ORIGINAL : English CLEARANCE : NATO SECRET DATE VALIDATED : 25 July 2016 VALIDATED BY : D. Bellini

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1 ORIGINAL : English CLEARANCE : NATO SECRET DATE VALIDATED : 25 July 2016 VALIDATED BY : D. Bellini ORGANIZATION : GENERAL AND COOPERATIVE SERVICES PROGRAMME OFFICE, Programme Support Office POSITION No. : LB-113 TITLE : Technical Officer (Quality and Risk Management) GRADE : A-2 JOB CODE : A74 DUTY LOCATION : Capellen, LUX SUMMARY The incumbent is responsible to Programme Manager for the development, implementation and management of a quality and risk management system within the Programme Office along with the provision of advice, guidance and training to staff as required. More precisely, he/she is responsible for performing the following functions: RESPONSIBILITIES General Responsibilities Acting as the Programme Office Quality Focal Point (QFP) as defined in the NSPA prescriptive document related to Quality Management. Contributing to continuous process improvement efforts in relation to International Organization for Standardization (ISO) standards certification. Defining, writing, recommending changes to and maintaining the Programme Office Quality Assurance (QA) documentation and Operating Procedures (OPs). Reviewing and improving on a regular basis existing business processes as well as developing and documenting new ones as required and ensuring their compliance with NSPA standards and best business practices. Conducting root analysis and identifying opportunities for process improvement. Defining requirements and effecting quality, risk and business process related training for Programme Office staff as required. Participating in defining QA requirements in the framework of support activities of the projects assigned to the Programme Office, identifying related issues and planning and developing preventive and corrective actions. Defining, in coordination with the NSPA Quality and Government Quality Assurance (GQA) Manager, the requirements for QA and Risk Management training for relevant internal staff and providing appropriate training. Developing change management and communication approaches for all process improvement recommendations. Promoting awareness of customer satisfaction throughout the Programme Office. Planning, designing and implementing an overall risk management process for the Programme Office. LB-113 NATO UNCLASSIFIED FILE 2016

2 Monitoring delivery of improved risk response activity and identifying implication of delays and providing analysis as requested. Performing other related functions as required in peacetime and any other appropriate functions assigned in times of crisis or war. In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities, remain in the service of the Agency. Specific Responsibilities Establishing and maintaining the Programme Quality Plan and ensuring the maintenance of a quality system appropriate to the needs of the Programme Office in accordance with NSPA requirements. Developing Risk Management processes in line with ISO requirements and ensuring that all staff follow them as necessary. Documenting current goals, strategies, key programmes, and initiatives related with the Agency goals and objectives. Supporting Programme Management Review (PMR) processes in cooperation with relevant program staff. Planning, organizing and analyzing stakeholder and customer feedback and perceptions to improve customer satisfaction. Overseeing customer complaints, discrepancy reports and other non-conformities, assisting Programme Office staff in their resolution ensuring that an accurate and auditable record of progress is maintained. Overseeing, from a standard and consistency perspective, all Government Quality Assurance (GQA) request submissions. Liaising with the QA Office as required. Planning and producing statistical analyses and reports as required. Establishing and quantifying, in coordination with Programme Manager, the Programme Office's 'risk appetite', i.e. the level of risk it is prepared to accept. Preparing and coordinating with Programme Management external risk reporting to customers, Conducting audits of policy and compliance to standards, including liaison with internal and external auditors. ESSENTIAL QUALIFICATIONS General Qualifications University degree or equivalent education in Quality Management. Certificate of accredited institution for Risk Management. Knowledge of project management principles and methods with work experience in project management environments. Ability to cooperate with international military and civilian staff at various levels of seniority. Ability to facilitate/present persuasively and negotiate effectively to achieve desired outcomes. Ability to manage time and work effectively under pressure while producing quality products under shortnotice deadlines. Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and software packages. LB-113 NATO UNCLASSIFIED FILE 2016

3 Specific Qualifications At least three years of proven experience in the field of Quality Management [application of ISO standards and the Allied Quality Assurance Publication (AQAP) 2000 Series] and Risk Management, preferably in a sizeable organization. At least three years of proven experience of applied Risk Management, process review and improvement implementation activities, ideally in service organizations. Not less than four years of experience in logistics from the user requirement to the end user support. Knowledge of the Agency's enterprise software (SAP) would be an asset. LANGUAGE QUALIFICATIONS NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in English, therefore fluency in that language is essential and working knowledge of French is desirable. DESIRABLE QUALIFICATIONS N/A PERSONAL CHARACTERISTICS All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity, impartiality, loyalty, accountability, and professionalism. ADDITIONAL INFORMATION N/A LB-113 NATO UNCLASSIFIED FILE 2016

4 ORIGINAL : Anglais HABILITATION : NATO SECRET DATE DE VALIDATION : 25 juillet 2016 VALIDÉ PAR : D. Bellini ORGANISATION : BUREAU DE PROGRAMME "SERVICES GÉNÉRAUX ET EN COOPÉRATION", Bureau "soutien du bureau de programme" POSTE N o : LB-113 TITRE : Responsable technique (management de la qualité et du risque) GRADE : A-2 CODE POSTE : A74 LIEU D'AFFECTATION : Capellen, LUX RÉSUMÉ Responsable envers le gestionnaire de programme, le (la) titulaire est chargé(e) d'élaborer, de mettre en œuvre et de gérer un système de management de la qualité et du risque au sein du bureau de programme, et de fournir des avis, des conseils et une formation au personnel en fonction des besoins. Il (Elle) exerce plus précisément les fonctions suivantes : RESPONSABILITÉS Responsabilités générales exercer les fonctions de "point de contact qualité" (QFP) pour le bureau de programme comme défini dans le document réglementaire de la NSPA relatif au management de la qualité ; contribuer aux efforts visant à l'amélioration continue des processus dans le cadre de la certification de conformité aux normes de l'organisation internationale de normalisation (ISO) ; définir, rédiger et recommander des modifications à apporter aux documents d'assurance de la qualité et aux procédures d'exploitation (OP) du bureau de programme et assurer la tenue de ces documents ; examiner et améliorer de façon régulière les processus de travail existants, en élaborer et consigner de nouveaux en fonction des besoins, et veiller à leur conformité aux normes et aux meilleures pratiques de la NSPA ; procéder à l'analyse de causes premières et identifier les possibilités d'améliorer les processus ; définir les besoins et dispenser au personnel du bureau de programme, en fonction des besoins, des formations liées à la qualité, au risque et aux processus de travail ; participer à la définition des exigences en matière d'assurance de la qualité dans le cadre des activités de soutien des projets confiés au bureau de programme, identifier les problèmes connexes, et prévoir et élaborer des mesures préventives et correctives ; définir, en coordination avec le gestionnaire de la qualité et de l'assurance officielle de la qualité (AOQ) de la NSPA, les besoins en matière de formation au management de la qualité et du risque pour le personnel interne concerné et dispenser la formation appropriée ; établir des démarches en matière de gestion du changement et de communication concernant toutes les recommandations visant l'amélioration des processus ; sensibiliser l'ensemble du programme à la satisfaction des clients ; planifier, concevoir et mettre en œuvre un processus global de management du risque pour le bureau de programme ; LB-113 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER _16#2xx.docx

5 contrôler la mise en place d'un meilleur dispositif en réponse au risque et déterminer l'incidence des retards, et fournir une analyse selon les demandes formulées ; exercer d'autres fonctions connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres fonctions appropriées qui lui seront confiées en période de crise ou en temps de guerre. En cas de crise ou de guerre, le (la) titulaire restera au service de l'agence, sous réserve de l accord de ses autorités nationales. Responsabilités particulières élaborer et tenir à jour le plan qualité du bureau de programme et veiller au maintien d un système qualité qui soit en adéquation avec les besoins du bureau de programme, conformément aux exigences de la NSPA en la matière ; élaborer des processus de management du risque conformes aux exigences ISO et veiller à ce que l'ensemble du personnel les suivent en fonction des besoins ; décrire sous forme documentaire les objectifs, les stratégies, les programmes clés et les initiatives en cours correspondant aux buts et objectifs de l'agence ; assurer le soutien des processus de revue de gestion de programme (PMR) en collaboration avec le personnel concerné du bureau du programme ; planifier et organiser une consultation des parties prenantes et des clients et analyser leurs retours d'informations ainsi que leurs impressions en vue d'améliorer la satisfaction des clients ; superviser les réclamations, les rapports de litige et les autres cas de non-conformité présentés par les clients, aider le personnel du bureau de programme à régler ces questions en veillant à la tenue d'un dossier d'avancement précis et vérifiable ; superviser, du point de vue des normes et de la cohérence, toutes les demandes présentées en matière d'assurance officielle de la qualité ; assurer la liaison avec le Bureau "assurance de la qualité" (QA) en fonction des besoins ; planifier et établir des analyses statistiques et des comptes rendus en fonction des besoins ; établir et quantifier, en coordination avec le gestionnaire de programme, la tolérance du bureau de programme au risque, c'est-à-dire le niveau de risque qu'il est prêt à accepter ; établir et coordonner avec la direction du programme les comptes rendus externes à adresser aux clients concernant les risques ; mener des vérifications de la politique générale et de la conformité aux normes, en assurant notamment la liaison avec des auditeurs internes et externes. QUALIFICATIONS ESSENTIELLES Qualifications générales Diplôme d études supérieures ou formation équivalente en management de la qualité. Certificat délivré par un établissement d'enseignement accrédité en matière de management du risque. Connaissance des principes et des méthodes de gestion de projets et expérience professionnelle dans des environnements de gestion de projets. Aptitude à travailler en coopération avec des personnels internationaux militaires et civils à différents niveaux hiérarchiques. Aptitude à animer/exposer avec conviction et à mener des négociations efficaces permettant d'atteindre les résultats souhaités. Aptitude à gérer le temps et à travailler efficacement sous pression tout en fournissant des prestations de qualité dans de brefs délais. Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final, assortie d'une expérience en matière d'utilisation d'ordinateurs personnels (PC) et de progiciels. LB-113 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2016

6 Qualifications particulières Au moins trois ans d'expérience confirmée dans le domaine du management de la qualité [application des normes ISO et de celles de la série 2000 des Publications interalliées sur l'assurance de la qualité (AQAP)] ainsi que du management du risque, cette expérience ayant été acquise de préférence dans un organisme d'une certaine importance. Au moins trois ans d'expérience confirmée dans les domaines du management appliqué du risque, de l'examen des processus et des activités de mise en œuvre d'améliorations, cette expérience ayant été, idéalement, acquise dans des organismes de service. Au moins quatre années d'expérience de la logistique, depuis l'expression du besoin de l'utilisateur jusqu'au soutien de l'utilisateur final. La connaissance du progiciel de gestion intégrée (SAP) de l'agence serait un atout. CONNAISSANCES LINGUISTIQUES Les deux langues officielles de l'otan sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance pratique du français est souhaitable. QUALIFICATIONS SOUHAITABLES S.O. QUALITÉS PERSONNELLES Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte en vigueur du Code de conduite de l OTAN adopté par le Conseil de l'atlantique Nord et qu'en conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens des responsabilités et le professionnalisme. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES S.O. LB-113 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2016