Groupe de la Banque Africaine de Développement Division des Achats Institutionnels DEMANDE DE PROPOSITIONS REF. : ADB/RFP/CGSP/2014/0155

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1 Groupe de la Banque Africaine de Développement Division des Achats Institutionnels DEMANDE DE PROPOSITIONS REF. : ADB/RFP/CGSP/2014/0155 Date : 8 octobre 2014 LOT 1 : IMPRESSION DE SUPPORTS D INFORMATION ET DE COMMUNICATION LOT 2 : PRODUCTION D ARTICLES PROMOTIONNELS 1. La Banque Africaine de Développement (ci-après dénommée BAD ou la Banque ) invite les entreprises ou groupements d entreprises (ci-après dénommés le <<Soumissionnaire ou les Soumissionnaires» à lui soumettre des propositions pour les prestations telles que décrites dans la présente Demande de Propositions (DP). 2. Le présent dossier comprend ce document et les annexes suivantes : Annexe I Annexe II : Termes de référence : Conditions générales à remplir pour la soumission d une proposition Annexe III : Contenu de la demande de propositions + les Appendices A et B, et B1 Annexe IV : Critères d évaluation Annexe V Annexe VI : Modèle de contrat : Conditions générales d achat de biens, de travaux et de services Annexe VII : Liste des pays membres Annexe VIII : Code de conduite des prestataires Annexe IX : Fiche d évaluation de performance des services Annexe X : Spécifications techniques - Impression de support d information et de communication Annexe XII : Spécifications techniques - Production d articles promotionnels Veuillez noter que les modalités énoncées dans le dossier, y compris les Termes de référence à l Annexe I et les Conditions générales d achat de biens, de travaux et de services à l Annexe VI seront incluses dans tout contrat si la BAD accepte votre proposition. Tout contrat de cette nature exigera le respect de tous les exposés factuels et déclarations contenus dans la proposition. 3. Pour permettre aux soumissionnaires de disposer de toutes les informations nécessaires pour une meilleure compréhension de la Demande de Propositions et des attentes de la Banque, une conférence avant soumission, non obligatoire, est prévue le 20 octobre 2014 à 10 heures (heure locale) dans les locaux de la Banque à l adresse ci-dessous : 01 B.P Abidjan 01 Côte d Ivoire Tel: (+225) Page 1 of 78

2 Banque Africaine de Développement Division des Achats Institutionnels Division des Achats Institutionnels Immeuble CCCI 14 ème étage Bureau No. 14M Avenue Jean-Paul II Abidjan-Plateau, Côte d'ivoire 4. Pour la conférence avant soumission, les soumissionnaires devront se présenter devant l entrée de l immeuble Immeuble CCCI, le 20 octobre 2014 à 9h30 précises, munis d une pièce d identité. 5. Tout soumissionnaire désirant obtenir des éclaircissements sur la DP, pourra notifier sa requête, par courrier écrit à l adresse: Banque Africaine de Développement, Département des Services Généraux et des Achats, Division des achats institutionnels (CGSP.2), tender@afdb.org. 6. La requête doit parvenir à cette adresse au plus tard 23 octobre Des copies de la réponse de la Banque (ainsi qu un résumé de toutes les demandes de clarification sans identification de son origine), seront adressées à toutes les sociétés ayant manifesté leur intérêt. 7. Votre proposition doit être obligatoirement soumise en Français ou en Anglais, et sera envoyée en cinq exemplaires (1 original + 4 copies). Les pièces jointes, appendices et annexes doivent tous être également soumis en cinq exemplaires : l original devra porter la mention Original et chacune des quatre copies la mention Copie. 8. Les propositions doivent être présentées à la Banque sous enveloppe scellée au plus tard le Jeudi 6 novembre 2014 à 15h00, à l adresse ci-dessous indiquée. Adresse postale : Banque Africaine de Développement Division des Achats Institutionnels Division des Achats Institutionnels Immeuble CCIA, Avenue Jean-Paul II 01 B.P Abidjan 01 Abidjan-Plateau, Côte d'ivoire Adresse de livraison : Banque Africaine de Développement Division des Achats Institutionnels Division des Achats Institutionnels Immeuble CCIA 14 ème étage Bureau No. 14V Avenue Jean-Paul II, Abidjan-Plateau, Côte d'ivoire 9. Les soumissionnaires ont la pleine responsabilité de s assurer que l enveloppe/le colis scellé (e) contenant la proposition parvient à l adresse précédente à l heure et à la date indiquées au paragraphe 4 ci-dessus. En cas de livraison par porteur, les propositions doivent parvenir à l adresse précédente aux heures ouvrables de la BAD, de 8h00 à 12h00 et de 14h00 à 16h00, du lundi au vendredi, sauf les jours fériés à la Banque Africaine de Développement. La livraison à tout autre bureau de la Banque Africaine de Développement se fera aux risques du soumissionnaire et ne sera pas considérée comme une livraison en temps voulu. Toute proposition reçue après l heure de clôture ou la date limite indiquée ci-dessus sera rejetée. S il se trouve que la date de soumission des offres est un jour férié ou déclaré férié ou non travaillé, la date de remise et d ouverture sera le jour ouvrable suivant à la même heure. Page 2 of 78

3 10. L ouverture non-publique des offres aura lieu le Jeudi 6 novembre 2014 à 15h30 dans les locaux de la BAD, à l adresse précitée. L ouverture publique vise à enregistrer les propositions soumises à l heure et à la date prescrites. Une copie du procès-verbal d ouverture des offres sera transmise aux entreprises ayant proposé des offres et postée ultérieurement sur le site internet de la Banque. 11. Les propositions doivent inclurent des informations suffisamment détaillées pour permettre à la BAD d évaluer votre société afin de déterminer si elle a les compétences, l expérience, les connaissances, l expertise, l assise financière et les capacités requises pour exécuter les prestations indiquées de manière satisfaisante. La liste des documents à fournir est spécifiée en Annexe III. 12. Les propositions techniques doivent être soumises en cinq exemplaires (1 original + 4 copies) et seront expédiées sous une seule et grande enveloppe scellée. Chaque exemplaire doit être correctement relié. 13. La seule et grande enveloppe scellée, appelée enveloppe externe devra uniquement porter une photocopie de l étiquette ci-après, en mentionnant en caractères gras, de façon bien lisible et bien en vue, la référence de l appel d offres et le lot concerné : Banque Africaine de Développement Division des Achats Institutionnels Immeuble CCIA 14 ème étage Bureau No. 14V Avenue Jean-Paul II, 01 B.P Abidjan 01 Abidjan-Plateau, Côte d'ivoire DEMANDE DE PROPOSITIONS MAINTENIR FERMÉE JUSQU AU JOUR DE L OUVERTURE DES OFFRES LOT 1 : IMPRESSION DE SUPPORTS D INFORMATION ET DE COMMUNICATION OU LOT 2 : PRODUCTION D ARTICLES PROMOTIONNELS Référence: ADB/RFP/CGSP/2014/0155 Date et heure de clôture des offres de propositions: Jeudi 6 novembre 2014 à 15h La Banque se réserve le droit de modifier à tout moment la DP aussi longtemps que la date limite de remise des offres n est pas échue. Une telle modification peut être faite soit sur l initiative de la Banque soit à la suite d une demande d éclaircissement présentée par un soumissionnaire. A cet effet, la Banque procédera à l émission, selon le cas, d un Additif ou d un Rectificatif à la demande de propositions L Additif ou le Rectificatif sera notifié par écrit à tous les soumissionnaires potentiels qui ont déjà retiré la DP et aura valeur obligatoire à leur encontre. Ces soumissionnaires en accuseront réception à la Banque par lettre ou fax dans les plus brefs délais La Banque se réserve le droit de reporter la date limite de remise des offres dans les conditions fixées dans la clause 8 afin de donner aux soumissionnaires un délai de réponse acceptable particulièrement à la suite d un Additif ou d un Rectificatif de demande de propositions. Page 3 of 78

4 15. Les propositions resteront valables jusqu au quatre-vingt dixième jour suivant la date limite de remise des offres. Dans des circonstances exceptionnelles, la Banque peut solliciter du soumissionnaire une prolongation du délai de validité de son offre. La demande et les réponses qui lui seront données seront faites par écrit. Le soumissionnaire peut refuser de prolonger la validité de son offre. Un soumissionnaire acceptant la prolongation requise ne se verra pas demander de modifier son offre et ne sera pas autorisé à le faire. 16. L Annexe IV contient une explication détaillée de la méthode d évaluation des propositions. En ce qui concerne le présent achat, l évaluation sera basée uniquement sur les propositions techniques. Le marché sera attribué aux soumissionnaires ayant reçu la note technique minimum requise. 17. Les soumissionnaires non retenus pourront solliciter une séance d information en adressant une requête à la Banque dans les sept (7) jours suivant la réception de la lettre de regret. 18. La soumission d une proposition par le soumissionnaire constitue la confirmation qu il a tenu compte de tous les documents contenus dans le dossier, dont les additifs (le cas échéant), toutes les annexes et, selon les cas, les appendices des annexes. En aucune condition, la Banque ne sera soumise à une obligation à laquelle elle n aura pas souscrit par écrit. 19. Les soumissions sont faites aux frais des soumissionnaires qui ne pourront revendiquer aucun dédommagement à ce titre, étant entendu que la Banque se réserve le droit d arrêter la présente consultation à tout moment ou de ne retenir aucun soumissionnaire quelle qu en soit la raison. 20. Il conviendrait de noter que conformément à la politique de la Banque, les soumissionnaires doivent observer les normes éthiques les plus élevées au cours des processus d appel d offres et dans l exécution des marchés qui en résultent. Conformément à cette politique, la Banque rejettera toute offre s il se révèle que le soumissionnaire a été coupable de pratiques de corruption ou de fraude dans le cadre de la concurrence pour l obtention du marché concerné. 21. En soumettant l offre, vous signifiez votre acceptation des conditions générales de fourniture de biens et services ainsi que des conditions particulières jointes à la présente DP. 22. Nonobstant ce qui précède, la Banque se réserve le droit de modifier le contenu du présent dossier, d accepter ou de rejeter tout ou partie de l ensemble des propositions, ou d annuler le processus d appel d offres à tout moment avant l adjudication du marché et, ce, sans obligation de la part des soumissionnaires. 23. Dans l attente de votre soumission, nous vous prions d'agréer, l expression de nos salutations respectueuses et nos remerciements pour l intérêt que vous manifestez à être au nombre des fournisseurs de la Banque africaine de développement. Le Chef de la division des achats institutionnels Banque africaine de développement Page 4 of 78

5 Groupe de la Banque Africaine de Développement Division des Achats Institutionnels ANNEXE I TERMES DE REFERENCE 1.1 PREAMBULE La Banque africaine de développement est une institution multilatérale de développement créée de commun accord par et pour ses états membres en vue d assurer le développement économique durable et le progrès social de ses Pays membres régionaux (PMR). Les membres de la Banque, qui sont actuellement au nombre de soixante-dix-huit (78), comptent 53 états africains (Pays Membres Régionaux - PMR) et 25 états non africains (Pays membres non régionaux) La Banque a été créée le 4 août 1963, et a démarré ses activités le 1er juillet 1966 à son siège à Abidjan, en Côte d Ivoire. Pour les besoins de ses opérations, la Banque a ouvert des bureaux extérieurs dans certains de ses PMR (Annexe 7) La mission de la Banque africaine de développement est de contribuer à la lutte contre la pauvreté, par l amélioration des conditions de vie des populations africaines, et à la mobilisation de ressources pour le progrès économique et social de ses pays membres régionaux pris individuellement et collectivement. La Banque a pour fonctions essentielles: (i) d utiliser ses ressources pour le financement de projets ou de programmes d investissement liés au progrès économique et social des PMR, (ii) de fournir une assistance technique dans le cadre de la préparation et de l exécution des projets et programmes de développement, (iii) de promouvoir des investissements financés sur capitaux publics ou privés en Afrique en faveur des objectifs de développement, et (iv) de satisfaire aux demandes d aide en coordonnant les politiques et plans de développement des PMR. Dans le cadre de ses opérations, la Banque est aussi tenue d accorder une attention particulière aux projets et programmes qui assurent la promotion de l intégration régionale La Banque africaine de développement (BAD) invite, par la présente demande de propositions, les sociétés ayant l expertise requise à soumettre leurs propositions pour fournir des services d impression de divers supports d information et de communication et de production d articles promotionnels. 1.2 OBJET DE LA DEMANDE DE PROPOSITIONS L objet de cette demande de proposition est de fournir à la Banque des services d impression de divers supports de communication et de production d articles promotionnels La Banque envisage de mettre en place plusieurs conventions-cadres non-exclusives d une durée de trois (03) années renouvelable par tacite reconduction par périodes annuelles avec un maximum de deux renouvellements. Page 5 of 78

6 1.3 DEFINITION DES PRESTATIONS Services d impression (OFFSET) de divers supports d information et de communication Les travaux d impression portent sur les supports de communication suivant : affiches, factsheets, encarts pour cartes de vœux, cartes de vœux, rapports, dépliants, brochures, pamphlets, bulletins d information, Impression sur adhésifs, Cartes postales, Posters, Enveloppes, dépliants, bloc-notes, etc Les services demandés porteront sur l impression des documents tels que définis en Annexe X de la présente demande d informations (en divers formats, pages, quantités, couleurs, versions, supports et façonnages). Cette liste n étant pas exhaustive, les soumissionnaires retenus pourraient être sollicités pour l impression de divers autres types de documents Production d articles promotionnels Les articles souhaités seront spécifiées selon les besoins, de même que le marquage souhaité. A titre indicatif, les articles généralement demandés sont indiqués en Annexe XI de la présente demande de propositions Les articles promotionnels seront marqués, au minimum, du logo de la Banque en une, deux couleurs ou en quadrichromie, et parfois d autres logos ou d un texte en une ou plusieurs couleurs quel que soit le type de marquage Les Soumissionnaires retenus doivent être en capacité de conseiller la Banque sur le type de marquage le plus adapté en fonction des articles et des quantités demandés : tout type de marquage connu et à venir pourrait être demandé La Banque se réserve le droit de ne pas recourir au présent marché pour des opérations nécessitant une technicité particulière ou nécessitant la création de certains types d articles et services sur mesure. 1.4 ORGANISATION ET ATTRIBUTION DES MARCHES DE LA CONVENTION CADRE (MARCHES SUBSEQUENTS) Le présent marché est un marché à bons de commande. A chaque expression de besoin d un des services de la Banque, les Soumissionnaires retenus, à l issue de cet exercice, seront mis en concurrence de la manière suivante : i) Envoi d une demande de cotations par ou fax, en indiquant qu une mise en concurrence est organisée pour satisfaire un besoin. Dans ce document, le Soumissionnaire trouvera la définition du besoin et comprendra au moins : o La date de livraison souhaitée des documents/produits o Les caractéristiques du produit o Le délai de soumission des offres o Le lieu de soumission des offres ii) Les Soumissionnaires soumettront leurs cotations à l adresse et dans le délai indiqués dans la demande de cotations. Lorsque le Soumissionnaire n est pas en mesure de livrer les documents/articles à la date souhaitée, il devra le préciser dans son offre et en indiquer les raisons. iii) A la réception des offres, celles-ci seront analysées et la Banque adjugera le marché au(x) Soumissionnaire(s) dont l (les) offre(s) aura(ont) été jugée(s) véritablement acceptable(s), qui répond(ent) aux critères de sélection requis, le cas échéant, et qui aura(ont) proposé les prix les plus avantageux. Page 6 of 78

7 iv) Une fois que la Banque a retenu une offre, elle enverra un bon de commande valant acte d engagement pour cette opération précise au(x) Soumissionnaire(s) retenu(s) qui réalisera(ont) les travaux. Le Bon de commande pourra être transmis par ou fax au minimum et comportera : la nature des prestations à réaliser - les spécifications techniques la quantité commandée le prix le délai et les modalités particulières d exécution (date, heure et lieux de livraison); v) Un exemplaire du bon de commande envoyé par la Banque au(x) Soumissionnaire(s) devra être obligatoirement joint à chaque facture. 1.5 PERIODICITE DES MARCHES DE LA CONVENTION-CADRE La remise en concurrence des Soumissionnaires retenus s effectuera à chaque survenance du besoin d un des services de la Banque En l absence de réalisation des prestations définies, ou en l absence de commande auprès de l un des Soumissionnaires retenus, ceux-ci ne pourront prétendre à une quelconque indemnisation. 1.6 EPREUVES DE CONTROLE / EPREUVES A TIRER «BON A TIRER» Tous les échanges dans le cadre de la conception du bon à tirer (retrait des supports d impression, délivrance du bon à tirer) devront s effectuer par coursier ou par courrier électronique Avant chaque impression de document, les Soumissionnaires devront fournir à la Banque une épreuve de contrôle qui servira de bon à tirer (BAT). Le BAT devra être réalisé en deux (2) jours ouvrables après récupération des fichiers à la Banque Les Soumissionnaires informeront la Banque par écrit, au plus tard 24 heures après réception du BAT, de toutes les difficultés éventuellement rencontrées sur les supports d impression. De même, la Banque peut, s il y a lieu, modifier les supports et accorder un délai supplémentaire pour la réalisation des prestations Si le bon à tirer n est pas accordé, la Banque informe l imprimeur des modifications à apporter et lui indique le nouveau délai pour émettre un nouveau document d exécution pour «bon à tirer» La délivrance du bon à tirer vaut acceptation par la Banque du document d exécution adressé par le titulaire par tout moyen Les documents devront être imprimés en deux (2) jours ouvrables après approbation du BAT dans les cas d urgence. Les documents devront être imprimés en cinq (5) jours ouvrables après approbation du BAT, en situation normale. 1.7 ECHANTILLONS Pour ce qui concerne les articles promotionnels, toutes les offres de prix devront être accompagnées des échantillons des articles requis qui serviront de modèles. Une fois acceptés ou modifiés par la Banque, ces modèles et échantillons seront conservés par la Banque pour Page 7 of 78

8 servir de référence pour le contrôle technique pour le(s) Soumissionnaire(s) retenu(s) Les Soumissionnaires non retenus pourront, dans un délai de trente jours à compter de la date à laquelle elles auront été informées du rejet de leurs offres, retirer les échantillons dans les locaux de la Banque Les échantillons non demandés dans ce délai deviendront propriété de la Banque sans que les Soumissionnaires puissent prétendre à une indemnité. 1.8 VARIANTES DANS LES MARCHES SUBSEQUENTS Les Soumissionnaires devront présenter une offre entièrement conforme au dossier de consultation (solution de base). Mais la Banque pourra, pour certaines consultations, ouvrir la possibilité aux Soumissionnaires de présenter une ou plusieurs variantes. Les conditions des variantes seront précisées dans le dossier de consultation. 1.9 CONDITIONS ET DELAIS D EXECUTION DES PRESTATIONS 6.1 Le marché s exécute au moyen de bons de commande dont le délai de livraison commence à courir à compter de la date de notification du Bon de commande. 6.2 Les délais d exécution ont un caractère impératif. Ils seront fixés dans les bons de commande individuels et ne pourront en aucun cas être modifiés sans l accord préalable de la Banque. Le délai de réalisation des prestations sera le plus optimal possible. Le Soumissionnaire devra s y engager sur toute la durée de la présente Convention cadre. 6.3 Le Soumissionnaire devra accuser réception du bon de commande émis par la Banque, au plus tard, une demi-journée (1/2) après sa réception. Le bon de commande sera transmis en mains propres, par courrier électronique ou télécopie. 6.4 Il dispose d un (01) jour ouvré à compter de la notification du bon de commande pour retirer par coursier les supports informatiques d impression directement à la Banque ou accuser réception des supports informatiques d impression envoyés par courrier électronique. 6.5 En outre, il devra informer la Banque au plus tard 24 heures après la réception de la commande de toute rupture de stock, et préciser le délai reconstitution du stock. La Banque se réserve le droit de prendre toutes autres mesures appropriées pour obtenir les services requis. 6.6 En l absence d accusé de réception dans les 24 heures au plus tard pour tout message envoyé par la Banque, et après un préavis d un (01) jour ouvrable, la Banque se réserve le droit d annuler tout ou partie du bon de commande et de contacter d autres prestataires. 6.7 En cas d impossibilité de respecter les délais fixés, pour tout ou partie de la livraison, le Soumissionnaire doit impérativement en informer la Banque dès qu il en a connaissance, par tout moyen laissant trace, faute de quoi, tout dépassement des délais non justifié auprès de la Banque donnera lieu à l application des pénalités de retard. Les modifications éventuelles ne seront acceptées qu après accord préalable du service concerné. 6.8 Pour bénéficier de cette prolongation des délais, le Soumissionnaire signale les causes faisant obstacle à l exécution du marché dans le délai contractuel. Il dispose à cet effet, d un délai de trois (03) jours calendaires à compter de la date à laquelle ces causes sont apparues. Il indique, par la même demande, à la Banque la durée de la prolongation demandée du délai. 6.9 La Banque notifiera au Soumissionnaire dans les meilleurs délais, sous réserve que le marché n arrive pas à son terme avant la fin de ce délai. Aucune demande de prolongation du délai Page 8 of 78

9 d exécution ne peut être présentée après l expiration du délai contractuel d exécution de la prestation DEMARCHE CLIENTELE 7.1 Le Soumissionnaire devra mettre en œuvre un service axé sur la satisfaction de la Banque afin de répondre à ses besoins variés et complexes, de réagir rapidement aux commandes d'impression de routine dont le délai de livraison sera préalablement défini par la Banque. 7.2 Les prestations requises nécessitent l affectation en permanence de représentants du Soumissionnaire dédiés auprès des services de la Banque, et qui devront être facilement disponibles pour traiter les commandes par , fax, téléphone, ou par tout autre moyen laissant trace et fournir gratuitement les services de livraison. 7.3 Le Soumissionnaire devra en outre disposer de coursiers afin de faciliter les échanges de documents (Bon A Tirer, Compact Disc et échantillons). Tous les échanges par coursier et toutes les livraisons sont organisés et exécutés par le Prestataire et sont à sa charge. 7.4 Tout changement d interlocuteur durant l exécution du marché doit être obligatoirement notifié à la Banque dans les plus brefs délais LIVRAISON Les documents/articles sont livrées sur le site indiqué dans le bon de commande. Les risques afférents au transport jusqu au lieu de destination ainsi que les opérations de conditionnement, d emballage, de chargement incombent au Soumissionnaire. Le Soumissionnaire devra tout mettre en œuvre afin de les respecter et livrer dans les temps Quel que soit le mode de transport pour lequel le Soumissionnaire aura opté, celui-ci sera tenu pour responsable si la livraison n est pas réalisée dans les délais prévus. En cas de colis abîmés, la Banque se réserve le droit de refuser la marchandise Les documents/articles livrés par le Soumissionnaire doivent être accompagnés d un bon de livraison. Ce bon devra comporter entre autres : - le prix - la date de livraison - la nature des documents/articles (clairement exprimée) - les quantités livrées - le nom et l adresse du fournisseur - la référence du bon de commande La livraison des documents/articles est constatée par le nom et prénom, le département, le numéro de téléphone et la signature du responsable désigné de la Banque QUALITE D EXECUTION DU MARCHE (VERIFICATION QUANTITATIVE ET QUALITATIVE DE LA COMMANDE) Qualité des prestations La personne désignée de la Banque effectue, au moment même de la livraison des documents/articles, les opérations de vérification quantitative et qualitative (caractéristiques Page 9 of 78

10 techniques et la qualité). Si les prestations ne peuvent être admises en l état, la Banque en prononce le rejet total ou partiel. La résiliation du marché pourra dès lors être envisagée en cas de non-respect des engagements et pour faute des Soumissionnaires qui devront procéder à la reproduction dans les plus brefs délais. La Banque effectuera des réclamations sur les caractéristiques techniques et la qualité des documents/articles livrés en cas de nécessité. Tout manquement à la qualité des prestations sera notifié au prestataire qui s engage à nouveau à effectuer la prestation conformément aux spécifications techniques Vérification quantitative non conforme Si la quantité livrée n est pas conforme à la commande, la personne désignée de la Banque met le Soumissionnaire en demeure: - soit de reprendre immédiatement l excédent si la livraison dépasse la commande; - soit de compléter la livraison à concurrence de la quantité totale prévue par le bon de commande dans le nouveau délai prescrit par la Banque Vérification qualitative non conforme La personne désignée de la Banque prononcera une décision de rejet: - si un document/article est abîmé, ne correspond pas à la commande - s il y a une détérioration de l emballage En cas de décision de rejet, le ou les documents/articles devront être remplacés par le titulaire dans le nouveau délai prescrit par la Banque, et ce aux frais du Soumissionnaire Acceptation des documents/articles Lorsque la personne responsable du marché estime que des documents/articles ne satisfont pas entièrement aux conditions du marché, mais qu ils présentent des possibilités d admission en l état, après vérification, la Banque peut prononcer une réfaction qui consiste en une réduction de prix, à partir de 15%, selon l étendue des imperfections constatées PENALITES La date de livraison effective est par définition la date à laquelle la commande est livrée sans reliquat et sans réserve formulée par la personne désignée de la Banque. Des pénalités pourront être appliquées par la Banque si des fautes contractuelles sont constatées Ces pénalités pourront être prononcées par la personne responsable du marché au sein de la Banque dans un délai de 10 jours à compter de la réception de la livraison. Ces pénalités viendront en déduction des sommes dues au Soumissionnaire. Elles seront systématiquement signalées par courrier au Soumissionnaire. La Banque pourra soit appliquer des pénalités dans les conditions indiquées ci-après jusqu à la date réelle de la livraison ; soit annuler une commande globale en cours non livrée, ou sur la partie restant en reliquat de livraison, sans s exposer à une quelconque indemnité. Dans cette hypothèse, des pénalités de retard seront appliquées jusqu à la date de la commande Pénalités pour retard de livraison : Lorsque le délai contractuel d exécution ou de livraison des prestations, éventuellement prolongé dans les conditions du chapitre 1.17, n est pas respecté, le titulaire encourt sans mise en demeure préalable, une pénalité correspondant à 5% du montant de la ou des prestations non effectuées par jour de retard. Le bon de commande ou le segment du bon de commande sera résilié quand le montant total de la pénalité atteint les 10% de la valeur du bon de commande Page 10 of 78

11 Pour les prestations ne pouvant souffrir de retard et dont le retard génère une livraison pendant ou après un événement particulier signalé par la Banque, le service fait ne peut être attesté et le prix de la prestation correspondante n est pas dû par la Banque Pénalités pour défaut de conformité ou de qualité : Lorsque les prestations ne sont pas effectuées conformément aux spécifications techniques et que la Banque décide néanmoins de réceptionner les prestations, le Prestataire encourt, sans mise en demeure préalable, une pénalité qui pourra varier, à la discrétion de la Banque, de 10% à 15% du montant de la ou de la commande en fonction de l importance de la non-conformité Pénalités pour erreur d impression : En cas d erreur d impression, par exemple des différences entre le bon à tirer émis lors de la partie conception et le document final imprimé, mauvais agrafage, couleur, grammage, façonnage, etc., une pénalité correspondant à 10 % du total de la facture liée à la partie impression sera appliquée En cas de non réalisation des travaux par le Prestataire dans les délais, la Banque se réserve le droit de recourir au Prestataire dont l offre est classée deuxième sur la liste pour réaliser les travaux La Banque se réserve le droit de résilier la présente Convention en cas de trois rejets de livraison pour mauvaise qualité ou non-conformité avec les spécifications CARACTERISTIQUES DETAILLEES Les fichiers informatiques : Les fichiers numériques ou électroniques seront fournis par la Banque. Ils seront livrés sous format CD rom, DVD, par . L imprimeur devra présenter avant tirage définitif un exemplaire du document prêt à tirer. L imprimerie devra être en mesure : d imprimer à partir de fichiers MAC de récupérer des fichiers Quark XPress, Adobe Illustrator, Adobe Photoshop, Adobe InDesign, Adobe Acrobat, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint La Banque se réserve impérativement la propriété des films et des supports réalisés pour ses propres besoins Techniques d impression : Les Soumissionnaires devront être en mesure d utiliser les différentes techniques d impression suivantes : Offset, numérique, sérigraphie, décalcomanie, tampographie, héliogravure, flexographie, xérographie Techniques de finition : Vernis sélectif en relief, dos carré cousu et collé, reliures 1.15 LE LOGO ET CHARTE GRAPHIQUE DE LA BANQUE Le logo de la Banque sera fourni aux Soumissionnaires lors de la demande de cotations, sous forme numérique. Il sera précisé pour chaque commande le type de marquage : le nombre de couleurs, le coloris, l emplacement souhaité sur les différents articles A titre indicatif, il sera généralement demandé d effectuer le marquage du logo en couleur vert en défonce mais les couleurs peuvent varier en fonction des couleurs des supports ou du Page 11 of 78

12 thème de la campagne de communication. La quadrichromie peut également être demandée Les déclinaisons du logo, les logos supplémentaires et visuels ou textes spécifiques à certains événements seront fournis, en tant que de besoin, par la Banque sous forme numérique. Les Soumissionnaires devront s adapter en toute circonstance et respecter les modalités fixées par la Banque La Banque s est dotée d une charte graphique afin d asseoir l identité graphique du Groupe de la Banque africaine de développement en fixant le cadre d utilisation des éléments visuels qui la composent. Une copie de celle-ci sera remise aux Soumissionnaires retenus afin qu ils s assurent de la conformité de tous les travaux sollicités par la Banque OBLIGATION DE REPONSE Les Soumissionnaires retenus devront répondre aux expressions de besoin des services de la Banque par l envoi d une offre La Banque se réserve le droit de modifier ses exigences en fonction des besoins. Il est bien entendu que les quantités, les spécifications techniques et les modèles varieront avec les activités de la Banque. Les Soumissionnaires retenus pourraient être sollicités pour produire d autres types d articles et exécuter des prestations de nature similaire PROLONGATION DES DELAIS D EXECUTION Lorsque l adjudicataire du marché est dans l'impossibilité de respecter les délais d'exécution, du fait de la Banque ou du fait d'un évènement ayant le caractère de force majeure, la Banque prolonge le délai d'exécution. Le délai ainsi prolongé a les mêmes effets que le délai contractuel Pour bénéficier de cette prolongation, l adjudicataire du marché signale les causes faisant obstacle à l'exécution du marché dans le délai contractuel. Il dispose, à cet effet, d'un délai de 03 jours calendaires à compter de la date à laquelle ces causes sont apparues ou d'un délai courant jusqu'à la fin du marché, dans le cas où le marché arrive à échéance dans un délai inférieur à 03 jours. Il indique, par la même demande, à la Banque la durée de la prolongation demandée La Banque notifiera sa décision à l imprimeur dans les meilleurs délais, sous réserve que le marché n'arrive pas à son terme avant la fin de ce délai. Aucune demande de prolongation du délai d'exécution ne peut être présentée après l'expiration du délai contractuel d'exécution de la prestation TARIF DES PRESTATIONS Les services faisant l objet du présent marché sont réglées par l application de prix unitaires selon les stipulations du Bordereau des Prix Unitaires (B.P.U.) que le Soumissionnaire aura soumis à la Banque dans le cadre des demandes de cotations Les prix comprennent toutes les charges afférentes au conditionnement, à l emballage, à la manutention, à l assurance, au stockage, au transport, à la livraison des fournitures. Les Soumissionnaires sont réputés avoir inclus dans leurs offres de prix la totalité des coûts nécessaires conformément aux règlements et normes en vigueur et aux stipulations du marché. Page 12 of 78

13 1.19 OBLIGATIONS DU SOUMISSIONNAIRE Le Soumissionnaire s engage à respecter, dans l exécution du travail qui lui est confié, les normes et règles généralement admises et appliquées dans le monde de la sous-traitance, notamment la confidentialité, le respect des délais convenus et l obligation d exécuter le travail personnellement Le Soumissionnaire veillera à ce que ses représentants sur le lieu de la prestation aient un comportement et une tenue conformes à la correction qu exige le statut d une institution internationale telle que la Banque africaine de développement Tous les travaux réalisés par le prestataire pour le compte de la Banque africaine de développement demeurent la propriété intellectuelle de la Banque PRESCRIPTIONS GENERALES Le Marché sera régi par la description et les termes de référence, les Conditions générales d achat de biens et services de la Banque ainsi que le projet de contrat en Annexe VI Les prix proposés doivent être nets d impôts, exonérés de toutes taxes applicables dont les frais, taxes et impôts indirects ou les droits de douane. Les prix doivent être exprimés en FCFA, exonérés de tout frais supplémentaire imposé par ou en application des lois, statuts ou réglementation d une agence ou autorité gouvernementale. La Banque, ses propriétés et autres biens, son revenu, ses opérations et transactions étant soustraits à toute obligation liée au paiement, à la retenue, ou à la perception d impôts ou de droits de douane en vertu de l Article 57 de l Accord consacrant sa création CLAUSES PARTICULIERES Les horaires de service de la Banque sont : du lundi au vendredi de 08h00 à 12h00 et de 14h00 à 17h Le Soumissionnaire doit en outre disposer d un moyen de communication pour lui permettre de parer à toute demande ponctuelle de service même les week-ends et les jours fériés Au cours des prestations, le Soumissionnaire est tenu d'assister ou de se faire représenter par une personne habilitée à prendre les décisions nécessaires en temps voulu, à toutes les réunions convoquées par la Banque INFORMATIONS CONFIDENTIELLES 21.1 Le Soumissionnaire est tenu à l obligation de confidentialité pour tout ce qui concerne les faits, informations, études, documents, supports d information, fichiers et décisions dont il a connaissance au cours de l exécution du présent marché ; il s interdit notamment toutes communications écrites ou verbales sur ces sujets, ainsi que toute remise de documents à des tiers, sans l accord de la Banque Les informations et renseignements fournis par la Banque sont strictement couverts par le secret professionnel. En conséquence, le Soumissionnaire s engage à respecter de façon absolue cette obligation et à la faire respecter par son personnel et ses sous-traitants éventuels. L'obligation de confidentialité s'impose au Soumissionnaire et s'applique à toutes les informations à l'occasion de l exécution du présent marché. Page 13 of 78

14 21.3 L'obligation de confidentialité s'étend à tous les renseignements de quelque nature que ce soit dont le titulaire et ses sous-traitants éventuels auraient eu connaissance durant le marché. Le titulaire s engage notamment à : - ne pas utiliser les documents et fichiers informatiques transmis par la Banque à des fins autres que celles spécifiées au présent marché ; - ne pas communiquer les produits réalisés, documents et fichiers transmis par la Banque à d autres personnes morales ou non, privées ou publiques; - prendre toutes mesures permettant d éviter toute utilisation détournée ou frauduleuse des fichiers informatiques utilisés dans le cadre du présent marché ; 21.4 En outre, le Soumissionnaire s engage à reconstituer les documents et fichiers qui lui sont remis, qui viendraient à être perdus ou auraient été rendus inutilisables par sa faute La Banque se réserve le droit de procéder à toute vérification qui lui paraîtrait utile pour s assurer du respect de ses obligations, tant par le Soumissionnaire que par ses sous-traitants éventuels Le Soumissionnaire reconnaît expressément être informé des immunités attachées aux biens, courriers et communications des organisations internationales et notamment à celles de la Banque, et s engage à les respecter et à veiller à leur respect par tout tiers RAPPORTS D ACTIVITES Le Soumissionnaire ou son représentant auprès de la Banque, est tenu de soumettre à la Banque des rapports et statistiques périodiques (trimestriels et annuels) concernant les travaux effectués, afin de permettre un meilleur suivi/évaluation des prestations EVALUATION DES PRESTATIONS Une évaluation des prestations sera effectuée par la Banque, sur la base de critères déterminés selon la fiche d évaluation de performance de services (Annexe IX), et la bonne réalisation des services requis Une communication de ces évaluations périodiques sera faite au Soumissionnaire, et un accord sera conclu quant aux mesures de correction à prendre Les résultats en dessous de ceux attendus par la Banque exposent le Prestataire à des sanctions allant de la mise en demeure, à la résiliation du contrat SOUS-TRAITANCE Le Soumissionnaire ne pourra sous-traiter une partie de ses obligations que sous son entière responsabilité et après avoir demandé par écrit et obtenu l autorisation préalable de la Banque, sur l entité pressentie pour bénéficier de la sous-traitance. Nonobstant un tel consentement donné par la Banque, le Soumissionnaire s engage à garantir le respect des dispositions du présent Contrat par le sous-traitant ainsi que l exécution satisfaisante des Prestations résultant de la sous-traitance. Le Prestataire sera en outre tenu responsable et débiteur principal envers la Banque de la qualité des Prestations En cas de défaillance dûment prouvée du Soumissionnaire à exécuter ses obligations Page 14 of 78

15 contractuelles envers ses sous-traitants, la Banque pourra payer directement les sommes dues à ces derniers par le Prestataire en déduisant ces sommes sur le montant du contrat Le montant de la sous-traitance, dans tous les cas, ne devra pas couvrir la totalité marché. Page 15 of 78

16 ANNEXE II Groupe de la Banque Africaine de Développement Division des Achats Institutionnels CONDITIONS GENERALES A REMPLIR POUR LA SOUMISSION D UNE PROPOSITION Soumission des propositions : Les propositions relatives aux spécifications indiquées dans la présente demande de propositions doivent être soumises en Français ou en Anglais. Ces propositions doivent fournir toutes les informations nécessaires pour la présente demande de propositions et répondre clairement et brièvement à tous les points présentés dans cette demande de propositions. Toute offre qui ne répond pas de manière exhaustive à cette demande de propositions peut être rejetée. Néanmoins, les brochures et autres documents inutilement détaillés qui donnent des informations autres que celles nécessaires à une présentation complète et efficace des propositions ne sont pas encouragés. Caractéristiques techniques des exigences : Les soumissionnaires doivent scrupuleusement se conformer aux exigences de la présente demande de propositions. Aucun changement, remplacement ou autre modification apporté aux caractéristiques techniques des spécifications indiquées dans cette demande de proposition ne sera accepté, sauf approbation écrite de la Banque Africaine de Développement. Dommages-intérêts convenus (N/A) Si l entrepreneur retenu ne livre pas les services indiqués dans les délais prescrits dans sa proposition, la Banque africaine de développement doit, sans préjuger des autres voies de recours prévues dans le contrat, défalquer du Bon commande ou du prix du contrat, comme dommages intérêts, une somme équivalente à 0,5 % du prix de livraison des services non livrés en temps voulu, pour chaque semaine de retard jusqu à la livraison effective, à concurrence d une déduction maximale de 5 % du prix du contrat. Caution de bonne exécution (N/A) Dans les 4 jours suivant Ia signature du contrat, Ia société doit, à ses propres frais, fournir à Ia Banque africaine de développement une caution de bonne exécution ou une garantie identique agréée par Ia Banque africaine de développement, d un montant équivalent à 5 % du prix total du contrat. La caution de bonne exécution est valable pendant 3 semaines à compter de Ia date d extinction du contrat. La Banque africaine de développement aura Ie droit de réclamer Ia caution de bonne exécution dès sa première demande écrite, sans qu elle n ait besoin de prouver Ia responsabilité de l entrepreneur, conformément aux conditions générales énoncées à l Annexe VI. Page 16 of 78

17 Pas d engagement La présente demande de propositions n engage pas la Banque Africaine de Développement à adjuger un marché ou à payer les frais engagés lors de la préparation ou de la soumission des offres. La Banque Africaine de Développement se réserve aussi le droit de n adjuger qu une partie des prestations. Validité des propositions Les propositions doivent rester valables et susceptibles d être acceptées pendant une période minimale de 90 jours à compter de la date de clôture indiquée pour la réception des offres dans la présente demande de propositions. Rejet des propositions et scission des lots La Banque Africaine de Développement se réserve le droit de rejeter toute proposition ou l ensemble des propositions si, entre autres choses : - Elles sont reçues après la date limite indiquée dans la présente demande de propositions ; - Elles sont spontanées ; - Elles ne sont pas autrement conformes à la présente demande de propositions. Retrait et modification des offres Les offres peuvent être modifiées ou retirées par écrit, avant la date de clôture indiquée dans la demande de propositions, passé ce délai, les offres ne peuvent ni être modifiées ni retirées. La Banque pourra saisir la garantie de soumission en cas de retrait de l offre avant l attribution du marché. En outre, la Banque se réserve le droit de conserver la proposition en vue d une consultation future. Confidentialité Tout ou partie de la présente demande de propositions et tous les exemplaires de celle-ci doivent être renvoyés à la Banque Africaine de Développement à sa demande. Il est entendu que cette demande de propositions est confidentielle et est la propriété de la BAD ; elle contient des informations privilégiées, dont une partie peut être protégée par des droits d auteur, informations communiquées aux soumissionnaires et reçues par eux à condition qu aucune partie de cette demande ou aucune information y afférente ne soit copiée, diffusée ou communiquée à des tiers sans le consentement écrit préalable de la BAD, toutefois, le soumissionnaire peut montrer les documents à des sous-traitants potentiels aux seules fins d obtenir d eux des propositions. Nonobstant les autres dispositions de la demande de propositions, les soumissionnaires sont liés par le contenu de ce paragraphe que leur firme soumette ou non une proposition où qu elle réponde de quelque autre manière que ce soit à cette demande de propositions. Contrat Tout contrat résultant de la présente demande de propositions se passera à partir du modèle joint en Annexe V, et doit inclure les Conditions générales d achat de biens, de travaux et de services (Annexe VI). Page 17 of 78

18 ANNEXE III Groupe de la Banque Africaine de Développement Division des Achats Institutionnels ÉLEMENTS CONSTITUTIFS DE LA PROPOSITION - Toutes les soumissions doivent être rédigées en français. Tout autre document écrit fourni par le Soumissionnaire rédigé dans une autre langue, doit être accompagné de la traduction de ses parties pertinentes en français ou en anglais, auquel cas, aux fins d interprétation de la Proposition, le texte en français, ou en anglais prévaudra. - Le système de numérotation utilisé dans la proposition du Soumissionnaire doit correspondre à celui utilisé ci-dessous. Toutes références relatives aux brochures et autres documents descriptifs devront être incluses dans les paragraphes de réponse appropriés. - Chaque copie devra être reliée en un seul volume. Toute la documentation soumise avec la proposition doit être relié dans ce seul volume unique. - Les Soumissionnaires qui désirent soumissionner pour les deux lots devront soumettre la preuve qu ils ont la capacité et l expérience pour les deux lots. Voir ci-dessous (page 19) le tableau indiquant les documents à soumettre pour chaque lot. 3.1 PROPOSITION TECHNIQUE (ENVELOPPE TECHNIQUE) Conformément à l Article 11 de la lettre d invitation à soumissionner, la proposition technique doit contenir les informations requises ci-dessous dans l ordre suivant: 1. la déclaration de conformité (Appendice A) clairement remplie et dûment signée par la (les) personne(s) habilitée(s) ; 2. le registre du commerce et la nationalité des propriétaires de l entité soumissionnaire; 3. Les statuts juridiques ou documents constitutifs légaux du Soumissionnaire ; 4. l attestation ou la copie certifiée conforme de la situation fiscale en cours de validité ; 5. l attestation ou la copie certifiée conforme de la situation régulière envers la Sécurité Sociale en cours de validité ; 6. Informations sur l expérience générale et tous les marchés, d'une nature et d'une complexité similaires qui ont été exécutés au cours des trois dernières années. Ces renseignements doivent être fournis sous forme sommaire en indiquant la nature des services, le nom du client, la date d exécution, et les montants ; 7. Lettres de recommandation ou attestations de bonne exécution ; Page 18 of 78

19 8. Les états financiers des années 2011, 2012 ou 2013 ou des trois derniers exercices clos ; 9. la description de l organisation de l Entreprise (organigramme, effectif des employés, etc.) ; 10. le mémoire technique qui devra comprendre : a) la méthodologie utilisée pour l exécution du marché (notamment le mode opératoire entre notre expression de besoin jusqu à la livraison) b) l exposé de votre réactivité et vos délais de production c) le contrôle qualité de la production du devis jusqu à l édition d) la qualité des moyens de livraison mis en œuvre pour assurer les livraisons dans les délais contractuels sur tous les points de livraison e) la solution proposée en cas de non-conformité de la livraison f) la liste exhaustive du parc machine de production (nombre, ancienneté, fonction etc.) g) le descriptif de l environnement informatique (les logiciels ainsi que leur version) h) la capacité à opérer des paiements électroniquement (disponibilité d un Terminal de Paiement Electronique TPE) i) la description de la démarche environnementale du Soumissionnaire (utilisation de matériaux totalement recyclables ou % de recyclage des pièces, réduction des emballages, du coût de transport et des émissions CO2, ) j) la liste des sous-traitants 11. les ressources humaines dédiées à l exécution du marché (fournir les noms des référents principaux et leurs coordonnées , téléphones et télécopie, et leurs suppléants : contact devis, BAT, livraison, et comptable). Pour le CV recourir au format recommandé dans l Appendice B et B1, la confirmation de l acceptation des Conditions générales d achat de biens, de travaux et de services (Annexe VI) 13. le projet de Convention paraphée sur toutes les pages, mais non encore signé. 1 Dans ce chapitre, vous proposerez la structure et la composition de votre équipe. Vous donnerez la liste des principales disciplines représentées, le nom de(s) l expert-clé responsable et une liste du personnel technique et d appui proposé. Pour le personnel-clé, les informations doivent être données individuellement. Pour le personnel d appui, les informations doivent être données par catégorie. Page 19 of 78

20 3.2 CHECKLIST DES DOCUMENTS A SOUMETTRE Ce tableau est destiné aux Soumissionnaires qui souhaitent faire des propositions pour les deux lots afin de faciliter leur compréhension des documents à soumettre pour chaque lot LISTE DES DOCUMENTS DOCUMENTS A SOUMETTRE EN UNE SEULE FOIS POUR LES DEUX LOTS 1. la déclaration de conformité (Appendice A) clairement remplie et dûment signée par la (les) personne(s) habilitée(s) 2. le registre du commerce et la nationalité des propriétaires de l entité soumissionnaire 3. Les statuts juridiques ou documents constitutifs légaux du Soumissionnaire 4. Lettres de recommandation et attestations de bonne exécution (au minimum 5) 5. Les états financiers des années 2011, 2012 ou 2013 ou des trois derniers exercices clos 6. l attestation ou la copie certifiée conforme de la situation fiscale en cours de validité 7. l attestation ou la copie certifiée conforme de la situation régulière envers la Sécurité Sociale en cours de validité 8. Informations sur l expérience générale et tous les marchés, d'une nature et d'une complexité similaires qui ont été exécutés au cours des trois dernières années. Ces renseignements doivent être fournis sous forme sommaire en indiquant la nature des services, le nom du client, la date d exécution, et les montants 9. la capacité à opérer des paiements électroniquement (disponibilité d un Terminal de Paiement Electronique TPE) DOCUMENTS A SOUMETTRE POUR CHAQUE LOT 10. le mémoire technique : a) la méthodologie utilisée pour l exécution du marché (notamment le mode opératoire entre notre expression de besoin jusqu à la livraison) b) l exposé de votre réactivité et vos délais de production c) le contrôle qualité de la production du devis jusqu à l édition d) la qualité des moyens de livraison mis en œuvre pour assurer les livraisons dans les délais contractuels sur tous les points de livraison e) la solution proposée en cas de non-conformité de la livraison f) la liste exhaustive du parc machine de production (nombre, ancienneté, fonction etc.) g) le descriptif de l environnement informatique (les logiciels ainsi que leur version) h) la description de la démarche environnementale du Soumissionnaire (utilisation de matériaux totalement recyclables ou % de recyclage des pièces, réduction des emballages, du coût de transport et des émissions CO2, ) i) la liste des sous-traitants 01 B.P Abidjan 01 Côte d Ivoire Tel: (+225) Page 20 of 78