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1 Plan du document 1. Introduction de la matière et du rôle du logiciel Une réflexion générale Une meilleure lisibilité pour tous Une solution dans la gamme Acropole 2. Descriptif fonctionnel du produit 3. Alimentation du programme en données 4. Les services associés au logiciel

2 1. Introduction de la matière et du rôle du logiciel Une réflexion générale : La complexification des matières communales impose au gestionnaire la disponibilité d'outils modernes et efficaces du contrôle de gestion. Qu'il s'agisse d'une situation de crise ou non, les décideurs locaux savent que parmi l'ensemble des matières et des projets gérés ou prévus, ils sont amenés quotidiennement à établir des priorités et à les situer dans le cadre d'une planification sur plusieurs années. De nombreuses initiatives sont prises par les tutelles dans ce sens et plus récemment, l'optimalisation du règlement de la comptabilité communale a pour objectif d'améliorer la lisibilité des documents (notamment par standardisation du reporting) et de recentrer la comptabilité générale sur un outil d'analyse de gestion. Une meilleure lisibilité pour tous : Actuellement, la structure et la présentation des documents tels que comptes et budgets ne sont guère compréhensibles ou encourageantes à la lecture aussi bien pour le citoyen que pour les mandataires. Cette difficulté nuit au contrôle démocratique lui-même et contraint souvent les receveurs à publier des synthèses personnelles afin d'extraire, des documents officiels, les éléments essentiels et de les illustrer par des graphiques. L'analyse de l'évolution sur plusieurs exercices, la visualisation des dépenses et recettes par objet et l'impact des salaires, pour ne parler que de ceux-là, sont devenus des objets incontournables de la gestion quotidienne. Une solution dans la gamme des produits Acropole : Afin de répondre à cet ensemble de préoccupations, vous permet d'extraire, de mettre en forme et d'interpréter en un tour de main, les données des comptes et des budgets reposant sur un historique de 5 années et sur cette base, de générer des rapports automatisés. permet également de générer des tableaux spécifiques basés sur des rubriques d'analyse paramétrables par l'utilisateur. Ces tableaux affichent l'analyse de l'historique du budget et/ou des comptes et vous permettent d'effectuer une analyse prévisionnelle pour chaque rubrique individuellement. Il s'agit ni plus ni moins de l'évolution prévisionnelle de votre commune sur 10 ou 20 ans. En dernier lieu, permet la création des projets communaux en matière fiscale, financière ou d'investissement et de les projeter individuellement sur l'évolution prévisionnelle de la commune pour en faire apparaître l'impact.

3 2. Descriptif fonctionnel du produit 2.1. Le rapport "Annexe au budget" Génération des documents d'analyse L analyse du budget peut avoir lieu sur base des tableaux suivants, soit par visualisation à l écran, soit par édition papier: - évolution globale des dépenses ordinaires/extraordinaires par classe - évolution globale des recettes ordinaires/extraordinaires par classe - analyse des dépenses et des recettes ordinaires - dépenses de personnel - dépenses de fonctionnement - dépenses/recettes de transfert - dépenses/recettes de la dette - dépenses/recettes de prélèvement - recettes de prestation -analyse des dépenses et des recettes extraordinaires - dépenses/recettes d investissement - dépenses/recettes de transfert - dépenses/recettes de la dette - dépenses/recettes de prélèvement L utilisateur garde toujours la possibilité de choisir le contenu du graphique, son type, ses couleurs et son titre. Evolution des dépenses ordinaires par classe, graphique (barres) pour l évolution de la classe «Personnel» et graphique (camembert) pour la constitution des dépenses ordinaires par classe. Analyse des dépenses de personnel par fonction, graphique (barres) pour l évolution et la comparaison des fonctions sélectionnées et graphique (camembert) pour la constitution de la classe «Personnel».

4 Autres tableaux et graphiques pouvant figurer dans l annexe au budget Evolution de chaque classe des dépenses ordinaires et proportion de chacune par rapport au total sur cinq années Comparaison des classes des dépenses ordinaires par année et tableau des valeurs relatif au graphique

5 Evolution des classes recettes extraordinaires avec tableau récapitulatif d évolution exprimé en pourcentage pour les cinq dernières années Tableau d analyse des dépenses de fonctionnement par code fonctionnel

6 Edition automatique de l annexe au budget: 1. Lors de la visualisation de tout tableau ou graphique à l écran, l utilisateur a la possibilité de le ranger dans un dossier électronique qui contiendra une base de contenu du rapport (colonne de gauche). 2. A cette base, il sera possible d ajouter des documents externes (texte de commentaire, page de garde, conclusion, ) par reprise dans les fichiers de l ordinateur ou du serveur à l aide de l explorateur.

7 3. L utilisateur aura la possibilité d extraire de la base de contenu la table des matières finale du rapport à émettre (colonne de droite). 4. L utilisateur aura la possibilité de visualiser et d imprimer le rapport définitif complet par un simple clic sur l imprimante située en dessous de la table des matières.

8 2.2. Le rapport "Annexe au compte" Génération des documents d analyse budgétaire L analyse des données budgétaires peut avoir lieu sur base des tableaux suivants, soit par visualisation à l écran, soit par édition papier : - Compte budgétaire de recettes ou de dépenses présenté par code économique et ventilé par code fonctionnel - Totaux par code économique de recettes/dépenses

9 - Totaux par code fonctionnel de recettes/dépenses - Détails des recettes/dépenses par code fonctionnel et par classe pour le service ordinaire Détail des dépenses par code fonctionnel et par classe pour le service ordinaire avec tableau historique de la fonction sélectionnée - Détails des recettes/dépenses par code fonctionnel et par classe pour le service extraordinaire Génération des documents d analyse comptabilité générale Le Bilan L analyse du bilan peut avoir lieu sur base des tableaux suivants, soit par visualisation à l écran, soit par édition papier: Présentation du bilan - Bilan synthétique - Bilan en données absolues - Bilan en pourcentage - Bilan corrigé Structure du bilan - Générale - Actifs immobilisés - Actifs circulants - Fonds propres - Dette

10 Bilan synthétique, graphique (barres) pour l évolution du patrimoine immobilier, graphique (camembert) pour la constitution du passif. Bilan en pourcentage, analyse de l évolution de la rubrique "Terres et terrains", "Constructions", "Voiries" et "Cours d eau" sous forme de graphique (lignes).

11 Le Compte de résultats L analyse du compte de résultats peut avoir lieu sur base des tableaux suivants, soit par visualisation à l écran, soit par édition papier: Présentation du compte - Compte synthétique - Compte en données absolues - Compte en pourcentage Structure du compte - Générale - Charges courantes - Produits courants Compte synthétique, graphique (volume) pour l évolution des frais de personnel et graphique (camembert) pour la constitution des charges courantes.

12 Exemple d exportation dans un tableur Excel de fraction du compte en utilisant un copier/coller classique. Les ratios d analyse L analyse des ratios peut avoir lieu sur base des tableaux suivants, soit par visualisation à l écran, soit par édition papier: Structure Permanence des fonds Volatilité des fonds Financement immobilisé Indépendance financière Cash flow Liquidité Fonds de roulement Vitesse de rotation des créances CT Vitesse de rotation des dettes CT Vitesse de rotation des recettes fiscales centralisées Vitesse de rotation des rémunérations Ratio de liquidité (sens large) Ratio de liquidité (sens étroit) Solvabilité Solvabilité générale Délai de remboursement de la dette Couverture financière des dépenses Structure des dépenses

13 Ratio de "Permanence des fonds" avec la méthode de calcul et le graphique d évolution sur cinq années (barres). Ratio de "Cash Flow" avec la méthode de calcul et le graphique d évolution sur cinq années (lignes) avant impression.

14 Les emprunts Liste des emprunts émanant de la comptabilité avec tableau de remboursement complet et évolution graphique du remboursement des intérêts et du capital. Les taxes Liste complète des taxes par article budgétaire avec historique de la taxe sur les cinq dernières années et tableau d évolution de la taxe dans le temps sur base des coefficients d évolution.

15 Edition automatique de l annexe au compte Le principe est identique à celui de l édition automatique de l annexe au budget (2 colonnes). L utilisateur constitue une bibliothèque de documents internes ou externes à l application relatifs au compte avec laquelle il constituera l annexe définitive. Cette dernière est générée automatiquement via un simple clic sur l imprimante. Bien que le principe soit identique, l application dispose d une bibliothèque propre au compte et au budget L analyse prévisionnelle Principe de fonctionnement L analyse prévisionnelle tente en préalable de donner une évolution de la commune toutes choses restant égales comme si elle n était gérée «qu à l ordinaire». (1) L analyse de l évolution de la dette, de l assiette fiscale locale, reposant sur la pyramide des âges, et des postes de synthèse du budget, détermine l évolution prévisionnelle des recettes et des dépenses (2) L intégration de l évolution globale des recettes et des dépenses détermine la toile de fond de l évolution communale ou évolution à l exercice ordinaire en dehors de toute décision nouvelle L objectif n est pas de gérer à l ordinaire mais de mesurer l impact de projets sur l évolution naturelle de la commune. (3) L étude de projets et leur mise en mémoire constituent progressivement une bibliothèque de projets internes (4) La reprise de plusieurs projets (par exemple: un projet de recette et un projet de dépense) associés ou non à la toile de fond constituent des études d impact qu il sera d ailleurs également possible de gérer sous formes de bibliothèque (5).

16 Les tableaux d'évolution sur base des variations relatives à la population et aux coefficients d'actualisations - Evolution des dépenses de personnel - Evolution des dépenses de fonctionnement - Evolution des dépenses de transfert - Evolution de le dette communale - Evolution globale des dépenses - Evolution des recettes de prestations - Evolution des recettes de transferts - I.P.P. - Précompte immobilier - Autres taxes locales - Fonds des communes - Dotations spécifiques - Compensations - Evolution globale des recettes Evolution de la toile de fond sur vingt années avec graphique d évolution comprenant l évolution des recettes, l évolution des dépenses, l écart entre les deux par année et l écart cumulé

17 Evolution des dépenses de personnel tenant compte des coefficients d actualisation Les projets et regroupements Projet d investissement Possibilité de création d un projet d investissement complet comprenant plusieurs phases constituées de dépenses d investissements et leurs moyens de financement (subsides, emprunts, fonds propres), de dépenses et de recettes d exploitation. Projet financier Simulation de la création d un nouvel emprunt à partir d un taux de base. Projet fiscal Simulation de l augmentation d une taxe tenant compte des critères de population et de la variation du fond des communes. Projet général Simulation d un projet sur base de l encodage d un tableau des dépenses et recettes prévues par année. L impact de chaque projet peut être analysé individuellement ou projeté sur la toile de fond existante avec la possibilité d obtenir l évolution de la situation complète de la commune. Il est également possible de regrouper les projets de différents types afin d estimer l impact global sur base de la toile de fond ou uniquement sur base du regroupement

18 Plan financier d un projet d investissement (construction d un hall omnisports comprenant plusieurs phases) Graphique d impact du projet d investissement sur la toile de fond

19 Le tableau de bord des dépenses et recettes ordinaires L objectif est de permettre à l utilisateur de créer un tableau spécifique, sur base des années antérieures du compte ou du budget. Ce tableau se constitue de rubriques d analyse paramétrables par l utilisateur, et permet de réaliser une projection des dépenses et recettes sur six années en fonction des critères d évolution spécifiés. La première étape consiste en la création de rubriques d analyse qui se composent de codes fonctionnels et/ou de codes économiques et qui sont reliées à un code totalisateur. Ces rubriques sont très facilement paramétrables par l utilisateur. A partir des années antérieures du compte et/ou du budget, l utilisateur sélectionnera les années qui constitueront la base du tableau d analyse. Le nombre d années «historique» ne sera pas limité. Il pourra par exemple sélectionner les données du compte 2000, 2001, 2002, 2003 et les données du budget 2004 et Pour les données du compte budgétaire, il est possible de travailler sur base des montants imputés (par défaut) ou engagés. Pour le budget, il est possible de travailler avec les chiffres tenant compte des modifications budgétaires approuvées (par défaut), avec les chiffres du budget initial ou encore avec les chiffres tenant compte de l ensemble des modifications budgétaires même si ces dernières ne sont pas approuvées. Visualisation des rubriques d'analyse relatives aux dépenses de fonctionnement et des codes économiques et fonctionnels liés à la rubrique "Voirie"

20 Exemple d'un tableau de bord personnalisé sur base des années antérieures du compte et du budget Les critères d évolution pour chaque rubrique devront être définis de manière à effectuer une projection sur dix ou vingt années. Les critères d évolution définiront la base du calcul (une ou plusieurs années du compte et/ou du budget) ainsi que les règles de calcul (un taux, une moyenne ou une moyenne plus un taux). Une fois les règles définies, la projection sera calculée et le résultat apparaîtra automatiquement à l écran. L utilisateur peut intervenir manuellement sur les chiffres projetés, ajouter des sous-totaux, modifier les règles d évolution, enregistrer le tableau d analyse sous le nom de son choix. L utilisateur pourra visualiser ou imprimer le tableau d analyse, l évolution d une ou plusieurs rubriques sous forme de graphique et l évolution en pourcentage d une rubrique sous forme de chiffre. Il aura la possibilité de paramétrer toutes les propriétés du graphique (type, style, couleurs, titres, échelle, ). Il sera également possible à tout moment d exporter le contenu du tableau dans un tableur

21 Visualisation de la projection effectuée et des critères d'évolution définis par l'utilisateur Définition de la base de calcul et du taux d'évolution afin de calculer la projection

22 Visualisation graphique de l'évolution de la rubrique "Fournitures et prestations de tiers" (historique et projection) Visualisation graphique (barres empilées) de l'évolution et de la proportion des rubriques relatives aux rémunérations

23 3. Alimentation du programme en données Dans le cas le plus courant (utilisation de programme Stésud ou pas), reprend les fichiers d'échange des comptes et budget transmis aux autorités de tutelle dans les formats prescrits par la Région. Il s'agit d'une valorisation efficiente de fichiers existants. Pour la dette, le programme relit le fichier inventaire fourni par l'organisme bancaire quelle que soit la banque (Dexia, Fortis, ING, CBC). Il s agit des fichiers nommés: - INITBUD et MVTBUD : comprenant les données relatives au budget et aux modifications budgétaires et générées automatiquement par votre application comptable. - MVTCPT : comprenant les données relatives au compte budgétaire de l exercice clôturé. - BALGEN: comprenant les données relatives à la balance des comptes généraux. Une fois ces fichiers générés, il suffit d activer le bouton récupération du menu «Fichiers» d. Pour les communes disposant des programmes Acropole de Stésud, l'application opère automatiquement la reprise des données dans la base de données comptabilité pour le compte et le budget ainsi que dans la base de données population pour la pyramide des âges (qui peut être introduite manuellement pour les communes ne disposant pas d'acropole population). La rubrique des taux de mortalité est fournie à la livraison et les deux chiffres relatifs aux coefficients migratoires (nombre total d'entrées et de sorties dans la commune pour une année déterminée) sont dans tous les cas à actualiser manuellement au départ des données de la population.

24 4. Les services associés au logiciel Parmi les services liés au démarrage et au fonctionnement de l'application, il convient de considérer : l'installation : en vos services par un spécialiste de Stésud à concurrence d'une demijournée; la formation : délivrée en vos services sur le logiciel installé et les données reprises à concurrence de deux demi-journées; la récupération des données : par relecture des fichiers transmis aux autorités de tutelle ou base de données Acropole à concurrence d'une demijournée par un spécialiste de Stésud; l'assistance-maintenance : l'assistance : concerne l'intervention d'un spécialiste de Stésud pour toute question de précision d'une formation, d'aide à la montée en charge. C'est aussi l'usage journalier du logiciel ou l'assistance pour un particularisme propre à une opération périodique ou annuelle. L'assistance a lieu par mail, par fax ou par téléphone. Tout appel vers le call-dispatch de Stésud a lieu au prix d'une communication locale sans surfacturation du nombre d'appels ou de leurs durées. Pour toute intervention à distance, notre service de télé-assistance permet à nos spécialistes d'intervenir sur vos systèmes comme s'ils se trouvaient sur place en vos services. la maintenance : elle consiste à apporter toutes les mises à jour légales suite à une évolution de la loi fédérale, régionale ou d'un règlement local n'influençant pas la structure de la base de données. De plus, la maintenance fonctionnelle consiste à apporter de nouvelles fonctions ou de nouvelles facilités permettant un plus grand confort de travail et ce, sur base des suggestions et propositions des utilisateurs. En option : nous vous proposons 2 demi-journées d'assistance complémentaire en vos services lors de la première édition d'un rapport au compte ou au budget.

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