Domaine : Comptabilité générale. Thème : Documents. Procédure «DEVELOPPEMENT DES SOLDES»

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1 Domaine : Comptabilité générale Thème : Documents Procédure «DEVELOPPEMENT DES SOLDES» Contenu de cette fiche «procédure» (sommaire interactif) 1. Contexte et objectifs 2. Règlementation 3. Description de la procédure 4. Diagramme de procédure 5. Informations pratiques 6. Principaux points d attention 7. GFC 8. Spécificités Maitrise des risques financiers et comptables en EPLE Page 1 sur 24

2 Contexte et objectifs La procédure «Développement des soldes» s inscrit dans le processus «Qualité comptable». Les objectifs de ce processus : Qualité comptable, assurer le principe de sincérité, de justification, d exactitude, d imputation, de totalité et de rattachement à la bonne période comptable et au bon exercice. Garantir la régularité de la procédure dans l EPLE La mission de conseil de l agent comptable Selon le point de la M9.6 : «L'agent comptable rend compte à l'ordonnateur de la situation comptable de l'établissement au moins une fois par mois. Il lui transmet, à cet effet, un exemplaire de la balance des comptes du grand livre. Dans le cadre de sa mission de conseil auprès de l ordonnateur, il développe et explique le solde des comptes. Par ailleurs, il doit référer à toutes les demandes de renseignements comptables que l'ordonnateur pourrait formuler». Les opérations préalables Créer un fichier par EPLE. Il faut avoir valider toutes les écritures au journal pour pouvoir éditer les EDS. En début d exercice, il faut avoir récupére les bialns d entrés avant de pouvoir dévellopper les EDS. Les comptes à développer Les soldes des comptes 165, 275, de la classe 4 (sauf 49), des comptes de la classe 5 (sauf 531, 5151, 590) sont à détailler. La justification des comptes pour les emprunts (compte 16) : - le numéro du contrat ; - l établissement de crédit auprès duquel il a été souscrit ; - l échéance ; - le montant emprunté ; - le tableau d amortissement, c est-à-dire les remboursements en capital (les intérêts étant mentionnés pour mémoire) ; - le capital restant dû. pour les dépôts et cautionnements reçus (compte 165) : - le numéro du compte de bilan intéressé ; - l objet et la date du dépôt ou de la caution ; - les nom et qualité du cautionné ; - la nature et la date de la convention ; - leur montant. Maitrise des risques financiers et comptables en EPLE Page 2 sur 24

3 pour les dépôts et cautionnements versés (compte 275) : - le numéro du compte de bilan intéressé ; - l objet et la date du dépôt ou de la caution ; - les nom et qualité du dépositaire ; - la nature et la date de la convention ; - leur montant. L état des restes à recouvrer L état des restes à recouvrer comporte les mentions suivantes : - la date d arrêté des comptes ; - le numéro du compte intéressé ; - la date et le numéro des ordres de recettes intéressés ; - le nom des débiteurs ; - la nature des produits ; - les sommes restant à recouvrer ; - le cas échéant, les motifs de non recouvrement. L état des restes à payer L état des restes à payer comporte les mentions suivantes : - la date d arrêté des comptes ; - le numéro du compte intéressé ; - la date et le numéro des ordres de dépenses intéressés ; - le nom des créanciers ; - la nature des charges ; - les sommes restant à payer ; - les observations éventuelles. Le transfert des justifications des comptes d un exercice à un autre GFC permet de transférer les EDS d un exercice comptable à un autre. Le transfert est possible tant que le Compte Financier de l établissement n a pas été initialisé. - Conditions d accès : Le transfert est accessible uniquement dans le cas où l état de développement provient des documents et pendant la période d inventaire. Ce transfert n est pas possible si le Compte Financier de l établissement a été initialisé. NB : Au 1er lancement du Cofi, un message d avertissement prévient l utilisateur qu il n aura plus la possibilité de récupérer les développements de soldes en CGENE exercice en cours. Possibilité d abandon : si l utilisateur continue, le transfert des développements de solde vers Cgene exercice suivant ne sera plus possible. Ce transfert n est pas possible si aucun compte ne peut être transféré. Ce transfert peut être effectué autant de fois que l on veut (par contre, la réception ne sera possible qu une seule fois). Maitrise des risques financiers et comptables en EPLE Page 3 sur 24

4 Si on effectue plusieurs fois le même transfert (même établissement, même exercice) au même endroit, le dernier transfert écrase le précédent. La réception est possible tant qu il n existe aucun développement de solde dans l exercice. - Sont réceptionnés les soldes des comptes: ) - Les développements seront repris compte par compte ou subdivision par subdivision si le compte est subdivisé, selon les mêmes principes que pour la reprise des bilans d entrée : Pour savoir si un développement de solde doit être repris, on regarde : 1) s il n existe pas de correspondance entre le compte N-1 et un compte N (on traitera tous les comptes dans ce cas en premier) : o si le compte N-1 n existe plus en N le développement de solde n est pas repris o si le compte N-1 et le compte N ne sont pas subdivisés on reprend le développement de solde o si le compte N-1 est subdivisé mais pas le compte N on reprend toutes les lignes des développements de solde des subdivisions de N-1 et on les affecte au compte racine de N o si le compte N-1 n est pas subdivisé et le compte N l est, on ne reprend rien o si le compte N-1 et le compte N sont subdivisés on reprend seulement les subdivisions identiques Exemple : en N-1 le compte 416 était subdivisé en 416A, 416B, 416C en N le compte 416 est subdivisé en 416B, 416D on récupérera seulement le développement de solde du compte 416B 2) s il existe une correspondance entre le compte N-1 et un compte N, compte de recouvrement (exemple : ) : o si le compte N-1 et le compte N ne sont pas subdivisés on reprend le développement de solde du compte N-1 et on l affecte au compte correspondant N. o si le compte N-1 est subdivisé mais pas le compte correspondant N on reprend toutes les lignes des développements de solde des subdivisions de N-1 et on les affecte au compte racine correspondant de N o si le compte N-1 n est pas subdivisé et le compte correspondant N l est, on ne o récupère rien si le compte N-1 et le compte correspondant N sont subdivisés on reprend seulement les subdivisions identiques Exemple : le compte 4112 en N-1 a une correspondance avec le compte 4111 en N en N-1 le compte 4112 était subdivisé en 4112A, 4112B, 4112C en N le compte 4111 est subdivisé en 4111B, 4111D on récupérera seulement le développement de solde du compte 4112B qu on affectera au 4111B Dans ce deuxième cas, si pour le compte N (dans l exemple le 4112), on a déjà récupéré des développements de solde (du fait du premier cas), on les cumulera avec ceux que l on a éventuellement récupérés du compte N-1 (dans l exemple le 4111). - Tous les développements de solde réceptionnés se trouvent dans l onglet «Saisie» de la fenêtre «Etat de développements de solde du compte». Ils sont modifiables et supprimables directement dans cette fenêtre de la même façon que les développements saisis. Maitrise des risques financiers et comptables en EPLE Page 4 sur 24

5 A la réception, possibilité d éditer les développements de soldes qui ne seront pas récupérés. Cette édition est facultative. L édition sera identique à celle des développements de solde existant déjà avec uniquement modification du titre «DEVELOPPEMENT DE SOLDE DU COMPTE (non récupéré dans l exercice en cours)». GFC éditera d office tous les comptes non récupérés. S il n y a pas de compte non récupéré, GFC affiche un message disant qu il n y a rien à éditer. La justification des comptes et le compte financier L avantage de développer les EDS dans GFC comptabilité générale ; c est qu au moment du lancement du compte financier, la pièce n 18 «État de développement de solde de compte» est générée automatiquement. Maitrise des risques financiers et comptables en EPLE Page 5 sur 24

6 Règlementation Décret n du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique Instruction codificatrice M9.6 Cadre budgétaire et comptable des EPLE (annexe n 12) Maitrise des risques financiers et comptables en EPLE Page 6 sur 24

7 Description de la procédure «Développement des soldes» Activité Acteur Fonction générique Opérations 1- Réception des EDS dans la comptabilité générale de l exercice Agent comptable ou Mandataire du comptable Impression des documents et classement Pour chaque EPLE réceptionner les EDS transféré de GFC N-1. Attendre de réceptionner les bilans d entrée avant de vouloir les mettre à jour. 2 - Réaliser une sauvegarde de GFC Agent comptable ou Mandataire du comptable Sauvegarde Voir fiche de procédure CG-Sécurité informatique-sauvegarde 3- Création d un fichier pour chaque EPLE Agent comptable ou Mandataire du comptable Saisie Créer un fichier par EPLE. Opération à faire qu une fois par an Réceptionner les bilans d entrée avant de vouloir les mettre à jour. (que début d exercice) 4 Prise en charge de toutes les écritures Agent comptable ou Mandataire du comptable Saisie et contrôles Prise en charge des écritures budgétaires Validation de la session Editer les journaux Editer les ordres de paiement Editer les fiches quotidiennes d encaissement 5- Édition des documents dans GFC Agent comptable ou Mandataire du comptable Impression des documents et classement Les opérations à faire hors GFC sont précédés du signe. Quand elles sont réalisées, la personne en charge du dossier appose ses initiales et la date sur la balance issue de GFC. 6- Saisie des EDS Agent comptable ou Mandataire du comptable Signature et contrôles Signer les documents imprimés 7- Édition des EDS Agents comptables ou Mandataire du comptable Impression des documents et classement Edition des EDS du mois. Les opérations à faire hors GFC sont précédés du signe. Quand elles sont réalisées, la personne en charge du dossier appose ses initiales et la date sur la balance issue de GFC. 8 - Réaliser une sauvegarde de GFC Agent comptable ou Mandataire du comptable Sauvegarde Voir fiche de procédure CG-Sécurité informatique-sauvegarde 9- Transfer des EDS à l ordonnateur Agent comptable entrant Transmission des documents et classement Pour chaque EPLE transmettre par mail les EDS et la balance à l ordonnateur. Les opérations à faire hors GFC sont précédés du signe. Quand elles sont réalisées, la personne en charge du dossier appose ses initiales et la date sur le document issu de GFC 10 - Réaliser une sauvegarde de GFC Agent comptable ou Mandataire du comptable Sauvegarde Voir fiche de procédure CG-Sécurité informatique-sauvegarde 11- Transfer des EDS dans la comptabilité générale de l exercice suivant Agent comptable entrant Transmission des documents et classement Pour chaque EPLE transférer les EDS pour les récupérer dans GFC N+1. Les opérations à faire dans GFC sont précédés du signe. Quand elles sont réalisées, la personne en charge du dossier appose ses initiales et la date sur le document issu de GFC Maitrise des risques financiers et comptables en EPLE Page 7 sur 24

8 Diagramme de procédure Début d exercice 1 Réception des EDS de N-1 dans la comptabilité générale Ne faire qu une fois par an dans GFC Changement des soldes des comptes à développer Légende : Activité Code Transaction GFC 3 - Création d un fichier pour chaque EPLE Sur un micro ordinateur Activité hors GFC Fonction générique métier 4 Prise en charge de toutes les écritures Attendre la reprise des bilans d entrée pour saisir les EDS A faire avant de commencer. Autre procédure métier générique Signature électronique Alerter l acteur suivant (par téléphone ou via un mèl) Fin d exercice 11- Transfer des EDS dans la comptabilité générale de l exercice suivant Ne faire qu une fois par an dans GFC 6 et 7 Saisie des EDS puis impression A faire au moins une fois par mois Dans le fichier de l EPLE 9- Transfert des EDS Vers l ordonnateur avec la balance au moins une fois par mois Activité automatique Point de Contrôle Sauvegarde Archivage Exemplaire papier Maitrise des risques financiers et comptables en EPLE Page 8 sur 24

9 Informations pratiques Activité Sites académiques Documents complémentaires à consulter Mise à jour et documentation de GFC (site DACE) Espace ressources professionnelles «adjoints gestionnaires» EPLE Coordonnées (mail) de l EPLE Principaux points d attention S assurer d avoir fait une sauvegarde de GFC avant de commencer S assurer d avoir fait toutes les opérations au préalable S assurer d avoir fait une sauvegarde de GFC une fois les opérations terminées. Maitrise des risques financiers et comptables en EPLE Page 9 sur 24

10 GFC Réception des EDS dans GFC comptabilité générale en début d exercice Opérations préalables Création d un dossier pour imprimer en PDF tous les documents des etats des developpement des soldes Constatation des écritures dans GFC Édition des documents dans GFC Saisir des EDS dans GFC comptabilité générale en court d exercice Transfert des EDS dans GFC comptabilité générale N+1 en fin d exercice Maitrise des risques financiers et comptables en EPLE Page 10 sur 24

11 Réception des EDS dans GFC comptabilité générale en début d exercice Continuer jusqu à la fin de l assistant de réception. Maitrise des risques financiers et comptables en EPLE Page 11 sur 24

12 Pour les EDS non récupérés, le fait de mettre les initiales et la date, cela signifie que la personne a repris ces soldes dans GFC. La possibilité d imprimer en PDF permet de pouvoir imprimer les EDS au temps de fois que voulue et de les envoyer en pièces jointes d un mail. Maitrise des risques financiers et comptables en EPLE Page 12 sur 24

13 Opérations préalables CRÉATION D UN DOSSIER POUR IMPRIMER EN PDF TOUS LES DOCUMENTS DES ETATS DES DEVELOPPEMENT DES SOLDES Il est conseillé de créer sur son ordinateur un dossier des états de développement des soldes propre à chaque EPLE afin de pouvoir imprimer en PDF tous les documents de cet établissement. CONSTATATION DES ÉCRITURES DANS GFC Toutes les opérations issues de la comptabilité budgétaire doivent être prises en charge et validées en comptabilité générale (traitement des écritures automatiques, paiements en attente ). Maitrise des risques financiers et comptables en EPLE Page 13 sur 24

14 ÉDITION DES DOCUMENTS DANS GFC Dans GFC, il faut valider les sessions des écritures tant pour les valeurs générales que pour les valeurs inactives. Une fois validées, il faut éditer les journaux comptables. D une manière générale, il convient de suivre les indications par défaut de GFC et cliquer à chaque fois sur Imprimer. Saisir des EDS dans GFC comptabilité générale en court d exercice La fenêtre se décompose de deux onglets «Saisie» et «Document» : L onglet «Saisie» vous donne la liste des comptes à développer, le numéro du compte, le libellé, le solde à développer. Tant que le nom «oui» apparait dans la casse «A développer», l état de développement du solde n est pas accessible dans l onglet «Document» Maitrise des risques financiers et comptables en EPLE Page 14 sur 24

15 L onglet «Document» vous donne la liste des comptes qui ont été développés et que l on peut éditer. Pour développer un compte, il suffit de sélectionner un compte et avec le clic droit de la souris pour ouvrir la fenêtre de développement ou peut sélectionner l icône suivante. La fenêtre de développement suivante s ouvre. Elle affiche le compte et le montant à développer. Maitrise des risques financiers et comptables en EPLE Page 15 sur 24

16 Pour développer un compte, il suffit de sélectionner un compte et avec le clic droit de la souris pour insérer une ligne de développement ou appuyer sur la touche inser. Maitrise des risques financiers et comptables en EPLE Page 16 sur 24

17 Exercice : L'exercice d'origine de l'opération ne peut pas être postérieur à l'exercice traité. N d'opération : La saisie de ce numéro est facultative mais elle est importante car elle déterminera le classement des opérations sur l'état de développement du compte. Détail opération : Cette rubrique doit obligatoirement être renseignée. Elle permet de préciser l'opération (ou les opérations) formant le solde du compte et d'indiquer, si nécessaire, la date de recouvrement ou de paiement. Elle doit être la plus complète, la plus explicite possible. (voir annexe 12 M9.6 et justification des comptes) Soldes débiteurs = créances : argent attendu ou PAR => nom du créancier, nom du client, n OR et encaissement successifs; Soldes créditeurs = dettes : argent reçu ou CAP => nom du financeur, nom du fournisseur, FQE et n OR Maitrise des risques financiers et comptables en EPLE Page 17 sur 24

18 Maitrise des risques financiers et comptables en EPLE Page 18 sur 24

19 Maitrise des risques financiers et comptables en EPLE Page 19 sur 24

20 Une fois que tous les soldes ont été développés après chaque prise en charge, après chaque encaissement et/ou décaissement, l agent comptable peut éditer soit compte par compte soit tous les comptes. Dans l onglet «Document» : Pour éditer un compte, il suffit de sélectionner un compte et avec le clic droit de la souris pour éditer le compte ou peut sélectionner l icône suivante ou le raccourci clavier Ctrl + P. Maitrise des risques financiers et comptables en EPLE Page 20 sur 24

21 Dans l onglet «Document» : Une fois les soldes justifiés, vous devez éditer toutes les justifications des soldes pour tous les comptes, il suffit de sélectionner un compte et avec le clic droit de la souris pour «éditer tout» le compte ou peut sélectionner l icône suivante. Si les états de développement de soldes ont déjà été saisis dans «comptabilité générale», GFC récupère les éléments dans les documents de la pièce n 18 du compte financier. Maitrise des risques financiers et comptables en EPLE Page 21 sur 24

22 La possibilité d imprimer en PDF permet de pouvoir envoyer par courriel (pj) les EDS (et la balance) à l ordonnateur. Le transfert des EDS et des balances doivent être faite au moins un fois par mois. Le fait de mettre les initiales et la date sur les EDS, cela signifie que la personne a envoyé les EDS et la balance correspondante à l ordonnateur. Transfert des EDS dans GFC comptabilité générale N+1 en fin d exercice Maitrise des risques financiers et comptables en EPLE Page 22 sur 24

23 Continuer jusqu à la fin de l assistant de réception. Maitrise des risques financiers et comptables en EPLE Page 23 sur 24

24 Spécificités A compléter par chaque agence comptable en fonction du circuit de décision (messagerie, téléphone, courrier ) Maitrise des risques financiers et comptables en EPLE Page 24 sur 24

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