REGLEMENT INTERIEUR DU GROUPE D ACTIONS LOCAL

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1 REGLEMENT INTERIEUR DU GROUPE D ACTIONS LOCAL 1/ Généralités 1. Les membres du comité de programmation (Le GAL indique dans ce point la liste des membres titulaires et suppléants du Comité de programmation). Le Comité de programmation délibère valablement lorsque le principe du double quorum suivant est respecté : - 50% des membres du Comité de programmation ayant voie délibérante sont présents au moment de la séance ; - 50% au moins des membres présents lors de la séance du Comité de Programmation appartiennent au collège privé présenté dans la liste mentionnée ci-dessus. Le GAL invite systématiquement à assister à son Comité de programmation : - Le Préfet de région ou son représentant (en particulier le service d appui de proximité du GAL); - L organisme payeur - Les co-financeurs - Le Sous Préfet des Landes Le Comité de programmation est présidé par le Président du GAL. 2. Fréquence des Comités de Programmation Le Comité de programmation se réunira à minima trois fois par an. 3. Les tâches de suivi du Comité de Programmation Le Comité de programmation doit : - Avoir l initiative des propositions de programmation des projets Leader - Examiner et approuver les critères de sélection des opérations financées au titre de chacune des actions, eu égard notamment aux priorités retenues et aux objectifs fixés; - Se voir présenter les avis techniques recueillis par le GAL sur les projets à financer au titre de Leader et statuer sur chacun des projets ; - Evaluer périodiquement les progrès réalisés pour atteindre les objectifs spécifiques de l intervention ; - Etablir et acter les propositions de modifications de la maquette financière ou du plan de développement ; - Examiner les résultats de la mise en œuvre, notamment la réalisation des objectifs fixés pour les différentes mesures, ainsi que l évaluation à mi-parcours ; - Examiner le suivi financier ; 1

2 Eléments spécifiques du GAL Adour Landes Océanes : Une grille d appréciation permettant l analyse et l examen des dossiers des porteurs de projet au travers des critères de sélection sera annexée au règlement intérieur (cf. article 4). 4. Préparation des réunions du Comité de Programmation Les convocations seront adressées aux membres du Comité de Programmation quinze jours avant sa réunion par courrier électronique, tant aux membres titulaires que suppléants. Chaque dossier sera accompagné d une note de synthèse qui reprendra les remarques formulées, le cas échéant, par le groupe de travail. Eléments spécifiques du GAL Adour Landes Océanes : Mise en place d un groupe de travail composé de représentants du Comité de Programmation. Ce groupe de travail a pour objet : - Auditionner les Maitres d Ouvrage des dossiers soumis au prochain Comité de Programmation - Examiner les projets en fonction de la grille d appréciation définie par leurs soins afin de rendre un avis d opportunité sur les dossiers pré instruits. Cet avis est retransmis aux membres du Comité de Programmation en vue d adapter au mieux l intervention Leader - Participer au suivi, à la mise en œuvre et à l évaluation de la stratégie du GAL (visites sur place, rapport annuel ) Il peut être sollicité par tout membre du GAL en vue de travailler sur un sujet spécifique relatif à la bonne mise en œuvre de la stratégie. 5. Consultation écrite du Comité de Programmation En cas d urgence, le règlement intérieur du Comité de programmation prévoira la possibilité d une consultation écrite des membres du Comité. Cependant, cette possibilité sera limitée aux cas d urgence et aux dossiers dont le montant de l aide ne dépassera pas un plafond. 6. Secrétariat du Comité de Programmation Les convocations portant ordre du jour avec note de synthèse des dossiers seront soumises à examen. Ces convocations seront adressées tant aux membres titulaires que suppléants ainsi qu aux membres associés. Chaque membre sera interrogé sur son éventuelle participation et ce, afin que le secrétariat puisse contacter les membres suppléants. Le secrétariat du Comité de programmation sera assuré par le GAL. Il s assurera de la préparation de la documentation, du suivi, des rapports, des ordres du jour, des comptes rendus des réunions et des états de suivi financier. 2

3 7. Le dossier du Comité de Programmation Un registre des délibérations du Comité de programmation sera tenu et mis à la disposition du public. Il comportera la convocation, le compte rendu des débats ainsi que les décisions prises par le Comité précédent. Le procès verbal de la réunion sera transmis aux membres titulaires et suppléants du Comité et aux membres associés. 8. Les décisions du Comité de Programmation En début de chaque séance, il sera prévu la vérification du double quorum (notamment pour ce qui concerne le collège privé). L examen des dossiers se fera selon l ordre du jour. Les prises de décision seront faites à la majorité des voix, la voie du Président étant prépondérante. Afin d éviter les éventuelles prises d intérêt entre les membres du Comité de programmation et les maîtres d ouvrage des opérations proposées à la programmation, il est convenu que ces derniers seront invités à sortir lors de la présentation et du vote. Cette disposition s applique autant aux personnes privées que publiques. Les décisions prises lors du Comité de programmation seront transmises aux porteurs de projet concernés par courrier signé du Président du GAL. Eléments spécifiques du GAL Adour Landes Océanes : Le groupe de travail sera amené à formuler devant les membres du Comité de Programmation son avis d opportunité et les éventuelles remarques sur les dossiers à l ordre du jour. 2/ Principes concernant les dossiers sollicitant le programme Leader : 1. Dossier de demande de subvention - Montage du dossier demande de subvention : les dossiers de demande de subvention Leader doivent être remis au GAL complets 6 semaines avant le Comité de Programmation. - Toutes dépenses déjà engagées avant le dépôt du dossier de demande ne pourront être prise en compte. - Toutes les dépenses mentionnées de demande de subvention devront être justifiées par le Maitre d Ouvrage en fournissant des documents officiels (devis, factures, attestations, fiche de paie ) comportant à minima les mentions suivantes : o Nom/adresse du Maitre d Ouvrage 3

4 o Nom du prestataire o Montant HT et TTC o Mention «devis» ou «facture» ou tout intitulé spécifique lié à la dépense o Nature de la dépense détaillée - Les apports en nature ne sont pas éligibles. - Les «dotations» des partenaires publics correspondant à la prise en charge d une facture peuvent être prises en compte pour le calcul de la subvention Leader comme des subventions directes. - La mise à disposition de personnel et / ou de matériel/bâtiments ne peuvent être pris en compte pour le calcul de la subvention Leader. - Le dossier ne pourra être programmé en Comité de Programmation qu après l obtention de l accord des cofinanceurs sollicités. - Les règles de communication en fonction de la nature du projet et son coût seront respectées. Le maître d ouvrage devra préciser la communication mise en place lors de l audition. 2. Intervention financière - Intervention financière Leader : généralités Pour le GAL Adour Landes Océanes, les règles suivantes sont fixées : - Montant plancher de dépenses éligibles: Montant plancher de l intervention Leader : Montant plafond de l intervention Leader : Dégressivité en fonction de la récurrence du projet sans innovation (pour les projets présentant une plus-value ou une valeur ajoutée, le groupe de travail appréciera le taux d intervention). La récurrence sans innovation est fixée à 3 années maximum. o Année 1 : 55% o Année 2 : 45% o Année 3 : 35% - Intervention financière Leader : spécificités par fiches action Pour l axe 2, intitulé «Enjeu de l économie résidentielle», les règles suivantes sont fixées : - 121C5 : Favoriser l adhésion des exploitants agricoles à des régimes de qualité Intervention Leader plafonnée à par projet 4

5 - 312 : Maintenir une économie résidentielle attractive Intervention Leader plafonnée à 20% et : Développer et valoriser l offre de service auprès des nouveaux arrivants Pour les multiples ruraux : Si cofinancement FISAC/CG40/CRA : 15% maximum du coût total, plafonné à Si pas de cofinancement : 20% maximum du coût total, plafonné à Pour les marchés de plein air et les halles : intervention uniquement sur les dépenses de communication Pour l axe 3, intitulé «Enjeu identitaire», les règles suivantes sont fixées : : Anticiper les problématiques de cohésion Du fait de l augmentation accrue des projets d équipement des communes à destination des jeunes/enfants/seniors, et dans l objectif de soutenir les projets apportant une innovation, un plafond d intervention a été mis en place pour les projets suivants : o Skate parc : 15 % du coût total, plafonné à o Aire intergénérationnelle : Obligation de prendre en compte l intégration paysagère Parcours de santé : 5 agrès a minima Deux populations ciblées a minima 15% du coût total, plafonné à : Consolider l émergence de projets opérationnels Cette mesure ne pourra être mobilisée que dans le cas où le projet couvre a minima deux axes de la stratégie et/ou deux dispositifs. 3. Dossier de demande de paiement 3.1 Généralités - Montage du dossier demande de paiement : les dossiers de demande de paiement Leader doivent être remis au GAL complets avant la date butoir précisée dans la convention Maitre d Ouvrage o Si le cout total éligible est supérieur à la demande, la subvention Leader demeure identique à la demande. o Si le cout total éligible est inférieur à la demande, la subvention Leader sera proratisée au réel dépensé. Il en va de même pour les recettes générées. - Les règles de communication : une note d information sera transmise systématiquement à tous les porteurs de projet avec le formulaire en vue du respect des règles de communication. Celle-ci sera signée et cachetée par les Maitres d Ouvrage. Maître d ouvrage privé : 3.2 Pièces à fournir selon le statut du maître d ouvrage - Formulaire de demande de paiement complété et signé/cacheté par le représentant légal de la structure porteuse 5

6 - Factures acquittées pour les dépenses éligibles - Relevés de compte rattachés à l acquittement des factures - Relevés de compte rattachés à l encaissement des recettes - Tout document permettant de justifier que l opération s est déroulée et que la publicité a été respectée (supports de communication, photos, articles de presse, bilan ) - Annexe 1 complétée par chacun des cofinanceurs et signée/cachetée par le comptable public du cofinanceur - Relevés de compte rattachés à l encaissement des subventions Maître d ouvrage public : - Formulaire de demande de paiement complété et signé/cacheté par : o Le représentant légal de la structure porteuse o Le comptable public/trésorier payeur de la structure porteuse - Factures acquittées pour les dépenses éligibles avec mentions «bordereau n» et «mandat n» - Relevé récapitulatif des mandats - Tout document permettant de justifier que l opération s est déroulée et que la publicité a été respectée (supports de communication, photos, articles de presse, bilan ) - Copie de l avis de publication de l appel d offre (le cas échéant) ou justificatif respect du code des marchés publics - Annexe 2 complétée (une ligne par cofinanceur) et signée/cachetée par le comptable public/trésorier payeur de la structure porteuse Maître d ouvrage Pays : association (pas de comptable public mais considéré comme MO public) - Formulaire de demande de paiement complété et signé/cacheté par : o Le représentant légal de la structure porteuse (Président) o L expert-comptable (FIDUCIAL) - Factures acquittées pour les dépenses éligibles avec mentions «payé le» et «chèque n» ET visées par l expert-comptable - Relevé de compte rattaché à l acquittement des factures - Annexe 1 complétée par chacun des cofinanceurs et signée/cachetée par le comptable public du cofinanceur - Relevés de compte rattachés à l encaissement des subventions - Tout document permettant de justifier que l opération s est déroulée et que la publicité a été respectée (supports de communication, photos, articles de presse, bilan ) 6

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