ENQUÊTE SUR LA GESTION DES ACTIFS IMMATÉRIELS PUBLICS : SYNTHÈSE

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1 ENQUÊTE SUR LA GESTION DES ACTIFS IMMATÉRIELS PUBLICS : SYNTHÈSE LE CONTEXTE L Agence du patrimoine immatériel de l État (APIE) promeut depuis sa création en 2007 une meilleure prise en compte du patrimoine immatériel public dans la gestion publique : marques, savoir-faire, brevets, bases de données, mise à disposition d espaces, etc. L environnement des acteurs publics a évolué depuis la création de l agence. Il était donc important de réaliser un état des lieux des pratiques en matière de gestion des actifs immatériels publics, et plus précisément au sein des 600 opérateurs de l Etat et centres hospitaliers régionaux (CHR) français. En collaboration avec l Institut d études politiques de Paris, une grande enquête a été lancée en avril 2013 auprès de 431 organismes couvrant l ensemble du secteur public. Au total, 145 réponses complètes et 45 réponses partielles exploitables, ont été reçues (figure 1). La répartition des réponses reçues par secteur reflète assez bien la composition du paysage des opérateurs en France. Compte tenu du taux de réponse élevé et d une bonne représentativité des retours reçus, à défaut d avoir une valeur «scientifique», les résultats de cette enquête peuvent donc être considérés comme une bonne indication de l état de l art en matière de gestion des actifs immatériels au sein des organismes publics français. Figure 1 : répartition des réponses reçues en fonction du secteur d activité de l organisme ZOOM SUR... Enquête sur la gestion des actifs immatériels publics : synthèse 1

2 L IMPORTANCE ACCORDÉE AUX DIFFÉRENTES COMPOSANTES DU PATRIMOINE IMMATÉRIEL PUBLIC Une première série de questions a permis de classer les principales composantes du patrimoine immatériel public en fonction de l importance donnée à chacun sur une échelle de 1 (pas important) à 5 (très important). La figure 2 reporte les réponses à ces questions. Celles-ci montrent que la satisfaction des usagers et la réputation de l entité sont les deux actifs les plus importants aux yeux des opérateurs, suivis par les compétences et connaissances des agents et l efficacité des systèmes d information. Figure 2 : Classement pas ordre d importance de certains actifs immatériels Cette première série de questions a été complétée par une étude plus approfondie sur la gestion des éléments clés composant le capital structurel, relationnel et humain des différents organismes publics interrogés. 2 ZOOM SUR... Enquête sur la gestion des actifs immatériels publics : synthèse

3 LA GESTION DU CAPITAL STRUCTUREL Le capital structurel désigne le savoir qui demeure au sein de l entreprise comme la propriété industrielle (titres de propriété comme la marque ou le brevet), les bases de données, les bases de connaissances, la capacité d innovation, etc. Question oui non Total nombre % nombre % Maintien d une base avec les fiches métiers Maintien d une base avec les descriptions des procédures clés Protection des savoir-faire et les créations qui en découlent Diffusion des savoir-faire auprès d autres entités publiques ou privées Dépôt du nom (et/ou logo) en tant que marque à l INPI Gestion active du portefeuille marques Recueil des suggestions des agents Recueil des suggestions des usagers ou bénéficiaires Suivi des suggestions émises par les agents ou les usagers Politique de communication à travers la diffusion de rapports, études, analyses, informations pratiques, données chiffrées Stratégie de diffusion à des fins de réutilisation de données brutes dans des formats facilement exploitables (open data) Clauses de propriété intellectuelle dans les marchés publics d achats de prestations intellectuelles (clauses des CCAG PI/TIC) Clauses de propriété intellectuelle dans les contrats de partenariat avec des personnes publiques ou privées Mentions légales des sites internet Figure 3 : Gestion des différents éléments composant le capital structurel ula gestion des titres de propriété relatifs aux marques : une majorité de répondants (59%) déclarent avoir déposé au moins une marque auprès de l INPI. En revanche, seulement 36% des entités ont mis en place une gestion active de leur portefeuille de marques (surveillance, renouvellement, recours en cas de parasitage, etc.). Il s agit d une voie de progrès indéniable. uinnovation des procédures : plus de 70% des entités recueillent les suggestions d amélioration des procédures formulées par les agents et par les usagers (dans une logique de réforme «par le bas»), mais moins de 60% suivent la mise en place de ces suggestions. udiffusion des données et contenus publics : un pourcentage très élevé (86%) d entités publiques diffusent activement des contenus (rapports, études, analyses ) sur leurs sites internet. En revanche, seulement 31% des entités déclarent diffuser activement leurs données brutes sur des portails «open data». upropriété intellectuelle : un pourcentage relativement faible (31%) des répondants déclarent accorder une attention particulière aux clauses de propriété intellectuelle dans les contrats de partenariats avec des personnes publiques ou privées. Il s agit pourtant d un levier d action essentiel pour protéger la production intellectuelle des entités publiques, ainsi que pour l équilibre des partenariats. ZOOM SUR... Enquête sur la gestion des actifs immatériels publics : synthèse 3

4 LA GESTION DU CAPITAL RELATIONNEL Le capital relationnel désigne les relations qu une entité entretient avec ses usagers et/ou partenaires. Il recouvre la réputation, l image, la satisfaction, etc. Question oui non Total Stratégie de marque : définition de son identité, ses valeurs, ses promesses envers ses usagers, la visibilité de ses missions nombre % nombre % Mesure de la satisfaction des usagers Mesure de la notoriété auprès des différents publics cibles Valorisation de la marque à travers une politique de licence de marque, de produits dérivés Développement de relations avec des acteurs privés mettant en jeu la marque ou son image (partenariats, mécénat...) Ouverture des espaces publics pour des tournages et/ou événements Communication active sur sa politique d ouverture de ses locaux : site internet, annonce auprès de professionnels Rédaction d une convention type et une grille de tarification pour la mise à disposition de ses locaux Figure 4 : Gestion des différents éléments composant le capital relationnel ula notoriété, la perception et la satisfaction des usagers : la satisfaction des usagers et la réputation ressortent comme des éléments de préoccupation majeurs (cf. cidessus). Pourtant, seulement 55% des répondants mesurent la satisfaction et 58% déclarent avoir mis en place une stratégie de marque. Enfin, 44% des entités déclarent mesurer la notoriété auprès de leur public cible. uvalorisation économique de la marque : 28% des répondants déclarent avoir mis en place une stratégie de valorisation de leur portefeuille de marque sous forme de licences ou de produits dérivés au sein de leur entité. Ce pourcentage relativement bas n est pas surprenant compte tenu de la spécificité du secteur public. udéveloppement de relations avec des acteurs privés mettant en jeu la marque ou l image : une majorité d entités (69%) déclarent nouer des partenariats avec des acteurs privés souhaitant bénéficier de l image de marque publique. Il s agit d un pourcentage élevé, montrant que ce type de valorisation est privilégié par rapport à une exploitation de la marque sous forme de licences ou de produits dérivés au sein du secteur public. uouverture des espaces publics pour des tournages ou événements : la proportion d entités publiques mettant à disposition leurs espaces semble très élevée (78%), avec un grand nombre d entités (64%) déclarant disposer d une convention type et d une grille de tarification. En revanche, seulement 39% des entités mènent une action pour promouvoir leur démarche d accueil de tournages et d événements. 4 ZOOM SUR... Enquête sur la gestion des actifs immatériels publics : synthèse

5 LA GESTION DU CAPITAL HUMAIN Le capital humain désigne les compétences non formalisées des agents (savoir, savoirfaire, expérience ), ainsi que leur satisfaction et motivation. Question oui non Total nombre % nombre % Suivi des dépenses de formation par agent Mesure de la satisfaction des agents Mesure du taux de mobilité des agents Mesure de l ambiance au travail Figure 5 : Gestion des différents éléments composant le capital humain uun suivi relativement précis du capital humain : environ 58% des entités mesurent la satisfaction des agents, 70% mesurent le taux de mobilité des employés, et 92% mesurent les dépenses de formation par agent. uun point d amélioration identifié : une minorité des entités publiques semblent mesurer l ambiance au travail. Même s il s agit d un indicateur dont la mesure pratique se révèle souvent difficile, il reflète néanmoins partiellement la motivation des agents. Notamment dans un contexte de réorganisation administrative, la mise en place de cet indicateur peut être pertinente. ZOOM SUR... Enquête sur la gestion des actifs immatériels publics : synthèse 5

6 L APPORT DU PATRIMOINE IMMATÉRIEL PUBLIC Près de 80% des répondants à l étude ont déclaré être familiers avec le terme «patrimoine immatériel». Pour mieux connaître l importance accordée par chacun à ce patrimoine, il a été demandé de noter sur une échelle de 1 (pas du tout d accord) à 5 (totalement d accord) une série d affirmations (figure 6) : 5% 14% 18% 25% 39% 9% 10% 16% 25% 40% 6% 7% 16% 26% 45% 5% 7% 18% 29% 41% 8% 6% 18% 25% 43% Figure 6 : L importance stratégique accordée au patrimoine immatériel public ules retours sur la perception de l importance du patrimoine immatériel sont assez équilibrés par rapport à l ensemble des enjeux stratégiques possibles. Il est toutefois à noter que plus de 70% (somme «4» et «5») des répondants partagent l idée qu une stratégie de protection de son patrimoine immatériel permet d améliorer la performance d une entité publique. uenviron le même pourcentage affirme qu une stratégie globale de développement d une entité doit s appuyer notamment sur ses actifs immatériels. 6 ZOOM SUR... Enquête sur la gestion des actifs immatériels publics : synthèse

7 LA MESURE ET LE PILOTAGE DU PATRIMOINE IMMATÉRIEL PUBLIC Les participants à l enquête ont été sondés sur le pilotage du patrimoine immatériel au sein de leurs entités respectives : comptabilisation des actifs immatériels et prise en compte d objectifs et d indicateurs relatifs au patrimoine immatériel dans les contrats d objectifs des opérateurs (ou les rapports annuels de performance des administrations centrales) ou encore dans les tableaux de bords de gestion (figure 7). Question oui non N/A Total nombre % nombre % Comptabilisation des logiciels achetés sur étagère Comptabilisation des développements informatiques réalisés en interne Comptabilisation des coûts de dépôts d une marque ou d un brevet Comptabilisation d autres actifs immatériels produits par votre entité : frais de R&D, dispositif d étude ou d enquête Aucun actif immatériel ne figure au bilan de l entité Le contrat d objectifs (ou le rapport annuel de performance) inclut des indicateurs relatifs au patrimoine immatériel Le tableau de bord de gestion inclut des indicateurs relatifs au patrimoine immatériel Figure 7 : Le pilotage du patrimoine immatériel public ula comptabilisation des actifs immatériels : près de 84% des entités publiques comptabilisent à leur bilan des actifs immatériels, principalement des logiciels achetés sur étagère (60%) ou développés en interne (36%). Une meilleure prise en compte des productions immatérielles internes (logiciels, R&D, supports pédagogiques ) semble être une voie de progrès possible. ula prise en compte d indicateurs dans les outils de pilotage : près de la moitié des entités interrogées affirment que le contrat d objectifs et de performance de leur entité inclut des indicateurs relatifs à la gestion du patrimoine immatériel. En revanche, ce pourcentage n est que de 33% pour les tableaux de bord de gestion. Remerciements L APIE tient à remercier l ensemble des participants à cette première enquête sur la gestion des actifs immatériels au sein des opérateurs de l Etat. Cette étude n aurait pas été possible sans la mobilisation des 190 entités ayant répondu au questionnaire. L agence souhaite également remercier les services informatiques du ministère de l économie et des finances, ainsi qu Antoine Kimmerlin, étudiant à l Institut d études politiques de Paris, qui ont grandement contribué au succès de l étude. ZOOM SUR... Enquête sur la gestion des actifs immatériels publics : synthèse 7

8 A propos de l Agence du patrimoine immatériel de l État (APIE) L APIE est un service à compétence nationale rattaché au ministère de l économie et des finances dont les missions consistent à tirer partie d une meilleure valorisation des actifs immatériels pour moderniser le service public, optimiser l impact de ces actifs pour l économie dans son ensemble et prémunir les administrations et les usagers contre des risques de détournement. A ces fins, l agence mène des actions de sensibilisation, accompagne les administrations dans des projets concrets de valorisation de leur patrimoine immatériel et développe des outils de gestion. Contact Agence du patrimoine immatériel de l État (APIE) Atrium 5, place des Vins-de-France PARIS Cedex 12 Téléphone : Télécopie : Mail : Directrice de la publication : Danielle Bourlange Rédacteur : Kristof de Meulder Date de publication : Septembre 2013

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