de travail manqués et des retards du coéquipier puisque d autres coéquipiers doivent remplacer le coéquipier en retard ou absent, ce qui peut nuire au service à la clientèle. Note : Des exceptions seront créées lorsqu un coéquipier pointe avec plus de 5 minutes de retard au début du quart ou plus de 5 minutes de retard ou d avance à la fin du quart. Les coéquipiers auront besoin de l autorisation d un gestionnaire pour pointer plus 5 minutes à l avance au début du quart. Pour consulter les exceptions de pointage pour tous les coéquipiers : 1. Sur le site Site Manager, cliquez sur l onglet Home. 2. Cliquez sur le bouton Exceptions de pointage sous le menu Plan d action quotidien. Note : Le bouton Exceptions de pointage affiche le nombre d exceptions de pointage de la période de paie pour tous les coéquipiers. S il n y a aucune exception pour la période de paie en cours, le bouton Exceptions de pointage affiche un crochet vert. (Le chiffre rouge demeure affiché même si vous avez revu les exceptions de pointage.) 3. La semaine de paie en cours s affiche. Pour afficher les exceptions d une autre semaine, cliquez sur l icône de calendrier et sélectionnez une autre semaine. Les exceptions de pointage de tous les coéquipiers pour la semaine sélectionnée s affichent. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 70

71 Pour consulter les exceptions de pointage pour un coéquipier en particulier : 1. Sur le site Site Manager, cliquez sur l onglet Employee. 2. Cliquez sur la flèche de déroulement du champ Sélectionner un employé et sélectionnez le nom du coéquipier dans la liste. 3. Cliquez sur le bouton Exceptions. Note : Le bouton Exceptions affiche le nombre d exceptions de pointage de la période de paie pour le coéquipier sélectionné. S il n y a pas d exception pour la période de paie en cours, le bouton Exceptions affiche un crochet vert. 4. Les exceptions de pointage du coéquipier s affichent pour la semaine de paie en cours. Si vous voulez consulter les exceptions pour une autre semaine, cliquez sur l icône de calendrier et sélectionnez une autre semaine. Les exceptions de pointage du coéquipier pour la semaine sélectionnée s affichent. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 71

72 Absences non motivées/retards et exceptions s appliquant aux mineurs S il y a un chiffre rouge sur le bouton Défaut de se présenter au travail/retard ou Exceptions s appliquant aux mineurs, vous devriez cliquer sur le bouton pour consulter ces exceptions. Pour consulter les nouvelles exceptions d absences non motivées, de retards ou s appliquant aux mineurs : 1. Sur le site Site Manager, cliquez sur le bouton Défaut de se présenter au travail/retard ou Exceptions s appliquant aux mineurs sous le menu Plan d action quotidien. (Note : Il n y a aucune exception s il y a un crochet vert.) 2. Cliquez sur l icône (+) pour consulter les exceptions de pointage. 3. Cliquez sur chaque exception de pointage pour voir si d autres détails sont disponibles. Un message s affichera si aucun détail additionnel n est disponible. 4. Pour imprimer les exceptions de pointage, cliquez sur l icône d impression (coin supérieur droit). Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 72

73 Heures supplémentaires imminentes Sur le site Site Manager, le bouton Heures supplémentaires imminentes affiche le nombre de coéquipiers qui feront bientôt des heures supplémentaires dans la semaine en cours. S il n y en a aucun, un crochet vert s affiche. La page Heures supplémentaires imminentes contient une liste des coéquipiers actifs, des heures prévues, des heures projetées, des heures nettes, des autres heures et un total des heures ainsi que les ajustements et les exceptions pour la semaine sélectionnée. Les coéquipiers qui atteignent presque le seuil d heures supplémentaires (taux majoré de 50 %) s affichent au haut de la liste et leur nombre d heures projetées pour la semaine s affiche en rouge. Pour consulter et imprimer la page Heures supplémentaires imminentes : 1. Sur le site Site Manager, cliquez sur l onglet Home. 2. Cliquez sur le bouton Heures supplémentaires imminentes sous le menu Plan d action quotidien. 3. La semaine de paie en cours s affiche. Pour consulter les quarts de travail d une autre semaine, cliquez sur l icône de calendrier et sélectionnez une autre semaine. 4. Pour imprimer le rapport Heures supplémentaires imminentes pour la semaine sélectionnée, cliquez sur l icône d impression (coin supérieur droit). 5. Pour consulter la carte de pointage d un coéquipier, cliquez sur le nom du coéquipier dans la grille. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 73

74 Fermer la période de paie Guide pour les gestionnaires des centres de distribution TeammateTime Sur le site Site Manager, le bouton Fermer la période de paie vous permet de fermer facilement une période de paie et d exporter les données au service de paie. Afin de fermer une période de paie, vous devez : Revoir les autorisations de modifications de pointage (effectuées sur le site Core) Corriger les pointages non appariés Corriger les exceptions spéciales de paie (seulement pour les provinces où les pauses sont obligatoires). Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 74

75 Revoir les autorisations de modifications de pointage Les gestionnaires doivent régulièrement revoir les autorisations de modifications de pointage pour s assurer que toutes les modifications de pointage sont autorisées par le coéquipier concerné. Lorsque le gestionnaire modifie la carte de pointage d un coéquipier, ce dernier doit revoir et accepter la modification de pointage dans TeammateTime. En acceptant les changements dans TeammateTime, le coéquipier fournit une signature électronique qui indique qu il autorise les modifications. Note : Si un coéquipier rejette une modification, il doit avoir une conversation avec le gestionnaire pour arriver à une entente. Toutefois, si le coéquipier n accepte toujours pas les modifications, il peut rejeter le pointage. Le document Conseils rapides pour les coéquipiers explique aux coéquipiers comment accepter ou rejeter les modifications de pointage. Important : Pour garantir la validité des registres, il est important que les coéquipiers acceptent les modifications. Si un coéquipier n accepte pas une modification de pointage, vous serez tout de même en mesure de fermer la période de paie. Le coéquipier sera payé selon la carte de pointage modifiée, peu importe s il accepte, rejette ou laisse en attente les demandes de modifications. Note : Les modifications de pointage en attente s affichent également sur le tableau de bord du gestionnaire. Voir le statut des autorisations de modifications de carte de pointage Vous pouvez utiliser l outil Punch Edit Approval pour faire un suivi du statut des autorisations de modifications de carte de pointage des coéquipiers. Note : L outil Punch Edit Approval des gestionnaires est en lecture seule. Vous pouvez l utiliser pour voir les modifications et leur statut (tel qu Approuvé ou En attente d action). Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 75

76 Pour voir le statut des autorisations de modifications pour la semaine en cours : 1. Sur le site Core, cliquez sur l icône Punch Edit Approval du tableau de bord. Vos modifications de pointage pour la semaine en cours s affichent. Note : Par défaut, la grille contient seulement les coéquipiers assignés à votre emplacement. Pour ajouter les coéquipiers empruntés, suivez les directives de la section Modifier les options de recherche pour voir les autres autorisations de modifications de carte de pointage ci dessous. 2. Révisez les renseignements des approbations de modifications pour la semaine en cours. Consultez le tableau ci dessous pour obtenir une description de chaque champ du tableau. Champ Cadenas Type de pointage Type de pointage précédent Nouvelle valeur de pointage Précédente valeur de pointage Description Lorsqu affiché, le cadenas indique que l utilisateur actuel ne peut pas approuver les modifications à la carte de pointage. Le type de pointage concernant l employé (exemple : Début de la plage, Fin du quart, Début pause, Fin pause). Le type de pointage avant la modification. La date et l heure de pointage après la modification. La date et l heure de pointage avant la modification. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 76

77 Nouveau métier Métier précédent Date de modification Raison Statut de l approbation Crayon Loupe Le poste occupé après la modification. Le poste occupé avant la modification. La date de la modification. La raison de la modification. Le statut de la demande d autorisation de la modification. Le statut peut être Approuvé, Rejeté ou En attente d action. Tous les commentaires concernant le statut de la demande. Les coéquipiers doivent ajouter un commentaire lorsqu ils refusent une modification. Les détails du pointage. 3. Lorsque vous aurez terminé de revoir les demandes, cliquez sur le bouton Fermer. Modifier les options de recherche pour voir les autres autorisations de modifications de carte de pointage Par défaut, la page Punch Edit Approval affiche toutes les autorisations de modification assignées à votre emplacement (division) pour la semaine en cours. Suivez les étapes ci dessous pour modifier les options de recherche. 1. Sur le site Core, cliquez sur l icône Punch Edit Approval du tableau de bord. Vos modifications de carte de pointage pour la semaine en cours s affichent. 2. Cliquez sur le bouton Options Recherche. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 77

78 La page de recherche Punch Edit Approval s affiche. 3. Entrez vos critères de recherche de la façon décrite ci dessous. (Il est obligatoire de remplir les champs dont le nom est en rouge.) Nom du champ Description Unité Par défaut, l emplacement affiché est le vôtre. commerciale Option employé Sélectionnez l une des options suivantes : Afficher uniquement les employés attribués à l UC Afficher les employés attribués à l UC ou empruntés par l UC Afficher uniquement les employés empruntés par l UC Afficher uniquement les employés empruntés à l UC Afficher uniquement les employés travaillant pour l UC Sélectionner Sélectionnez Période ou Période de paie. Du/Au Si vous sélectionnez Période, cliquez sur les icônes de calendrier pour entrer la période de votre recherche. Période de Si vous sélectionnez Période de paie, cliquez sur l icône paiement «parcourir» pour sélectionner la période de paie désirée. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 78

79 Employés Statut de l approbation Par défaut, la valeur sélectionnée est [Afficher tout]. Pour sélectionner des coéquipiers en particulier, cliquez sur le bouton «parcourir». Dans la fenêtre, sélectionnez les noms des coéquipiers désirés. Par défaut, la valeur sélectionnée est [Afficher tout]. Cliquez sur la flèche de déroulement et choisissez l une des options suivantes : Approuvé, Rejeté, En attente d action, Tous les rejets. 4. Après avoir sélectionné vos critères de recherche, cliquez sur le bouton Voir Résultats. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 79

80 Fermer la période de paie Sur le site Site Manager, le bouton Fermer la période de paie vous permet de facilement fermer la période de paie et d exporter les données au service de paie. Note : Le bouton Fermer la période de paie sera grisé et inactif s il est trop tôt pour fermer la période de paie ou s il y a toujours des pointages non appariés. Pour fermer la période de paie : 1. Sur le site Site Manager, cliquez sur l onglet Home. 2. Cliquez sur le bouton Fermer la période de paie pour agrandir le menu. 3. Si un chiffre rouge est affiché sur le bouton Pointages non appariés, cliquez sur le bouton et corrigez les pointages non appariés. (Consultez la section Pointages non appariés du Guide pour les gestionnaires pour connaître la procédure.) Si un crochet vert est affiché sur le bouton Pointages non appariés, il n y a aucun pointage non apparié et vous pouvez passer à l étape suivante. 4. Cliquez sur le bouton Exécuter le moteur de paie. Une icône rotative s affiche sur le bouton pendant que le moteur s exécute. Lorsqu il a terminé, l icône devient un crochet vert. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 80

81 5. Cliquez sur le bouton Sommaire de la carte de pointage. Révisez le sommaire des cartes de pointage pour vous assurer que toutes les données sont exactes avant de fermer la période de paie. 6. Cliquez sur le bouton Fermer la période de paie. Une icône rotative s affiche pendant la fermeture. Lorsqu elle est terminée, un crochet vert s affiche sur le bouton Fermer la période de paie. Note : Lorsque la période de paie est fermée, elle peut être rouverte par le service de la paie. Si vous désirez ouvrir une période de paie fermée, communiquez avec le service Voix du coéquipier au Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 81

82 Ajustements de paie Sur le site Site Manager, utilisez le bouton Ajustements de paie pour entrer les ajustements de paie pour les heures non travaillées, telles qu un congé de maladie ou des vacances, qui n avaient pas été entrées dans le système comme une demande de congé. Note : Vous n avez pas besoin de créer un ajustement de paie pour les jours fériés puisqu il devrait être automatiquement calculé. Vous verrez une paie pour jour férié dans le sommaire de carte de pointage avant de fermer la période de paie. Créer un nouvel ajustement de paie pour les heures non travaillées Lors de la création d un nouvel ajustement de paie pour un coéquipier, les 25 derniers ajustements de rémunération s affichent sous l onglet Autres ajustements. Les ajustements s affichent dans l ordre inverse, donc les plus vieux ajustements s afficheront en premier. Pour créer un nouvel ajustement de paie : 1. Sur le site Site Manager, cliquez sur l onglet Home. 2. Cliquez sur le bouton Ajustements de paie sous le menu Plus de tâches. 3. Cliquez sur le bouton Ajouter un ajustement (coin supérieur gauche). 4. Cliquez sur la flèche de déroulement du champ Sélectionner un employé... et sélectionnez le nom du coéquipier dans la liste. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 82

83 5. Par défaut, la date courante est affichée dans le champ Date. Cliquez sur l icône de calendrier du champ Date et sélectionnez la date de l ajustement. Par exemple, Carol devait servir à titre de juré le 10/11, sélectionnez 10/11 pour l année en cours. 6. Cliquez sur la flèche de déroulement du champ Poste et sélectionnez le poste à attribuer au coéquipier. 7. Cliquez sur la flèche de déroulement du champ Type et sélectionnez le type d ajustement de paie, tel que Sick Pay (congé de maladie) ou Vacation Pay (vacances). 8. Dans le champ Montant, entrez le nombre d heures pour l ajustement. 9. Cliquez sur l icône de calendrier du champ Référence et sélectionnez la date de l ajustement de paie. Par exemple, Carol devait servir à titre de juré le 10/11, donc la date de référence est 10/11 de l année en cours. 10. Inscrivez des commentaires ou des renseignements sur l ajustement de paie dans le champ Commentaire. 11. Effectuez l une des étapes suivantes : Pour soumettre l ajustement de paie Cliquez sur le bouton Soumettre (coin inférieur droit). Pour annuler l ajustement et retourner à la page précédente Cliquez sur le bouton Annuler (coin inférieur gauche). Consulter ou modifier un ajustement de paie pour des heures non travaillées Les ajustements de paie créés à partir du bouton Ajustements de paie et dont la période de paie n est pas fermée peuvent être consultés, modifiés ou effacés à partir du bouton Ajustements de Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 83

84 paie. Les ajustements de paie liés aux demandes de congé doivent être modifiés à partir du bouton Toutes les demandes de congé. Note : Si votre curseur survole un ajustement de paie lié à une demande de congé, le message suivant apparaît : «This Pay Adjustment is linked to a Time Off Request and must be edited with the Time Off Request Editor» (Cet ajustement de paie est lié à une demande de congé et doit être modifié dans la page des demandes de congé). Pour consulter, modifier ou effacer un ajustement de paie existant : 1. Sur le site Site Manager, cliquez sur l onglet Home. 2. Cliquez sur le bouton Ajustements de paie sous le menu Plus de tâches. Par défaut, la page Ajustements de paie affiche la semaine de paie en cours. 3. Pour consulter l ajustement d une autre semaine, cliquez sur l icône de calendrier et sélectionnez une autre semaine. Note : Vous ne pouvez pas sélectionner une date dans une période de paie précédente. 4. Cliquez sur l ajustement de paie que vous désirez consulter ou modifier. 5. Apportez les changements aux champs afin de mettre à jour les renseignements de l ajustement. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 84

85 Note : Vous ne pouvez pas modifier les renseignements d un ajustement s il a été effectué dans une période de paie précédente. 6. Effectuez l une des étapes suivantes : Pour soumettre un ajustement de paie modifié Cliquez sur le bouton Soumettre (coin inférieur droit). Pour effacer un ajustement Cliquez sur le bouton Delete (en bas au centre). Pour annuler les modifications et retourner à la page précédente Cliquez sur le bouton Cancel (coin inférieur gauche). Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 85

86 Exceptions extraordinaires sur la paie (seulement dans les provinces où les pauses sont obligatoires) Certaines provinces exigent que nous payions les pauses des coéquipiers. Dans ces provinces, le cas d un coéquipier qui prend une pause trop courte ou ne prend pas de pause créera une exception puisque le coéquipier doit être payé pour le temps travaillé. Important : Vous devez approuver l exception de paie pour qu un coéquipier soit payé pour une pause manquée. Pour revoir les exceptions de paie et approuver le paiement : 1. Sur le site Site Manager, cliquez sur l onglet Home. 2. Vérifiez le bouton Exceptions extraordinaires sur la paie sous le menu Plus de tâches. S il y a des exceptions de paie, leur nombre s affiche en rouge. S il n y a aucune exception, un crochet vert s affiche. 3. S il y a des exceptions, cliquez sur le bouton Exceptions extraordinaires sur la paie. Les exceptions de paie pour la période de paie en cours s affichent. 4. Pour consulter les exceptions de paie pour une autre semaine, cliquez sur l icône de calendrier et sélectionnez une autre semaine. Note : Les exceptions de paie en attente sont marquées comme étant Pending (en attente) et doivent être changées pour l état Approuvé ou Skipped (reporté) pour fermer la période de paie. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 86

87 5. Vérifiez le Montant de l exception de paie. 6. Cliquez sur la flèche de déroulement du champ État et sélectionnez Approuvé ou Refusé. 7. Cliquez sur le bouton Soumettre. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 87

88 Demander une paie anticipée Sur le site Core, vous pouvez utiliser la fonction Quick Pay Request pour payer les coéquipiers hors de la période normale de paie. Certaines provinces exigent que les employés soient payés immédiatement après leur congédiement. Dans ce cas, vous devez soumettre une demande de paie anticipée. Pour créer une demande de paie anticipée : 1. Sur le site Core, inscrivez quick dans la boîte de recherche rapide au haut de l écran. 2. Sélectionnez Quick Pay Request dans la liste déroulante. 3. Cliquez sur le bouton Ajouter demande de paiement (au bas de l écran). 4. Cliquez sur l icône «parcourir» du champ Nom de l employé(e) et sélectionnez le coéquipier pour lequel vous voulez demander une paie anticipée. 5. Pour sélectionner les quarts de travail à payer, suivez les étapes suivantes : a) Cliquez sur le bouton Ajouter pointage. b) Sélectionnez les cases à côté des quarts de travail à ajouter à la paie anticipée. c) Cliquez sur le bouton Sélectionner. 6. Pour sélectionner les ajustements de rémunération à payer, suivez les étapes suivantes : Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 88

89 Cliquez sur l onglet Ajustements. Cliquez sur le bouton Ajouter ajustement. Sélectionnez les cases des ajustements à ajouter à la paie anticipée. Cliquez sur le bouton Sélectionner. 7. Pour sélectionner les rémunérations à effet rétroactif non payées, suivez les étapes suivantes : Cliquez sur l onglet Back Pay Adjustments (ajustements des rémunérations à effet rétroactif). Cliquez sur le bouton Add Back Pay (ajouter une rémunération à effet rétroactif). Sélectionnez les cases des rémunérations à effet rétroactif à ajouter à la paie anticipée. Cliquez sur le bouton Sélectionner. 8. Cliquez sur le bouton Calculer Demande. L écran affiche le nombre d heures pour chaque quart et ajustement de paie sélectionnés. Le système calcule le montant du paiement selon le salaire du coéquipier. Note : Le montant du paiement est calculé, mais ne s affiche pas. 9. Cliquez sur le bouton Demande D export pour finaliser la demande. Une fenêtre s affiche vous informant que la tâche d arrière plan a été soumise pour finaliser la demande de paie anticipée. 10. Cliquez sur le bouton OK. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 89

90 Rapports De nombreux rapports sont offerts aux gestionnaires, y compris : Rapport : planning hebdomadaire Rapport Planifié vs. réel Rapport de synthèse des paiements Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 90

91 Rapport : planning hebdomadaire Le Rapport : planning hebdomadaire vous permet de consulter l horaire des coéquipiers pour la semaine, y compris le total d heures nettes et le total des heures non comblées. Vous pouvez également utiliser le rapport pour voir les périodes prévues de pause et de repas ainsi que les coéquipiers qui ne sont pas à l horaire. La majorité des filtres ont déjà été configurés pour que vous puissiez rapidement accéder aux renseignements les plus consultés. Important : Vous devriez imprimer et afficher le Rapport : planning hebdomadaire dans votre emplacement. Vous pouvez seulement modifier les filtres suivants : La date Le groupe de métier 1. Sur le site Core, cliquez sur l icône Weekly Schedule Report dans les raccourcis du tableau de bord. La page Rapport : planning hebdomadaire s affiche. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 91

92 2. Cliquez sur l icône de calendrier du champ Date et sélectionnez la date pour laquelle le rapport sera exécuté. 3. Cliquez sur l icône «parcourir» du champ Groupe de métier. 4. Sélectionnez Fixed Shifts pour le groupe de métier. Les cases habituellement sélectionnées dans la section Options sont sélectionnées par défaut. Vous pouvez les modifier au besoin. 5. Cliquez sur le bouton Lancer le rapport dans le coin supérieur droit de l écran. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 92

93 Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 93

94 Le Rapport : planning hebdomadaire affiche les renseignements par date et jour de la semaine. La période, les critères de tri ainsi que les groupements effectués sont affichés au haut du rapport. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 94

95 Les filtres et les groupements sélectionnés trient les renseignements du rapport selon le groupe de métier ainsi que le métier et affichent ensuite les noms des coéquipiers en ordre alphabétique. Les attributs des coéquipiers sont également affichés. Le Total heures nettes pour la semaine de chaque coéquipier s affiche dans la colonne de l extrême droite. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 95

96 Au bas du rapport, vous trouverez les heures prévues pour les coéquipiers touchant des appointements ou non ainsi que les ventes quotidiennes prévues. Les boutons au bas du rapport vous permettent d effectuer les opérations suivantes : Cliquez sur le bouton Imprimer ou Impression directe pour imprimer le rapport. Note : Le bouton Imprimer vous offre un aperçu du document et vous permet de sélectionner une imprimante avant de lancer l impression. Le bouton Impression directe envoie directement le rapport à l imprimante par défaut. Cliquez sur le bouton Exporter pour exporter le rapport dans un fichier Excel. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour enregistrer le rapport. Cliquez sur le bouton Transmettre pour transmettre le rapport par courriel. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 96

97 Le tableau suivant contient les descriptions de tous les champs contenus dans le Rapport : planning hebdomadaire : Champ Nom de l employé(e) Total heures nettes Salarié(e/s) Heures Non salarié Heures Non pourvu(e/s) Ventes prévues Trans. prévues Description Le nom du coéquipier sur l horaire hebdomadaire sélectionné. Totaux de la semaine par coéquipier. Nombre total des heures prévues pour les coéquipiers touchant des appointements. Nombre total des heures prévues pour les coéquipiers ne touchant pas d appointements. Nombre total de quarts prévus, mais non comblés pour chaque jour de la semaine indiquée et le total pour la semaine entière. Montant des ventes prévues pour chaque jour de la semaine et le total pour la semaine entière pour les emplacements qui utilisent la fonction de prévision. Nombre de transactions prévues pour chaque jour de la semaine et le total pour la semaine entière pour les emplacements qui utilisent la fonction de prévision. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 97

98 Rapport des heures planifiées par rapport aux heures réelles Le rapport Planifié vs. réel vous permet de voir et comparer les pointages réels des quarts de travail par rapport aux quarts de travail correspondants prévus. Ce rapport des écarts entre les pointages planifiés et les pointages réels vous fournit des renseignements qui peuvent vous aider à faire en sorte que vos coéquipiers soient plus ponctuels. 1. Sur le site Core, cliquez sur l icône Scheduled vs. Actual du tableau de bord. 2. Cliquez sur la flèche de déroulement du champ Sélectionner et sélectionnez Période ou Période de paie. Si vous choisissez Période, cliquez sur l icône de calendrier des champs Date de Début et Date de Fin pour sélectionner la période. Si vous choisissez Période de paie, cliquez sur l icône «parcourir» du champ Période de paiement pour sélectionner la période de paie. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 98

99 3. Cliquez sur la flèche de déroulement du champ Sélectionner et sélectionnez Période de paie. 4. Cliquez sur le bouton «parcourir» du champ Période de paiement et choisissez la période de paie. 5. Pour lancer le rapport pour un coéquipier en particulier, choisissez Employé dans le champ Sélectionner par et le coéquipier dans le champ Tout. 6. Vous pouvez modifier les options dans la section Options pour les exceptions ou laisser la sélection par défaut. 7. Cliquez sur le bouton Lancer le rapport. 8. Révisez le rapport qui s affiche. Consultez le tableau ci dessous pour obtenir une description des champs. Nom du champ Employé(e) Type d exception Prévu dans le temps Heure de début réelle Prévu hors temps Heure de fin réelle Écart (en minutes) Description Prénom et nom du coéquipier. Description de l exception de pointage. Affiche l heure du début du quart selon l horaire. Affiche l heure du pointage pour le début du quart. Affiche l heure de fin du quart selon l horaire. Affiche l heure du pointage pour la fin du quart. Affiche l écart entre l heure planifiée et l heure réelle. 9. Cliquez sur le bouton Imprimer (coin inférieur gauche) pour imprimer le rapport en format HTML actuel. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 99

100 10. Cliquez sur le bouton Rapport PDF (coin supérieur droit) pour enregistrer ou imprimer le rapport en format PDF. 11. Lorsque vous aurez terminé de réviser le rapport, cliquez sur le bouton Fermer. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 100

101 Rapport de synthèse des paiements Le Rapport de synthèse des paiements permet aux gestionnaires de choisir une période de paie et de lancer un rapport de synthèse des paiements pour cette période. Les renseignements peuvent être regroupés par employé, département ou catégorie de paiement. De plus, ce rapport permet de faire un suivi du salaire horaire des coéquipiers partagés entre les entités commerciales. Pour lancer le Rapport de synthèse des paiements : 1. Sur le site Core, inscrivez Pay Summary dans la boîte de recherche rapide et cliquez ensuite sur Pay Summary dans la liste déroulante. 2. Cliquez sur la flèche de déroulement du champ Période de paiement et sélectionnez la période pour laquelle vous voulez créer le rapport. 3. Cliquez sur l un des boutons d option du champ Filter les résultats base sur pour indiquer de quelle façon vous voulez afficher le rapport. Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 101

102 4. Cliquez sur la flèche déroulante du champ Sélectionner par et sélectionnez l option que vous désirez voir (Afficher tout, Groupe de métier, Département, Métier ou Employé) ainsi que l option correspondante dans le champ suivant. 5. Si vous choisissez de trier vos résultats par employé, cliquez sur le bouton d option du champ Montrer les employés en fonction de pour indiquer ce que vous voulez consulter. 6. Cliquez sur la flèche de déroulement du champ Regrouper par et sélectionnez la méthode de regroupement à utiliser dans le rapport (par Département, Employé(e) ou Catégorie de paiement). 7. Sélectionnez la case du champ Inclure les employés empruntes. 8. Sélectionnez la case du champ Rafraîchir les données du rapport pour garantir que les données sont à jour. 9. Cliquez sur le bouton Lancer le rapport. Le tableau suivant contient une description des champs du Rapport de synthèse des paiements : Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 102

103 Services d apprentissage GPI (révisé le 15 février 2012) 103