V 1 Février Mars Avril

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1 Brevet de Technicien Supérieur Assistant de gestion PME-PMI A1.1 Recherche de clientèle et contacts Définir et mettre en place une méthode de prospection Repérer et qualifier les prospects Veiller à la fiabilité des informations client Réaliser les documents de prospection Tenir à jour les données prospects Présenter l'offre commerciale de l'entreprise Analyse de la situation commerciale de l'entreprise Réaliser un mode opératoire de prospection Mise à jour de la base de données de l'entreprise Mise à jour des documents de présentation de l'offre commerciale Utiliser les fonctions GRC d'un PGI Réaliser le schéma relationnel du domaine commercial V 1 Février Mars Avril A4.1 Organisation et amélioration du travail administratif Se situer dans la PME Assurer une veille informationnelle, juridique et technique Identifier les sources d'information Réaliser un diagnostic interne des activités administratives Analyser les procédures existantes Proposer des solutions et suivre leur mise en œuvre Définir et mettre en place des indicateurs de performance d'activités administratives Réaliser un diagnostic interne Analyser les procédures existantes, les flux d'informations et les compétences requises Proposer des solutions, accompagner le changement Calculer un coût, établir un budget A5.3 Gestion de l'information Représenter et analyser l'organisation du système d'information de l entreprise Établir l'organigramme de l'entreprise Répertorier les sources d'information Analyser la répartition des tâches d'une activité administrative Établir une représentation des flux d'information et des procédures Proposer des indicateurs et des tableaux de bord Identifier et caractériser des problèmes, Proposer des solutions Établir un dictionnaire des données, un diagramme de flux ou un diagramme événements-résultats APCA-PME 2010 Page 1

2 Communiquer avec des partenaires informatiques Interroger la base de données sélectionnée Sécuriser l'accès à des informations de la base de données A8 Communication : notions de base comprendre le processus de la communication en fonction (objectifs, cible, acteurs) et des enjeux/aspects relationnels A8.1 Approche globale de la communication en PME Intérêt de cette façon d'agir Les composants de la communication globale Les résultats attendus A8.1.3 Communication orale interpersonnelle Construire et adapter son message en fonction des interlocuteurs Pratiquer l'écoute active et l'empathie Contrôler son comportement et ses émotions Réaliser un schéma de l architecture matérielle et logicielle Interroger la base de données en langage SQL Mise en œuvre dans les relations en entreprise Repérer les différentes actions de communication : internes, externes, institutionnelles Évaluer leur cohérence par rapport à l'objectif global Établir la relation entre l'image voulue et image perçue de l'entreprise Compte rendu oral Présentation de l'action Préparation et présentation d'un dossier (argument, réponses, objections...) V 2 Mai Juin Juillet Août A1.2 Administration des ventes Élaborer une offre commerciale Mettre en forme des documents commerciaux Assurer le suivi de l'offre commerciale Repérer et sélectionner les appels d'offres Suivre la procédure d'un appel d'offres et y répondre Établir un devis, émettre une facture à partir du devis Suivre les ventes et les livraisons Aspect comptable et fiscal des relations avec la clientèle (règles de la partie double, écritures comptables, mécanisme la TVA, échéancier, état de rapprochement, suivi des règlements, balance âgée, procédures de relance.) Établir une proposition commerciale, rédiger un contrat Réaliser des outils de suivi et leur exploitation (module GRC d'un PGI) Réaliser des relances téléphoniques ou écrites Analyse des appels d'offres, Mise en place d'un outil de suivi de réponse aux appels d'offres Rédiger des courriers de demandes de référence (acteurs externes) Vérifier la conformité du dossier de réponse Utiliser un PGI pour les opérations d'administration des ventes APCA-PME 2010 Page 2

3 A4.2 Organisations des activités Évaluer, planifier le temps nécessaire Placer les événements selon l'importance et l'urgence Identifier les priorités et les contraintes Utiliser des outils de gestion du temps Collecter les informations sur les ressources et les besoins Établir les plannings, évaluer la disponibilité des ressources, suivre l'avancement des prestations Organiser des déplacements et la participation aux différents événements internes et externes Gestion des plannings de réunion Organisation des tournées des représentants Organisation du planning de livraison Établissement de l'échéancier Proposition d'un planning de congé Utilisation d'un logiciel de gestion de projet Réalisation d'un budget prévisionnel pour l'événement A7.1 Participation à la gestion des risques informatiques Accéder au réseau, gérer les utilisateurs Gérer les droits d'utilisation Analyser et représenter l'organisation du système d'information Communiquer avec des partenaires Tenir compte des contraintes juridiques et techniques ou s'adapter aux nouvelles pratiques numériques A8.1.3 Communication orale interpersonnelle Construire et adapter son message en fonction des interlocuteurs Pratiquer l'écoute active et l'empathie Contrôler son comportement et ses émotions A8.2.1 Accueillir en face-à-face ou au téléphone (construction de l'image de l'entreprise) Identifier les besoins de l'interlocuteur Répondre à ces besoins ou l'orienter Filtrer les appels ou faire «barrage» Réalisation de modes opératoires à destination des utilisateurs Réalisation de notes d'information pour rappeler les procédures de sauvegarde, les droits et obligations des utilisateurs du réseau Description d'un incident auprès d'une hot line Préparation de la stratégie de communication (objectifs, public, outil...) Mettre en place des outils et/ou des actions favorisant les échanges en entreprises Organisation d'un événement Enquête de satisfaction/motivation APCA-PME 2010 Page 3

4 A8.1.4 Facilitation des échanges internes Concevoir, organiser et mettre en œuvre les outils favorisant les échanges Analyser les retours et présentations des résultats au chef d'entreprise V 3 Septembre Octobre Novembre Décembre A2.1 Recherche et choix des fournisseurs Comparer les offres de plusieurs fournisseurs A2.3 Suivi des achats Enregistrer un achat au journal et dans les comptes fournisseurs Établir l'échéancier des règlements sur achats Vérifier le respect des conditions nécessaires au règlement des fournisseurs Ecritures comptables relatives aux achats, échéancier, état de rapprochement Définir les actions en vue de renforcer le partenariat Informer régulièrement le chef d'entreprise A4.3 Participation à une organisation de travail collaboratif Mettre en œuvre le travail collaboratif Concevoir des documents de travail commun à un groupe déterminé Définir le circuit de validation et organiser la circulation des documents Gérer la messagerie électronique Élaborer une procédure de classement des messages Créer et attribuer des comptes de messagerie, gérer les groupes Mise à jour des dossiers fournisseurs Formuler l'appel d'offres auprès des fournisseurs référencés Comparer les offres, sélectionner les fournisseurs Proposer des actions à mener auprès des fournisseurs Fonctionnalités du module de gestion commerciale du PGI Établir les comptes rendus écrits Rendre compte oralement Mise en place de procédures de travail collaboratif (contributions respectives, délai, formalismes respectés, modalités de validation...) Mise en place, utilisation, de tableaux de répartition des tâches, de listes de contrôle APCA-PME 2010 Page 4

5 A5.3 Gestion de l'information Analyser les documents et leur évolution, préparer leur indexation, proposer un plan de classement Utiliser des plates-formes numériques pour développer les échanges d'informations, maîtriser les usages des nouvelles technologies nomades Organiser des procédures de sauvegarde et d'archivage Mis en place un système de classement, établissement de la méthodologie d'indexation des documents Établissement des modalités d'accès aux archives Sécurisation des données et des accès A8.1.3 Communication de groupe Définition et typologie des groupes Mode de fonctionnement Rôle de l'animateur Mode de collaboration Méthodologie A8.1.7 Gestion des conflits Connaître le processus des conflits Les différents types de conflits Les modalités de dépassement des conflits A8.1.2 Rédaction et diffusion de documents écrits Analyser une situation de communication écrite Choisir le type de documents à utiliser Rédiger et mettre en forme Publier et diffuser auprès des destinataires A2.2 Achat de biens et prestations de services Analyser les demandes d'achat Utiliser des critères d'évaluation pertinents Traiter des demandes d'achat Identifier les priorités de négociation Organiser et planifier les contacts avec les fournisseurs Participer à des brainstormings créatifs Organiser une réunion, rédiger un compte rendu Propositions d'actions favorisant les échanges entreprises Repérer les situations conflictuelles (les acteurs et les arguments réciproques) Informer le chef d'entreprise et proposer des pistes de dépassement Production de documents écrits à partir d'une analyse la situation (notes, au rapport, compte rendu) Choix argumenté des modes de diffusion Analyse des résultats Développer un argumentaire d'achat Etablir un plan de négociation Organiser les visites aux fournisseurs Etablir une procédure de suivi de commandes (modalités de contrôle, délais de livraison) APCA-PME 2010 Page 5

6 V 4 Janvier Février Mars Avril A1.2 Mis à jour et amélioration du système d'information client Collecter des informations client pour les acteurs internes Tenir à jour les données client Repérer les dysfonctionnements Mettre en place une procédure d'amélioration du système d'information client Mettre à jour le système d'information client Identifier les dysfonctionnements Mise en place d'une procédure d'amélioration et de règlement des dysfonctionnements A8.2.1 Valorisation de l'image de marque de l'entreprise Véhiculer une image positive de l'entreprise Respecter les valeurs de l'organisation, la déontologie et l'éthique professionnelle A8.2.2 Communication institutionnelle Etablir un plan de communication institutionnelle Préparer et organiser des actions et des événements Développer et entretenir des partenariats Etablir un bilan des actions Mise en place de procédures d'accueil téléphonique et/ou en faceà-face Protocole de gestion du standard Réaliser des communiqués de presse Organiser des réunions de relations publiques Réalisation de tableaux de bord de la communication institutionnelle Mise à jour des différents supports d'information en entreprise V 5 Mai Juin Juillet Août A1.3 Maintien et développement de la relation clientèle Accueillir, informer et conseiller le client Traiter les réclamations ou orienter le client vers le service et l'interlocuteur compétents S'assurer du suivi des réclamations transmises aux autres services Dresser un bilan des réclamations, alerter les services concernés et suggérer des solutions Mise en situation réelle de suivi d'un dossier client en autonomie APCA-PME 2010 Page 6

7 Septembre Octobre Novembre A8.2.3 Communication commerciale Préparer le cahier des charges et le budget de la campagne communication Sélectionner les partenaires et négocier Etre attentif et rigoureux dans la production la publication et la diffusion des documents Révisions, ajustements Mise en autonomie sur une action de communication commerciale (de A à Z.) APCA-PME 2010 Page 7

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