IBM Cognos Controller

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1 IBM Cognos Controller Une solution de gestion complète de la clôture financière, entièrement administrée par le service financier Les points clés Gère la totalité de votre processus de clôture financier : clôture, consolidation, reporting et archivage Fournit une application en libre-service complète, détenue et gérée par les utilisateurs du service financier S intègre aux applications de planification, de budgétisation et de prévision de l entreprise Gère aisément des structures d appartenance simples ou complexes Les faits Le processus de clôture, de consolidation et de reporting est reconnu comme le point de départ fondamental de la gestion de la performance financière. Pour exécuter ce processus avec efficacité, les services financiers ont besoin de solutions de consolidation et de reporting permettant une distribution contrôlée d informations certifiées de finance et de gestion. Ces solutions doivent tenir compte des bonnes pratiques, être stables et fiables. Elles doivent être exemptes des failles de contrôle nécessitant une intervention manuelle et une utilisation de systèmes non officiels dans des tableurs. L utilisation d une seule solution de consolidation, de reporting et d analyse se traduit pour les services financiers par une plus grande fiabilité de leurs informations. Elle leur permet d éviter les problèmes causés par l exécution de tâches dans des systèmes différents et souvent incompatibles. IBM Cognos Controller est la solution idéale pour répondre à ces exigences et respecter des réglementations et des normes de conformité (par exemple IFRS - International Financial Reporting Standards) qui sont soumises à des changements constants. Cognos Controller est une solution unique et complète, caractérisée par la puissance et la flexibilité, qui permet une consolidation et un reporting financiers rationalisés et conformes aux bonnes pratiques. Sa suite exhaustive de fonctionnalités propose un portefeuille complet de résultats financiers et fournit une plateforme intégrée destinée à la gestion et au reporting financiers. Cognos Controller fournit des états et des rapports financiers à tous les intervenants financiers, ainsi qu aux managers, aux responsables de secteur d activité et aux organismes de réglementation. Il constitue aussi le point de départ de facto des processus de planification, de budgétisation, de prévision et de gestion des performances.

2 Informations financières : la performance de l entreprise dans les mains du service financier Les services financiers sont régulièrement confrontés à deux enjeux : tenue de délais serrés et respect d exigences de qualité des données, lors de la clôture des livres comptables et de la production d états financiers exacts. Cela est vrai pour les grandes multinationales et les sociétés plus modestes ayant des opérations comptables complexes. La centralisation du contrôle et de la gestion de la consolidation financière au sein d une application spécialisée permet aux équipes financières de ces différentes organisations d automatiser le processus de clôture et de simplifier la tâche de production d informations financières certifiées. Composant essentiel de la plateforme de gestion des performances IBM Cognos, Cognos Controller permet aux organismes financiers de définir et de gérer des règles et des processus de consolidation financière. Il fournit une trace de contrôle qui permet de suivre le flux de données tout au long du processus de consolidation afin de répondre aux exigences des auditeurs internes et externes. Les utilisateurs financiers peuvent explorer les détails pour étudier et analyser les informations financières et identifier les auteurs et les dates des opérations. La gestion des performances confiée au service financier, en libre-service et avec des fonctions automatisées Au cœur de Cognos Controller se trouve une base de données centralisée qui garantit un traitement et une administration efficaces. Elle permet d obtenir un retour d informations continu et facilite la prise de décision organisationnelle. Avec un accès aux données par menu, Cognos Controller est une solution pratique permettant de collecter et divulguer facilement l information. Géré directement par les utilisateurs du service financier, Cognos Controller ne nécessite pas de ressources de développement étendues, ni de programmation coûteuse. Il s adapte rapidement à la modification des structures d appartenance et permet aux utilisateurs de modifier les entités, les détails des comptes et les structures organisationnelles avec une plage complète de fonctions de comptabilité, de consolidation, et de reporting financier interne et externe afin de répondre aux besoins des principaux intervenants du service financier. Ses plateformes et ses bases de données conformes aux normes de l industrie garantissent un niveau élevé de performance, l intégrité des données et une sécurité rigoureuse, mais flexible. Cognos Controller propose aussi de nombreuses interfaces. Un navigateur Web et Microsoft Excel permettent tous les deux un accès sûr et immédiat aux données. Les fonctionnalités de Microsoft Excel auxquelles les utilisateurs sont habitués rationalisent la saisie et la mise en forme des données financières. Fonctions et avantages : fonctions de consolidation globales Cognos Controller comprend tous les avantages nécessaires au service financier, notamment : Délais de clôture et de reporting plus courts, et accélération du processus de clôture Plus grande exactitude Fin de la dépendance vis-à-vis du service informatique Assemblage de rapports collaboratifs et pouvant être soumis à un audit Fonctionnalité pré-intégrée avec plus de 260 rapports standard Compatibilité avec vos investissements informatiques existants Processus de consolidation financière et procédures de comptabilité automatisés Regroupement des informations financières consolidées dans un environnement centralisé, contrôlé et conforme Ces fonctionnalités sont les suivantes : collecte des données, validation, conversion monétaire, calculs des intérêts, intérêts minoritaires, éliminations intragroupes, ajustements de clôture dans un groupe, ajustement de gestion, allocations, calculs de formule avancés et test de la conformité. Cognos Controller prend en charge un reporting financier consolidé pour les juridictions locales et le reporting multilingue. Il est conforme aux exigences IFRS, FASB, Bâle II et Sarbanes- Oxley et peut gérer tout environnement GAAP ou soumis à des réglementations. 2

3 Collecte de données Cognos Controller gère tous les processus et les étapes de contrôle nécessaires à la collecte de l information financière provenant de différents systèmes et sources. Les données quantitatives et qualitatives peuvent être entrées en mode automatique ou manuel. Les données financières peuvent être collectées et présentées dans de nombreux rapports, transactions et devises. Les formulaires et les modèles de saisie de données sont faciles à créer et gérer. Les utilisateurs peuvent joindre des documents aux rapports pour disposer d une perspective élargie allant au-delà de l information quantitative. Les notes de texte et les manuels de reporting expliquent les informations et facilitent leur analyse. Cognos Controller permet aussi d accéder à l information depuis des documents Microsoft Word ou Microsoft Excel, des pièces jointes par , ou des liens à des pages Web enregistrées sur des ordinateurs personnels. Pour garantir l exécution des processus et la distribution de l information, Cognos Controller associe les fonctions de gestion et de traitement des données avec IBM Cognos Business Intelligence et IBM Cognos TM1. Figure 1 : Cognos Controller propose une expérience utilisateur nette et à la présentation épurée, adaptée aux besoins de consolidation de groupe. Trace de contrôle des données Cognos Controller permet aux administrateurs de configurer, suivre et auditer le flux de données dans le processus de consolidation. Il crée une trace de contrôle claire qui suit les modifications des applications et des données apportées par chaque utilisateur. Il peut en outre filtrer, évaluer et analyser les modifications, prendre en charge la maintenance des applications et les exigences critiques en termes de conformité et de contrôle interne. Cognos Controller aide les utilisateurs à comprendre les ajustements des informations comptables soumises ou collectées pendant la consolidation. Pour ce faire, il effectue le suivi de l accès aux données et de leur chargement, surveille les approbations et préserve une version non modifiée des données source. Validation Cognos Controller permet à des processus de validation minutieux de réduire les délais et de garantir la cohérence des données. Une fois la saisie ou le chargement terminés, un rapprochement des données est effectué et les utilisateurs sont immédiatement avertis des incohérences éventuelles. Cognos Controller permet de certifier les envois de données afin de garantir l imputation des responsabilités, qui est un aspect crucial du processus de consolidation. Allocations Cognos Controller attribue des valeurs à des cibles spécifiques en fonction des données entrées ou de ratios calculés. Les allocations peuvent se faire entre des sociétés et des comptes ou entre des dimensions métier étendues. Elles sont inscrites dans un type de journal automatique prédéfini, avec un numéro de journal. Les utilisateurs fournissent des détails d allocation tels que la source, le nom du journal et du groupe, précisent s ils exécutent un transfert de capitaux propres, et indiquent les détails du transfert (compte de contre-inscription, compte cible, dimension étendue). La fonction des travaux permet aux utilisateurs de créer et commander des travaux d allocation. Les allocations sont automatiquement comprises dans la consolidation avec le statut, mais peuvent aussi être exécutées sous forme d étape distincte ou de travaux par lots. 3

4 Affichage des journaux automatiques au niveau du sous-groupe Les types de journal automatique peuvent être récupérés au niveau du groupe et de la filiale consolidée. Cela élargit le choix des options de reporting et permet d explorer toutes les valeurs dans le rapport de balance de vérification par type de journal automatique et par entreprise d origine. Eliminations intragroupes Les transactions intragroupes peuvent être saisies au niveau de l entité, et les données de contre-partie peuvent être affichées en ligne pour résoudre immédiatement les différences. La capacité à entrer la devise de transaction d origine (par exemple la devise utilisée pour la facturation) permet de distinguer les différences de devise des vraies différences. Les vraies différences sont automatiquement supprimées des comptes prédéfinis et les différences peuvent être publiées dans les comptes d actif ou de passif le cas échéant. L élimination intragroupe est exécutée par étapes, quelle que soit la structure de consolidation. Toutes les transactions sont gérées au point d origine. En outre, un rapport intragroupe, disponible tant pour les groupes que pour les sociétés, permet de détecter de façon souple et efficace les différences dans les transactions de base. Cela vous aide à accélérer le rapprochement des soldes intragroupes. Eliminations de capital Cognos Controller prend en charge toutes les méthodes actuelles de consolidation de capital et peut effectuer des éliminations graduelles dans les structures juridiques ou de gestion. Après la saisie de la valeur d investissement au niveau du holding individuel et les données d acquisition pertinentes, le capital social est automatiquement éliminé. Le fonds commercial est passé en pertes et profits et peut être inscrit dans la comptabilité de l entreprise individuelle si nécessaire. Le développement des réserves et l impact des mouvements des devises sur la consolidation initiale peuvent être rapprochés à tout moment. Cognos Controller prend aussi entièrement en charge tous les changements structurels tels que les acquisitions, les suppressions et les fusions. Calculs de formule avancés La fonction de calcul de formule avancé, qui calcule et stocke les indicateurs financiers et non financiers, fait partie de la définition du compte et des règles et est intégrée au processus de consolidation. Les utilisateurs entrent des informations telles qu un code, des noms, un type de compte, une description, etc., qui relient ces informations à une zone de formule. Les formules offrent de très nombreuses fonctionnalités, prenant en charge les calculs sur une ou plusieurs périodes. Les formules qui peuvent être calculées sont la valeur CDA, la valeur périodique, la moyenne basée sur les valeurs CDA d un certain nombre de périodes, la moyenne basée sur les valeurs périodiques et un certain nombre de périodes. L utilisateur indique la source et la cible des formules, puis planifie les calculs et les travaux. Règles définies par l utilisateur Les utilisateurs peuvent structurer, contrôler et exécuter des règles de consolidation conçues pour des processus personnalisés et reproductibles. Les règles définies par l utilisateur permettent aux utilisateurs d ajouter des étapes de calcul qui ne font pas partie du processus de consolidation prédéfini, et permettent de réaliser des calculs de consolidation uniques, par exemple des modifications dans la structure de l entreprise au cours de l année, avant une conversion monétaire, après des éliminations intergroupes ou avant un calcul d acquisition. Cette fonction innovante permet à Cognos Controller de préserver un fondement configurable pour les utilisateurs financiers, tout en permettant de créer des cas de consolidation d application spéciaux sans palliatifs externes et avec un contrôle total du programme. Conversion monétaire Cognos Controller propose aussi de nombreuses conversions monétaires. Il convertit les données exprimées dans une devise étrangère dans la devise par défaut d un groupe, en appliquant des taux de conversion prédéfinis. La conversion obtenue est calculée automatiquement et communiquée en détail. Cognos Controller peut aussi simuler l impact des fluctuations de taux de change. Toute devise peut être utilisée quel que soit le compte. Cela permet aux entités de travailler dans leurs propres devises, et au service financier de l entreprise de présenter les chiffres dans la devise la mieux adaptée à ses besoins. 4

5 Gestion du processus de clôture Cognos Controller propose toute une gamme de fonctions qui simplifient et accélèrent le processus de consolidation. Elles exécutent les consolidations de façon automatique et manuelle avec des points de contrôle et guident les utilisateurs à toutes les étapes. Les contrôles de processus intégrés permettent aux utilisateurs de suivre le reporting depuis la capture et le traitement des données jusqu à l impression papier ou la génération dans un fichier électronique. Le codage par couleurs identifie les contributeurs qui ont envoyé des informations et ceux qui n en ont pas envoyé. Les soumissions sont identifiées par date et une mention indique si elles ont ou non été vérifiées et rapprochées. Lorsque les soumissions sont approuvées, Cognos Controller permet à un administrateur de verrouiller la période et les versions des données par entité et par personne. Gestion des changements Les options intégrées d information décisionnelle de Cognos Controller permettent de prendre en compte les changements tels que les fusions, les acquisitions ou les réorganisations. Les mises à jour de la structure et des règles métier sont effectuées une seule fois et sont ensuite répercutées dans toute l application, et facilitent la consolidation statutaire, la consolidation de la gestion, et la gestion de la planification, de la surveillance et de la stratégie. Les changements des structures d entité peuvent être sauvegardés avec un horodatage. En liant les structures d entité à un axe du temps, les changements structurels peuvent être effectués facilement, et permettent aux utilisateurs de suivre les développements de la structure du groupe. Si une société est achetée ou vendue en interne ou en externe, les publications correspondantes telles que l acquisition ou l ajustement d un solde d ouverture sont exécutés automatiquement dans une configuration système déjà définie. Le traitement des effets des devises étrangères est inclus. Reporting et analyse : des données fiables pour une prise de décision de qualité Reporting pour la clôture comptable et les états financiers Cognos Controller optimise la distribution des opérations comptables pendant un processus, des rapports de clôture et des états financiers destinés aux parties prenantes en interne et en externe, ainsi que des rapports financiers aux responsables de secteur d activité et aux managers. En outre, il permet un reporting de segment individuel par client, produit ou marché. Figure 2 : L interface conviviale accélère la saisie de données. Société et Centre de commande du groupe Dans les fenêtres Company (Société) et Group Command Center (Centre de commande du groupe), les utilisateurs ayant des rôles différents peuvent facilement exécuter différentes tâches telles que la saisie de données ou le rapprochement de sociétés et de groupes, et modifier le statut de plusieurs formulaires ou sociétés à partir de la même fenêtre. Concernant les utilisateurs responsables d un groupe de sociétés, le Centre de commande du groupe permet de surveiller et de gérer la progression du statut. Les utilisateurs peuvent aussi envoyer des notifications par courrier électronique à partir du Centre de commande du groupe. Cognos Controller comprend un portefeuille de plus de 260 rapports standard prédéfinis avec des fonctions d analyse financière prêtes à l emploi. Ces rapports standard fournissent des informations sur la performance financière aux parties prenantes concernées et aux managers. Des mesures et des indicateurs de finance et de gestion sont proposés pour les fiches de score, les tableaux de bord, l analyse et l analyse ad hoc, et la standardisation du reporting fournit des informations sur les opérations, le management et la finance. Cognos Controller comporte un accès en temps réel aux données pour un reporting analytique et une analyse de type OLAP. Il utilise le moteur OLAP 64 bits en mémoire breveté d IBM Cognos TM1 et ses afficheurs pris en charge. 5

6 Figure 3 : La vue peut être personnalisée en fonction de vos exigences organisationnelles. Surveillance des performances financières La surveillance est cruciale pour le processus de gestion de la performance pris dans son ensemble. Incluant des fiches de score et des indicateurs prêts à l emploi, Cognos Controller permet de définir des facteurs de réussite critiques et de relier des stratégies à des plans, mesures et objectifs spécifiques. Les utilisateurs peuvent surveiller et analyser les résultats, identifier les changements de tendances, modéliser des plans de substitution et agir au moment opportun. Analyse financière pour la planification Les informations financières de Cognos Controller peuvent alimenter automatiquement le processus de planification de l entreprise, en établissant la base initiale d un plan ou en mettant à jour un plan avec les valeurs réelles afin de permettre une prévision glissante fiable. S intégrant en toute transparence à IBM Cognos TM1, Cognos Controller permet d appliquer une gestion visionnaire de la performance à toute l entreprise. Production d états financiers externes et XBRL Les données et les rapports de Cognos Controller sont disponibles directement dans les documents financiers externes développés dans IBM Cognos Disclosure Management. Cognos Disclosure Management est une solution de contrôle, d automatisation et d audit du «dernier kilomètre» de la finance. Il collecte et évalue des données provenant de multiples sources qui doivent être regroupées dans des documents externes importants tels que les rapports 10Q, 10K ou annuels, ou les documents ultra-confidentiels tels que les rapports destinés au Conseil d administration. Les documents Cognos Disclosure Management peuvent accéder directement au texte et aux données de Cognos Controller, ce qui permet une approbation collaborative et une intégration des informations financières dans n importe quel rapport. La connexion est permanente, avec par conséquent la possibilité de mises à jour automatiques, notamment de nouvelles versions du document au cours des années à venir. L atout de la gestion des performances avec IBM Cognos En tant que composant du système IBM Cognos de gestion de la performance, Cognos Controller complète toute une panoplie de solutions de reporting d états financiers, de reporting et d analyse financiers, de prévisions, de fiches de score et d analyse, notamment une distribution de l information à toute l entreprise et dans de nombreux formats, à l aide d IBM Cognos Business Intelligence. Les fonctions de gestion et de traitement des données s associent avec Cognos Business Intelligence et IBM Cognos TM1 pour garantir la distribution des processus et de l information. En outre, Cognos Controller exploite toute la puissance de la plateforme IBM de gestion de la performance pour la sécurité, l accès aux données, l intégration, la dimension partagée et la gestion des règles métier. 6

7 Caractéristiques d IBM Cognos Controller Caractéristiques spécifiques de Cognos Controller : Modèle logiciel géré et exploité par le service financier Performances applicatives rapides Intégration aux systèmes IBM et non-ibm Capacité à gérer facilement des structures d appartenance complexes Solution évolutive qui s adapte à n importe quelle taille d entreprise Centralisation et contrôle des audits Consolidation déterminée par les paramètres Traitement souple des modifications apportées aux structures des entreprises et des comptes et aux historiques de groupe Gestionnaire de scénario intégré pour la simulation et la modélisation Rapprochement en temps réel des soldes internes lors de la saisie de données Calcul automatique des éléments suivants : Bénéfices internes du groupe lors des inventaires Elimination des soldes internes Résolution des problèmes de traduction Traitement de la valeur d acquisition Formules avancées Allocations inclues automatiquement dans la consolidation avec le statut Surveillance et contrôle étendus des processus Génération et distribution pratique et automatique des manuels de rapports Une solution qui fait partie d un système complet de gestion des performances destiné à la planification, la surveillance, le reporting et l analyse Prise en charge des normes IAS, IFRS, GAAP (Generally Accepted Accounting Principles) aux Etats-Unis et dans d autres pays, et autres réglementations Support multilingue Rapports standard fournissant des informations sur la performance financière aux parties prenantes concernées et aux managers. Des mesures et des indicateurs de finance et de gestion pour les fiches de score, les tableaux de bord et l analyse Standardisation du reporting fournissant des informations sur les opérations, le management et la finance. Prise en charge des environnements logiciels Microsoft Excel 2010 et Microsoft SQL Server 2008 R2. Prise en charge d IBM DB2 9.7 comme système de données de transaction Intégration à Cognos TM1 pour le reporting et l analyse Intégration à IBM Cognos Disclosure Management pour la création d archivages tels que les rapports annuels et les rapports et archivages balisés en XBRL IBM Cognos Portal : Point d accès unique qui coordonne la distribution d informations Connexion unique permettant d accéder facilement à d autres solutions IBM Composant du système IBM Cognos de gestion de la performance Sécurité : Sécurité basée sur les rôles permettant une maintenance réduite et une plus grande souplesse Sécurité et modèle d autorisation pour les solutions centralisées Menus de workflow dynamiques et modifiables par l utilisateur 7

8 À propos d IBM Les logiciels IBM fournissent des informations orientées données pour aider les organisations à travailler de manière plus intelligente et à surpasser leurs concurrents. Le portefeuille de produits, très complet, inclut des solutions de Business Intelligence, d analyse prédictive, d aide à la décision, de pilotage de la performance et de gestion des risques. Les solutions IBM aident les entreprises à identifier et à visualiser les tendances et les schémas présents dans certains secteurs (comme l analyse client) qui peuvent avoir un effet déterminant sur leurs performances. Elles leur permettent de comparer des scénarios, d anticiper des menaces et des opportunités potentielles, de mieux planifier, budgétiser et prévoir leurs ressources, d équilibrer le rapport entre les risques potentiels et les retours sur investissement prévus, et de respecter les réglementations. En élargissant l utilisation de l analyse, les organisations peuvent adapter leurs décisions tactiques et stratégiques afin d atteindre leurs objectifs. Pour plus d informations, visitez le site ibm.com/business-analytics Demander à être rappelé Pour être contacté ou pour poser une question, accédez au site ibm.com/business-analytics/fr Un représentant IBM vous répondra sous deux jours ouvrés. Compagnie IBM France 17 Avenue de l Europe Bois-Colombes Cedex La page d accueil d IBM est accessible à l adresse suivante : ibm.com IBM, le logo IBM et ibm.com sont des marques d International Business Machines Corp., déposées dans de nombreuses juridictions réparties dans le monde entier. Les symboles ou attachés à la première occurrence de ces marques et d autres marques IBM indiquent des marques détenues aux États-Unis par IBM au moment de la publication de ces informations. Ces marques peuvent également être déposées dans d autres pays. Une liste actualisée de toutes les marques d IBM est disponible sur la page Web «Copyright and trademark information» à l adresse suivante : ibm.com/legal/copytrade.shtml Microsoft et Microsoft Excel sont des marques de Microsoft Corporation aux Etats-Unis et/ou dans certains autres pays. Le présent document contient des informations qui étaient en vigueur et valides à la date de la première publication et qui peuvent être modifiées par IBM à tout moment. Le présent document contient des informations qui étaient en vigueur et valides à la date de la première publication et qui peuvent être modifiées par IBM à tout moment. Toutes les offres mentionnées ne sont pas distribuées dans tous les pays où IBM exerce son activité. LES INFORMATIONS DU PRÉSENT DOCUMENT SONT FOURNIES «EN L ÉTAT» ET SANS GARANTIE EXPLICITE OU IMPLICITE D AUCUNE SORTE. IBM DÉCLINE NOTAMMENT TOUTE RESPONSABILITÉ RELATIVE À CES INFORMATIONS EN CAS DE CONTREFAÇON AINSI QU EN CAS DE DÉFAUT D APTITUDE A L EXÉCUTION D UN TRAVAIL DONNÉ. Les produits IBM sont garantis conformément aux dispositions des contrats au titre desquels ils sont fournis. Copyright IBM Corporation 2014 Pensez Please Recycle à recycler ce document YTD03101-FRFR-02

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