ASSURANCE VOYAGES CHARTIS Informations

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1 ASSURANCE VOYAGES CHARTIS Informations Objet : Information concernant l assurance «voyages officiels» des agents, experts et autres personnes voyageant à la charge des budgets de l Organisation PREAMBULE Rappel des principales prestations de l assurance voyages : 1. LES CARACTÉRISTIQUES PRINCIPALES Le contrat d assurance «voyages officiels» CHARTIS (ex AIG EUROPE) couvre les risques spécifiques liés aux déplacements des agents, des experts ou de toute autre personne amenée à voyager à la charge des budgets de l Organisation. Numéro de Police d assurance CHARTIS : Numéros d appel d urgence CHARTIS Assistance 24H/24 : Tel Fax LES CONDITIONS DE MISE EN œuvre L assurance est applicable quel que soit le moyen de transport utilisé pourvu que le bénéficiaire soit en possession d un ordre de mission (avec ou sans frais) ou d une lettre d invitation portant mention de l assurance CHARTIS. La formule à faire figurer est la suivante : «Les risques spécifiques liés aux déplacements sont couverts par une police d assurance CHARTIS (contrat n ) valable jusqu à l âge de 75 ans révolus. En cas de nécessité, le Service d assistance CHARTIS Assistance 24h/24 peut être contacté au numéro suivant : ». La mise en œuvre de l assurance ne nécessite aucune démarche préalable, mais suppose que l ordre de mission, la lettre d invitation ou le contrat de prestation de Services des tiers comporte obligatoirement la formule ci-dessus. Il vous appartient de vérifier que cette formule figure bien sur les documents remis aux personnes effectuant des voyages officiels pour le compte de l Organisation. 3. LES PRINCIPAUX CAS PRIS EN CHARGE 3.1. Frais médicaux / Rapatriement Les frais médicaux consécutifs à une maladie inopinée ou à un accident survenu lors d un déplacement effectué pour le compte du Conseil de l Europe continuent de façon générale à être couverts par le régime médical et social de base de l assuré dans son pays de résidence. L assurance CHARTIS n ayant pas vocation à se substituer aux régimes médicaux de base mais ayant été souscrite pour intervenir à titre complémentaire, les intéressés devront systématiquement, obtenir une prise en charge de leur régime de base (VanBreda pour les agents) avant de soumettre, le cas échéant, une demande de remboursement à CHARTIS. En cas de problème médical sérieux et avant d engager des frais importants, il est indispensable de se mettre en rapport avec la compagnie d assurance (numéro de téléphone ) afin de définir les modalités d assistance. La décision d un éventuel rapatriement médical revient exclusivement aux assureurs, aucun remboursement ne sera accordé pour des billets d avion achetés par des agents ou experts ayant pris la décision de rentrer dans leur pays d origine afin de bénéficier de soins médicaux sans l accord du Service d assistance CHARTIS Assistance 24h/ Retard de bagage En cas de retard de bagage de plus de 8 heures, l assurance prend en charge l achat d articles de première nécessité sur présentation d une confirmation du retard de bagage fournie par la compagnie aérienne et des justificatifs de paiement.

2 3.3. Vol de bagage, de valeurs ou d effets personnels L assurance prend en charge le vol dans les conditions prévues par le contrat (voir résumé des garanties à la fin de ce document). En cas de perte ou de vol d objets personnels, seuls les dommages ou pertes déclarés à la Police ou à la compagnie de transport sont indemnisés Annulation, limitation ou adaptation de voyage En cas d annulation par le passager (pour des motifs prévus par le contrat), l assurance prend en charge les frais d annulation. En cas de grève ou de retard de vol de plus de 4 heures, l assurance prend en charge les frais supplémentaires liés au rachat d un billet, à une nuit d hôtel ou à des frais de taxi Formulaire de déclaration La déclaration de sinistre (formulaire spécifique prévu à cet effet, disponible auprès du Bureau de Voyages) doit être effectuée dans les délais les plus brefs. Elle sera adressée, accompagnée des pièces demandées, au Bureau de Voyages qui la transmettra aux assureurs. Des justificatifs, le cas échéant originaux et traductions correspondantes (en anglais ou en français), doivent toujours accompagner une demande de remboursement de frais. 4. LES CAS PARTICULIERS Les personnes dont les frais de voyage et de séjour ne sont pas à la charge des budgets du Conseil de l Europe mais dont les tâches s inscrivent dans le cadre d activités suivies par l Organisation, peuvent tout de même être couvertes par l assurance CHARTIS. Le Service est chargé d informer par le Bureau de Voyages du nombre de personnes (pas d information nominative) et des dates concernées (ces dates doivent non seulement comprendre les jours de réunion mais également les jours passés à voyager). La lettre d invitation et/ou le contrat de prestation de services devront obligatoirement comporter la formule standard : Les risques spécifiques liés aux déplacements sont couverts par une police d assurance CHARTIS (contrat n ) valable jusqu à l âge de 75 ans révolus. En cas de nécessité le service d assistance CHARTIS Assistance 24h/24 peut être contacté au numéro suivant : Souscrire une assurance complémentaire fait donc double emploi : elle n est pas prise en charge par le Conseil de l'europe.» 4.1. Les Zones non couvertes par l assurance voyage Les pays suivants sont des zones géographiques non couvertes par l assurance voyage CHARTIS : - l Afghanistan, - la Corée du Nord, - l Irak - la Côte d Ivoire, - la Somalie, - le Soudan. Dans ces conditions, aucune mission ne peut être visée pour ces destinations. Par ailleurs, les missions en Tchétchénie ne sont désormais couvertes que sur déclaration préalable auprès de l assurance voyage. Par conséquent, toutes les missions prévues en Tchétchénie devront être signalées au plus tard 4 jours ouvrables avant le départ au Bureau des voyages afin que le nom des voyageurs puisse être transmis aux assureurs. Une prime complémentaire de 50 $ par jour et par voyageur est appliquée. Il est à noter que les agents qui ne signaleront pas leur mission en Tchétchénie avant leur départ se heurteront à un refus de prise en charge en cas de sinistre.

3 4.2. Les personnes âgées de plus de 75 ans Le bénéfice de la couverture CHARTIS peut désormais être procuré de façon ponctuelle aux personnes âgées de plus de 75 ans à condition qu un certificat médical relatif à leur état de santé soit transmis à l assureur, préalablement au voyage. Au vu de ce certificat médical, l assureur sera en droit de refuser d assurer l intéressé(e), de demander une surprime ou de l assurer sans conditions particulières Les missions de longue durée (plus de 6 mois) Tout déplacement dont la durée excède six mois doit être notifié au Bureau de Voyages, avant que le seuil de six mois ne soit atteint. L assureur demandera alors qu une prime d assurance complémentaire soit payée. La famille d un agent en mission de longue durée peut bénéficier de la même couverture que l agent. L assureur demandera alors qu une prime d assurance complémentaire soit payée. L attention des Services est plus particulièrement attirée sur la situation des personnes titulaires de contrats de prestation de Services, les «consultants», également appelés «experts consultants» dont le déplacement effectué pour le compte de l Organisation excède une durée de six mois. Les Services devront en conséquence signaler ces missions de longue durée au Bureau de Voyages comme précédemment indiqué. Les consultants engagés localement ne sont pas couverts par l assurance voyages et ne sont par conséquent pas concernés Les déplacements en voiture personnelle Les agents ou experts qui utilisent leur véhicule personnel pour se rendre en mission sont couverts par l assurance voyage CHARTIS ainsi que les passagers qui les accompagnent à condition qu ils participent à la même mission et soient munis d une lettre d invitation officielle ou d un ordre de mission. Dans ce cas particulier, la responsabilité civile et les dommages causés au véhicule et aux tiers sont exclus. Il est par conséquent recommandé au propriétaire du véhicule de vérifier que l assurance souscrite couvre les risques liés à un accident durant un trajet professionnel La responsabilité civile : Les agents et experts sont couverts dans le cadre de la responsabilité civile pour tous les dommages corporels ou matériels causés à des tiers au cours d une mission à l exclusion des dommages causés lors de l utilisation d un véhicule (voir clause particulière ci-dessus). Toute demande d information ou de clarification peut être adressée au Bureau de Voyages ( ) Attestation d assurance voyage : Lors des demandes de visas, certains pays exigent la souscription d une assurance spécifique ou la preuve d une couverture d assurance suffisante. Le Bureau des voyages peut à cet effet délivrer une attestation d assurance officielle (en anglais ou en français). La demande d attestation se fait par à en fournissant les informations suivantes : - Prénom et nom du voyageur - qualité (agent ou expert) - nationalité - date de naissance - type de passeport (par défaut ordinary passport) - numéro de passeport - lieu de la mission + pays - date de la mission (jours de voyage y compris) ASSURANCE «VOYAGES OFFICIELS» CHARTIS

4 RESUME DES GARANTIES RISQUE Rapatriement, Frais médicaux 1 et Assistance (envoi d un médecin, transport vers un centre médical) GARANTIES COUVERTES PAR CHARTIS CHARTIS rembourse les dépenses engagées : - Jusqu à uros pour un rapatriement dans un pays membre du Conseil de l Europe (les frais médicaux engagés dans le pays de résidence suite à un rapatriement sont pris en charge dans la limite de uros) - Jusqu à uros pour un rapatriement dans un pays non membre du Conseil de l Europe Cette assurance vient en complément de toute autre assurance médicale de base qui couvre ce risque Décès 2 Versement d un capital de uros en cas de décès consécutif à un accident visé par le contrat Invalidité permanente et totale Versement d un capital de uros en cas d invalidité permanente et totale consécutive à un accident visé par le contrat Invalidité permanente et partielle Versement d un capital selon le type d invalidité En cas d invalidité permanente et partielle consécutive à un accident visé par le contrat Assistance psychologique en cas d invalidité Prise en charge dans la limite de uros, pour une invalidité supérieure à 10 %. Frais de rééducation en cas d invalidité Prise en charge dans la limite de uros, pour une invalidité supérieure à 66% Frais de voyage et de séjour : - de proches du bénéficiaire hospitalisé, - du bénéficiaire assistant à l enterrement d un proche Frais de recherche et de sauvetage RISQUE Rapatriement du corps / frais funéraires à l étranger la limite de uros la limite de uros. GARANTIES COUVERTES PAR CHARTIS la limite de uros Perte ou vol de bagages et d effets personnels 1 Perte ou vol d ordinateurs et téléphones portables personnels 1 Retard de plus de 8 heures des bagages 1 Perte, vol ou destruction du passeport ou de la carte d identité 1 la limite globale de uros avec plafonds suivants : 762 uros par bagage, Euros pour les valeurs dont 762 uros pour l argent liquide. (la facture d achat est exigée pour tout objet d une valeur supérieure à 610 ) la limite de uros par ordinateur et 762 uros par téléphone (la limite de remboursement est portée à 762 pour un ordinateur ou un téléphone portable appartenant au Conseil de l'europe) Remboursement des frais raisonnables pour l achat d articles de première nécessité jusqu à 610 uros Remboursement des frais de voyage et de séjour afin d obtenir un visa/document de remplacement dans la limite

5 de 762 uros Annulation, limitation, adaptation de voyage la limite de uros Voyage retardé de plus de 4 heures Frais de transport d un colla-borateur de remplacement Assistance juridique et avance sur caution pénale Responsabilité Civile Prise en charge dans les conditions prévues au contrat des frais de transport et séjour dans la limite de 610 uros Pris en charge dans les conditions prévues au contrat, dans la limite de uros Couverts, dans les limites prévues, en cas d accident de la circulation (le montant de la caution doit être remboursé) Prise en charge dans les conditions prévues au contrat et dans la limite de uros 1 Une franchise de 38 uros est appliquée. 2 Une désignation du bénéficiaire peut être adressée sous pli confidentiel portant la mention «Désignation assurance décès CHARTIS», à l attention du Bureau des Voyages, qui transmettra à la Direction des Ressources Humaines.

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