MISE EN ŒUVRE D'UN SYSTÈME D'ARCHIVAGE ELECTRONIQUE EXTERNALISÉ ET MUTUALISÉ : RETOUR D'EXPÉRIENCE DU CENTRE DE GESTION DE L'OISE

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1 MISE EN ŒUVRE D'UN SYSTÈME D'ARCHIVAGE ELECTRONIQUE EXTERNALISÉ ET MUTUALISÉ : RETOUR D'EXPÉRIENCE DU CENTRE DE GESTION DE L'OISE Angers, le 21 mars 2013

2 Pierre Sylvestre SOMMAIRE INTERVENANTS Direction des services supports Maud Lasterre Consultante Archiviste Séverine Denys Directeur de projet

3 SOMMAIRE 1. Contexte du projet d archivage électronique Présentation du Centre de Gestion de l Oise Présentation des besoins d archivage électronique 2. La solution mise en œuvre Réponses aux exigences du Centre de Gestion de l Oise Solution globale 3. État des lieux & perspectives du projet Organisation du projet Point de situation Formations et accompagnement au changement Focus relations avec les plateformes tierces Démonstration Perspectives 4. Questions Réponses

4 CONTEXTE DU PROJET D ARCHIVAGE ELECTRONIQUE

5 LOCARCHIVES EN QUELQUES MOTS Un prestataire agréé pour la gestion d archives publiques Création en M CA en collaborateurs Volumes de pages numérisées par an millions de documents électroniques Capacité de stockage supérieur à 90 To 2 sites Archivage Electronique en pleine Propriété 120 clients«numérique» (Expérience multi-secteurs) Archives papier & électroniques Conformité Z

6 LOCARCHIVES EN QUELQUES MOTS Une offre globale de solutions Audit de l organisation en place Politique d archivage / outils de gestion Papier Audio & Vidéo Sauvegarde informatique Hébergement sécurisé Archivage électronique «probatoire» Numérisation LAD/RAD Indexations automatiques

7 Éditeur de solutions innovantes spécialisé dans l'information patrimoniale NAONED SYSTEMES EN QUELQUES MOTS Mémoire et Patrimoine en numérique: mettre la technologie au service de l usage Une culture documentaire et patrimoniale fortement ancrée dans l entreprise et mise au service de nos clients CA 2012 : 2 M Effectif actuel : 22 personnes Plus de 60 références

8 CONTEXTE DU PROJET D ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE CDG 60 : nos missions, nos expertises, nos valeurs Centre de Gestion de l Oise Établissement public Chargé du suivi des carrières des agents territoriaux de l Oise Partenaire des collectivités et établissements publics depuis 25 ans Nous proposons des services fiables, clés en main et compétitifs grâce, notamment à une mutualisation à l échelle départementale Nous proposons un panel de services mutualisés : Un portail e-services La Bourse de l Emploi Une application Missions Temporaires Un SI Gestion des carrières Le CIL (Correspondant Informatique et Libertés) Le Système d Archivage Électronique Et encore bien d autres projets en cours

9 CONTEXTE DU PROJET D ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE Besoins du CDG 60 en Archivage Électronique Le développement rapide des réseaux de communication via le web L accélération des pratiques de l e-administration L objectif poursuivi par le Cdg60 de moderniser ses services dans le domaine du numérique nous a incité à proposer une solution clé en main aux collectivités d archivage des documents publics dématérialisés. Développement des outils d e-administration et dématérialisation des échanges administratifs Augmentation de la production de documents nativement numériques Obligation réglementaire d archivage des documents électroniques produits et reçus par la collectivité Solution adaptée économiquement et techniquement via la mutualisation.

10 CONTEXTE DU PROJET D ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE Besoins du CDG 60 en Archivage Électronique Quels flux concernés? Priorité donnée aux flux issus de la dématérialisation (Flux comptables, payes, actes ) pour plusieurs raisons : Accélération du processus de dématérialisation des échanges administratifs, Possibilité technique de récupérer ces flux au niveau des tiers de télétransmission, Traitement archivistique automatisé (versement, description des flux ).

11 LA SOLUTION MISE EN OEUVRE

12 LA SOLUTION MISE EN ŒUVRE Réponses à l'objectif du CdG-60: moderniser ses services dans le domaine du numérique Accélérer le processus de dématérialisation des échanges administratifs Accompagner les changements dans l'administration Entrer en dialogue avec les Tiers de Télétransmission et de dématérialisation Automatiser les procédures archivistiques... Collecter automatiquement les archives et leurs métadonnées de description Générer facilement les instruments de recherche Mettre en ligne immédiatement les archives après leur entrée dans le SAE tout en veillant à la place du contrôle scientifique et technique Des règles d'archivage fiables pour les contrôles automatiques Des procédures de validation, prenant en compte la réglementation Un accès aux archives défini par les archivistes

13 LA SOLUTION MISE EN ŒUVRE Solution existante et adaptation : réponses aux exigences du CDG 60 Conformité Agrément SIAF Conformité NF Z / ISO ISAAR CPF (EAC) ISAD (G) EAD) SEDA RGI RGS Fonctionnel Collecte Contrôle Conservation Communication Technique Accès Full Web Conservation DCIP Normes PREMIS et METS Contrôle d intégrité Conversion dans des formats pérennes «Scalabilité» 27 intercommunalités 693 Communes utilisateurs finaux

14 LA SOLUTION MISE EN ŒUVRE Périmètre de la solution Phase PILOTE 3 communes avec 2 modèles de facturation EPCI < habitants : Communauté de Commune des Trois Forêts Commune < habitants Plailly Chambly 4 types de documents 3 flux SEDA automatiques ACTES : Délibérations PES-dépenses et PES-recettes Appels d Offres (AO) 1 flux manuel : PES PAYE 3 acteurs externes Adullact (Plateforme s2low et TdT) Interbat (Plateforme Aws) Berger-Levrault (Solution E-Magnus) Déroulement du pilote de janvier à juin 2013 Phase RUN Potentiel de 27 Intercommunalités 693 Communes utilisateurs finaux

15 LA SOLUTION MISE EN ŒUVRE SAE Externalisé & Mutualisé Association des expertises Naoned et Locarchives Mnesys Archives >> Un outil éprouvé répondant à toutes les exigences archivistiques Conseils généraux Villes Ministères Etablissements publics >> Aucun développement spécifique pour répondre aux besoins fonctionnels SAE Locarchives >> Infrastructure de conservation conforme aux exigences de l état de l art Redondance complète sur deux sites Contrôles d intégrité Pérennité des supports de conservation Traçabilité >> Solution robuste et scalable

16 LA SOLUTION MISE EN ŒUVRE Solution fonctionnelle Modèle OAIS Télétransmissions sécurisées (VPN) Respect format SEDA Messages d acquittement Journalisationcomplète Dépôt Consultation Collecte Classement - Consultation Cycle de vie des archives Conservation

17 RÉALISATION DU PROJET Organisation du projet Direction de projet SAE Externalisé & Mutualisé Projet Global MOA MOE Relation Client Experts Métiers CDG60 Ingénieur Etudes Formations Expert Front Ingénieur Systèmes et Réseaux Qualité Juridique

18 RÉALISATION DU PROJET Planning général Janvier Février Mars Avril Mai Juin

19 ETAT DES LIEUX ET PERSPECTIVES DU PROJET

20 RÉALISATION DU PROJET Etat des lieux, bénéfices & perspectives du projet Situation actuelle Phase de test en cours Difficultés rencontrées Hétérogénéité des collectivités en matière d e-administration Janvier 2013 Début phase de test Juin 2013 Déploiement aux collectivités Perspectives et besoins futurs Développement de l archivage électronique sur l ensemble des documents dématérialisés. Renforcer la prise en compte par les éditeurs (GED et logiciels métiers) de l archivage des documents électroniques. Supports d accompagnement Sessions de formations pour les collectivités Documents contractuels Assistance technique Assistance à l utilisation du SAE

21 RÉALISATION DU PROJET Point de situation Qualité Atelier qualité projet (analyse des risques et prévoir éléments de rédaction) Formations Formations fonctionnelles sur Mnesys Archives (4j) Juridique Atelier Juridique : Définition des aspects contractuels dans le cadre du projet CDG60 Front Paramétrages Ateliers "Administration fonctionnelle" (x2) - CDG60 Connecteurs EXT / SEDA Atelier "FLUX" Contact TDT et Partenaire plateforme Métier Conservation Atelier Paramétrage de l'environnement de conservation

22 RÉALISATION DU PROJET Focus formations et accompagnement au changement Les ateliers fonctionnels Préciser les besoins des utilisateurs finaux Adapter les outils mis en place pour les archivistes Partager les connaissances sur l'archivage électronique Les formations Apprendre à utiliser la solution Mnesys Archives & Locarchives Apporter des conseils aux archivistes pour former les utilisateurs finaux

23 RÉALISATION DU PROJET Focus relations avec les plateformes tierces Définition des métadonnées Récupérer les métadonnées nécessaires aux contrôles automatiques Récupérer les métadonnées nécessaires aux recherches Mise en place des échanges SEDA Conseiller sur la création des bordereaux de versement SEDA Mettre en place techniquement les échanges Plateforme de télétransmission Livraison package flux Modèles XML Documentation technique

24 RÉALISATION DU PROJET Démonstration Mnesys Archives : une solution adaptée à l'archivage électronique Mettre en place les règles d'archivage Faciliter les versements et les entrées Gérer les instruments de recherche et la communication Lancer les procédures de conservation pérenne Gérer les éliminations et les sorties définitives Locarchives : la conservation pérenne des archives numériques Conserver dans le coffre-fort de Locarchives Garantir la traçabilité Garantir un accès protégé aux archives

25 RÉALISATION DU PROJET Perspectives : pour aller plus loin Scalabilité Gestion des archives électroniques ET physiques Une gestion commune des organisations Des fonctionnalités de collecte adaptées aux deux supports Une description des archives basée sur ISAD(G) Des procédures de traitement similaires aux deux formats Valorisation patrimoniale : Mnesys Portail Accessibilité des archives pour tous et sur tous les supports Utilisation des normes pour une diffusion facilitée Prise en main simple et complète par les archivistes

26 QUESTIONS / REPONSES

27 MERCI POUR VOTRE ATTENTION