Festival d art contemporain / Contemporary Art Festival Stages Communication- Partenariats- Relations Publiques- Activités

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1 Festival d art contemporain / Contemporary Art Festival Stages Communication- Partenariats- Relations Publiques- Activités Présentation de l organisme et de ses missions : Depuis sa fondation en 2009, Art Souterrain vise à promouvoir l Art contemporain et le patrimoine architectural de la ville souterraine de Montréal en les réunissant autour d un festival unique en Amérique du Nord. En tant qu organisme à but non lucratif, Art Souterrain souhaite rendre accessible l art de pointe à un large public en sortant les œuvres des lieux d exposition traditionnels. La 8e édition du festival se déroulera du 27 février au 20 mars 2016 sur un parcours souterrain de 6 kilomètres entre le Complexe Les Ailes et la Place des Arts. Comme chaque année, le lancement de l événement aura lieu en association avec la Nuit Blanche de Montréal. Nous recherchons présentement des stagiaires ou bénévoles souhaitant s impliquer et assister la Directrice des Communications et Partenariats dans la préparation de l édition Contexte et Conditions : Art Souterrain se donne comme mission de participer à la formation des futurs acteurs culturels en leur offrant une expérience de travail riche et diversifiée. Le bénévole bénéficiera d un encadrement professionnel régulier et personnalisé tout en faisant l apprentissage d un travail autonome en situation professionnelle. Nous souhaitons offrir une expérience formatrice et le candidat n a pas à être un expert de ces domaines lors du dépôt de sa candidature. Durée et horaires: Deux jours semaines consacrés à la mission, à répartir selon les disponibilités de l étudiant/du bénévole. Les stages crédités de durées inférieures sont aussi étudiés pour une mission cadrant avec les disponibilités et profil de l étudiant. (Bureau ouvert du Lundi au vendredi de 9h à 17H) Lieu : Bureau d Art Souterrain (Arsenal Contemporay Art, 2020 Rue William, Montréal) Période : Septembre à Avril Non-rémunéré Le stage vous mettra en contact avec de nombreux acteurs dans des situations professionnels, Il est donc important d avoir les compétences et aptitudes suivantes : Avoir un intérêt marqué pour la mission du festival et le domaine des arts visuels Posséder des qualités rédactionnelles et relationnelles Être organisé et minutieux Être motivé, autonome, débrouillard et avoir l esprit d équipe Nous pensons que le stage sera particulièrement bénéfique pour les cursus suivants : Communication/ marketing Relations publiques Carrières du web et graphisme Gestion d organismes culturels

2 Animation Culturelle/Organisation d événement Arts Visuels et Histoire de l art Si vous êtes intéressés à rejoindre à l équipe et nous épauler dans la mission du festival, ou que vous souhaitez plus d informations sur les missions proposées merci de nous écrire à Merci de joindre votre curriculum vitae et une brève présentation et nous vous recontacterons rapidement pour une rencontre. Les différentes missions pour la préparation de l édition 2016 Les tâches se réalisent sous la direction et supervision de la Directrice des communications et en lien avec les autres bénévoles. Un ensemble de dossiers des années précédentes permettent au bénévole d avoir une base de travail à faire évoluer en fonction de l organisation de la nouvelle édition. Le masculin est utilisé par commodité rédactionnelle. COMMUNICATION Publicité et Marketing Développer la visibilité du festival sur le territoire - Mise en place et suivi des partenariats de promotion (contenu, coordination, logistique ) qu il soit artistiques (installation d œuvres chez des partenaires) ou de services (visibilité). - Suivi complet des partenariats et contreparties (partenaires culturels, medias, de services ), échange de visibilité, achats d espaces publicitaires en fonction du plan de communication. - Confirmation et mise en place des commandites, des supports de visibilités, récupération du matériel (visuels, vidéos, impressions ) et coordination - Organisation de la diffusion du dépliant du festival avant et pendant l évènement Et dans les édifices d expositions : - Suivi des partenariats (commerces ) pour emplacements publicitaires - Lien avec les services communication des édifices d exposition (emplacements disponibles, échange de visibilité réseaux sociaux ) - Coordination matériel et contenus graphiques et techniques nécessaires Responsable des Contenus (Français-Anglais) - Rédaction ou adaptation des contenus nécessaires (textes artistes, textes festival ) - Rédaction des communiqués de presse avec la Directrice des communications et personne en charge des médias en lien avec le calendrier de publication - Centralisation et coordination de tous les contenus et media (textes, visuels, logos, vidéos ) récupérés auprès des artistes, coordonnateur de zones, partenaires et transmission aux services internes concernés - Coordination Traductions nécessaires avec les personnes en charge des traductions - Calendrier des centres d intérêts du festival que l on souhaite couvrir - Coordination des contenus du dépliant officiel du festival en lien avec le graphiste et les différents services concernés, validations - Conformité des documents (relectures, corrections avec le graphiste, mentions des partenaires ) Cette mission demande des compétences rédactionnelles irréprochables, des compétences de traduction anglaisfrançais et une sensibilité journalistique

3 Responsable photos et vidéos - Responsable des photos et vidéos du festival (constitution d une équipe de bénévoles pour couvrir l évènement par annonce ou présentation dans des lieux de formation à l image, gestion équipe et planning et matériel produits pour les différentes plateformes et utilisations) - Réalisation de capsules videos (conception, scenario, tournage, diffusion) sur des artistes, partenaires - Alimentation des réseaux sociaux en lien avec la personne en charge selon un planning définis ensemble Webmestre En lien avec notre agence graphique/web - Concertation et Mise en place des adaptations du site : travail sur les nouveaux contenus et mise en formes, évolutions techniques selon le budget définis. - Etude du site internet existant et proposition d évolution en lien avec la préparation du festival (réflexion sur présentations des informations ) - Appropriation du mode de publication du site (CMS simple ne nécessitant pas de connaissances en HTML) - Ajout des contenus en fonction de l évolution du festival (programmation artistique, activités, projets divers ) - Lien avec la personne en charge du graphisme et personne en charge des contenus - Référencement et analyses statistiques Graphiste - Déclinaison de la charte graphique 2016 et réalisation des différents visuels nécessaires : Documents de programmation, affiches diverses, signalétique parcours, activités, communication - Lien avec personne en charge du site internet et personne en charge des contenus - Planning de production et relation imprimeur Signalétique, Œuvres photographiques et impression - -Mise en place de la signalétique du parcours (inventaire matériel, visuels en lien avec le graphiste, étude emplacement et réalisation des plans 2016, lien imprimeur et installation). - - Coordination des projets photographiques de la programmation (Sélection, récupération fichiers nécessaires, suivi impression, Coordination installation parcours avec imprimeur) - - Réalisation de la commande auprès de notre imprimeur (commande finale signalétique, projets artistiques imprimés, activités), suivi et ajustement, réception et coordination installation dans les zones - Des connaissances graphiques et scénographiques sont appréciées. - Cette mission sera couplée avec la gestion de quelques projets photographiques (lien avec les artistes sélectionnés et lien avec l édifice pour installation, installation des projets). Gestion des communautés et réseaux sociaux (Français-Anglais) - Elaboration d un calendrier de publications et envois - Infolettre : Utilisation du gabarit et réalisation en fonction du calendrier de publication et des contenus vu avec la Direction - Mise à jour des fichiers de contacts si nécessaires (nouveaux abonnés infolettres, nouveaux partenaires à intégrer) - Développement et alimentation hebdomadaire des communautés régional, national et international: réseaux sociaux (français et anglais) essentiellement facebook, twitter et linkedin - Préparation des contenus pour les médias internationaux en lien avec personne en charge des médias - Veille stratégique sur les plateformes pertinentes

4 Communication évènementielle - Organisation complète de la journée dédiée aux professionnels et de son contenu (conférences, tables ronde, ateliers ) - Contact avec les différents intervenants (conférenciers, intervenants professionnels du monde de l art, journalistes ) et mise en place de leur venue et participation - Gestion des partenaires et sponsors de la journée - Promotion et communication de la journée dans tous les médias concernés - Gestion invitations, inscriptions et publics - Lien avec le lieu et études des besoins logistiques - Planning détaillé de la journée et coordination des différents intervenants concernés (logistique et technique, accueil, restauration ) - Travail en lien avec la personne en charge des activités pour l organisation de 5 à 7 culturels pendant la durée du festival. - Travail en lien avec la chargée des médias pour l organisation de la conférence de presse - Organisation de la soirée de clôture du festival Réalisation de l audioguide du festival - - Production de l Audioguide du festival (contact comédiens, preneur de son, monteur) en français et en anglais - - Elaboration des textes concernant les oeuvres des artistes, des lieux et - des activités. - Travail en lien avec l équipe de rédaction et le webmestre. - Travail en collaboration avec l équipe de communication et des réseaux sociaux afin de faire la diffusion de l audioguide. - Gestion des séances d enregistrement et de la mise en place technique, intégration et diffusion Rédacteur et Traducteur Français/Anglais - Appui pour la traduction des textes du festival - Travail avec la personne en charge des contenus pour aide rà la rédaction/adaptation de certaines textes - Vérification de la conformité des textes et des règles de publication bilingue (Communiqué, textes artistes, textes site web, publication diverses, Audioguide) Chargé des Médias - Relations et Suivi des partenaires medias - Mise en place de l échange de visibilité - Calendrier et suivi des publications avant-pendant et après le festival - Récupération et gestion du matériel (textes, images) - Création et envoi des communiqués de presse - Réalisation du dossier de presse - Suivi des journalistes couvrant l évènement (organisation logistique, accueil, accompagnement sur le parcours et sur les centres d intérêt ) - Calendrier des centres d intérêts du festival que l on souhaite couvrir - Organisation de la conférence de presse en lien avec le chargé de communication évènementielle

5 RELATIONS PUBLIQUES Chargé des expositions - Organisation des expositions satellites (hors-souterrain) du festival avec les différents lieux partenaires : musée, centres culturels galeries - Coordination entres les artistes et les lieux : finalisation des choix artistiques, étude de l installation des œuvres selon les espaces, analyse techniques, logistique, communication, régie des œuvres, planning de mise en place - Coordination des œuvres exposées sur le parcours provenant de partenaires culturels (musées, galeries ) : relation avec les partenaires, organisation logistique et technique, transports - Récupération du matériel nécessaire (textes...) - Mise en place des expositions et suivi des œuvres et relations partenaires du montage au démontage des expositions - Organisation et coordination des vernissages Chargé des Activités - Organisation et Mise en place des activités du festival - Nuit blanche et 5 à 7 culturels : Mise en place des activités avec les partenaires culturels et artistiques (contenu, déroulé, communication, logistique et technique, gestion des publics) - Coordination générale et lien billetterie de toutes les activités - Gestion de l espace lecture - Gestion des visites de collections et ateliers d artistes - Coordination des visites avec la personne chargée des visites guidées. Animation culturelle Jeune public - Promotion de notre offre envers le public jeunesse (visites guidées, activités ) - Prise de contacts et suivi avec les lieux d enseignement ou d activités artistiques jeunesse - Développement de la base de contacts jeunesse et scolaires - Mise en place du Passeport pour l Art : visites guidées par tranches d âge et des formules (visite+atelier) - Coordination de l «espace jeunesse» et accueil des différents groupes pendant le festival - Coordination et promotion des activités du festival pouvant être réalisées en famille. - Travail avec les médias imprimés ou web «jeunesse» et «famille» : suivi du calendrier de pubications, envoi des informations (dossier, communiqué spécial). - Réflexion sur la mise en avant et présentation des activités (communication). Chargé des visites guidées - Mise en place des visites guidées : contenu, planning - Réflexion sur des visites originales - Voir les zones :artistes et construire les parcours de visite - Promotion des visites dans les médias concernés - Suivi inscription des groupes (scolaires, corporate, tous publics ) et billetterie - Gestion du «Pass» de visites (réalisation, contenu, billeterie) - Recrutement des guides - Accueil et organisation logistique au moment du festival - Gestion des visites de collections et ateliers d artistes en lien avec la personne en charge des activités

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