13AN0179. Paris, le 9 octobre Le Recteur de l Académie, Chancelier des universités de Paris à

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1 Paris, le 9 octobre 2013 Affaire suivie par Véronique OTTO Chargée de mission auprès du chef De la division des Personnels Veronique.otto@ac-paris.fr Tél : AN0179 Le Recteur de l Académie, Chancelier des universités de Paris à Mesdames et Messieurs les chefs d établissement du second degré public Mesdames et Messieurs les Directeurs de centres d information et d orientation Objet : gestion du remplacement des personnels enseignants, d'éducation, de documentation et d'orientation et ATSS (administratifs, techniques et médicosociaux). La présente circulaire a pour objet de vous rappeler le cadre et les modalités de la gestion du remplacement des personnels du second degré public. Ces remplacements sont assurés en priorité par des personnels titulaires sur zones de remplacement (TZR), ou de l équipe mobile de titulaires remplaçants (EMTR) ou par des personnels non titulaires. La gestion du remplacement requiert de votre part une attention toute particulière. En effet, le respect des procédures ici décrites visent non seulement à rendre plus efficient le remplacement des personnels absents dans votre établissement, mais aussi à faciliter leur prise de fonctions et leur bonne intégration au sein de votre établissement. Vous trouverez donc cinq fiches techniques jointes à cet effet : Fiche technique n 1 : comment déclarer une suppléance Personnels Fiche technique n 2 : l affectation d un suppléant enseignants Fiche technique n 3 : les suppléances de courte durée Fiche technique n 4 : les suppléances des personnels administratifs, techniques et médico sociaux Fiche technique n 5 : informations pratiques Je vous remercie de l attention que vous y porterez dans l intérêt du service d éducation en faveur des élèves. Pour le Recteur de l académie de Paris, Pour le Directeur de l académie de Paris et par délégation, La Secrétaire générale de l Enseignement scolaire, Signé Monique RAUX 1

2 Fiche technique n 1 Comment déclarer une suppléance? a) Modalités techniques : Dès lors qu'un personnel est absent, le chef d'établissement saisit la demande de suppléance dans le module SUPPLE pour les congés supérieurs à 15 jours de l'application informatique Emplois Postes Personnels (EPP), ou bien sur l application Gestion Individuelle Gestion Collective (GIGC) pour les congés inférieurs ou égaux à 15 jours (voir fiche techniquen 3). Préalablement à la demande de remplacement ou de suppléance, le chef d établissement veillera à vérifier les quotités horaires à remplacer. En effet, si des changements horaires sont à effectuer sur des suppléances (modalité d affection SUP) en cours ou déjà traitées, il est impératif que le chef d établissement contacte le gestionnaire du remplacement en charge de la discipline pour qu il puisse procéder aux corrections. Mais, en revanche pour le remplacement (modalité d affectation REP), les gestionnaires de la DOPS et du remplacement concernés agissent en concertation pour affecter en conséquence, l établissement n ayant pas la possibilité d intervenir à ce niveau. De fait, ces modifications peuvent avoir des incidences sur le paiement des heures supplémentaires. dans l'établissement, il convient, dans ce cas, d'indiquer le nom de ce dernier, dans la rubrique «commentaire». Toutefois, seul le bureau de la DP est habilité à arrêter une décision pour la suppléance, au regard de l'ensemble des demandes en cours. Pour saisir une demande de suppléance, il convient de suivre les instructions suivantes : se rendre sur le portail intranet ARENA gestion des personnels saisir l identifiant et le mot de passe gestion des suppléances, gestion des suppléances des personnels enseignants sélectionner le code de l établissement + connexion quatre choix possibles : création, suivi, installation, rattachés Création d'une demande : cliquer sur Création agent à suppléer valider cliquer sur le nom du professeur à suppléer saisir les dates du remplacement sélectionner le motif compléter éventuellement la partie commentaire (notamment pour le français langue seconde et en lettres classiques : la répartition par matière) valider imprimer la page Un arrêté d'affectation est transmis par courrier électronique par le gestionnaire du remplacement à l'établissement de rattachement du TZR, ainsi qu'à l'établissement où doit s'effectuer la suppléance (établissement d'affectation). Afin de faciliter le traitement de vos demandes de suppléance par la DP2, il convient de ne pas doubler vos saisies sur EPP par un ou plusieurs courriels ou appels téléphoniques, à l appui de ces dernières. 2

3 IMPORTANT : Il convient de faire signer l arrêté d affectation au TZR concerné et ensuite de le transmettre aux bureaux de la DP 3, 4, 5 ou 6 dont relève sa discipline. Si le TZR ne se présente pas, il appartient au chef d'établissement d'accueil d'en informer la DP, sans délai, par tous moyens mis à sa disposition (courrier électronique ou contact téléphonique) afin qu'il puisse être procédé à l'envoi d'une mise en demeure, en lettre recommandée avec accusé de réception, à l'intéressé(e). Prolongation d'une demande de suppléance : cliquer sur Suivi cliquer sur P pour prolongation (à côté du nom du personnel à prolonger) saisir les dates de la prolongation compléter éventuellement la partie commentaire valider imprimer la page Attention, lorsqu il s agit d une prolongation, surtout ne pas recréer une nouvelle demande de suppléance car cela peut générer des confusions.. IMPORTANT : Il convient de saisir la fin de suppléance, dès que le professeur absent reprend son service. cliquer sur Suivi cliquer sur F (à côté du nom de l'enseignant) valider la fin de suppléance Il vous appartient de consulter, à plusieurs reprises dans la journée, le choix intitulé «rattachés», qui permet de visualiser le suivi des agents rattachés administrativement dans votre établissement et de prévenir l'agent concerné afin qu'il puisse se rendre dans l'établissement où il doit effectuer la suppléance. b) Suivi des congés : La saisie des congés par les établissements est obligatoire et s'effectue dans l'application Gestion Individuelle Gestion Collective (GIGC). Elle concerne exclusivement les congés suivants : congé de maladie ordinaire congé pour grossesse (14 jours maximum) ou couches pathologiques (28 jours maximum) congé de maternité (16 semaines pour une première ou une seconde grossesse, 26 semaines, à partir de la troisième grossesse, 34 semaines en cas de grossesse gémellaire, 46 semaines pour des triplés ou plus) congé de paternité (11 jours) ou (18 jours en cas de naissances multiples) toutes autorisations d'absence à l exception de celles d ordre syndical, qui relève de la compétence exclusive de la DP. 3

4 IMPORTANT : J attire votre attention sur le fait que l omission de saisie d un congé a un lien direct avec votre demande de suppléance. Pour que la DP puisse traiter la demande de suppléance, il convient de saisir à la fois le congé dans GIGC et la demande de suppléance dans SUPPLE. Pour les situations particulières (absences irrégulières, hospitalisation ou accident du travail), il convient de préciser en commentaire les raisons de l absence de saisie du congé. Les congés de longue maladie (CLM), congés de longue durée (CLD), congés de grave maladie (CGM), congés parentaux, congés de formation professionnels, les retraites, les disponibilités ne peuvent pas être saisis par les établissements dans GIGC. En conséquence, il vous appartient d'adresser au secrétariat de la DP les demandes concernées qui seront saisies par les bureaux des services. La DP opérera ensuite en fonction de la demande. IMPORTANT : Le décret n du 7 mai 2012 a modifié le décret n du 14 mars 1986 relatif à la désignation des médecins agréés, à l'organisation des comités médicaux et des commissions de réforme, aux conditions d'aptitude physique pour l'admission aux emplois publics et au régime des congés de maladie des fonctionnaires. En son article 25, il est désormais indiqué: "Pour obtenir un congé de maladie, ainsi que le renouvellement du congé initialement accordé, le fonctionnaire doit adresser, dans un délai de quarante-huit heures, à l'administration dont il relève, par l'intermédiaire de son chef de service, une demande appuyée d'un certificat d'un médecin, d'un chirurgien-dentiste ou d'une sage-femme. L'administration peut faire procéder à tout moment à la contre-visite du demandeur par un médecin agréé ; le fonctionnaire doit se soumettre, sous peine d'interruption du versement de sa rémunération, à cette contre-visite. Le comité médical compétent peut être saisi, soit par l'administration, soit par l'intéressé, des conclusions du médecin agréé. En conséquence, si un agent justifie trop tardivement son absence à l'aide d'un certificat médical, vous devez en aviser les services de la division des personnels et vous pouvez solliciter une retenue sur traitement. Fiche technique n 2 L'affectation d'un suppléant : a) Désignation d un suppléant titulaire Le chef d'établissement doit signaler à la DP tout besoin de suppléance qu'il envisage de confier à un TZR. La DP confirmera l'autorisation d'effectuer cette mission par courriel ou contact téléphonique à l'eple de rattachement, dans les meilleurs délais. Je souhaite rappeler que c est dans leur établissement de rattachement administratif, qui par ailleurs est chargé de leur gestion administrative, que les TZR doivent se rendre entre deux périodes de suppléance, ou si un service d enseignement ne peut pas leur être confié à temps complet, afin d y compléter leur obligation de service. Le décret n du 17 septembre 1999 relatif à l exercice des fonctions de remplacement dans les établissements du second degré, prévoit que les titulaires sur zone de remplacement sont chargés, conformément à leurs qualifications, d effectuer le remplacement d agents momentanément absents 4

5 ou d occuper un poste provisoirement vacant. A Paris, cette mission de suppléance peut être confiée dans n importe quel établissement. En dehors des périodes de suppléance dans un autre établissement, la présence du TZR est obligatoire dans l établissement de rattachement. Vous lui confierez prioritairement toutes les suppléances inférieures ou égales à 15 jours relevant de l organisation interne de l établissement et s inscrivant dans le cadre du remplacement de courte durée. Vous lui attribuerez, par ailleurs, un emploi du temps. Les activités ainsi proposées sont de nature pédagogique, en présence d élèves et la durée correspond à leur obligation réglementaire de service. Je vous rappelle également que le TZR doit rester à tout moment mobilisable et disponible afin d effectuer des remplacements hors de son établissement de rattachement et le cas échéant dans une discipline connexe, sur une demande rectorale prioritaire. A cet égard, il se doit de répondre à vos sollicitations et de rejoindre sa nouvelle affectation dans les meilleurs délais, même si la confirmation écrite du rectorat ne lui parvient que quelques jours plus tard. Il est bien sûr administrativement couvert pendant cette période. La réglementation en vigueur ne fixe pas de façon explicite la durée du délai d'intervention du TZR. Néanmoins, il paraît raisonnable de respecter un délai fonctionnel entre le contact téléphonique et la prise en charge effective du remplacement. Une durée de 24 heures semble opportune quand le TZR n'est pas déjà dans l'établissement et à cette seule condition. Ce délai est destiné à permettre au TZR de prendre ses nouvelles fonctions avec plus d'efficacité et de sérénité (prise de contact avec l'établissement, transmission des informations nécessaires à une bonne prise de poste...). b) Nomination d'un personnel contractuel Les contractuels enseignants sont recrutés à titre temporaire, par contrat de droit public à durée déterminée ou indéterminée, signé par le recteur. Il convient de leur apporter une attention particulière lors de leur prise de fonctions car il s'agit de personnels recrutés, au vu de leurs diplômes ou titres universitaires et de leur éventuelle expérience professionnelle. A cet égard vous pouvez utilement consulter le guide des agents non titulaires de l académie de Paris téléchargeable sur le lien suivant : TRES IMPORTANT Il vous appartient simultanément - d imprimer le contrat de travail en 4 exemplaires, qui vous aura été transmis via courrier électronique par les services rectoraux sur votre boîte fonctionnelle académique, dès réception par vos services. Je vous rappelle qu il vous appartient de la consulter quotidiennement (ex : ce z@ac-paris.fr); - les lui faire signer en 4 signatures originales et retourner impérativement seulement 2 exemplaires à la DP, sans délai, pour procéder à la mise en paye. Je vous rappelle qu'un contrat non signé des deux parties concernées n'a aucune valeur juridique. De plus, la prise en charge effective de la rémunération du contractuel par la DP dépend directement de l'efficience du retour des 2 exemplaires du/des contrat(s) et obéit à un calendrier de paie imposé par la direction départementale des finances publiques, calendrier par ailleurs très contraint. Un défaut de signature d une des parties expose le dossier à un refus de mise en paiement par leurs services. 5

6 En outre, pour tout changement lié à la situation personnelle d un enseignant contractuel (adresse personnelle, changement de coordonnées bancaires etc ), il appartient à ce dernier d en aviser immédiatement son gestionnaire paie de la DP. La période d'essai est égale au sixième de la durée du contrat sauf mentions expresses figurant sur le contrat. Exemples : pour un contrat de 10 mois (36 semaines/6), la période d'essai est de 6 semaines, soit 1 mois et demi ; pour un contrat de 12 mois (52 semaines/6), la période d'essai est de 8,5 semaines, soit 2 mois ; pour un contrat de 2 semaines, la période d'essai est de 2 jours. Pendant ou à l'issue de la période d'essai, le contrat peut être rompu librement par l'administration ou le chef d établissement. Toutefois les raisons de cette décision doivent être motivées. Toutefois, la rupture ne doit pas être abusive. Elle peut être considérée comme abusive si elle n'est pas liée aux compétences de l agent (discrimination, raison économique, etc.). Pour rompre un contrat avant le terme de la période d essai, il vous appartient d en aviser sans délai la DP. c) La fin anticipée d'une suppléance Par le congé du contractuel Si un contractuel est en arrêt de travail et sous réserve que la durée du congé puisse donner lieu à une suppléance, un nouveau contractuel pourra être affecté pendant l absence du contractuel initialement affecté, selon la procédure rappelée supra (cf fiche technique n 1). Par la démission du contractuel Le contractuel qui démissionne en cours de suppléance doit en aviser mes services, sous votre couvert, par un courrier signé précisant le motif. Cette modalité est indispensable pour l'ouverture éventuelle des droits à perception du chômage (allocation de retour à l'emploi). Par le licenciement du contractuel Si vous souhaitez qu'il soit mis fin à une suppléance avant la date prévue pour insuffisance ou pour faute professionnelle, il vous appartient d'adresser à la DP un écrit précisant les faits justifiant la demande, au besoin faxé, en cas d'urgence. Si les faits ne sont pas d'ordre pédagogique, ils devront être clairement explicités sous forme de rapport porté à la connaissance de l'intéressé(e), qui devra l'émarger pour attester qu'il (elle) en a bien pris connaissance et uniquement cela. Si les faits sont de nature pédagogique, une inspection pourra être diligentée, dans les meilleurs délais, si la demande en est faite auprès de la DP. Le licenciement ne peut intervenir qu'à l'issue d'un entretien préalable. Il doit tenir compte de la durée du préavis. Il est prononcé par le recteur après avis de la Commission Consultative Paritaire (CCP), au-delà de la période d'essai. Les délais de préavis sont les suivants : 8 jours pour un contrat inférieur à 6 mois; 1 mois pour un contrat supérieur à 6 mois et inférieur à 2 ans ; 3 mois pour une durée supérieure à 2 ans. 6

7 Fiche technique n 3 Les suppléances de courte durée : La suppléance des personnels absents pour de courtes périodes (inférieures ou égales à 15 jours), doit être effectuée par les autres enseignants, via l application GIGC. Cette mesure garantit la continuité du service public d'éducation qui est une priorité nationale. Les chefs d'établissement privilégieront le volontariat des enseignants à même d'assurer ces remplacements et élaboreront, en concertation avec les équipes pédagogiques, un dispositif de remplacement de courte durée, qui sera soumis au conseil d administration, pour information. Ces suppléances donnent lieu au versement d'une indemnité horaire, pour les personnels enseignants, à savoir l'indemnité Cependant, si l établissement ne dispose pas de ressources à l interne pour ce type de suppléance, il peut contacter les gestionnaires du remplacement en vue d une solution. Les absences pour maladie de moins d'une semaine sont les plus difficilement remplaçables. Aussi, il convient d'utiliser toutes les forces pédagogiques existantes au sein de vos établissements, mobilisables rapidement et ponctuellement. Fiche technique n 4 Les suppléances des personnels administratifs, techniques et médicosociaux : Le remplacement des personnels administratifs, techniques et médicosociaux (infirmiers, assistants sociaux et médecins) relève de la division des personnels. Toute demande de remplacement pour ces personnels sera à adresser simultanément à corinne.karsenty-musilli@ac-paris.fr et à ce.dp@ac-paris.fr Vous préciserez la nature de la suppléance et sa durée, en prenant soin préalablement de saisir les congés des agents concernés. Fiche technique n 5 Vos interlocuteurs : La division des personnels est rattachée à la direction des ressources humaines de l académie de Paris. Vous pouvez la contacter, prioritairement par mél, ce.dp@ac-paris.fr (mode de communication qui sera privilégié) ou par voie téléphonique ( ). Monsieur Olivier GIROD, chef de la division des personnels (DP) et ses équipes olivier.girod@ac-paris.fr se tiennent à votre disposition pour toutes questions liées au remplacement. 7