BULLETIN DE PAIE BULLETIN PAIE B/

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1 Dernière mise à jour le 22 septembre 2005 BULLETIN DE PAIE BULLETIN PAIE B/ L'employeur doit remettre au salarié un bulletin de paie (art. L CT). Cette remise doit s'effectuer à l'occasion de chaque paie. L'employeur n'est toutefois pas tenu de remettre au salarié le bulletin de paie en mains propres, sauf disposition conventionnelle contraire. En conséquence, le bulletin de paie peut être envoyé par la poste, cette modalité de remise n'étant pas interdite, ou remis par tout autre moyen. Cependant, la pratique suivie dans l entreprise crée un usage, qu il appartient, le cas échéant, de modifier. A défaut de convention contraire, le salaire est quérable et non portable, c'est-à-dire que l'employeur doit le tenir à la disposition du salarié. Le bulletin de paie doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires, mais n'est soumis à aucune forme particulière. Un décret du 14 mars 2005 simplifie la présentation du bulletin de paie en permettant le regroupement des cotisations et contributions salariales et patronales. Le défaut par l employeur de remise du bulletin de paie ou d'indication des mentions obligatoires est passible d'une amende de 450 (art. R CT). Cette peine peut être prononcée autant de fois qu'il y a de bulletins manquants ou incomplets. La non-remise du bulletin de paie, le non-respect de l obligation de conserver les doubles des bulletins ou la mention sur le bulletin de paie d un nombre d heures de travail inférieur à celui réellement effectué sont constitutifs du délit de dissimulation d emploi salarié passible de sanctions pénales. Dans cette étude, seront développés : I. Mentions obligatoires... P. 2 II. Documents annexes au bulletin de paie... P. 5 III. Mesures de simplification... P. 6 IV. Sanctions... P. 8 TEXTES DE REFERENCE : Art. L du CT Art. R et R du CT Ordonnance n du 24 juin 2004 Décret n du 14 mars 2005 Décret n du 28 janvier 2000 Circulaire du 30 juin 2005 Circulaire du 2 novembre septembre / 8

2 I. Mentions obligatoires A. Mentions relatives à l'employeur et au salarié (art. R CT) 1. Mentions concernant l'employeur - nom et adresse de l'employeur ainsi que, le cas échéant, désignation de l'établissement dont dépend le salarié, - référence de l'organisme auquel l'employeur verse les cotisations de sécurité sociale, - numéro sous lequel les cotisations sont versées, - code NAF : 74.5B pour les entreprises de travail temporaire, - intitulé de la convention collective de branche : accords nationaux du travail temporaire, personnel permanent ou personnel temporaire, - nom et adresse du garant financier et référence à l'article L CT. 2. Mentions concernant le salarié - nom du salarié, - emploi occupé, - position dans la classification conventionnelle : niveau ou coefficient. Cette obligation n'existe que pour les salariés permanents. Pour les salariés temporaires, un courrier du ministère du Travail nous confirme que «dans le cas particulier des intérimaires, le dispositif conventionnel de branche ne comportant pas de dispositions sur les classifications, compte tenu de la nature même de l'activité des salariés concernés, l'obligation prévue par le décret du 22 août 1988 de porter la mention de la position ne peut pas, juridiquement, être satisfaite». Il n'y a donc pas lieu d'appliquer, sur ce point, les dispositions du décret aux intérimaires. - mention en caractères apparents incitant le salarié à conserver le bulletin sans limitation de durée : «Dans votre intérêt et pour vous aider à faire valoir vos droits, conservez ce bulletin de paie sans limitation de durée». B. Mentions relatives au travail (art. R CT) - la période et le nombre d heures de travail auxquels se rapporte le salaire en distinguant, s il y a lieu, les heures qui sont payées au taux normal et celles qui comportent une majoration pour heures supplémentaires ou pour toute autre cause et en mentionnant le ou les taux appliqués aux heures correspondantes : - «la nature et le volume du forfait auquel se rapporte le salaire des salariés dont la rémunération est déterminée sur la base d un forfait hebdomadaire ou mensuel en heures, d un forfait annuel en heures ou en jours» ; - «l indication de la nature de la base de calcul du salaire lorsque, par exception, cette base de calcul n est pas la durée du travail». - l'indemnité compensatrice correspondant au droit au repos compensateur pour les salariés temporaires lorsque la durée de leur mission ne leur permet pas l acquisition de droits suffisants ou la prise de repos, - l indemnité compensatrice de jours de réduction du temps de travail, 22 septembre / 8

3 BULLETIN PAIE - les éléments de calcul (nombre d'heures indemnisées, taux applicable) et le montant des allocations en cas de chômage partiel ou chômage intempéries, - pour les salariés permanents, les dates de congé et le montant de l indemnité correspondante en période de congé. C. Mentions relatives à la rémunération 1. Montant de la rémunération brute Il s'agit du montant sur lequel sont calculées les cotisations sociales salariales et patronales. 2. Nature et montant des accessoires de salaire soumis à charges sociales En règle générale, toutes les sommes versées aux salariés, dont l exclusion de l assiette n est pas expressément prévue par un texte, sont soumises aux cotisations sociales (Cf. annexe 3 de la fiche «Cotisations sociales»). Par conséquent, toute somme ou avantage soumis à cotisations doit figurer sur le bulletin de paie quelle que soit son appellation (gratification, prime, indemnité, allocation ou prestation ainsi que les avantages en nature) : il pourra s agir de prime d'équipe, de prime de fin d'année, de l indemnité compensatrice de congés payés, de l indemnité de fin de mission, des avantages en nature et avantages servis par le comité d'entreprise soumis à charges sociales. 3. Montant de la rémunération nette La rémunération nette correspond à la somme réellement reçue par le salarié. 4. Date de paiement du salaire 5. Nature et montant de diverses déductions Il existe deux types de déductions : - Déductions sur la rémunération brute, Exemple : déduction des indemnités journalières versées par la sécurité sociale ou un régime de prévoyance, en cas d'absence pour maladie, etc... - Déductions sur la rémunération nette : acomptes, avances, saisie-arrêt sur salaires, participation salariale à l'achat de titres-restaurant... D. Mentions relatives aux cotisations sociales 1. Nature et montant des cotisations salariales - la CSG et la CRDS - assurance maladie, maternité, invalidité, décès, - assurance vieillesse, - retraite complémentaire ARRCO ou AGIRC, - CET (pour les cadres), - assurance chômage, - APEC (pour les cadres), - régime de prévoyance pour les salariés intérimaires, - mutuelle. 22 septembre / 8

4 2. Nature, montant et taux des cotisations patronales de sécurité sociale La nature et le montant des cotisations patronales doivent être indiquées au salarié soit sur le bulletin de paie soit sur un récapitulatif annuel (décret du 28 janvier 2000). Les mentions à faire figurer mensuellement ou annuellement sont les suivantes : - assurance maladie, maternité, adoption, invalidité, décès, - assurance vieillesse, - allocations familiales, - contribution solidarité autonomie, - accident du travail, - retraite complémentaire ARRCO ou AGIRC, - CET (pour les cadres) - assurance décès obligatoire - AGFF - assurance chômage, - fonds de garantie des salaires, - APEC (pour les cadres), - construction-logement, - taxe d apprentissage - contribution au développement de l apprentissage, - formation professionnelle, - versement transport, - prévoyance intérimaires, - taxe prévoyance, - préoccupations sociales intérimaires, - fonds professionnel pour l emploi. Les cotisations patronales doivent être mentionnées distinctement des cotisations salariales, risque par risque. Il n est pas nécessaire de préciser le montant de l allégement de cotisations dont bénéficie l employeur. L obligation de faire figurer les cotisations sur le bulletin de paie ou sur un récapitulatif annuel (cf. III C.) ne concerne que les cotisations patronales de sécurité sociale, de retraite complémentaire et de prévoyance. La mention des autres cotisations patronales (assurance chômage, versement de transport, cotisation Fnal, participation-formation continue, participation-construction, taxe d apprentissage, taxe prévoyance, etc.) est, en revanche, facultative. La mention relative au revenu imposable mensuel et cumulé sur l'année n'est pas non plus une mention obligatoire, elle est néanmoins souhaitable. 3. Nature et montant des sommes non soumises à cotisations Il s'agit des remboursements de frais et de la participation au titre du transport de la région parisienne. 22 septembre / 8

5 BULLETIN PAIE E. Mentions interdites Le bulletin de paie ne peut comporter aucune mention relative : - à l'exercice du droit de grève. Il convient d indiquer sur le bulletin de paie le montant des retenues pour heures de grève en utilisant une expression neutre telle que «absence non rémunérée». - aux heures de délégation. A ce titre, lorsque ces heures sont prises sur l'horaire normal de travail, ces heures sont intégrées dans la durée du travail. Elles ne doivent en aucune façon être distinguées des heures de travail effectif. Lorsque ces heures sont prises en dehors de l'horaire de travail, en raison des nécessités du mandat, elles sont rémunérées comme des heures supplémentaires et ne doivent pas être identifiables sur le bulletin de paie. II. Documents annexes au bulletin de paie A. Fiche annexe relative aux heures de délégation L'employeur doit obligatoirement établir une fiche annexe (qui a le même régime juridique que le bulletin de paie), dès lors que les représentants du personnel utilisent leur crédit d'heures. Y sont mentionnés la nature et le montant des heures rémunérées. Le recours à la fiche annexe n est pas nécessaire lorsque les mentions du bulletin de paie apparaissent sous la forme d une codification chiffrée et qu une fiche expliquant cette codification a été remise au salarié. En l absence de codification, la fiche annexe doit porter : - pour les heures prise sur l horaire légal ou conventionnel de travail, la mention «maintien du salaire», - pour les heures prises en dehors de cet horaire, le montant de leur rémunération. B. Fiche annexe relative au repos compensateur et à la durée du travail En ce qui concerne le repos compensateur, la fiche (ou le bulletin de paie) doit indiquer : - le nombre d'heures de repos porté au crédit du salarié, - une mention notifiant l'ouverture du droit au repos, dès que ce nombre atteint 7 heures et rappelant le délai maximal de 2 mois dans lequel il doit être pris. A noter toutefois que, pour les salariés intérimaires, le temps de repos compensateur acquis et non effectivement pris est payé sous forme d indemnité compensatrice (accord d interprétation du 18 janvier 1984). En ce qui concerne la durée du travail, lorsque les salariés ne sont pas occupés selon le même horaire collectif de travail affiché, un document mensuel, dont le double est annexé au bulletin de paie doit, en outre, comporter les mentions suivantes : - le cumul des heures supplémentaires effectuées depuis le début de l'année, - le nombre d'heures de repos compensateur acquises au cours du mois, - le nombre d'heures de repos compensateur effectivement prises au cours du mois. Sur ces points, reportez-vous à la fiche «durée du travail» du dictionnaire permanent. 22 septembre / 8

6 C. Fiche annexe relative aux droits à participation et intéressement Lors de chaque répartition de la participation, l'employeur doit établir pour chaque salarié bénéficiaire une fiche distincte du bulletin de paie avec l'indication : - du montant global de la réserve spéciale de participation pour l'exercice écoulé, - du montant des droits attribués au salarié, - de la date d'exigibilité des droits, - des cas de déblocage anticipé, - de l'organisme gestionnaire des droits, - du montant du précompte au titre de la CSG et de la CRDS. Sur ces points, reportez vous à la fiche «participation» du dictionnaire permanent. Concernant l intéressement, toute répartition doit faire l objet d une fiche individuelle, distincte du bulletin de paie, indiquant : - le montant global de l intéressement, - le montant moyen perçu par les bénéficiaires, - les droits attribués à l intéressé, - la retenue opérée au titre de la CSG et de la CRDS. Cette fiche comporte, en annexe, une note rappelant les règles essentielles de calcul et de répartition prévues par l accord (cf. fiche «intéressement»). III. Mesures de simplification du bulletin de paie Un décret portant simplification de diverses dispositions dans les domaines du travail, de l emploi et de la formation professionnelle en date du 14 mars 2005 modifie l article R CT portant énumération des mentions obligatoires du bulletin de paie. Une circulaire du 30 juin 2005 (publiée au Journal Officiel du 7 septembre 2005) relative à la simplification du bulletin de paie précise les modalités d application de cette simplification. A. Regroupement des cotisations et contributions salariales Jusqu à présent, l article R CT indiquait que le bulletin de paie devait, notamment, comporter la nature et le montant des cotisations salariales retenues sur la rémunération brute en application de dispositions législatives, réglementaires ou conventionnelles, le montant de la CSG et de la CRDS, la nature et le montant des autres déductions éventuellement effectuées sur la rémunération, la nature et le montant des sommes s ajoutant à la rémunération et non soumises aux cotisations salariales. La nouvelle rédaction du code du travail prévoit que le bulletin de paie mentionne «la nature et le montant des retenues et ajouts effectués sur la rémunération brute en application des dispositions législatives, réglementaires ou conventionnelles ainsi que les autres retenues et ajouts. Le regroupement des retenues relatives aux cotisations et aux contributions salariales est autorisé dès lors que ces prélèvements sont appliqués à une même assiette et destinés à un même organisme collecteur». Ainsi, les cotisations de sécurité sociale (maladie, maternité, invalidité, décès et vieillesse) qui sont toutes recouvrées par l URSSAF mais font l objet de deux assiettes distinctes pour le risque vieillesse, peuvent être regroupées sur deux lignes : une ligne correspondant aux 22 septembre / 8

7 BULLETIN PAIE cotisations plafonnées (assurance vieillesse) et une ligne correspondant aux cotisations déplafonnées. Le même principe gouverne les contributions recouvrées par l Assedic : l assurance chômage et l AGS peuvent être regroupées sur une même ligne. De même, les cotisations de retraite complémentaire (dont la CET) et l AGFF peuvent faire l objet de regroupements, selon qu elles sont recouvrées par l AGIRC ou l ARRCO et en tenant compte de l identité d assiette. En cas d option pour le regroupement des cotisations et contributions salariales, le bulletin de paie est présenté avec des titres précisant l objet de ces prélèvements. B. Information du salarié Cette possibilité prévue par le code du travail de simplifier le bulletin de paie doit s accompagner d une information détaillée du salarié sur les différentes cotisations et contributions précomptées sur sa rémunération brute. Ainsi, l article R.143-2, 8 CT prévoit que «le taux, le montant ainsi que la composition de chacun de ces prélèvements» sont communiqués au salarié au moins une fois par an ou lorsque prend fin le contrat de travail. Cette information s effectue soit sur le bulletin de paie, soit sur un document annexé. C. Regroupement des cotisations et contributions patronales La mention des cotisations et contributions patronales n est pas obligatoire, l employeur pouvant lui substituer un récapitulatif annuel. En cas d option pour le document récapitulatif annuel, outre la nature et le montant desdites cotisations et contributions, le décret du 14 mars 2005 modifiant l article R CT précise que leur taux doit également être mentionné. Ce récapitulatif peut figurer sur le bulletin lui-même ou sur un document distinct. Il peut être remis en fin d année civile, par exemple en même temps que le dernier bulletin de paie de l année ou en début d année suivante, ou encore, en cas de départ de l entreprise en cours d année, lors du départ du salarié. En revanche, si l employeur a opté pour leur mention sur le bulletin de paie, il pourra adopter la même présentation que pour les précomptes salariaux, à savoir le regroupement par assiette et par organisme de recouvrement. IV. Sanctions A. Sanctions pénales Selon l article R CT, le défaut de remise du bulletin de paie est sanctionné par une amende de 450 au plus (contravention de la 3 ème classe). Cette peine peut être prononcée autant de fois qu il y a de bulletins manquants. 22 septembre / 8

8 Les mêmes sanctions s appliquent en cas d infraction aux dispositions concernant les mentions obligatoires du bulletin de paie, le mode de paiement, la périodicité et le lieu de paiement des salaires. Il y a autant de contraventions que de bulletins irréguliers. Mais plusieurs irrégularités sur un même bulletin ne forment qu'une seule contravention. En outre, le délit de dissimulation d'emploi salarié est caractérisé lorsque l'employeur se soustrait intentionnellement à son obligation de délivrance du bulletin de paie (art. L CT). Les bulletins de paie doivent être présents dans les entreprises ainsi que dans les établissements distincts comportant un représentant de l'employeur ayant le pouvoir de recruter du personnel. A cet égard, il y a donc lieu de se référer à la jurisprudence dégagée par la question de la présentation du registre unique du personnel (Cass. crim. 29 septembre 1992 et 17 janvier 1995). Il est rappelé qu'en cas de non-respect de ces dispositions, des procès verbaux peuvent être dressés pour : - infractions à l'article L CT (conservation des bulletins de paie), pénalités de l'article R CT ; - infractions de l'article L CT (communication des documents aux inspecteurs du travail), pénalités de l'article R CT ; - obstacle à l'accomplissement des devoirs des agents de contrôle, pénalités de l'article L CT. Dans les deux premiers cas, il s'agit de contraventions de 3 ème classe (450 pour les personnes physiques ou pour les personnes morales) ou, en cas de récidive, de 4 ème classe (750 ou ); dans le 3 ème cas, il s'agit d'un délit, soit un an d emprisonnement et/ou une amende de 3 750, porté, en cas de récidive, à une peine de 2 ans et/ou une amende de B. Sanctions civiles Si la non-remise ou la remise tardive du bulletin de paie cause un préjudice au salarié, il peut en demander réparation au conseil de prud'hommes. Le bureau de conciliation du conseil de prud'hommes peut ordonner la délivrance du bulletin de paie, le cas échéant sous peine d'astreinte (art. R CT). Le jugement est exécutoire à titre provisoire (art. R CT). Le conseil de prud'hommes statue en dernier ressort, sauf si, par ailleurs, l'un des autres chefs de la demande dépasse son taux de compétence (art. R et D CT; Décret n du 26 décembre 2003). En cas de différend relatif au paiement des sommes réclamées ou aux mentions du bulletin, le conseil de prud'hommes est habilité à se prononcer sur le droit du salarié. Il peut condamner l'employeur à la rectification du bulletin. Dans ces hypothèses, la demande sort du cadre tracé par l'article R CT précité et rend l'appel recevable. 22 septembre / 8