Division, liaison, et fusion de demandes de stage

Transcription

1 Guide de cnsultatin rapide Divisin, liaisn, et fusin de demandes de stage Smmaire : Ce guide ffre des scénaris et instructins pur diviser, lier, et fusinner des demandes de stage. Généralités Icônes HSPnet assciées : Des destinatins divisées existent Demandes liées: à cnsidérer ensemble Hraire avancé Dans certaines situatins, les demandes de stage impliquent plus d une destinatin, telles que : Stage divisé (parmi des destinatins) Un grupe d étudiants est divisé entre deux destinatins et supervisé par un seul enseignant; les étudiants nt la pssibilité de se déplacer entre les deux unités Une rtatin au blc pératire est dispnible aux étudiants d un grupe en stage à une unité de chirurgie et la rtatin n est dispnible qu à ce grupe Un étudiant en préceptrat sera en stage à l hôpital et ensuite en cmmunauté Stages liés Deux grupes sur des destinatins différentes sernt supervisés par un seul enseignant et les étudiants ne se déplacent pas entre les destinatins. Les deux demandes devraient être cnsidérées ensemble dans le but de sutenir les effrts de l écle à crdnner les hraires de l enseignant Une rtatin au blc pératire est dispnible aux étudiants dans deux grupes différents sur des unités de chirurgie et la rtatin est dispnible aux deux grupes Deux étudiants en préceptrat snt à cnsidérer ensemble (par ex. pur cviturage)

2 Page 2 de 6 1. Diviser un grupe sur plusieurs destinatins (Hraire avancé) Dans l exemple ci-dessus, un grupe de 6 étudiants sera divisé pur que 5 étudiants sient en médecine-chirurgie et 1 étudiant à l urgence, et les étudiants irnt chacun leur tur à l urgence (c.-à-d. ils irnt sur les deux destinatins). a. Créez le grupe «principal» et le cpier dans la bite de srtie en vue de l envi: b. Dans la bite de srtie, cliquez pur uvrir l écran de l Hraire avancé. c. Cliquez sur Ajuter pur créer une nuvelle destinatin divisée : Sélectinnez le milieu de stage apprprié pur cette rtatin; Entrez le nmbre d étudiants en rtatin à tut mment c.-à-d. le nmbre maximum d étudiants en stage à cette destinatin, ici 1/6. Ne pas ccher «Rtatin facultative» dans ce cas, puisqu il y aura un étudiant à l urgence à chaque quart (vir ci-dessus pur les définitins de «bligatire» et «facultative»); Cliquez pur cntinuer. Mdifier la taille du grupe principal à 5 étudiants qui est le nmbre maximal pur cette destinatin. Si la rtatin est bligatire (l urgence sera utilisé à tus les quarts), ne cchez pas la case Rtatin facultative. La taille du grupe de la demande principale devrait être ajustée pur indiquer seulement le nmbre d étudiants à cette destinatin. Le nmbre ttal d étudiants répartis sur les différentes destinatins ne devrait pas dépasser la taille ttale du grupe. Si la rtatin est facultative (les étudiants peuvent u nn aller à l urgence chaque jur), cchez la case Rtatin facultative. La taille du grupe de la demande principale peut rester à 6 puisque la rtatin peut u nn avir lieu. Le nmbre ttal d étudiants à tutes les destinatins peut dépasser la taille ttale du grupe puisque la rtatin est facultative.

3 Page 3 de 6 d. L hraire avancé affichera le grupe principal de 5 étudiants et la rtatin bligatire de 1 étudiant : Ntez qu un avertissement ruge apparait quand l hraire avancé affiche deux destinatins u plus, afin de vus rappeler d assurer que les dates de début et de fin, heures sur la destinatin/ttales, et tailles du grupe snt exactes pur le stage. ASTUCE Si l hraire d une u plusieurs destinatins a été mdifé dans l écran des détails, vus puvez mdifier la destinatin et ccher cette case pur revenir à l hraire «par défaut» cnfiguré dans l écran Chrtes. 2. Diviser des demandes individuelles (Hraire avancé) Un stage individuel (par ex. préceptrat) devrait être divisé quand l étudiant passera du temps sur plus d une destinatin. a. Dans l Hraire avancé, cliquez sur Ajuter pur créer une nuvelle destinatin divisée. Sélectinnez le milieu de stage apprprié pur cette rtatin, et cliquez Cmme indiqué dans le message en ruge, cliquez sur Détails heures pur chaque destinatin (vir sur la page suivante) : pur cntinuer. pur réviser les dates et les Réduire le nmbre de quarts et heures à chaque destinatin afin que les heures ttales sient égales aux exigences du curs. Si les heures ne snt pas ajustées, chaque destinatin (et superviseur) recevra tut le «crédit» pur les heures du stage ce qui entrainera un dédublement des heures. Changer, si nécessaire, les dates de début/de fin de chaque rtatin. Dans l exemple cidessus, l étudiant sera en stage 3 semaines aux Sins intensifs et 2 semaines à l Urgence. Changer, si nécessaire, l hraire. Dans l exemple ci-dessus, l étudiante suivra l hraire de la préceptrice aux Sins intensifs (variés) et sera de jur du lundi au vendredi à l Urgence.

4 Page 4 de 6 3. Lier les demandes (dispnible dans la bîte de srtie seulement) a. Marquer les demandes à lier : Truver les demandes à lier dans vtre bîte de srtie, et cchez leurs cases. Sélectinnez «Marquer les demandes à lier» dans le menu Actin et cliquez. Si nécessaire, returnez à l écran Chrtes, u changez les filtres de la bîte de srtie pur truver les autres demandes à lier et les marquer aussi. Ntez que lier des demandes divisées (séparées par ) liera autmatiquement tutes les demandes du grupe divisé; ceci peut mener à une bîte d entrée u de srtie en désrdre et n est pas recmmandé. b. Passez en revue les demandes à lier dans l encadré. Cliquez Supprimer pur retirer une demande de la sectin à lier, u recmmencez à zér en cliquant vider l encadré. pur c. Quand tutes les demandes à lier snt marquées, cliquez. Les demandes liées apparaissent maintenant ensemble dans la bîte de srtie et la bîte d entrée liées par l icône. d. Pur retirer une demande d un ensemble lié, cliquez sn icône «retirer le lien». Ntez que cela ne retire pas le lien des autres demandes d un ensemble de 3 u plus, il retire seulement la demande sélectinnée de l ensemble. Cependant, si seulement 2 demandes snt liées, retirer le lien d une demande séparera l ensemble cmplet. Retirer le lien peut être utile quand :

5 Page 5 de 6 Une des demandes liées n est pas exacte, u n est plus requise, et dit être annulée. Une demande liée a été refusée, mais les autres demandes dans l ensemble lié snt actives (p.ex. : envyées u acceptées). Une rtatin partagée (pur 2 grupes u plus) est refusée u annulée, et les étudiants dans les grupes liés n y nt plus accès. 4. Fusinner les demandes (dispnible dans la bîte de srtie seulement, quand filtrée à un seul curs) Il y a des situatins ù deux demandes u plus divent être fusinnées, pur frmer une seule pssibilité de stage pur un étudiant u grupe. Par exemple : Deux grupes en salle d accuchement et bstétrique peuvent fusinner pur ffrir une seule expérience cmbinée; Un préceptrat en cmmunauté est fusinné avec un stage à l hôpital pur ffrir une rtatin amélirée. La fusin est dispnible cmme actin dans la bîte de srtie visible SEULEMENT quand vus filtrez à un seul curs (typiquement par le butn d accès, mais aussi accessible par le filtre de curs). a. Sélectinnez une u plusieurs demandes et chisissez l actin de «Fusinner les demandes sélectinnées» puis cliquez. b. Un message affiche les cnditins principales pur une fusin réussie : Les étudiants et enseignants (du grupe) divent être nn-affectés; Le statut des stages ne peut être annulé u refusé; Les tailles ttales des grupes (dénminateur) divent crrespndre par ex. une fusin de grupes de taille «4/4» et «5/5» ne réussira pas; Les demandes ne peuvent être fusinnées si elles avaient été créées directement depuis la fiche d inscriptins (car les étudiants snt déjà affectés de façn permanente). Si la fusin est réussie, les demandes sélectinnées sernt maintenant cmbinées en un ensemble divisé, et l écran Hraire avancé sera uvert autmatiquement avec l avertissement en ruge habituel recmmandant de réviser les dates de début et de fin, heures sur la destinatin/ttales, et tailles du grupe si nécessaire.

6 Page 6 de 6 Rappelez-vus Diviser des demandes se fait depuis l Hraire avancé et permet aux étudiants de se déplacer dune destinatin à l autre dans le cadre d un même stage. Rappelez vus d envyer tutes les destinatins divisées une fis qu elles snt créées, afin d assurer qu elles sient visibles dans la bîte d entrée du site receveur. Lier des demandes se fait dans la bîte de srtie et permet aux crdnnateurs demandeurs d indiquer aux rganismes receveurs que ces demandes snt reliées (p.ex. : même enseignant) et, si pssible devraient être cnsidérées ensemble. Seuls les crdnnateurs demandeurs peuvent lier u retirer les liens des demandes. Les demandes de n imprte quel statut peuvent être liées u déliées. Lier ne garantie pas que les demandes sernt acceptées u refusées ensemble chaque destinatin peut accepter u refuser les demandes, quelle que sit la répnse des autres destinatins. Les demandes liées apparaissent en haut de la bîte d entrée et la bîte de srtie quelle que sit l ptin de tri chisie. Une case pur «Gruper les demandes liés» dans la bîte d entrée et la bîte de srtie, permet d afficher les demandes liées ensemble u nn. Si la case est cchée, les demandes liées snt affichées ensemble en haut de la bîte d entrée et la bîte de srtie, suivies des autres demandes triées par l rdre chisi dans le filtre «Trier par :» (par exemple par date de début u par destinatin). Si la case est décchée, les demandes liées gardent les icônes pur retirer les liens mais n apparaissent pas ensemble, et snt triées seln le filtre chisi. Cette ptin permet un tri cmplet de tutes les demandes dans la bîte d entrée et la bîte de srtie, liées u nn. Les icônes pur retirer le lien snt visibles en tut temps mais ne fnctinnent seulement quand l ptin «Mntrer les ensembles liés» est cchée. Cela signifie que vus ne puvez retirer le lien seulement quand les demandes liées snt affichées ensemble afin que vus puissiez réviser les autres demandes de l ensemble avant de retirer le lien. Fusinner des demandes se fait dans la bîte de srtie et permet de cmbiner deux demandes séparées en une seule demande sur plusieurs destinatins. La demande riginale avec le numér de référence inférieur devient la nuvelle demande principale, quel que sit l rdre de tri de la bîte de srtie. L rdre peut être inversé dans l Hraire avancé si nécessaire (par exemple si la demande principale est par la suite refusée et une autre destinatin dit devenir la demande principale). Si une des demandes sélectinnées fait déjà partie d un ensemble divisé avant la fusin, tutes les destinatins dans l ensemble divisé sernt fusinnées. Cmme indiqué dans le message d avertissement, une fusin ne peut pas être annulée. Si une fusin a été effectuée par erreur, vus devez annuler la demande fusinnée et la remplacer dans la fiche de travail par une nuvelle demande principale.